GOBIERNO REGIONAL EL GOBIERNO REGIONAL es un organismo pblico descentralizado, con autonoma tcnica, presupuestal y administrativa en el ejercicio de sus funciones,

en concordancia con la constitucin poltica del estado. La jurisdiccin del GOBIERNO REGIONAL comprende el

Departamento de Lambayeque, cuya sede administrativa se ubica en la ciudad de Chiclayo. Estructura Orgnica Cada rgano tiene funciones, las cuales se encuentran descritas en el MOF. La Estructura Orgnica y el Reglamento de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional de Lambayeque fue aprobado por el Consejo Regional mediante la Ordenanza Regional N002-2003-GR.LAMB, siendo posteriormente modificadas con las Ordenanzas Regionales N011, 021 y 024-2003 y 024-2004-GR.LAMB, respectivamente; establecindose de la siguiente manera: A. rganos de Gobierno a.1 Consejo Regional a.2 Presidencia B. rganos de Control y Defensa Judicial b.1 Oficina Regional de Control Institucional. b.2 Procuradura Pblica Regional. C. rganos Consultivos y de Coordinacin c.1 Consejo de Coordinacin Regional. c.2 Directorio de Gerencias Regionales.

D. rgano de Direccin d.1 Gerencia General Regional E. rganos de Apoyo y Asesora e.1 Oficina Regional de Administracin. e.2 Oficina Regional de Asesora Jurdica. F. rganos de Lnea f.1 Gerencia Regional de Desarrollo Econmico. f.2 Gerencia Regional de Desarrollo Social. f.3 Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y condicionamiento Territorial. f.4 Gerencia Regional de Infraestructura. f.5 Gerencia Regional de Recursos Naturales y Gestin del Medio Ambiente

ORGANIGRAMA ANALITICO DEL GOBIERNO REGIONAL LAMBAYEQUE

Competencia Tecnolgica Programas informticos: a) Sistema de Administracin Financiera del Sector Pblico SIAF SP. El Gobierno Regional Lambayeque cuenta con el Sistema de Administracin Financiera del Sector Pblico SIAF SP. Este sistema tiene por finalidad centralizar la informacin que genera los sistemas de presupuesto, tesorera y contabilidad en el mdulo administrativo y contable. A partir de enero de 1999 el SIAF-SP se ha constituido en un sistema oficial de registro de las operaciones de ingresos y gastos de las Unidades Ejecutoras. Mediante este sistema se ha mejorado la gestin financiera del Tesoro Pblico, permitiendo tener una base de datos con informacin oportuna y confiable. El registro a nivel de las Unidades Ejecutoras esta organizado en 2 partes: Registro Administrativo: dentro de esta tenemos la fases de compromiso, devengado, girado y pagado Registro Contable: contabilizacin de las fases as como las notas contables.

b) SIGA Sistema Integrado de Gestin Administrativa

El Gobierno Regional adems del SIAF-SP, y con el apoyo de la Sub Gerencia de Racionalizacin e Informtica del Gobierno Regional Lambayeque soporte ha elaborado en el la Sistema gestin Integrado de y Gestin ofrecer Administrativa SIGA, la finalidad de esta aplicacin Web es brindar automatizado administrativa transparencia en la Administracin Pblica del Gobierno Regional Lambayeque. Brinda un gil desempeo administrativo, optimizando las tareas y ofreciendo informacin a la ciudadana en general. Como sistemas de informacin complementaria a travs de los sub sistemas de contabilidad, control presupuestal, tesorera, Abastecimientos y personal. Sub. Sistema: LOGISTICA Y ALMACEN

c) (SISGEDO), El Sistema de Gestin Documentara : Este ltimo es utilizado para recepcionar y tramitar documentos a quien corresponda tambin permite la bsqueda de documentos y visualizar el estado en que se encuentra (en proceso, archivo, etc.).

rgano: rea de Abastecimiento Oficina de Almacn.

GERENCIA GENERAL REGIONAL

OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION

OFICICINA DE DESARROLLO HUMANO

OFICINA DE DESARROLLO ECONOMICO

OFICINA DE FINANZAS

OFICINA DE CONTABILIDAD

OFICINA DE ABASTECIMEINTO

AREA DE ADQUISICIONES

REA DE ALMACN

OFICINA DE ABASTECIMIENTO Es la encargada de todas las adquisiciones del Gobierno Regional y de las Direcciones Regionales correspondientes a obras por ejecutar, proyectos de inversin, programas de cofinanciamiento, entre otros, basndose en los procedimientos de compras estatales de acuerdo a ley.

El rgano de Abastecimientos depende orgnica y jerrquicamente de la Direccin, su jefe ejerce autoridad y tiene responsabilidad en todas las actividades relacionadas a la adquisicin de bienes y/o servicios en aplicacin de la Ley N 26850 y su Reglamento, a continuacin detallo como sigue:

a) Dirigir, coordinar y controlar el Abastecimiento de Bienes y Servicios en la Sede del Gobierno Regional. b) Supervisar la labor del personal que labora en la Oficina de Abastecimiento. c) Ejecutar y controlar la programacin, adquisicin, as como su almacenamiento y distribucin. c) Brindar servicio de mantenimiento a las instalaciones y equipos, de igual manera limpieza y otros servicios de mantenimiento.

d) Informar

permanentemente

la

Oficina

Regional

de

Administracin de las acciones que realiza y de la ejecucin y situacin de los procesos tcnicos del Sistema. f) Cumplir las disposiciones relativas a la integridad y valores ticos que contribuyan al desempeo eficaz, eficiente y diligente de las funciones asignadas. g) Otras que se le asigne y corresponda.

1- ACTIVIDADES DE LA OFICINA DE ALMACN Recepcin de acuerdo a los documentos (ordenes de compra, guas de remisin, NEAS (Notas De Entradas Al Almacn), etc.) los productos o bienes adquiridos por la entidad, verificando las caractersticas fsicas consignadas en los documentos de gestin administrativa. Clasificar, de acuerdo a su naturaleza los bienes recibidos a conformidad, de los proveedores, ubicndolos dentro de los ambientes fsicos del almacn. Registrar cuantitativamente los bienes recibidos en stock, evitando su perdida o sustraccin. Conservar convenientemente los bienes en stock, para luego distribuirlos a las dependencias solicitantes, con destino a los usuarios finales, en las mismas condiciones y caractersticas fsicas en las que fueron recibidos. Entregar a las dependencias solicitantes, de acuerdo a su real

necesidad, periodo y cantidad, a travs del trabajador autorizado, previa firma de la respectiva PECOSA. Registrar y controlar cuantitativamente cada uno de los bienes ingresados con documentos al almacn, actualizando la informacin que figura en la respectiva tarjeta de control visible. Elaborar y remitir a la oficina de Contabilidad informacin mensual de los documentos fuentes (rdenes de Compra, PECOSAS y NEAS) que han motivado una entrada o salida de bienes del almacn. Mantener actualizado el registro del SIGA que permita conocer el stock actualizado de bienes. Controlar y registrar los sobrantes de materiales de obra, el documento fuente que se utiliza es una NEA. Informar oportunamente a la oficina de Abastecimiento sobre el Stock de los bienes del almacn. Cumplir las disposiciones relativas a la integridad y valores ticos que contribuyan al desempeo eficaz, eficiente y diligente de las funciones asignadas.

2- PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

1. Recepcin: Se efecta teniendo a la vista la orden de compra. Verificacin y control de la calidad: Consiste en retirar los bienes de los embalajes para constatar que los bienes recibidos sean iguales a los que se consigna en las

ordenes de compra. Cuando se trata de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidas a pruebas de conformidad, , las pruebas se pueden encargar a especialistas de la misma entidad altamente profesionales Ejemplos: Recepcin de equipos de computo se solicitara el apoyo de profesionales del rea de informtica Recepcin de repuestos de vehculos se solicitara el apoyo del rea de servicio mecnico para verificar su conformidad. 2. Internamiento: Consiste en retirar los bienes en los lugares que previamente se asignado por la clasificacin de productos, se realizara para que su localizacin sea rpida y oportuna. 3. Registro y control: Ubicados los bienes en su respectiva zona de almacenaje se proceder a registrar su ingreso en la tarjeta de control visible anotando su respectiva orden de compra o gua de remisin. 4. Registro en el sistema integrado de gestin administrativa :

La finalidad de esta aplicacin Web es brindar soporte automatizado en la gestin administrativa y ofrecer transparencia en la Administracin Pblica del Gobierno Regional Lambayeque. Como beneficio principal, debe brindar un gil desempeo administrativo, optimizando las tareas y ofreciendo informacin a la ciudadana en general.

3- SISTEMA UTILIZADO EN EL AREA DE ALMACEN: SIGA (SISTEMA INTEGRADO GENERAL DE ALMACEN )

MOVIMIENTOS Ordenes de Compra. Elaborado por rea de Compras Adquisiciones Ordenes de Servicio. Elaborado por rea de Servicios Auxiliares Entradas al Almacn desde Orden de Compra . Elaborado por rea de Almacn. Ingreso de mercadera al stock de Almacn mediante el giro de una rden de compra, teniendo en cuenta que el importe del sistema este acorde con la orden de compra fsica. Debemos identificar:

Fuente de Financiamiento Partida

Notas de entrada al Almacn . Elaborado por rea de Almacn. Sobrantes de Obras, donaciones.

PECOSA. Elaborado por rea de Almacn. Cada vez que sale mercadera de Almacn Saldo de Existencias. Ingreso de rdenes de compra de aos anteriores Custodia : Se debe conservar las mismas caractersticas fsicas y numricas en que fueron recibidas , se debe proteger los viernes , el local y el personal.

Proceso de distribucin: Proceso tcnico orientado a la directa satisfaccin de necesidades a usuarios internos y externos. Inventario de almacn: Consiste en constatar la existencia real de los bienes almacenados, su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad. Ordenar el almacn. Determinar los sobrantes y faltante

4- LIMITACIONES. Trabajo realizado con escasos recursos, necesarios para

desempear un trabajo productivo. Su sistema de informacin posee problemas la cual eso hace que atrase la jornada laboral. (SIAF, SIGA). No todo el personal cuenta con un equipo de cmputo para que pueda realizar las tareas que se les encomienda, as como la falta de mobiliario. Trabajo limitado en lo relacionado a las funciones desempeadas

5-

CAUSAS

CONSECUENCIAS

DE

LA

PROBLEMTICA

ENCONTRADA.

Causas rea

Problema tienen de funciones.

Consecuencias Confusin para realizar una funcin especfica. Conlleva a la duplicidad o caso contrario a no realizar dicha funcin.

Los trabajadores del Descoordinacin conocimiento parcial de las funciones que le compete a cada puesto. los salida entregados

pedidos Disconformidad de La oficina de almacn de los usuarios para la son firma respectiva del al documento llegan no logra mensualmente recopilar pedidos de todos , los no la a las y comprobantes

comprobantes

usuario a destiempo (PECOSA), puesto (15 hasta 45 das) que materiales, para que el responsable proceda a firmarlo. de haber recibido los inoportunamente.

salida

entregando oportunamente informacin respectivas oficinas(contabilidad patrimonio)

El sistema (SIGA), Entrega de pedido El personal del rea se solo tiene clave de comprobante la coordinadora se siente imposibilitada al no realizar el respectivo documento usuarios de y las disconformidad de los diferentes oficinas. acceso una persona, salida a destiempo general de almacn.

 El personal del rea La informacin del La no las control stock tarjetas visible de rebaja programa respecto en al stock de de materiales, no es del igual a la cantidad la fsica. presentada fallos oportunamente

informacin es en las

inadecuada presentado operaciones realizadas.

mercadera.

 Causas

Problema proveedores de de

Consecuencias

No existe el personal adecuado para la Los previa verificacin y recepcin de los materiales de cmputo. equipo

La coordinadora ti informtica) para

cmputo

otras reas (oficin

esperan mucho tiempo para que el personal del rea recepcione y verifique el material.

verificacin y conf

de computo , conta

ocasiones la falta d

Falta

de

inters

por

los

mismos En cuanto equipos para el manejo y manipuleo de los bienes que ingresan al almacn no son los ms apropiados.

Demora y inexacti o recepcionados.

trabajadores por proveerse de equipos (escalera, alicates, balanzas etc.)

cantidades de los m

Los documentos que llegan a la Desorden oficina no son correctamente.

de

los

El personal no u documentos

almacenados documentos del rea.

pa

ocasionando perdid Los bienes que necesarios bienes. Los bienes para

correcto funcionam Los solicitantes de los bienes La rotacin de los bienes recepcionados por el almacn no es lenta. retiran los bienes en el momento oportuno.

so

dependencias difer estos stock. Causas Problema Desinters por las autoridades en Infraestructura cuanto a las caractersticas y almacenes espacios que deben reunir un adecuada. almacn. Falta de comunicacin con altos no Consecuencias de es los la sean

solicitaron inicialm

rep

confusiones y desc

Las funciones no s

ni eficientemente p Inadecuada oficinas.

disp

6- CONCLUSIONES La Oficina de Almacn tiene por finalidad asegurar que los bienes materiales, cualquiera sea su naturaleza, valor econmico, etc. Adquiridos por las unidades ejecutoras de la entidad publica (Gob. Regional Lambayeque), sean adecuadas, conveniente y oportunamente recibidos, verificados, clasificados, registrados, controlados, conservarlos y entregarlos en las mismas condiciones en las que fueron recibidas de los proveedores y conforme a los documentos fuentes (O/CGua de Internamiento) a las dependencias solicitantes, pero desafortunadamente en la realidad del gobierno de Lambayeque no sucede lo mismo. La coordinacin y comunicacin del Almacn con muchas veces se tergiversan informacin. En cuanto a los cargos y clasificar, establecido ordenadamente formalmente, las funciones del almacn los bienes) debe estar por la entidad debe ser lo ms clara y constante posible, pues

generales de un almacn (recibir, registrar, controlar, acciones respaldadas

manuales de procedimientos y otros documentos para llevar a cabo dichas funciones en forma mas eficiente y efectiva. El diseo, infraestructura y distribucin del rea de un almacn debe responder o estar sustentada por criterios tcnicos (como por ejemplo: volumen, naturaleza, de los bienes, transporte, ambiente, etc.). En cuanto al mobiliario, equipos de manipuleo y el conocimiento de operador de los bienes que se encuentran

en un almacn cobra importancia ya que permite reducir perdidas por deterioro y robos, disminucin de accidentes, etc. El control de las existencias es una funcin de vital importancia que debe ser llevado cuidadosamente ya que no puede sobrar ni faltar bienes, pues perjudicara en la consecucin de las metas y objetivos institucionales. La Oficina de Almacn permite al sector pblico (estatal) planear y programar los ingresos y salidas de los bienes, de tal modo que los requerimientos de las diferentes respectivas especificaciones, sin dependencias y entidades embargo hay diversos relacionadas al gobierno sean proporcionados de acuerdo a las contratiempos que dificultan el abastecimiento en forma oportuna a las respectivas dependencias de la sede regional 7- RECOMENDACIONES Soluciones emergentes propuestas El personal del rea tiene el deber y derecho de que se por bien establecidos sus funciones, para el buen cumplimiento de las mismas, coordinado por el jefe de la oficina de abastecimiento. El jefe de abastecimiento tiene la obligacin de brindar todos los equipos necesarios que se requiere en un almacn; para que los materiales estn resguardado en optimas condiciones, ya que no existe suficientes stand, ocasionando una mala ubicacin de los mismos. La coordinadora del almacn junto con el personal de trabajo

debe tener constantes reuniones para que todos estn bien informados del seguimiento de cada orden de compra y de los diferentes movimientos del almacn: salidas, entradas y control de tarjetas visibles del stock del almacn. La oficina de abastecimiento tiene que realizar constantes reuniones a todo el equipo de trabajo tanto en adquisiciones y almacn para que haya una buena coordinacin, buen desempeo y compromiso de los mismos. El sistema utilizado (SIGA)debe ser utilizado no solo por una persona , se debe asignar a otra para que exista un adecuado funcionamiento habiendo una entrega oportuna de los documentos(PECOSA) Las oficinas de contabilidad, patrimonio, finanzas,

abastecimiento con el rea de almacn deben manejar los mismos datos arrojados de las distintas operaciones, para que exista un buen entendimiento y coordinacin ya que en repetidas ocasiones, ya que estas reas no manejan los mismos datos, por la que la entidad publica debe realizar constantes auditorias.

Solucin optima propuesta o propuesta de mejoramiento a) La coordinacin y comunicacin del Almacn con la entidad debe ser lo ms clara y constante posible, pues muchas veces se tergiversan informacin para ello: El personal del almacn y la oficina de abastecimiento tienen

que estar comprometidos con su labor realizada, esto se lograra con reuniones constantes para aclarar el panorama de de las actividades realizadas, si se esta llevando de manera optima dichas actividades y como podran mejorarlo. La oficina de abastecimiento debe coordinar oportunamente los movimientos del almacn y adquisiciones como (Ejecutar y supervisar la programacin, adquisicin y registro de bienes, as como su almacenamiento y distribucin), con las oficinas de contabilidad, patrimonio, finanzas. Las oficinas de contabilidad y patrimonio debe actualizar

oportunamente la informacin obtenida, para ello tienen que corregir los montos derivados de los bienes y de sus diferentes operaciones; contando con datos que provienen de la oficina de abastecimiento que debe de brindar la informacin necesaria y oportuna para poder realizarlo.

Ventajas al aplicar la solucin ptima propuesta Al existir una adecuada coordinacin y comunicacin en las diferentes oficinas de la entidad; el personal se sentir comprometido con sus labores para el buen desempeo en el rea como tambin en el desarrollo profesional. Esta solucin permite que todas las oficinas manejen

informacin necesaria para su declaracin y transparencia de informes.

Desventajas al aplicar la solucin ptima propuesta

 Falta de predisposicin del personal , pudindose hallar personas que no tengan tica profesional que vienen laborando inadecuadamente , esto implicara un mayor esfuerzo en realizar correctamente lo expuesto.