5 pasos para elaborar un plan estratgico

septiembre 13, 2012 por Juan Carlos Valda

por Jess Antonio Gaxiola Melndrez

Actualmente muchos gerentes, directores o propietarios de PyMES se preguntan si pueden ser competitivas antes las gigantes empresas globales, si las tcnicas que utilizan esas grandes empresas pueden ser utilizadas por la mayora de las empresas pequeas o si son accesibles solo a travs de grandes compaas consultoras.

Recordemos que una de las funciones principales de la administracin moderna es la planeacin y junto con la organizacin, direccin y control, ocupa un lugar muy importante entre las funciones que debe desempear el gerente de cualquier tipo de empresa. De hecho, la planeacin de una excelente estrategia de negocio es una de las tcnicas que marcan la diferencia entre una empresa exitosa y una que tiende a desaparecer en un mercado muy competitivo.

Entonces la pregunta es Debe las PyMES tener un plan estratgico tal y como lo tienen las grande empresas exitosas?

Derivado de la funcin de planeacin, una de las tcnicas ms importantes que puede aplicar cualquier empresa es la realizacin de un plan estratgico, es un concepto que se escucha muy complicado pero en la realidad puede ser elaborado de manera muy simple y efectiva; de hecho estoy seguro, que si a todos los dueos de una empresa les preguntamos: Tienes una estrategia definida?, tienes un plan de accin? dara por respuesta un Si; el gran problema puede ser que no lo tienen por escrito o lo tienen olvidado o almacenado en un cajn del escritorio y nadie lo conoce.

El plan estratgico para la organizacin es el plan maestro, en el cual, la direccin recoge las decisiones estratgicas que ha adoptado hoy respecto a lo que har en los prximo aos (3 aos es el periodo de planeacin recomendado para una PyME), y que todos los trabajadores deben conocer y seguir para lograr ser lo suficientemente competitivos y satisfacer los objetivos y metas estratgicas marcadas relativas a, crecimiento y rentabilidad, o simplemente lograr la supervivencia o la consolidacin de la empresa.

Una forma de desarrollar un plan estratgico para una empresa pequea a mediana puede ser siguiendo los 5 pasos que a continuacin se describen de manera breve:

Paso 1. La Reflexin: Para la fase de reflexin es necesario que tenga conocimiento pleno de su empresa, del mercado y posibilidades de sus productos o servicios, de su competencia y sobre todo debe realizar una reflexin con toda claridad y sin engaarse. Si lo considera necesario, puede preguntar a los clientes sobre la percepcin del producto o servicio, puede preguntar a compaeros y amigos que conozcan del ramo al cual pertenece su empresa. Para dirigir el proceso podemos dividirlo en 4 aspectos que enmarcan el ambiente interno y externo de una empresa. 1. Reflexionar y escribir el valor de las principales variables que la competencia tiene con respecto al producto y servicio de su empresa y que definen como se compite (precio, nmero de clientes, calidad, atencin a cliente, instalaciones, tecnologa). 2. 3. 4. Reflexionar y escribir las principales fortalezas y debilidades que actualmente tiene su empresa y que la colocan en una ventaja o desventaja con respecto a su competencia. Reflexionar y escribir las oportunidades y amenazas que existen en el mercado o desde el punto de vista u opiniones de los clientes para los productos o servicios que ofrece. Concluir con la reflexin desarrollando una breveeri descripcin del estado en el que se encuentra su empresa y el producto y/o servicio que ofrece desde el punto de vista del funcionamiento interno y del ambiente externo. Paso 2. La visin estratgica : Considerando los puntos desarrollados en la fase de reflexin es necesario establecer una visin estratgica que determinar hacia dnde se dirige la organizacin en los prximos tres aos, en dnde queremos estar, todo con el fin de tener claridad y proporcionar una direccin a largo plazo; para esto, debe contestar a la pregunta: En qu clase de empresa estoy tratado de convertir a mi compaa? la respuesta le ayudar a determinar el rumbo de todas las acciones a desarrollar para cumplir con ese propsito o visin estratgica determinada. Paso 3. Los objetivos y metas: Esta fase se encarga de ponerle nmeros a la visin estratgica de su empresa, es decir, convertir la visin en resultados claros y medibles de desempeo que se deber lograr en los 3 aos y con metas intermedias a mediano plazo (por lo general se establecen para cada ao). Paso 4. La ejecucin: La ejecucin del plan es la parte fundamental de todo el proceso, para esto es necesario crear las estrategias y proyectos que tengan como fin, impactar en el logro de los objetivos y metas establecidos en la fase de anterior; con esto se logra la alineacin a las metas de la empresa, en importante aclarar que todo lo que se plane y se haga en los proyectos a corto o mediano plazo deber estar orientado a cumplir con objetivos y metas de desempeo establecidas. Si no pasa esto, entonces esas actividades pueden reorientadas. Paso 5. El seguimiento: Una frase muy famosa que seguramente han escuchado dice: Si no se puede medir, no se puede administrar, en base a esto les puedo comentar, que un plan estratgico es un proceso continuo de ejecucin, medicin y revisin hasta lograr una verdadera retroalimentacin. La evaluacin del desempeo y el seguimiento del progreso de la organizacin tienen como finalidad decidir si las actividades, proyectos o planes se estn haciendo bien al interior de la empresa y supervisar de cerca los efectos o resultados externos. Un desempeo inferior o escaso progreso en la medicin preventiva al interior o un cambio en las condiciones del medio ambiente empresarial (ambiente externo) requerir de acciones y ajustes correctivos en la direccin del negocio, en las estrategias establecidas o en los proyectos que se

apoyaron. Esta actividad de seguimiento siempre le corresponde a la Gerencia o Administracin General. El resultado de las revisiones sin lugar a dudas ser una gran cantidad de aprendizaje organizacional y una mejora continua. Como comentario final les puedo decir, que todos los ajustes correctivos a los planes dentro de un periodo deben tomarse como normales en una organizacin.

Seguir los 5 pasos anteriores dar como resultado tener por escrito una estrategia empresarial especfica, cuya ejecucin ser promovida y apoyada totalmente por la Direccin de la empresa y adems, monitoreada a travs mediciones del logro de los objetivos y metas. Y esa es la cuestin verdaderamente relevante, la mayora de las PYME no cuenta con unos objetivos organizacionales y con una estrategia definida para alcanzarlos.

Por lo tanto, podemos concluir que no existe razn de peso para afirmar que en una PYME no se puede utilizar eficazmente un Plan Estratgico; en realidad, la definicin de una estrategia empresarial no ocurre de manera abstracta en la mente de los directivos y gerentes, sino que al mismo tiempo se van estableciendo las acciones concretas para implementarla. De hecho, el plan estratgico ha demostrado ser una poderosa herramienta de gestin para enlazar y alinear la estrategia empresarial y todas las actividades tcticas y operativas de la empresa. Lo nico que se requiere es la voluntad de los directivos de las PYME, quienes debern armar una estrategia coherente con la situacin de su empresa y con el mercado en el cual stas se desenvuelven.

5 pasos pretende ser una serie de tips tratados de manera simple y clara dirigido a empresarios PyMEs sobre temas importantes para la competitividad.

Posteriormente hablaremos del diseo, elaboracin y uso de un tablero de control para monitorear la estrategia, hasta la prxima.