E-mail eficaz

Controle seus e-mails antes que eles controlem voc Sergio Guimares

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ndice

O e-mail vai acabar? Introduo Voc viciado em e-mails? Faa o teste Quanto tempo voc gasta com e-mails? Quanto tempo sua equipe e sua empresa gastam com e-mails? Enviando E-mails. Recomendaes bsicas Dicas para redigir e-mails eficazes Recebendo E-mails. Recomendaes bsicas Esvaziando a caixa de entrada e organizando seus e-mails Organizando pastas e e-mails Monitoramento de e-mails Reduzindo o volume de e-mails - Alguns cases de sucesso Anexo I - Mensagem legal para e-mail Anexo II - Poltica de uso do e-mail corporativo Bibliografia Sobre o autor

Pg. 04 Pg. 05 Pg. 06 Pg. 07 Pg. 08 Pg. 09 Pg. 14 Pg. 16 Pg. 18 Pg. 21 Pg. 22 Pg. 24 Pg. 26 Pg. 27 Pg. 29 Pg. 30

O e-mail vai acabar?

Jovens e crianas j no usam o e-mail. Preferem a intensidade e a exposio das postagens partilhadas para centenas de pessoas nas redes sociais. H at quem aposte que o e-mail esta com seus dias contados. De fato o uso do e-mail entre pessoas fsicas esta caindo em desuso, entre 3% a 4% ao ano. Por outro lado, o e-mail corporativo ainda d sinais de resistncia e vitalidade. Segundo um levantamento do The Radicati Group, que monitora o uso de e-mails e outros formatos de mensagem, o volume de e-mails corporativos transacionados deve crescer, em mdia, 13% ao ano at 2016. ai que mora o perigo. Amado por alguns e odiado por muitos o e-mail consegue somar oportunidades incrveis com ameaas ainda maiores. prtico, rpido, barato e imediato, quase instantneo, porm quando mal utilizado por gerar um desperdcio imenso de tempo e quebra brutal de produtividade. Gostando ou no temos que admitir que (por enquanto!) uma empresa no consegue viver sem o e-mail. Sendo assim o desafio encontrar o caminho adequado para uma convivncia pacfica e produtiva com esta ferramenta antes que nossa jornada de trabalho se resuma apenas a ficar apagando milhares de e-mails inteis e spams das caixas postais de PCs, tablets e smartphones.

Estimativa de trfego dirio de e-mails (em bilhes)

Fonte: The Radicati Group, Inc

200
E-mails corporativos E-mails pessoais

150

100

50

2012

2013

2014

2015

2016

Introduo
Meu objetivo, com este livro, partilhar de forma objetiva, porm abrangente, os principais aspectos que, na minha opinio, contribuem para o bom uso do e-mail sobretudo no ambiente corporativo e no que diz respeito a eficcia e a produtividade. Para preservar a imparcialidade e o foco deste trabalho optei por no comparar o email com outras ferramentas de comunicao digital tais como videoconferncias, mensagens instantneas e redes sociais. Criticas, sugestes e contribuies sero sempre bem-vindas. Meus contatos esto na pgina 2. Boa leitura! Sergio Guimares Academia do Tempo

O e-mail pode ser uma boa opo

Quando o assunto no for urgente e os envolvidos no estiverem disponveis. Para tratar de assuntos simples como agendar uma reunio, enviar arquivos ou informaes , atualizar um relatrio ou plano de ao. Quando for indispensvel formalizar a troca ou a solicitao de informaes. Evite, porm , o vcio da formalizao. Nos processos que envolvem responsabilidades compartilhadas. Neste caso importante no confundir responsabilidade compartilhada com a tentao de dividir responsabilidades indevidamente. Quando for necessrio enviar arquivos ou links.

O e-mail no a melhor opo

Quando o assunto for pontual ou urgente e demandar uma resposta imediata. Nestes casos melhor procurar os envolvidos diretamente, usar o telefone ou um aplicativo de mensagens instantneas como Skype ou WhatsApp. Quando for preciso negociar, influenciar pessoas ou partilhar informaes confidenciais. Quando o assunto demandar a participao intensa de vrias pessoas. Neste caso convm agendar uma reunio ou utilizar uma ferramenta de colaborao remota. Em discusses delicadas que possam gerar algum conflito, desconforto ou constrangimento para os envolvidos.

Voc viciado em e-mails? Faa o teste

Assinale com um X todas as afirmaes que refletirem seu comportamento frequente
1. Mantenho meu gerenciador de e-mails (Outlook, Gmail, Notes ou similar) aberto o tempo todo. 2. Mantenho ativos os alertas sonoros do meu gerenciador de e-mails bem como do meu dispositivo mvel. Paro de fazer o que estou fazendo assim que recebo um novo e-mail. 3. Verifico se h novos e-mails na caixa de entrada de meu gerenciador de emails o tempo todo. Pelo menos trs vezes a cada hora. 4. Verifico se h novos e-mails em meu dispositivo mvel em todo o lugar e o tempo todo, durante reunies, no trnsito, em restaurantes e at mesmo no banheiro. 5. Muitas vezes clico compulsivamente no boto Enviar/Receber do meu gerenciador de e-mails. 6. Tenho a sensao de que estou perdendo algo importante quando no consigo consultar meus e-mails. 7. Verifico meus e-mails assim que acordo e no durmo sem antes ter certeza que no h nenhum novo recado em minha caixa de entrada.

at 2 pontos

entre 3 e 4 pontos

5 pontos ou mais

Analise seu resultado com ateno. O vcio em e-mails no s consome seu tempo como tambm sabota sua produtividade e causa ansiedade e estresse.

E-mail cafezinho
Eliminar o e-mail cafezinho um dos maiores desafios das empresas em relao ao uso adequado do e-mail. O e-mail cafezinho aquele que no trata de assuntos profissionais e serve apenas para comprometer a produtividade e desperdiar tempo com fofocas, comentrios dos captulos da novela e os resultados do ltimo jogo de futebol.

Quanto tempo voc gasta com e-mails?

O custo das transaes uma das vantagens mais alardeadas do e-mail. Diferente de uma carta comum no preciso selar um e-mail. O e-mail tambm no consome papel, tampouco envelopes. Basta clicar em enviar e pronto. Custo zero. Mas ser que mesmo assim? Voc j parou para pensar (e calcular!) quanto tempo e dinheiro podem ser desperdiados com o uso inadequado e exagerado do e-mail? O objetivo do exerccio a seguir mostrar quanto tempo e dinheiro voc e sua empresa podem economizar usando o e-mail com bom-senso e disciplina. Para efeito de calculo considerei dois minutos por e-mail processado e duzentos e quarenta dias uteis por ano. Recomendo que voc faa este exerccio antes de avanar para as prximas pginas.

Quantos e-mails, em mdia, voc processa por dia? Multiplique este nmero por 2* Agora, multiplique o novo resultado por 240**. Este valor representa o total de minutos que voc consome por ano processando e-mails Divida o total de minutos por 60 para calcular o volume de horas de trabalho que voc gasta processando e-mails por ano Finalmente divida o total de horas por 8 para calcular a quantidade de dias de trabalho que voc gasta por ano processando e-mails

Aplicando as tcnicas sugeridas neste livro possvel reduzir em, pelo menos, 20% a quantidade de e-mails enviados e recebidos por ano.

Logo, multiplique por 0,2 o total de dias de trabalho consumidos com seus e-mails por ano para estimar quantos dias, no mnimo, voc pode economizar usando o e-mail com bom-senso e disciplina

* Mdia de 2 minutos por e-mail processado * * Aproximadamente 240 dias uteis por ano (Brasil)

Quanto tempo sua equipe e sua empresa gastam com e-mails?

Agora, apenas como exemplo, vamos imaginar que a quantidade de e-mails que voc processa por dia representa a mdia da sua equipe e da sua empresa.

Multiplique o total de dias de trabalho que voc gasta por ano processando e-mails pela quantidade de pessoas da sua equipe

Multiplique o resultado por 0,2 para estimar a economia de tempo possvel para sua equipe

Multiplique o total de dias de trabalho que voc gasta por ano processando e-mails pela quantidade de pessoas da na sua empresa

Multiplique o resultado por 0,2 para estimar a economia de tempo possvel para sua empresa

Qual o valor mdio da hora trabalhada na sua empresa? Faa as contas e descubra tambm quanto dinheiro esta sendo desperdiado por voc e sua empresa graas ao uso inadequado do e-mail.

Enviando E-mails Recomendaes bsicas

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Sergio Guimares Academia do Tempo Tel:(11) 99891 6266 Skype: 5 sergiotguimaraes sergio@academiadotempo.com.br Caixa Postal 11.026 CEP 05422 970 www.academiadotempo.com.br

Antes de clicar no boto enviar revise o texto com ateno e certifique-se de que as informaes do e-mail esto corretas. No envie e-mails incoerentes, agressivos ou indiscretos. Insira no campo para os destinatrios que precisam agir efetivamente em relao ao e-mail. Por sua vez insira nos campos Cc ou Cco os destinatrios que apenas precisam tomar conhecimento do contedo do e-mail. Porm evite ao mximo copiar suas mensagens para vrios destinatrios. A quantidade de e-mails que voc recebe diretamente proporcional quantidade de e-mails que voc envia. Em mdia, para cada cinco e-mails que voc envia, trs so respondidos. Logo quanto menos e-mails e cpias dos seus e-mails voc enviar menos respostas voc vai receber. De todo modo quando for inevitvel encaminhar cpias utilize a opo cpia oculta (Cco) isto impede que os destinatrios respondam a mensagem para todos iniciando uma infindvel progresso geomtrica de e-mails. Pelo mesmo motivo evite tambm encaminhar mensagens para endereos de e-mails genricos tais como marketing@dominio.com.br e comercial@dominio.com.br. Vale ainda observar que expor o endereo de e-mail de terceiros sem autorizao fere as regras de boa conduta da internet. Ao usar indevidamente o campo Cc voc pode contribuir para que algum destinatrio oportunista capture e-mails para listas de spams. 9

Informe com clareza o contedo do e-mail no campo assunto. E-mails com assuntos vagos ou com o ttulo em branco so facilmente deletados ou ignorados. Evite siglas, cdigos e frases vazias como importante ou para sua informao. Veja estes exemplos: no lugar de aplice ou proposta escreva aplice de seguro do veiculo placa EIH 2013 ou proposta de metas de vendas para o primeiro semestre. Fornea informaes completas de contato. Facilite a vida do seu destinatrio que, muitas vezes, pode preferir responder seu e-mail imediatamente por telefone ou enviar um material impresso pelo correio. Evite anexar arquivos de imagem, tais como logomarcas e fotos, em sua assinatura. Muitos sistemas no reconhecem ou bloqueiam estes arquivos. Anexar arquivos muitos pesados deselegante e inconveniente. Apenas duas ou trs fotos de alta definio podem ser capazes de travar o computador do seu destinatrio durante alguns minutos. Envie arquivos compactados ou use um servio de compartilhamento como o Sendspace ou o Dropbox. Outra dica: insira o nome dos anexos no corpo da sua mensagem. Por exemplo: Anexo envio o arquivo 2013_07_21 Proposta.pdf. Agindo assim os destinatrios mais cautelosos ficaram menos desconfiados. Em tempo: Existem muitas discusses sobre se a expresso em anexo correta ou no. Por no haver um consenso entre todos os gramticos, a sugesto evitar o seu uso em textos formais. Prefira sempre "anexo" ou "anexado. (fonte: http://www.normaculta.com.br). Solicitar a confirmao automtica de leitura considerado deselegante e invasivo. Quando necessrio solicite a confirmao de recebimento diretamente no texto do e-mail.

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Esta dica muito bacana do consultor Marcelo Thalenberg, autor do livro Socorro, roubaram meu tempo!. Ganhe tempo e poupe seu destinatrio de abrir alguns e-mails inserindo respostas breves e objetivas no campo assunto. Melhor ainda: Evite encaminhar um novo e-mail se a resposta for apenas um Ok ou Obrigado.

Ops! No acabou!
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