Aspectos generales en el uso de presentaciones.

Marcelo A. Jaime Daz 12/03/2013

Las presentaciones visuales son herramientas para facilitar la entrega de informacin combinando imgenes, textos y a veces sonido en un nico soporte ya sea fijo (ejemplo papelgrafos) o animados (diapositivas o presentaciones .ppt) Nos centraremos en el uso de presentaciones animadas, principalmente en las presentaciones .ppt. En la situacin comunicativa habitual de uso de la presentacin visual esta va acompaada de un orador por lo que incluir sonidos puede ser un arma de doble filo, si no se evala y planifica su uso este recurso puede convertirse en ruido, los que perturbarn la atencin de la audiencia. El uso de sonidos en presentaciones visuales tan slo estara indicado cuando el sonido constituya en s mismo un elemento didctico que apoye el discurso oral y sirva de complemento a la informacin verbal-escrita existentes en las sucesivas pantallas, o cuando queramos llamar la atencin del alumno, es por esto que el uso del sonido con esta funcin se realizar puntualmente, evitando el uso reiterado de este tipo de recurso. Si nos referimos al texto, no slo es significativo atender a los aspectos lingsticos o el contenido verbal. Sino igualmente importante sern los aspectos de diseo (tipografa, interlineado, tamao de letra, etc) En cuanto a la imagen, sea del tipo que sea (ilustraciones, esquemas y grficos, tablas, etc) es incuestionable su poder de comunicacin y de persuasin, as toma suma importancia qu imagen colocaremos. Ambos elementos han de contribuir de forma efectiva a transmitir la informacin, y con ellos podremos utilizar el mecanismo de la redundancia. Las presentaciones visuales sern diseadas con distintos fines, aunque su sentido ha de aparecer unido a la eficacia didctica (aprendizaje, comprensin, retencin, etc) Adems van a ayudarnos a que la audiencia preste atencin y mantenga su inters sirviendo como elemento motivador. La percepcin es una actividad inteligente y de carcter selectivo y personalizado, pues ante una misma informacin no todos realizamos de igual forma la seleccin de lo que nos interesa. Pero igualmente se reconoce que de forma generalizada los mensajes visuales tienen un gran poder de atraccin de la mirada y de seduccin. Son estmulos que reclaman nuestra atencin y contribuyen de forma efectiva a mantenerla, lo que ayudar a que escuchen y procesen tambin el discurso oral. Para poder lograr una presentacin exitosa debemos tener presente la audiencia a la cual nos dirigiremos, por lo que resulta necesario conocerla. As pues, hemos de saber para quin diseamos, el nivel de conocimientos previos que poseen del tema a tratar, su grado de especializacin, sus intereses, etc

Tambin se debe tener en cuenta el tipo de contenidos a presentar, pues la naturaleza de los contenidos determinar las posibilidades de diseo de un recurso visual. Un contenido muy conceptual puede ser difcil de organizar en una presentacin visual que otro contenido menos abstracto y que facilite la utilizacin de elementos multimedia. En relacin con el contenido adems hay que planificar con precisin la secuencia de la informacin y los elementos a utilizar en la presentacin. Del mismo modo que es importante conocer la audiencia, es importante reconocernos, es decir, efectuar un pequeo autoanlisis y afrontar el diseo de presentaciones desde su propio conocimiento. Si diseamos para otros, debemos garantizar al mximo la eficacia de la presentacin y que sta responda a los criterios bsicos de lo que nos han encargado. Si por el contrario, diseamos nuestras presentaciones, debemos ajustarnos a nuestras posibilidades y no olvidar que la esttica siempre debe estar al servicio de la funcionalidad, por lo que evitaremos hacer uso de las funciones y aplicaciones que, en un uso posterior el recurso, puedan causarnos problemas y situaciones comprometidas de las que no podamos salir. El contexto de la formacin es tambin un elemento significativo, es decir, las condiciones del espacio fsico en el cual se realizar la presentacin visual: espacios, iluminacin, tamao de la pantalla donde proyectaremos, amplitud de la sala, ubicacin de los receptores, calidad acstica. Recordemos que la finalidad de la presentacin es ser un apoyo a nuestra exposicin, por lo que no vamos a hacer exhibiciones de lo que un programa informtico puede dar en s, ni de nuestra calidad como fotgrafos, ni de todo lo que somos capaces de hacer con un proyector. En cualquier caso no debemos dejar que nunca que nuestras decisiones sean fruto del azar, sino que han de ser consciencia del conocimiento sobre los principios del diseo de materiales formativos y han de garantizar al mximo la eficacia en los resultado. Si bien la presentacin en s, es un recurso no-pensante, es decir que una vez diseada en el medio que sea (esttica o animada) esta no cambiar, no se equivocar ya que no tiene vida, es por esto que una vez concluida el diseo de la presentacin y sumamente importante que planifiquemos o revisemos como ser nuestra presentacin, ya que el grado de xito depende exclusivamente de nosotros mismo. Respecto a nuestro actuar consideremos lo siguiente: *Comenzar con algo motivador que capte la atencin de la audiencia.

*Preparar una presentacin con un diseo flexible, que incluso de margen a los asistentes de participar y elegir. *Utilizar no slo textos, sino elementos visuales que adems de contribuir a la presentacin de informacin resulten estticos y motivadores. *Para definiciones y conceptos precisos, recurrir a textos breves y significativos. *El mensaje ha de tener una finalidad clara, ha de estar bien estructurado y cada pantalla debe contener una nica idea. *Utilizar con precaucin los elementos estticos y el movimiento. *Organizar la estructura de las pantallas teniendo en cuenta el sentido habitual del barrido ocular: en nuestra cultura se lee de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo *La organizacin en pantalla de la informacin ha de primar la sencillez: es preferible utilizar imgenes independientes para ofrecer informacin que pretendemos; adems considerar que mucha letra traer problemas para leer y la clase se convertir en una toma de apuntes, y por consiguiente, dependiendo del pblico, perderemos su atencin. *La entrega de un esquema impreso de forma complementaria puede ser til para evitar una excesiva concentracin en tomar apuntes, pero ser conveniente que no se incluya toda la informacin en la pantalla para que la audiencia tenga que tomar apuntes, ya que esto contribuye al mantenimiento de la atencin. *Utilizar trminos claros y concisos, expuestos preferentemente de forma esquemtica para evitar que la clase se convierta en una copia de apuntes. Como regla general, hay que procurar no abusar del movimiento si no resulta necesario. El movimiento tiene que contribuir a la transmisin efectiva de la informacin. Anteriormente hablamos de diseo flexible, a considerar: *Mantener una unidad de formato de animaciones. *Insertar animaciones adecuadas al barrido ocular que realizan los lectores. *Evitar animaciones demasiado artificiosas (girar, persianas, efectos aleatorios) que dificulten la efectiva transmisin de informacin.

*Animar slo los elementos estrictamente necesarios: omitir la animacin en epgrafes, ttulos o textos repetidos, imgenes que tan slo sirva de refuerzo visual. *Decidir si la animacin ser automtica o manual. Las animaciones automticas se recomiendan para pantallas con muy poco texto *Tener en cuenta la velocidad de los elementos de la animacin en relacin con el dominio de la lecto-escritura de los receptores y el mensaje que se pretende transmitir. *Organizar los elementos de la animacin, agrupando elementos visuales y/o textuales si fuese necesario, y ofreciendo una secuencia lgica en los elementos incluidos. *En pantallas con una estructura esquemtica, animar el texto por prrafos de nivel, de tal manera, que vaya apareciendo textos por prrafos y no como objetos. *Utilizar slo animaciones con sonido cuando ste contribuya a la efectividad en la transmisin de informacin. Para muchos hablar en pblico nos es muy difcil, pero exponer es mucho peor, ya que no se trata slo de decir algo, sino que, se trata de comu nicar algo y que ese algo sea recibido, es por eso que a la hora de planificar su exposicin, luego de tener la informacin necesaria, y los recursos es importantes planificar cmo se parar frente a su audiencia, considere los siguientes consejos: 1: Conozca a su pblico (lo volvemos a decir) Es muy importante conocer al pblico al cual se dirige, si usted no es la primera persona en exponer tmese un tiempo y observe al pblico: son inquietos, hostiles, receptivos o estn cansados. Si es la primera persona tambin obtenga informacin del pblico con das de anticipacin en estos casos es posible reorganizar la presentacin para atraer mejor al pblico. 2: Utilice un poco de humor El humor es una herramienta muy importante en toda presentacin, provocar sonrisas al inicio asegurara que se gane al pblico adems alivia la tensin colectiva en la sala casi de inmediato si vienen de una charla extensa y aburrida por otro lado tambin facilita la transicin a la mayor parte del contenido. 3: Sea apasionado y enrgico

Para entender mejor este tema simplemente observe hablar a una persona que lo cautiva al hablar, que transmite esa energa a todo su pblico y lo atrae a seguir escuchando su discurso. Es muy probable que esa persona levante la voz cuando la charla lo necesite, sea efusiva, levante las manos al aire cuando toque un tema especial, ese tipo de energa es totalmente beneficiosa y el pblico apreciar el esfuerzo. 4: Ensayar Una y otra vez, de esta manera conocers todos los detalles de tu charla, todas las diapositivas y el orden en que aparecen. Practica delante de un espejo o incluso con vdeo, es decir grabaciones de ti mismo. Esta es la mejor manera de encontrar los posibles errores, incoherencias y tambin te da la oportunidad de eliminar algn comportamiento errneo. Pero lo ms importante te sentirs a gusto con el contenido por lo que no necesitaras notas o instrucciones para continuar tu charla pero debes estar bien informado. 5: No repita lo que est escrito en las diapositivas Es decepcionante cuando un orador expresa textualmente lo que est escrito en cada diapositiva. Brinde a su pblico un poco de crdito ellos son muy buenos lectores por lo que no es necesario ayudarlos. Su trabajo es dar contexto y detalles a la lnea (o dos como mximo) en una diapositiva. O viceversa, tambin se puede utilizar diapositivas para explicar algo que se menciona durante la conferencia. 6: No sobrecargue las diapositivas (lo volvemos a decir) En relacin al punto anterior, nada es menos atractiva que una diapositiva con 15 lneas de texto y un grfico. Es confuso, desordenado, difcil de entender y sirve de poca ayuda a la presentacin. Claro que con menos texto las diapositivas incrementaran su nmero pero ser mejor para la audiencia y permitir que la narracin sea clara y concisa. 7: Disminuya la velocidad al hablar En ocasiones los nervios nos obligan a hablar muy rpido y acabar el contenido del tema mucho antes de lo planificado. Es mucho mejor para el pblico realizar un discurso pausado y con ritmo natural ya que permitir ser asimilado mejor. Hable con naturalidad y utilice pausas cuando quiera resaltar algn punto. 8: No leer un guion

La lectura palabra por palabra de una secuencia de comandos preparados es la manera ms rpida de poner a dormir al pblico. Es completamente normal llevar algunas notas y darles un vistazo de vez en cuando, pero solo es un servicio auxiliar que no requiere ser memorizado. 9: Hacer contacto con los ojos y buena postura. Esto puede parecer obvio pero si nos dedicamos a cuidar nuestra postura, pasos, palabras terminamos por descuidar al pblico. Si usted no hace contacto visual con la gente que est hablando parecer que ests hablando solo.

10: Moverse Pararse detrs del podio cundo se habla simula, ms una predicacin desde el plpito que una conferencia. El podio representa una barrera fsica entre usted y el pblico por lo que es mucho ms difcil contactar con ellos psicolgicamente. As que siempre que sea posible trate de salir de ese podio al escenario, moverse, gesticular y conectarse realmente con el pblico.

Referencias: http://psicologiayempresa.com/10-consejos-para-realizar-una-presentacion-oexposicion.html (Blog) http://ocw.um.es/gat/contenidos/mpazherramientas/documentos/ppt.pdf (Isabel M. Solano Fernndez, Universidad de Murcia)