COMPETENCIAS

INTRODUCCIN

Tan importante es la comunicacin que hoy en da los principales problemas de la humanidad radican en haberla subestimado por tanto tiempo. La palabra comunicacin se puso de moda, dado que el xito de nuestra vida depende de la capacidad que poseemos para comunicar nuestras ideas y sentimientos, a fin de provocar reacciones en los dems, y a la vez recibir las comunicaciones orales o escritas- de otros emisores. La comunicacin es un acto social mediante el cual se transmite o se intercambia informacin. Existen dos tipos esenciales: La hablada y la escrita. La principal diferencia entre ambos medios de expresin radica en que el lenguaje de la oral es articulado por medio de signos sonoros o fonemas, mientras que el lenguaje escrito se sirve de grafismos (letras, signos de puntuacin). Es objetivo de este manual detenerse en la comunicacin escrita, en la que no basta transmitir lo que se desea, sino que la comunicacin real se dar cuando logremos que la respuesta consecuente del receptor. La expresin escrita logra sus propsitos comunicativos mediante el arte de redactar. Etimolgicamente redactar significa poner en orden los pensamientos. Se combinan palabras, frases, oraciones, clusulas prrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas. Con el propsito de producir un todo correcto capaz de ser debidamente comprendido. Se dice que pensar bien y ordenadamente no constituye una garanta para escribir bien, pero es un requisito indispensable. Antes que nada lo primero que se requiere es dejar en claro el mensaje que se tratar, definir al receptor y no olvidar que el trabajo de pensar es un trabajo previo al de escribir. El lenguaje escrito se utiliza en diversos mbitos de nuestra vida y es mayormente rgida en comparacin con la oral, dado que no se permite en ella errores gramaticales ni ortogrficos, por la confusin que pudiera ello originar en el receptor. Siempre estaremos ante la disyuntiva de redactar algn documento, sea ste tcnico o ejecutivo.

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A lo largo del tiempo, la correspondencia ha ocupado un lugar muy importante dentro de la vida del ser humano; incluso, contrario a lo que se esperaba, a pesar de los adelantos tecnolgicos sobrevive el uso de los diversos documentos. Aunque ciertamente la tecnologa ha desarrollado herramientas eficaces para facilitar la tarea de realizarlas, como podra ser el correo electrnico; lo que no podr lograr es distinguir ni escribir una carta comercial, por ejemplo. Es por ello que en este manual se incluyen ejemplos y conceptos de cada uno de los documentos ejecutivos y tcnicos, a los que el alumno se enfrentar en cualquier momento de su vida estudiantil y laboral.

Lic. Marlene Godnez Pineda Expresin Oral y Escrita

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BLOQUE UNO: CUALIDADES DE LA REDACCIN DE DOCUMENTOS Conceptos Bsicos:

CONCEPTOS:

dud

1.1. 1.2. 1.3.

Qu es la redaccin? Cualidades de la comunicacin escrita Documentos tcnicos

PROPSITO: IDENTIFICAR LA ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS EJECUTIVOS ELABORAR UNA CARTA, UN MEMORANDUM, OFICIO Y CIRCULAR. EXPLICAR LA INTENCIN DE LOS DOCUMENTOS A PARTIR DE SU ESTRUCTURA Y REDACCIN.

OBJETIVO GENERAL.- Elaborar y responder los documentos ejecutivos; con la estructura y formato para cada tipo de documento, a fin de contribuir de manera efectiva a la comunicacin de la organizacin.

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LA REDACCION La expresin escrita logra sus objetivos comunicativos mediante el arte de REDACTAR (etimolgicamente significa poner en orden, consiste en expresar por escrito los pensamientos previamente ordenados). Su propsito es cambiar palabras, frases, oraciones, clusulas, prrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas. Pensar bien y ordenadamente no constituye una garanta para escribir bien, pero es un requisito indispensable para conseguirlo. Es fundamental una exposicin lgica, secuencial y sucesiva de los pensamientos. *Gramtica- Sintaxis.- Estudia las posibilidades combinatorias de los signos lingsticos para construir oraciones lgicas, y por consiguiente, un discurso coherente. CUALIDADES DE LA COMUNICACIN ESCRITA Claridad: sencillez, palabras correctas, y utilizadas con naturalidad Brevedad: mximo de ideas con un mnimo de palabras Precisin: sin rodeos, a la altura del receptor Correccin: presentacin formal, reglas gramaticales, buenos modales y respeto al receptor del mensaje. Totalidad: No dejar impresin de informacin incompleta, incluir todas las ideas Originalidad: Procure no correr los mismos caminos que los otros, ponga su propio sello.

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DOCUMENTOS EJECUTIVOS LA CARTA Medio idneo para comunicar un mensaje a quien no puede escucharnos. Medio directo. Mensaje personal. Elementos Membrete Nmero (Asunto o referencia) Lugar y fecha. Nombre y direccin del Desarrollo del tema. (Cuerpo) Despedida (Cierre) Nombre y cargo del remitente Firma. Identificacin mecanogrfica Copia Anexo eminentemente rpido, econmico y Respuesta situacin. Es un sustento del dilogo. concreta a una

destinatario. Salutacin. (Saludo vocativo) Introduccin.

Consejos Empezar por lo ms importante. Dedicar cuestin. El punto y aparte es de gran utilidad. Terminar de un modo natural. un prrafo a cada Invitar al destinatario a hacer algo. Ajustar la despedida al tono de la carta. Tratar que la despedida no sea larga.

Tipos de carta Personal: Es la que ms se parece a la conversacin, y esto se consigue con un lenguaje sencillo y natural. El lenguaje debe ser sincero y afectivo, conforme sea el grado de amistad y de relacin que exista con el destinatario. Debe evitarse las complicaciones. Cada idea debe expresarse en una oracin.

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Comercial o de negocios: Comunicacin escrita con un objetivo definido y redactada con ideas claras y precisas en forma breve, cordial y coherente. De compra y venta. De gestin comercial. Comunicaciones empresariales: [De solicitud; remisin o envo; cobranza; reclamacin y conciliacin; relaciones pblicas o mensaje social] [Caractersticas] Claridad. Integridad. Brevedad. Cordialidad. Coherencia. Veracidad. Correccin Positivismo Modernismo Naturalidad y sensatez Creatividad Discrecin Motivacin Cortesa Escriba para el lector

Elaboracin de una carta 1.- Determinar el propsito de una carta 2.- Elaborar una lista de ideas y datos 3.- Organizar la informacin: Datos para crear inters, datos para explicar el propsito de la carta y pedir una accin.

PUNTO DE VISTA DEL QUE ESCRIBE Hemos cumplido con nuestro contrato La Joyera Leyva se fund hace 25 aos

PUNTO DE VISTA DEL LECTOR Su departamento est listo Le ofrecemos un cuarto de siglo de experiencia

Estamos esperando que usted venga a Los libros que nos pidi llegaron el 29 de

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recoger los libros que pidi. Le avisamos mayo. Quiz no le ha llegado el aviso que hace dos semanas que ya haba llegado. 4.Elaborar le enviamos. el borrador.

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EJEMPLO DE CARTA Zacatecas 44 Colonia Roma Mxico, D.F. 19 de mayo de 1999 Departamento de Personal Distribuidora Vargas Eje Central Sur 1785 Mxico, D.F. Seores: En ltimas Noticias del domingo 17 de mayo vi su anuncio en que solicitan un vendedor cuyo entrenamiento empezara en la bodega y en las oficinas. En la Preparatoria Jurez, donde estoy cursando el ltimo ao, he tenido oportunidad de aprender mucho acerca del papel de las ventas al mayoreo y su importancia en la distribucin de productos. Lo pude ver a travs de mi experiencia en el programa de entrenamiento. Como empleado de bodega en el Supermercado Moderno, tuve oportunidad de observar la forma en que los representantes de ventas pueden ayudar al distribuidor y cmo pueden satisfacerlas los vendedores. El currculum vitae adjunto a la presente les proporcionar los detalles acerca de mi experiencia, la cual espero que sea adecuada para el puesto de vendedor de la Distribuidora Vargas. Si desean llamarme para concertar una entrevista, me pueden encontrar despus de las 15.30 hrs. en el telfono 575-91-42. Puedo pedir permiso en la escuela para ausentarme, por lo que podr acudir al a entrevista con ustedes cuando les sea ms conveniente. Sinceramente (Rbrica) Jos Carrillo Anexos

ACTIVIDAD: Identifica las partes de la carta del ejemplo. Y anota los elementos
Ejercicio.- Escribe las respuestas correctas.

que le hacen falta. Por qu se considera una carta personal de negocios?

a) Estimado seor Gmez es ejemplo de un_______________. b) El cuerpo de una carta de negocios se debe escribir desde el punto de vista del____________________

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c) El ltimo prrafo de una carta de negocios no es muy importante (verdadero/falso). d) Si empieza una carta con Querido Lalo, no debe terminarla con______________. Ejercicio.- Identifique las frases errneas o poco corteses de cada uno de los siguientes prrafos. Despus escrbalas correctamente. 1) Hace 10 das le notificamos que no podramos pedir la podadora de pasto que quera a menos que nos dejara un depsito. La forma de pedido que usted nos mand no incluy ningn cheque. No podremos pedir la podadora hasta que recibamos un depsito por lo menos de

$500.___________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ___________________________________ 2) Nos da gran gusto poder informarle que le podemos surtir la podadora de pasto que quera. Normalmente no abastecemos los pedidos de podadora de pasto en esta poca, porque la mayora del tiempo no tenemos ninguna en bodega. _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________

ACTIVIDAD: Preparacin de una carta formal. Defina el objetivo de la carta ficticia y organice datos; estructura el cuerpo y aada todos los elementos. Asegrese de organizar apropiadamente los datos.

Se le ha pedido que haga los arreglos para la comida de los empleados. Se le ha dado la siguiente lista de puntos que debe comunicar por escrito al gerente del hotel. Numere esos puntos para establecer la secuencia que deben seguir en la carta que enve al gerente general.

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La fiesta se efectuar el 25 de marzo. La empresa Necochea y Ros quiere celebrar su quincuagsimo aniversario con una cena-baile para sus empleados. Para mantener un ambiente informal, no debe haber una mesa principal. El saln debe tener espacio para acomodar 200 personas, una pequea orquesta y una pista para bailar. La carta debe incluir un platillo opcional. La tienda quiere un mesero en el saln que sirva las bebidas. Las bebidas se deben empezar a servir a las 18 horas; la cena a las 19:30; habr un discurso informal despus de la cena; el baile empezar a las 21:00 horas. Se debe informar al personal del guardarropa que la

empresa se encargar de las propinas y se debe colocar un letrero para comunicar esto a los empleados. Si la orquesta de planta del hotel no est disponible para la

fiesta, podra el gerente recomendar una buena orquesta?

MEMORNDUM Escrito para intercambiar informacin entre diferentes departamentos de una empresa, con el propsito de dar a conocer alguna recomendacin, indicacin, instruccin, disposicin; o bien se utilizan como acuses de recibo o para enviar documentos, etc. ES UN DOCUMENTO INTERNO, SIGNIFICA DEJAR EN LA MEMORIA ALGO. Existe el memorando breve (en media hoja tamao carta) y el extenso (en hoja tamao carta) En la redaccin del memorando se debe evitar: Expresarse en primera persona del singular. Usar expresiones que den lugar a interpretaciones errneas.

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Abusar del tiempo del Utilizar con abuso la destinatario. Elaborar ideas obvias. Incluir algo que no venga al caso. Presentar ideas poco conocidas sin explicacin. Adornar el mensaje con hojarasca. construccin negativa. Valerse de la voz pasiva. Emplear rodeos y redundancias. Acumular oraciones difusas Ser obscuro en las expresiones. Escribir oraciones largas que obstaculizan el mensaje. Firmar dictado. Elementos de un memorndum antes de revisar lo

Para: Rulfo Ledesma Depto: Divisin de Productos Nuevos Productos Asunto: Adicin de productos nuevos de 2011.

De: Eugenio Soto Depto: Divisin de

Fecha: 28 de Agosto

El seor Rogelio Gmez, de Plsticos de Torren, me visit hoy. Me mostr la variedad de partes automatices que produce su empresa. Tengo los muestrarios de estos productos en mi oficina con su lista de precios, y me gustara platicar contigo acerca de la posibilidad de incluir algunos o todos estos artculos en nuestra lnea de productos. Los precios estn mucho ms bajos que los del competidor, y los artculos en s tienen buena presentacin y vienen con su exhibidor. ES/rv

ACTIVIDAD: Conteste y realice lo que se indica.

Ejercicio.- Cmo podemos distinguir un memorndum interno de una carta de negocios?

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Ejercicio.- Escriba el texto para un memorndum. Imagine que es usted el secretario de Agricultura. Prepare un memorando dirigido a los jefes de departamento y administradores de programa, para que hagan un uso adecuado al sistema de radiotelfono, las llamadas a larga distancia y el procedimiento a seguir en el caso de llamadas telefnicas personales.

CIRCULAR Tienen como objetivo comunicar noticias de inters actual y expone al mismo tiempo las causas de las mismas. Es una orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos. O tambin avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimiento de algo. La diferencia con el morando radica en que ste debe ceirse a los avisos e informacin general que no son permanentes. En cambio la circular maneja asuntos de carcter permanente, adems de que es redactada por las oficinas centrales de empresas para comunicar a sus oficinas locales o perifricas, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. La circular se utiliza para: cambios de direccin y telfono, de personal, apertura de una nueva sucursal o programa, ampliacin de un negocio o extensin de servicios, alteracin de precios o condiciones de venta, o anuncio de visitas. Recomendaciones: Utilice papel con membrete Imprima la fecha. Slo mes y ao. Evite dirigirse a la masa para la que ha sido preparada. D la sensacin de que se dirige a cada una de las personas que lean la circular. Use prrafos cortos y expresin ordenada. Esfurcese por una presentacin agradable. Concluya con saludos y gracias por la atencin prestada. Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicacin.

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Modelo de circular interna (Estilo bloqueo extremo) Circular nmero (Ref.) G-051 Ciudad y fecha Para________________ grupo destinatario Asunto (opcional) (texto) Despedida Nombre del firmante y cargo Anexo (si los hay) Identificacin de transcriptor ACTIVIDAD.- Cules son las diferencias entre una carta y una circular, y con el memorando?, Qu hara para lograr la mejor presentacin de una circular?

OFICIO Es la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como sociedades, sindicatos, clubes y otras. El oficio es diferente a la carta en los siguientes puntos: *Contempla datos llamados generalmente referencias o cuadro clasificador, como: nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y seccin que lo tramitan, nmero del escrito en orden progresivo y clasificacin del expediente.

*En un elemento denominado asunto se sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rpidamente del contenido del mismo. *Las expresiones de seor, seora o seorita, se sustituye por la de ciudadano o ciudadana abreviados, en singular C. y en plural CC., dentro de los oficios del gobierno, o compaero o compaera, en los sindicatos o clubes.

En que se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las

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cartas. *Al final, y despus de la frase o trmino de despedida, se escribe el lema oficial del gobierno, o de la institucin respectiva. El lema oficial del gobierno es SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIN que debe figurar en toda correspondencia exterior, es decir, la que gira entre personas u oficinas de diferente dependencia y que no dependan de la que expide el oficio.

*En que la jerarqua o categora del firmante se escribe antes de su nombre. Por ejemplo: El Oficial Mayor, y, separndolo con cuatro interlneas, el nombre del firmante.

Elementos del oficio El membrete impreso, como en la carta. Las referencias o cuadro clasificador, con el nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y seccin que lo tramitan, nmero del escrito en orden progresivo y clasificacin del expediente. El asunto, que sintetiza el contenido del oficio. La fecha, que comprende: ciudad, estado, da, mes y ao. El destinatario, que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia, anteponiendo a ste el cdigo postal. Los antecedentes del oficio que se contesta. El texto o cuerpo del oficio. El lema. La antefirma. El nombre del firmante. Los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias.

Tipos de oficios Correspondencia exterior.- El oficio se dirige a una persona ajena a la dependencia que remite el oficio. Inicial de correspondencia interior.- Se le llama inicial porque con l se principia el trmite de un asunto; es de correspondencia interior, porque tanto el firmante como la persona a quin se dirige pertenecen a una misma dependencia.

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De respuesta, de correspondencia interior.- Se le llama de respuesta, por referirse a un asunto ya iniciado; en estos casos siempre debe indicarse el antecedente, en el lugar de las referencias iniciales. Con prrafos clasificados.- Significa que el oficio se refiere a varios asuntos, y que, para mayor claridad, cada uno se trata en un prrafo especial, que se inicia con un ttulo apropiado. De insercin de texto.- Dentro de las ideas que se exponen en el texto del oficio, se intercala literalmente, una parte o un todo, de otro escrito. La cita literal debe encerrarse entre comillas y destacarse.

EJEMPLO DE OFICIO DEPENDENCIA. Direccin Gral. de Telgrafos Nacionales. SECCION. Depto. Mantenimiento. MESA. Tercera. NUM. DE OFICIO. 31/84 EXPEDIENTE. MT- 05/84 ASUNTO: Se comunica fecha de mantenimiento de la red telegrfica de la regin de Tuxtepec, Oax. Mxico, D.F. 21 de junio de 1996 C. EDUARDO MARTINEZ GOMEZ ADMINISTRADOR DE LA OFICINA DE TELEGRAFOS NACIONALES AV. 5 DE MAYO 34 TUXTEPEC, OAX. Comunico a usted que por acuerdo del C. Director General de Telgrafos Nacionales, el da 9 de julio del presente ao, se iniciar el mantenimiento general de la red telegrfica que cubre la regin de Tuxtepec, Oax., principiando es esa oficina a su cargo. Por lo tanto pedimos a usted, brinde las facilidades necesarias al Sr. Fidel Prez Manzano, responsable del trabajo a realizarse. A t e n t a m e n t e, SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCION JEFE DE MANTENIMIENTO Ing. Adolfo Gutirrez Domnguez AGD/mi

ACTIVIDAD.- Identifica en el ejemplo anterior las partes del oficio y escribe qu tipo de documento es.

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BLOQUE DOS: CUALIDADES DE LA REDACCIN DE DOCUMENTOS Conceptos Bsicos:

CONCEPTOS:

dud

2.1.

Documentos tcnicos. 2.1.1. Informe 2.1.2. Acta y minuta 2.1.3. Bitcora 2.1.4. Proyecto 2.1.5. Reporte 2.1.6. Curriculum

COMPETENCIAS

PROPSITO: IDENTIFICAR LA ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS TCNICOS ELABORAR UN INFORME, ACTA, MINUTA, PROYECTO, BITCORA, MANUAL. EXPLICAR LA INTENCIN DE LOS DOCUMENTOS A PARTIR DE SU ESTRUCTURA Y REDACCIN.

OBJETIVO GENERAL.- Elaborar y responder los documentos ejecutivos; con la estructura y formato para cada tipo de documento, a fin de contribuir de manera efectiva a la comunicacin de la organizacin.

EL INFORME Sirve para responder a una solicitud, que generalmente requiere una cierta investigacin y reunin de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para redactarlo se puede responder a las preguntas de Qu es lo que se investiga?, por qu?, cul es el mtodo?, cules son los resultados? Y cules las conclusiones? La intencin del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institucin, sin que se interfieran visiones personales deformadoras. Sus ventajas Son muestras del trabajo que se ha efectuado. Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo. Pueden servir de base para tomar decisiones. Proporcionan a quienes se han de aprovechar de los mismos para tomar una decisin, la oportunidad de estudiar su contenido cuando ms cmodo le resulte y en el momento que lo desee.

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Pueden leerlo ms personas y al mismo tiempo. Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que obren en los archivos. Contribuyen al prestigio de una empresa o institucin.

Sus clases Informe expositivo.- Expone o narra una situacin sin que en su elaboracin intervenga ningn proceso analtico o interpretativo, tampoco se dan conclusiones o recomendaciones. Un ejemplo tpico de este informe ser aquel en que se narra un proceso de fabricacin, cuyo valor descansar nicamente sobre los datos que se brinden. Informe interpretativo.- Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Cuando se evala a un empleado, se est generalmente ante un informe de esta naturaleza, toda vez que de los datos que ofrecen las hojas de asistencia, los reportes de asiduidad y las estadsticas de sus rendimientos. Informe demostrativo.- En este tipo de informe precisa que se fije una distincin entre los hechos y su comentario, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinin. Es muy importante que se presenten con toda claridad todos los pasos que hayan permitido al informante llegar a sus principales proposiciones. Estructura del informe 1.- Introduccin 2.- Descripcin del problema 3.- Manera de trabajo 4.- Resultados 5.- Conclusin 6.- Incluye anexos (al final, excepto las tablas estadsticas) Redaccin y estilo Se sobrio Evite las frases largas y de gramtica complicada. Huya de la verborrea y

hojarasca. Sea objetivo

COMPETENCIAS
Destierre parcialidad. todo signo Nada de de Mencione el mayor nmero de datos. Subdivida el informe en epgrafes si es muy extenso.

imaginaciones desbordadas. Cancele el servilismo. Elimine la pasividad y tome precauciones Evite: Falsear o exagerar los hechos para que su

opinin est fundamentada.

Desarrollar en forma incompleta algn punto.

Deformar los hechos, omitiendo algn pormenor.

Disponer secciones o prrafos de forma desordenada.

Equivocar

ciertos

datos,

Emplear

perodos

largos

trminos o citas. Confundir los hechos con las opiniones. Incurrir en contradicciones. -

complicados. Repetir innecesariamente la

misma palabra o giro. Abusar de tecnicismos innecesarios.

Presentacin Aunque un informe puede ser incluido en forma de carta o memorando, tambin existe el de estructura formal y compleja, con el siguiente esquema. Cubierta o cartula. Ttulo del informe. una Debe pgina Informe: subdividido Introduccin, en texto

epgrafes,

comprender

conclusiones y sugerencias o recomendaciones. Documentacin complementaria. Apndices:

relacionada con el trabajo del que se trate y el nombre del autor. Presentacin del informe.

Grficos, cuadros estadsticos, mapas, etc. Tambin deben ir numerados. Notas y citas.

Objetivos, mtodo, fuentes de informacin y los aspectos ms relevantes del mismo. ndice o contenido.

ACTIVIDAD.- Conteste correctamente las si

COMPETENCIAS

1.- Cules son las ventajas del informe sobre otro tipo de comunicacin? 2.- Seale las diferencias entre los tres tipos de informe. 3.- Es correcto que en un informe se trate de beneficiar los intereses personales de quien ha ordenado su preparacin? Por qu? 4.- Qu se logra con la subdivisin del informe en epgrafes?

COMPETENCIAS

COMPETENCIAS
ACTIVIDAD.- Analice las siguientes partes de un informe sobre la organizacin del

archivo de la empresa. Seale en cada caso los aspectos positivos y negativos.

. curso de cada ao fiscal se solicitan a) Aunque estamos conscientes de que en el numerosas certificaciones sobre aos de servicio y sueldos devengados, omitimos, en obsequio de la brevedad de este informe, los datos estadsticos que podran aconsejar aumento de personal en el archivo y cambio en los procedimientos. b) La demora que muchos empleados experimentan para conseguir el material prestado del departamento de archivo se traduce en horas-hombres perdidas. Retrasa adems el ritmo de trabajo y produccin en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmsfera de este departamento, bajo dichas circunstancias, es considerablemente negativa.

COMPETENCIAS
ACTA Es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunin y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben correctamente en un libro que se llama LIBRO DE ACTAS. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos pblicos o casi pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevas los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que han pactado los integrantes. Elementos del acta 1.- Encabezamiento o ttulo, y nombre de la empresa o asociacin. 4.- Orden del da. 2.- Lugar, fecha, hora de comienzo y terminacin. 5.- Resumen ordenado de los debates realizados. (ACUERDOS) 6.- Visto bueno y firma del presidente 7.- Firma de todos los involucrados. 3.- Lista de asistentes.

COMPETENCIAS
ACTA No. En la ciudad de Tula de Allende, Hgo., siendo las dos de la tarde del da 5 de octubre de 2011, se reunieron los seores que se expresan en este documento, miembros todos de la Junta Directiva de la Sociedad de Productores Rurales, en su domicilio de la calle Allende No. 2, Col. Centro, para celebrar la junta ordinaria que prescribe el reglamento de la institucin. Funge como presidente el seor Andrs Cabral, que lo es en propiedad y acta en la secretara el seor Carlos Espinal, que tambin la ocupa en propiedad. Comprobada la existencia del qurum reglamentario se declara abierta la sesin, en la que se tomaron los siguientes acuerdos: Acuerdos Primero.- ______________________________________________________ Segundo.- _____________________________________________________ Tercero.- ______________________________________________________ Y no habiendo ms asuntos que tratar se da por terminada la sesin siendo las cinco de la tarde del da arriba indicado, extendindose la presente para constancia con el visto bueno del presidente. Vo. Bo. Presidente Certifica Secretario

Asistentes: Andrs Cabral, Carlos Espinal, Jos Espinoza, Csar Uribe, Ciro Alemn, Rafael Joaqun, Pedro Requejo, Luis Romero.

MINUTA La minuta es un documento escrito que hace las veces de acta, slo que con una redaccin muy breve y escueta que servir de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta formal. Consigna el desarrollo de la reunin, el nombre de los participantes y la sntesis de sus proposiciones, as como la relacin de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene tambin la relacin de asistentes, la hora y lugar de la celebracin y el objetivo de la reunin.

COMPETENCIAS
El agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el nombre de minutario. El objetivo es conocer el movimiento de documentacin escrita en un determinado periodo y que se puedan hacer consultas en funcin de la fecha de expedicin. El formato se cie al siguiente modelo: Minuta Lugar Fecha de la de de sesin (da, la sesin la mes y de trabajo. reunin. ao).

Relacin de asistentes (nombre y puesto de los participantes). Objetivo de la reunin, se numeran las intervenciones, sealando en cada una el nombre del participante y las conclusiones a las que se van llegando. Ejemplo de minuta MINUTA DE ACUERDO No. Junta de Accionistas y Departamento Lugar: Edificio de la Empresa. 08 da 05 96 mes ao

de

Compras.

referencia

tipo de asunto

nm. de hoja

Asunto Autorizacin de compra de material especializado para el departamento.

Acuerdo Se resuelve conceder un presupuesto por 50,000.00 iniciales para apartado del material, as como la aceptacin de los pagars que sean firmados por el jefe del departamento. Gerente de Departamento

Jefe de Accionistas

ACTIVIDAD.- Escriba una minuta sobre una reunin de los participantes de este curso. Cul sera el tema y los acuerdos?

COMPETENCIAS
ACTIVIDAD.- Redacte el acta de la reunin de la junta directiva de la sociedad cultural Revelacin, con el siguiente:
Orden del da 1.- Acta de la sesin anterior. 2.- Correspondencia recibida. 3.- Informe de Tesorera. 4.- Participacin en el concurso Rubn Daro. 5.- Designacin de representante al premio Jos Mart 6.- Asuntos generales. CURRICULUM VITAE (Hoja de vida) Son parecidos a las formas de solicitud que utilizan las empresas, slo que deben ser escritos por uno mismo. Se proporcionan en orden apropiado los datos acerca de su experiencia en general, educacin, experiencia laboral y cualquier otro conocimiento. Por la manera de organizar y escribir las hojas de vida, las personas muestran si son organizados, corteses y cuidadosos; si pueden concentrarse en los detalles y recibir instrucciones. Tienen la oportunidad de organizar y presentar su material en la manera que mejor muestre sus cualidades. Esmrese por una presentacin bien cuidada. Presntelo en forma de cuadro de modo que se muestren claramente los diversos puntos. Dependiendo de su profesin y del empleo o cargo a que aspire podr ser importante que se relacionen tambin.

COMPETENCIAS
a) Cursos de perfeccionamiento realizados. b) Trabajos de investigacin. c) Publicaciones revistas, etc.) d) Conocimiento de lenguas extranjeras. e) Pases visitados. CURRICULUM VITAE Nombre: Jos Carrillo Direccin: Zacatecas 44, colonia Roma, Mxico 7, D. F. Telfonos: 575-91-42 DATOS PERSONALES Edad: 18 Fecha de nacimiento: Estatura: 1.85 Peso: 88kg (libros, artculos, colaboraciones en

8 de noviembre de 1995 Salud: excelente

EDUCACIN Terminar la preparatoria el 18 de junio de 1996 Materias de administracin de empresas que estudi: mercadotecnia, ventas comerciales, economa, organizacin empresarial, administracin general, mecanografa. ACTIVIDADES E INTERESES Equipo de bsquetbol de la preparatoria, dos aos. Vicepresidente de la sociedad de alumnos durante el ltimo ao de la escuela. EXPERIENCIA DE TRABAJO Supermercado Moderno: empleado de bodega, dos aos Trabajo medio tiempo, mis responsabilidades incluyen recibir, revisar, etiquetar y preparar la mercanca para los mostradores. REFERENCIAS EN EL TRABAJO Seora Elena Castaeda, directora de la preparatoria Jurez, Av. Universidad 1 302, Mxico, D. F. Seor Francisco Mena, coordinador de estudios, Preparatoria Jurez, Mxico D. F. Seor Carlos Nebrija, propietario del Supermercado Moderno, eje central 111, Mxico D. F *Un currculum vitae se debe escribir en tal forma que destaque las mejores caractersticas personales del solicitante.

ACTIVIDAD.- Escribe tu hoja de vida. Caractersticas a considerar: Fcil de seguir, cada seccin claramente indicada, los empleos y escuelas en orden cronolgico empezando por el ms reciente, clasificar correctamente todos los elementos y presentar un currculum limpio y bien presentado.

COMPETENCIAS
MANUAL Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Contienen informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. Tambin incluye la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia. Se puede utilizar para: -Conocer el funcionamiento interno, en cuanto a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. -Auxiliar en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. -Revisar los procedimientos de un sistema. _Establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. -Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. -Determinar en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. -Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. -Coordinar actividades y evitar duplicidades. Pasos para su elaboracin

COMPETENCIAS
1) Definir el tema: acotar el alcance o profundidad del manual, para no extralimitarse o hacerlo demasiado breve. 2) Visualizar al lector objetivo al cual est dirigido el manual, para adaptar el lenguaje utilizado en el mismo y lo tcnico de sus prrafos. 3) Definir la estructura, en el fondo los temas a tratar, desde la introduccin hasta los ltimos consejos. Establecer el medio de difusin: en las versiones impresas, en general se permiten prrafos ms extensos y detallados que en las guas o manuales en lnea, donde debers ser ms conciso. 4) Redactar el manual, tomando en cuenta todo lo anterior, y luego psalo a diferentes personas que se ajusten a tu pblico objetivo, a ver si entienden bien el contenido, y toma sus recomendaciones, para elaborar as una versin final. ACTIVIDAD.- Adems de un rea, sobre qu otro aspecto se podra elaborar un manual? Escribe por lo menos tres casos. BITCORA La bitcora de trabajo es un cuaderno en el cual estudiantes, diseadores y trabajadores de empresas en general, entre otros, desarrollan su desempeo laboral, anotan cualquier informacin que consideren que puede resultar til para su tarea. Esto no se aplica solamente a asuntos laborales.

Es un reporte de lo que ocurre. Normalmente lleva fecha, hora y descripcin de lo que sucedi. Hay muchos tipos y variedades en funcin de para qu la necesites.

Los capitanes de barco y los pilotos de avin llevan bitcoras de vuelo, en ellas registran la hora en la que pasa cada suceso: a las 10:03 inicia despegue, 10:38 termina el ascenso, etc.

Tambin se puede hacer una bitcora de lo que hace uno da a da. En la bitcora se toman los datos en el lugar que se realiza la actividad, tal y como se van dando, se hacen observaciones en tiempo real, es generalmente de fcil transportacin y

COMPETENCIAS
manejo, y es la que est expuesta a la intemperie. Existen incluso unas libretas diseadas para este tipo de trabajo. La bitcora debe llevar una cartula. Esta debe tener toda la informacin que caracterice al cuaderno: actividad, propietario, grupo al que pertenece, etc. La bitcora debe ser de hojas no desprendibles y tener todas sus hojas numeradas. Esta medida es con el fin de evitar la prdida de informacin y en su caso, saber qu pgina es la faltante. La informacin significa tiempo y esfuerzo. Para cada una de las actividades, se deben anotar los siguientes datos en la bitcora: la fecha u hora de cada una de las actividades, las notas de meteorologa, los datos obtenidos, los procedimientos relevantes, la ficha bibliogrfica del libro o revista de donde se obtuvo la informacin, las referencias electrnicas si consultaste en Internet, la radio o la televisin, y prrafos sobresalientes que pueden servir para redactar el informe. Deben incluirse todos los detalles aunque algunos parezcan sin importancia, se debe considerar que cuando se tiene que hacer el informe, el dato o hecho que no se anot puede ser importante. Ms vale que sobre y no que falte. Hay que pegar o engrapar si es posible todo el material suplementario usado, como hojas, fotografas, recortes de peridico, anotaciones fuera de la bitcora, notas de remisin, facturas, etc. Cuando cometas un error no borres el dato o la informacin, solo hazle una raya encima y, si es necesario, escribe la razn por la que se tach. La informacin que hay que guardar, se debe escribir directamente en la bitcora. No debes anotarla en un papelito para luego transferirla a la bitcora porque de esa forma se pierde una de las cualidades que debe tener una bitcora. Por lo tanto no es de esperar que la bitcora tenga una buena presentacin. Ms bien tiene el aspecto de un borrador con correcciones porque tiene prrafos tachados, notas entre lneas, etc.

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Todas las actividades sern revisadas en la bitcora tal y como se escribieron, sin importar tachones y correcciones, el objetivo es que si se cometi un error, se pueda corregir. Caractersticas a considerar en una bitcora 1. Originalidad en la presentacin. 2. Orden del seguimiento de la actividad, desde el inicio hasta el final. 4. Limpieza y legibilidad de la letra, eso es importante, sin faltas de ortografa. 5. Bitcora completa (sin hojas arrancadas).

ACTIVIDAD.- Escribe una bitcora de las ltimas 24 horas de tu vida diaria.

PROYECTO Un proyecto es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades coordinadas para cumplir una meta; se trata de alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo definido. Da respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin, aunque sta puede desviarse en funcin del inters. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado; colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. Para elaborar un proyecto se requiere: DENOMINACIN DEL PROYECTO: Ttulo que indique lo que se quiere hacer. Debe haber una referencia a la institucin u organismo responsable de la ejecucin del proyecto. No hay que confundir el ttulo del proyecto con el enunciado de un problema, ni considerar el ttulo como equivalente a la solucin del problema.

DESCRIPCIN:

Qu

se

quiere

hacer?

COMPETENCIAS
FUNDAMENTACIN: Por qu se hace?, Cul es la razn de ser y el origen del proyecto? Se deben tener en cuenta las siguientes cuestiones: Cul es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver? Qu prioridad se concede a la solucin de ese problema? MARCO INSTITUCIONAL: Organizacin responsable de la ejecucin.

FINALIDAD

DEL

PROYECTO:

Qu

impacto

se

espera

lograr?

OBJETIVOS: Para qu se hace?, Qu se espera obtener? Conviene distinguir entre el objetivo principal o general y los objetivos especficos o complementarios.

METAS: Cunto se quiere hacer?, Qu servicios se prestarn y / o necesidades se cubrirn?

BENEFICIARIOS:

Destinatarios

del

proyecto,

quin

va

dirigido?

PRODUCTOS:

resultados

de

las

actividades.

LOCALIZACIN FSICA Y COBERTURA ESPACIAL: Dnde se har?, Qu abarcar? TIEMPO: El cronograma de actividades con fechas que debern ser cumplidas en tiempo y forma. RECURSOS: Humanos y materiales. Ejemplo de formulacin de proyecto Proyecto de creacin de un club de ciencia en la PUCE, SC. Autor: Andrs Abad Merchn 1. Denominacin del proyecto Creacin de un club de ciencia en la Facultad de Ciencia y Tecnologa de la Pontificia Universidad Catlica del Ecuador, sede en Cuenca. 2. Naturaleza del proyecto a. Descripcin: El proyecto consiste en la creacin de un club de ciencia, con la participacin de los estudiantes interesados que pertenecen a la Facultad de Ciencia y Tecnologa de la

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PUCE, SC. b. Fundamentacin La poltica universitaria de los ltimos aos se ha orientado hacia una mayor apertura a la comunidad, fomentando todas aquellas iniciativas que contemplen acciones tendentes a cumplir un importante rol en la sociedad. La reciente creacin de la Facultad de Ciencia y Tecnologa, con un gran nmero de especialidades, amerita la creacin de un organismo cientfico que incluya a jvenes investigadores y promotores cientficos que se sensibilicen con los problemas que aquejan a la comunidad y pueda existir una mayor participacin de la universidad en la vida local: Presentando diversas alternativas a los problemas, as como realizando investigaciones cientficas y/o tecnolgicas de inters comunitario. Permitiendo, al mismo tiempo, desarrollar el potencial creativo y formacin integral del joven estudiantado, para tratar de elevarlo paulatinamente a la prctica de la investigacin cientfica. A eso se suma que un 75 % de los alumnos que ingresaron en la facultad manifestaron en el examen de ingreso que les gustara participar en programas de ayuda a la comunidad. Por otro lado, en la ciudad existe un escaso nmero de actividades y conferencias cientficas, y con la creacin de un club de ciencia se podra llenar parte de ese vaco. A nivel universitario, existe una excelente infraestructura fsica que puede facilitar locales para diversos organismos, as como una disponibilidad de recursos humanos a nivel de profesorado que dispone de tiempo para asesorar y coordinar las tareas que realizar el Club de Ciencia. De igual manera, la entidad se encuentra dispuesta a colaborar con el pago de un/a secretario/a, de tiempo parcial, para facilitar las labores administrativas del organismo que se cree. c. Marco institucional: La institucin responsable ser el decanato de la Facultad de Ciencia y Tecnologa de la Pontificia Universidad Catlica de Ecuador, sede en Cuenca. La poltica de la Facultad es crear diversos organismos que permitan ir ampliando el radio de accin de la misma, fomentando la mejor capacitacin del alumnado que ha optado por las carreras tcnicas. d. Finalidad del proyecto: El proyecto pretende una insercin en la Universidad dentro de los problemas de ndole cientfica y/o tecnolgica que aquejan a la comunidad, mediante una participacin de la misma en las diversas actividades cientficas que realice el Club de Ciencia, para la bsqueda de diversas alternativas de solucin a distintas problemticas. e. Objetivo: General: Elevar el nivel acadmico y cientfico, e incentivar el inters por la investigacin cientfica y/o tecnolgica del estudiantado de la Facultad de Ciencia y Tecnologa, mediante la creacin de un club de ciencia. Especfico: Crear un club de ciencia. f. Meta: Crear un club de ciencia en la Facultad de Ciencia y Tecnologa en el trmino de dos meses, del 16 de octubre al 16 de diciembre de 1994, para prestar servicios a la comunidad de la ciudad de Cuenca, con la participacin de los estudiantes. g. Beneficiarios: Directos: Estudiantes de la Facultad de Ciencias y Tecnologa de la PUCE, que

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tengan inters en participar en las actividades que realice el Club de Ciencia. Indirectos: Personas de la comunidad que tengan inters en participar en las actividades del Club de Ciencia, y personas que no tengan acceso a asesoramiento cientfico y/o tecnolgico en las tareas de minera, agrozootcnica, biologa, ecologa, mecnica agrcola y electricidad. h. Productos: Crear una comisin directiva que disponga de local y materiales necesarios para llevar adelante el club de Ciencia. i. Localizaran fsica y cobertura espacial: El Club de Ciencia estar ubicado en el edificio de la Facultad de Ciencia y Tecnologa de la PUCE, SC, en la ciudad de Cuenca (Ecuador). Tendr en primer lugar una cobertura a nivel de docentes y estudiantes de la Facultad, as como de toda la Universidad. En segundo lugar, su rea de influencia abarcar toda la ciudad de Cuenca. 3.- Cronograma Actividades Octubre Noviembre Diciembre 1. Preparacin y motivacin 2. Conferencia 3. Visitas 4. Reunin plenaria 5. Toma posesin Com. Directiva 6. Preparacin local 7. Compra material 8. Contratacin secretario/a 9. Bsqueda de asesores 10. Difusin interna/externa 1.a 2.a 3.a 4.a 1.a 2.a 3.a 4.a 1.a 2.a 3.a 4.a

ACTIVIDAD.- Elabore un sencillo proyecto sobre una actividad a realizar, con por lo menos tres elementos bsicos como se muestra en el ejemplo.

REPORTE Es algo tan simple como el texto a travs del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Necesita ser claro y preciso, adems debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera

COMPETENCIAS
vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a travs del proyecto y el estado de avance que ste ha alcanzado. Debido a que todo reporte hace alusin a un proyecto en particular y va dirigido a las ms diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos especficos. Elaboracin de un reporte de proyecto Primero se define el contenido. Se establece el tipo de trabajo que se hizo y las razones y motivos para hacerlo. La forma en que se realiz. Se presentan los resultados, donde se da cuenta de cules son, qu tan significativos, valiosos y tiles son. La informacin debe ser incluida de manera objetiva, es decir sin comentarios ni valoraciones. Se presenta la sntesis de la informacin obtenida (el resumen realizado con las ideas principales). En otra parte posterior se hace un anlisis crtico de la informacin, para establecer: resultados, hallazgos o descubrimientos, verificar qu tan objetiva, honesta, recta y vlida resulta la informacin o qu tan subjetiva, manipulada, desviada o distorsionada, nosignificativa y poco pertinente. Despus se presentan los comentarios o juicios crticos de la informacin obtenida en relacin con lo que se pretenda lograr con ella (satisfaccin de una necesidad, solucin de un problema, logro del objetivo). Qu tan completa o incompleta, suficiente o insuficiente, objetiva o manipulada, result la informacin para lograr el objetivo. Qu tan til para resolver el problema o para satisfacer la necesidad. Por qu es til o por qu no lo es. Finalmente las conclusiones, es decir afirmaciones categricas y breves derivadas de los hallazgos o resultados esperados y no esperados, establecidos en el anlisis y en los comentarios crticos. Existen otros tipos de reportes menos complicados, como los de lectura o de simples actividades diarias.

Ejemplo de reporte de actividades diarias Por medio del presente le informo de las actividades que me fueron asignadas dentro del Servicio Social en el Departamento de Medicin, el cual prest en la empresa Comisin Federal de Electricidad (CFE) Zona Metropolitana Poniente, cumpliendo con

COMPETENCIAS
el periodo del 25 de junio al 25 de diciembre de 2010 con el horario de 8:00 a. m. a 12:00 Reporte de p.m. Actividades

Primer mes (25 de junio a 25 de julio de 2010): acomod las tarjetas de los medidores inteligentes, estas tarjetas tenan que ir acomodadas por ciclo, por zona y por folio el cual debe ir de menor a mayor; despus de haber terminado con lo de las tarjetas me asignaron la tarea de generar ordenes de tipo SMF a unas cdulas las cuales contenan unas pruebas.

Segundo mes (25 de julio a 25 de agosto de 2010): nuevamente gener ms SMF a las pruebas que haban en las cdulas solo que ahora al terminarlas las acomod en unas carpetas y apuntndole a las carpetas el RPU y el nombre del usuario, tom los datos de unas canillas que llegaron en el Registro de Canillas y despus me las llev a la bodega, acomod tarjetas, pero ahora las tuve que acomodar por colonia y no por ruta como el mes anterior ya que eran las ltimas que quedaban y las rutas estaban incompletas, tambin me pusieron a buscar medidores en los estantes de Medidores en Mantenimiento para que estos fueran reprogramados, captur datos de usuarios en Excel sacando stos de Sicoss y Sicom, despus de terminar me pidieron crear otro libro de Excel pero ahora sacando la informacin del Serca.

Tercer mes (25 de agosto a 25 de septiembre de 2010): tom fotografas a unos medidores que desinstalaron y que estaban en una jaula, un compaero y yo ayudamos a sacar un cable de otra jaula el cual era para un usuario. Captur unas tarjetas en Excel que estaban recin programadas. Registr unas actas en un libro que tienen ah,... contina Elabor:

ACTIVIDAD.- Cul es la diferencia entre reporte e informe? Escriba un reporte sobre el taller de Redaccin

COMPETENCIAS
Bibliografa ENCICLOPEDIA PRCTICA DE LA LENGUA. Cmo escribir correctamente. Editorial Cumbre, S.A. Mxico, 2000.

VIVALDI, Martn. Curso de redaccin. Teora y prctica de la composicin y del estilo. Ediciones Prisma. Mxico.

METZ, M.I. Redaccin y estilo. Ed. Trillas. Mxico, D.F. 1985

ORTIZ DUEAS, TEODORO. Gramtica estructural, ortografa y redaccin. Ed. Trillas, Mxico, D.F. 2001.

CORRESPONDENCIA. FAMILIAR, COMERCIAL Y OFICIAL. Ed. poca, S.A de C.V. Mxico, D.F.2003.