AUDITORA ADMINISTRATIVA

Auditora Administrativa
INDICE GENERAL
JUSTIFICACIN MISIN VISIN VALORES OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA PLANEACIN INSTRUMENTACIN EXAMEN INFORME SEGUIMIENTO 1 PLANEACIN 1.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 1.2 FACTORES A REVISAR 1.3 FUENTES DE INFORMACIN 1.4 INVESTIGACIN PRELIMINAR 1.5 PREPARACIN DEL PROYECTO DE LA AUDITORIA 1.5.1 Propuesta tcnica 1.5.2 Programa de trabajo 1.5.3Asignacin de responsabilidades 1.5.4 Capacitacin 1.5.5 Actitud 1.6 DIAGNOSTICO PRELIMINAR 1.6.1 Gnesis de la organizacin: 1.6.2 infraestructura: 1.6.3 Forma de operacin: 1.6.4 Posicin competitiva: 1 2 3 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 8 10 10 10 10 10 11 11 11

AUDITORA ADMINISTRATIVA 2 INSTRUMENTACIN 2.1 RECOPILACIN DE LA INFORMACIN 2.2 TCNICAS DE RECOLECCIN 2.3 EVIDENCIA 2.3.1 Evidencia Fsica: 2.3.2 Evidencia testimonial: 2.4 SUPERVISIN DE TRABAJO 3 EXAMEN 3.1 Propsito 3.2 Procedimiento 3.2.1 CEDLAS 3.2.2 Desarrollo de los indicadores de gestin 3.2.3 OBSERVACIONES GENERALES 3.2.4 Tabla 3.3 ENFOQUES DE ANLISIS ADMINISTRATIVOS 3.3.1 FODA 3.4 FORMULACIN DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO 3.4.1 CONTEXTO 3.4.2 INFORMACIN OPERATIVA 3.4.3 DESEMPEO 3.4.4 ESTRATEGIA COMPETITIVA 3.4.5 LIDERAZGO 3.4.6 PERSPECTIVAS 4 INFORME 4.1 ASPECTOS OPERATIVOS DEL INFORME 4.1.1 INTRODUCCIN 4.1.2 ANTECEDENTES 4.1.3 JUSTIFICACIN 4.1.4 IDENTIFICACION 4.1.5 RESPONSABLES 4.1.6 OBJETIVOS 4.1.7 ESTRATEGIAS 4.1.8 RECURSOS 4.1.9 COSTO 4.1.10 ALCANCE 11 11 12 12 12 12 12 13 13 13 13 16 18 20 21 21 22 22 22 22 23 23 23 24 24 24 24 24 24 24 25 25 25 25 25

AUDITORA ADMINISTRATIVA 4.1.11 ACCIONES 4.2 LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACIN 4.3 TIPOS DE INFORME 4.4 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN 4.5 PRESENTACIN DEL INFORME 4.5.1OBSERVACIONES 4.5.2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5 SEGUIMIENTO 5.1 OBJETIVO GENERAL 5.2 LINEAMIENTOS GENERALES 5.3 ACCIONES ESPECFICAS 6 ANEXO 25 26 26 26 26 26 28 28 28 28 29 30

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JUSTIFICACIN
La ejecucin de una auditoria administrativa en la empresa LLX S.A. se fundamenta en: La administracin de la organizacin est interesada en obtener competitividad operativa, administrativa y financiera para mantenerse slidamente en el mercado altamente demandante. Establecer el nivel acadmico del grupo auditor para ejecutar una auditoria administrativa. Es conveniente sealar que la iniciativa de implementar una auditoria administrativa obedece a la necesidad de establecer una infraestructura tcnica para mejorar sustancialmente el desempeo de la empresa, garantizar su crecimiento y disponer de toda una gama de posibilidades para hacer frente de manera congruente a las demandantes condiciones del mercado.

MISIN
En Metlicas LLX contamos con diseos modernos, basados en una experiencia de ms de 24 aos en el Equipamiento Integral de Lnea de Panadera, aportando con garanta, durabilidad y atencin personalizada en todos y cada uno de nuestros productos.

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VISIN
Llegar a tener la mayor participacin en el mercado ofreciendo la mejor alternativa de compra en cuanto calidad y precios de los productos ofertados; a la par de un servicio personalizado, que nos permita satisfacer las necesidades ms exigentes de nuestros clientes, explotando nuestras ventajas competitivas.

VALORES

Responsabilidad y compromiso Servicios de excelencia y productos de calidad Eficiencia y eficacia empresarial Innovacin Perseverancia Trabajo tico-profesional

OBJETIVO GENERAL
Estructurar una institucin basada en el marco de la credibilidad, responsabilidad, confianza y transparencia administrativa, que promueva el desarrollo socio-econmico mediante el ofrecimiento de una amplia gama de materiales en la lnea de carnicera, panadera y dems productos de metal de alta calidad que garantice la permanencia y la rentabilidad de la empresa en el mercado altamente competente y demandante.

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OBJETIVOS ESPECFICOS
Los objetivos especficos establecidos por LLX S.A. son: Surgir como una empresa de liderazgo y aceptacin en el mercado. Obtener rentabilidad econmica. Poseer una excelencia en equipos fabricados. Mantener una cartera de clientes slida. Crear un equipo de trabajo competente y profesional. Brindar atencin personalizada a la clientela en todos y cada uno de los productos.

METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

La metodologa de la auditoria administrativa tiene el propsito fundamental de implementarse como marco de actuacin para que las acciones de la revisin en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan de forma programada y sistemtica, proporcionando al auditor administrativo la identificacin y ordenamiento de la informacin pertinente.

PLANEACIN La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnstico preliminar, sean suficientes, pertinentes y relevantes.

INSTRUMENTACIN
Cumplida la etapa de Planeacin y preparado el proyecto de auditora con la propuesta tcnica y el programa de trabajo respectivo, as como obtenido el diagnostico preliminar, se procede a la instrumentacin de la auditoria, para la cual se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin ms viables para la auditoria a realizar, se eligen indicadores, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.

EXAMEN
El examen consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento. El propsito del examen es aplicar las tcnicas procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias especficas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.

INFORME

AUDITORA ADMINISTRATIVA Formulado el diagnstico administrativo, es necesario preparar un informe en el que se consignen los resultados de la auditoria y se identifique claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc., auditado, as como el objeto de la revisin, duracin, alcance, recursos y mtodos empleados. En el mismo documento se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, los mismos que debern estar sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor

SEGUIMIENTO
Es necesario un estricto seguimiento de las observaciones que se producen como resultado de la auditoria administrativa, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia. Establecer lineamientos generales, acciones especficas y criterios para la ejecucin de auditoras de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan y se implementen de manera puntual.

1 PLANEACIN
1.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Resaltar la importancia que tienen las auditorias administrativas para evaluar e implementar correcciones acorde con las necesidades de la organizacin (para prcticas futuras). 1.2 FACTORES A REVISAR Definimos los siguientes factores a evaluar: Planeacin Visin Misin Objetivos Estrategias Organizacin Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Recursos Humanos Direccin Liderazgo Comunicacin Motivacin Toma de decisiones Control Naturaleza Proceso (procedimientos) Herramientas Calidad

AUDITORA ADMINISTRATIVA 1.3 FUENTES DE INFORMACIN Internas: Mediante entrevistas y cuestionarios aplicados al gerente Externas: Consultar leyes o reglamentos (si existen) que regulen el funcionamiento del rea de produccin del giro de nuestra empresa. 1.4 INVESTIGACIN PRELIMINAR Mediante entrevista realizada al gerente se detectarn las necesidades especficas de la empresa para poner nfasis en las reas necesarias para as obtener mejoras. 1.5 PREPARACIN DEL PROYECTO DE LA AUDITORIA 1.5.1 Propuesta tcnica Naturaleza: Auditoria Administrativa. Alcance: rea administrativa. Antecedentes: No existen Auditorias Previas. Objetivos: Resaltar la importancia que tienen las auditorias administrativas para evaluar e implementar correcciones acorde con las necesidades de la organizacin (para prcticas futuras). Proporcionar a la empresa un estudio administrativo profundo que le permita mejorar su crecimiento. Brindar a la empresa un conocimiento ms amplio sobre las reas deficientes para tomar acciones que conlleven al mejor desempeo de las mismas. Estrategia: Conocer el funcionamiento de la empresa a travs de la colaboracin de los integrantes de la misma, para que se pueda conocer las funciones que tienen asignadas cada uno de ellos. El equipo auditor realizar visitas peridicas para la obtencin de la informacin necesaria mediante entrevistas y cuestionarios. Justificacin: La administracin de la organizacin est interesada en mejorar su imagen para ser reconocida a nivel nacional, lo que conlleva a la necesidad de realizar un diagnostico administrativo en busca de mejoras. .Acciones: Establecer los mecanismos de coordinacin para su ejecucin. Consolidar los avances en cada etapa de aplicacin metodolgica. Derivar observaciones y recomendaciones para cada funcin del proceso. Proponer recomendaciones generales. Recursos: Grupo Auditor (3 personas) Costo: Trabajo de auditora sin costo

AUDITORA ADMINISTRATIVA Resultados Esperados: Emitir un dictamen con recomendaciones y acciones que permitan detectar el camino que permita mejorar a la empresa. 1.5.2 Programa de trabajo Identificacin: Auditoria Administrativa Responsables: Grupo auditor conformado por: Borbor Yagual Juan Alexander Rodrguez Apolinario Ronald Ramiro Vallejo Chiliquinga Lady Actividades: Recopilacin de la Informacin Entrevista con los principales funcionarios Anlisis de la informacin recopilada Formulacin de Borrador de Trabajo Implementacin de los resultados del trabajo Presentacin de Informe Final Revisin de Borrador CALENDARIO: Auditoria Administrativa. Fecha inicio: 5 de agosto del 2011 Fecha de terminacin: 16 de agosto del 2011 Representacin grfica: A go st o 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

ACTIVIDADES / DIAS

Jul io

28 29 30 31 1 Conformacin del Equipo de trabajo Realizacin Carta Convenio Presentacin Propuesta a la Empresa Entrevista Administrativo Personal

Investigacin Preliminar Elaboracin Cuestionarios Aplicacin de cuestionario

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Elaboracin del Examen Anlisis de resultados Conclusiones del cuestionario Conclusiones finales de la auditoria Elaboracin del informe final

1.5.3Asignacin de responsabilidades Todo equipo debe de trabajar coordinadamente, es por eso que surge la necesidad de un supervisor dentro del mismo equipo, en este caso el equipo auditor; el encargado de asignar y supervisar las actividades que permitirn implementar la auditoria administrativa es la Srta. Lady Vallejo Chiliquinga. 1.5.4 Capacitacin La capacidad del equipo auditor es el reflejo de los conocimientos adquiridos durante el transcurso de la materia de Auditoria Administrativa impartida en las aulas de la Espol por parte del Econ. Julio de Alain Aguirre Mosquera. 1.5.5 Actitud El grupo auditor implementara la auditoria administrativa mediante el siguiente marco ticoprofesional: Criterio independiente Discrecin Responsabilidad Respeto 1.6 DIAGNOSTICO PRELIMINAR Para fundamentar las razones por la que surge la necesidad de implementar una auditoria administrativa en la empresa Metlicas LLX S.A. se presenta el siguiente marco de referencia: 1.6.1 Gnesis de la organizacin:

La empresa Metlicas LLX S.A tiene 24 aos en operacin. La empresa no ha implementado cambios en su estructura jurdica. La estrategia implementada es satisfacer al cliente con productos y equipos de calidad. La delegacin de funciones es limitada.

AUDITORA ADMINISTRATIVA 1.6.2 infraestructura:

La empresa posee una infraestructura adecuada para atender eficazmente a los clientes y proveedores. La administracin ejerce un estilo directivo. La empresa no ha tenido cambios a nivel administrativo. La empresa est en un proceso de adaptacin a cambios en tecnologas.

1.6.3 Forma de operacin:

La empresa se ha desempeado eficazmente a nivel operativo y administrativo. La empresa posee una situacin econmica estable, ha establecido dos sucursales. La empresa no lidera en mercado altamente demandante. El gerente general es el encargado de tomar las decisiones.

1.6.4 Posicin competitiva: Metlicas LLX es una empresa de tamao mediana dedicada a la compra-venta distribucin, fabricacin importacin de maquinarias, equipos y aparatos para la industria y el hogar, la empresa enfrenta una elevada competencia a nivel comercial. Los clientes muestran una acogida a los productos ofrecidos por la empresa

2 INSTRUMENTACIN
2.1 RECOPILACIN DE LA INFORMACIN La recopilacin de la informacin consisti en realizar cuestionarios al gerente general, y a la secretaria, a un empleado de ventas y a dos empleados de produccin. La informacin visin, misin y estructura de la empresa fueron facilitados por el gerente general en las entrevistas que tuvimos. 2.2 TCNICAS DE RECOLECCIN EL equipo auditor efectu las siguientes tcnicas para facilitar el trabajo y la rapidez de recopilacin de la informacin: Cuestionarios Entrevistas Cdulas 2.3 EVIDENCIA Mediante las visitas se pudo constatar lo siguiente:

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2.3.1 Evidencia Fsica:

No tienen organigrama organizacional. La secretaria nos explic las funciones de cada puesto que interviene en el proceso, pero no se cuenta con un documento que tenga plasmadas las descripciones de puesto. La produccin se puede retrasar por la falta del gerente en el lugar donde se fabrican los productos, por eso el gerente pasa mayor tiempo en la fbrica.

2.3.2 Evidencia testimonial:

Fue por afirmacin propia por parte de la secretaria quien nos indico que la empresa no cuenta con un organigrama. Los clientes adquieren los productos que la empresa fabrica e importa, por la calidad del producto.

2.4 SUPERVISIN DE TRABAJO Las visitas realizadas se las llev a cabo con el gerente general, quien fue muy paciente y amable a la hora de responder las preguntas y brindar la informacin solicitada. A pesar que hubo inconvenientes como la prolongacin de la cita, culminamos el trabajo en un 80% a lo planificado. En cuanto al equipo auditor, se tuvo una organizacin adecuada. Cada uno realizo las actividades encomendadas, pero constando con el resto en caso de dudas o algn inconveniente.

3 EXAMEN
3.1 Propsito Por medio de los enfoques de anlisis utilizados (entrevistas y encuestas) cuantitativas y organizacionales (FODA), se busca lograr el objetivo planteado para la realizacin de la auditoria de tal forma que se pueda analizar de acuerdo con las circunstancias especificas del rea, con el fin de reunir todos los elementos necesarios para emitir recomendaciones y conclusiones. 3.2 Procedimiento Desarrollo de los mecanismos de recoleccin 3.2.1 CEDLAS Cdulas para el registro de aspectos relevantes.

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HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES AREA EVALUADA: Administrativa ETAPA: Planeacin Aspectos revisados Misin Aspectos relevantes Misin general Comentarios Debe responder: Qu es? (Tipo organizacin); Qu hace ? (Cules Necesidades del cliente se satisface); A quin satisface? (Grupo de clientes que atiende); Cmo lo satisface? (Mediante qu destrezas, habilidades distintivas) Existe confusin en los empleados al no conocer los tiempos establecidos para cumplir los objetivos.

Objetivos

No hay claridad con respecto al plazo de objetivos

Estrategias

No se define formalmente Se comunica verbalmente hacia los las estrategias empleados por lo que es muy prescindible a ser olvidadas

HERRAMIENTAS DIAGNOSTICO

DE

CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES AREA EVALUADA: Administrativa ETAPA: Organizacin Aspectos revisados Aspectos relevantes Comentarios Establecer una estructura donde se muestren las funciones, departamentos, o posiciones jerrquicas dentro de la

Estructura organizacional No posee organigrama

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organizacin y como se relacionan. Recursos Humanos Rotacin del personal de La causa es falta de motivacin en personal fabrica de fabrica.

HERRAMIENTAS DIAGNOSTICO

DE

CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES AREA EVALUADA: Administrativa ETAPA: Direccin Aspectos revisados Liderazgo Comunicacin Motivacin Toma de decisiones Aspectos relevantes Lder Directivo Predomina la comunicacin verbal No existe Comentarios Buscar el liderazgo participativo. democrtico y

Es necesario incorporar un mtodo escrito en procesos crticos del negocio. Establecer un sistema de incentivos, a nivel de ventas y produccin.

Ejercida por el gerente o La contadora influye en las decisiones del contadora gerente.

HERRAMIENTAS DIAGNOSTICO

DE

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CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES AREA EVALUADA: Administrativa ETAPA: Control Aspectos revisados Naturaleza Aspectos relevantes Comentarios recibidos

Mecanismos establecidos Los empleados no saben especficamente por directivos en qu consiste el control.

3.2.2 Desarrollo de los indicadores de gestin PLANEACION Visin Empledos que la conocenTotal de empleados encuestados=46=0.666.. Misin Empledos que la conocenTotal de empleados=56=0.8333... Objetivos Objetivos alcanzadosObjetivos definidos=36=0.5 Estrategias/ tcticas Estrategias ImplementadasTotal estrategias=37=0.42857 ORGANIZACIN Estructura organizacional Personal que conoce la estructura organizacionaltotal de empleados=0 Divisin y distribucin de funciones Descripcin de puestosTotal de puestos= 48= 0.50 Cultura organizacional reas con mejorasTotal de reas=56=0.83 Recursos Humanos Personal de nivel directivoTotal del personal=56=0.8333 DIRECCIN Liderazgo Personal que identifica el estilototal del personal=66=1 Comunicacin Canales de comunicacinTotal de reas=26=0.3333

AUDITORA ADMINISTRATIVA Motivacin Personal que recibe incentivos Total del personal=36= 0.50

Toma de decisiones Personal que toma decisionesTotal del personal=16=0.1666 CONTROL Naturaleza Controles preventivosTotal de controles=11=1 Sistemas Controles automticosTotal controles=614=0.43 Herramientas Controles presupuestariosTotal controles=910=0.9 Calidad Servicios deficientesTotal serrvicios=45= 0.80 3.2.3 OBSERVACIONES GENERALES PLANEACIN El 66.67% de los empleados se encuentran identificados con las aspiraciones comunes de la empresa, aunque los empleados no participan en la elaboracin de la visin, quienes desean que la empresa se vuelva ms competitiva y conocida en el mercado ofreciendo productos de buena calidad. El 83% de los empleados participan en la elaboracin de la misin de la empresa. El 17% de los empleados no participan en la elaboracin de la visin en cuanto lo hagan se sentirn ms comprometidos en las actividades que desempeen en la organizacin. Pero hay que considerar que los empleados que fabrican los productos desconocen de ste por lo que se debe llegar a ellos para que se comprometan en su actividad de elaboracin de los productos. Los objetivos estn definidos a nivel direccin, pero la parte de produccin no los conocen lo cual provoca que los esfuerzos se dispersen y requiera de una exhaustiva supervisin, esto puede ser el motivo por lo que el gerente pasa mayor tiempo en la fbrica. El 50% de los objetivos han sido alcanzados. Las estrategias no estn por escrito en un documento general. ORGANIZACIN No se cuenta con una estructura organizacional. La distribucin de funciones se delegan segn las destrezas de los empleados. Las funciones no estn definidas en un documento. La contratacin de personal la hace el gerente o en ocaciones algn delegado del genrente, No se tiene un procedimiento que incluya perfil del puesto, capacitacin y desarrollo, evaluacin de desempeo, manual de bienvenida, programa de incentivos, etc. Por lo que no se cuenta con una estrategia para promover el cambio en el proceso de aprendizaje organizacional.

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DIRECCIN El poder e influencia esta ejercido en base a un estilo de liderazgo directivo, donde se orienta a los empleados sobre qu debera hacerse y cmo debera hacerse, programando el trabajo y manteniendo los estndares de rendimiento. El 100% del personal identifica el liderazgo y sigue las indicaciones que se les dan. Existe solamente una comunicacin verbal sobre cualquier asunto a comunicar, procesar o retroalimentar. Lo cual no constituye un medio eficiente, por las fallas mismas que conlleva el medio como son la idea del emisor y la interpretacin del receptor, esto evita tener la posibilidad de confirmar o comprobar lo emitido y lo entendido. La mayor parte de las decisiones las toma el gerente, existen ocasiones en que se consulta con el auditor y la contadora, no existe gran conflicto ya que por el momento los objetivos se han cumplido de acuerdo a los plazos. La motivacin del personal se lo ejecuta mediante incentivos monetarios por desempeo y aportes significativos a la empresa. La toma de decisiones es responsabilidad de la gerencia general. La comunicacin es formal pero existe una gran dosis de rumor. CONTROL Los controles estn establecidos en base a polticas establecidas verbalmente. Existe el intento de establecer controles pero no se ha llegado a la ejecucin eficiente de los mismos. La empresa tiene definidos controles operativos y financieros, aunque el personal no lo dominan en su totalidad. La empresa posee una imagen prestigiosa en el mercado competente, como consecuencia de la calidad que poseen sus materiales y productos. El control de inventarios es deficiente lo cual implica la creacin de mercadera obsoleta.

3.2.4 Tabla PUNTOS ESTABLECIDOS 300 85 75 70 PUNTOS OBTENIDOS 184,169 56,6695 62,4975 35 66,67 83,33 50

ELEMENTOS Planeacin Visin Misin Objetivos

Indicadores %

% 61,39

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Estrategias Organizacin Estructura Organizacional

70 250 100

30,002 98,232 0 40 24,9 33,332 136,666 80 23,331 25 8,335 166,05 75 15,05 36 40 585,117

42,86 39,29 0 50 83 83,33 54,67 100 33,33 50 16,67 83,03 100 43 90 80 58,51

Divisin y Distribucin de 80 Funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Direccin Liderazgo Comunicacin Motivacin Toma de decisiones Control Naturaleza Sistemas Herramientas Calidad TOTAL 30 40 250 80 70 50 50 200 75 35 40 50 1000

3.3 ENFOQUES DE ANLISIS ADMINISTRATIVOS 3.3.1 FODA Permite analizar la situacin competitiva de la organizacin. Su principal funcin es detectar las relaciones entre las variables ms importantes para as disear estrategias adecuadas, sobre la base del anlisis del ambiente interno y externo que es inherente a cada organizacin. FORTALEZAS Aos de experiencia. Infraestructura Adecuada. Personal Comprometido. Productos bien elaborados. Buena atencin al cliente.

AUDITORA ADMINISTRATIVA OPORTUNIDADES Apertura de nuevas sucursales. Aceptacin del cliente. Negociaciones con proveedores. Importacin de productos de buena calidad. DEBILIDADES Falta de una estructura organizacional. Duplicidad de funciones. Falta de manuales de funciones. Falta de democracia. Falta de polticas de control. Rotacin de personal de produccin. AMENAZAS Escases de materia prima. Competencia nacional. Normas que regulan importaciones. Formulacin del Diagnostico Administrativo. 3.4 FORMULACIN DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO 3.4.1 CONTEXTO La Fisonoma de la organizacin se ubica dentro del estndar de la industria y apunta a consolidarse en la medida que vinculen los proyectos en forma de administrarlos. La forma en que opera la compaa refleja la tendencia a generar ventas y capital sobre la base de conocimiento del campo de actuacin. Como empresa mediana en el ramo de las compraventas de productos y elaboracin de equipos de metal ocupa una posicin regular. La organizacin se comporta de manera congruente con su estructura pero no es una garanta de que tendr un ciclo de vida largo. 3.4.2 INFORMACIN OPERATIVA La base de gestin de la empresa/ compaa es la compra y venta de materiales de metales. En los proyectos se capitaliza la ventaja de emplear la tecnologa de la informacin como recurso estratgico. Estn bien definidas las fronteras entre aspectos de planeacin, organizacin, direccin y control. 3.4.3 DESEMPEO El comportamiento organizacional podemos indicar que predomina el carcter familiar ya que la contadora es la esposa del gerente. La compaa ha alcanzado buenos resultados econmicos pero a costa de la calidad de su servicio.

AUDITORA ADMINISTRATIVA El margen de eficiencia con que se desempea la compaa es muy alto en cuanto al proceso de ingeniera y en lo administrativo.

3.4.4 ESTRATEGIA COMPETITIVA El propsito estratgico se cumple eficientemente en cuanto a constituirse en estndar en la industria. Las ventajas competitivas de la compaa radica en sus capacidades, dedicacin para agregar valor a los proceso de ingeniera. 3.4.5 LIDERAZGO La cultura organizacional es de alto contexto, con cierto grado de adaptabilidad y formalidad. Los valores radican en los lazos familiares es decir estn bien establecidos sus valores sociales e institucionales. El trabajo en equipo es slido. La calidad de vida de la organizacin es suficiente. 3.4.6 PERSPECTIVAS La Compaa tiene bien planteada su estructura dentro de la cadena de valor. Es necesaria una reingeniera de las competencias centrales para abrir nuevas oportunidades de negocio En la medida que la empresa controle eficazmente sus procesos estratgicos podrn innovar. Es necesario implementar un proceso de cambio que fundamente su gestin.

4 INFORME
4.1 ASPECTOS OPERATIVOS DEL INFORME 4.1.1 INTRODUCCIN Interesado en obtener competitividad operativa, administrativas el gerente general toma la decisin de aceptar la propuesta del grupo auditor.

AUDITORA ADMINISTRATIVA 4.1.2 ANTECEDENTES Formalmente no existen auditorias administrativas anteriores. 4.1.3 JUSTIFICACIN La administracin de la organizacin est interesada en obtener competitividad operativa, administrativa para mantenerse slidamente en el mercado. 4.1.4 IDENTIFICACION Auditoria Administrativa. 4.1.5 RESPONSABLES

4.1.6 OBJETIVOS

Mejorar los controles que gobiernan a la empresa. Generar competitividad financiera y administrativa. Crear una estructura organizacional conforme a las necesidades de la empresa. Establecer una dinmica de trabajo que permita una interaccin fluida de las acciones. Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.

4.1.7 ESTRATEGIAS El equipo auditor ejecutara visitas peridicas y programadas para disponer de la informacin de la empresa y conocer el uso de recursos. 4.1.8 RECURSOS El equipo auditor est compuesto por estudiantes de la Escuela Superior Politcnica del Litoral ESPOL. 4.1.9 COSTO Trabajo de auditora sin costo 4.1.10 ALCANCE

AUDITORA ADMINISTRATIVA rea administrativa. 4.1.11 ACCIONES Aplicacin de cuestionarios, cdulas, entrevistas y observacin directa de las operaciones de la empresa. 4.2 LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACIN El grupo auditor formulara los criterios que contiene el informe de aspectos relevantes basndose en los siguientes aspectos o lineamientos: Ponderar las soluciones que se propongan para determinar la viabilidad y practicidad. Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente. Establecer la forma y contenido que deber observar los reportes y seguimientos de las acciones. Revisar los borradores y papeles de trabajo. 4.3 TIPOS DE INFORME El grupo auditor al finalizar las etapas de planeacin, instrumentacin y examen de la auditoria administrativa ejecutada en la empresa LLX S.A., determin que el tipo de informe que se presentara, con el objetivo de establecer idneamente la situacin administrativa, sera el INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES. 4.4 PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN El informe ejecutado por el grupo auditor se formular en base de recomendaciones criticas y analticas que permitan a la organizacin transformar las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades, priorizando la puntualizacin de comentarios en las reas de mayor impacto y deficiencia operativo. 4.5 PRESENTACIN DEL INFORME 4.5.1OBSERVACIONES PLANEACIN La misin, visin y objetivos se encuentran redactados en el documento de informacin general de la empresa. La visin de la empresa se la hace llegar por medio de charlas y pancartas. La formulacin de la misin debe de ser reestrucurada Sus objetivos estn enfocados especialmente hacia el mercado nacional. Las estrategias no estn por escrito en un documento general. Las estrategias y tcticas se estancan a nivel operativo. La empresa posee un enfoque seguro y concreto de un futuro econmico prospero.

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Las charlas de la visin las ejecuta el gerente general.

ORGANIZACIN No existe una estructura de la empresa, lo que conlleva a duplicidad de funciones. El gerente general ejerce demasiadas responsabilidades a nivel administrativo y financiero. Las funciones que cumplen los empleados no estn documentadas. La empresa ejecuta actividades de evaluacin e integraciones para reducir el nivel de estrs. El manual de organizacin y operacin de la empresa es obsoleto e implica dificultad la implementacin. La distribucin de funciones se las realiza por medio de juntas. Se fomentan los valores ticos y morales. DIRECCION La motivacin del personal se lo ejecuta mediante incentivos monetarios por desempeo y aportes significativos a la empresa. La toma de decisiones es responsabilidad de la gerencia general, aunque en ocasiones influye bastante la contadora. La comunicacin es informal El liderazgo directivo los empleados c aptan las disposiciones. La empresa posee recursos tecnolgicos que fomentan su trabajo. CONTROL La empresa tiene definidos controles operativos y financieros, aunque el personal no lo dominan en su totalidad. Los controles financieros estn bien estructurados e implementados. La empresa posee una imagen prestigiosa en el mercado competente, como consecuencia de la calidad que poseen sus materiales y productos. La empresa posee una infraestructura adecuada para los inventarios. 4.5.2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El grupo auditor por medio de la auditoria administrativa y en facultad de su capacidad y conocimiento operativo, administrativo y financiero de la empresa LLX S.A. recomienda: La empresa debera estructurar un documento que gobierne las actividades y defina el marco conceptual de la organizacin. El documento deber redactar perfectamente la misin, visin objetivos, estrategias, metas y polticas de control global. Crear una estructura organizacional y mediante esta elaborar un manual de funciones. Es conveniente que se convoque al personal para hacer una presentacin de los contenidos del proceso de cambio. El gerente general debera delegar funciones a una persona competente, priorizando la toma de decisiones en conjunto. Documentar la divisin y distribucin de funciones de acurdo a las capacidades y habilidades de los empleados. Se recomienda realizar un buzn de sugerencias para que el personal administrativo emita su criterio con respecto al estilo de liderazgo que se tiene en la institucin.

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Evaluar y capacitar al personal para priorizar en conocimiento de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. Establecer controles que permitan medir el grado de satisfaccin de los clientes y la calidad de los proveedores.

5 SEGUIMIENTO
5.1 OBJETIVO GENERAL Verificar que la empresa LLX S.A. lleve a cabo las recomendaciones que se le dio a conocer en el informe final, logrando que se aplique de manera adecuada para que se cubran las necesidades o errores que se detectaron dentro de la organizacin. 5.2 LINEAMIENTOS GENERALES

La implementacin se comprobara en todas las areas en las que la institucin acepte que se lleven a cabo las mejoras propuestas por el grupo Se establece un plan de trabajo para el cumplimiento de las mejoras propuestas. El grupo se compromete a entregar informes que se consideren convenientes de las actividades y evaluaciones realizadas.

5.3 ACCIONES ESPECFICAS

Para mejorar la administracin se debe desarrollar y difundir la organizacin en el rea tcnica para que los trabajadores se sientan comprometidos con la empresa obteniendo as un mejor desempeo. Realizar capacitaciones peridicas al personal para un mejor desempeo en sus respectivas actividades y as incentivar al personal, estableciendo controles para poder realizar mejoras continuas en lo que se refiere al servicio al cliente y al control del abastecimiento de los proveedores. Conformar una mesa directiva con personal capacitado ya sea de la misma empresa o nuevas adquisiciones y realizar constantes consultas sobre el liderazgo y la competitividad del personal administrativo.

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6 ANEXO
Nombre: Puesto: GERENTE 1. En quin recae la responsabilidad de la planeacin en la organizacin? a) Gerente General b) Subgerente c) Contador d) No sabe

2. Las funciones que realiza en la organizacin son de tipo: a) Estratgico? b) Tctico? c) Tcnico?

3. El tipo de puesto en el cual se desempea es: a) De lnea? b) De staff?

4. Con qu frecuencia se brinda capacitacin al personal del rea? a) Cada 3 meses b) Cada 6 meses c) 1 vez al ao d) Nunca e) Otro....Especifique:

5. Conoce el contenido de los siguientes elementos?: (Seale los que conozca) a) Visin b) Misin c) Objetivos d) Metas

AUDITORA ADMINISTRATIVA e) Estrategia f) Poltica g) Procedimiento h) Programas i) Ninguno j) Otro Especifique:

6. Usted participa en la elaboracin de alguno de los siguientes elementos? (Seale en los que participe) a) Visin b) Misin c) Objetivos d) Metas e) Estrategias f) Poltica g) Procedimiento h) Programas i) Ninguno j) Otro...Especifique:

7. La visin de la empresa va de acuerdo a los valores, aspiraciones y metas que usted tiene? a) Si b) No

8. Cmo se transmite la visin a toda la empresa? a) Comunicacin Verbal entre el gerente o subgerente y los empleados b) Folletos c) Carteles d) Va correo electrnico e) Intranet f) Oficios, notas, memorando.

9. Qu efectos se han logrado al compartir esta visin? a) Elevar la moral y el espritu de equipo b) Tener aspiraciones comunes c) Mayor integracin de las personas

AUDITORA ADMINISTRATIVA 10. La misin de la empresa, traduce: a) Cul es la principal capacidad de la empresa? b) Qu posicionamiento busca en el mercado? c) El nivel de calidad y productividad que puede ofrecer? d) El valor agregado con respecto a la competencia? e) Otro...Especifique: 11. La estrategia de crecimiento est asociada con esta misin? a) Si b) No

12. Se ha logrado convertir la misin de la empresa, en objetivos y metas especficas? a) Si b) No

13. Los objetivos son acordes con la misin de la organizacin? a) Si b) No

14. Cuenta usted con un documento escrito en el que se consignen los objetivos? a) Si...Cul?...Especifique: b) No

15. Los objetivos estn subdivididos por: a) rea? b) Funcin? c) Programa? d) Subprograma? e) Proyecto? f) Actividad? g) Otros...Incluya relacin

16. En cada caso, los objetivos son claros? a) Totalmente de acuerdo b) De acuerdo c) Indeciso d) En desacuerdo

AUDITORA ADMINISTRATIVA e) Totalmente en desacuerdo

17. Los objetivos, son susceptibles de alcanzarse? a) Totalmente de acuerdo b) De acuerdo c) Indeciso d) En desacuerdo e) Totalmente en desacuerdo

18. Estos objetivos son del dominio de toda la empresa? a) Si b) No

19. Est definido un procedimiento para establecerlos? a) Si...Incluya copia b) No

20. Se parte de la experiencia obtenida para definirlos? a) Si b) No

21. Se toman en cuenta las condiciones del entorno para su determinacin? a) Nunca b) Casi nunca c) A veces d) Con frecuencia e) Habitualmente

22. Cmo se precisan las necesidades de clientes, proveedores, grupos de afiliacin, etc.,para redactar los objetivos a) Entrevistas b) Encuestas c) Buzn de sugerencias d) Buzn de quejas e) Otros...Especifique:

AUDITORA ADMINISTRATIVA

23. Quin define los objetivos? a) Gerente b) Subgerente c) Contador

24. A qu plazos se definen los objetivos? a) Largo plazo b) Mediano plazo c) Corto plazo

25. Estn definidas unidades de medida para precisar el logro de los objetivos? a) Si b) No NOTA: SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 27 26. Cules unidades de medida? Indquelas por favor.

27. Cmo se evala el logro de los objetivos? Indique por favor.

28. A cargo de quin est la evaluacin de los objetivos? a) Gerente General b) Subgerente c) Contador f) Otros...Especifique:

29. Los resultados de la evaluacin son transmitidos a toda la organizacin? a) Si b) No NOTA: SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 31 30. Cmo se transmiten? a) Comunicacin Verbal entre el gerente o subgerente y los empleados

AUDITORA ADMINISTRATIVA b) Folletos c) Carteles d) Va correo electrnico e) Intranet f) Oficios, notas, memorando. g) Otros...Especifique:

31. En caso de duda, En quin recae la responsabilidad de aclarar el contenido de los objetivos? a) Gerente General b) Subgerente c) Contador f) Otro...Especifique:

32. Cul es el horizonte de los planes? a) Corto plazo b) Mediano plazo c) Largo plazo

33. Se lleva a cabo un anlisis interno de las fortalezas y debilidades de la empresa? a) Si b) No NOTA: SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 35 34. El anlisis interno de la empresa incluye: a) Un anlisis financiero? b) El examen de los recursos humanos? c) Auditorias de mercado? d) El anlisis de operaciones? e) La revisin de los sistemas de informacin? f) La evaluacin de los recursos tecnolgicos? g) Otro...Especifique:

35. Se lleva a cabo un anlisis externo de las oportunidades y amenazas? a) Si b) No

AUDITORA ADMINISTRATIVA

NOTA: SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 37 36. El anlisis externo, considera el estudio de: a) La industria y el mercado? b) La competencia? c) El contexto poltico? d) El marco regulador? e) La situacin social? f) El mercado de trabajo? g) Las condiciones macroeconmicas? h) La innovacin tecnolgica? i) Otro...Especifique:

37. Conoce la estructura actual de su empresa? a) Si b) No

38. De qu ordenamiento jurdico se deriva la estructura? a) Tratado b) Ley c) Reglamento d) Decreto e) Acuerdo f) Acta Constitutiva g) Otro...Especifique:

39. La estructura permite cumplir con el objeto o atribucin de la empresa de forma: a) Buena b) Regular c) Mala

40. Esta estructura refleja la visin de la empresa de forma: a) Buena b) Regular c) Mala

41. Con qu tipo de estructura cuenta la empresa?

AUDITORA ADMINISTRATIVA

a) Vertical b) Horizontal c) En red d) Virtual e) Inteligente f) Otras...Especifique:

42. La estructura departamental est definida por: a) Funciones b) Proceso c) Clientes d) Territorios e) Producto f) Otros...Especifique:

43. Qu criterios se toman en cuenta? a) Delegacin de la autoridad b) Funcionales c) De normatividad d) Diversificacin de trabajo d)Otros...Especifique:

44. Dispone de informacin de apoyo para la Administracin de Personal? (Seale la informacin de la que disponga): a) Manual de Organizacin b) Manual de Personal c) Manual de Bienvenida d) Manual de Polticas e) Otros...Especifique:

45. Existe un cdigo de tica o su equivalente? a) Si...Incluya copia b) No

46. La organizacin ha sufrido algn cambio?

AUDITORA ADMINISTRATIVA a) Si b) No NOTA: SI SU RESPUESTA ES NO PASE A LA PREGUNTA 48 47. El cambio ha sido producto de a) Establecimiento de nuevos objetivos y metas b) Una visin distinta c) Modificacin y adaptacin de las funciones d) Estudio de mejoramiento e) Otros...Especifique:

48. De qu tipo de manuales se disponen? a) Organizacin b) Procedimientos c) Polticas d) Ventas e) Compras f) Calidad g) Ninguna h) Otros...Especifique: 49. Quin dicta las pautas o lineamientos para encauzar a la organizacin al cumplimiento de su objetivo? a) Gerente General b) Subgerente c) Contador f) No sabe 50. La orientacin al logro del objetivo es coincidente con: a) La visin? b) La misin? c) Los objetivos? d) Las polticas? e) Las estrategias?

51. La labor de la direccin se traduce en atributos como: a) Solidez Financiera b) Calidad de los productos y servicios c) Innovacin d) Valor de la Organizacin como inversin

AUDITORA ADMINISTRATIVA e) Calidad de los productos y servicios f) Calidad de la Administracin g) Responsabilidad ambiental y comunitaria h) Otros...Especifique:

52. Las directrices de la empresa le permiten competir en: a) Calidad b) Garanta c) Asesora al cliente d) Servicio Post-Venta e) Conocimiento del producto f) Bajos precios g) Confiabilidad h) Disponibilidad i) Informacin j) Ayuda amigable k) Otro...Especifique:

53. Qu estilo de liderazgo ejerce la direccin? a) Autocrtico (impositivo) b) Democrtico (participativo) c) Liberal d) Otro...Especifique:

54. La tecnologa de informacin de la Empresa incluye: a) Hardware? b) Base de datos? c) Software? d) Telecomunicaciones? e) Otro...Especifique:

55. La tecnologa de informacin existente permite una interaccin efectiva con: a) Clientes b) Proveedores c) Autoridades d) Grupos de Afiliacin e) Ninguno f) Otros...Especifique

AUDITORA ADMINISTRATIVA

56. Cmo se efecta el proceso de toma de decisiones? Descrbalo brevemente

57. El proceso de Toma de Decisiones es congruente con los requerimientos de la empresa en cuanto a : a) Efectividad b) Consistencia c) Velocidad de respuesta d) Calidad e) Otros...Especifique:

58. El control parte de un marco de actuacin establecido en funcin de: a) Las pautas dictadas por el rgano de gobierno? b) La experiencia obtenida con el tiempo? c) Los proveedores? d) Los clientes? e) Las condiciones del mercado? f) Tipo de producto o servicio? g) Planes estratgicos? h) Otros...Especifique:

59. Existe congruencia entre los estndares fijados en la fase de planeacin y el ejercicio de control? a) Si b) No

60. Es coincidente el ejercicio de control con los niveles de planeacin? a) Nunca b) Casi nunca c) A veces d) Con frecuencia e) Siempre

61. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control a) Inexistente b) Inadecuado

AUDITORA ADMINISTRATIVA c) Efectivo d) Bueno e) Muy efectivo

62. En esta empresa es necesario el ajuste de tiempos? a) Si b) No

63. Se da soporte al control con instrumentos tales como... a) Graficas de Gant b) Evaluacin y revisin de programas (PERT) c) Ruta crtica (CPM) c) Asignacin de recursos y programacin multiproyecto (RAMPS) d) Ninguno e) Otros...Especifique:

Gracias por su atencin.