3 nuevos consejos para dominar Excel

mayo 2013

Imagine que es un gerente de ventas de una gran cadena de venta minorista en Europa. De pronto, su colega de finanzas se enferma mientras preparaba el informe de ventas mensual. Su jefe necesita los nmeros en el escritorio maana a primera hora y su colega le dej una maraa de datos para ordenar. Parece que no podr ir a cenar con sus amigos esta noche. Pero quizs pueda. Por suerte, record algunos consejos para Microsoft Excel que pueden ayudarlo a terminar el trabajo en un santiamn. Siguiendo un par de consejos para organizar hasta la hoja de clculo ms catica, puede ordenar esto ms fcil de lo que esperaba. Vea cmo hacer: Consejo 1: Texto en columnas Supongamos que desea crear una lista de las tiendas de la empresa, con la ubicacin y los ingresos diarios. Primero, importe los datos desde su software de control, que pueden lucir as:

Uy, qu desastre; pero no entre en pnico. No hace falta ir lnea por lnea y separar los datos en columnas diferentes. Los muchachos inteligentes de Microsoft se encargaron de eso e incluyeron en Excel una herramienta para hacerlo en pocos pasos. Paso 1. Seleccione la columna con los datos. Paso 2. Vaya a la cinta "Datos" y haga clic en "Texto en columnas". Paso 3. Haga clic en "Delimitados" y luego en "Siguiente".

Paso 4. Elija la marca de final de las columnas (en nuestro ejemplo, una coma, entonces haga clic en "Coma") y luego en "Finalizar".

El resultado es una tabla ordenada lista para seguir editando:

Consejo 2: Pegado especial: "Transponer" Ahora es momento de hacer que la tabla sea ms fcil de leer para su jefe. En artculos anteriores, describimos las posibilidades mgicas que brinda la funcin "Pegado especial", pero eso era slo el comienzo. Un consejo adicional para ayudarlo en este caso es usar la funcin "Transponer", que ahorra mucho tiempo y nervios a cualquiera que deba convertir columnas en filas o viceversa. Supongamos que sigue trabajando con los mismos datos. Pero ahora necesita la ubicacin de las tiendas en columnas y los ingresos diarios en filas. Vea cmo hacer: Paso 1. Primero, seleccione las celdas que desee convertir (en este ejemplo, elija las tres columnas con los datos) y cpielas (Ctrl+C). Paso 2. Seleccione la celda donde desee llevar los datos y presione el botn derecho del mouse. Paso 3. Elija la funcin "Pegado especial" en la lista que aparece. Paso 4. Haga clic en "Transponer" y luego en "Aceptar".

ste es el resultado: una hoja ordenada que permite al jefe ver las tiendas de izquierda a derecho y bajar para ver los ingresos.

Consejo 3: Orden personalizado Ya casi termina y el reloj sigue corriendo. Pero su jefe necesita los datos en un formato muy especfico. Le pidi que organice los ingresos con las tres tiendas ms establecidas ubicadas primero. Esto significa que necesita presentar la tienda principal primero, luego las dos tiendas alemanas y luego todo el resto en orden alfabtico. Lamentablemente, no podr usar la funcin "ordenar" estndar porque los datos estn en columnas (no en filas) y su jefe no los quiere en ningn orden estndar. Parece que la nica opcin es hacerlo a mano... pero no se apresure! Existen ms opciones en la funcin ordenar que pueden ahorrarle tiempo, en especial si debe volver a usar este ordenamiento personalizado en varias tablas. Paso 1. Seleccione los datos (sin la fila de encabezados) que desee ordenar. Paso 2. Vaya a la cinta "Datos" y haga clic en la funcin "Ordenar". Paso 3. Haga clic en "Opciones" y luego seleccione "Ordenar de izquierda a derecha" y "Aceptar".

Paso 4. Elija la fila desde donde desea ordenar los datos. Paso 5. En la lista desplegable "Criterio de ordenacin", elija "Orden personalizado".

Paso 6. Introduzca el nuevo orden que desee usar. Recuerde separar cada valor nuevo con una coma. En nuestro ejemplo, se ver as:

Paso 7. Haga clic en "Aceptar". El resultado ser el siguiente. Como puede apreciar, la tienda principal aparece primera, seguida de Munich y Frankfurt, y luego el resto.

Excelente. La hoja de clculo qued como necesitaba y ahora puede ir a comer con sus amigos. Su jefe le agradece cuando se va, pero usted sabe que todo fue gracias a Excel.