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Leccin 1 Historia
Los principales hitos en la historia de SAP como compaa de software son: 1972. Fundacin. Cinco antiguos empleados de IBM fundan la compaa SAP en Alemania con el objetivo de desarrollar un software para la gestin en tiempo real de los procesos de negocio. 1973. SAP R1. Se libera el primer producto SAP, conocido como R1, que cubre principalmente la funcionalidad del rea de la contabilidad. 1977. La confirmacin. La compaa mueve su sede a su localizacin actual en Waldorf. Consiguen implantar su software en compaas no alemanas, se inicia la internacionalizacin del producto. 1979. SAP R/2. Sigue el desarrollo y mejora del software. Gracias a un intenso trabajo con bases de datos IBM y en el control de dilogo, aparece una nueva versin, el SAP R/2 que se basa en la arquitectura mainframe. 1984. La evolucin. El crecimiento y xito de la compaa contina. SAP R/2 es continuamente ampliado con nueva funcionalidad de negocio (mdulos). 1987. Nueva rea de consultoria. El crecimiento del producto sigue, lo empiezan a usar compaas de tamao medio, esto permite abrir una nueva rea de negocio basada en la consultora de soporte a sus clientes. Se empieza a desarrollar el SAP R/3. 1990. La expansin. Se da un nuevo empuje a la internacionalizacin del producto con nuevas subsidiarias en Austria, Suecia, Dinamarca, Italia y Estados Unidos. Los crecientes ingresos son reinvertidos en la continua ampliacin de SAP R/2 y en desarrollar el nuevo SAP/R3. 1991. SAP R/3. Se presenta el nuevo producto SAP R/3. Se trata de una evolucin de SAP R/2 a la arquitectura cliente/servidor, unificando las interfases grficas, utilizando bases de datos relacionadas de forma integrada y permitiendo su ejecucin en computadores de distintos proveedores (no solo IBM). 1992. El despegue de R/3. Tras la exitosa instalacin de R/3 en algunas compaas se procede a la comercializacin de SAP R/3, esto implica un rpido crecimiento. Aparecen compaas independientes que dan soporte de consultora en la instalacin de SAP R/3. 1999. mySAP.com. Se inicia la estrategia mySAP.com que significa una revisin de la estrategia y rango de productos integrando el software existente de ERP (SAP R/3) con las nuevas tecnologas Web y el e-commerce. 2000. Lder mundial. SAP se convierte en el lder mundial de software de gestin. Con ms de 10 millones de usuarios, 36.000 instalaciones y 1.000 partners, SAP se convierte en la tercera compaa de desarrollo de software del mundo. 2003. mySAP ERP. Se sustituye la estrategia mySAP.com por el concepto mySAP Bussiness Suite. Se introduce una nueva solucin ERP, mySAP ERP. 2004. La evolucin contina. Se entrega la primera versin de SAP Netweaver, la nueva base y plataforma de integracin en la que en un futuro se basarn todos los productos SAP.
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Evolucin en clientes, empleados y beneficios.

SAP en la actualidad Software estndar vs. Software a medida. Tras la continua introduccin y evolucin de los sistemas de gestin empresarial durante 30 aos, la situacin a principios de los 90 es la siguiente: Los diferentes departamentos de gestin de la organizacin usan distintas aplicaciones informticas desarrolladas a medida, la integracin entre stas es compleja y consume muchos recursos (interfases, control de errores, retraso en la comunicacin de datos,....). Una situacin como sta obligaba a los departamentos de TI a incurrir en grandes costes de mantenimiento, evolucin y operacin. Los sistemas estndares de gestin de negocio (como SAP R/3) son sistemas que se desarrollan para dar respuesta a esta problemtica. SAP R/3 como lder de los productos ERP ofrece las siguientes caractersticas y ventajas a las organizaciones que lo usan: Exhaustivo: El sistema R/3 engloba la prctica totalidad de los procesos de gestin de la empresa. Integrado: Las funcionalidades de las distintas reas de negocio estn integradas en tiempo real en un mismo sistema y base de datos. Se reducen as los costes de interfase y el retraso en el flujo de la informacin entre reas. Abierto: Se puede implantar bajo distintos sistemas operativos y bases de datos. Actualizado: Dos de los grandes problemas de los ltimos aos como han sido el efecto 2000 y el Euro, al usar SAP no existan ya que es responsabilidad del proveedor el mantenimiento y la evolucin del producto. Adicionalmente, SAP garantiza una constante actualizacin del software para incorporar las ltimas
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estrategias y tendencias de las TI (EDI, Data Warehouse, java, Midleware, XML, comerci electrnico....). Software Enterprise Resource Planning puesto al da. Con el software ERP, SAP se ha convertido en un estndar mundial, inicialmente con la versin host SAP R/2, posteriormente con la versin cliente/servidor SAP R/3. Con el desarrollo de la plataforma SAP R/3 (el SAP basis) se ha seguido evolucionando primero con SAP R/3 Enterprise y en estos momentos con la implantacin de SAP Netweaver como plataforma comn para la solucin ERP y el resto de soluciones de SAP.

Evolucin del ERP SAP (de SAP R/3 hacia MySAP ERP)

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Leccin 2 Lenguaje ABAP

El ABAP Workbench es un entorno integrado de desarrollo de aplicaciones. Entre otras funciones soporta el desarrollo, debugging y administracin de aplicaciones escritas en ABAP. Tambin permite la definicin, creacin y administracin de tablas y otros elementos de la base de datos. El lenguaje ABAP. ABAP (Advanced Business Application Programming) es un lenguaje de programacin de 4 generacin desarrollado por SAP y orientado al desarrollo de aplicaciones de gestin. La mayora de las aplicaciones de un sistema SAP estn escritas en ABAP. Un programa ABAP est formado por sentencias individuales, cada sentencia comienza con una palabra clave y finaliza con un .. En ABAP habitualmente se usan comandos de OPEN SQL para acceder a la Base de Datos. Esto consiste en un conjunto de sentencias ABAP que permiten el acceso a la base de datos central del sistema SAP, independientemente de la marca o caractersticas tcnicas de la base de datos, esto es, las aplicaciones desarrolladas con ABAP son independientes de la base de datos usada en la instalacin SAP. Algunas de las principales caractersticas del lenguaje ABAP son: Multilenguaje. Todos los elementos de texto usados en un desarrollo admiten traduccin para su uso en ms de un lenguaje. Entorno intuitivo y simple para el desarrollo de interfases grficos de usuario (pantallas, en lenguaje ABAP dynpros). Programacin orientada a objetos (ABAP objects). Independiente de plataforma (usando OPEN SQL). Acceso eficiente a estructuras de datos.

Es un lenguaje estructurado orientado a eventos. Es decir no es un clsico lenguaje de programacin con estructura lineal (TOP-DOWN), sino que la secuencia de instrucciones depende del cumplimiento de una condicin o evento. Entre las distintas aplicaciones que se pueden desarrollar con este lenguaje se encuentran: Reporting (Clsico e interactivo). Programacin de dilogo o Transacciones. (Diseo de superficies CUA y diseo de pantallas). Otras aplicaciones. (Interfaces, Batch Input, Formularios SAP Script, programas de comunicaciones...etc).

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Principales herramientas del ABAP Workbench. Como ya hemos dicho usaremos el ABAP Workbench para escribir los programas de las aplicaciones SAP. El ABAP Workbench consiste en una serie de herramientas grficas para el desarrollo de programas. A continuacin nombraremos las ms utilizadas: Editor ABAP (transaccin SE38) para escribir programas ABAP. Diccionario ABAP (transaccin SE11) para definir tablas, elementos de datos, estructuras y dems. Screen Painter (transaccin SE51) para crear interfases grficas de usuario. Function Builder (transaccin SE37) para crear y gestionar mdulos de funciones. Un mdulo de funciones encapsula cdigo ABAP utilizable en ms de un programacin ayuda de parmetros de entrada y salida. ABAP debugger la herramienta se puede lanzar junto con cualquier report o transaccin y permite seguir paso a paso la ejecucin para validar el contenido de variables y la lgica de ejecucin.

Acceso al cdigo ABAP de SAP. SAP entrega el cdigo ABAP de todos sus programas. Los desarrolladores pueden visualizar este cdigo y usarlo como ejemplo o modelo para sus propios desarrollos. Desde cualquier aplicacin SAP se puede acceder al cdigo desde la opcin de men Sistema -> Status. Con esta opcin nos aparece un pop-up con el nombre tcnico de los programas, pantallas, tablas afectadas y con doble-click podemos acceder a la herramienta Workbench correspondiente donde podremos visualizar el cdigo desarrollado por SAP.

Acceso a cdigo SAP

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Leccin 3 Versiones (3.0, 4.0, 4.5, etc.)

Como ya hemos visto en el breve resumen de la historia de SAP, el ERP de SAP ha evolucionado en el tiempo aadiendo nuevas funcionalidades y adaptndose a las nuevas arquitecturas. As, R/1 que empez cubriendo slo la contabilidad y trabajando en entorno DOS evolucion hacia SAP R/2 con la funcionalidad completa (contabilidad, logstica, recursos humanos,...) y en entorno mainframe. La siguiente evolucin fue hacia SAP R/3 en entorno cliente servidor. Cada evolucin lleva parejo un cambio de nombre y, de hecho, de producto. Dentro de cada producto se van liberando versiones sucesivas, cada nueva versin incorpora correcciones de errores detectados as como mejoras en la funcionalidad ofertada. Es importante para una empresa que decide instalar software SAP conocer qu versin esta disponible, hasta cundo lo estar y cmo se mantendr el software por parte de SAP. El Ramp-up. Ramp-up es el nombre que se da a la fase de introduccin de un nuevo producto o versin de uno existente. El software en esta fase se puede usar de manera productiva. Solo esta disponible el nuevo lanzamiento para un conjunto de clientes que estn de acuerdo con SAP en instalar y evaluar el nuevo producto/versin. SAP se compromete a dar un soporte intensivo a estos clientes. Las implementaciones que se realizan durante la fase de Ramp-up son usadas para detectar errores y aadir funcionalidades necesarias. Mantenimiento de software por parte de SAP. Cada instalacin de SAP lleva parejo un contrato de mantenimiento del software. Este contrato incluye Support Packages, lo cuales son entregados por SAP peridicamente. Los Support Packages solucionan errores detectados en la actual versin, estos Support-Packages son entregados regularmente por SAP. En la siguiente pgina Web de SAP Service Marketplace http://service.sap.com/ocsschedule podemos encontrar una lista completa de los disponibles. As, la evolucin del software SAP se realiza mediante Support Packages y con el lanzamiento de nuevas versiones, tambin en SAP Service Marketplace http://service.sap.com/releasestrategy podemos encontrar el plan de entrega de versiones de SAP.

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Estrategia de mantenimiento

Estrategia de mantenimiento para SAP R/3.

La estrategia ofrecida por SAP en todos sus productos desde 2004 se resume en el concepto 5-1-2. As, en cualquier versin SAP se compromete a dar 5 aos de soporte con el coste standard, un ao ms con un coste aadido adicional del 2% y si es necesario dos aos adicionales con un coste aadido adicional del 4%.

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SAP R/3 trata de dar respuesta a todas las necesidades de gestin de una empresa. Esta funcionalidad esta separada en mdulos o reas de negocio. Las tres principales son: Logstica, Finanzas y Recursos Humanos. Estos mdulo, dada su complejidad se dividen a su vez en submdulos.

En el sistema SAP R/3 cada mdulo y submdulo se identifica con una abreviatura de dos letras. Cada mdulo tiene sus propias tablas en la base de datos comn, elementos organizativos necesarios para definir la estructura de la empresa desde el punto de vista del mdulo correspondiente y la funcionalidad de negocio.

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Leccin 1 Estructuras organizativas de una empresa

SAP proporciona un conjunto de elementos organizativos que permiten reflejar la realidad organizativa de la compaa. Estos elementos organizativos son bsicos en cada una de los grandes mdulos (Finanzas, Logstica y Recursos Humanos), a continuacin veremos los ms representativos: Cliente (Mandante): Podemos definir el mandante de una forma sencilla como una divisin tecnolgica de la base de datos a la que acceden los usuarios, ejemplificando, quiere decir que dos usuarios podran trabajar sobre la misma tabla accediendo a un cliente con el mismo cdigo sin interferir uno con otro en ningn momento debido a que los datos de cada uno, an siendo del mismo tipo y con el mismo cdigo, no seran los mismos al pertenecer a diferentes mandantes. No obstante y, aunque la mayora de datos en SAP son dependientes de mandante, existen en SAP datos comunes a todos los mandantes en parametrizaciones de la empresa. Son datos con los que hay que tener un especial cuidado debido a que son accesibles desde cualquier mandante. Vulgarizando el concepto tambin podramos utilizar el mandante para diferenciar agrupaciones de sociedades financieras que pertenecen a mi empresa mediante la utilizacin del mismo mandante por parte de todas ellas. Sociedad: La sociedad representa una entidad jurdica independiente dentro de la organizacin. La sociedad define la visin legal de la compaa a nivel nacional, define el calendario fiscal, la moneda local y los requerimientos legales de reporting: Libro diario, balance de sumas y saldos, libro de IVA. Modelos 110, 111, 915, 190 sobre IRPF. Modelo 347 sobre volumen anual de operaciones. Modelo 349 sobre compras y ventas intracomunitarias. Intrastat.

Es el elemento organizativo central dentro del mdulo de finanzas. De l cuelga toda la estructura organizativa Logstica. Divisin: La divisin es una unidad organizativa de Finanzas que corresponde a un rea de actividad delimitada de la empresa o a un rea de responsabilidad de la empresa. Es decir dentro de una Sociedad se pueden diferenciar n negocios diferentes mediante el uso de la divisin. Sociedad CO.
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La sociedad CO es una unidad organizativa de Finanzas que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad de costes. Una sociedad CO puede tener asignadas una o varias sociedades. - Relacin 1:1 La contabilidad de costes se efecta por separado para cada sociedad. La vista contable coincide con la vista analtica. - Relacin 1:n Se efecta una contabilidad de costes multisociedades. Todos los datos relevantes para la contabilidad de costes se agrupan en una sociedad CO compartida y se encuentran a disposicin para las imputaciones y evaluaciones. La vista de contabilidad de costes y la vista contable no coinciden en este caso. Centro: Es el elemento organizativo central dentro del mdulo de logstica, es una unidad organizativa fsica, es decir, tiene una direccin, idioma, etc, se realizan tareas de produccin, aprovisionamiento, mantenimiento, planificacin y ventas. Un centro representa un centro de produccin (factora) o una sucursal dentro de una empresa. El centro se asigna nicamente a una sociedad; una sociedad puede poseer varios centros; varios almacenes, en los que se gestionan stocks de material, pueden formar parte de un mismo centro; un centro y un sector tienen asignada nicamente una divisin; un centro puede ser asignado a varias combinaciones de organizacin de ventas/canal de distribucin; un centro puede tener varios puestos de expedicin; un puesto de expedicin puede ser asignado a varios centros un centro puede ser definido como centro de planificacin del mantenimiento. A nivel de Activos Fijos se utiliza para indicar el emplazamiento de estos. Sector: Posibilidad de agrupar materiales, productos o servicios. Por mediacin del sector, el sistema determina el rea de ventas y la divisin a las que se ha asignado un material, producto o servicio. Un material puede pertenecer a un nico sector. Almacn: Un almacn es el lugar donde est depositado fsicamente el stock dentro de un centro. Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes (Almacn de materia Prima, Almacn de producto Terminado), un almacn tiene una denominacin y como mnimo una direccin. Es posible almacenar datos de material especficos de almacn. A nivel de almacn los stocks se gestionan slo cuantitativamente y no en base al valor el inventario se efecta a nivel de almacn. Un almacn puede ser asignado a un nmero de almacn en la gestin de almacenes (WM).

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rea de Ventas: Es el elemento organizativo central dentro del rea comercial y gestiona las ventas (Ofertas, Pedidos, Entregas y Facturas) a los clientes. Est formada por: Organizacin de Ventas: jurdicamente, una organizacin de ventas est integrada en una nica sociedad FI; uno o varios centros pueden pertenecer a una organizacin de ventas; un mismo centro puede pertenecer a varias Organizaciones de Ventas dentro de una organizacin de ventas se pueden definir datos maestros propios; una organizacin de ventas puede tener, por lo tanto, datos maestros propios de material y de clientes, as como condiciones y una determinacin de precios tambin propias. Canal de Distribucin: permite la entrega de la mercanca o prestacin de servicios. Un ejemplo tpico de canal de distribucin es Comercio al por mayor, al por menor o venta directa al pblico. Un canal de distribucin puede estar asignado a varias organizaciones de ventas. Sector: Se defini anteriormente.

Puesto de Expedicin: Lugar en el que se tratan las entregas. Puede tratarse de un lugar fsico (p. ej., un almacn o un grupo de rampas de carga) o de una agrupacin lgica (p. ej., un grupo de personas encargadas de llevar a cabo las actividades de expedicin). rea de Compras: Elemento organizativo de aprovisionamiento externo (Compras), est formado por: Organizacin de Compras: La organizacin de compras es una unidad organizativa que procura artculos y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones de compras en la empresa (Solicitudes de Pedido, Ofertas, Pedidos Abiertos, Pedidos, Verificacin de Facturas). Grupo de Compras: Un grupo de compras corresponde a un encargado de compras o a un grupo de encargados de compras que realizan las operaciones de compra siguientes, aprovisionar determinados artculos o mercancas. Actuar de contacto para proveedores

Divisin de personal: Es el elemento central en la clasificacin de los empleados en la organizacin. A nivel de divisin de personal se definen los posibles horarios, convenios, normativa de acceso que los empleados tendrn.

Datos maestros En SAP, los datos maestros son creados centralmente y estn disponibles para todos los mdulos, aplicaciones y usuarios autorizados. La grabacin centralizada garantiza que los datos son siempre consistentes, actualizados y libres de redundancias.

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Los datos maestros incorporan aspecto organizativos en su informacin que permiten que un mismo datos maestro tenga distintos valores en algunos de sus atributos en funcin del elemento organizativo en cuestin (sociedad, centro,....). La integracin de todos los datos maestros (clientes, materiales,....) en una nica base de datos consigue que la cuestin de la redundancia de datos no sea un problema y que la integridad este garantizada. Todos los mdulos pueden usar los datos almacenados, as desde el modulo de logstica se pueden consultar y usar datos maestros de los empleados (por ejemplo mecnicos en una orden de mantenimiento). Resumiremos brevemente los principales Datos Maestros, hay datos maestros que pueden pertenecer a varios mdulos: Maestro de Materiales: se compone de varias vistas, o o o o o Datos base, indicaremos la Unidad de Medida, Sector, n antiguo Vista de compras, indicaremos para que centro se va a comprar, unidad de medida de compra Vista de almacn, almacn donde se cuantificar el stock, gestin de lotes, ubicacin Vista de contabilidad, valoracin fija o variable, categora de valoracin para la determinacin automtica de cuentas. Vistas de Ventas, Organizacin y Canal de Distribucin, Centro, Unidad de Medida de Venta, indicadores de impuestos de material, grupos de imputacin para la determinacin automtica de cuentas de ingreso. Vistas de Planificacin de Necesidades, Grupo de planificacin, gestin de aprovisionamiento, punto de pedido, stock de seguridad. Pronstico: Periodos y reglas de clculo para planificacin por consumos. Textos de Compras y Ventas. Unidades de conversin, EANs,.. El sistema tiene una clasificacin denominada Grupo de Cuentas a la que se asignan los Deudores y Acreedores en funcin de determinadas caractersticas de estos. Se dan de alta en la Sociedad como Deudores y Acreedores, con sus datos de direccin, comunicacin, datos fiscales, cuenta asociada en el libro de mayor, vas de pago, datos bancarios, Se dan de alta como Clientes o Proveedores en una o varias reas de Ventas o Compras respectivamente, se negocian diferentes condiciones de pago. Las funciones de interlocutor determinan quien solicita mercanca, donde va destinada, quien emite una factura. una

o o o o

Maestro de Clientes y Proveedores: o

Maestro de Cuentas del Libro de Mayor: se definen las cuentas de la contabilidad financiera, indicando el grupo de cuentas, (por ejemplo si es de gasto, si lleva IVA, si es de existencias) si la cuenta es de Balance o de
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Beneficios. Si es relevante para la gestin de partidas abiertas, si solo se contabiliza automticamente (por ejemplo las existencias se contabilizan mediante la integracin de los mdulos logsticos con el financiero). Clases de Coste en la Contabilidad Analtica: Las Cuentas de Beneficios se definen a su vez en la contabilidad analtica de costes, son posiciones de plan de cuentas relevantes para el clculo de costes. Pudiendo proponer una imputacin a Centros de Coste y Ordenes (seguidamente hablaremos de ello). Centros de Coste: Es la unidad organizativa, dentro de una sociedad CO, que representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen costes. Se puede crear el sector organizativo partiendo de puntos de vista funcionales, relativos a liquidaciones, relativos a actividades, espaciales y/o relativos a la responsabilidad, por ejemplo un Centro Logstico puede ser a su vez un Centro de Coste, este pertenece a una Sociedad CO y se puede asignar a una nica Divisin. Los centros de coste se utilizan para la imputacin diferenciada de gastos generales en actividades organizativas basadas en la utilizacin de las reas relevantes (funcin de determinacin de costes) y para la contabilidad de costes diferenciados producidos en una organizacin (funcin de la contabilidad de costes). Es posible asignar clases de actividad a un centro de coste. stas dividen las actividades concretas que se pueden producir en un centro de coste. rdenes CO: Las rdenes CO se utilizan generalmente para planificar, agrupar y liquidar los costes de trabajos y tareas internos. El Sistema SAP permite controlar las rdenes CO a lo largo de todo el ciclo de duracin; desde la creacin inicial, pasando por la planificacin y contabilizacin de todos los costes reales, hasta la liquidacin final y el archivo. Activos Fijos: El componente de Contabilidad de activos fijos (FI-AA) se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos con el Sistema R/3 de SAP. En la Gestin financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando informacin detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos. Registro Info de Compras: Su funcin es la de servir como fuente de informacin para Compras. El registro info de compras (tambin conocido con la forma abreviada "registro info") contiene informacin sobre un material especfico y un proveedor que suministra el material. Por ejemplo, se guarda la determinacin de precio actual del proveedor en el registro info. El registro info rpidamente: o o permite a los encargados de compras determinar

Los materiales que han sido ofrecidos o suministrados anteriormente por un proveedor especfico. Los proveedores que han ofrecido o suministrado un material especfico.

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Condiciones de Precio de Venta: Mediante las condiciones de venta se determina el precio de venta, descuentos, promociones, impuestos, a un Cliente en funcin de mltiples combinaciones, siendo el rea de Ventas la principal caracterstica.

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Leccin 2 Finanzas: FI, CO, TR

Finanzas lo componen los mdulos de gestin financiera, controlling y tesorera.

Gestin Financiera
Contabilidad general, Cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos son las tres reas que componen el ncleo del mdulo de Gestin Financiera. Mediante este mdulo nos encargamos de la contabilidad financiera de la empresa, es decir, recogemos todos los hechos econmicos relevantes para la elaboracin del informe de balance de cuentas y cuenta de resultados. Estos informes o estados financieros deben de mostrar el estado real de la estructura econmica de la empresa, por esta razn el mdulo de Gestin Financiera recoge mediante apuntes contables todos los hechos del resto de mdulos de SAP que puedan modificar la elaboracin de estos informes. Podemos deducir entonces que es un mdulo nuclear y fuertemente integrado con el resto. Un ejemplo clarificador de integracin con el mdulo de Gestin Financiera podra ser la facturacin de pedidos de venta entregas de material hacia un cliente, este hecho econmico sera relevante para finanzas ya que por una parte una venta implica la salida de la mercanca que se vende(disminucin de stock en la entrega, mediante la determinacin automtica de cuentas de MM (a travs de la Categora de Valoracin del Material el sistema minora las existencias) y por otra el aumento de los ingresos por dicha venta (determinacin automtica de cuentas de ingresos, en funcin del Grupo de Imputacin del Material), por tanto un apunte contable desde ventas hacia finanzas es inevitable.
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Los procesos ms importantes del rea de Gestin Financiera son: El registro de asientos contables, procesos de compensacin, mantenimiento de datos maestros de clientes y proveedores junto con la gestin de pagos, el registro manual de facturas de gastos o ingresos junto con la entrada o salida de pagos, los procesos peridicos de cierre que permiten elaborar el balance de cuentas y cuenta de resultados y la gestin de los activos fijos que dispone la empresa. Contabilidad General

Registra los hechos econmicos a nivel general de la empresa con el fin de conocer su situacin patrimonial y cumplir con las disposiciones legales. Los procesos principales del rea de contabilidad general son los siguientes El libro mayor de Gestin financiera posee las siguientes caractersticas: Libre eleccin de nivel: grupo de empresas o sociedad GL Contabilizacin automtica y simultnea de todas las posiciones de libro auxiliar en las correspondientes cuentas de mayor (cuentas asociadas) Actualizacin simultnea de las reas del libro mayor y contabilidad de costes Evaluacin en tiempo real y gestin de informes sobre los datos actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, balances con diferentes versiones de balances y anlisis adicionales.

Bsicamente, el libro mayor sirve como registro completo de todas las operaciones contables. Se trata de la referencia actualizada y centralizada relativa a la presentacin de cuentas. Una operacin individual real se puede verificar en cualquier momento en tiempo real mediante la visualizacin de los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimientos en diferentes niveles.

Integracin de la contabilidad general

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Registro de apuntes contables

Utilizados para generar el Balance y la Cuenta de Prdidas y Ganancias. Por consiguiente, durante todo el ejercicio, los hechos que afectan al balance y/o a la cuenta de resultados deben anotarse empleando asientos contables, como por ejemplo Contabilizacin de Caja/Bancos, Contabilizacin de Gastos, Contabilizacin de Ingresos, Contabilizacin de Nmina y Seguros Sociales, Contabilizacin general. Procesos de compensacin

Procedimiento de agrupacin de varios documentos para los que queremos establecer una relacin de algn tipo. Procesos de cierre de perodos

Proceso de cierre del mes

Los procesos de cierre del rea de finanzas afectan al normal funcionamiento del resto de mdulos para poder cumplir con el requerimiento principal de finanzas: la elaboracin de un balance y una cuenta de resultados que reflejen fielmente el estado de la empresa. De entre los procesos a realizar podemos destacar: Declaracin de IVA Valoraciones Liquidaciones Amortizaciones Valoracin de la moneda extranjera Reconciliacin de documentos El departamento de Finanzas determina cuando abrir y cerrar periodos para que los usuarios puedan contabilizar o no en ciertos perodos, esto garantiza la fiabilidad del Balance.
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Cuentas a pagar El principal objetivo que pretende cubrir el mdulo de Cuentas a Pagar es el registro de los hechos econmicos relacionados con proveedores y acreedores, la gestin de pagos a los proveedores y la obtencin de los informes oficiales. Las funciones principales que cubre el mdulo de Cuentas a Pagar son las siguientes: Mantenimiento de datos maestros de proveedores Registro de facturas, cargos y abonos, anticipos. Gestin de los pagos o Pagos Manuales al contado o Pagos parciales o Pagos mediante efectos o Programa de pagos automticos Informes

En caso de Proveedores las facturas se contabilizan a travs del verificacin de factura logstica de MM, es decir en base al Pedido de Compras y la recepcin de la mercanca pedida el sistema genera un apunte contable de la factura recibida en base a los precios acordados y la cantidad recibida. El sistema asegura de esta manera no duplicar facturas y conciliar diferencias de precio, de esta manera tenemos una partida abierta. Las Condiciones de Pago, Va de Pago, etc vienen heredadas del Maestro de Proveedores. En caso de Acreedores la factura o abono se registra de forma manual, indicando la cuenta del Acreedor, la cuenta de contrapartida, los impuestos los puede determinar el sistema de forma automtica o manual. Mediante la Contabilizacin de Pagos Manuales se compensa una partida abierta de un Acreedor quedando saldada esa deuda con este. El programa automtico de Pagos permite pagar a determinados Acreedores de una sociedad en funcin de la Va de Pago las deudas pendientes en el da seleccionado, compensando automticamente todas las partidas abiertas de estos. Existen varios informes que me permiten visualizar las partidas abiertas, compensadas, saldos etc. De estos acreedores.

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Cuentas a cobrar Las funciones principales que cubre el mdulo de Cuentas a Cobrar son las siguientes: Mantenimiento de datos maestros de clientes Registro de facturas, cargos y abonos Gestin de los cobros al contado y mediante efectos Gestin de impagados Informes

El caso de Clientes las facturas se contabilizan desde el Mdulo de Ventas SD, bien en base a un pedido, un pedido abierto o una entrega, el sistema generar las facturas en base al acuerdo de precios acordado con el cliente en la Condiciones de Ventas as como los descuentos, mediante la determinacin de cuentas de ingreso y en base a la Organizacin de Ventas, Centro, Grupo de Imputacin de Material el sistema determina las cuentas de ingreso/descuentos y adems la lnea de impuestos. Se genera una partida abierta al deudor. En el caso de deudores el asiento se realizar de forma manual. Mediante la Contabilizacin de Cobros Manuales se compensa una partida abierta de un Deudor quedando saldada esa deuda con este.

El programa automtico de cobros permite realizar el cobro de por ejemplo recibos domiciliados de una sociedad en funcin de la Va de Pago las deudas pendientes en el da seleccionado, compensando automticamente todas las partidas abiertas de estos. Existen varios informes que me permiten visualizar las partidas abiertas, compensadas, saldos etc. de estos deudores.

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Activos Fijos

mbito de anlisis del mdulo de activos fijos

Como resultado de la integracin en el Sistema R/3, la Contabilidad de activos fijos (FI-AA) transfiere directamente datos a otros componentes del Sistema R/3 y desde otros componentes del mismo. Por ejemplo, es posible contabilizar directamente desde el componente Gestin de materiales (MM) a FI-AA. Cuando un activo fijo se adquiere o es de produccin propia, se puede contabilizar directamente la recepcin de facturas, la entrada de mercancas o la toma del almacn, a activos fijos en FI-AA. Al mismo tiempo, se puede transferir la amortizacin y el inters directamente a los componentes de Gestin financiera (FI) y Controlling (CO). Desde el componente Mantenimiento (PM), se pueden liquidar actividades de mantenimiento que requieran capitalizacin a activos fijos. La gestin de los activos fijos tiene por objetivo la valoracin de los activos fijos recogidos en el inventario de la organizacin. Asimismo desde este mdulo se realizan operaciones de alta, baja y traslado de los mismos. El principal objetivo que pretende cubrir el mdulo de Gestin de Activos Fijos es el siguiente: Registro del inmovilizado de la empresa Clculo de la depreciacin Cuadros de Activos Fijos.

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Controlling
El Controlling le proporciona la informacin para facilitar las decisiones de gestin. Facilita la coordinacin, el control y la optimizacin de todos los procesos en una empresa. Esto implica registrar tanto el consumo de los factores de fabricacin como los servicios suministrados por una empresa. Adems de documentar sucesos reales, la tarea principal del Controlling es la planificacin. Puede determinar desviaciones mediante la comparacin de datos reales con datos de plan. La determinacin de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales. Las cuentas de explotacin, como la que corresponde al clculo del margen de cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de reas concretas de una organizacin y de la organizacin completa. El rea de Controlling se dedica principalmente a la elaboracin de la contabilidad analtica cuyo destinatario es la propia organizacin. Los objetivos de la contabilidad Analtica son los siguientes: Anlisis de la rentabilidad de los segmentos de mercado. Identificacin de los costes incurridos por cada seccin. Control presupuestario. Clculo del coste del producto. el rea de controlling se subdivide en los

Para satisfacer estos requerimientos siguientes mdulos:

Contabilidad de clases de coste (CO-OM-CEL) La Contabilidad de clases de coste y de ingresos le proporciona un resumen de los costes e ingresos de una empresa. La mayora de los valores se transfieren automticamente desde la Gestin financiera al Controlling. La contabilidad de clases de coste y de ingresos solamente calcula costes que no representan otro gasto o solamente representan un gasto en la Gestin financiera. En caso necesario, la reconciliacin de los valores en la Gestin financiera y el Controlling se efecta en la Contabilidad de clases de coste y de ingresos. Contabilidad de centros de coste (CO-OM-CCA) La contabilidad de centros de coste se emplea para poner en prctica el Controlling en una organizacin. Es til para imputar gastos generales a la ubicacin en la que se han producido. Contabilidad de costes por procesos (CO-OM-ABC) La contabilidad de costes por procesos analiza aquellos procesos empresariales en los que intervienen varios departamentos de una organizacin. Mediante este proceso se establecen prioridades para los objetivos de la organizacin y para la optimizacin de los flujos empresariales.
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rdenes CO (CO-OM-OPA) Utilice rdenes CO para agrupar y gestionar las rdenes originadas por un job concreto. A los jobs se les puede asignar un presupuesto, que supervisa el sistema, a fin de asegurar que no se exceda. Controlling de costes del producto (CO-PC) El Controlling de costes del producto calcula los costes que se producen durante la fabricacin de un producto o el suministro de un servicio. Permite calcular el precio mnimo de un producto de modo que su comercializacin sea provechosa. Cuenta de resultados (CO-PA) La cuenta de resultados analiza el beneficio o la prdida de una empresa por sectores del mercado individuales. El sistema imputa los costes correspondientes a los ingresos para cada sector del mercado. La cuenta de resultados proporciona una base para la toma de decisiones como, por ejemplo, la determinacin de precios, la seleccin de clientes, el acondicionamiento y la eleccin del canal de distribucin. Contabilidad de centros de beneficio (EC-PCA) La contabilidad de centros de beneficio evala el beneficio o la prdida de reas independientes de una empresa. Estas reas son responsables de sus costes e ingresos. La Contabilidad de centros de beneficio es un componente de estadstica contable del sistema SAP. Esto significa que tiene una funcin doble: una estadstica y otra verdaderamente contable. Adems de costes e ingresos, puede visualizar cifras clave como el rendimiento de la inversin, el capital circulante o el flujo de caja de un centro de beneficio.

Tesorera
El mdulo de tesorera se preocupa esencialmente de la gestin de caja, tanto de la gestin de la liquidez como de la conciliacin bancaria mediante dos informes principales: Informes de previsin Informe de posicin

Introduccin

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Leccin 3 Logstica: MM, SD, PP

Produccin, ventas y aprovisionamiento son las tres principales reas de operacin. Muy a menudo son realizados por departamentos diferentes pero sus interconexiones son evidentes: Una orden de produccin se genera a partir de un pedido de ventas o un plan de ventas previstas; las necesidades de aprovisionamiento se generan a partir de planes de produccin o de la bajada de los stocks,... Si bien estos procesos son los ms habituales dentro de una compaa en el rea logstica, segn el perfil de la organizacin, otras reas como el mantenimiento, la gestin de almacenes o el control de calidad adquieren una importancia elevada. Por ejemplo para una compaa ferroviaria son probablemente ms importantes los procesos de mantenimiento de vas y trenes que la venta de tickets. Todos estos procesos forman parte del mdulo de logstica y se encuentran integrados con el mdulo de finanzas (contabilizacin de facturas,...) y recursos humanos.

Principales reas dentro de SAP R/3 logstica

Introduccin

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Gestin de ventas:
Toda la gestin de ventas se realiza en base al rea de Ventas. Se crean diferentes clases de documento y de posicin para gestionar las ventas. Nos proporciona las principales funcionalidades de los procesos de ventas del backoffice: Encuestas, presupuestacin, generacin de rdenes, contratos, facturacin y una completa gestin del ciclo de vida de los clientes (status de pedidos, facturacin, cobro y gestin de crdito).

Proceso de venta

Ofertas Mediante la generacin de Ofertas, puedo presentar a un cliente o cliente potencial una oferta de mis productos o servicios, digamos que aqu nace el flujo de ventas, entran en juego las funciones de interlocutor, la determinacin de precio, esquemas de clculo, condiciones de pago, Mediante la determinacin de mensajes sta se podr imprimir, enviar por fax, por mail, Pedidos de venta Durante la creacin de pedidos de venta el sistema gestiona las funciones bsicas: Monitorizar la transaccin de ventas Chequeo de disponibilidad Transferencia de necesidades al MRP (material requirement planning) Planificar la entrega Clculo de precios e impuestos Control de lmites de crdito Gestin de documento (electrnicos y en papel)

Introduccin

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Depende de la configuracin del sistema que estas funciones estn ms o menos automatizadas. Los datos generados se guardan en documentos de ventas. Se pueden crear en base a una oferta transfirindose los datos de sta al pedido, el sistema verifica la disponibilidad de ese material, en caso positivo har una reserva y en caso negativo posteriormente el MRP generar una orden de fabricacin. Tambin se realiza una verificacin del crdito/riesgo del cliente y, si ste sobrepasa estos lmites, el pedido se generar pero quedar bloqueado para la entrega, pudindose liberar posteriormente una vez ste haya saldado sus deudas. Las condiciones de precio esquemas, de calculo e impuestos ya, vienen determinados de la oferta. Mediante la gestin de status el sistema conoce si el pedido est tratado totalmente, sin tratar o tratado parcialmente. Pedidos Abiertos (Contratos) Mediante la generacin y tratamiento de pedidos abiertos (se pueden realizar en base a una oferta) puedo tratar un compromiso adquirido con un cliente en un intervalo de tiempo, el compromiso puede ser un material (que le ir entregando parcialmente) o un servicio que ofrezco, adems, los pedidos abiertos me permiten hacer uso de los planes de facturacin y de esta manera puedo facturar peridicamente un porcentaje de un material o una cantidad fija. Entrega Mediante la generacin de entregas en base a los pedidos de venta, el cliente retira la mercanca de los puestos de expedicin situados en los Centros de la Sociedad. Dentro de la parte de Logistics Execution se puede preparar el transporte con sus rutas, contenedores,... los embalajes y los movimientos dentro del almacn (WM). Una vez contabilizada la entrega el sistema generar un apunte en MM minorando el stock retirado y otro en FI y CO contabilizando esta salida en el libro de mayor y la contabilidad analtica. Facturas Desde el Pool de Facturacin el usuario puede seleccionar los pedidos, pedidos abiertos (Planes de Facturacin) y entregas pendientes de facturar. En un rango de fechas para determinados clientes o reas de Ventas, el pool permite seleccionar al usuario qu documentos quiere facturar, el sistema actualizar los status de los distintos documentos, genera la factura SD y sta, a su vez, la factura FI y el consiguiente apunte en CO. Mediante la determinacin de mensajes la factura se puede imprimir, enviar va fax, va mail o va EDI (describiremos brevemente este tema en el portfolio) generndose un IDoc de sta.

Introduccin

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Produccin:
SAP R/3 ayuda a la compaa gestionan de la totalidad de las actividades de produccin, desde la planificacin a la ejecucin y el anlisis. SAP R/3 presenta todas las necesidades para una gestin de la produccin orientada al cliente que es totalmente compatible con just-in-time (JIT) y Kanban estrategias. Combinado informacin de una gran variedad de procesos de negocio (planificacin, contabilidad de costes, recursos humanos, gestin de materiales, gestin de almacenes, mantenimiento de planta y control de calidad)

Planificacin de la produccin

Planificacin de la produccin.
Una visin general del proceso de planificacin de la produccin incluye los siguientes pasos: Planificacin de ventas (SOP): Genera planes de venta y de produccin usando valores previstos de venta y los requerimientos de venta que se obtienen del sistema de gestin de ventas y del anlisis de los costes y beneficios. Los requerimientos son reflejados en el sistema como cantidades planificadas de un producto en un periodo determinado. Gestin de la demanda: Conecta la funcionalidad de planificacin con la programacin de la produccin. Tambin determina los requerimientos de cantidad y fechas para la finalizacin de los productos basados en los clculos del SOP. Master Production Scheduling (MPS): Permite para recursos de fabricacin crticos una planificacin ms fina. MPS es un paso opcional en el proceso.

Introduccin

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Materials Requirements Planning (MRP): Nos permite una planificacin detallada de la programacin para los productos considerando los componentes intermedios. La salida de un MRP es tanto ordenes de produccin como solicitudes de compra. Incluyes los siguientes pasos: creacin y liberacin de rdenes de produccin, expedicin de componentes, confirmacin de las actividades de produccin, recepcin de mercancas y finalizacin de productos.

Ejecucin de la produccin
Las rdenes de produccin contienen todos los datos relevantes desde el punto de vista de fabricacin: objetivos, recursos necesarios y costes. Una orden de produccin estndar cubre la demanda de un material o producto individual pero tambin se pueden producir ms de un producto de manera conjunta y posteriormente distribuir los costes incurridos. Antes de ejecutar una orden de produccin es necesario liberarla. Una vez la orden tiene status Liberada se pueden imprimir documentacin, entregar componentes desde el stock y confirmar operaciones. Antes de liberar una orden hemos de asegurarnos de disponer de suficiente capacidad de fabricacin para asumirla. Se puede usar una herramienta grfica para visualizar la planificacin a corto de rdenes.

Confirmacin de rdenes y recepcin de producto

En la confirmacin de una orden de produccin informa de las cantidades producidas, desechos, tiempo de produccin y fechas de finalizacin. Confirmacin puede ser del total de la orden o de forma parcial operacin por operacin de forma individual. Una vez confirmada la orden de produccin las cantidades producidas son automticamente incorporadas al stock.

Imputacin
La imputacin de una orden de produccin significa recoger y contabilizarlos costes incurridos en la fabricacin y de los materiales consumidos. La imputacin de rdenes es una prueba de la fuerte Integracin entre la Planificacin de la Produccin y la Contabilidad.

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Gestin de compras:
Desde la gestin de compras el sistema abastece de materiales o servicios externos a un centro logstico. Todo se gestiona en base al rea de Compras y las clases de documentos de compras. Los procesos bsicos del la gestin de compras de servicios o materiales son: Solicitudes de Pedido (Determinacin de requerimientos). Los requerimientos de materiales son calculados por los usuarios de los distintos departamentos o a travs de la planificacin de materiales. Las solicitudes de Pedido de material pueden ser introducidas manualmente por los usuarios o bien generadas automticamente desde los procesos de planificacin (MRP). Se pueden sujetar a estrategias de liberacin, para que las aprueben los responsables de la empresa. Peticiones de Oferta Una vez liberadas las solicitudes de pedido mediante la herramienta de asignar y tratar convertimos las solicitudes de pedido en peticin de oferta solicitando as ofertas a diferentes proveedores. Actualizacin de Ofertas Una vez recibidas las ofertas de los distintos proveedores actualizaremos las peticiones con los precios e intervalos de validez. Se puede parametrizar el sistema para que se actualice o cree el registro info para futuras compras de esta manera conozco precios para la combinacin de materiales, proveedores, organizacin de compras y centro. Pedido Puntual A travs de la comparacin de ofertas podemos determinar cual es la mejor y convertir esta en Pedido de Compras, mediante la determinacin de mensajes los pedidos de compra pueden ser enviadas a los proveedores mediante impreso, fax, mail o de forma electrnica va EDI. Por lo general los pedidos de sujetan a una estrategia de liberacin para que los responsables del departamento aprueben o no dicha compra. Los materiales pueden ir al almacn, ser un gasto o tambin llevarse a un activo fijo. Pedido Abierto de Compras (Contrato) Se pueden alcanzar compromisos con Proveedores validos en un intervalo de tiempo, los pedidos abiertos se suelen hacer bien en base a cantidad o valor, se pueden generar en base a una solicitud o una oferta, permite generar mltiples pedidos puntuales en base a este.
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Recepcin de materiales y gestin de stock El personal de recepcin de materiales puede confirmar las recepciones de material de manera sencilla entrando nicamente el nmero de pedido. Se pueden establecer mrgenes de tolerancia en las cantidades recepcionadas. El almacenista confirmar las cantidades y efectuar la recepcin del pedido total o parcial, se generar un apunte en MM incrementando el stock y el correspondiente apunte en FI y CO, en caso de que el material se haya llevado al activo el sistema generar un apunte en MM pero no lo har en FI. Verificacin de facturas El sistema permite realizar la verificacin de las facturas recibidas. El departamento de contabilidad recibe informacin de las variaciones de precio y cantidad entre el pedido y las entradas de material y la factura emitida., esto se consigue gracias a la integracin entre Logstica y Finanzas. Esto facilita el procesos de auditoria y verificacin de facturas. Introduciendo el nmero o nmero de pedidos el sistema comprueba si estos han sido recepcionados y procede a la contabilizacin tanto en MM como en FI generando la factura Acreedora, en caso de haber llevado el material al activo este se dar de alta en este momento heredando este todos los datos de la compra.

Gestin de compras

Introduccin

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Leccin 4 Recursos humanos: HR, PR, QM

Tradicionalmente, la gestin de recursos humanos se ha considerado un rea aislada del resto de sistemas de gestin de la empresa. SAP, sin embargo, la ha integrado junto al resto de reas. Entre las principales funcionalidades ofrecidas cabe destacar las siguientes:

Principales funcionalidades del SAP RRHH

Gestin de la estructura organizativa: Nos permite definir de manera rpida y sencilla las estructuras organizativas de la empresa.

Ejemplo de estructura organizativa

Introduccin

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Los elementos organizativa:

organizativos

principales

en

la

definicin

de

la

estructura

Unidad organizativa. Representa una seccin, rea funcional, rea geogrfica o departamento de la organizacin. Varias unidades organizativas junto con sus relaciones de dependencia dibujan el organigrama de la empresa. Funciones. Son la definicin genrica que agrupa las tareas, y funciones comunes a varias posiciones de la empresa. Posicin. Representan los puestos de trabajo individuales definidos en la empresa. Las posiciones estn asignadas a una Unidad Organizativa. Una posicin hereda las caractersticas generales a una funcin. Personas. Las personas ocupan posiciones de la estructura organizativa. Representan a los empleados de la empresa. La informacin de los empleados se mantiene en el submdulo de administracin de personal, en la gestin de la estructura organizativa nos limitamos a asignar un empleado a un puesto de trabajo.

Contratacin. Nos permite gestionar el proceso completo de contratacin desde la entrada de los datos de los candidatos hasta finalizar con la asignacin del empleado contratado a un puesto de trabajo. Permite tanto la gestin de procesos de contratacin externos (contratacin de nuevos empleados) como internos (cambios internos en la ocupacin de puestos de trabajo). Las necesidades de contratacin estn representadas por vacantes. Las vacantes son posiciones que necesitan ser ocupadas.

Proceso de contratacin.

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Un tpico proceso de contratacin consta de los siguientes pasos: La posicin vacante es publicada. Se registran los datos de los candidatos. Se realizan los procesos de seleccin. Se genera el contrato del candidato seleccionado y envan sus datos a la gestin de empleado para registrarlo como tal.

El mdulo de contratacin proporciona herramientas para automatizar procesos como correspondencia y otros. Esta caracterstica libera al departamento de contratacin de tareas administrativas.

Visin transaccin mantenimiento infotipos empleado

Gestin de personal Los datos de los empleados son almacenados en infotipos. Cada infotipo es una tabla de la base de datos y agrupa informacin de un mismo tipo: datos bancarios, datos personales, direccin, datos organizativos, horario, seguridad social, impuestos;... Los datos de un infotipo pueden ser creados, visualizados, modificados, copiados y borrados.

Introduccin

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Hay un infotipo especialmente importante en la gestin de personal, se trata del de Estructura Organizativa.

Infotipo Asignacin Organizativa

En este infotipo se asigna organizativamente a tres estructuras: La de empresa, la de personal y la de organigrama. Cada una de ellas influye en distintos aspectos de la gestin de los empleados. Para facilitar la grabacin de los datos de un empleado se pueden usar y definir las medidas de personal. Las medidas de personal permiten gestionar fcilmente registros de datos que afectan a ms de un infotipo. Por ejemplo, cuando se contrata a un nuevo empleado se requiere dar informacin del mismo en ms de un infotipo. Tpicamente se han de informar, como mnimo, los siguientes infotipos: Asignacin Organizacional, Datos Personales, Direccin, Horario de Trabajo, Datos de Nmina y Datos Bancarios.

Secuencia de una medida de personal

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El sistema permite que un mismo infotipo muestre informacin distinta en funcin del pas. As el infotipo de impuestos es distinto en un empleado espaol que en uno alemn. Esto es especialmente importante en empresas multinacionales.

Desarrollo de personal El desarrollo de personal permite gestionar todas las acciones necesarias para maximizar el valor de sus empleados en relacin con la empresa. Permite planificar y ejecutar medidas para fomentar el desarrollo profesional de los empleados.

Principales tares del rea de desarrollo de personal.

La comparacin de perfiles consiste en la comparacin para detectar puntos fuertes y dbiles de un empleado en relacin con el puesto de trabajo que ocupa. Esto se consigue por un lado definiendo los requerimientos de un puesto de trabajo y por otra las calificaciones de los empleados. Estos dos perfiles de requerimientos y calificaciones son comparados. El no cumplimiento parcial o completo de un requerimiento del puesto puede generar la propuesta de realizacin de una accin formativa por parte del empleado en cuestin. Tambin nos permite definir y realizar el seguimiento de su cumplimiento de planes de carrera y desarrollo individual. Otra de las funcionalidades prevista es la de realizar la gestin completa (desde la definicin hasta la aprobacin por parte del evaluado) de valoraciones del rendimiento.

Introduccin

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Formacin El componente de formacin consiste en la integracin de todas las actividades necesarias de preparacin de un evento formativo; definicin del catalogo de formacin; gestin de las actividades diarias de un evento formativo y realizacin de las tareas peridicas necesarias.

Principales acciones de la gestin de la formacin.

La fase de preparacin de un evento formativo incluye la creacin y actualizacin de todos los datos maestros que se usarn en la creacin del catlogo de formacin: horarios, sedes, instructores, recursos y costes. Tambin crearemos los agrupadores que nos ayudarn a organizar el catlogo de formacin. La creacin del catlogo de formacin permite definir qu cursos se realizarn y en qu fechas. Podemos crear el curso directamente o bien realizar una planificacin para buscar las fechas que nos permitan disponer de la sala y otros recursos necesarios. Una vez planificados los cursos se realizan las actividades diarias necesarias como gestin de inscripciones, cancelaciones,.... Gracias a incluir la posibilidad de envos masivos de correspondencia o mails podemos realizar convocatorias masivas o informar a los participantes de las fechas confirmadas de realizacin del curso. La fase de tareas repetitivas incluye las tareas peridicas tales como la confirmacin de eventos, la cancelacin y seguimiento, entre otros.

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Gestin de tiempos La gestin de tiempos cubre todas las actividades relacionadas con la definicin de horarios, asignacin de stos a los empleados por un lado y el seguimiento de marcajes e incidencias (ausencias y presencias) de los empleados por otros.

Resumen tareas de la gestin de tiempos

La gestin de tiempos es la que nos permite registrar y controlar los das de vacaciones, las bajas por enfermedad o accidentes, los marcajes horarios de los relojes de control de acceso, la asistencia a cursos, a viajes de empresa y otros. La informacin registrada puede ser enviada, toda ella o parcialmente, al mdulo de nmina para su efecto econmico.

Clculo de nmina El clculo de la nmina nos permite calcular el pago a realizar a cada empleado en funcin de su salario y otras condiciones. El proceso de clculo de nmina incluye la generacin de formularios oficiales, formulario de recibo de nmina, transferencias a contabilidad y generacin del pago.

Resumen tareas clculo del clculo de la nmina Introduccin 39-54

Employee self service Bajo este nombre se incluyen toda una serie de servicios WEB (integrados en el portal SAP) que permiten a los empleado obtener informacin sobre su relacin con la empresa (recibos de nmina, certificados de IRPF, formaciones, vacaciones...) y modificar parte de sus datos (como datos bancarios, familiares, direcciones....).

Control de Calidad (QM)

Propsito General Con las funciones incluidas en el mdulo de gestin de la calidad (QM) podemos implementar elementos clave de un sistema de calidad integrado, estas funciones estn complementadas por otros componentes dentro del sistema SAP, tales como aplicaciones dentro de los mdulos de MM, SD o PP. Gracias a la integracin del mdulo de QM es posible llevar a cabo las tareas que conciernen a la gestin de la calidad dentro del sistema R/3 dentro de los mdulos de gestin de materiales, produccin, ventas y distribucin y contabilidad de costes. Implementacin de la solucin Para poder implementar estos elementos, el mdulo de QM se subdivide en: QM-PT Herramientas de planificacin para la gestin de las tareas de inspeccin y calidad. QM-IM Mdulo dedicado al proceso de inspeccin el cual permite determinar si el producto fabricado satisface los requerimientos de calidad previamente definidos. QM-QC Control de calidad para procesos y productos, utilizado principalmente para actualizar el nivel de calidad basado en los resultados de inspecciones. QM-CA Gestin de certificados de calidad. Mediante este componente podemos generar, distribuir o imprimir certificados automticamente. QM-QN

Introduccin

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Utilizado para registrar y procesar notificaciones de calidad como por ejemplo problemas derivados de la mala calidad de productos o servicios. Desde este componente, entre otras funcionalidades, podramos monitorizar la correccin de este tipo de problemas. Caractersticas principales Mediante el mdulo de control de calidad podemos dar soporte a tareas tales como planes de calidad, inspecciones de calidad y control de calidad. Tambin disponemos de la posibilidad de gestionar certificados de calidad y gestionar problemticas mediante la ayuda de las notificaciones de calidad. Componentes asociados o Datos Maestros como por ejemplo de caractersticas de inspeccin, inspeccin de calidad y control de calidad. o Planes de inspeccin. o Control de calidad en SD. o Sistema de informacin de calidad. o Certificados de calidad. o Notificaciones de calidad.

Introduccin

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Leccin 5 Multiaplicaciones: PS, WF, IS

WORKFLOW
Introduccin SAP Bussiness Workflow es una herramienta que nos permite la implementacin tcnica de procesos de negocio. Permite dar soporte y agilizar el proceso de negocio ahorrando tiempo y costes. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar. El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye el monitorizacin de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento. En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del sistema R/3 a travs del Business Objects Repository (BOR). Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integracin con la gestin organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow. Tpicamente los workflows se utilizan para automatizar procesos de autorizacin donde una determinada informacin va pasando por distintos responsables para su autorizacin, se ejecuta de la misma forma repetidamente en el tiempo. Un ejemplo tpico para un workflow sera las Estrategias de Liberacin de Pedidos de Compras, van pasando por los distintos responsables de Compras, en el momento en que uno libera se lanza un workflow para el siguiente responsable en la cadena de la liberacin. Las ventajas son mltiples, reducimos tiempos, costes, es fcil de modificar.

Introduccin

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Terminologa En el siguiente esquema vemos claramente los pasos de un Workflow.

El Workflow controla el flujo del proceso de negocio que se ha definido. Este flujo de proceso se compone de pasos. Para poder lanzar la secuencia de pasos definida en el workflow es necesario definir que eventos generan su activacin. En un workflow se ejecutan pasos, cada paso tiene asociada una Actividad o Tarea. Con que objeto? La tareas interactan con el sistema mediante mtodos asociados a un Bussiness Object. Los objetos consisten en un conjunto de informacin relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves Los objetos se crean en tiempo de ejecucin y son instancias especficas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores Quin? Los distintos participantes en los pasos de un workflow reciben el nombre de agentes. Todas las tareas requieren la definicin de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirn. Cundo? El lanzamiento de un workflow se produce al generarse un evento en el sistema.

Introduccin

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PS
El sistema de proyectos es una solucin global independiente del sector que permite realizar el seguimiento de todas las tareas de un proyecto. Se aplica a todo tipo de proyectos: inversin, marketing, I+D, construccin de instalaciones, etc. Desde el punto de vista de los procesos de negocio, podemos considerar que existen unas fases por las que va a pasar cualquier tipo de proyecto: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Concepto. Estructuracin. Planificacin de costes y fechas. Presupuestacin. Realizacin. Cierre.

El sistema de proyectos da soporte a la gestin de un proyecto a lo largo de todas las fases de ciclo de vida de ste. Adems, con anterioridad a la definicin y ejecucin de proyectos concretos, permite definir estructuras estndar que sirven como punto de partida para la creacin de estructuras operativas. El sistema de proyectos incorpora herramientas grficas que permiten realizar la estructuracin del proyecto utilizando tcnicas estndar como diagramas de Gantt y diagramas de grafos e interfaces para productos PC como GRANEDA, MS Access, MS Project y hojas de clculo. Existen dos estructuras bsicas que son propias del sistema de proyectos. El plan de estructura de proyecto (PEP) que nos permite estructurar ste de forma jerrquica, y el grafo que nos permite definir con el mximo nivel de detalle las tareas, sus relaciones y las necesidades de recursos que conllevan. Los mdulos que dan soporte a la gestin del proyecto en cada una de sus fases mencionadas anteriormente son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Datos bsicos. Estructuras operativas. Planificacin. Presupuestacin. Realizacin. Sistema de informacin.

En el componente de PS de estructuras operativas se especifican todos los datos necesarios para describir completamente un proyecto y las necesidades que genera. La principal ventaja del sistema de proyectos reside en la integracin existente entre ste y el resto de las aplicaciones R/3. En este apartado se describe brevemente de qu manera se realiza esta integracin con cada uno de los dems mdulos. Los puntos siguientes incluyen alguna de estas posibilidades de integracin:

Introduccin

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Integracin con MM Al crear un documento de compra y al hacer una reserva en el almacn se puede imputar contra un elemento PEP, de forma, que al efectuar la entrada de mercanca en el primer caso, y la salida de mercanca en el segundo, los costes se contabilizan directamente al elemento PEP. Se puede mantener una integracin ms fuerte cuando las necesidades del proyecto de materiales o servicios se definen en las operaciones del grafo. R/3 genera automticamente las solicitudes de pedido y reservas correspondientes, que naturalmente se crean imputadas al grafo. Integracin con IM Un programa de inversin es una estructura jerrquica. El ltimo nivel de esta estructura son las medidas de inversin. Las medidas de inversin son elementos PEP de nivel 1 y rdenes del mdulo CO. Por tanto, cuando se gestionan proyectos de inversin, la integracin IM se realiza de forma natural, ya que estos proyectos son las medidas de inversin que componen el programa. Integracin con SD En este caso tambin existen dos posibles formas de integracin. Un pedido se puede imputar a un elemento PEP de forma que podemos analizar los costes que recibe el proyecto con respecto a los ingresos correspondientes a la venta del proyecto. La integracin puede ser ms directa utilizando la definicin automtica de proyecto desde pedidos de ventas, asignando el material que vamos a vender a un grafo estndar. Adems, si se utilizan materiales configurables se puede definir el proyecto en funcin de las caractersticas del material, utilizando la configuracin de variantes. Integracin con PM Las rdenes de mantenimiento se pueden asignar a un elemento PEP. Por ejemplo, en el caso de un proyecto con garanta durante un tiempo despus de la entrega, si se asignan las rdenes de mantenimiento correspondientes a un elemento PEP del proyecto, se pueden analizar los costes de mantenimiento conjuntamente con el resto de los costes del proyecto. Integracin con PP Una orden de produccin se puede asignar a un elemento PEP. Por ejemplo, cuando se realiza un proyecto que incluye fabricacin interna. Integracin con FI Desde PS se puede crear planificacin financiera para los flujos de fondos de un elemento PEP. Adems, existe la integracin indirecta de costes reales a travs de la integracin de PS con MM.

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Integracin con CO El sistema de proyectos recibe los costes internos a travs de la facturacin de actividades, recargo, distribucin y subreparto. Adems una orden CO se puede asignar a un elemento PEP. Integracin con AM Se pueden definir los proyectos de forma que a los elementos PEP creados se les asocie un inmovilizado en curso, aunque tambin se puede optar por la liquidacin directa de los costes del proyecto a un activo fijo.

IS
SAP cuenta tambin con verticales y microverticales. Las verticales son conocidas tambin como IS o Industry Solution y son SAP orientados a diversas industrias, como por ejemplo peridicos, mineras, cas. de telecomunicaciones. Las microverticales son SAP que atienden a industrias especficas, como por ejemplo: empresas agroexportadoras, piscifactoras, etc. Las Verticales son desarrolladas por SAP y las microverticales por los socios de SAP.

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Introduccin

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Leccin 1 Portfolio de productos SAP

SAP est constantemente ampliando su catlogo de productos con el objetivo de abarcar el mximo de sectores y soluciones posibles. Todos los productos ofertados por SAP tienen como uno de sus puntos fuertes la integracin con el resto. A continuacin se muestra un cuadro resumen de los productos SAP:

Resumen de productos de SAP

SAP Netweaver. Es la solucin tecnolgica comn a todos los productos SAP. En l se integran soluciones tiles para el resto de productos. Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/netweaver mySAP Bussiness Suite. MySAP Bussiness Suite, antes conocido como mySAP.com, agrupa todas las soluciones multisector basadas en SAP Netweaver. Es dentro de este conjunto donde encontramos los productos ms populares de SAP como MySAP ERP (evolucin de SAP R/3), MySAP CRM, mySAP SRM, .... Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/solutions SAP Smart Bussiness Solutions. Engloba las soluciones SAP para pequea y mediana empresa. Existen dos productos bsicos:

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MySAP All-in-one es un producto basado en un sistema SAP R/3 ampliado con diferentes funcionalidades de otras soluciones SAP. El cliente selecciona que funcionalidades requiere, con lo que en cada instalacin resulta un MySAP All-inone distinto. El producto esta dirigido a empresas desde una docena hasta unos cientos de usuarios. SAP Bussiness One es un producto cuya base tecnolgica no es Netweaver. Esta desarrollado en C++ y puede ser instalado bajo Windows. Incorpora funcionalidad de contabilidad, compras, ventas y gestin de almacenes. Es un producto dirigido a la pequea empresa. Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/smb SAP xApps (collaborative cross applications) Son soluciones que nos permiten integrar los productos existentes unos con otros accediendo a las distintas bases de datos y funcionalidades, usando interfase abiertos (arquitectura J2EE). Nos permite construir nuevas aplicaciones sobre la base de los productos ya existentes. Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/xapps Industry Solutions. Industry solutions incorpora funcionalidades especficas de distintos sectores industriales. Estas funcionalidades estn implementadas en SAP R/3 y se facilitan como Add-Ons. Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/industry

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Leccin 2 SAP Netweaver y SAP Portal

SAP Netweaver es la plataforma tecnolgica que da servicios comunes a todas las soluciones SAP. Est formado por una serie de componentes que dan respuesta a necesidades bsicas en cualquier entorno tecnolgico. SAP Netweaver es la base de cualquier nuevo producto. Esta plataforma comn potencia y facilita la integracin entre distintas soluciones y da respuesta a una necesidad creciente en las organizaciones de integracin de sistemas. La plataforma persigue ser el elemento central de integracin de todas las aplicaciones, SAP y noSAP, de la organizacin. Modificando la arquitectura habitual (en que cada sistema se comunica con el resto de manera independiente) a una arquitectura en que todas las integraciones usan un mdulo comn. Podemos ver esta evolucin en los siguientes grficos:

Arquitectura actual

Infraestructura de integracin de sistemas

SAP Netweaver proporciona las funciones centrales de integracin de aplicaciones de negocio de una organizacin en cuatro niveles de integracin:

las

Niveles de integracin y componentes de SAP Netweaver. Introduccin 50-54

Integracin de personas. La integracin de personas persigue que todos los empleados de la organizacin tengan disponible la informacin y funcionalidad que ellos requieren en su trabajo diria. El SAP Enterprise Portal (EP) es la herramienta clave en esta integracin. El enterprise portal es la puerta de entrada de los usuarios finales a los sistemas de la organizacin y su modo de acceso a la informacin, aplicaciones y servicios de la compaa. Todos los SAP y no SAP sistemas, data warehouses, documentos, contenidos y servicios Web son presentados de una manera uniforme y sencilla al empleado. Integracin de informacin. La integracin de informacin provee acceso a toda la informacin, estructurada y no estructurada de la organizacin. El ncleo de este nivel es el SAP Bussiness Information Warehouse (BI), el cual, facilita datos de distintos sistemas para su evaluacin. Otros componentes de este nivel son el Knowledge Management (MI) (tambin usado en el SAP portal) para la gestin de documentos y el Master Data Management (MDM) como proveedor unificado de datos maestros. El sistema SAP R/3 es un sistema OLTP (Online Transaction Processing) que recoge informacin transaccional (factura con sus detalles, pedidos con sus detalles,....) y la almacena, el sistema SAP R/3 incorpora informes ya definidos y permite desarrollar otros nuevos para la consulta de estos datos. Cuando nos manejamos en un sistema OLTP con un gran volumen de transacciones, los informes con datos calculados (totales, agrupaciones) pueden ser lentos de ejecucin. Para resolver esta situacin aparecen los sistemas OLAP (online analytical processing), SAP Bussiness Management es uno de ellos. Estos sistemas clasifican y homogeneizan la informacin de uno o varios sistemas OLTP con el objetivo de facilitar la generacin de informes analticos sobre esta informacin.

Relacin entre sistemas OLTP y OLAP

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Integracin de procesos. La integracin de procesos asegura que los procesos de negocio pueden ejecutarse de forma homognea a travs de los distintos sistemas de la organizacin. Esto se consigue usando XML y Workflow en otras tecnologas. Aqu la herramienta central es el SAP Exchange Infrastructure (SAP XI). SAP XI permite la conexin entre sistemas SAP y no-SAP de diferentes proveedores, distintas versiones o distintas plataformas (Java, ABAP y otros). SAP XI se basa en arquitecturas abiertas (principalmente XML y Java)para ofrecer servicios esenciales en los entornos heterogneos y complejos de las organizaciones actuales. Servicios como el intercambio de mensajes, configurando el control de flujos de negocio entre sistemas adems de transformar el contenido entre receptor y emisor. Plataforma de aplicaciones. Con SAP Web Application Server (Web AS) incorpora entornos de ejecucin para J2EE y ABAP, lo que le permite utilizar aplicaciones Web y Web Services dentro de un entorno abierto. SAP Web AS es una evolucin del componente SAP Basis que conformaba el ncleo en los sistemas SAP R/3.

SAP Web Application Server

Entre las principales funcionalidades que ofrece cabe destacar las siguientes: Un entorno de ejecucin de aplicaciones fiable y seguro tras ms de 10 aos de evolucin. Gestin y ejecucin segura (roles, usuarios, ....) de procesos de negocio.
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Entorno de desarrollo de aplicaciones. Soporte a la mayora de estndares de la industria, tales como: http, HTTPs, SMTP, SOAP, XML,.... Gran escalabilidad. Independencia de sistemas operativos y bases de datos.

El siguiente cuadro muestra los cuatro niveles de integracin anteriores resumiendo las herramientas y funcionalidades de cada uno de ellos.

Nivel de integracin

Quin A quin aplica Todos los usuarios Key users, Administradores, Desarrolladores, Gestores Administradores, Desarrolladores Administradores, Desarrolladores

Qu Caractersticas Principales Dar acceso a las aplicaciones en un entorno nico Consolidar datos de varios sistemas

Cmo Principales componentes EP

Integracin de personas Integracin de informacin

MI BW MDM

MDM

Integracin de procesos Plataforma de aplicaciones

Distribucin y integracin de sistemas Plataforma de desarrollo de todos los componentes de SAP Netweaver

XI

Web AS

SAP Marketplace http:\\service.sap.com es el punto de acceso de partners y clientes a distintas funcionalidades y servicios ofertados por SAP.

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SAP Service Marketplace

No todos los servicios son de libre acceso, para algunos de ellos es necesario un usuario y password facilitados por SAP a sus clientes o partners. Algunos de los ms relevantes son: SAP Support Portal: (necesario certificado de cliente) Permite reportar incidencias de los sistemas SAP instalados, encontrar parches y solucin a problemas. SAP Help Portal: (libre) Acceso a los manuales online de todas las versiones e idiomas de SAP R/3. SAP Development Network: (requiere registrarse como usuario) Foro para desarrolladores de todas las reas y soluciones. SAP slo lo administra, las soluciones y documentos no son responsabilidad de SAP.

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