Manual del Usuario

ePedidosa2 Rev.5.0

INDICE DE CONTENIDO
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INDICE DE CONTENIDO

Tema Requerimientos Versiones Ventajas Cmo funciona? Instalacin Mdulo de Actualizacin Actualizar Datos Mdulo de Administracin Lista de Precios Listar Clientes Listar Vendedores Listar Pedidos (Administrador) Procesando un Pedido (Ejemplo) Incluyendo el acceso a ePedidos en a2 Operaciones Avanzadas Mdulo de Actualizacin Existencias Esquema de los Perfiles de Usuario Soporte ePedidos

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Requerimientos:
A2 Herramienta Administrativa Configurable versin 3,50+ Conexin a internet.

Versiones:
Se presenta en 3 versiones: ePedidosMAYOR, ePedidosCATALOGO y ePedidosCM.

Ventajas:
No modifica la base de datos a2 y por esta particularidad el cliente no tiene que esperar por una nueva versin de ePedidos antes de renovar la versin de su a2. No hay riesgo de contaminacin de la base de datos a2 va internet. No requiere de una conexin permanente a internet. El cliente no requiere de un equipo servidor local ni servidor web. Alta flexibilidad para adaptar la herramienta a los requerimientos del cliente. Sus clientes que utilizan a2 Herramienta Administrativa pueden tener un acceso directo a su ePedidos desde el men Compras. Costo muy accesible para la pequea y mediana empresa.

Cmo funciona? ePedidosMayor:

Una vez cargada la base de datos en el servidor Web, los vendedores o clientes registrados hacen login y cargan los pedidos. Una vez procesados los pedidos, se les asigna un nro.correlativo y se cargan en la lista de pedidos por procesar, adems se enva un enlace al correo del vendedor y del cliente a travs del cual podrn visualizar e imprimir una copia de cada pedido. El vendedor o el cliente pueden ver el historial de sus pedidos y saber si estn siendo procesados. Cuando el administrador revisa un pedido, automticamente cambia el estatus del mismo para dejarle saber al vendedor o cliente que el pedido ya fue revisado. En la empresa, se imprime el pedido y se carga de forma manual en el a2 con sus modificaciones si fuesen necesarias.

ePedidosCatlogo:
Igual que ePedidosMayor pero con la publicacin opcional del precio. En este caso el cliente solicita una cotizacin o presupuesto.

ePedidosCM:
Es la combinacin de los anteriores y dependiendo del tipo de usuario, se le dar acceso a ePedidosMayor o a ePedidosCatalogo.

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Instalacin versin 4.29: 1. Instalar Formularios a2 compatibles con ePedidosa2.

En el a2, los siguientes formularios (pantallas, fichas) requieren ser modificados o sustitudos: INVENTARIO (Se incluye el campo Publicar en ePedidos)

CLIENTES

(Se incluye el campo Clave ePedidos)

VENDEDORES (Se incluye el campo Clave ePedidos)

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Puede remplazar los formularios existentes por los ya modificados copiando la carpeta UsersConfig que se provee dentro de la carpeta a2Softway/Empre001 de su a2 previo respaldo de la carpeta UsersConfig existente. Slo se reemplazarn los 3 formularios descritos.

2. Configurar Inventario en el a2 para ser publicado en ePedidosa2.

En el a2, deber entrar en la ficha de Inventario y tildar la casilla Publicar en ePedidos de los tems que desea publicar. El precio publicado por defecto es Precio1 aunque se carga Precio2 y Precio3 en la base de datos ePedidosa2.

3. Configurar Vendedores en el a2 para tener acceso al mdulo de Ventas al Mayor.

En la ficha de Vendedores, deber asignar el nombre de usuario y clave para aquellos vendedores que vayan a tener acceso al ePedidosa2 mdulo pedidos al mayor. VENDEDORES: Accesar la ficha del vendedor en modo de edicin y colocar los siguientes datos: En el campo Email, el correo electrnico del vendedor. En el campo Clave= Una clave numrica o alfanumrica entre 4 y 6 dgitos. Adems en esta ficha de vendedores, se asignarn los datos de acceso para los siguientes usuarios: ADMIN: Administrador del ePedidosa2 (Acceso al Panel de Administracin). Colocar en el campo Email = admin Colocar en el campo Clave = Una clave numrica o alfanumrica entre 4 y 6 dgitos. PEDIDOS: Personal de Ventas encargado de revisar e imprimir los pedidos (Acceso restringido). Colocar en el campo Email = pedidos Colocar en el campo Clave = Una clave numrica o alfanumrica entre 4 y 6 dgitos.

4. Instalar el Actualizador de Datos.

Debe instalar el ePedidos MBD con la utilidad ejecutar el instalador. Ver imgenes en la prxima pgina. que se le provee as como la contrasea para

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Se crear el acceso directo en su escritorio como se muestra en la imagen.

Al ejecutar ePedidos MBD por primera vez, se le pedir que configure la ruta al directorio a2. Esta ruta es a la carpeta o directorio C:\a2Softway (en el caso de que se encuentre en la unidad C y que la carpeta se llame as).

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Haga clic en el botn con la carpeta (Explorar), seleccione la carpeta y haga clic en el diskette (GRABAR)

Al configurar correctamente el directorio a2, se activar ePedidosa2 MBD. En la parte inferior de la ventana podr observar el serial de la licencia, nombre de empresa y ruta actual al directorio a2.

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Tenga en cuenta que los datos de cargarn desde el sistema a2 que se indica en Dir.a2 Por defecto estn preseleccionadas las tablas (datos) Productos, Clientes y Vendedores. Puede destildar alguna de ellas pero siempre deber quedar mnimo 1 tabla.

El equipo en donde est ejecutando ePedidosa2 MBD, debe tener conexin banda ancha a internet. Para iniciar la actualizacin en forma manual haga clic en Activar, de lo contrario se activar de forma automtica en 60 segundos. El primer paso es establecer la conexin con el servidor MySQL ePedidos.

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A continuacin se iniciar la actualizacin y se mostrar una barra de progreso. Este paso puede demorar dependiendo de la calidad de la conexin y del volumen de datos.

Finalmente se mostrar el siguiente mensaje y se inactivar la casilla de la tabla (datos) ya procesados.

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ePedidosa2 requiere que se incorporen las variables Publicar en ePedidos en el formulario de Inventario del a2 as como la variable Clave en los formularios Clientes y Vendedores. Estos formularios se proveen ya modificados. ePedidos utiliza el campo DEPARTAMENTO para generar automticamente el men del catlogo.

Podr accesar el backend de ePedidos as como el catlogo (dependiendo del usuario) desde el men del a2 copiando el archivo SMenuTerceros.cfg en la carpeta: a2Softway_SUEMPRESA/Empre001/DATA

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En el formulario de Inventario se incluye la variable Publicar en ePedidos de manera inactivar la publicacin de algn producto en el catlogo. Por defecto todos los productos se marcan para publicarse. Esta variable ya viene includa en el a2 con el nombre publicar en internet por lo que no es necesario modificar la base de datos.

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ePedidosMayor
Mdulo de Administracin:
Debe ingresar utilizando el usuario y clave de administrador. Por defecto Admin 3412. Se le presenta el men del catlogo, se muestran las opciones disponibles en esta versin.

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Actualizar Productos en la Web.

El objetivo principal de esta funcin es incluir una imagen del producto y una descripcin detallada que puede ser copiada fcilmente desde otra web o documento. La descripcin detallada puede incluir enlaces a otras paginas o para descargar documentos. Las modificaciones de otros datos del producto son exclusivas para ePedidos y no alteran los datos en el a2. Para accesar el Formulario de Inventario en ePedidos, debemos seleccionar la categora (dpto.) asociada al producto a modificar haciendo clic en el menu principaldel catalogo.

La Descripcion Detallada del producto se carga en el campo con el mismo nombre permitindose copiar y pegar desde otra web, desde un documento Word y permitiendo incluir enlaces a otras paginas.

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En este formulario tambin es posible inactivar el producto, removerlo, y modificar los datos que se muestran en el mismo. Para incluir una imagen, haga clic en Examinar y busque la imagen a cargar. Al hacer clic en Guardar se guardaran los cambios y se cargara la imagen.

Slo es necesario cargar 1 imagen y la misma ser reducida para mostrar en el listado de productos. Se recomienda que la imagen principal tenga un ancho de 400 pixels y est en formato .jpg o gif. Se recomeinda tambin que el nombre de la imagen sea el cdigo o referencia del producto y dicho cdigo no debe incluir espacios ni caracteres especiales (#@!`). Para reemplazar la imagen de un producto, vuelva a cargar la imagen. ePedidos 5.0 Manual del Usuario |Pgina | 14

Le muestra por pantalla con opcin para imprimir la lista de precios de todos los productos o productos por departamento (de acuerdo a la clasificacin en el men del catlogo). Slo se incluirn los precios configurados en su ePedidos.

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LISTAR CLIENTES: (Como Administrador puede listar todos los clientes o filtrar por vendedor). Los Vendedores slo pueden ver sus clientes.

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LISTAR VENDEDORES: Como Administrador puede listar todos los Vendedores importados desde el a2. Tambin es posible cargar vendedores directamente en la web pero la ventaja de que se importen o actualicen desde el a2 es que ePedidos podr enlazar a cada vendedor con su cliente. LISTAR VENDEDORES. Se incluye la fecha y hora de la ltima visita, Ultima direccin IP, Nro.de Visitas.

Al hacer clic en el nombre del vendedor se accesa el formulario de datos.

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NOTA: Cualquier modificacin realizada en ePedidos no afecta los datos en el a2. LISTAR PEDIDOS. Se incluye la fecha y hora de la ltima visita, Ultima direccin IP, Nro.de Visitas. LISTAR PEDIDOS (Y PRESUPUESTOS) En la versin ePedidosMAYOR se listan los pedidos de clientes, vendedores o ambos. En la versin ePedidosCATALOGO se listan los presupuestos. En la versin ePedidosCM se muestran pedidos y presupuestos.

Para revisar el pedido, haga clic en el Nro.de Pedido y ePedidos maracar automticamente dicho pedido con estatus P Procesndo. Se mostrar el pedido en pantalla y tendr la opcin de imprimirlo o removerlo del sistema.

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Una vez que el cliente o vendedor realiza un pedido, recibe un correo con la confirmacin del mismo y un enlace para revisarlo e imprimirlo. Adems si accesa ePedidos con su clave podr ver el historial de pedidos y tendr la opcin de reimprimirlos. PROCESANDO UN PEDIDO: El cliente o vendedor accesa ePedidos y navega el catlogo de productos utilizando el men principal. Tambin puede realizar una bsqueda por cdigo,nombre tem, descripcin detallada.

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Dependindo de la configuracin de su ePedidos, se muestran las siguientes opciones:

Haciendo clic en el nombre del producto puede ver la ficha del mismo con informacin detallada. La informacin detallada se carga en ePedidos y puede utilizarse la funcin copiar y pegar contenido desde otra web, documento pdf, Word o TXT. Tambin es posible incluir enlaces a otras pginas o sitios web (por ejemplo sitio web del fabricante o para descargar documentos PDF). ePedidos 5.0 Manual del Usuario |Pgina | 20

Ficha del producto con imagen y descripcin detallada.

Puede cargar el pedido desde la ficha del producto o desde el listado, haciendo clic en COMPRAR.

Se presentar un mesaje confirmando la operacin y se actualizar el total del pedido.

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En cualquier momento puede hacer clic en Ver Pedido para consultar o modificar el mismo.

En este formulario puede modificar la cantidad o eliminar el producto del pedido utilizando los botones resaltados o clic en Vaciar Pedido. ePedidos 5.0 Manual del Usuario |Pgina | 22

Una vez que est completo el pedido procedemos a Enviarlo:

o clic en

Se presenta el formulario de datos del cliente. Los vendedores deben seleccionar el Cliente de la lista (estos clientes son cargados desde el a2). En caso de ser un cliente nuevo, debe seleccionar Cliente Nuevo para poder incluir sus datos en el pedido. Luego estos datos debern ser ingresados en el a2 para que en la prxima actualizacin de ePedidos ya aparezca registrado.

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Si el cliente ya existe en la base de datos, se llenar el formulario de forma automtica y el vendedor podr incluir cualquier comentario relacionado con el pedido. Al hacer clic en Aceptar se presentar una pantalla para verificar todos los datos y enviar el pedido. Hasta este punto es posible realizar modificaciones. ePedidos 5.0 Manual del Usuario |Pgina | 24

Al hacer clic en ENVIAR PEDIDO se mostrar el mensaje de confirmacin con el Nro.de Pedido asignado.

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Correo recibido por el cliente , vendedor y administrador de epedidos:

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Formato para impresin:

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Los vendedores y/o clientes registrados podrn consultar sus pedidos.

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Opcin ePedidos en el Men Compras de sus Clientes utilizndo a2.

Si sus clientes tambin utilizan la herramienta administrativa a2, puede crearles el acceso a su ePedidos directamente desde el men Compras. Contctenos para mayor informacin. En la herramienta administrativa de sus clientes, el men compras se mostrar con la siguiente opcin:

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Operaciones Avanzadas:
Esta seccin es para acceso exclusivo del super-usuario (ejemplo Usuario Master en a2) para realizar operaciones de mantenimiento e inicializacin de las distintas tablas de la base de datos ePedidos. Tambin se incluye una funcin que permite realizar un mantenimiento optimizacin de la base de datos. As mismo es posible cambiar la clave del super-usuario.

IMPORTANTE: Al realizar un Reset del Nro de Pedido (correlativo) se recomienda colocar un nmero mayor al que vena utilizando.

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ePedidosa2 Existencias v1.4.0 Mdulo de Actualizacin Automtica de Existencias.

Este mdulo includo en la versin ePedidosa2 v5.0, permite actualizar en vivo las existencias en la plataforma web, con una frecuencia de entre 2 a 5 minutos dependiendo de la cantidad de tems de inventario en los cuales ha cambiado la existencia en el sistema a2 y dependiendo de la velocidad de la conexin a internet. La activacin del actualizador puede ser programada para iniciarse de forma automtica con el programador de tareas pero tambin puede activarse y desactivarse de forma manual. El actualizador queda en pausa por 30 segundos cada 2 a 5 minutos para no sobrecargar la tasa de transferencia de datos en el servidor MySQL. El estado activo y en pausa se indica con el color verde y rojo respectivamente.

Cambios en la web ePedidosa2 v5.0

Los cambios en esta versin estn relacionados con la visualizacin de las existencias de los productos y con el manejo de productos con existencia cero. Mdulos para Clientes registrados y Vendedores: Cuando los productos tienen existencia >0, se muestra la misma actualizada. Cuando los productos tienen existencia <=0, se muestra el mensaje Agotado, pero se permite cargar el producto en un pedido.

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Mdulo Catlogo (sin precios ni existencia): Por defecto no se indica si un producto est agotado y el cliente decide si quiere activar esta funcionalidad.

Mdulo Administracin: Se muestra la existencia de los productos y se resalta en rojo cuando es <=0. Se muestran cantidades negativas de existir.

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Esquema de los Perfiles de Usuario en ePedidos.

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Soporte ePedidos
Para solicitar soporte se recomienda utilizar la seccin de soporte online con la clave que se le envi en: www.epedidosa2.com de manera de generar un Ticket de Soporte y poder asistirlo a la mayor brevedad. Ser contactado por un consultor para coordinar una conexin remota de ser necesario.

Ing.Roberto Sala a2 informtica, C.A. Dpto.de Desarrollo +58 (212) 323.7974 +58 (212) 833.2791 www.epedidosa2.com

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