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POLTICA DE PORTAS ABERTAS
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Fundo Brasileiro para a Biodiversidade FUNBIO

POLTICA DE PORTAS ABERTAS

FUNBIO - Fundo Brasileiro para Biodiversidade Verso 0 0 0 Data 14/02/2013 28/02/2013 01/03/2013 SUMRIO 1. APRESENTAO 2. DOCUMENTOS CORRELACIONADOS 3. DEFINIES 4. DESCRIO DA POLTICA 4.1 - Procedimentos para elaborao e encaminhamento de denncias 4.2 - Poltica de recebimento e investigao de denncias 4.3 - Comit de tica 4.4 - Poltica de no retaliao 4.5 - Guarda das denncias 4.6 - Reviso peridica dos canais de denncias Unidade Responsvel: Assessoria Jurdica Status Elaborao Reviso Aprovao

Responsvel Flvia Neviani Jacqueline Ricarte Rosa Lemos de S

1.

APRESENTAO

O Funbio comprometido com o cumprimento de toda a legislao e regulamentaes aplicveis aos seus empregados, contratados, representantes, conselheiros e prepostos. O Funbio no tolerar atitudes e atividades antiticas ou qualquer conduta que viole seus cdigos e manuais elaborados de acordo com a poltica de conduta tica da instituio. requerido a cada funcionrio do Funbio que denuncie prontamente qualquer atitude ou atividade que, em boaf, identifique como conduta ilegal ou atividades que violem as polticas do Funbio. Alm disso, os funcionrios so orientados para comunicar quaisquer questes, preocupaes ou atividades que acreditem, em boa-f, serem antiticas, suspeitas, questionveis ou contrrias s polticas, prticas e operaes do Funbio. De acordo com esta poltica para adoo de conduta tica, o Funbio estabeleceu procedimentos para: (i) denncias por funcionrios de suspeies de violaes ou outras preocupaes; e (ii) a recepo, investigao e tratamento dessas denncias. 2. DOCUMENTOS CORRELACIONADOS

Documentos Cdigo de Conduta tica do Funbio Manual do Funcionrio Funbio 3. DEFINIES tica profissional: um conjunto de atitudes e valores positivos aplicados no ambiente de trabalho. A tica no ambiente de trabalho e na conduo das aes e atividades profissionais de fundamental importncia para o cumprimento dos objetivos da instituio e para o bom funcionamento das atividades da organizao e das relaes de trabalho entre os funcionrios. Denncia: Fazer uma denncia dar informao sobre algum fato relacionado desvio de conduta tica em desacordo com o Cdigo de tica do Funbio.

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Comit de tica: um colegiado institudo pelo Funbio com a responsabilidade de garantir o cumprimento das normas estabelecidas no Cdigo de Conduta tica e demais polticas com este relacionadas.

4. DESCRIO DA POLTICA 4.1 Procedimentos para elaborao e encaminhamento de denncias: Se o funcionrio deseja permanecer annimo perante a instituio, a denncia relacionada a questes ticas em geral dever ser feita para Joo de Lima Teixeira Neto, no nmero 00 55 21 25330471 www.limateixeira.com - Escritrio de advocacia externo pro bono. Se o funcionrio no deseja permanecer annimo, resguardada a confidencialidade, a denncia dever ser encaminhada para qualquer um dos seguintes:

Lima Teixeira Advocacia e Consultoria Secretria-Geral

Joo de Lima Teixeira Neto Rosa Maria Lemos de S Helosa Henriques

(21) 25330471 denuncia.etica@funbio.org.br

(21) 21235302 etica@funbio.org.br (21) 21235333 eticarh@funbio.org.br (21) 21235303 eticasjur@funbio.org.br denuncia.auditoria@funbio.org.br

Supervisor de Recursos Humanos Gerente Jurdica

Flvia Neviani

Comisso de Finanas e Auditoria Presidente do Conselho Deliberativo do Funbio

Membros da Comisso de Finanas e Auditoria Bruno Mariani

presidenciafunbio@funbio.org.br

Confidencialidade sobre a autoria e contedo da denncia ser mantida na maior extenso possvel, de acordo com a necessidade de conduo de investigao adequada. No curso de qualquer investigao, o Funbio poder considerar necessrio dividir informao com outros para o prosseguimento apropriado do processo investigativo. Os funcionrios podem utilizar um ou mais canais para o encaminhamento de suas denncias. Os procedimentos para encaminhamento das denncias so estabelecidos nesta Poltica, de forma a possibilitar que o funcionrio efetue sua denncia sem o conhecimento de chefia ou superviso que ele acredite estar envolvido na conduta imprpria. Todas as denncias, em especial aquelas que forem annimas, devem ser baseadas em fatos, evitando serem especulativos ou conclusivos. Devem conter o mximo de informaes especficas possveis, de forma que o(a) Coordenador(a) do Comit de tica, e quaisquer outras pessoas designadas para investigar a denncia, tenham condies de identificar adequadamente a natureza, extenso e urgncia das alegaes quanto conduta denunciada e conduzir processo de investigao completo. Se uma reclamao no puder ter encaminhamento ou prosseguimento por falta de proviso de informaes na denncia, o(a) Coordenador(a) do Comit de tica no ter outra opo a no ser encerrar o processo. Portanto, o contedo factual e de especificidade das denncias de crucial importncia.

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Todos as denncias, com exceo daquelas que envolverem a Secretria Geral e/ou o(a) Coordenador(a) do Comit de tica, sero revistas pelo (a) Coordenador(a) do Comit de tica e sero investigados de acordo com os procedimentos descritos abaixo. Se as denncias envolverem a Secretria Geral ou o(a) Coordenador(a) do Comit de tica, elas sero enviadas para e revistas pelo Presidente do Conselho Deliberativo do Funbio. 4.2 Poltica de recebimento e investigao de denncias Diante do recebimento de uma denncia, o(a) Coordenador(a) da do Comit de tica determinar se a informao apresentada suficiente para garantir uma investigao. Denncias annimas feitas para o consultor externo Joo de Lima Teixeira Neto, sero encaminhadas Coordenao do Comit de tica para investigao. Para denncias envolvendo contabilidade, controles internos de contabilidade e/ou preocupaes com auditoria contbil, o(a) Coordenador(a) do Comit de tica notificar prontamente a Comisso de Finanas e Auditoria do Funbio. Nestas hipteses, tambm, as denncias podero ser feitas diretamente para a Comisso de Finanas e Auditoria. A Comisso de Finanas e Auditoria ir, na extenso que seus membros considerem suficiente, designar um ou mais investigador(es) interno(s) e/ou externo(s) para que as denncias sejam inteira e prontamente investigadas. Denncias que no envolvam contabilidade, controles internos de contabilidade ou preocupaes com auditoria contbil, sero investigadas por ou sob a superviso do(a) Coordenador(a) do Comit de tica, que, na extenso que considere apropriada, designar um ou mais investigadores interno(s) e/ou externo(s) para que as denncias sejam inteira e prontamente investigadas. O(a) Coordenador(a) do Comit de tica ir informar confidencialmente ao funcionrio que apresentou a denncia, caso o mesma tenha identidade conhecida, que a denncia foi recebida e, na extenso apropriada, lhe informar o nome e contato para informaes do investigador designado para a investigao da conduta denunciada. Se a investigao confirmar que houve violao, o Funbio providenciar ao corretiva que poder incluir desde ao disciplinar at resciso do contrato de trabalho com qualquer pessoa envolvida na violao, bem como qualquer outra ao corretiva que considere apropriada. 4.3 Comit de tica O Comit de tica ser composto por um membro da Unidade de Recursos Humanos, um membro da Assessoria Jurdica e por mais dois membros, representantes de reas diversas da instituio. Todos sero indicados pela Secretria Geral. A Coordenao O Comit de tica ser exercida por um de seus membros, eleito por ocasio da reunio de instalao do Comit. O Comit de tica poder ser integrado por outros membros externos que possam contribuir no processo investigativo e alcance de soluo, a convite de seu (sua) coordenador(a). O mandato dos membros do Comit de tica ser de dois anos, permitida uma reconduo. O Comit de tica ser convocado pelo(a) seu (sua) coordenador(a) no incio do processo investigativo e, tantas vezes quanto necessrias, durante o mesmo. Cada membro do Comit de tica ter direito a um voto que dever ser fundamentado. As deliberaes sero tomadas pela maioria simples dos presentes reunio. Em caso de empate, o voto decisrio caber ao () Coordenador(a) do Comit de tica. Os votos, seus fundamentos e os resultados das reunies sero lavrados em ata, a qual dever ser assinada pelos membros presentes. Das atas devero constar sempre: a) os membros presentes; b) as justificativas de ausncia, se existentes; c) possveis desvios de valores ticos avaliados na reunio; d) Fundo Brasileiro para a Biodiversidade 4

pontos relevantes das discusses; e) votos fundamentados; f) recomendaes feitas pelo Comit para as reas envolvidas, caso existentes e g) soluo dada denncia. 4.4 - Poltica de no retaliao O Funbio tem o compromisso de proteger seus funcionrios de discriminaes ilegais ou retaliaes como resultado de fornecimento de informaes ou participao em investigaes envolvendo alegaes de condutas imprprias antiticas ou suspeitas de violao legislao ou regulamentao de qualquer jurisdio, nacional ou estrangeira, onde o Funbio exera suas atividades, ou das Polticas do Funbio, por qualquer funcionrio. Especificamente, a Poltica do Funbio desenhada para evitar que funcionrios sejam sujeitos a aes disciplinares ou de retaliao porque o funcionrio em boa f: Forneceu informao para um representante do Funbio sob a crena razovel de que a informao demonstra uma violao ou possvel violao de legislao ou regulamentao aplicvel ou de Polticas do Funbio; Fez uma denncia, ou forneceu informaes para um representante do Funbio relacionada a qualquer atividade ou conduta que seja suspeita, questionvel ou que possa ser contrria a qualquer lei ou Polticas do Funbio, suas prticas ou operaes; Forneceu informao ou assistiu em processo de investigao administrativo, governamental ou regulatrio relativo a qualquer conduta que o funcionrio razoavelmente acredite envolver violao ou possvel violao da aplicao da lei ou regulamentao legal; Denunciou para um representante do Funbio a suspeio de conflitos de interesse, negociao em proveito prprio, conduta antitica ou preocupaes quanto integridade ou efetividade dos controles internos do Funbio, funes de auditoria ou sistemas financeiros e de contabilidade; Denunciou para um representante do Funbio ou agncia ou rgo governamental perseguio ilegal ou discriminao. Se qualquer funcionrio acreditar ter sido sujeito de discriminao ou retaliao ou qualquer outra ao adversa pelo Funbio ou seus agentes por ter feito denncia de acordo com esta Poltica, ele/ela poder fazer uso dos procedimentos estabelecidos abaixo para denunciar tal discriminao ou retaliao. Se ficar determinado que o funcionrio sofreu qualquer ao em violao desta Poltica, o Funbio realizar ao corretiva. Qualquer funcionrio que intencionalmente produza denncia falsa ou evidncia que ele saiba ser falsa ou que no tenha fundamento suficiente para que a informao seja reputada verdadeira, no ser protegido por esta Poltica, e dever se sujeitar, desde uma ao disciplinar, at a resciso de seu contrato de trabalho com o Funbio. O Funbio designou o(a) Coordenador(a) do Comit de tica como a pessoa responsvel pela administrao desta Poltica. Em caso de denncia que alegue desvio de conduta do(a) Coordenador(a) do Comit de tica ou da Secretria Geral, o Presidente do Conselho Deliberativo do Funbio designar pessoa substituta para coordenar o Comit e conduzir a investigao para garantir os objetivos desta Poltica. 4.5 - Guarda das denncias O processo investigativo ser documentado e guardado pelo (a) Coordenador(a) do Comit de tica, em regime de sigilo. Os processos investigativos relacionados s questes financeiras tero seus registros feitos pela Comisso de Finanas e Auditoria. Ao final do processo investigativo a Comisso de Finanas e Auditoria encaminhar os arquivos para o(a) Coordenador(a) do Comit de tica. Ser mantido um arquivo de todas as denncias com registro de seu recebimento, investigao e resoluo, o Compliance Log. Este e todos os documentos obtidos ou criados em conexo com qualquer investigao sero armazenados durante trs anos. O acesso ao Compliance Log e a qualquer material relacionado com as investigaes, ser limitado queles indivduos do Funbio que tenham necessidade de tomar conhecimento e aos investigadores, advogados e/ou contadores externos que devam tomar conhecimento das informaes, para que possam auxiliar o Funbio no processo investigativo. Fundo Brasileiro para a Biodiversidade 5

4.6 - Reviso peridica dos canais de denncias A reviso dos canais de denncias pelos respectivos responsveis dever ser semanal. Relatrio com as ocorrncias ou a ausncia delas dever ser remetido ao(a) Coordenador(a) do Comit de tica, mensalmente, at o dcimo dia de cada ms, pelos responsveis pelos canais de recebimento. Os relatrios sero armazenados pelo (a) Coordenador(a) do Comit de tica, pelo perodo de 3 anos.

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