Construplan 2000 Manual del Programa

Construplan 2000..........................................................................................1 Manual del Programa...................................................................................1

Archivo............................................................................................................................3 Reportes...........................................................................................................................3

Base de Datos.................................................................................................4
Administracin Base de Datos.........................................................................................5 Importar Excel.................................................................................................................6 Actualizar Precios..........................................................................................................10 Insumos..........................................................................................................................10 Insumos - MATERIALES.........................................................................................12 Insumos MANO DE OBRA...................................................................................12 Insumos - TRANSPORTE.........................................................................................12 Insumos - ESPECIALES...........................................................................................13 Insumos EQUIPO PESADO...................................................................................13 Insumos - MANEJO MASIVO .................................................................................15 Anlisis Unitarios...........................................................................................................16 Anlisis Detallados....................................................................................................17 Anlisis Resumidos....................................................................................................19 Anlisis Especiales.....................................................................................................19 Manejo masivo de Anlisis........................................................................................19 Formatos de Anlisis Unitarios..................................................................................20 Captulos........................................................................................................................20 Capitulacin Principal................................................................................................20 Otras Capitulaciones..................................................................................................21 Guas de Licitacin........................................................................................................22 Proveedores....................................................................................................................22 Grupos............................................................................................................................23 Unidades de Medida......................................................................................................23

Ciudades.........................................................................................................................24

Presupuestos................................................................................................24
Generalidades.................................................................................................................24 Administracin de Obras...............................................................................................24 Definiciones...................................................................................................................25 Cantidades de Obra........................................................................................................28 Guas de Licitacin........................................................................................................28 CAPITULO................................................................................................................31 ACTIVIDAD.............................................................................................................31

Cubicador Automtico................................................................................31
Generalidades.............................................................................................................31 Qu son Tipologas?..................................................................................................32 Creacin de Tipologas..............................................................................................32 Lectura de Planos.......................................................................................................34

Archivo
Como en todos los programas Windows, la opcin ARCHIVO del men principal controla los procesos de grabacin y edicin de informacin, las claves de acceso, los permisos de usuario, la emisin de reportes y la terminacin del programa. Las opciones de ARCHIVO son las siguientes: Administracin Base de Datos Operaciones genricas sobre las bases de datos (abrir, cerrar, duplicar, etc.). Ver ms detalles en Base de Datos Operaciones genricas sobre los presupuestos (abrir, cerrar, duplicar, etc.). Ver ms detalles en Presupuestos Le permite al usuario individual modificar su clave de acceso Crear perfiles de usuario y restringir selectivamente el acceso a diferentes sectores del programa Escoger una impresora local o de red para utilizar con el programa Reportes de la Base de Datos y de Presupuestos. Ver ms detalles Terminar la ejecucin del programa

Administracin Obras

Cambiar Clave Administracin Usuarios Configurar impresoras Reportes Salir de Construplan

Reportes
Esta opcin del men ARCHIVO, y el cono equivalente de la Barra de Herramientas (el segundo desde la izquierda) abre la pantalla de Reportes, que consta de lo siguiente: Una carpeta para los reportes de Base de Datos Una carpeta para los reportes de Presupuestos. Una Barra de Herramientas con sus propios conos de control.

Las carpetas se detallan ms adelante. Los conos se utilizan as:

Los tres primeros generan el reporte en un archivo magntico, en la impresora o en la pantalla, respectivamente. Cuando se selecciona archivo magntico, el usuario puede escoger entre varios formatos (*.doc, *.xls, *.wk1, *.txt) que le permitirn ms adelante manipularlo con el programa para el cual fueron creados (Word, Excel, Lotus, etc.) y modificarlo como desee. El cuarto cono permite modificar los mrgenes del reporte. El quinto se utiliza para cambiar de tipo y tamao de letra, opcin que debe usarse cuidadosamente porque el

reporte puede perder no slo su formato original sino tambin datos. El sexto cono, finalmente, permite escoger cualquiera de las impresoras que estn instaladas en el computador del usuario. a) Carpeta de Reportes Bases de Datos Desde aqu se imprimen selectivamente todos los archivos de una Base de Datos, con las siguientes opciones: Clase Tipo Contenido Reportes de Insumos, Anlisis, Equipos u Otros. Dependiendo de la seleccin, en esta rea aparecern opciones para reportes resumidos, detallados o con contenido especial. Cada uno de los tipos predefinidos por el programa tiene diferentes ordenamientos posibles, que se seleccionan en esta parte de la pantalla. Los reportes pueden limitarse en su alcance estableciendo rangos (desde un cdigo o un nombre o un captulo hasta otro, por ejemplo). El usuario puede ver el ttulo que tiene la Base de Datos y modificarlo, si desea.

Rangos

Ttulo

b) Carpeta de Reportes de Presupuestos El contenido de esta carpeta se activa cuando exista una obra abierta, y tiene las siguientes opciones: Clase Contenido Rangos Impresin Presupuesto, anlisis unitarios, reportes de compras o documentos para licitacin. Existen diversos grados de detalle para cada reporte (resumido, detallado, general, etc.) Cadas reporte puede limitarse en su extensin asignndole un rango (desde un captulo hasta otro, por ejemplo) El usuario escoge si desea imprimir algunos ttulos, notas o resmenes, si requiere numeracin automtica para los captulos y actividades y si el nivel de presentacin y clculo se limita a captulos o debe incluir tambin sub-captulos. Adems, puede escoger el formato de presentacin para los anlisis unitarios individuales.

Base de Datos
Esta opcin agrupa todas las pantallas de creacin y manejo de las Bases de Datos en conjunto, y de cada uno de sus componentes.

Administracin Base de Datos

Construplan puede crear y mantener en disco una cantidad ilimitada de Bases de Datos en formato Access con extensin *.mdb, cada una de las cuales es autosuficiente e incluye su propia informacin de precios, anlisis unitarios y obras. El Administrador de Base de Datos permite manipular cada uno de estos archivos con la siguiente seleccin de opciones: Nueva Crea una Base de Datos en blanco, lista para recibir informacin. El usuario debe asignarle un nombre y una localizacin en el disco duro. Lee desde el disco una Base de Datos creada previamente y activa todos sus archivos para ser operados con las opciones del men. El programa slo puede manejar una Base de Datos abierta, de tal manera que si al solicitarla existe otra en esa condicin, Construplan lo advierte y permite cerrar la anterior. Cierra la Base de Datos que est activa, solicitando previamente una confirmacin. Borra una Base de Datos grabada en el disco. El programa permite escogerla en una ventana especial, mirando el contenido del disco duro. Este proceso es irreversible y debe manejarse con extremo cuidado. Produce una copia exacta de la Base de Datos que est abierta. Al solicitar esta opcin se abre una pantalla para asignarle un nombre y una localizacin en el disco duro Una Base de Datos se identifica en el disco duro con un nombre vlido de archivo Windows pero, adems, puede tener un ttulo que se define aqu y se imprime cuando se elaboran reportes. Cuando los datos aparezcan en desorden u ocurran errores inesperados en la ejecucin del programa es posible que la Base de Datos se haya daado por un corte intempestivo de energa, caso en cual puede acudirse a esta opcin para tratar de reparar el problema. Es importante aclarar que no todas las fallas pueden arreglarse as, por lo cual es altamente recomendable mantener al da las copias de seguridad y contar con sistemas de alimentacin ininterrumpida de energa para los computadores crticos. Compactar Las Bases de Datos deben someterse peridicamente a procesos de compactacin para eliminar redundancias internas y reducir su tamao en el disco duro. Esta opcin puede utilizarse para ese efecto, siempre y cuando el archivo que se va a compactar no est activo.

Abrir

Cerrar Borrar

Duplicar

Titulo

Reparar

Instalar

Esta opcin permite instalar en el disco duro las bases de datos que forman parte del servicio de actualizacin de precios de CONSTRUDATA. Al invocarla, el programa pregunta cul es el disco de origen, solicita un nombre para grabar los datos y pregunta si los debe utilizar como una Base de Datos independiente o debe actualizar datos preexistentes. Esta opcin permite convertir Bases de Datos creadas con el programa PRESP 6.x de Construdata al formato Construplan. El usuario debe indicarle al programa el directorio donde se encuentra la Base de Datos PRESP 6.x y el directorio donde crear la nueva. Esta opcin es similar a la anterior pero acta sobre Bases de Datos creadas con las versiones 1x de Construplan. Esta opcin permite importar Bases de Datos desde archivos Excel. Ver ms detalles enseguida. Esta opcin se utiliza para obtener copias comprimidas de una Base de Datos con todo su contenido, incluyendo obras. El usuario decide si las copias se llevan al disco duro o a disquetes, caso en el cual la copia puede necesitar varios disquetes. Dado que las Copias de Seguridad estn en un formato especial, para reutilizarlas es necesario activar nuevamente esta rutina y activar la opcin Restaurar.

Importar DOS

Importar Cplan 1x Importar Excel Copias de Seguridad

Importar Excel
La importacin de Bases de Datos a partir de un archivo Excel es un proceso relativamente sencillo que requiere explicaciones ms o menos extensas y por ello requiere este captulo especial. c) Prepare primero las hojas de clculo Para importar Insumos, Grupos, Proveedores o Captulos asegrese que cada lnea de la hoja de clculo slo contiene la informacin relativa a uno de esos componentes. Cuando existan ttulos intermedios o separaciones, brrelos. El siguiente es un archivo de INSUMOS mal configurado: COD. NOMBRE Distribuidora El Triunfo 1.1 1.2 2.1 Insumo 1 Insumo 2 Insumo 3 Ml Un M3 100 300 400 10 12 13 U.M. VALOR GRUPO

Depsito Vencedor

2.2

Insumo 4

Un

500

14

El archivo anterior debe configurarse as: COD. NOMBRE 1.1 1.2 2.1 2.2 Insumo 1 Insumo 2 Insumo 3 Insumo 4 PROV 1 1 2 2 U.M. Ml Un M3 Un VALOR 100 300 400 500 GRUPO 10 12 13 14

Para Anlisis Unitarios cada lnea de la hoja de clculo slo puede contener la identificacin del anlisis (nombre, unidad de medida y captulo) o la informacin de sus componentes, sin ttulos o totales intermedios. Entre el nombre del anlisis y el primero de sus componentes no puede haber lneas en blanco, pero despus del anlisis es indispensable que exista una (o varias) lnea(s) en blanco para separarlo del siguiente. El siguiente es un archivo de ANLISIS mal configurado: COD. NOMBRE 1. CIMIENTOS Vigas de Amarre 1.1 1.2 1.3 Total Concreto Ciclpeo 2.1 2.2 Total Insumo 1 Insumo 4 M3 M3 Un 400 500 10 10 4.000 5.000 9.000 Insumo 1 Insumo 2 Insumo 3 M3 Ml M2 Un 100 200 300 10 20 30 1.000 4.000 9.000 14.000 U.M. CANT UNIT TOTAL

Este otro, por el contrario, puede importarse a Construplan: COD. 1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 NOMBRE Vigas de Amarre Insumo 1 Insumo 2 Insumo 3 Concreto Ciclpeo Insumo 1 Insumo 4 Ml M2 Un M3 M3 Un 400 500 10 10 4.000 5.000 100 200 300 U.M. CANT UNIT M3 10 20 30 1.000 4.000 9.000 TOTAL

d) Prepare la importacin Las opciones en la parte superior de la ventana de importacin deben llenarse as: Nombre del archivo Excel a importar: Oprima el botn al final del campo para abrir una ventana que muestra todo el contenido de su disco duro, escoja all el archivo Excel que va a importar y haga doble click sobre su nombre para cerrar la ventana y colocarlo dentro de Construplan. Esta operacin puede demorar algunos segundos. Hoja en que se hallan los datos: El archivo Excel escogido puede estar compuesto por varias hojas pero la importacin slo se hace individualmente para cada una de ellas, cuyo nombre se escoge de la lista que aparece al oprimir el smbolo al final del campo. Fila Inicial Ultima Fila : Nmero de la primera y la ltima filas Excel que contienen los datos por importar. En la importacin de anlisis tenga en cuenta que la primera lnea debe corresponder a un nombre de anlisis y la ltima a un componente del ltimo anlisis. Mientras Usted no salga de esta pantalla y no vare el nombre del archivo Excel y el de la Base de Datos, puede cambiar a nuevas hojas dentro del primero y nuevos rangos de filas. Si sale de la pantalla ya no podr volver a importar sobre la misma Base de Datos. e) Escoja y defina los Archivos Generales a importar La pantalla tiene una carpeta denominada Anlisis y otra llamada Archivos Generales, donde se importan Insumos, Grupos, Proveedores o Captulos. En la primera seccin de sta ltima Datos a Importar se escoge uno de los archivos por importar, picando con el cursor frente a su nombre.

En la segunda seccin Descripcin del Cdigo es posible describir el contenido de cdigos numricos que se utilizan para los insumos en algunos bases de datos y tienen formatos como este A A B B c c c c

donde AA se refiere al grupo del insumo, BB al proveedor y cccc corresponde al nmero de orden del insumo. Cuando ste sea su caso, pique con el cursor la casilla Descripcin del cdigo para activar las dems casillas de la seccin y diligncielas as: Cantidad Posicin Total Dgitos X X X Insumo Grupo Proveedor 8 4 2 2 5 1 3

Observe que en la columna CANTIDAD aparecen los dgitos que se dedican a cada elemento, mientras que las cifras de la columna POSICION indican el sitio donde se inicia la descripcin de cada uno. Si algn componente no existe, no marque con el cursor la casilla frente a su nombre. Esta seccin debe diligenciarse nicamente cuando los insumos tengan un cdigo numrico, para que Construplan lo tenga en cuenta al crear la nueva Base de Datos. Si el cdigo es alfanumrico NO podr ser utilizado como tal por Construplan, pero se puede importar como una Especificacin o como una Referencia al archivo de insumos del programa. La descripcin del Cdigo tambin aparece en la carpeta Anlisis Unitarios y se utiliza igual. En la tercera seccin de la carpeta Archivos Generales Localizacin de los Datos se determina en qu columna del archivo Excel se debe buscar cada uno de los elementos que definen el archivo escogido. Por ejemplo, un insumo que aparezca as en Excel A Ladrillo de Arcilla Solo block B Un C 500 D Depsito El Parque

se define en estos trminos dentro de la ventana de importacin: Cdigo Nombre U.M. Precio Fecha A B C Grupo Proveedor Especif D Ref.

Nombre

Las columnas Grupo y Proveedor tienen una segunda lnea de definiciones para indicar si el contenido de la primera corresponde a un cdigo o un nombre (para nuestro ejemplo debe sealarse esto ltimo). Para los insumos son obligatorios los campos Nombre, UM y Precio, mientras que todos los dems son optativos. Para Grupos, Proveedores, Captulos y Sub-Captulos slo es obligatorio el nombre. Cuando no existen grupos o proveedores en el archivo de insumos por importar, Construplan asigna a todos por defecto el grupo No. 1 y el proveedor No. 1. f) Escoja y defina los Anlisis Unitarios a importar La pantalla y los procedimientos son iguales a los de Archivos Generales, excepto que aqu deben describirse dos tipos de componentes: los que describen el ttulo (encabezado) del anlisis y los que describen los insumos (componentes) constitutivos del anlisis. Cuando los componentes tienen una categorizacin especial, sta se define en la seccin Descripcin de Tipo determinando si el componente es un insumo corriente, otro anlisis o un insumo especial. g) Efecte la importacin Oprima el botn Procesar y espere unos segundos hasta que el programa le informe que el proceso se desarroll sin contratiempos o si encontr algn inconveniente, que puede visualizarse oprimiendo el botn Resumen.

Actualizar Precios
Esta opcin permite instalar en el disco duro las bases de datos que forman parte del servicio de actualizacin de precios de CONSTRUDATA. Al invocarla, el programa pregunta cul es el disco de origen y solicita un directorio de destino para grabar los datos.

Insumos
El programa denomina Insumos a todos los elementos que tienen un precio o un costo y que se usan para elaborar anlisis unitarios, de tal manera que dentro de esta definicin se incluyen todos los materiales, equipos y transportes que intervienen en la obra, as como tambin los obreros y costos asociados con la mano de obra. Existe una categora de Insumos que el programa denomina Especiales porque no encajan en las definiciones anteriores y se describen ms adelante. Los procesos de edicin y manejo de los insumos son comunes para todos los tipos que maneja el programa y se resumen as: Para moverse entre la lista de insumos existentes se utilizan los botones de Navegacin.

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Las operaciones con insumos son las siguientes: Para crear un insumo se oprime el cono NUEVO y se digitan los datos que requiera cada pasntalla.. Para editar o modificar un insumo se sita el cursor sobre el dato por cambiar y se digitan las modificaciones deseadas. Para borrar un insumo se coloca el cursor en la primera columna de la ventana, frente al nombre, y se oprime el cono Borrar o la tecla Del. El programa pide confirmar la operacin y exige su cdigo de usuario antes de borrar, para evitar que TODOS los anlisis que lo tengan incluido desaparezcan junto con l. Con estos tres conos es posible BUSCAR un insumo en la lista, FILTRAR la lista para mostrar los insumos de un solo grupo o proveedor u ORDENAR la lista por diferentes criterios (alfabtico, por cdigo, por fecha, por proveedor, etc.) Despus de tener en pantalla los insumos que Filtr u Orden, produzca un reporte de los mismos oprimiendo este cono. Este tipo de seleccin no se puede hacer en la pantalla normal de reportes de insumos. Seale un insumo y oprima este cono para Duplicarlo, despus de lo cual podr hacerle variaciones en el nombre, la unidad de medida, el proveedor, etc. Cuando una lnea de insumo tenga la columna del extremo izquierdo de color rojo, ello significa que est asociado con Construpedia, la enciclopedia de especificaciones de Construdata, y el Usuario puede hacer doble clic en la lnea del insumo para ver la ficha tcnica correspondiente. Si desea asociar su propia ficha tcnica a un insumo debe proceder as: Escoger la lnea del insumo con el cursor Oprimir el cono Construinfo en la parte inferior de la pantalla para abrir una ventana que muestra el contenido del disco duro Escoger en el disco duro el archivo que contenga su ficha tcnica y hacer doble clic sobre el mismo.

Despus de lo anterior el insumo queda relacionado con ese archivo y la parte inferior de la pantalla aparece en amarillo. Haciendo doble clic sobre el insumo se abre la ficha que tenga asociada, siempre y cuando el programa que maneja ese tipo de archivos est instalado en el computador. As, por ejemplo, los archivos con extensin .dwg, requieren de Autocad y los de extensin .xls necesitan Excel. La asociacin entre el insumo y la ficha puede borrarse con el otro cono de la parte inferior de la pantalla. En la parte inferior de cada pantalla de insumos aparecen las caractersticas particulares del archivo que est apareciendo y destaca la cantidad de REGISTROS, el ORDEN que se escogi (por nombre, fecha, etc.) y el FILTRO que se est usando (nombre, fecha, etc.).

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Insumos - MATERIALES Son insumos de tipo Materiales todos aquellos elementos que se consumen y se utilizan dentro de un anlisis unitario (cemento, arena, agua, hierro, etc) y pueden ser adquiridos en el comercio. Para abrir la ventana de Materiales se utiliza la opcin BASE DE DATOS MATERIALES y dentro de ella se determina cada uno mediante un nombre, una unidad de medida, un precio, una referencia (opcional) y una especificacin (opcional). Cada insumo debe, adems, asociarse con un grupo y un proveedor, para lo cual se coloca el cursor en la casilla respectiva, se oprime all un cono para desplegar la lista de grupos o proveedores y se escoge el que se desee. Cuando no exista alguno, abra la ventana correspondiente y crelo, regrese a Insumos e insrtelo. Insumos MANO DE OBRA Son insumos de tipo Mano de Obra todos los que describen el trabajo de profesionales, obreros y/o subcontratistas en la obra. Se determinan con base en un nombre, una unidad de medida, un precio unitario, un porcentaje de prestaciones, una referencia (opcional) y una especificacin (opcional). Cada insumo debe, adems, asociarse con un grupo y un proveedor, para lo cual se coloca el cursor en la casilla respectiva, se oprime all un cono para desplegar la lista de grupos o proveedores y se escoge el que se desee. Cuando no exista alguno, abra la ventana correspondiente y crelo, regrese a Insumos e insrtelo. Para abrir la ventana de Mano de Obra se utiliza la opcin BASE DE DATOS INSUMOS MANO DE OBRA. Insumos - TRANSPORTE Son insumos de tipo Transporte todos aquellos componentes que indiquen traslados de material de un lugar a otro y se utilizan dentro de un anlisis. Se determinan con base en un nombre, una unidad de medida, un precio, una referencia (opcional) y una especificacin (opcional). Cada insumo debe, adems, asociarse con un grupo y un proveedor, para lo cual se coloca el cursor en la casilla respectiva, se oprime all un cono para desplegar la lista de grupos o proveedores y se escoge el que se desee. Cuando no exista alguno, abra la ventana correspondiente y crelo, regrese a Insumos e insrtelo. La unidad de medida para estos insumos debe expresarse en trminos de capacidad o peso por distancia (tal como TK =tonelada/kilmetro o tambin m3K=metro cbico/kilmetro) y al incluirse en un anlisis unitario la cantidad debe ser igual a 1 (uno). El valor definitivo del insumo dentro del anlisis se obtiene cuando se elabore un presupuesto y la actividad tenga asignada una distancia. Un ejemplo puede ilustrar mejor el procedimiento. ANALISIS EXCAVACION A MANO Concepto (m3) Cant. Vr.Unitario Vr. Total

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Mano de Obra Volqueta Total

1.05 hr 1.00 TK

$ 8.000 $ 10.000

$ 8.400 $ 10.000 $ 18.400

Si la obra tiene 100 m3 de excavacin de este tipo, y la distancia por recorrer es de 5 kilmetros (tanto la cantidad como la distancia se digitan en Cantidades de Obra, cuando se crea el presupuesto), el valor unitario del anlisis ser $ 8.400 + (1.00 TK x 5 Km x $ 10.000) = $ 58.400 y el valor de la excavacin para toda la obra ser 100 m3 x $ 58.400 = $ 5840.000 Para crear o editar insumos de tipo Transporte se utiliza la opcin BASE DE DATOS INSUMOS TRANSPORTES. Insumos - ESPECIALES Dentro de Construplan se denominan as a los elementos sin precio que se incluyen dentro de un anlisis unitario para agregarle un valor que se calcula como un porcentaje (definido por el usuario) de los valores de los dems insumos. Observe en el siguiente ejemplo que el insumo especial DESPERDICIO totaliz los valores de los dems insumos, calcul el 10% de ese valor y lo agreg al anlisis. Concepto Mano de Obra Volqueta Desperdicio Total Cant. 1.05 hr 1.00 TK 10 % Vr.Unitario $ 8.000 $ 10.000 $ 18.400 Vr. Total $ 8.400 $ 10.000 $ 1.840 $ 20.240

Los Insumos Especiales se crean con la opcin BASE DE DATOS - INSUMOS ESPECIALES, escribiendo el nombre de cada uno y agregando una observacin (opcional) y asocindolo a un grupo. Para crear o editar insumos especiales se utiliza la opcin BASE DE DATOS INSUMOS ESPECIALES. Insumos EQUIPO PESADO Esta opcin contiene un conjunto de rutinas para calcular el valor por hora de un equipo a partir de su precio de compra, del valor de las llantas, de su vida til en horas, de su tipologa tributaria y de un factor estimado de utilizacin.

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El valor horario puede incluirse posteriormente dentro de cualquier anlisis unitario, tal como sucede con todos los insumos. La metodologa es una adaptacin de la que utiliza ACIC Asociacin Colombiana de Ingenieros Constructores en su Manual de Arrendamiento de Equipo. a) Las carpetas para calcular Equipo Pesado La pantalla Equipo Pesado posee cuatro carpetas con un contenido especfico para elaborar los clculos: Valor Dlar Aqu se digita el valor del dlar que el programa utilizar para hacer sus clculos. La fecha es colocada automticamente cada vez que se digita un nuevo precio.

Factor conversin dlar El Rgimen Tributario Colombiano contempla tasas diferenciales de IVA y aranceles diferenciales para diferentes clases de equipo, desde el 45% para vehculos particulares hasta 0% para tractores agrcolas. En esta carpeta pueden crearse diversas tipologas que luego se aplican al clculo del valor por hora de los equipos, incluyendo una que tenga en cuenta el valor del equipo comprado localmente. Frmulas de Clculo En esta carpeta se crean las frmulas que el programa utiliza para calcular automticamente la depreciacin, el valor promedio, el bodegaje y otros factores en la carpeta Costos de Propiedad. En esta carpeta se digitan el nombre del equipo y sus caractersticas, as como tambin su precio de compra, el valor de las llantas, su vida til en horas, su tipologa tributaria y un factor estimado de utilizacin para que Construplan calcule el valor por hora del equipo. Ver enseguida ms detalles del contenido b) Contenido de la carpeta Costo de Propiedad Cdigo Nombre Observacin Grupo El programa lo asigna automticamente cuando todos los datos del equipo estn digitados Nombre del equipo Modelo o especificaciones del equipo Cdigo de un grupo de la Base de Datos, que debe asignarse como a cualquier otro insumo. Si el grupo no existe, abra la ventana correspondiente, crelo, regrese a la carpeta e insrtelo en el equipo que est creando. Cdigo de un proveedor de la Base de Datos, que debe asignarse como a cualquier otro insumo. Si el proveedor no existe, abra la ventana correspondiente, crelo, regrese a la carpeta e insrtelo en el equipo que est creando. 14

Costo de Propiedad

Proveedor

Valor en dlares Valor de Compra Valor llantas Factor dlar Val. Depreciable

Escoger esta casilla si el valor del equipo se va a expresar en dlares Valor FOB del equipo Digitar este valor cuando aplique, para que el programa lo excluya cuando haga los clculos de depreciacin Oprima el cono y escoja una de los factores ya creados de conversin del dlar, de acuerdo con el tipo de equipo. El programa lo calcula automticamente, de acuerdo con la frmula que se determine en la carpeta de frmulas. En general, la depreciacin por hora es igual al 90% del valor de compra menos el de las llantas, todo ello dividido por la vida til. Digitar la cifra obtenida del fabricante, manual de ACIC, etc. Valor promedio del equipo durante toda su vida til Valor de la depreciacin por hora (Segn ACIC: Valor depreciable x 2000 horas/vida util) Valor de las reparaciones por hora (Segn ACIC: Depreciacin x 1.2375) Valor del bodegaje por hora (Segn ACIC: Valor medio x 0.444) Suma de depreciacin, reparacin y bodegaje Estimado de posible utilizacin anual. El mximo de 2.000 horas es un factor de 1. Tenga en cuenta que las menores utilizaciones aumentan el valor de la hora, lo cual no siempre puede lograrse. Costo de propiedad x factor de utilizacin

Vida til (horas) Valor medio Depreciacin Reparacin Bodegaje Costo propiedad Factor utilizacin

Vr. Hora

Insumos - MANEJO MASIVO Con la opcin BASE DE DATOS - INSUMOS - MANEJO MASIVO es posible modificar porcentualmente los precios de los insumos pertenecientes a uno o varios grupos o proveedores, borrar rangos de insumos, copiarlos a otra base de datos, modificarles su asociacin con proveedores o grupos y cambiar unidades de medida y fechas de actualizacin. Para usar esta opcin es necesario digitar previamente la clave de acceso del usuario, para poder realizar el proceso. Al entrar a la pantalla se determina cules insumos deben ser manejados masivamente (puede escogerlos todos o limitarlos a materiales, mano de obra, etc) y despus se escoge la accin por ejecutar: Copiar Copia un rango de insumos desde una base de datos externa hasta la que est activa

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Duplicar Asignar Borrar Precios

Duplica una cantidad determinada de veces un rango de insumos dentro de la base de datos que est activa. Modificar simultneamente el grupo, el proveedor o la unidad de medida a un rango de insumos Borra simultneamente todos los insumos que pertenezcan a un rango de grupos o proveedores. Modifica porcentualmente el precio de todos los insumos que pertenezcan a un rango de grupos o proveedores.

Anlisis Unitarios
Los Anlisis Unitarios son descripciones valorizadas de actividades de construccin que se expresan en funcin de las cantidades y precios de los componentes que intervienen en ella (materiales, mano de obra, transportes y equipos) y se crean dentro de Construplan con la opcin BASE DE DATOS ANLISIS DETALLADOS y se utilizan dentro de un presupuesto con la opcin PRESUPUESTOS CANTIDADES DE OBRA VALORIZADOS. Para consulta rpida de los anlisis se utiliza la opcin BASE DE DATOS ANALISIS RESUMIDOS. Las operaciones genricas con anlisis son las siguientes: Para moverse entre la lista de anlisis existentes se utilizan los botones de Navegacin. Para crear uno se oprime el cono NUEVO y se digitan los datos que requiera cada pantalla. Ver ms adelante detalles especficos para Detallados Para editar o modificar un anlisis se sita el cursor sobre el dato por cambiar y se digitan las modificaciones deseadas. Para borrar un anlisis se coloca el cursor en la primera columna de la ventana, frente al nombre, y se oprime el cono Borrar o la tecla Del. El programa pide confirmar la operacin y exige su cdigo de usuario antes de borrar, para evitar que TODOS los anlisis que lo tengan incluido desaparezcan junto con l. Con estos tres conos es posible BUSCAR un anlisis, FILTRAR la lista de anlisis para mostrar los de un solo captulo u ORDENAR la lista por diferentes criterios (alfabtico, por cdigo, etc.) Despus de tener en pantalla los anlisis que Filtr u Orden, produzca un reporte de los mismos oprimiendo este cono. Este tipo de seleccin no se puede hacer en la pantalla normal de reportes de anlisis. Seale un anlisis y oprima este cono para Duplicarlo, despus de lo cual podr hacerle variaciones en el nombre, la unidad de medida, los componentes, etc. Cuando en la pantalla de Anlisis Resumidos una lnea de anlisis tenga la columna del extremo izquierdo de color rojo, (en un Anlisis Detallado es el campo de cdigo el que

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aparece en rojo) ello quiere decir que est asociado con Construpedia, la enciclopedia de especificaciones de Construdata, y el Usuario puede hacer doble clic en el anlisis para ver la ficha tcnica correspondiente. Si desea asociar su propia ficha tcnica a un anlisis debe proceder as: En la pantalla de Anlisis Resumidos escoger la lnea del anlisis con el cursor Cuando se trate de un Anlisis Detallado, basta con tenerlo en pantalla Oprimir el cono Construinfo en la parte inferior de la pantalla para abrir una ventana que muestra el contenido del disco duro Escoger en el disco duro el archivo que contenga su ficha tcnica y hacer doble clic sobre el mismo.

Despus de lo anterior el anlisis queda relacionado con ese archivo y la parte inferior de la pantalla aparece en amarillo. Haciendo doble clic sobre el anlisis se abre la ficha que tenga asociada, siempre y cuando el programa que maneja ese tipo de archivos est instalado en el computador. As, por ejemplo, los archivos con extensin .dwg, requieren de Autocad y los de extensin .xls necesitan Excel. La asociacin entre el anlisis y la ficha puede borrarse con el otro cono de la parte inferior de la pantalla. En la parte inferior de cada pantalla aparecen las caractersticas particulares del archivo que est apareciendo y destaca la cantidad de REGISTROS, el ORDEN que se escogi (por nombre, fecha, etc.) y el FILTRO que se est usando (nombre, fecha, etc.). Anlisis Detallados Para crear o editar estos anlisis abra la pantalla desde BASE DE DATOSANALISIS DETALLADOS, oprima el cono NUEVO para abrir una pantalla vaca y diligencie los diferentes campos de la parte superior as: Cdigo Nombre Medida Sub-captulo Especificacin Asignado automticamente por el programa. Espacio de 100 caracteres para el nombre del anlisis Oprima el cono para desplegar la lista de unidades de medida y seleccione all la que desee. Oprima el cono para desplegar la lista de sub-captulos ya creados y seleccione all el que desee Oprima el icono y digite las especificaciones de construccin para este anlisis (o corte y pegue desde un procesador de texto donde ya existan). Esta informacin es opcional pero muy til para las entidades licitadoras, pues desde un presupuesto oficial pueden imprimir directamente las especificaciones que entregarn a los licitantes.

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a) Insertar componentes En la parte inferior de la pantalla se incorporan al anlisis los componentes del costo (insumos de todo tipo u otros anlisis), que se escogen dentro de una pantalla que se invoca con el botn INSERTAR COMP. La pantalla de componentes tiene en su parte inferior cuatro crculos de seleccin para Insumos, Equipo Pesado, Anlisis y Especiales, y al escoger uno de ellos se despliega la lista respectiva. En la parte superior se digita el componente buscado para que el programa lo seale en la lista, y el usuario debe resaltarlo con el cursor y oprimir el botn INSERTAR para enviarlo al anlisis. El proceso se repite cuantas veces sea necesario escoger tipo de componente, digitar el nombre, resaltarlo en la parte inferior cuando el programa lo encuentre, oprimir el botn INSERTARhasta que todos los componentes necesarios estn en el anlisis, despus de lo cual se cierra la pantalla oprimiendo el botn TERMINAR. (Cabe aclarar que cuando se usan anlisis como componentes, el programa necesita tratarlos como si fueran insumos y por ello abre una ventana para que el usuario decida si ese componente se tratar como material, mano de obra, transporte o equipo.) Regresando, pues, a la pantalla de creacin de anlisis, el usuario encuentra una unidad de cada uno de los componentes que insert, y debe entrar a la pantalla para editar esa unidad y colocar la cantidad que estime conveniente. b) Asignar cantidades Para asignar la cantidad debe tenerse en cuenta lo siguiente: Se puede usar formato decimal (0.25, por ejemplo) o fraccionario (1/4) Materiales: debe incluir cualquier posible desperdicio. Si un anlisis consume, por ejemplo, 5 unidades de un material y se estima que su desperdicio ser del 5 %, la cantidad real del material es de 5.25 unidades. Equipos: la cantidad corresponde al tiempo durante el cual el equipo estar al servicio de la actividad, incluyendo los tiempos muertos durante los cuales el equipo no est trabajando en ella (tiempos de espera, por ejemplo). Transportes : tiempo de alquiler del equipo que realizar el trabajo (horas de volqueta, por ejemplo), que tambin se denomina rendimiento Mano de Obra : tiempo requerido por el operario (rendimiento) para realizar el trabajo (horas de oficial y de ayudante, por ejemplo). Insumos Especiales: estos insumos totalizan los valores de los dems componentes en el anlisis y calculan sobre ese total un porcentaje igual al de la cantidad que les haya asignado el usuario (si esa cantidad es 5, por ejemplo, el insumo especial totaliza el anlisis y le agrega un 5%) Se utiliza el botn BORRAR COMP. situado en la parte inferior de la pantalla. Recuerde que para borrar 18

c) Otras operaciones Borrar un componente

el anlisis se usa el cono BORRAR de la Barra de Herramientas. Grupo de un componente Cuando desee cambiar el grupo que le asign a un componente de tipo anlisis, sitese sobre el nombre y oprima el botn GRUPO COMP. en la parte inferior de la pantalla Cuando se oprime el botn CONVERTIR UM el programa abre una pequea ventana, pregunta el factor de conversin y multiplica por l todas las cantidades.

Convertir UM

Anlisis Resumidos La opcin BASE DE DATOSANALISISRESUMIDOS se utiliza para colocar en pantalla un listado con los nombres, unidades de medida y valores totales y de mano de obra de los anlisis unitarios. Es especialmente til para filtrar y ver conjuntos de anlisis de un mismo tipo, de un solo captulo, etc. La pantalla permite editar los nombres y el captulo del cual dependen. Anlisis Especiales Los Anlisis Especiales se utilizan para calcular dentro de un presupuesto algunos costos que no pueden valorizarse mediante compras o alquileres (insumos) porque dependen del valor de determinado captulo o actividad como un porcentaje del mismo, ya que estos siempre sern calculados en funcin de una formula matemtica. Estos anlisis se crean o editan con la opcin BASE DE DATOS ANLISIS ESPECIALES y se utilizan dentro de un presupuesto con la opcin PRESUPUESTOS CANTIDADES DE OBRA ESPECIALES. Para crear un anlisis especial se abre la pantalla respectiva, se digitan el nombre y la unidad de medida y se asocia el anlisis con un captulo de obra. Finalmente se coloca el cursor en la quinta columna de la pantalla y all se oprime un cono que abre una ventana especial para la creacin de frmulas. En cada frmula se usan operadores matemticos normales y un conjunto de variables que representan los distintos captulos y totales de la obra. Para crear, por ejemplo, un anlisis especial llamado Honorarios de Construccin que se calcule como el 10% del costo directo se crea la frmula CD * 0.10, donde CD representa el costo directo. Los anlisis especiales slo pueden pertenecer a los grupos de costos indirectos y comerciales. Manejo masivo de Anlisis Para la manipulacin masiva de los Anlisis Unitarios se utiliza la opcin BASE DE DATOS ANLISIS MANEJO MASIVO que permite copiar los grupos de anlisis entre bases de datos diferentes, modificar masivamente las caractersticas o los

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componentes de un grupo de anlisis, borrar grupos de anlisis y localizar insumos dentro de los anlisis. Formatos de Anlisis Unitarios Es usual que las entidades licitadoras exijan la entrega de los anlisis unitarios impresos en forma individual, y Construplan incluye un formato especial para este efecto, as como tambin la posibilidad de hacerle modificaciones para adaptarlo a los requerimientos especficos de algunas de ellas. Con la opcin BASE DE DATOS - ANALISIS - FORMATOS DE ANALISIS UNITARIOS se elaboran estos formatos (tomando como base el del programa) y se graban con un nombre distintivo, La orden de utilizar uno u otro se da en la carpeta REPORTES DE OBRAS de la opcin REPORTES. Construplan tambin incluye un formato que cumple con los requerimientos exigidos por el Instituto Nacional de Vias INVIAS y no puede modificarse.

Captulos
Son grandes ttulos que describen segmentos de la obra o de las compras (Mampostera, Estructuras, Pintura, Honorarios), se utilizan para agrupar los anlisis unitarios de la Base de Datos y se crean y editan con la opcin BASE DE DATOS CAPITULACIONES. Para poder crear anlisis es indispensable que previamente se haya creado un conjunto de captulos que se utilizan como ordenadores de aquellos, sirven como gua de clculo e impresin para los presupuestos y se denomina Capitulacin Principal. Esta capitulacin debe reflejar la forma habitual de construir por parte del usuario del programa pero no siempre se acomoda a los requerimientos de las entidades licitadoras y financiadoras, razn por la cual Construplan permite crear Capitulaciones Auxiliares y equivalencias entre ellas y la principal, para que el usuario pueda diligenciar su presupuesto en el formato que requiere. El tipo de capitulacin que se utilizara en la obra se define en la opcin PRESUPUESTOS-DEFINICIONES y para la creacin de una capitulacin diferente se utiliza la opcin BASE DE DATOS-CAPITULACIONES-OTRAS CAPITULACIONES. Capitulacin Principal Para crear o editar la Capitulacin Principal utilice la opcin CAPITULACIONES CAPITULACION PRINCIPAL, y al abrirse la pantalla utilice los conos de la parte superior en la siguiente forma: Navegar por la lista de captulos que est en pantalla, accediendo directamente al primero de la lista, el anterior, el siguiente o el ltimo. Crear un captulo nuevo. Al oprimir el cono aparece una ventana donde se digita el cdigo, el nombre y el tipo de costo del cual depender (Directo, General, Indirecto o Comercial). Tambin es posible crear una especificacin opcional de obra, que se imprimir cuando se pida el listado respectivo desde Reportes.

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Todos los captulos creados tienen, por defecto, un sub-captulo con su mismo nombre, que el usuario puede editar como desee, mientras no lo borre. Los nombres de los captulos aparecen en pantalla precedidos por el signo (+), que al oprimirse deja al descubierto los sub-captulos y cambia a signo (-), que a su vez se oprime para ocultar los sub-captulos. Crear un sub-captulo nuevo dependiente del captulo que est sealado al oprimir el cono. Los datos por capturar son el cdigo, el nombre y la especificacin (opcional) de obra. Un captulo puede tener una cantidad indeterminada de sub-captulos. El cono Editar permite modificar los datos de un captulo o de un sub-captulo creado previamente. Utilice el primer cono para BORRAR un captulo o sub-captulo, el segundo para BUSCAR un componente que no est visible y el tercero para REFRESCAR la pantalla, cuando est trabajando en red y piense que otro usuario puede haber modificado los captulos. Otras Capitulaciones Para crear o editar Capitulaciones adicionales utilice la opcin CAPITULACIONES OTRAS CAPITULACIONES, que abre una pequea ventana donde aparecen los nombres de las capitulaciones ya creadas y pueden crearse capitulaciones nuevas. Para operar sobre una capitulacin existente escjala con el cursor (seale toda la lnea) y oprima uno de los conos de la derecha para ejecutar las acciones que su nombre describe: Editar Capitulacin, Relacin Resumida o Relacin Detallada. Para crear una nueva capitulacin sitese sobre una lnea en blanco al final de la lista (u oprima el cono Nueva de la barra de herramientas), digite el nombre, escoja luego la lnea y oprima uno de los conos, tal como se mencion para las existentes. La funcin de los conos se describe enseguida. a) Editar Capitulacin Abre la misma pantalla de creacin y edicin de captulos y sub-captulos que se utiliza en la capitulacin principal . b) Relacin Resumida Los captulos de la nueva capitulacin pueden relacionarse con los de la Principal para que las actividades que dependen de stos ltimos queden automticamente asociadas con los nuevos. As, por ejemplo, si el nombre de un captulo nuevo es Muros del Primer Piso y se asocia con el captulo Mampostera de la capitulacin principal, todos los anlisis que dependen de ste ltimo quedarn dependiendo tambin de Muros del Primer Piso. Cuando existen varias capitulaciones y todas ellas estn relacionadas as con la principal, el usuario puede procesar sus presupuestos con los diferentes modelos que cada una de

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ellas representa para acomodarse, por ejemplo, a los requerimientos especficos de distintas entidades financieras. Oprima, pues, el cono Relacin Resumida para abrir una pantalla en cuya parte superior aparecen todos los captulos de la capitulacin principal. Escoja uno (seale toda la lnea con el cursor) y sitese luego en el campo blanco de la parte inferior. Oprima all el botn que aparece al final del mismo para ver todos los captulos de la nueva capitulacin, escoja el que quiere relacionar y finalmente oprima Aceptar para que la relacin quede en firme. c) Relacin Detallada Para refinar las relaciones resumidas utilice esta opcin, que permite asignarle individualmente a las actividades un captulo de la capitulacin auxiliar del cual van a depender. El botn abre una pantalla que contiene todos los anlisis de la Base de Datos, algunos de los cuales tendrn al frente el cdigo y el nombre del captulo que les fue asociado en la Relacin Resumida. El usuario puede cambiar aqu una o varias dependencias, y tambin asignarle captulo a los anlisis que no tengan.

Guas de Licitacin
Cuando los nombres de los anlisis unitarios en una licitacin, o su organizacin en captulos, sean muy diferentes de los que existen en la Base de Datos, el presupuesto debe crearse con una Gua de Licitacin, que le permite al usuario digitar la licitacin en la forma exacta como exige la entidad licitadora (inclusive la puede importar desde un archivo Excel), y despus asociar a cada actividad un anlisis ya creado, sin importar el nombre que tenga. La orden para que un presupuesto se calcule con una Gua de Licitacin se da en la pantalla PRESUPUESTOSDEFINICIONES, despus de lo cual la Gua misma se crea y edita con la opcin PRESUPUESTOSGUIA DE LICITACIN.

Proveedores
Cada insumo de la Base de Datos est asociado con un proveedor, que no slo suministra la informacin pertinente sino que se utiliza, adems, como criterio de clasificacin para localizacin rpida o para modificaciones masivas de precios. Los proveedores aparecen siempre ordenados por cdigo. La base de datos que entrega CONSTRUDATA con el programa trae ya creada una lista de proveedores pero cada usuario puede personalizarla segn sus necesidades. Los proveedores aparecen siempre ordenados por cdigo Para abrir la ventana de proveedores se utiliza la opcin BASE DE DATOS - PROVEEDORES, y para moverse entre los proveedores existentes se utilizan los botones de Navegacin. Las operaciones con proveedores son las siguientes:

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Para crear un proveedor se oprime el cono NUEVO y se digitan el nombre, la direccin, el telfono, el informador y la ciudad. Para editar o modificar un proveedor se sita el cursor sobre el dato por cambiar y se digitan las modificaciones deseadas. Para borrar un proveedor se coloca el cursor en la primera columna de la ventana, frente al nombre, y se oprime el cono Borrar o la tecla Del. El programa pide confirmar la operacin y exige su cdigo de usuario antes de borrar, para evitar que TODOS los insumos que dependen del proveedor desaparezcan junto con l. Con los tres conos centrales es posible BUSCAR un proveedor en la lista, FILTRAR la lista para mostrar los proveedores de una sola ciudad o cambiar el ORDEN de la lista de alfabtico a numrico o viceversa.

Grupos
Son grandes ttulos que describen un conjunto de insumos y no slo se utilizan como criterios de clasificacin para stos ltimos sino, adems, como ordenadores para modificaciones masivas de precios. La base de datos que entrega CONSTRUDATA con el programa trae ya creada una lista de los grupos mas utilizados en la industria, pero cada usuario puede personalizarla segn sus necesidades. Los grupos aparecen siempre ordenados por cdigo. Para abrir la ventana de grupos se utiliza la opcin BASE DE DATOS - GRUPOS, y para moverse entre los proveedores existentes se utilizan los botones de Navegacin. Las operaciones de Grupos son las siguientes: Para crear un grupo se oprime el cono NUEVO, se digitan el nombre y una breve descripcin del grupo y se escoge, adems, el tipo de elementos que debe contener (materiales, mano de obra, transportes o equipo). El programa usa sta definicin para colocar cada insumo correctamente dentro de los formatos individuales de anlisis. Para editar o modificar un grupo se sita el cursor sobre el dato por cambiar y se digitan las modificaciones deseadas. Para borrar un grupo se coloca el cursor en la primera columna de la ventana, frente al nombre, y se oprime el cono Borrar o la tecla Del. El programa pide confirmar la operacin y exige su cdigo de usuario antes de borrar, para evitar que TODOS los insumos que dependen del grupo desaparezcan junto con l. Con los tres conos centrales es posible BUSCAR un grupo en la lista, FILTRAR la lista para mostrar los grupos de una sola tipologa (materiales o transportes, por ejemplo) o cambiar el ORDEN de la lista de alfabtico a numrico o viceversa.

Unidades de Medida
Utilice esta opcin para crear y editar las unidades de medida que se utilizan en los insumos, los anlisis y las obras.

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Cada unidad est compuesta por una abreviatura y una descripcin detallada. Para navegar por la pantalla, buscar, ordenar y filtrar utilice los conos de la barra de herramientas.

Ciudades
Utilice esta opcin para crear y editar los nombres de las ciudades que se utilizan en los proveedores y en las obras. Para navegar por la pantalla, buscar, ordenar y filtrar utilice los conos de la barra de herramientas.

Presupuestos
Generalidades
Para una descripcin detallada de la teora y organizacin del presupuesto, por favor consulte las secciones pertinentes de Procedimientos

Administracin de Obras
Esta opcin tiene a su cargo el manejo colectivo de las obras almacenadas en una Base de Datos, y sus funciones son las siguientes: Nueva Abrir Abre la ventana DEFINICIONES para que el usuario cree una nueva Obra en blanco, lista para recibir informacin. Lee desde el disco una Obra creada previamente y activa sus pantallas de definiciones y sus cantidades de obra. La obra se escoge dentro de la misma ventana de Administracin de Obras El programa slo puede manejar una Obra abierta, de tal manera que si al solicitarla existe otra en esa condicin, Construplan lo advierte y permite cerrar la anterior. Cerrar Borrar Cierra la Obra que est activa. Borra una Obra grabada en el disco. El programa solicita confirmacin y clave porque este proceso es irreversible y debe, en consecuencia, manejarse con extremo cuidado. La obra se escoge dentro de la misma ventana de Administracin de Obras Duplicar Produce una copia exacta de la Obra que el usuario seale en la ventana de Obras. Al solicitar esta opcin se abre una pantalla para asignarle un nombre a la nueva obra. Crea una nueva obra mezclando dos o ms escogidas por el usuario en la ventana de Obras.

Consolidar

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En la nueva Obra las cantidades de actividades iguales se suman y las diferentes se agregan con su propio nombre. Las Obras que sirvieron de base para la mezcla no se afectan para nada con la operacin y pueden seguirse usando. Independizar Esta opcin crea una Base de Datos exclusiva para la Obra que escoja el usuario, y en ella slo se incluyen los anlisis que intervengan en esa obra junto con los insumos y dems componentes auxiliares. La nueva Base de Datos queda plenamente operativa y acepta recibir nuevos insumos, anlisis y obras, si el usuario decide hacerlo as. Importar Permite convertir al formato Construplan una obra creada con el programa Presp 6.

Definiciones
Esta opcin de Presupuestos, que tambin est disponible en el cuarto cono de la Barra de Herramientas, se utiliza para definir los parmetros generales de presentacin y clculo para un presupuesto. La pantalla incluye cinco carpetas, cada una de las cuales debe diligenciarse as: a) Identificacin Esta carpeta contiene el nombre de la obra y dos ttulos adicionales (opcional), as como tambin el nombre de la ciudad donde se ejecutar la obra y el tipo de organizacin que tendr el presupuesto: Capitulacin (que puede ser principal o auxiliar) o Gua de Licitacin. b) Multiplicador El usuario puede modificar localmente los valores de su presupuesto usando esta opcin, que le permite subir o bajar los precios de los insumos multiplicndolos por una o varias cifras que determina en esta carpeta. Estas modificaciones son exclusivas para cada obra y no afectan los valores reales de los insumos en las Bases de Datos. Existen tres tipos de multiplicadores, que se escogen en la parte superior izquierda de esta carpeta: Simple Afecta indiscriminadamente a todos los insumos. Si esta es su escogencia, determine en la parte superior derecha el valor del multiplicador. Puede asignarse selectivamente a los insumos de determinado grupo. Al escoger esta opcin aparece en pantalla la lista de todos los grupos de insumos para que el usuario le asigne a cada uno el multiplicador que desee (por defecto es 1, que no cambia los precios).

Grupos

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Proveedores

Puede asignarse selectivamente a los insumos de determinado proveedor. Al escoger esta opcin aparece en pantalla la lista de todos los proveedores de insumos para que el usuario le asigne a cada uno el multiplicador que desee (por defecto es 1, que no cambia los precios).

Los multiplicadores slo actan sobre la ltima seleccin del usuario, pues no pueden hacerlo simultneamente con grupos y proveedores. c) AIU Administracin, Imprevistos, Utilidad En los presupuestos de construccin por Precios Unitarios Fijos, cada actividad de obra se valoriza mediante un Anlisis Unitario que incluye el costo directo de la misma (materiales, mano de obra, equipos y transportes) y un porcentaje (A.I.U.) que representa los costos de Administracin que tendr el contratista, los Imprevistos que pueden aparecer durante la construccin y la Utilidad que aquel debe obtener por su trabajo. En esta carpeta de Construplan se determina el valor de ese porcentaje de AIU, que puede ser de dos tipos: Simple Los porcentajes que se determinan en esta pantalla se aplican a todos los anlisis unitarios de los Costos Directos en el presupuesto Cada captulo de la obra tendr sus propios porcentajes de A, de I y de U. Cuando se escoge esta opcin aparecen en pantalla todos los captulos del presupuesto para asignarle a cada uno sus propios porcentajes. Mientras se est elaborando el presupuesto no vale la pena calcular cada vez el AIU, de tal manera que esta opcin permite omitirlo aunque los porcentajes ya estn establecidos. Una vez terminado el presupuesto de Costos Directos se escoge esta opcin para ver el AIU expresado como una sola cifra al final del presupuesto, que puede analizarse para decidir si est correcta o no. Cuando el usuario acepta el valor total del AIU, le ordena al programa incluirlo como porcentaje en cada anlisis, pues as es como lo va a cobrar a las entidades licitadoras.

Mltiple

Adems de lo anterior, existen varias opciones para incorporar el AIU a un presupuesto: No incluir

Al final

En anlisis

En la parte inferior de la pantalla puede ordenarse al programa que calcule un determinado porcentaje de IVA sobre el componente U del AIU. d) Datos Auxiliares Un. de Construccin Al finalizar un presupuesto el programa puede imprimir un resumen analtico de los costos y un valor promedio por unidad de construccin. Si en este campo se escribe km, por ejemplo, el

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reporte dir: Valor por km y dividir el valor total del presupuesto entre la cantidad de km de la obra. Medidas En este campo se debe digitar la medida dela construccin. Siguiendo con el ejemplo anterior, aqu se digitara la cantidad de km que tiene la obra. La Sociedad Colombiana de Arquitectos define que existen varias categoras de planos de diseo, que el usuario debe determinar aqu cuando requiera que el programa los calcule. (el campo tiene un cono para desplegar la lista de categoras) En algunas ciudades colombianas se cobran los impuestos de construccin en funcin de un hipottico Costo Fiscal. Cuando se digita aqu ese valor, el usuario puede crear un anlisis especial que en su frmula incluya la variable CostoFiscal. Cuando una obra pertenezca a una serie se debe marcar esta casilla. Si esta casilla no est sealada, el programa calcula el presupuesto para una unidad de la serie. Cuando s lo est, el calculo incluye todas las unidades. Las unidades que componen la serie.

Categora Planos

Costo Fiscal

Obra en serie Calcular la Serie

Cantidad de unidades e) Otros

En esta carpeta se definen parmetros adicionales para el presupuesto: Notas Los reportes de presupuesto pueden tener notas introductorias y notas finales, que se crean en esta carpeta. La orden de imprimirlas o excluirlas se da en la pantalla REPORTES. El programa puede trabajar sus reportes sin decimales, o con dos decimales Coloque una clave para que su obra no pueda ser consultada por otros usuarios del programa

Decimales Clave f) Cubicador/Invias

La informacin contenida en esta carpeta se utiliza en el Cubicador y en los reportes de anlisis con formato Invias: Nivel Invias El cubicador puede manejar hasta tres niveles de localizacin, y en esta opcin se determina cuntos sern para esta obra. Nombre del proponente, fecha y nmero de la licitacin.

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Cantidades de Obra
a) Generalidades Despus de definir los parmetros de trabajo en la pantalla DEFINICIONES es necesario capturar las cantidades de obra del presupuesto, operacin que puede hacerse de dos maneras: Cuando en DEFINICIONES se establece que el presupuesto se calcular con una Capitulacin, se utiliza la pantalla Cantidades de Obra. Si el presupuesto tiene Guia de Licitacin, las cantidades se digitan en la opcin del mismo nombre.

b) Cantidades valorizadas La carpeta VALORIZADAS dentro de la pantalla Cantidades de Obra contiene todos los anlisis unitarios de la Base de Datos y sus diferente campos se diligencian as: Cdigo (*) Nombre (*) Valor (*) Sub-captulo (*) Cod. Anlisis Cantidad Medida (*) Distancia Cdigo del anlisis en la Base de Datos Nombre del anlisis en la Base de Datos Valor del anlisis en la Base de Datos Sub-captulo del anlisis en la Base de Datos Cuando su presupuesto requiera una codificacin especial para las actividades, digite aqu la informacin Digite aqu la cantidad de obra Medida del anlisis en la Base de Datos Cuando alguno de sus anlisis unitarios est expresado en funcin de unidades compuestas (Ton/kilmetro o m3/kilmetro, por ejemplo), incluya aqu la distancia para que el clculo quede correctamente hecho

Los campos marcados con (*) contienen informacin de la Base de datos y no pueden editarse desde aqu. c) Cantidades Especiales Se incluyen en el presupuesto actividades que sern calculadas mediante frmulas, en funcin de los Captulos o los Grupos de Costos del mismo presupuesto. Todo Costo Se crean actividades sin anlisis y sin frmula, y se les asigna arbitrariamente un costo.

Guas de Licitacin
Cuando los nombres de los anlisis unitarios en una licitacin, o su organizacin en captulos, sean muy diferentes de los que existen en la Base de Datos, el presupuesto debe crearse con una Gua de Licitacin, que le permite al usuario digitar la licitacin en

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la forma exacta como exige la entidad licitadora (inclusive la puede importar desde un archivo Excel), y despus asociar a cada actividad un anlisis ya creado, sin importar el nombre que tenga. La orden para que un presupuesto se calcule con una Gua de Licitacin se da en la pantalla PRESUPUESTOSDEFINICIONES. La pantalla de la Gua se diligencia as: a) Encabezado Sitese en el primer campo a la izquierda (Cdigo) y oprima la flecha que est al final del mismo. Busque la palabra Nuevo y sitese sobre ella para abrir la ventana de creacin de captulos. Digite all un Cdigo y un Nombre, determine el grupo de costos al cual pertenece el captulo (Directos, Generales, Indirectos o Comerciales) y digite, opcionalmente, una especificacin de obra que se imprimir cuando se pida el listado respectivo desde Reportes. Si desea modificar algo posteriormente, oprima el botn Modificar. Repita las operaciones anteriores en la parte superior derecha del encabezado para crear y editar sub-captulos. Para crear nuevos captulos y sub-captulos repita los dos procedimientos. Para pasar de un sub-captulo a otro, o de un captulo a otro, sitese en los campos Cdigo respectivos, oprima la flecha y busque el sub-captulo o el captulo que desee. b) Actividades En la parte central de la pantalla se crean las actividades de la licitacin, diligenciando as cada una de ellas: Cdigo Anlisis Digite el cdigo de la actividad en la licitacin Oprima la flecha al final de este campo para escoger el tipo de anlisis que servir para calcular esta actividad: Valorizado (un anlisis unitario corriente), Todo Costo (en esta pantalla se crear directamente el nombre y el precio), Frmula (se usar uno de los anlisis especiales de la Base de Datos). El tipo Frmula slo puede utilizarse cuando est situado en un captulo de Costos Indirectos o Costos Comerciales. Nombre Medida Cantidad Cdigo Digite el nombre de la actividad tal como la describa la licitacin. Este campo acepta hasta 100 caracteres. Digite o escoja la unidad de medida Digite la cantidad de la licitacin Oprima el botn que aparece en este campo. Si en la columna Anlisis escogi Valorizado, en pantalla aparecern todos los anlisis de la Base de Datos para escoger uno que permita valorizar el anlisis que est creando.

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Si en la columna Anlisis escogi Frmula, los anlisis que aparecen en la lista sern los especiales. Si escogi Todo Costo no podr entrar a este campo. Despus de escoger el cdigo oprima <Enter> para dejar en firme las actividades Valorizado o Frmula. Si escogi Todo Costo, an debe llenar otros campos. Nombre/Frmula Medida Valor Sub-total Tipo grupo Este campo se llena automticamente despus de escoger el cdigo. Si escogi Todo Costo, el campo permanece vaco. Tambin se llena automticamente. Slo podr entrar a este campo si la actividad es Todo Costo Tambin se llena automticamente Slo podr entrar a este campo si la actividad es Todo Costo, para determinar si la actividad debe considerarse como material, mano de obra, transporte o equipo.

c) Otras opciones de pantalla En la pantalla de la Gua de Licitacin existen cuatro botones que facilitan y complementan la creacin de una gua: Calcular Presupuesto Cantidades Definiciones Importar pliego Oprima para ver un reporte presupuestal por pantalla Oprima para ver en pantalla las actividades y cantidades que estn creadas hasta ese momento Abre la pantalla DEFINICIONES para verificar cmo est configurado el presupuesto. Un pliego de cantidades de obra creado en Excel puede importarse para llenar automticamente la Gua de Licitacin con los requerimientos de la entidad licitante, una vez hecho lo cual el usuario solo tiene que definir el tipo y el cdigo de anlisis que usar para cada actividad.

d) Detalle de la importacin Para importar un Pliego de Cantidades asegrese que cada lnea de la hoja de clculo slo contiene la informacin relativa a uno de esos componentes. Cuando existan ttulos intermedios o separaciones, brrelos. La siguiente es una hoja de clculo mal configurada: COD. 1.1 1.2 ACTIVIDAD Actividad 1 Actividad 2 U.M. Ml Un CANTIDAD 100 300 01.- CAPITULO 1

02.- CAPITULO 2

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2.1 2.2

Actividad 3 Actividad 4

M3 Un

400 500

El archivo anterior debe configurarse as: COD. CAPITULO 01 01 02 02 CAPITULO 1 CAPITULO 1 CAPITULO 2 CAPITULO 2 COD ACTIVIDAD 1.1 1.2 2.1 2.2 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 UM. CANT Ml Un M3 Un 100 300 400 500

En la pantalla de importacin debe determinarse el nombre y la localizacin del archivo a importar, la hoja del mismo, las filas inicial y final que deben importarse y la columna de la hoja de clculo en la cual estn localizados los distintos componentes de cada actividad: cdigo, nombre, captulo, etc.

Cubicador Automtico
Generalidades El Cubicador Automtico es una herramienta exclusiva de Construplan 2000 que calcula cantidades de obra a partir de la descripcin de recintos de un proyecto. Para operarla se deben cumplir las siguientes etapas: Crear una obra Leer sus planos Se utilizan las rutinas convencionales de Construplan (activar datos iniciales, asignar nombre, parmetros, etc.) Se digitan los datos correspondientes a cada recinto nombre, localizacin, dimensiones, puertas, ventanas y vanos con la opcin CUBICADOR-LECTURA DE PLANOS Se crean tipologas genricas de construccin determinando las actividades que intervienen en un recinto, y se graban para ser reutilizadas en cualquier tipo de proyecto. Se calculan las cantidades de obra de todo el proyecto con la opcin CUBICADOR-CALCULAR CANTIDADES Se incorporan esas cantidades a un presupuesto mediante la opcin CUBICADOR-APLICAR CANTIDADES. Se elaboran reportes de control e interventora con una opcin propia del mismo nombre.

Crear recintos

Calcular Aplicar Reportes

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El Cubicador Automtico puede calcular cantidades que pertenezcan inequvocamente a un recinto de obra (paetes, pintura, puertas y ventanas, acabados de pisos y cielos rasos, instalaciones elctricas y telefnicas, etc.), pero no puede hacerlo con actividades axiales como muros, cimientos o columnas. Qu son Tipologas? Una tipologa es un conjunto de caractersticas de construccin que definen la composicin de un recinto. As, por ejemplo, la tipologa Alcoba Estrato 6 puede definir un recinto que tiene tres tomacorrientes, una toma telefnica, una toma de TV, una salida de citfono, dos lmparas, ventanera de aluminio, puerta maciza en cedro, alfombra de 15 mm de espesor, etc., etc., mientras que la tipologa Alcoba VIS correspondera a un recinto que solamente tiene una lmpara, ventanera en ngulo y piso en mortero afinado. Cuando un recinto se asocia con una tipologa, Construplan 2000 puede calcular las cantidades de obra de ese mismo recinto con base en las definiciones que tenga la tipologa (consulte ms adelante un ejemplo de clculo de cantidades) El usuario del programa puede crear las tipologas que desee, asignarles las caractersticas que quiera y grabarlas en Construplan para reutilizarlas posteriormente en otros proyectos cuyos componentes puedan definirse en los mismos trminos. La creacin de tipologas con la opcin CUBICADOR-DEFINICION RECINTOS es la primera operacin que debe efectuarse con el Cubicador, pues en la Lectura de Planos es indispensable asociar cada recinto con una de ellas. Creacin de Tipologas Active la opcin CUBICADOR-DEFINICION DE RECINTOS para abrir una pequea ventana que contiene los nombres de recintos (tipologas) ya creados, que pueden editarse oprimiendo el botn del mismo nombre o borrarse mediante el cono correspondiente o la tecla Del. Para crear un recinto (tipologa) oprima el cono Nuevo, digite el nombre que lo identificar, oprima <Enter >, seale el nombre con el cursor y oprima el botn Editar para abrir la pantalla de creacin. Cuando una tipologa no difiera mucho de otra, duplique la primera con el botn Duplicar, asgnele un nuevo nombre y despus edtela para hacer las modificaciones que sean necesarias. La pantalla de creacin contiene lo siguiente: Cdigo Sitese sobre esta columna y oprima el smbolo para abrir la base de datos de Construplan. Escoja la actividad que desee incluir en su tipologa y haga doble click sobre su nombre para incorporarla a la pantalla. El nombre de la que escogi anteriormente aparece en esta columna

Actividad

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U.M. Cantidad

La unidad de medida de la que escogi anteriormente aparece en esta columna Cantidad de veces que debe incluirse la actividad dentro de la tipologa. Si escogi Puerta en Cedro y la cantidad es 2, el programa agregar dos puertas al presupuesto cada vez que esa tipologa se asocie con un recinto. Cuando la cantidad de actividad no pueda expresarse adecuadamente en esta columna, se digita 1 (la cifra uno) y se crea una frmula en la siguiente columna.

Frmula 1

En muchos casos no es posible expresar con un nmero entero la cantidad de veces que debe aparecer la actividad dentro de la tipologa. As, por ejemplo, si la actividad es Alfombra argollada, la cantidad debe calcularse en funcin del rea del recinto, operacin que el usuario puede definir en esta columna oprimiendo el smbolo para abrir el editor de frmulas. Para el caso del ejemplo la frmula sera largo por ancho, variables que pueden localizarse en la zona izquierda del editor e incluirse en la frmula haciendo doble click sobre su nombre. En la zona derecha del editor aparecen un teclado de nmeros y los operadores que pueden utilizarse en las frmulas. Las variables del editor corresponden con los datos que se capturan en la lectura de planos: altura, largo, ancho, rea de puertas y ventanas, largo y altura de puertas, ventanas, vanos y muebles. Las frmulas pueden tener tantos elementos como se desee. En el siguiente ejemplo se defini que el rea de pintura de muros es ((L+A) * 2 * H) (LP*HP) AP - AV donde L = largo, A= ancho, H = altura, LP = largo puertas, HP = altura puertas AP = rea puertas y AV = rea ventanas. La Frmula 1 slo se requiere cuando la columna Cantidad no es suficiente para hacer los clculos.

Frmula 2

Cuando un recinto no tiene forma regular, su rea debe calcularse por fuera del programa e incluirse como un dato en la captura de planos para que pueda usarse en las frmulas de clculo como una opcin adicional. En el caso anterior se defini que la Frmula 1 para la alfombra era largo por ancho, y la Frmula 2 equivalente para un recinto irregular sera simplemente rea. La Frmula 2 puede omitirse a voluntad del usuario.

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Lectura de Planos Una vez definidas las tipologas (que pueden estar en sus archivos desde otros proyectos o complementarse puntualmente) se activa la opcin de Lectura de Planos para capturar la informacin especfica de la obra, con los siguientes datos: Localizacin Existen tres columnas con este nombre para definir diferentes niveles de agrupacin de datos. As, por ejemplo, si la digitacin es del tipo Edificio 1, Piso 1, Apartamento 101, posteriormente se podr solicitar un reporte que especifique TODAS las puertas del Edificio 1, o solamente las del Piso 1 en el mismo edificio o exclusivamente las del Apartamento 101. Escribir el nombre que aparezca en planos: Saln, Bao 1, Alcoba Principal, etc. Oprima el smbolo para ver en pantalla las tipologas de recintos ya creadas para asociarle una al recinto Medidas de un recinto regular Digitarlo si el recinto no es regular. Esta informacin anula la de las columnas L y A Digitarla si el recinto no es regular. Esta informacin anula la de las columnas L y A Digite la longitud total de vanos y la altura de los mismos. Digite la longitud total de ventanas y la altura de las mismas Digite la longitud total de puertas y la altura de las mismas Digite la longitud total de muebles y la altura de los mismos Si el recinto tiene alguna caracterstica que no est contemplada en la tipologa, oprima esta columna y abra la base de datos del programa para incluir la actividad que desee en la cantidad que se requiera.

Recinto Tipo Largo, Ancho Permetro Area Vanos A, H Ventanas L,H Puertas L,H Muebles L,H Adicionales

Para verificar la exactitud de la informacin que se est digitando, oprima en cualquier momento el botn Calcular Cantidades en la parte inferior de la ventana de captura y revise en pantalla el reporte de cantidades y las tipologas asociadas a cada recinto. Si lo prefiere, imprima el reporte o convirtalo en un archivo Excel con los conos de la parte superior del reporte.

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