GFA-649/2013

Bogot, D. C. Agosto 5 de 2013

Doctora SONIA ESMERALDA SANCHEZ RODRIGUEZ .----------SubgerenteAdmlnlstrativa------.-- ------ ---.-.- -.------- -- --.------_ __ _ __ ._. Ciudad

Respetada Doctora: Cordial saludo, por medio del presente solicito a Usted, su amable y oportuna colaboracin de ordenar a quien corresponda el trmile para la adquisicin de ocho (8) hemoconcentradores peditricos para los procedimientos tal fin adjunto los estudios previos. Atentamente,

GONZALO MEDINA CABALLERO Jefe de Almacn

Anexo: Copia:

EsfudlosPrevios - Seis (6) Folios Archivo

MEA fUNCIONARIO I CONTRATISTA NOMBRE FIRMA 1/ .,j---2_ PROYECTADO POR: SR. GONZALO MEOINA CABLLERO AlMACEN Al.MACEN REVISADO POR: IV-':'" SR. GONZALO MEOINA CABlLERO APROBADO POR: Declaramos qua hemos revfsado el jlIesenle documento y lo encon!lamos ajuslado a las normas y disposiciones legales y po! lo tanto lo presenlamos pata firma de la Geranle

Sede PrIncipal - Calle 165 #7-06

Tels. 6767940 - Atencin al Usuario 6770230 Sede Clfnlca de MedicIna F{slca y RhabJUtacl6n Fray 8arto!om de las Casas - Carrera 65 1# 10366 Tel. 6176595 - Atencin al Usuario 2717899 www.esesfmonboJivar.gov.co

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DE BOGOYo.C,

Doctora: VIVIANA MENESES Gerente HOSPITAL SIMON BOLlVAR

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REF:

ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICION DE DISPOSITIVOS MEDlCOS QUIRURGICO CARDIOLOGIA ),

En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado asl:

l.

DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CONTRATACiN:

CON LA

El Hospital Simn Salivar 111Nivel ESE requiere contratar la adquisicin de DISPOSITIVOS MEDICOS QUIRURGICO PARA USO EN TODOS LOS SERVICIOS DEL HOSPITAL, conciba bajo los parmetros calidad, de Buenas Prcticas de Manufactura, Certificado de Capacidad de almacenamiento y Acondicionamiento, Registros Sanitarios, Clasificacin del dispositivo mdico qUirrgico. El Hospital debe disponer de suficiente cantidad de dispositivos mdicos quirrgico para la atencin de sus pacientes hospitalizados, ambulatorios y servicios. Estos deben cumplir con lo establecido en el Decreto 2200 de 2005. Decreto 4725 de 2005, Resolucin 4816 de 2008, Resolucin 1043 de 2006, Decreto 4562 de 2006 y dems relacionados, en aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de eficiencia, oportunidad y calidad. Es necesario disponer de Dispositivos Mdicos que cumplan con los requisitos normatrvos, para brindar seguridad y cubrir las necesidades de fos usuarios y garantlzar una mejor capacIdad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especial impactar en la seguridad del paciente como pilar fundamental para el logro de calidad propuestos por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de Garantia de Calidad. 11. DEFINICION TECNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE SATISFACER NECESIDAD SU

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante fa contratacin de proveedores para la adquisicin de Dispositivos Mdicos Quirrgico para el Hospital como parte del cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente yen beneficio de las buenas prcticas cUnicas. Como institucin que est realizando actividades encaminadas haca el cumplimiento de los estndares de habilitacin y acreditacin que garanticen las condiciones de calidad de los mismos.

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JI1.

CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACION A CELEBRARSE A. OBJETO El HOSPITAL SIMON BOLlVAR JlI NIVEL E.S.E., est interesado en contratara proveedores especializados, para realizar la adquisicin de Dispositivos Mdicos Quirrgicos para satisfacer las necesidades de todos los servcios bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad .

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.E1_._oferente_. _d _eber __presenat..une -- propuesta.--tcnica ... - para el--sumlnistro ---de-- ocho_(8)------------------_n

Hemoconcetradores

pedltrlcos para los procedimientos de Cardiologa.

B. ESPECIFICACIONES TCNICAS REQUERIDAS: l.Ellcas()deadjlJdicac16n, el eventual proveedor deber entregar los DIspositivos Mdicos Quirrgico segn la programacl6n o requerimientos establecidos por el Hospital, los cuales para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que es interna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y conveniencia. En todo caso, la entrega de Dispositivos Mdicos Quirrgico requeridos por el Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos da urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata. 2. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bollvar - Empresa Social del Estado, en la Bodega del Almacn con cargo al Contrato u orden de compra que se suscriba. En caso de urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en la Bodega de la Farmacia.

3. EJ proveedor se compromete a realizar la reposicin de productos que resullaren

deteriorados en el transporte de los mismos, o con defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital- Almacn hasta setenta y dos (72) horas siguientes a la recepcin del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al mismo. En caso de urgencias vitales el cambio deber ser de manera inmediata.

4. El proveedor no podr negarse a entregar los Insumos aduciendo motivos de empaque o

presentacin de los mismos, adems no podr retrasar o cancelar las entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el mercado, trmites aduaneros y/o de Importacin, licencias, vacaciones colectivas o variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que impida la entrega, el Proveedor deber realizar todas las gestiones necesarias para la consecucin y entrega del dispositivo medico quirrgicos al Hospital. 5. El dispositivo mdico quirrgico entregado por el Proveedor deber tener como mfnimo un vencimiento no inferior a (18) meses o 75% de vida til. En caso de que el tiempo de vida til fijado en el Registro Invima sea Inferior a dieciocho (18) meses, el Proveedor deber notificar por escrito af momento de la entrega al Hospital, mediante una comunicacin denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el cambio del dispositivo mdico en las unIdades existentes en el Hospital cuando est cercano a la fecha de vencimiento.

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6.

Por polticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin a fa fecha de vencimiento del produclo se notificar al Proveedor, quien se obliga a asumir la recepcin y cambio del producto reportado teniendo en cuenta las condiciones de almacenamiento especial como los que requieran cadena de frlo. En caso de distribuidores no se aceptan pollUcas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante. El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de Insumos de baja rotacin hasta--mrd()!r(2taos(fdespO~ldelli(rQiacI6-ifaelcOfilfiit-:---------------------------El proveedor deber garantizar que los dIspositivos mdicos entregados cuenten con etiquetas que contengan registro sanitario, lote, fecha de vencimiento y clasificacin, caractersUcastcnicasenel empaque primario y secundario de acuerdo a ID estipulado en el decreto 4725 del 2005. El oferente deber contar con una experiencia mlnima de Ires (3) aos en el suministro de dispositivos mdicos quirrgicos, para tal efecto deber aportar certificaciones expedidas por las empresas que hayan celebrado contrataciones con el proponente, con indicacin del objeto, cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno. -----.. -.

7.

8.

9.

10. Considerando que las cantidades de los dispositivos mdicos, aqul previstas, dependen de las necesidades reales de consumo y rotacin de! Hospital sern susceptibles de variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los lIems contratados, siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces, obligado el PROVEEDOR como lo acepta en el momento de suscribir el contrato, a despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los insumos aqu contemplados. 11. Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de dispositivos mdicos y/o cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no sobrepase el valor presupuesta!. 12, Todo producto deber facturarse por unidad. 13. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total, por producto o en forma parcial, segn las negociaciones y precios ofrecidos y evaluacin adelantada. 14. El Hospital Simn Salivar E.S.E., realizar en primer trmino una evaluacin tcnica sobre los productos cotizados y sern objeto de evaluacin econmica nIcamente aquellos que cumplan con las normas aplicables. . 15. Con la presentaci6n de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn sea el caso, con el Hospital. 16. El Proveedor deber entregar al Hospital Simn Bolvar siempre que sean necesario durante la recepcin tcnica y administrativa el CERTIFICADO DE BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la presentacin de la cotizacin. En caso de dep6sitos y{o distribuidores mayoristas presentar concepto sanitario expedido por la Secretaria Dislrital de Salud o Secretaria de Salud de! lugar de procedencia del oferente,

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dicho registro deber autorizarlo para Javenta y distribucin mayorista de dispositivos mdicos, adems anexar copla de BPM (Buenas Prcticas de Manufactura) del laboratorio fabricante en medio magntico. 17. Se deben especificar las caractersticas tcnicas de los elementos, unidad de medida, marca, pas de origen, valor unitario, si est gravado por el impuesto de valor agregado (IVA), % dellVA o si son exentos de IVA y los dems datos estipulados por la Institucin,
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18. SOPORTE TCNICOCJENTIFICO: El Proveedor (tanto como para el laboratorio fabricante como para los Distribuidores) suministrar apoyo tcnico-cientlfico sobre el tem ofrecido, cuando as lo requiera el Hospital. Con cada producto contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al Hospital Simn BollvarES.E con cada uno de los despachos realizados,

C. REGISTROS SANITARIOS DE INVIMA y FICHAS TCNICAS: 1. El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de los Ilems ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de la cotizacin. los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se encuentran vigentes a la fecha de evaluacin, El. Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la vigencia de dichos registros sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del mismo registro para alguno de los lterns ofrecidos, este no ser tenido en cuenta. 2. El Proveedor deber presentar con la oferta copia legible del registro sanitario, adems deber presentar en CD-ROM, documentos escaneados o en formato POF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS y de las fichas tcnicas en una carpeta denominada FICHAS de cada uno de los insumos cotizados. El Proveedor deber presentar los correspondientes regIstros sanitarios vigentes y las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los ltems ofrecidos, dentro del trmino de cinco (5) dlas siguientes a la legalzacin del contrato, en caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones administrativas, contractuales y efectividad de las plizas constituidas y el tem se le asignar al colzante que contine en la calificacin. lo mismo ocurrir en caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia, DEPSITOS YIO DISTRIBUIDORES: En caso de que el proveedor sea Depsito y/o Distribuidor, deber presentar la misma documentacin que sollcarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin de los insumos ofrecldos. En caso de no presentarla no se realizar el estudIo sobre los productos que carezcan de esta documentacin, El proveedor deber entregar al hospital carta expresa de aceptacin de condiciones de recepcin, aceptacin y reposicin de productos y/o insumos deteriorados o rechazados, (El Hospital har una recepcin tcnica y administrativa de los insumos suministrados segn manual de normas tcnIcas de calidad - gula tcnIca de anlisis INVIMA).

3.

4.

5.

At.CAwJA MAYOR DEBOGOTo.C.

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6.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa aceptando la evaluacin de proveedores. Dicha evaluacin se tendr en cuenta para posteriores invitaciones y/o para la continuidad o no del eventual contrato.

7. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de entrega de los productos solicitados LEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y recepcin del producto en nuestras instalaciones), donde el oferente se comprometa a la entrega de productos y/o -- ----------------------------------..insumos-solicitados-enunmximo-de-48-horas:-----------------------------------------------------..-------------------------8. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte tem por Item las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente pliego de las condiciones comerciales ... 9. Verificacin de las polticas y procedimientos para el manejo de devoluciones.

.. -.

D. DESCRIPCION DE LOS BIENES O SERVICIOS A ADQUIRIR Para las procedimientos de de cardiologia se requieren ocho (8) hemoconcentradores peditricos. E. PLAZO DE EJECUCiN El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la Subgerencia Administrativa y se establecer en la minuta del Contrato. F. LUGAR DE EJECUCION En la sede del hospital ubicada en la Calle 165 N7-06

G. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO los recursos con que cuenta el HOSPITAL SIMON BOLlVAR, para respaldar econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de los recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia. H. FORMA DE PAGO La forma de pago y los requisitos Inherentes sern los definidos por las Subgerencla Admlnistratlva y se estipulara en la minuta del Contrato. Previa presentacin de la factura correspondiente, certificado de cumplimiento suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditacin de pagos parafiscales de Ley. IV. GARANTIA UNICA En cumplimiento de la normatividad vigente se exigir al contratista la constitucin a favor del HOSPITAL SIMON BOLlVAR de un~ garanlla nica expedida por una Compaa de Seguros

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legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est debidamente aprobada por la Superintendencia Financiera y que ampare los siguientes riesgos: Definidos por el rea de contratacin y relacionados en la minuta del Contrato. En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantlas.
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Igualmente, se pactaran en el contrato las clusulas de mullas y penal pecuniaria del derecho comn y las excepcionales de terminacin, interpretacln y modificacin unilateral, as como la de caducidad.

V.

SUPERVISOR OEL CONTRATO La supervisin en la ejecucin del contrato estar a cargo del Almacenista del HOSPITAL SIMON SOLlVAR quien velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, y certificar el cumplimiento a caballdad de las obligaciones contractuales.

Por la atencin y colaboracin, gracias.

Atentamente,
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GONZALO MEDINA CABALLERp Jefe de Almacn