MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Direccin de Administracin 10.

Procedimiento para llevar a cabo el programa de mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones del Instituto

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10. PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO EN LAS INSTALACIONES DEL INSTITUTO

CONTROL DE EMISIN Elabor : Nombre Ing. Martn Cavarra Prez Jefe del rea de Conservacin y Mantenimiento Revis : Arq. Miguel ngel Miralro Gonzlez Subdirector de Servicios Generales Autoriz: Lic. Jess A. Cabrera Sols Director de Administracin

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1.0 1.1

Propsito Implementar y supervisar que los programas de mantenimiento preventivo y correctivo que se lleven a acabo en las instalaciones del Instituto, cubran con los estndares de calidad establecidos, en beneficio de la seguridad de los empleados y pacientes del Instituto Nacional de Cancerologa. Alcance A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Subdireccin de Servicios Generales, a travs del rea de Conservacin y Mantenimiento y rea de Facturacin; as como a la Subdireccin de Planeacin y a la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas. A nivel externo el procedimiento es aplicable a la empresa subrogada. Polticas de operacin, normas y lineamientos Ser responsabilidad de la Subdireccin de Servicios Generales, lo siguiente: Proporcionar al rea de Conservacin y Mantenimiento, una copia del contrato de adjudicacin de la empresa subrogada del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo. Ser responsabilidad del rea de Conservacin y Mantenimiento, lo siguiente: Solicitar a las diferentes empresas subrogadas de servicios, los programas de mantenimiento preventivo y correctivo, de acuerdo a las necesidades de las diferentes reas del Instituto. Presentar ante la Subdireccin de Servicios Generales, cotizacin con su debido soporte documental para su aprobacin, en caso de requerir trabajo especial de mantenimiento. Enviar las facturas de cobro de servicio, previa autorizacin del Titular de la Subdireccin de Servicios Generales. Ser responsabilidad de la Subdireccin de Servicios Generales, a travs del rea de Conservacin y Mantenimiento, lo siguiente: Elaborar programas preventivos de mantenimiento anual en las plantas de emergencia y cuarto de mquinas. Cubrir eficientemente las fallas Elctricas, Hidrulicas, Sanitarias, Cambio de Alumbrado y Acrlicos. Supervisar que la empresa subrogada lleve a cabo el mantenimiento preventivo mensual y en casos de emergencia, de los diferentes elevadores del Instituto. Realizar pruebas mensuales a las plantas de emergencia. Llevar a cabo la impermeabilizacin de los edificios una vez al ao y antes de la temporada de lluvias.
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2.0 2.1

2.2 3.0 3.1 3.2 3.3

Nombre

Ing. Martn Cavarra Prez Jefe del rea de Conservacin y Mantenimiento

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Llevar a cabo la reparacin de equipos de oficina y mobiliario que se encuentre en malas condiciones. Brindar el servicio nicamente con la entrega previa de la solicitud de trabajo.

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4.0

Descripcin del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable

1.0 Proporcionar copia del contrato de adjudicacin

1.1 Proporciona al rea de Conservacin y Mantenimiento copia del contrato de adjudicacin de la empresa subrogada para el servicio de Subdireccin de Servicios mantenimiento preventivo y correctivo de un rea Generales especfica. Contrato de adjudicacin 2.1 Recibe copia del contrato de adjudicacin, lleva a cabo mantenimiento preventivo de todas las reas Subdireccin de Servicios del Instituto, mediante el programa anual Generales previamente elaborado. (rea de Conservacin y Mantenimiento) Contrato de adjudicacin Programa Subdireccin de Servicios 3.1 Realiza inspeccin mensual de todas las Generales instalaciones del Instituto. (rea de Conservacin y Mantenimiento) 4.1 Solicita va telefnica a las empresas Subdireccin de Servicios subrogadas que cubren el servicio de Generales mantenimiento, lo realicen y lleven a cabo en las (rea de Conservacin y reas que se les asigne con personal capacitado y Mantenimiento) suficiente. 5.1 Realiza el trabajo en el rea asignada, de acuerdo a las indicaciones verbales del rea de Empresa subrogada Conservacin y Mantenimiento. 6.1 Elabora presupuesto y/o reporte del trabajo realizado y entrega con la factura para su cobro al rea de Conservacin y Mantenimiento. Presupuesto Reporte Factura Empresa subrogada

2.0 Recepcin del contrato e inicio de programa de mantenimiento

3.0 Inspeccin mensual de las instalaciones 4.0 Solicitud para cubrir servicio de mantenimiento 5.0 Realizacin del trabajo en el rea asignada

6.0 Elaboracin del presupuesto o reporte y entrega de factura

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Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

7.0 Recepcin de reporte, factura y supervisin de actividades

7.1 Recibe reporte, factura y supervisa que la reparacin haya quedado en perfectas condiciones y que las instalaciones funcionen Subdireccin de Servicios Generales adecuadamente. (rea de Reporte Conservacin y Mantenimiento Factura

8.0 Envo de reporte de actividades y factura

8.1 Enva reporte de actividades y factura a la Subdireccin de Subdireccin de Servicios Generales Servicios Generales (facturacin) para trmite de pago. (rea de Conservacin y Reporte Mantenimiento) Factura 9.1 Recibe reporte de actividades y factura, toma conocimiento y archiva reporte de actividades. Subdireccin de Servicios Generales Reporte (rea de Facturacin) Factura 10.1 Registra y verifica las cantidades de la factura y determina.

9.0 Recepcin de reporte de actividades y factura

10.0 Registro, verificacin de factura y determinacin

Procede: No: pasa a la actividad 6. Si: contina procedimiento. 11.1 Elabora orden de servicio.

Subdireccin de Servicios Generales (rea de Facturacin)

11.0 Envo de orden de servicio y factura para afectacin presupuestal

11.2 Enva orden de servicio y Factura a la Subdireccin de Planeacin para afectacin Subdireccin de Servicios Generales presupuestal. (rea de Facturacin) Orden de servicio Factura

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Secuencia de Etapas

Actividad

Responsable

12.0 Recepcin, afectacin presupuestal y envo

12.1 Recibe factura y orden de servicio, afecta presupuestalmente y devuelve documentos a la Subdireccin de Servicios Generales, para Subdireccin de continuar proceso de pago. Planeacin Orden de servicio Factura 13.1 Recibe documentos y remite para elaborar cheque a la Subdireccin de Contabilidad y Finanzas, original de la orden de servicio con la Subdireccin de Servicios suficiencia presupuestal y original de la factura, Generales archiva copias de la orden de servicio y factura para (rea de Facturacin) su control. Documentos 14.1 Recibe factura y orden de servicio, elabora pliza y cheque y hace entrega a la empresa subrogada Factura Orden de servicio Cheque / Pliza 15.1 Recibe cheque y firma pliza Cheque Pliza TERMINA PROCEDIMIENTO.

13.0 Recepcin de documentos y envo para pago

14.0 Recepcin de documentos y elaboracin de pliza

Subdireccin de Contabilidad y Finanzas

15.0 Recepcin de cheque y firma pliza

Empresa subrogada

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5.0

Diagrama de Flujo
Subdireccon de Servicios Generales (rea de Conservacin y Mantenimiento) Empresa Subrogada Subdireccin de Servicios Generales (rea de Facturacin)

Subdireccin de Servicios Generales

INICIO 1
Proporcionar copia del contrato de adjudicacin

- Informe Recepcin del contrato e inicio de programa de mantenimiento. - Bitcora

3
Inspeccin mensual de las insytalaciones

4
Solicitud para cubrir servicio de mantenimiento

5
Realizacin del trabajo en el rea asignada

6
Elaboracin del presupuesto o reporte y entrega de factura.

7
Recepcin de reporte, factura y supervisin de actividades. - Reporte

- Presupuesto

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Subdireccin de Servicios Generales

Subdireccon de Servicios Generales (rea de Conservacin y Mantenimiento)

Empresa Subrogada

Subdireccin de Servicios Generales (rea de Facturacin)

8
Envo de reporte de actividades y factura.

9
Recepcin de reporte de actividades y factura. - Reporte

- Reporte

10
Recepcin y determinacin del oficio. - Factura

11
Recepcin del Oficio para su aplicacin. - Orden de Servicio

SI

PROCEDE ?

NO

12
El retraso es imputable a la Contratista.

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Subdireccin de Planeacin

Subdireccon de Servicios Generales (rea de Facturacin)

Subdireccin de Contabilidad y Finanzas

Empresa subrogada

B 12
Recepcin, afectacin presupuestal y envo.

13
- Orden de Servicio Recepcin de documentos y envo para pago - Documentos

14
Recepcin de documentos y elaboracin de pliza. - Factura Recepcin de cheque y firma de pliza.

15

- Cheque

TERMINO

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6.0

Documentos de referencia Documentos Cdigo No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Decreto por el cual se crea el Instituto Nacional de Cancerologa Ley de los Institutos Nacionales de Salud Manual de Organizacin Especfico del Instituto Nacional de Cancerologa Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos de la Secretara de Salud

7.0

Registros Registros Tiempo de conservacin 5 aos Responsable de conservarlo Subdireccin de Servicios Generales (rea de Facturacin) Cdigo de registro o identificacin nica Fecha

Copia de Factura y Orden de Servicio

8.0

Glosario

8.1 Adjudicacin: Fase del procedimiento de contratacin administrativa en la que se designa la persona fsica o jurdica con quien la Administracin va a celebrar un contrato. 8.2 Programa: Plan, proyecto o declaracin de lo que se piensa realizar. 8.3 Proveedor: Persona o empresa que abastece de algunos artculos necesarios. 8.4 Pliza: Documento justificativo del contrato de seguros, operaciones de bolsa, etc. 8.5 Suficiencia: Capacidad, aptitud para la realizacin de algo.

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9.0

Cambios de esta versin Fecha de la actualizacin No Aplica Descripcin del cambio No Aplica

Nmero de Revisin No Aplica

10.0 Anexos 10.1 No aplica.

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