Gesto de documentos aplicadas aos arquivos governamentais

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Marco jurdico de importncia para o pas, viabilizando a implementao de polticas arquivsticas Cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ Reafirma princpios constitucionais no que tange obrigao do Estado de promover a gesto de documentos e a publicizao da informao governamental. Poltica Nacional de Arquivos As aes desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam modernizao dos arquivos pblicos do pas, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, ao definir diretrizes da Poltica Nacional de Arquivos por meio de seu Plenrio, Cmaras Tcnicas, Cmaras Setoriais, Comisses Especiais e Grupos de Trabalho. O CONARQ tem sido responsvel pela sano presidencial e aprovao de importantes decretos e resolues, regulando matrias arquivsticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificao e acesso a documentos sigilosos, seleo, avaliao e eliminao de documentos. A Gesto de Documentos A realidade arquivstica brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematizao dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. A despeito das tentativas empreendidas no setor pblico, em todos os nveis, fato que as dificuldades para implantao de sistemas de arquivo nos rgos pblicos so inmeras. A gesto de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produo, organizao, tramitao e uso at a sua destinao final, assegurando, assim, a eliminao criteriosa dos documentos destitudos de valor para guarda permanente e a preservao daqueles de valor informativo, probatrio ou histrico. O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal em todo pas, assumindo a orientao, a fiscalizao e o acompanhamento da poltica de gesto dos documentos federais. Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gesto dos arquivos da administrao pblica. A legislao existente impe obrigaes aos gestores pblicos e co-responsabilizam todos os rgos e entidades do Poder Pblico com o trato dos acervos arquivsticos governamentais. O Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002 co-responsabiliza os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal no processo de preservao dos documentos de valor permanente. Evidencia a necessria organizao dos arquivos correntes, nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, considerando a necessidade de avaliao e seleo da massa documental produzida. Determina que todos os rgos e entidades da Administrao Pblica constituam suas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos, com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. Define que a transferncia ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigir prvia avaliao, organizao e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperao das informaes nele contidas. O pargrafo 2 do artigo 216 da Constituio da Repblica Federativa do Brasil determina que Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. A Lei n 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princpio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o rgo competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer no s a gesto documental como tambm para acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma funo constitucional como rgo singular na estrutura do Estado brasileiro. O SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao PblicaFederal - Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003 . A criao do SIGA representa um passo importante e indispensvel para se promover necessria articulao dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivsticas nas fases corrente, intermediria e permanente.