HOJA DE CLCULO:

APUNTES DE EXCEL 2007

Jos Rafael Gonzlez Romero

TEMA 1 Descripcin bsica de Excel

Qu es Excel? Es una aplicacin del tipo hoja de clculo. Podemos definir una hoja de clculo como una inmensa cuadrcula o tabla organizada en filas y columnas. Las columnas tienen rtulos, que las identifican, formados por letras (de la A a la Z, despus AA hasta AZ, y as sucesivamente), mientras que las filas estn identificadas por nmeros. Las referencias o direcciones de las celdas se construyen combinando la referencia de la columna, en primer lugar, seguida de la referencia de la fila. No obstante, el autntico potencial de las hojas de clculo en general radica en su capacidad de realizar operaciones, analizar y representar grficamente los datos almacenados en ellas. Otro aspecto interesante es su utilizacin como base de datos. En este programa es importante comprender el concepto de libro de trabajo. Pudiendo definirlo como un conjunto de 16 hojas, ampliable hasta 255, por tanto podremos insertar o eliminar hojas, darles un nombre y copiarlas o moverlas dentro del libro de trabajo. Aunque, tal vez, su caracterstica ms importante es que podremos relacionar los datos de las distintas hojas del libro. Arranque de Excel Una vez iniciada la aplicacin siguiendo los caminos tradicionales (acceso directo o botn Inicio), se abre un libro de trabajo en blanco. Nos encontraremos ante una pantalla con el siguiente aspecto:

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Ahora, vamos a describir algunos de sus elementos ms significativos: Banda de opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en diferentes pestaas (Inicio, Insertar, Diseo de pgina...).

Al pulsar, por ejemplo, en Insertar, se mostrarn las opciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel 2007.

Barra de frmulas: Nos muestra el contenido y la direccin de la celda activa. Es decir, nos indica la celda donde estamos situados y, adems, nos presenta el dato o la frmula que contiene en su interior. En el proceso de modificar su contenido, esta barra variar ligeramente su aspecto. Barra de etiquetas: Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Cursor: Nos indica la celda que ocupamos en cada momento. Se trata de un marco que se va situando sobre los bordes de las celdas segn nos desplazamos de una a otra. Si introducimos un dato, ste quedar colocado en el interior de la celda donde est situado el cursor. Estructura de la hoja Igual que en un libro de cuentas tradicional, una hoja de clculo se divide en una trama de columnas y filas. Como ya hemos comentado, a cada columna se le asigna una letra, mostrada en su cabecera. El rango de letras va desde la A hasta XFD. A cada fila se le asigna un nmero, mostrado en el encabezado de cada fila en la parte izquierda de la trama. El rango para estos nmeros est comprendido entre 1 y 1.048.576. Disponemos por tanto de 16384columnas y 1.048.576 filas.

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La interseccin de columnas y filas forman las celdas de la hoja. En ellas, introduciremos la informacin: datos, rtulos o frmulas. Para utilizar nuestra hoja podemos utilizar tanto el teclado como el ratn. Si usamos el teclado disponemos de una de una serie de teclas especiales: Cursores Nos desplazan a celdas contiguas. Por ejemplo, si pulsamos cursor a la derecha accederemos a la celda que haya inmediatamente a la derecha de la celda activa. Nos lleva a la primera celda de la fila en la que nos encontramos.

Inicio

Retroceder Pgina Nos mueve un nmero determinado de filas de celdas hacia arriba. (RePg) Avanzar (AvPg) Pgina Nos desplaza un nmero determinado de filas de hacia abajo. Hace activa la hoja de clculo anterior dentro del libro actual. Nos desplaza a la hoja de clculo siguiente dentro del libro actual. Estas combinaciones, nos desplazan a la prxima celda que posea algn dato en la direccin indicada por la tecla del cursor. Si al seguir esa direccin Excel no encuentra ninguna con datos, nos llevar hasta el final de la hoja en esa direccin. Nos lleva al principio de la hoja de clculo (celda A1). Esta combinacin nos traslada hasta el dato ms cercano al final de la hoja.

Control + RePg Control + AvPg Control + Cursores

Control + Inicio Control + Fin

Cerrar un libro Podemos cerrar un libro sin salir de la aplicacin. Para ello, pulsaremos el Botn de Office; cuando se despliegue su men, elegiremos Cerrar.

Salir de Excel Si deseamos abandonar el programa, utilizaremos el botn Salir de la Barra de ttulo.

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TEMA 2 Diseo de una hoja

Introduccin de datos. Tipos Los datos que pueden manejarse con Excel, as como la mayor parte de las hojas de clculo, podemos clasificarlos fundamentalmente en dos tipos: Datos de texto. Datos numricos.

Los datos de texto son, fundamentalmente, datos textuales que asignamos a las celdas de una hoja de clculo. Normalmente, se utilizan como rtulos para algn grfico matemtico, como ttulos, o bien, para especificar datos de forma concreta utilizando nombres que los definan. Para escribir datos de texto, nos bastar con situarnos en una celda y comenzar a escribir el dato. En un principio, los datos de texto aparecen alineados a la izquierda de la celda, sin embargo, tenemos la posibilidad de asignarles otra alineacin. Los datos numricos podramos agruparlos en dos bloques: simples y compuestos. Los primeros hacen referencia a nmeros sencillos escritos en las celdas adecuadas. Con ellos podemos construir frmulas o bien utilizarlos con funciones del programa. Para introducirlos en una celda, una vez situados en ella, nos basta con escribirlos. No ser necesario acompaarlos de smbolos monetarios, de porcentaje, etc. pues como veremos ms adelante, de ello se encargar el propio Excel. Los compuestos, se obtienen utilizando datos numricos simples en frmulas basadas en la aritmtica tradicional. Por ejemplo: A20+45; 120-5; B5*34 o Z45/6. Para introducir valores de tipo numrico, seleccionamos la celda e escribimos el nmero. Durante la escritura, lo podemos visualizar en la Barra de Frmulas y en la celda activa. La raya vertical intermitente que aparece en la Barra de Frmulas la denominamos cursor de escritura o punto de insercin. Cuando terminamos de escribir el valor, debemos aceptar el dato para almacenarlo en la celda. La forma ms sencilla es pulsar la tecla Enter o Intro; si pulsamos uno de los cursores, tambin se introduce el valor y nos desplazamos a una celda adyacente. Tambin podemos aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botn Introducir, o cancelar el dato con el botn Cancelar, insertos en esta barra. Botn Cancelar nocer: Si comenzamos a escribir con un signo ms (+), el programa elimina el signo. Si lo hacemos con el signo menos (-), Excel considera que se trata de un nmero negativo y mantiene el signo. El programa reconoce el carcter E o e como notacin cientfica. Por ejemplo: 1E+6 sera el valor 1.000.000. Las constantes numricas encerradas entre parntesis, son consideradas como nmeros negativos (tpico de la contabilidad). Podemos utilizar comas decimales, tambin puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc. (estos puntos no aparecen en la barra de Frmulas).
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Botn Introducir

Hay varios caracteres, relacionados con la introduccin de valores, que debemos co-

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Si queremos expresar cantidades monetarias, nos permite aadirle un smbolo de moneda (por ejemplo: ). Si se trata de porcentajes, aadiremos el smbolo %. Si utilizamos la barra inclinada (/) en un dato y la cadena de caracteres no puede ser leda como una fecha, Excel considera el valor como una fraccin.

Introducir texto es similar a introducir valores numricos. Si escribimos un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda, el programa permite que se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se guarda en una nica celda. Si introducimos texto en una celda que est solapada por el contenido textual de otra celda, la parte de texto que sobresale no se visualiza, aunque esto no significa que se elimine el texto. Seleccin de celdas, rango de celdas, filas y columnas Una celda o un grupo celdas (rango de celdas), filas y columnas se seleccionan para cambiar sus caractersticas como: realzados, formato, eliminacin de contenidos, etc. Ahora vamos a describir distintos procedimientos de seleccin: Una sola celda, pulsamos sobre la celda o utilizamos los cursores. Un rango de celdas, pulsamos en la primera celda del rango y arrastramos el puntero del ratn hasta alcanzar la ltima celda. Un rango de celdas muy extenso, pulsamos en la primera celda y, manteniendo presionada la tecla de Maysculas volvemos a pulsar, esta vez, en la ltima celda del rango. Todas las celdas de una hoja de clculo, pulsamos en el botn Seleccionar todo (interseccin de la fila de encabezados de columnas y de la columna de encabezados de filas). Celdas no adyacentes o rangos de celdas, seleccionamos la primera celda del rango y a continuacin, y manteniendo pulsada la tecla Control (Ctrl), continuamos seleccionando los dems rangos o celdas. Una fila completa, pulsamos en el encabezado de la fila. Una columna completa, pulsamos en el encabezado de la columna. Filas o columnas adyacentes, arrastramos el puntero sobre los encabezados de las filas o columnas, o bien seleccionamos la primera de ellas y, manteniendo pulsada la tecla de Maysculas, pulsamos en el encabezado de la ltima. Filas y columnas no adyacentes, seleccionamos la primera y, manteniendo pulsada la tecla Control (Ctrl), continuamos seleccionando las restantes filas o columnas.

Realzado del celdas El mtodo ms habitual hasta aparecer Windows y su sistema grfico, consista en rellenar una celda libre con caracteres como el signo -, el =, etc. Con las nuevas herramientas que nos ofrece Excel, una de las formas de adornar los datos de nuestra hoja, consiste en aadir bordes o sombreados a las celdas. Para ello: 1.- Realizamos la seleccin de la celda o rango. 2.- Abrimos la opcin Inicio.

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3.- En la cinta de opciones, pulsaremos a la derecha del botn Bordes. 4.- Se desplegar un men donde podremos elegir diferentes tipos de bordes. Si pulsamos en la opcin Ms bordes, se abrir un cuadro que nos permitir asignar un borde a la celda o rango seleccionado.

5.- En la ficha Bordes, se mostrarn una serie de herramientas que nos permitirn elegir un tipo de borde determinado. Tenemos distas opciones: Una serie de bordes preestablecidos: Ninguno, elimina todo tipo de bordes; Contorno, coloca los cuatro bordes e Interior, que introduce los bordes internos del rango de celdas seleccionado. Para colocar los bordes, tambin podemos utilizar los botones situados en la seccin Bordes, a la derecha del cuadro. Segn los vamos pulsando, se irn mostrando en la vista preliminar Texto. Tambin, podemos ubicar un borde, pulsando en el interior de la vista preliminar sobre el lado que nos interese realzar. Un mtodo sencillo de eliminar un borde consiste en pulsar sobre l, en el interior de la vista preliminar. Con la lista Estilo, a la izquierda del cuadro, podremos elegir el aspecto de las lneas que conformarn los bordes, eligiendo, entre otras, lneas ms gruesas, dobles o construidas a bases de guiones o puntos. Tambin, tenemos la posibilidad de asignar una tonalidad a los bordes con la lista Color.

6.- Para cerrar el cuadro de dialogo, colocando los bordes establecidos, pulsaremos el botn Aceptar.

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Con el botn Color de relleno, podemos sombrear la celda o el rango de celdas seleccionado. Si lo pulsamos, se abrir una paleta de colores donde podremos elegir el color del sombreado.

Tambin, es posible definir nuevos colores con la opcin Ms colores.

Borrado del contenido de una celda o de un rango de celdas Si queremos eliminar el contenido de una celda o un rango de celdas, despus de realizar su seleccin, pulsaremos la tecla Suprimir (Supr). En el caso, de que tengamos seleccionada una sola celda, tambin, podemos pulsar la tecla Retroceso y despus, introducir el nuevo contenido. Guardar un libro Como en cualquier otra aplicacin de Office, tenemos la posibilidad de almacenar la informacin que hemos creado en un soporte (disco duro, lpiz de memoria, etc.). De este modo, podremos recuperar un determinado libro, modificarlo, imprimirlo, comprobar sus datos, etc. Para ello: 1.- Pulsamos sobre el botn Office y seleccionamos Guardar. Tambin, podemos pulsar el botn Guardar de la barra de herramientas de Acceso rpido. 2.- Se abrir el cuadro de dialogo Guardar como (fjate en las imgenes de la pgina siguiente).

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3.- En este cuadro, lo primero que haremos es escribir el nombre que le vamos a asignar al libro. La aplicacin, al abrirse el cuadro, tiene activada la caja de texto Nombre de archivo de tal modo que, al introducir el nombre, se borrar el que tena asignado por defecto. 4.- Por ltimo, necesitaremos indicar el soporte y carpeta de destino. Esto lo podemos realizar en la parte superior del cuadro o bien, en el lado izquierdo, de manera semejante a si estuviramos utilizando el Explorador de Windows.

5.- Por ltimo, pulsaremos el botn Guardar.

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Cerrar un libro Si deseamos abandonar el libro actual, sin salir de Excel, nos bastar con pulsar en el botn Office. Despus en el men que se abre pulsaremos sobre la opcin Cerrar. En los casos, de que el libro no haya sido guardado o bien que, estando ya almacenado, se haya modificado despus de la ltima grabacin, el programa nos preguntar si deseamos guardar esas modificaciones antes de cerrarlo.

Recuperar un libro Para recuperar un libro almacenado en un soporte debemos pulsar el botn Office. En el men que se despliega, pulsaremos sobre la opcin Abrir. Se abrir un cuadro e dialogo. Aqu, como si estuviramos en el Explorador de Windows, abriremos el soporte y la carpeta que contienen el libro a recuperar. Una vez localizado, realizaremos sobre el archivo a recuperar doble pulsacin. Tambin, podemos seleccionarlo y, despus, pulsar sobre el botn Abrir.

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TEMA 3 Cambio en los datos de una hoja de clculo

Ancho de columnas Podemos modificar el ancho de una columna siguiendo distintos caminos: Uso del ratn para modificar el ancho de una columna: Situamos el puntero del ratn en la cabecera de la columna, sobre el borde que separa a la columna cuyo ancho deseamos modificar y la situada a su derecha. El puntero se transformar en una doble fecha, ahora mantendremos pulsado el botn izquierdo del ratn y arrastraremos hacia la derecha o la izquierda, segn nos interese aumentar o disminuir el ancho. En la parte superior, podremos observar un rtulo con el valor del ancho que estamos estableciendo.

Ajuste automtico de la anchura de una columna a la del dato ms ancho: Podemos modificar la anchura de una columna ajustndola al contenido ms extenso. Para ello, pulsaremos dos veces sobre el divisor situado a la derecha de la columna. Tambin, podemos ir a la opcin Inicio y pulsar el botn Formato. En el men, que se abre, elegiremos Autoajustar ancho de columna (fjate en la imagen de ms abajo).

Modificacin del ancho mediante la opcin Inicio/Formato: Para realizar cambios el ancho de una columna, tambin podemos utilizar la opcin Inicio/Formato. Para ello, realizaremos los siguientes pasos: 1.- Hacemos activa cualquier celda de la columna cuyo ancho vamos a modificar. 2.- En la opcin Inicio, pulsamos en el botn Formato. Se abrir un men; en este, elegiremos Ancho de columna. 3.- En el cuadro de dialogo que se abre, indicaremos la anchura deseada. Despus, pulsaremos el botn Aceptar.

Tambin es posible modificar, al mismo tiempo, el ancho de varias columnas. Para ello, seleccionaremos las columnas cuyo ancho queremos cambiar para, posteriormente, proceder con los diferentes sistemas indicados con anterioridad.
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Altura de las filas Si queremos realizar modificaciones en la altura de una fila o filas, disponemos de distintos caminos. Una vez seleccionadas, podemos: Usar el ratn: Arrastramos, con el puntero del ratn, el borde inferior de la cabecera de la fila hasta que obtengamos la altura deseada. Para modificar la altura de varias filas: las seleccionaremos previamente, despus, actuaremos del modo descrito anteriormente. Durante el arrastre, observaremos un rtulo donde se nos indica la altura que estamos estableciendo. Utilizar el men formato: Para ello: 1.- Hacemos activa cualquier celda de la fila cuya altura deseamos modificar. 2.- En la opcin Inicio, pulsamos en el botn Formato. Se abrir un men; en este, elegiremos Alto de fila. 3.- En el cuadro de dialogo que se abre, indicaremos la altura deseada. Despus, pulsaremos el botn Aceptar.

Insercin de celdas, filas, columnas y hojas Excel permite que se puedan insertar celdas en blanco entre otras, siempre que stas sean adyacentes. Para ello: 1.- Nos situamos en la celda donde queremos insertar una nueva celda, bien a su izquierda o por encima. 2.- En la opcin Inicio, pulsamos en la parte inferior del botn Formato. Se abrir un men. En este, elegiremos Insertar celdas. 3.- En el cuadro que se abre, seleccionaremos Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo. 4.- Por ltimo, pulsaremos el botn Aceptar.

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Tambin, es posible insertar filas completas. Para ello, realizaremos los siguientes pasos: 1.- Seleccionaremos la fila, que se ha de desplazar hacia abajo (siempre se inserta por encima de la fila o rango de filas seleccionados). Si quisiramos insertar varias filas, elegiremos un rango de filas. Este rango debe contener tantas filas como nmero de ellas, nos interese insertar. 2.- En la opcin Inicio, pulsamos el botn Insertar.

Igualmente, podemos insertar columnas. Procederemos del siguiente modo: 1.- Seleccionamos la columna, que se ha de desplazar hacia la derecha (siempre se inserta a la izquierda de la columna o rango de columnas seleccionados). Si queremos insertar varias columnas, seleccionaremos un rango de columnas. Este rango contendr tantas columnas, como nmero de ellas, nos interese insertar. 2.- En la opcin Inicio, pulsamos el botn Insertar.

Para insertar una hoja, se acta de modo similar: nos colocamos en la hoja a desplazar y pulsamos en la parte inferior del botn Insertar; en el men que se abre, elegiremos Insertar hoja.

Inmovilizar secciones Es frecuente que la cantidad de datos introducidos en una hoja, y la imposibilidad de observarlos todos a la vez, puede ocasionarnos confusiones que nos llevan a cometer errores. Para evitar este problema, Excel nos da la posibilidad de fijar determinadas filas y columnas. Para ello: 1.- Colocamos el puntero en una celda. A la derecha de la columna y debajo de la fila, que queremos fijar. 2.- Abrimos la opcin Vista y pulsamos en el botn Inmovilizar paneles. 3.- En el men que se abre, elegimos Inmovilizar paneles. Observaremos una lnea horizontal y otra vertical que nos indican la zona inmovilizada.

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Suprimir columnas y filas Para eliminar columnas o filas, primero debemos seleccionarlas. Despus, en la opcin Inicio, pulsamos el botn Eliminar. Eliminar celdas Es la operacin inversa a la insercin de celdas, ya que las hacemos desaparecer. El programa nos permite eliminar una celda o un rango de celdas. Esta operacin traer consigo un desplazamiento de los datos contenidos en la columna y fila, donde se encontraba la celda suprimida. En el caso de un rango de celdas, sern varias las columnas y filas afectadas. Para eliminar una celda o celdas, tendremos que realizar diferentes pasos: 1.- Seleccionamos la celda o rango de celdas. 2.- En la opcin Inicio, pulsamos en la parte inferior del botn Eliminar.

3.- En el men que se abre, elegimos Eliminar celdas. Se abrir el cuadro de dialogo Eliminar celdas. En este, elegiremos Desplazar las celdas hacia la izquierda o Desplazar las celdas hacia arriba, dependiendo de las celdas que nos interese mover o dejar en la posicin que ocupaban en la hoja.

4.- Por ltimo, una vez elegida una de las dos opciones comentadas, pulsaremos el botn Aceptar. Cortar y copiar datos Utilizamos ambas funciones para mover o duplicar los datos y frmulas introducidas en las celdas. Cuando seleccionamos y duplicamos o cortamos (mover) una celda o rango de celdas, la orden Pegar coloca su contenido en una nueva posicin. En el caso de la funcin Cortar, una vez pegados los datos desaparece el contenido de las celdas seleccionadas. En el copiado (duplicado) de celdas se acta de modo semejante a cortar, con la diferencia de que no se pierden los contenidos de la celda o rango seleccionados. Para realizar ambas operaciones debemos tener en cuenta: a) Los datos a cortar deben formar parte de un nico rango de celdas. b) Si se ha utilizado la funcin Cortar, slo se puede pegar una vez. c) Para pegar los datos seleccionados en dos o ms posiciones, debemos utilizar la funcin Pegar.

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d) Para realizar la operacin de pegado no ser necesario seleccionar el rango al completo sobre el que se va a pegar. Cuando nos situamos en una celda, como posicin de inicio para pegar, Excel partiendo de esta celda extender el rango duplicado. e) Cuando se pega, el programa coloca el duplicado eliminando el contenido anterior de la celda o rango de pegado. Por tanto se pueden perder datos. Si queremos utilizar las funciones Copiar y Pegar, realizaremos los siguientes pasos: 1.- Seleccionamos la celda o rango a duplicar o a cortar (mover). 2.- Pulsamos, en la opcin Inicio, los botones Copiar o Cortar. Aparecer una marca alrededor de la celda o celdas seleccionadas (bordes formados por rayas en movimiento).

3.- Nos situamos en la celda de destino. Si se tratara de un rango, nos colocaramos en la primera celda del rango (entendemos como primera, la situada ms a la izquierda de la primera fila del rango). 4.- Por ltimo, en la opcin Inicio, pulsamos el botn Pegar. Despus de usar esta funcin, observaremos que la marca alrededor de la celda o rango duplicados no desaparece. Esto nos indica que los datos copiados estn an en la memoria del ordenador (portapapeles). Por tanto, mientras no desaparezca, podemos continuar usando la funcin Pegar, para conseguir copias adicionales. Edicin de datos Si una celda posee un dato o una frmula y deseamos modificar su contenido, nos bastar con situarnos en la celda y reescribir el nuevo el dato que sustituir al anterior. En caso de pequeas modificaciones, pulsaremos en el interior de la Barra de Frmulas. Despus, observaremos en el interior de la barra como parpadea el cursor de escritura; entonces, procederemos eliminando los valores que no nos sirven, introduciendo otros nuevos o bien, rectificando los que estn mal escritos.

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TEMA 4 Frmulas
Una frmula es una expresin matemtica, que relaciona determinados datos introducidos en una hoja de clculo. Las frmulas realizan operaciones como sumas, multiplicaciones, divisiones, etctera con los valores numricos de una hoja. Estas expresiones matemticas pueden hacer referencia a celdas de la misma hoja de clculo donde se encuentra la frmula o de otras hojas contenidas en el libro; incluso, pueden contener referencias a celdas de hojas ce clculo de otros libros. En el buen uso de frmulas y funciones (que estudiaremos posteriormente) es donde radica el autntico potencial de las hojas de clculo. Para poder escribir frmulas, debemos tener en cuenta una serie de reglas bsicas de sintaxis: a) Todas deben comenzar con el signo igual =, seguido de los argumentos y operadores de clculo. b) Cada operando puede ser un valor constante, una referencia de celda o de un rango, un rtulo o una funcin del programa. Los operadores especifican el tipo de clculo que deseamos realizar con los datos relacionados en la frmula. Disponemos de cuatro tipos diferentes: Operadores aritmticos: Ejecutan las operaciones matemticas bsicas, como sumas, restas, multiplicaciones o divisiones. Estos operadores relacionan valores y generan resultados numricos. Son: ^ * + Potencia Multiplicacin Suma / Divisin Resta

Operadores de comparacin: nos permiten comparar dos valores. Cuando se aplican, generan los valores lgicos: VERDADERO o FALSO. Operadores de texto: el smbolo & combina uno o ms rtulos, para generar una nica cadena de texto. Operadores de referencia: se utilizan para combinar rangos de celdas en las frmulas. Tenemos: : ; Se utiliza para separar las direcciones de celdas en la referencia de un rango. Por ejemplo: (B5:C8). Nos permite combinar diferentes referencias (operador de unin). Por ejemplo: (D4:G6;C5).

espacio Genera una referencia para las celdas comunes a los rangos (operador de interseccin).

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Para escribir una frmula correctamente, debemos tener en cuenta que Excel calcula las frmulas de izquierda a derecha, considerando las siguientes prioridades con los operadores: 1.- Los caracteres: : (dos puntos), ; (punto y coma) y el espacio, son los operadores de referencia. 2.- El guin -, es el operador de negacin. 3.- El smbolo %, es el operador porcentaje. 4.- El acento circunflejo ^, es el operador exponente. 5.- El asterisco * y la barra inclinada /, son los operadores de la multiplicacin y de la divisin. 6.- El signo ms + y el guin -, son los operadores de la suma y de la resta. 7.- El carcter & es el operador de la concatenacin (conecta dos cadenas de texto). 8.- Los signos =, <, >, <=, >= y <> son los operadores de comparacin. Si queremos romper estas prioridades (jerarqua de los operadores), haremos uso de los parntesis. Las referencias de celdas en una frmula, las podemos introducir mediante el ratn pulsando con su puntero sobre la celda a referenciar. Cuando escribimos una frmula, que contiene referencias de celdas, vinculamos la expresin con esas celdas de una hoja de clculo. El resultado de la frmula depender, entonces, de los valores introducidos en las celdas referenciadas. Estos resultados se recalcularn, y cambiarn, cuando modifiquemos alguno de estos valores. Referencias relativas, absolutas y mixtas Debemos reconocer y comprender el comportamiento de los distintos tipos de referencias (direcciones) de celdas que podemos introducir en una frmula. El desconocimiento de los distintos tipos de referencias, nos llevara cometer errores en las operaciones de copiado de frmulas (Copiar y Pegar). Operacin muy frecuente y ventajosa durante la introduccin de frmulas en una hoja de clculo. Referencias relativas: Son aquellas en las que el programa mantiene una relacin entre las posiciones de las celdas que aparecen en la frmula y la celda que la contiene. Ejemplo: =F1; =A4+B4. Referencias absolutas Identifican las celdas por sus posiciones fijas en la hoja de clculo. Por ejemplo: =$D$2; =$A$1*$B$7. Se escriben precediendo, respectivamente, la letra de columna y el nmero de fila por el signo $. Referencias mixtas: Contienen una referencia relativa y una absoluta. Por ejemplo: =$H5; =H$5+50. Se precede, bien la columna o la fila por el signo $. Estos tipos de referencias debemos tenerlos en cuenta, y conocer su comportamiento, para que las operaciones de duplicados de frmulas (Copiar) se realicen de manera correcta. En el caso de la funcin Cortar, las referencias no cambiarn. Tampoco cambiarn si se copia una frmula con referencias absolutas, pero s lo harn si las referencias son relativas.

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Para especificar un tipo de referencia, durante la escritura de la frmula, al introducir la referencia de una celda, pulsaremos la tecla F4. Si seguimos pulsando esta tecla, cambiar de modo cclico el tipo de referencia. Referencias a otras hojas de clculo Nos podemos encontrar dos casos diferentes: a) Referencias a otras hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo: Para introducir en una frmula este tipo de referencias, actuamos del siguiente modo: Nos situamos en una celda, y comenzamos a introducir la frmula (siempre se comienza con el signo =). En el momento de escribir la direccin de la celda (lo hacemos con el mtodo que hemos aprendido), nos trasladamos a la hoja de clculo que contiene la celda a referenciar, pulsando sobre su pestaa. Despus, pulsamos sobre la celda a referenciar, el programa nos llevar a la hoja inicial para continuar con la escritura de la frmula. Obtendremos frmulas como por ejemplo: =3+A3-Hoja3!B7.

b) Referencias a otras hojas de clculo en otros libros de trabajo: Del mismo modo que podemos referenciar celdas de otras hojas de clculo, dentro de un mismo libro de trabajo, tambin se nos permite referenciar celdas en hojas situadas en otros libros. Este tipo de referencias se denominan: referencias externas. El proceso es similar al caso anterior pero trasladndonos al libro que contiene la celda a referenciar. Por ejemplo, vamos a suponer que nos encontramos en una hoja del libro1 y utilizamos una celda de una hoja del Libro2, la frmula podra quedar de este modo: =[Libro2]Hoja1!$C$4+D5. Para pasar de un libro a otro, utilizamos el botn de la aplicacin que aparece en la Barra de tareas. Referencias circulares Se producen cuando una frmula depende de su propio valor. Cuando cometemos este error, durante la escritura de una frmula, el programa nos avisa mediante un mensaje de error.

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TEMA 5 Formato de datos

Excel nos proporciona diversas herramientas que nos permiten realzar los datos introducidos en una hoja de clculo. Esta caracterstica nos facilita la posibilidad de disear hojas, cuyos datos sean ms fciles de leer e interpretar. Al proceso de adornar nuestros rtulos y valores numricos, lo conocemos como dar formato. Podremos establecer sombreados, cambiar los tipos de letra, expresar los datos numricos de diferentes formas, etctera. Estas y otras acciones, que podemos realizar, siempre tendrn como finalidad conseguir una mejor presentacin de la informacin introducida en las hojas de clculo. Por tanto, las ordenes relacionadas con el formato, nos permitirn controlar la visualizacin de los valores numricos y modificar la presentacin de los textos. Formato de Fuentes El programa nos permite cambiar la apariencia de los datos contenidos en una hoja de clculo cambiando los tipos de letra, el tamao y el color de los rtulos y valores numricos de las celdas. Tambin, podremos aplicarles realces como negrita, cursiva, etc. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, primeramente seleccionaremos la celda o rango de celdas cuyo formato deseamos modificar. Despus, podemos utilizar las diferentes herramientas de formato que encontraremos en la opcin Inicio.

Entre otras herramientas de formato, tenemos: Fuente: Nos permite elegir el tipo de letra con el que se mostrarn los datos. Tamao: Nos permite modificar el tamao de los datos. Negrita: Utilizamos esta herramienta para realzar los datos ms importantes de la hoja o sus nombres. Se mostrarn con un color ms oscuro. Cursiva: Nos permita dar a los caracteres o nmeros el aspecto de letra inclinada. Subrayado: Pulsando el botn de su derecha, podremos elegir el estilo y color de la lnea que subrayar nuestros datos. Color de la fuente: Nos permitir indicar el color de los rtulos y valores numricos contenidos en una celda. Alineacin de los datos en una celda Si introducimos datos en una celda, estos quedarn alineados automticamente. Los rtulos (caracteres) a la izquierda y los nmeros (aqu incluimos las fechas) a la derecha.
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A pesar de estas alineaciones automticas, Excel nos permite modificarlas e, incluso, utilizar otras especiales que nos permitirn mejorar el aspecto de nuestra hoja de clculo. Para ello, en la opcin Inicio, encontraremos las herramientas que nos permitirn establecer las alineaciones de las celdas. Podemos aplicar las siguientes: Alinear en la parte superior: Alinea, verticalmente, el contenido a la parte superior de la celda. Alinear en el medio: Centra verticalmente los datos de la celda. Alinear en la parte inferior: Alinea los contenidos, verticalmente, a la parte inferior de la celda. Alinear texto a la izquierda: Alinea, horizontalmente, los datos al lado izquierdo de la celda. Centro: Centra horizontalmente el contenido de la celda. Alinear texto a la derecha: Alinea los datos, horizontalmente, a la parte derecha de la celda. An, disponemos de tres herramientas especiales: Ajustar texto: El programa coloca, automticamente, las diferentes palabras de que consta el rtulo en varias lneas, dentro de la misma celda. De este modo, se evita que si los rtulos son extensos invadan la celda de la derecha. Combinar y centrar: Combina el rango de celdas seleccionado, consiguindose una sola celda. El dato que introduzcamos en la celda combinada quedar centrado con respecto a su ancho. Esta herramienta se suele utilizar para introducir los textos que harn de ttulo de distintas columnas de datos de la hoja de clculo.

Orientacin: Sus diferentes opciones nos permiten rotar o girar los datos de una celda a un ngulo en diagonal o a una orientacin vertical. Tenemos las siguientes: - ngulo ascendente: Gira los datos 45 a la izquierda. - ngulo descendente: Gira los datos 45 a la derecha. - Texto vertical: Coloca verticalmente los datos, De modo que los distintos caracteres o cifras se colocan uno debajo de otro. - Girar texto hacia arriba: Gira los datos 90 a la izquierda. - Girar texto hacia abajo: Gira los datos 90 a la derecha.

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Formatos numricos Hemos visto, anteriormente, diferentes herramientas destinadas a realzar los datos contenidos en una celda, sean rtulos o valores numricos. Sobre estos ltimos, el programa nos ofrece una serie de funciones que nos permitirn mostrarlos de distintas formas sin alterar su valor. En la opcin Inicio, encontraremos las funciones que nos permitirn establecer un formato para los nmeros. Si pulsamos en la lista Formato de nmero, se desplegar una lista mostrndonos diferentes formatos para aplicar. Tenemos: General: Es el establecido por defecto, a menos que realicemos modificaciones, en las celdas de una hoja de clculo. Debemos tener en cuenta algunas caractersticas de este formato: - Abrevia los nmeros demasiados largos, mostrndolos en notacin cientfica. Por ejemplo: el nmero 12345678901234 se visualiza como 1,235E+13. - No se visualizan los ceros no significativos. Por ejemplo: el nmero 123,0 se visualiza como 123. - Una fraccin decimal introducida sin un nmero a la izquierda de la coma decimal se considera su parte entera cero. Nmero: Contiene una serie de opciones que nos permiten indicar el nmero de decimales, tambin permite determinar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Este tipo de formato es similar al anterior, con la posibilidad de aadir a las cantidades un smbolo monetario (). Tambin, permite determinar cmo se mostrarn los nmeros negativos. Contabilidad: Semejante al anterior, se diferencia en que alinea el smbolo monetario y las comas decimales en una misma vertical. Fecha: Contiene datos que representan fechas y horas como valores de fecha. Podemos elegir, por ejemplo: Fecha corta o Fecha larga. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Podemos determinar diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los valores numricos como porcentajes. Se multiplica el valor por 100 y se le aade el smbolo %. Por ejemplo, el valor 0,25 se mostrara como 25%. Fraccin: Nos permite escoger entre nueve formatos diferentes de fraccin. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Nos permite determinar el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda Una vez elegido uno de los formatos anteriores, si queremos especificar algunas caractersticas, pulsaremos en la parte inferior derecha de la seccin Nmero (fjate en la imagen de la derecha). Se abrirn un cuadro de dialogo donde podremos establecer dichas caractersticas. Observa los diferentes cuadros de la siguiente pgina.
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Tambin, en la opcin Inicio, en la seccin Nmero, tenemos algunos botones que es conveniente conocer, pues nos permitirn establecer algunos formatos de forma rpida. Son: Estilo porcentual: Aplica el formato de porcentaje, con cero decimales, a la celda o rango seleccionados. Estilo de millares: Establece el formato de contabilidad sin smbolo monetario, con punto de millares y dos decimales. Aumentar/Disminuir decimales: Aumenta o disminuye el nmero de decimales de un valor numrico.

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TEMA 6 Las funciones de Excel

Son frmulas ya creadas que nos permitirn realizar clculos, especialmente los ms complejos, de una forma rpida y sencilla. Las funciones empiezan por el signo = seguido del nombre de la funcin, a continuacin y entre parntesis se introduce el argumento. Los argumentos determinan los valores, los textos, el contenido de una celda o los contenidos de un rango de celdas sobre los que tiene que actuar la funcin. Fjate en los ejemplos siguientes: Valores numricos: =SUMA(20;30). Valores de texto: =TEXTO(AHORA();MMM D, AAAA). Valores lgicos: = Vida&S(A1=VERDADERO;futura;pasada). Direcciones de celdas: =SUMA(C3;D6;H8). Direcciones de rango: =SUMA(F3:F35). El nombre de un rango: =SUMA(DATOS).

No todas las funciones admiten los distintos tipos de argumentos. Pues la sintaxis de estas determina qu tipos puede utilizar. Los argumentos que hacen referencia a la direccin de un rango, para introducirlos en una funcin los escribimos o bien, lo que resulta ms cmodo, seleccionamos el rango de celdas. En el caso de eliminar o insertar filas y columnas, los argumentos, se adaptarn de forma automtica. Funcin SUMA Se utiliza para sumar los valores de un grupo o de un rango de celdas. Su sintaxis de escritura es: =SUMA(argumento). El argumento puede contener hasta 30 datos que pueden ser nmeros, frmulas, direcciones de rangos o referencias de celdas que contengan nmeros. Por ejemplo: =SUMA(A5;B5;C2;H7) =SUMA(D3:D9) Para introducir esta funcin en una celda podemos utilizar el botn Autosuma (opcin Inicio). Despus de pulsarlo, seleccionaremos el rango de celdas que contiene los datos a sumar. A continuacin, para introducir la frmula en la celda, pulsaremos la tecla Enter o Intro. Funcin PROMEDIO Calcula la media aritmtica de los nmeros contenidos en las celdas del rango indicado en el argumento. Esta funcin ignora las celdas vacas o que contienen textos. Como en la anterior, y en la mayora de las funciones, podemos utilizar como argumentos valores constantes, clculos u otras funciones. Se escribe: =PROMEDIO(argumento). =SUMA(34;B5;F5:H8)

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=PROMEDIO(A5;B5;C2;H7) =PROMEDIO(A5;B5;C2;35)

=PROMEDIO(D3:D9)

Podemos introducir esta funcin de un modo semejante a la funcin SUMA. Para ello, pulsamos a la derecha del botn Autosuma; despus elegimos Promedio. A continuacin, del mismo modo que en la funcin SUMA, seleccionaremos el rango de celdas que contiene los valores cuya media aritmtica queremos calcular y pulsaremos Intro.

Funcin CONTAR Cuenta el nmero de valores contenidos en un rango de celdas. No tiene en cuenta las celdas vacas o que contengan un texto. Se puede introducir, como en los casos anteriores, desde el botn Autosuma. Funcin MX Obtiene el valor ms grande de los contenidos en un rango de celdas. Tambin, podemos introducir esta funcin desde el botn Autosuma. Funcin MN Obtiene el valor ms pequeo de los contenidos en un rango de celdas. Como en los casos anteriores, tambin, podemos introducir esta funcin desde el botn Autosuma. Funcin S Entre todas las funciones de Excel, esta funcin, es posiblemente una de las ms tiles y potentes. Es capaz de utilizar condiciones (pruebas lgicas), con respecto al contenido de una celda, de tal manera que decide lo que se tiene que hacer. Se escribe con la siguiente sintaxis: =S(condicin;argumento 1;argumento 2). Si se cumple la condicin se ejecutar el primer argumento; en caso contrario, se realizara el argumento 2. En la condicin establecemos una relacin entre la direccin de una celda y otra, o una constante, mediante los operadores lgicos. Por ejemplo: =S(A6>22;5;10) Si el valor contenido en la celda A6 es superior a 22, dara como respuesta el valor 5; por el contrario, si esto no se cumple, el resultado sera 10. En este ejemplo, la comparacin se realiza con un rtulo (los textos los escribiremos entre comillas). Si el contenido de la celda B5 es el rtulo Oficial, la funcin dara como resultado el dato de la celda A10; en caso contrario, tomara el valor almacenado en la celda A11. En este caso, si el valor almacenado en la celda B1 fuera negativo, obtendramos un valor positivo al multiplicar ste por -1; si fuera positivo, dara como resultado este dato numrico.

=S(B5=Oficial;A10;A11)

=S(B1<0;-1*B1;B1)

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Podemos encontrarnos casos en los que la decisin, de lo que se va a hacer, dependa de ms de una condicin. Para ello disponemos de dos funciones: Y y O. Estas funciones pueden relacionar hasta 30 condiciones en una funcin S. Su sintaxis tiene la forma: =S(Y(condicin 1;condicin 2; ...;condicin 30);argumento 1; argumento 2) =S(O(condicin 1;condicin 2; ...;condicin 30);argumento 1; argumento 2) A veces, no podemos resolver un problema lgico utilizando una nica funcin S. En estos casos, podemos anidar varias funciones S. Por ejemplo: =S(condicin A;argumento 1_1;S(condicin B;argumento 2_1;argumento 2_2 )) Argumento 1_2 Otras funciones Sera tarea casi imposible describir todas las funciones que nos proporciona esta aplicacin. Pero al menos, vamos a destacar algunas de ellas: FUNCIONES MATEMTICAS Funcin Valor absoluto: Obtiene el valor absoluto de un nmero, o una frmula. Se escribe: =ABS(argumento). El argumento debe ser un nmero, o una referencia de celda que contenga un dato numrico. Funcin Entero: Redondea nmeros hasta el entero inferior ms prximo al argumento. Se escribe: =ENTERO(ARGUMENTO). El argumento debe ser un nmero, o una referencia de celda que contenga un valor numrico. Funcin Factorial: Calcula el factorial de un nmero (argumento). Su sintaxis es: =FACT(argumento). Funcin raz cuadrada: Calcula la raz cuadrada positiva de un nmero (argumento). Se escribe: =RAIZ(argumento). FUNCIONES LOGARTIMICAS Funcin Logaritmo decimal: Calcula el logaritmo decimal de un nmero. Se escribe: =LOG10(argumento). Funcin Logaritmo natural: Calcula el logaritmo neperiano (base e) de un nmero. Se escribe: =LN(argumento). El argumento debe ser un valor numrico positivo. Funcin exponencial: Calcula el valor de la constante e (2,71828183 aproximadamente) elevada a una potencia (argumento). Su sintaxis es: =EXP(argumento). FUNCIONES TRIGONOMTRICAS Funcin nmero PI: Devuelve el valor de la constante pi (nmero ) con una precisin de 14 decimales (3,1415965358979). Se escribe: =PI(). Funcin Grados: Nos convierte la unidad de radianes a la unidad grados. Su sintaxis es: =GRADOS(argumento). El argumento debe ser un valor numrico expresado en radianes.
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Funcin Radianes: Nos convierte a radianes un valor que representa un ngulo medido en grados. Se escribe: =RADIANES(argumento). Funcin Seno: Devuelve el seno de un ngulo. Se escribe: =SENO(argumento). El argumento es el valor de un ngulo expresado en radianes. Funcin Coseno: Calcula el coseno de un ngulo. Su sintaxis: =COS(argumento). El argumento es el valor de un ngulo expresado en radianes. Funcin Tangente: Calcula la tangente de un ngulo (expresado en radianes). Se escribe: =TAN(argumento). FUNCIONES DE FECHA Y HORA Funcin Ahora: Introduce en una celda la fecha y hora actual (reloj del ordenador). Su sintaxis es: =AHORA(). FUNCIONES ESTADSTICAS Funcin Mediana: Calcula la mediana de un conjunto de valores numricos. Se escribe: =MEDIANA(argumento1;argumento2;). Los argumentos pueden ser constantes numricas, o referencia de celdas que contienen datos numricos. Funcin Varianza: Calcula la varianza de un grupo de valores numricos. Se escribe: =VAR(argumento1;argumento2;) Funcin Desviacin estndar: Calcula la desviacin estndar de la media, de un grupo de valores numricos. Su sintaxis es: =DESVEST(argumento1;argumento2;).

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