Joni Galvo

SUPER

Eduardo Adas

Apresentaes

Como vender idEias e conquistar audincias

INTRODUO

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CAP. 4 O APRESENTADOR

10 - Como tudo comeou 12 - Nasce a SOAP 14 - Vocs fazem PowerPoint? 17 - Qual o tamanho da SOAP? 18 - O segredo a reinveno 20 - SOAP no mundo 24 - Em qualquer lugar do globo, preciso um novo olhar sobre as apresentaes 26 - O olhar da SOAP 31 - O que uma apresentao no estado da arte 32 - Como fazer uma apresentao no estado da arte?

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Referncias Bibliogrficas

CAP. 3 - A IDENTIDADE VISUAL

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132 - Tirando o mximo do apresentador 134 - O domnio do roteiro e a interao com o apoio visual 136 - Como treinar para uma apresentao? 138 - Linguagem, voz e espontaneidade 145 - Sesso de perguntas e respostas

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CAP. 1 - ROTEIRO

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110 - A coerncia visual 110 - O que levar em conta ao criar uma identidade visual? 111 - Os elementos determinados na identidade visual 126 - Estilos de identidade visual

CAP. 5 - O POWERPOINT E OUTRAS FERRAMENTAS DE APOIO

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FECHAMENTO

36 - Roteiro: O primeiro passo para uma boa apresentao 38 - Diagnstico: A base do roteiro 46 - Redigindo o roteiro 48 - A redao de um roteiro inclui algumas etapas importantes 56 - Estratgias para elevar a ateno da audincia 70 - As partes de uma apresentao 74 - Dez pontos a favor do seu roteiro

CAP. 2 - SLIDES: A CRIAO VISUAL

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80 - Por que investir no visual de uma apresentao 84 - Rumo aos slides 94 - Recursos visuais 103 - Dados, grficos e tabelas 104 - Dicas para apresentao de dados 106 - Que abordagem voc quer imprimir em seus slides? 107 - A harmonia visual das apresentaes

150 - PowerPoint: Vilo ou heri? 152 - A evoluo das apresentaes ou A origem das apresentaes chatas 157 - Alm do PowerPoint 162 - As novas alternativas de apresentao 164 - Como fazer uma boa apresentao virtual 168 - Apresentaes autoexplicativas

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176 - Um exerccio de desapego

Como tudo comeou

Por Joni Galvo

Por Eduardo Adas

Como tudo comeou

Sou fascinado pela inovao. Desde criana, enquanto a maioria das pessoas ia para um lado, eu caminhava para outro. Sempre busquei ver as coisas por outro prisma, enxergar fora da caixa. Nos mnimos detalhes, sempre fugi do tradicional desde o momento de escolher um presente at a hora de estruturar um negcio. No foi essa a criao que recebi, mas foi assim que me desenvolvi. Ainda jovem, decidi que seria atleta jogar vlei era meu sonho. Fiz faculdade de Educao Fsica, pratiquei o esporte por alguns anos, mas por uma srie de fatores acabei desistindo dessa opo quando estava com 25 anos. Tardiamente, sa procura de um novo setor em que pudesse atuar. Fiz vrios cursos, conheci gente do mercado corporativo, trabalhei em algumas empresas e, em 1998, aos 29 anos, comecei a trabalhar com consultoria. Foram quatro anos trabalhando na Accenture, uma das empresas mais respeitadas do setor. Eu tinha um bom cargo, bom salrio e estabilidade, mas ainda assim no estava feliz: queria mais liberdade de criao, no aguentava ficar preso ao modelo de gesto que era obrigado a adotar naquela rotina. Muito insatisfeito, estava decidido a abrir um negcio prprio. S no sabia em que rea poderia atuar. Conheci o PowerPoint em 1995 e adorei o programa. Eu me lembro de passar horas brincando em frente tela, explorando as ferramentas, criando animaes e me aperfeioando naquela linguagem. Comecei a fazer uso profissional desse programa na Accenture, onde rotineiramente apresentava projetos e propostas para os clientes. Ainda nos anos de consultoria, ingressei no MBA em marketing no Ibmec, em So Paulo. No curso, eu me destaquei muito e sempre tive a certeza de que o sucesso se devia forma como apresentava meus trabalhos. Feitos em PowerPoint, eles encantavam professores e colegas, que logo comearam a me pedir ajuda em apresentaes para o curso e para as empresas nas quais trabalhavam. Logo constatei que estava diante de uma grande oportunidade. Em uma rea que tanto me atraa, em uma atividade em que eu de fato me destacava, havia uma demanda evidente. Em empresas de todos os portes, notei que apresentaes importantes acabavam sendo delegadas a secretrias, a estagirios ou a filhos de diretores que estivessem cursando uma faculdade. O trabalho no era feito por agncias de publicidade, nem por agncias de comunicao. As pessoas no tinham a quem recorrer. Conversando com meu amigo e primo Eduardo Adas com quem sempre tinha sonhado em abrir um negcio , e com a certeza de que estvamos diante de uma excelente oportunidade que, sem dvida, nos realizaria, propus: Edu, que tal criarmos uma empresa de apresentaes no estado da arte?.

Sou formado em engenharia de produo. A viso do processo, da estratgia e do negcio como um todo sempre me atraiu. Eu me formei em 1987 e logo depois comecei a trabalhar como consultor. Fui consultor autnomo durante 15 anos e, nesse perodo, tive muitos clientes. Eu adorava o que fazia e minha empresa foi muito bem. Alm da viso estratgica, sempre encarei a capacidade de comunicao como importante ferramenta de trabalho. Diante de um cenrio a ser modificado em uma empresa, acredito que de nada adiantam boas ideias se o cliente no compreender o valor delas. Tendo isso em mente durante meus anos de consultoria, eu j valorizava a comunicao ao estruturar minhas propostas e recomendaes estratgicas. Como consequncia, minhas apresentaes chamavam a ateno dos clientes, que muitas vezes me pediam ajuda nas apresentaes de suas empresas. Eu no era o nico. Enquanto me destacava com as apresentaes para meus clientes, meu primo e amigo Joni Galvo tambm caprichava em suas entregas. Conversvamos muito sobre isso e sobre outras particularidades do dia a dia profissional. Tnhamos timo entendimento, vamos algumas complementaridades em relao aos nossos perfis, e tnhamos o sonho de um dia abrir um negcio conjunto. Chegamos a pensar em uma empresa de marketing esportivo, em uma empresa de treinamento de executivos e tambm em uma consultoria conjunta. At fizemos algumas consultorias em parceria, mas no chegamos a idealizar uma sociedade nessa rea. No ano de 2002, enquanto tudo ia muito bem nos meus negcios, tive uma srie de conversas com o Joni, que se sentia sufocado em sua rotina profissional e estava louco para dar uma reviravolta naquele cenrio. Em uma de nossas conversas, ele props que abrssemos em sociedade uma empresa de apresentaes. Confesso que fiquei reticente. Estvamos em janeiro de 2003, Lula tinha acabado de assumir a Presidncia, o pas vivia um clima de incerteza... Seria um risco abandonar meus clientes e meus vrios projetos em nome de um negcio pioneiro. Embora concordasse com a existncia de uma demanda e soubesse da nossa capacidade e gosto por fazer apresentaes, eu questionava se conseguiramos viver daquilo, se o negcio teria mesmo bom potencial. De todo modo, resolvi arriscar: Confesso que tenho muitas dvidas e incertezas, mas topo. Vamos em frente, Joni, vamos criar essa empresa de apresentaes!.

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Introduo

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Apresentaes: a mdia dos 30 minutos

por Nizan Guanaes, chairman do Grupo ABC de Comunicao
Nunca imaginei que uma apresentao em PowerPoint pudesse carregar os conceitos aplicados na Publicidade. Em 2004 conheci Joni e Edu. Naquela poca a Africa contratava a consultoria da SOAP para criao de apresentaes. Ao conhec-los, percebi que estava diante de um negcio extremamente inovador. Trabalhei com a SOAP em diversas situaes estratgicas e comprovei que os resultados de uma apresentao com planejamento, conceito central, dedicao visual e, principalmente, uma narrativa de alto impacto aumentam a fora da mensagem. Esta metodologia contribui para que as apresentaes em eventos, palestras ou reunies estejam no mesmo nvel estratgico de uma campanha publicitria. Assim, por que no criar uma campanha para reunies com seus stakeholders? Por que no integrar todas as reunies com pblicos estratgicos, internos ou externos, numa plataforma de apresentaes diferenciadas? Por que no equilibrar emoo e razo em qualquer apresentao? Por que no encarar o momento da apresentao como uma pea de teatro? Tenho certeza que, se fizer isso, suas ideias sero valorizadas e sua audincia jamais dormir nas suas apresentaes. Alm disso, e mais importante, voc descobrir que pode conduzir sua audincia em direo a seus objetivos!

Institucional

Animao que demonstra o crescimento acelerado da Agncia.

A ambientao, com uso da girafa, estava alinhada com a personalidade visual da marca.

Esta uma forma mais atraente de mostrar dados.

Apresentao sobre propaganda na indstria de Moda

Institucional
A capa da apresentao traz um questionamento que ser respondido ao longo da narrativa. A estrutura lgica comea pelo mais abstrato e emocional para, assim, migrar para o tangvel e racional.

Capa com etiquetas representando marcas e consumo.

Slide que explica o conceito que direciona construo de marca na indstria.

Apresentao institucional do Grupo de Nizan Guanaes

Ponto de virada da apresentao em que o Brasil visto como oportunidade para ser protagonista na indstria.

Palestra Nizan Guanaes em Madrid

O primeiro slide explica os aspectos que diferenciam a Africa com seu modelo de negcios. Em um segundo momento da apresentao, Nizan faz analogias para explicar a importncia de rupturas e novos paradigmas. Forma de mostrar um salto enorme que a agncia DM9 teve nos anos 1990 aps a aquisio de uma grande conta. Slide que mostra claramente a evoluo do negcio da DM9 aps o investimento e no momento da venda para o Grupo DDB. Slide que faz a transio para o momento em que os processos da Agncia Africa so apresentados.

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SOAP State of the Art Presentations

Introduo

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A primeira impresso a que fica

Assim como os minutos iniciais de um filme ou os primeiros captulos de uma novela, o comeo de uma apresentao tem extrema importncia. Como qualquer primeira impresso, o gatilho da empatia ou do desinteresse imediato por parte da audincia. No discurso, portanto, o apresentador tem de entrar com algo impactante, que desperte o interesse das pessoas para o que est por vir. Ele pode, por exemplo, usar um dos recursos narrativos vistos neste captulo, como uma metfora, uma provocao ou um questionamento. Qualquer uma das ferramentas pode ser adequada, contanto que revele algo impactante, de preferncia inesperado, e que faa brilhar os olhos da audincia. Assim como o discurso, a primeira tela da apresentao tambm precisa ter seus atrativos. No primeiro momento, bom fugir da agenda ou das tradicionais telas com nome do apresentador e data ou, pior ainda, com o ttulo Apresentao. Alm de essas serem maneiras um tanto burocrticas de comear uma apresentao, elas representam total desperdcio de um espao nobre que pode ser usado para transmitir algo relevante. prefervel usar o slide inicial para o slogan da apresentao ou para uma tela de descanso com algum conceito, pergunta ou imagem que evoque uma expectativa positiva na audincia, aproximando-a do tema que ser tratado.

As partes de uma apresentao

maneira de um filme, uma apresentao deve ter diferentes partes. Ela comea por uma introduo, na qual exposto o tema, segue com o desenvolvimento da ideia (parte central da apresentao), e, no final, traz um desfecho ou concluso. Tal qual em um filme, este incio, meio e fim tambm pode ser chamado de ato 1, ato 2 e ato 3 e tem algumas particularidades que discutiremos a seguir.

O corpo e a sustentao da apresentao

O ato 2 o desenvolvimento do argumento, a sustentao do conceito apresentado na introduo. Essa etapa, que representa cerca de 90% do tempo de uma apresentao, inclui as vrias partes ou captulos da palestra e deve ser baseada em uma histria que responda s seguintes perguntas:

Steve Jobs e o foco na mensagem principal

Quando se fala em apresentaes, Steve Jobs uma referncia: sua presena de palco, a estrutura narrativa que apresenta, o impacto que gera na audincia. Em suas performances, nunca falta um clmax. So momentos absurdamente impactantes e inesquecveis, estruturados de tal forma que imprimem solidamente na audincia a mensagem principal por ele determinada. Na apresentao de lanamento do notebook MacBook Air, em janeiro de 2008, as coisas no poderiam ter sido diferentes. Jobs anunciou o MacBook Air como to fino, que cabe dentro desses envelopes que vemos circulando internamente nos escritrios. Aps a afirmativa, ele caminhou at a lateral do palco e pegou um envelope pardo. De dentro dele retirou seu mais novo notebook... O pblico vibrou! Em seguida, Jobs segurou o notebook na altura de seu rosto: Vocs podem ver como fino. E tem um teclado completo e um display tambm completo. No surpreendente? o notebook mais fino do mundo. No livro The presentation secrets of Steve Jobs, Carmine Gallo chama a ateno para essa apresentao de Jobs, na qual no foi dada a menor ateno a especificaes tcnicas e coisas do gnero. Ningum saiu do evento conhecendo a memria, a capacidade e a velocidade de processamento daquele produto. Para Jobs, o foco era apenas um: todos os presentes estavam diante do notebook mais fino do mundo. O pblico absorveu a mensagem e a mdia tambm. Todas as pessoas logo puderam conferir nos sites, jornais e revistas especializadas o retrato de Jobs retirando de um envelope o notebook mais fino do mundo. A mensagem principal estava dada.

Quem? (ou O qu?) Quando? Onde? Quanto? Como? Por qu? Para qu?

A ordem e a maneira como essas perguntas so respondidas o que diferencia um roteiro de outro, uma histria de outra. Vale dizer que no ato 2 comum os apresentadores fazerem subdivises. Se voc vai expor as caractersticas de um novo produto para sua equipe de vendas, por exemplo, cada um dos cinco principais atributos do produto pode ter um subttulo. Mostrando ao pblico a relao desses subttulos em um slide estilo agenda, voc posiciona a audincia sobre o que ser visto e torna o contedo mais didtico.

A concluso
O ato 3 o fechamento da apresentao, um gran finale que, de preferncia, retoma, refora e consolida a mensagem principal da apresentao. Para que a apresentao fique redondinha, interessante a concluso direcionar o raciocnio da audincia para o slogan revelado na introduo. Embora seja muito curto, o ato 3 costuma percorrer o seguinte caminho:

Um bom comeo
No incio da apresentao deve ser indicado o tema ou slogan. Isso pode ser feito nos primeiros segundos de fala ou aps uma breve introduo, conforme for definido no roteiro. O slogan deve ser conciso e coerente com o objetivo da apresentao. Embora na maioria das vezes revele claramente esse propsito, h situaes em que pode deixar no ar um questionamento para a audincia, uma expectativa a ser esclarecida nos atos seguintes. So caminhos bem distintos entre si e ambos podem funcionar muito bem.

iniciado com um clmax (vindo do ato 2). Revela uma concluso. Retoma o slogan ou o DNA da mensagem principal. Consolida as mensagens da apresentao.

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Cap. 1 Roteiro

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Por que investir no visual de uma apresentao

J vimos que uma ideia apoiada em uma boa histria pode ser transmitida com propriedade por meio do discurso. No entanto, mesmo considerando que essa boa histria, por si s, seja absolutamente capaz de encantar as mais exigentes audincias, no d para negar que um bom suporte visual pode enaltec-la ainda mais. No toa. Nas salas de reunies e nos auditrios as pessoas acompanham os apresentadores com o olhar, enquanto ouvem seus relatos. Podemos dizer que isso caracteriza qualquer palestra como audiovisual, por mais que ela esteja apoiada exclusivamente na figura de um condutor. Se considerarmos a audincia disposio com seus olhos e ouvidos, simplesmente no faz sentido desprezar o visual, esse impactante canal de comunicao. Aliadas ao discurso, as informaes visuais melhoram a qualidade das mensagens transmitidas, aumentam a eficincia da comunicao e o sucesso do apresentador diante de uma audincia. Os motivos so vrios:

Atalhos do pensamento
Por despertarem o pensamento visual e possibilitarem a rpida transmisso de conceitos, as informaes visuais atuam como atalhos do pensamento, sintetizando ideias e acelerando a compreenso por parte da audincia. Quando h muito a transmitir em curto espao de tempo, so excelentes ferramentas para abreviar explicaes e descries.

Entendimento
Ao representar um conceito verbal com imagens, o apresentador conduz a audincia a um pensamento visual que visa traduzir complexidade em simplicidade. Alm disso, ele oferece mais um canal para a captao de informaes por parte de quem o assiste. H pessoas que absorvem melhor o que ouvem e h aquelas que absorvem melhor o que veem conciliando discurso e imagens, o apresentador abre os dois caminhos para atingir seu pblico.

Identificao
Assim como as palavras, as imagens so capazes de despertar identificao entre pessoas e cenrios. O encantamento de uma audincia pelo visual da apresentao meio caminho andado para ela comprar o pacote completo, incluindo os conceitos ali transmitidos.

Dinamismo

Ateno
O olhar humano atrado por movimento, por mudanas e cenrios novos que se revelam. A alternncia de imagens chama a ateno do espectador, desperta-o para o que est sendo transmitido. Se encararmos cada slide como um recomeo, uma nova chance de surpreender e conquistar a ateno da audincia, podemos pensar em dezenas de chances de reconquista ao longo de uma apresentao. No outro extremo das palestras que contam com bons slides, esto aquelas apoiadas exclusivamente no discurso. Fazendo um paralelo com o cinema, essas seriam equivalentes a filmes feitos apenas com a presena de um narrador... Faria sentido?

Reteno das mensagens

A linguagem visual um canal extra para estimular a memorizao de conceitos. Imagine um representante de uma indstria de alimentos orgnicos fazendo uma palestra para nutricionistas. Ele pode apenas dizer que estudos recentes comprovam que a alta concentrao de corantes em alimentos causa prejuzos importantes para o organismo, em especial para a pele. Se quiser ser mais enftico, no entanto, ele pode revelar, paralelamente ao seu discurso, a imagem de uma lata de tinta com um rtulo alertando: contraindicado para refeies. A imagem concretiza o conceito exposto e aumenta as chances de a audincia, mais tarde, se lembrar daquele conceito.

As pessoas esto acostumadas a processar informaes verbais e visuais ao mesmo tempo, com muita rapidez. As informaes visuais, em especial, so consumidas de imediato, na velocidade de sua exposio. Curiosamente, esse dinamismo traz conforto mente, em contraposio inquietao gerada pela monotonia.

Reforo narrativa

Uma sequncia de imagens ajuda a dar forma narrativa, concretizando o discurso do apresentador. Quando contam uma histria, as imagens podem inclusive formar as chamadas narrativas visuais. Em uma analogia com as histrias em quadrinhos, como se os desenhos fossem slides e o balo de fala do personagem fosse o discurso do apresentador.

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Cap. 2 Slides: A criao visual

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Como treinar para uma apresentao?

Compreendida a importncia de dominar o roteiro e o material de apoio visual de uma apresentao, vm as dvidas: como atingir o domnio esperado? Existe uma maneira mais adequada para o treinamento de apresentaes? O prprio processo de confeco de roteiro e slides pode ser considerado um incio de treinamento. Quanto mais participao o apresentador tiver nessa fase, mais domnio ele ter sobre o material. Quando tudo estiver pronto, de qualquer forma, uma dedicao ao treinamento fundamental. Alm de preparar o apresentador para a performance, o treinamento reduz a ansiedade e as expectativas que precedem um evento importante. natural que algumas pessoas se intimidem diante da perspectiva de subir ao palco e sintam alguma insegurana em relao a eventuais interferncias da audincia e de seu prprio estado emocional. Nessa hora, mais uma vez, aparece a importncia do bom preparo: ele torna o apresentador mais confiante e tranquilo e aumenta as chances de a apresentao fluir quase que espontaneamente. O treinamento pode incluir vrias etapas confira abaixo.

1. Roteiro e slides como apoio

Baseando-se especialmente no roteiro, mas tendo tambm os slides como apoio, treine sua fala exaustivamente. Comece usando o contedo integral e, aos poucos, v retirando o grosso do texto e mantendo apenas palavras-chave como referncia. Em vez de decorar a apresentao, procure compreend-la. Dessa forma voc pode dar espao improvisao, uma das grandes ferramentas de um apresentador.

2. Viso macro
Quando estiver com certo domnio do discurso, treine a apresentao no modo classificao de slides do PowerPoint. Usando como referncia apenas o conjunto de slides em miniatura, exercite a viso macro da palestra e adquira certa independncia em relao aos dizeres contidos na tela. Falando as mensagens sua maneira, voc investe na fluncia da apresentao. O objetivo fazer o discurso deslanchar tendo como nico apoio um olhar superficial sobre os slides. Durante este treinamento, procure entender os blocos da apresentao e como eles esto interligados. Isto a viso macro, ou seja, cada parte tem uma mensagem central que ser revelada no discurso e nos slides. Comparando com um filme em DVD, seria o mesmo que visualizar as imagens pequenas, associadas a ttulos, no modo Menu.

3. Slides um a um
J com bom domnio da apresentao, faa um treino diante da tela, passando os slides individualmente. Atente ao timing das mudanas de slide em relao ao discurso. Se houver animaes, sincronize-as com sua fala. Importante: no deixe os slides dominarem voc. Procure iniciar cada parte do discurso instantes antes de cada tela ser mostrada. Dessa forma voc demonstrar segurana e fluncia.

4. Sem referncias visuais

Para finalizar o treinamento, experimente fazer a apresentao sem nenhum apoio visual. Se tiver dificuldade, recorra a alguns termos-chave e retire-os aos poucos, no decorrer do treinamento. Quando conseguir fazer seu discurso sem nenhum apoio visual, quando estiver independente dos slides, voc estar apto a enfrentar seu pblico com segurana. Vale tambm contar a sua histria em 10% do tempo que voc ter para apresent-la. Isso o forar a identificar e selecionar apenas os pontos mais relevantes do seu discurso.

5. Registro e avaliao
Como ltima etapa do treinamento, grave sua apresentao em udio ou vdeo e depois oua-a ou assista-a para avaliar sua performance. Esse olhar crtico pode ser feito por voc mesmo ou por terceiros (em gravao ou ao vivo). S evite realizar essa etapa na ltima hora prefervel faz-la com alguma antecedncia, de modo que haja tempo para praticar alteraes necessrias.

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Cap. 4 O apresentador

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Uma boa apresentao deve seguir os mesmos preceitos de uma campanha publicitria: precisa impactar, encantar e imprimir uma mensagem na audincia at lev-la ao. Mais que isso, acreditamos que as apresentaes devam ser encaradas como mdia uma mdia decisiva na venda de ideias e conceitos, capaz de mudar o rumo da sua empresa e da sua carreira. Se a publicidade a mdia dos 30 segundos, atestamos aqui: as apresentaes so a mdia dos 30 minutos!

Scios-fundadores da SOAP, a maior empresa de apresentaes do Brasil, Eduardo Adas e Joni Galvo tratam neste livro da importncia das apresentaes na comunicao corporativa e nos momentos decisivos de qualquer negcio. Em suas pginas, eles revelam em detalhes a metodologia que utilizam para criao de apresentaes no estado da arte, capaz de encantar audincias, transmitir conceitos com propriedade e atuar em prol da adeso desejada pelo apresentador. O livro trata de diversos assuntos relacionados a apresentaes:

isso o que encontraremos neste livro: um guia que o ajudar a buscar o estado da arte para suas apresentaes e que ir destacar e valorizar o contedo, que todo seu. Hugo Bethlem, Vice-presidente executivo de relaes corporativas do Grupo Po de Acar

Como as apresentaes podem beneficiar suas ideias, propostas Estratgias para elaborao de apresentaes fora de srie A arte de contar histrias nas apresentaes Orientaes para criao de roteiros coerentes e bem estruturados Dicas para elevar a ateno da audincia A importncia do domnio do roteiro e o treinamento do Linguagem visual: como usar o PowerPoint a seu favor Particularidades das apresentaes virtuais e autoexplicativas
apresentador e produtos

Por que no equilibrar emoo e razo em qualquer apresentao? Por que no encarar o momento da apresentao como uma pea de teatro? Tenho certeza de que, se fizer isso, suas ideias sero valorizadas e sua audincia jamais dormir nas suas apresentaes. Nizan Guanaes Chairman do Grupo ABC de Comunicao

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