Angela Uscanga Uscanga

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin
Propuesta de un Manual de Procedimientos para el Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz
TESINA
Que para obtener el Ttulo de:
Licenciado en Administracin
Presenta:
Angela Uscanga Uscanga

Asesor:
Mtro. Jos lvaro Prez Salinas

Xalapa Enrquez, Veracruz Mayo 2011
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin
Propuesta de un Manual de Procedimientos para el Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz
TESINA
Que para obtener el Ttulo de:
Licenciado en Administracin
Presenta:
Angela Uscanga Uscanga

Asesor:
Mtro. Jos lvaro Prez Salinas

Xalapa Enrquez, Veracruz Mayo 2011
DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS
A Dios: A ti padre por permitirme estar aqu, por permitirme llegar hasta donde estoy, porque da a da me permites abrir los ojos y estar junto a todos mis seres queridos. Soy lo que soy Gracias a ti. A mi mam: Por darme la vida, por estar junto a mi cada segundo tanto en las buenas como en las malas, por ser ms que mi mam ser mi amiga incondicional, por amarme desde el momento que nac, gracias por cada momento de mi hermosa vida. Por ser la mejor mam de todo el mundo y ser una mujer ejemplar de la que me siento sper orgullosa. A mi pap: Por ese hombre que ha llenado de amor mi vida, que es el pilar de mi hermosa familia, que da a da trabaja por formarme como una gran persona, por ensearme todo lo que hoy soy, por ser mi amigo y siempre estar junto a m, en las buenas y en las malas, por ensearme lo importante en la vida y a luchar para conseguir lo que quiero. Por ser el mejor hombre, pap, amigo del mundo. ser mi orgullo. Padres: A ustedes les debo el estar aqu, el haberme convertido en una profesionista, por ensearme a levantarme, a sonrer, tanto en las alegras como en las tristezas, a ensearme a amar, por haber formado esta hermosa familia a la que pertenezco. Gracias a ustedes dos porque sin ustedes no sera lo que hoy soy. Gracias Dios por regalarme a las mejores personas del mundo como mis padres. Los Amo. Por
A mis hermanos: Are y Lalo gracias por cada uno de esos momentos de nuestras vidas, gracias por estar junto a m, por soportar mis cosas, por ayudarme a salir adelante luchando contra todo, su apoyo, amor, respecto, confianza y comentarios. Porque sin ustedes y sin mis paps no sera nada. Los Amo. A mis hermanos postizos: Por su confianza, amor y por cada uno de esos momentos juntos, que sern para siempre. Por estar junto a m siempre. A mi familia: A cada uno de esas personas que Dios me regalo como mi familia por estar junto a m, por ensearme lo importante de la vida, los valores, lo que es el amor, el respeto y lo importante de la unin de la familia. A cada uno de ustedes gracias por todo. A ti Carlos: Por cada segundo que hemos pasado juntos, por compartir junto a m todo lo que amo, por ser mi confidente, amigo y por apoyarme en cada momento, por escucharme y soportar todo por estar juntos. Por ensearme a ver las cosas de otra forma y salir de los problemas no por el camino fcil. A mis amigos: A pesar que no son muchos pero son personas maravillosas y que han compartido cada instante de mi vida, gracias por compartir mis cosas, darme consejos. Los quiero.
Al SSTEEV: C.P. Vctor Ruiz por darme la oportunidad de conocer lo que es el SSTEEV y conocer a cada una de las personas que laboran en ella, por darme la confianza de estar en donde estoy. Gracias por todo su apoyo. C.P. Jorge A. Carvajal por ensearme tantas cosas, lo que es la vida laboral, a crecer como persona en el mbito laboral, gracias por cada uno de sus consejos, que me han hecho crecer. Mil gracias por todo. A todos ustedes por la oportunidad de conocerlos y aprender de cada uno de ustedes, por regalarme la oportunidad de entrar en este mundo. Por todo su apoyo. C.P. Katia por todos tus consejos de Jefa y amiga, por cada una de tus enseanzas. Fallita e Idalia gracias por dejarme entrar en sus vidas y ser parte de su familia. Lic. Paco por la gran oportunidad de conocer lo que son los manuales y ensearme lo que son en la prctica. Gracias por todo. Lic. lvaro Prez Salinas: Gracias a usted porque desde que inicie mi camino por esta hermosa facultad fue mi amigo, me tutor, mi maestro y mi Asesor de tesina. Gracias por su confianza y consejos. Gracias por ayudarme en las buenas y en las malas.
NDICE
DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS .............................................................. i NDICE .................................................................................................................. IV RESUMEN.............................................................................................................. 1 INTRODUCCIN.................................................................................................... 2 CAPTULO I: MANUALES ADMINISTRATIVOS .................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4 Administracin ........................................................................................... 7 Organizacin ........................................................................................... 10 Tcnicas de Organizacin ....................................................................... 11 Manual de procedimientos ...................................................................... 18
CAPTULO II: SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ (SSTEEV) ........................................................... 31 2.1 Antecedentes .............................................................................................. 32 2.2. Cultura organizacional................................................................................ 32 2.3 Marco Jurdico ............................................................................................. 34 2.4. Estructura administrativa ............................................................................ 35 2.5. Funciones bsicas...................................................................................... 36 CAPTULO III: PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SSTEEV ............................................................................................................... 31 3.1 Proceso de elaboracin............................................................................... 39 3.2 Redaccin del contenido del manual........................................................... 41 3.3 Formas impresas y guas de llenado........................................................ 116 3.4 Simbologa ................................................................................................ 118 3.4 Glosario de trminos ................................................................................. 122 CONCLUSIN.................................................................................................... 117 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ................................................................... 127
IV
RESUMEN
Hoy en da las organizaciones deben procurar encontrarse actualizadas en la mayor parte de sus procesos para poder estar a la vanguardia, dado que esto da competitividad y calidad a sus actividades, y que por ende estas se puedan realizar de maneja eficaz para poder cumplir con sus objetivos generales. Es por ello, que en este trabajo, se muestra la actualizacin a un manual de procedimientos, el cual, es fundamental para la institucin a la que pertenece. Dentro de l podemos encontrar de manera clara y digerible la especificacin de cada una de las actividades que se llevan a cabo dentro de la Subdireccin de Finanzas del SSTEEV. Al inicio, se hace referencia a la Administracin y a la organizacin de las instituciones, ya que dentro de la organizacin encontramos ciertas tcnicas que ayudan a la optimizacin de sus actividades. Dentro de estas tcnicas que se mencionan encontramos a los manuales administrativos, de los que se tomo como referencia el Manual de Procedimientos, el cual ha sido base para la elaboracin de esta tesina.
INTRODUCCIN
Dentro de cualquier tipo de empresa e institucin, actualmente es necesario ser tanto eficaces como eficientes, ya que al tener un conjunto de personas laborando o realizando una serie de actividades, estas se deben basar en una organizacin interna que les permita desarrollarse de manera competente en su lugar de trabajo. Todas las actividades de una empresa van de la mano. En la actualidad hablar de organizacin es hablar de cada uno de las piezas que la conforman y de cada una de las tcnicas a realizar para poder alcanzar sus objetivos. Es de vital importancia contar con las tcnicas de organizacin adecuadas para el logro de los objetivos, y es necesaria su actualizacin constante para que esto se logre de una mejor forma. Por lo anterior, se llevo a cabo la propuesta para actualizar el Manual de Procedimientos de la Subdireccin de Finanzas del SSTEEV, esto para agilizar y especificar las actividades que realizan en dicha institucin y que por tanto, conllevan al logro de sus objetivos. En el captulo Uno, se abordan algunos aspectos generales de la administracin, resaltando aqu su concepto, as como los principios
administrativos adaptables a cualquier tipo de organizacin, adems del proceso administrativo; donde se destaca la organizacin, porque en toda institucin es preciso contar con instrumentos administrativos que ayuden a desarrollar las acciones de la organizacin de manera ms eficiente. Lo que se logra por medio de herramientas administrativas, como lo son las tcnicas de organizacin. Dentro de estas tcnicas se encuentra: anlisis de puestos, organigramas, diagramacin y manuales administrativos. Se describe brevemente cada una de ellas y se hace nfasis en el proceso para elaborar un manual de procedimientos. Est trabajo se enfoc sobre todo a los Manuales Administrativos, de acuerdo a la necesidad detectada en el SSTEEV, se habla un poco de los que son, su importancia, y en especifico se habla de los manuales de procedimientos,
qu es, su importancia, sus objetivos principales, su clasificacin, su proceso de elaboracin y tambin cual debe ser su contenido. En el captulo Dos, se describen los aspectos generales del Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz (SSTEEV), se habla un poco de cmo es que se formo, desde sus inicios hasta el da de hoy, su cultura organizacional, marco jurdico, tambin hablamos de quienes estn al frente de la misma y cules son sus principales funciones. El SSTEEV es una Institucin que tiene por objetivo principal el ofrecer seguridad social a sus beneficiarios, as como ofrecerles algunas prestaciones para ayudar la economa tanto de su familia como de ellos mismos. Es una institucin con una antigedad de 67 aos y que en la actualidad para el sector educativo es de vital importancia, tanto para sus derechohabientes y jubilados, como para la familia de los mismos. En apoyo a su economa durante su vida laboral y en su retiro de la misma. Es una institucin sui gneris, ya que siendo un organismo oficial no recibe recursos gubernamentales y opera solo con las cuotas aportadas por sus derechohabientes y con los ingresos que obtiene por diversas actividades. Por esta razn tiene la obligacin de ofrecerles a sus beneficiarios, en el momento que ellos lo soliciten, la informacin que sea necesaria. Esta es una de las principales razones por las que deben contar con sus manuales actualizados. En el Captulo Tercero y el ltimo a su vez, nos enfocamos en un rea en especifico del SSTEEV, la Subdireccin de Finanzas, en este captulo desarrollamos la Propuesta del Manual de Procedimientos de la Subdireccin de Finanzas. En el manual se presenta el organigrama del SSTEEV, su marco jurdico, su consejo de administracin, se describe en aspectos generales lo que es la Subdireccin de Finanzas, las reas que la conforman; que son: la misma Subdireccin, Prestaciones sociales, Departamento de contabilidad y el
Departamento de caja, se describen narrativamente los procedimientos de cada una de las reas que integran a dicha subdireccin, as como los diagramas de flujos referentes a dichos procedimientos. La subdireccin de Finanzas es responsable de realizar los movimientos financieros de la Institucin; mantener el control de los ingresos, pago a proveedores, sueldos y dems prestaciones sociales; la evaluacin y validacin de los estados financieros y presupuestos. En esta subdireccin se maneja uno de los recursos de vital importancia para cualquier institucin, debido a esto, se debe tener muy claro cada una de las actividades a realizar y en quien recae la responsabilidad de dicha actividades, en el caso de que se presente alguna situacin delicada se debe saber a quin acudir y quien es la persona que debe dar explicaciones y dar una solucin concreta. El objetivo fundamental del manual de procedimientos es facilitar y servir como auxiliar en las funciones de cada rea, tambin servir en su momento como una documento de induccin al personal, en su caso para que conozcan cules son sus responsabilidades y cules son sus actividades a realizar durante su actividad laboral. En una momento dado debe servir para aclara alguna duda que se presente y como medio de apoyo para el personal. Tambin debe servir como respaldo y como gua para el cumplimiento de cada uno de los objetivos, en primera instancia la Subdireccin misma y despus de la institucin como un todo. Este trabajo, facilita las labores de revisin y evaluacin tanto para el trabajador, derechohabientes y para las autoridades competentes, para garantizar que se est dando un adecuado servicio, un adecuado uso de los recursos financieros y se cumpla punto a punto lo que en l se describe. Que no exista evasin de la responsabilidad.
CAPTULO I: MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.1 Administracin
Desde que el hombre poco a poco se fue haciendo sedentario se hizo necesario desarrollar a la par sus habilidades administrativas, esto para poder vivir en comunidades, lo que implic poder socializar y realizar las tareas que en coordinacin deban cumplir. Debido a las necesidades del hombre tanto de alimentos, servicios, vestidos, etc., se vieron en la necesidad de dividir las funciones sociales en forma ordenada, para poder llegar a una meta comn.
1.1.1 Concepto
El termino administracin actualmente resulta un tanto complejo, ya que ha sido entendida de diversas formas. Una de las principales y ms entendible es la que proviene de la derivacin de la palabra. La cual nos dice que, la palabra administracin viene del latn ad (direccin, tendencia) y minister (subordinacin u obediencia), y significa cumplimiento de una funcin bajo el mando de otro; esto es presentacin de un servicio a otro. (Chiavenato: 2000:08). La administracin tambin puede ser concebida como una ciencia, puesto que, es un conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados de valor universal, que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolucin, crecimiento y conducta. La
administracin es ciencia y tcnica. Es una ciencia tctica, que tiene por objeto real las organizaciones. Como es notorio en esta definicin que destaca Chiavenato, se ve a la administracin ms que nada como una direccin, que por tanto cumple con una funcin, esto es que desempea algn servicio.
La Administracin es un proceso, mediante el cual se debe planear, organizar, dirigir y controlar. La administracin como ciencia
1.1.2 Principios Administrativos Los principios administrativos no son leyes, puesto que, se requiere el uso del criterio personal y son universales, es decir, se pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin humana. Los principios son gua, producto de la experiencia humana. Fayol (citado por Hernndez y Rodrguez, 2006) afirma que los principios son flexibles y adaptables a todas las necesidades. La cuestin consiste en servirse de ellos; ste es un arte difcil que exige inteligencia, experiencia, decisin y mesura para Fayol los principios son muchos. No hay un nmero exacto; aunque los ms importantes, segn l, son los siguientes: Divisin del trabajo. separacin de la actividades de una empresa con el fin de realizar una actividad con mayor precisin, eficiencia y esfuerzo, con el fin de lograra la especializacin. Autoridad y responsabilidad. La autoridad es el derecho de mandar y poderse hacer obedecer. Disciplina. Es la obediencia, el cumplir las normas de la organizacin y el respeto tanto a las personas como a la organizacin. Unidad de mando. Un colaborador no debe recibir rdenes de ms de un superior. Unidad de direccin. Un solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan a un mismo fin. Inters general sobre el individuo. Debe prevalecer el inters de la institucin ante el inters personal. 8
Justa remuneracin al personal. La remuneracin debe ser justo y equitativo conforme a las necesidades del puesto. Centralizacin contra la descentralizacin. Los jefes deben delegar funciones en sus subordinados en la medida que sea posible, de acuerdo con la funcin, el subordinado y la carga de trabajo del supervisor y del inferior. Jerarqua o cadena de mando. Se deben respetar los niveles de comunicacin y autoridad dentro de la organizacin. Orden. Es la disposicin metodolgica de las cosas, regularmente clasificadas. Tiene por resultado evitar la prdida de tiempo y recursos. Equidad. La lealtad y la devocin debern obtenerse del personal mediante una combinacin de amabilidad y justicia por parte de los gerentes cuando traten con los subordinados. Estabilidad del personal. Al descubrir que la rotacin innecesaria es tanto la causa como el efecto de la mala administracin, Fayol seala sus peligros y costos. Iniciativa. La iniciativa se concibe como la elaboracin y la ejecucin de un plan. Fayol exhorta a los gerentes a sacrificar la vanidad personal con el fin de permitir que los subordinados ejerzan la iniciativa. Unin personal. ste es el principio de que la unin hace la fuerza, as como una extensin del principio de la unidad de mando que subraya la necesidad del trabajo en equipo y la importancia de la comunicacin para obtenerlo.
1.1.3 Proceso Administrativo Es una serie de etapa o pasos sucesivos a travs de las cuales se lleva a la prctica la administracin, formando as un proceso integral. Las etapas del proceso administrativo son las siguientes: Planeacin.- es la funcin que permite a los directivos o administradores a travs de un anlisis de la informacin del pasado, presente y futuro, desarrollar una serie de planes de trabajo que ayuden a las empresas a alcanzar eficazmente sus objetivos. Organizacin.- conjunto de tcnicas y decisiones que permiten definir tanto a las estructuras de la entidad como a las relaciones de trabajo formales que se dan en ella. Direccin.- implica conducir, guiar y orientar los trabajos del personal en una empresa, para que realicen su mayor y mejor esfuerzo al desarrollar los planes y de esta forma lograr de una manera ms eficiente y productiva los objetivos. Control.- permite medir cualitativa y cuantitativamente la ejecucin en relacin con los estndares de actualizacin, para poder determinar se es necesario llevar a cabo accin correctiva que encause la ejecucin en lnea con los resultados preestablecidos.
1.2 Organizacin
Una organizacin es un conjunto de personas, bienes materiales, bienes econmicos, que en coordinacin trabajan para la bsqueda de objetivos comunes es esencial para la subsistencia de la organizacin. 10
A continuacin se mencionan algunas de las definiciones ms reconocidas: Agustn Reyes Ponce (citado por Mnch y Garca, 2004) explica que organizacin es la estructura de las reglas que deben existir entre la funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Eugenio Sisto Velasco (citado por Mnch y Garca, 2004) seala que organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir. Mnch y Garca (2004) mencionan que organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposiciones, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
1.3 Tcnicas de Organizacin

Mnch y Garca (2004) sealan que para la realizacin de los trabajos dentro de la organizacin tambin son necesarias herramientas para llevarlas a cabo, deben ser aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social, las principales son:
1.3.1 Anlisis de puestos Es un proceso mediante el cual se enumeran detalladamente las funciones o tareas del cargo de la empresa, describe los deberes y responsabilidades del puesto, as como, la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos 11
aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). 1.3.2 Organigramas El organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. Su principal objetivo es ser un instrumento para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin.
1.3.3 Manuales administrativos En este apartado se describen los aspectos ms importantes de dicho concepto. Partiendo de la definicin para posteriormente detallar las caractersticas, clasificacin, as como la importancia y proceso de elaboracin de estos documentos de gran relevancia para toda institucin.
1.3.3.1 Definicin Los manuales administrativos constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar principalmente el desarrollo de sus funciones tanto administrativas como operativas, por tanto, son generalmente un instrumento de comunicacin. De acuerdo a Benjamn Franklin en su libro Organizacin de Empresas son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas (Benjamn Franklin 2004).
1.3.3.2 Importancia 12
Los manuales administrativos, elementos que son considerados como uno de los ms eficaces para la toma de decisiones dentro de la organizacin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan orientacin a los integrantes de dichas organizaciones. La importancia de los manuales administrativos radica en la serie de posibilidades que ofrecen: Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucional y establecer los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, normas, etctera. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones. Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a travs del tiempo. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.
1.3.3.3 Objetivos En esencia los manuales administrativos constituyen un medio de comunicacin de las decisiones administrativas, por lo tanto, su propsito es sealar en forma sistemtica la informacin administrativa. De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etctera. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. 13
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas.
1.3.3.4 Clasificacin. Para cualquier tipo de organizacin ya sea privada o pblica, es necesario elaborar Por su contenido: Manual de historia de la organizacin: su funcin principal es informar sobre el organismo: creacin, crecimiento, logros, evolucin y situacin actual de la misma. Proporciona una visin clara al personal, lo que facilita su adaptacin y ambientacin laboral. Manual de organizacin: su propsito consiste en exponer en forma detallada la estructura de la organizacin por medio de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. Manual de procedimientos: consiste en describir detalladamente los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito permitir agilizar el proceso de toma de decisiones, facilitar la descentralizacin al suministrar lineamientos a niveles intermedios y servir de base para una constante y efectiva revisin. Manual de procedimientos: es una gua con la que se explica al personal cmo hacer las cosas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. El adecuado manejo de este manual aumenta la confianza en que 14
el personal utilice los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido mltiple: cuando el volumen de actividades, o del personal, o la simplicidad de la estructura organizacional no justifiquen la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente que se elabore uno de este tipo. Manual de adiestramiento o instructivo: En este manual se precisa informacin relativa a las labores, las responsabilidades y las rutinas de un puesto. El supuesto en el que se basa este manual es que el futuro empleado carece de informacin para el desempeo de las actividades a cubrir. Manual tcnico: en este manual se agrupan los principios y tcnicas para la realizacin de una o varias funciones en forma total o parcial sirven como fuente de referencia y ayudan a integrar a los nuevos miembros del personal. Manual de calidad: Describe y consigna los elementos del sistema de calidad, el cual incluye informacin sobre el alcance, polticas, objetivos generales, estructura, responsabilidades, normas aplicables, definiciones, lista de distribucin y codificacin de procedimientos.
De funcin especifica: Manual de produccin: dictar las instrucciones necesarias para coordinar el proceso de fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial y el control de produccin. Manual de compras: su principal funcin es establecer por escrito el proceso de compras. Manual de ventas: En este manual se sealan los aspectos esenciales del trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) con el fin de darle al personal de ventas un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. 15
Manual de finanzas: Este manual respalda el manejo y la distribucin de los recursos econmicos en los todos los niveles de una organizacin. Manual de contabilidad: Se describe informacin acerca de los principios y tcnicas de contabilidad que se debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Este manual contiene (estructura orgnica del
departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera). Manual de crdito y cobranza: En este manual se describen por escrito los procedimientos y las polticas de esta actividad (operaciones de crdito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crdito). Manual de personal: En este manual se describen una serie de actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere al personal, podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin etc.).
Por su mbito de aplicacin: General: Manual general de organizacin: describe la organizacin formal y define su estructura organizacional. Manual general de procedimientos: establece los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman un organismo social con el fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas: establece polticas generales que adems de expresar los deseos y actitud de la direccin superior para toda la empresa, proporcione un marco dentro del cual pueda actuar todo el personal de acuerdo con condiciones generales. Especfico:
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Manual especfico de reclutamiento y seleccin: este manual se refiere a una parte de un rea especfica (personal), establece instrucciones respecto al reclutamiento y seleccin de personal en una organizacin. Manual especfico de auditora interna: agrupa lineamientos e instrucciones aplicables a actividades relacionadas con la Auditora Interna. Manual especfico de polticas de personal: define polticas, seala las guas u orientaciones respecto a cuestiones de personal. Manual especfico de procedimientos de tesorera: establece procedimientos a seguir en el rea de tesorera.
1.3.4 Diagramacin Segn Benjamn Franklin (2004), diagramar es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican la interrelacin de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos. Los smbolos de diagramacin que se emplean internacionalmente son elaborados po9r las siguientes instituciones: American Society of Mechanical Engineers (ASME). American National Standard Institute (ANSI). International Organization for Standarization (ISO). Instituto Alemn de Estandarizacin (DIN). Ventajas de utilizar diagramas: De uso. Facilita el llenado y la lectura.
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De destino. Permite al personal identificar y realizar correctamente sus actividades. De aplicacin. Hace accesible la puesta en prctica de la operaciones. De simbologa. Disminuye la complejidad grfica, por lo que los empleados mismos pueden proponer ajustes o simplificar procedimientos utilizando los smbolos correspondientes.
1.4 Manual de procedimientos

Contiene la descripcin del procedimiento, es decir, presenta en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consiste, cuando, cmo, dnde, con qu y en cuanto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlo a cabo. Asimismo, contiene el diagrama de flujo, que es la representacin grfica del procedimiento, indicando los pasos y responsables de la ejecucin. Por lo anterior, es necesario que las organizaciones o instituciones cuenten con analistas capaces de elaborar y actualizar el manual de procedimientos.
1.4.1 Definicin. Segn Rodrguez Valencia (2002), son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna, en forma metodolgica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad administrativa. En ellos se describen los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participacin.
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Los manuales de procedimientos (Franklin, 2004) constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s actividad o tarea especfica en una organizacin. 1.4.2 Importancia Los manuales de procedimientos son un medio de comunicacin para la organizacin, donde se describe cada una de las operaciones realizadas en la misma. Estos son de suma relevancia ya que facilitan la relacin entre las unidades o reas administrativas y por ende excelentes en el apoyo del quehacer institucional. para realizar una funcin,
1.4.3 Objetivos Los manuales de procedimientos tienen como objetivo dar a conocer las operaciones de la unidad administrativa para que se puedan realizar de una manera eficaz y eficiente, ser un medio de comunicacin entre las distintas reas de la organizacin. Rodrguez, Valencia (2002) nos describe los siguientes objetivos: Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin. Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo. Describir grficamente los flujos de las operaciones.
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Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso0 con el fin de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica. Propiciar el mejor aprovechamiento de los materiales. 1.4.4 Clasificacin Existen diferentes clasificaciones de los manuales de procedimientos recursos humanos y
dependiendo de sus caractersticas y de acuerdo a su mbito de aplicacin y sus alcances. Segn sus caractersticas: Manual de procedimientos de oficina. Manual de procedimientos de fbricas. Segn su mbito de aplicacin y alcances: Procedimiento organizacin. Procedimiento especfico. Contienen informacin sobre general. Procedimientos para aplicar en la
procedimientos en una unidad administrativa para realizar sus funciones y objetivos.
1.4.5 Proceso de elaboracin El proceso para la elaboracin de estos manuales pueden variar dependiendo de la empresa; sin embargo la mayora de stas comprenden las siguientes (Franklin, 2004):
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1. Diseo del proyecto. Se requiere mucha precisin para la realizacin de los manuales administrativos, puesto que, los datos deben ser asentados con la mayor exactitud posible para no confundir a las personas que los consultan. Se debe poner mucha atencin en cada una de las etapas que la integran. En esta primera etapa se deben tener algunas consideraciones como son: a) Responsables: es indispensable al inicio de la elaboracin del manual designar la responsabilidad a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, que estarn a cargo del diseo, implantacin y actualizacin del proyecto. El equipo tcnico se debe formar por individuos que cuenten con un buen manejo de relaciones humanas, que conozcan los objetivos, estructura, funciones y al personal de la organizacin. b) Delimitacin del universo de estudio: una vez designado los responsables deben definir y delimitar su universo de trabajo para poder actuar en forma lgica y ordenada. c) Estudio preliminar: En este paso se deben conocer los procesos, funciones y actividades donde se va a actuar. En base a este paso se define la estrategia global para obtener la informacin, las
fuentes de las mismas, las actividades a realizar, los alcances del proyecto y los instrumentos requeridos para el trabajo. d) Fuentes de informacin: En este paso se hace referencia a todo lo referente a las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueda obtener los datos para la investigacin. Las cuales pueden ser: Instituciones: organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo, organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo, organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio. Archivos de la organizacin: general y de las reas de estudio. 21
Directivos y empleados: el personal tanto del nivel directivo, nivel medio y nivel operativo. Clientes y/o usuarios: los receptores de los servicios y/o productos de la organizacin. Mecanismos de informacin: todos los recursos necesarios que permitan el acceso a la informacin interna o externa que sirve como soporte al estudio.
2. Preparacin de proyecto; Es necesario un documento de partida que ser integrado de la siguiente manera: a) Propuesta tcnica: est a su vez debe estar integrada por: Naturaleza. Alcance. Antecedentes. Objetivos. Estrategias. Justificacin. Acciones. Recursos. Costos. Resultados. Informacin complementaria. b) Programa de trabajo: debe especificar: Identificacin. Responsables. reas. Clave. Actividades. Fases. Calendario. Representacin grfica. 22
Formato. Reporte de avances. Periodicidad.
3. Presentacin del proyecto de manual a las autoridades competentes. a) A los participantes: es recomendable presentarlo a la (s) rea (s) que intervendrn directamente en su aplicacin, a la (s) rea (s) responsable de manejar los recursos econmicos y las de la organizacin, para su sensibilizacin. b) Al responsable de su autorizacin: el proyecto debe presentarse a la aprobacin del titular de la organizacin. Una vez autorizado, el responsable debe informar entre todos los niveles jerrquicos el propsito de la elaboracin de los manuales.
4. Captacin de la informacin: Se debe obtener una lista del personal que participar en la elaboracin del trabajo, teniendo en cuenta la magnitud y las especificaciones de las cargas de trabajo. a) Capacitacin del personal: una vez que se ha integrado el equipo de trabajo, debe ser capacitado en el manejo de los medios de investigacin y en todos los procesos que se seguir para preparar el manual. Dar a conocer los objetivos, los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn, responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de la informacin por captar y distribucin del trabajo a cada persona. b) Levantamiento de la informacin: la informacin debe permitir conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para el manual. c) Investigacin documental: permite seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual. 23
d) Observacin directa: permite conocer no slo los mtodos de trabajo, sino la cultura organizacional imperante. e) Consulta a sistemas de informacin: por medio de redes se puede recabar datos y recursos de apoyo para estructurar el manual. f) Encuesta: realizacin de entrevistas personales con base en una gua de preguntas elaboradas previamente.
5. Integracin de la informacin: cuando se obtiene la informacin se las reas involucradas se debe ordenar y sistematizar los datos para poder preparar su anlisis. a) Cmo clasificar la informacin: es recomendable salvaguardar la informacin en equipos de cmputo, se puede crear directorios, subdirectorios, archivos, base de datos o programas especficos, para optimizar los resultados. b) reas para agrupar la informacin: se puede clasificar en dos grandes reas: Antecedentes.- se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico- administrativa que regula la realizacin del trabajo, se debe considerar la evolucin y el desarrollo de las estructuras organizacionales. Situacin actual.- se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: objetivos, estructura orgnica, normas y polticas administrativas, instrumentos funciones, jurdicoprocedimientos, procesos,
administrativo,
infraestructura
tecnolgica, equipo, condiciones de trabajo y el ambiente laboral.
6. Anlisis de la informacin: en esta etapa se debe realizar un estudio de la informacin o los grupos de datos que se integraron para conocer su naturaleza, caractersticas y comportamiento para poder obtener un 24
diagnostico de la realidad operativa. Se puede emplear el siguiente mtodo: Conocer el hecho o situacin que se analiza. Describir el hecho o situacin. Descomponer para detectar los detalles o componentes. Examinar cada elemento. Ordenar cada elemento. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. Identificar sus causas para explicar su comportamiento.
7. Preparacin del proyecto de manual: una vez que se cuente con la informacin necesaria del manual, se debe combinar en una sntesis para formar un documento integrado. El responsable debe convocar a todos los colaboradores para que sea validada y estructurada la informacin.
8. Formulacin de recomendaciones: en este paso se deben convertir las conclusiones en recomendaciones. a) Tipos de recomendaciones.- las recomendaciones pueden ser: De mantenimiento. De eliminacin. De adicin. De combinacin. De fusin. De modificacin. De simplificacin. De intercambio. b) Elaboracin del informe.- todos los resultados del estudio deben ser incluidos en un informe, en el cual se deben exponer las razones que llevaron a obtenerla, debe contener un lenguaje claro y debe ser presentado en forma detallada. Un informe cuenta con los siguientes elementos: 25
Introduccin. Cuerpo o parte principal. Conclusiones y recomendaciones Apndices o anexos
9. Presentacin del manual para su aprobacin: una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado debe someterlo a la aprobacin de las instancias procedentes. a) A los niveles directivos.- es recomendable que esta presentacin parta de un documento sntesis derivado del informe, cuya extensin no sea mayor de treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado ocupe un tiempo mnimo que deje un lapso adicional para explicaciones e intercambio de opiniones. b) A los niveles de gobierno.- una vez que los niveles superiores han revisado y analizado el manual, debe presentarse ante el consejo de administracin o su equivalente para su aprobacin definitiva. c) A otros niveles jerrquicos.la exposicin a los niveles
departamentales, de oficina o de rea, puede basarse en el documento sntesis, aunque se tratar de hacerlo en la forma ms accesible posible para facilitar su comprensin.
10. Reproduccin del manual: una vez que el equipo responsable de elaborar el manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, tiene que coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos con el fin de reproducir el documento para su distribucin e implantacin.
11. Implantacin del manual: este es el momento en donde las propuestas y recomendaciones se convierten en acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y homogenizar el 26
conocimiento de la dinmica y los componentes organizacionales. Existen varios mtodos de implantacin, a continuacin se mencionan algunos: a) Mtodo instantneo.- este mtodo la decisin proviene de los niveles altos de la estructura de una organizacin. b) Mtodo del proyecto piloto.- es la aplicacin del manual en una parte de la organizacin. c) Mtodo de implantacin en paralelo.- este mtodo permite atender con tranquilidad cualquier inconveniente, se aplica cuando el manual tiene una amplia cobertura. d) Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas.consiste en hacer cambio a un rea o parte de un manual para no provocar grandes alteraciones. e) Combinacin de mtodos.- consiste en aplicar ms de un mtodo para implantar un manual.
12. Revisin y actualizacin: la utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin, por lo que es necesario tenerlos actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es conveniente: Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual. Establecer un calendario para actualizar el manual. Designar un responsable de atender esta funcin.
1.4.6 Contenido del Manual
ESTRUCTURA:
1. Identificacin: En este primer trmino el manual debe incluir los siguientes datos (Franklin 2004):
27
Logotipo de la organizacin. Nombre de la organizacin. y extensin del manual. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de pginas. 2. ndice o contenido: es la relacin resumida de los captulos o apartados que constituyen el manual. Es decir, el ndice (Rodrguez Valencia, 2002) es un esquema al que se le puede aadir nmeros o letras del alfabeto como referencia.
3. Prlogo y/o introduccin: En este trmino se expone lo que es el manual; su estructura, su propsito es explicar al usuario qu es el documento, el objetivo que se pretende cumplir a travs de l, su alcance, mbito de aplicacin y necesidades de manejo vigente, cuando se harn las revisiones y actualizaciones. Debe contener el mensaje de alguna autoridad de la organizacin, preferentemente del ms alto nivel jerrquico. (Rodrguez Valencia 2002). Objetivos: Explicacin del propsito que se pretende alcanzar con el manual. Alcance: Explicacin breve de lo que abarca el manual. Cmo usar el manual: Es todo lo que tiene que saber el usuario para poder utilizar el manual. Revisiones y recomendaciones: Indicacin con quin debe hacerse contacto para sealar cambios o correcciones.
4. Antecedentes de la empresa.- es una breve descripcin sobre la empresa. Origen. Causas que dieron lugar a su creacin. 5. Cultura organizacional: 28
Visin.- es lo que la empresa pretende ser en el futuro. Misin.- es la razn de ser la empresa. Objetivos institucionales.- Explicacin del propsito que pretende alcanzar la Institucin. Valores.- son los pilares de la empresa, van a formar a los empleados como parte de la misma. Marco Jurdico.- explicacin breve de las normas que rigen a la Institucin. 6. Objetivos del manual.- es la explicacin del propsito que se pretende alcanzar con el manual.
7. Organigrama (Rodrguez Valencia, 2002): Representa grficamente la estructura orgnica e indica aspectos como: sistemas de organizacin, tipo de departamentalizacin, tipo de la centralizacin y descentralizacin; relacin entre personal con autoridad de lneas y asesoras.
8. Descripcin narrativa o escrita de los procedimientos.- se refiere a la narracin de los procedimientos, con el objeto de describir cada una de las operaciones que intervienen en el procedimiento.
9. Descripcin grafica de los procedimientos (diagramas de flujos).- lo constituye el llamado diagrama de procedimientos el cual representa en forma grfica la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.
10. Formas impresas y guas de llenado.- es un objeto impreso que tiene informacin esttica con espacio en blanco para asentar informacin variable.
29
11. Simbologa.- una lista de los smbolos a utilizar dentro de los procedimientos.
12. Glosario de trminos.- una lista de aquellos trminos tcnicos para una mayor comprensin del texto formulado.
30
CAPTULO II: SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ (SSTEEV)
2.1 Antecedentes
El Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz (SSTEEV), inicialmente denominado Seguro Social del Magisterio Veracruzano, fue fundado en 1944, en esos aos, promovido por el Lic. Jorge Cerdn, Gobernador de Veracruz, al final de su mandato constitucional. La Ley del Seguro Social del Magisterio Veracruzano, expedida el 9 de septiembre de 1944, marca el nacimiento de esta Institucin de seguridad social. Al tiempo de su creacin se tuvo el propsito de dotar a la Institucin de un patrimonio propio, del cual formaran parte terrenos y bienes urbanos aportados por el Gobierno del Estado. Esto no lleg a ocurrir, sin embargo la Institucin ha logrado constituir un patrimonio cuya fuente original se encuentra en las cuotas de sus derechohabientes, ya que nunca ha recibido subsidios gubernamentales. Una administracin eficiente a lo largo de su existencia ha contribuido en forma determinante a lo anterior. En 1967, bajo el Gobierno del Lic. Fernando Lpez Arias, se actualiz la Ley que rega desde 1944, expidindose para ese propsito la Ley No. 4 del Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz, que se encuentra vigente desde entonces.
2.2. Cultura organizacional

Hablar un poco de cultura es ubicarnos en lo que se entiende como ese conjunto de hbitos, costumbres, experiencias, creencias, etc. de acuerdo con esta concepcin que se tiene de cultura, se pude considerar a la cultura organizacional la suma de normas y valores que son compartidos por los grupos y personas que integran una organizacin. Este aspecto es muy importante para toda organizacin, y es fundamental describir este elemento dentro del SSTEEV. 32
Segn Lawrence, William (2003) la cultura es como el pegamento que mantiene unida a la sociedad, es decir, contiene los valores, las normas, las tradiciones y los artefactos de una sociedad. Tanto las organizaciones como sus miembros influyen en la cultura y de forma recproca se ven afectados por ella.
2.2.1 Misin Institucional Institucin de servicio de dicada a proporcionar Seguridad Social a los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz, mediante el otorgamiento de las prestaciones que su ley establece, para coadyuvar a elevar su calidad de vida, a travs de una administracin transparente y eficiente de las aportaciones de sus derechohabientes y del patrimonio institucional.
2.2.2 Visin Institucional Ser una institucin reconocida por brindar seguridad social, que opere con equilibrio financiero y reservas adecuadas que le permitan otorgar prestaciones decorosas, a travs de una administracin transparente, honesta y eficiente, fortalecer la credibilidad y confianza de sus derechohabientes.
2.2.3 Objetivos Institucionales Ofrecer seguridad social a sus beneficiarios, as como ofrecerles algunas prestaciones para ayudar la economa tanto de su familia cono de ellos mismos.
2.2.4 Valores Nuestros valores son los siguientes: Respeto. A cada una de las personas que labora en esta Institucin y a cada una de las personas que conforman a la misma. 33
Confianza. Ante nosotros mismos, ante nuestras autoridades y ante los dems. Equidad. Basada en los derechos de preferencia, antigedad y ascensos para los ingresos, promocin y el desarrollo del personal. Honestidad. Actuar con honestidad ante nuestros beneficiarios y ante cada uno de nosotros. Justicia. Actuar conforme a lo establecido en nuestra Ley nmero 4 y las dems Leyes que nos rigen. Responsabilidad. Adoptar cada una de las actividades que realizamos en la Institucin como nuestras, cumplir con nuestras obligaciones y deberes dentro de la misma. Compromiso. Adoptar siempre una actitud de compromiso con nosotros mismos y con los dems. Solidaridad. Con los dems compaeros y beneficiarios. Humildad. Sirviendo a los dems, reconocer los errores cometidos y aprender del xito y no del fracaso.
2.3 Marco Jurdico

Actualmente la Ley No.4 es la que rige al Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz, y marca los lineamientos generales respecto al funcionamiento de la Institucin; como organismo descentralizado con personalidad jurdica independiente, con una estructura administrativa cuyo rgano mximo es el Consejo de Administracin integrado por el Presidente, un Tesorero, un Secretario y dos Vocales. 34
Constitucin: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Cdigos: Cdigo Civil para el Estado de Veracruz Cdigo Fiscal de la Federacin y su Reglamento Leyes: Ley del Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz Ley Federal del Trabajo Ley del I.S.R. y su Reglamento Ley del I.V.A. y su reglamento Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administracin y Enajenacin de Bienes Muebles del Estado de Veracruz Ley General de Salud
2.4. Estructura administrativa

La estructura administrativa es la siguiente: Director Gerente Subdirector de Finanzas Subdirector de Administracin Subdireccin de Comercializacin Unidad Jurdica 35
Contralora Interna. Consejo de administracin Presidente Secretaria Vocal Vocal Tesorero Organizacin Interna El Consejo de Administracin es la autoridad mxima de la Institucin con personalidad jurdica propia. Est integrado por el Presidente (representante directo del Ejecutivo del Estado), un Tesorero (representante de la Universidad Veracruzana), un Secretario (representante de la Direccin de Educacin Popular) y dos Vocales (representantes de los Trabajadores de la Educacin). Todos ellos con iguales derechos a voz y voto en las reuniones de asamblea.
2.5. Funciones bsicas

El Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz es una institucin sui gneris, ya que siendo un organismo oficial no recibe recursos gubernamentales y opera solo con las cuotas aportadas por sus
derechohabientes y con los ingresos que obtiene por diversas actividades. Desde su inicio en el ao 1944, tres objetivos han marcado la pauta de la presente Administracin: mejorar las prestaciones institucionales, ampliar el abanico de servicios para los derechohabientes y jubilados, y apoyar su economa y la de sus familias. 36
No es sino en estos ltimos seis aos que fue posible implantar mejoras en todos los rubros de la Institucin: en el monto de las reservas financieras, en los montos de las medias plizas por jubilacin y las plizas de defuncin, en el monto y nmero de los prstamos a corto plazo, en el nmero de Farmacias del Magisterio, en los servicios a disposicin de los derechohabientes y jubilados en las Farmacias. Tambin en la creacin de las Tiendas de Electrodomsticos, en los crditos para apoyo de la economa de los derechohabientes, en el nmero de inmuebles para arrendamiento, en la atencin a derechohabientes cerca de su lugar de residencia, en el desarrollo administrativo, en derechohabientes con su testamento en regla, etctera. Prestaciones: Prstamos a Corto Plazo Crditos en Farmacias Crditos en Electrodomsticos Plizas por Defuncin Media pliza anticipada por defuncin Media pliza anticipada por jubilacin FBC por retiro, modalidad factoraje SSTEEV FBC por retiro, modalidad factoraje FBC
37
CAPTULO III: PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SSTEEV
3.1 Proceso de elaboracin

El procedimiento que se sigui para poder realizar el manual de procedimientos de la Subdireccin de Finanzas fue el siguiente Debido a la falta de actualizacin de los manuales de procedimientos de la Subdireccin de Finanzas del SSTEEV, se procede a la actualizacin de los mismos, procedi a realizar un cronograma de las actividades a realizar una cita previa para poder platicar con el personal encargado de cada una de las reas de la misma. Se hizo un estudio previo de cada una de las reas y se determino quienes son los responsables de cada una de las reas, quienes son las personas a las que se recurrira para poder hacer la cita previa para la recopilacin de la informacin. Mediante un cuestionario se entrevisto al personal de la Subdireccin de Finanzas del SSTEEV. Conforme a los datos obtenidos en la entrevista con el personal de la Subdireccin y las reas que la conforman, establecer cuales las actividades o funciones que se desempean dentro de la misma. Fuentes de informacin: mediante los formatos facilitados por el personal de la Subdireccin se determina en qu tiempo y cules son los medios que se utilizan en cada una de las actividades, hacer un anlisis de los formatos a utilizar y cul es su principal objetivo. Preparacin de proyecto; con la informacin de las reas de la Subdireccin y de la misma se redacta en forma clara y precisa los procedimientos. Determinando el rea, objetivo, responsables del mismo.
39
Presentacin del proyecto de manual a las autoridades competentes. Antes de elaborar los diagramas de flujo presentar a cada responsable de rea los procedimientos, una vez que ya los revisaron y les dieron su visto bueno se realizaron los flujos gramas. Una vez terminados los flujos gramas se integra la informacin del manual y se pasa a autorizacin.
40
3.2 Redaccin del contenido del manual

PROGRAMA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Actividad TIEMPO
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
PLANEACION
DETERMINACIN DEL OBJETO DE ESTUDIO ANALISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACTUAL
ENTREVISTA CON EL PERSONAL
ANALISIS DE LA INFORMACIN OBTENIDA
ANALISIS DE LOS FORMATOS A UTILIZAR
DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS
REVISIN CON EL PERSONAL
DESARROLLO DE LOS FLUJO GRAMAS
REVISIN CON EL PERSONAL
AUTORIZACIN
E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R
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Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA SUBDIRECCIN DE FINANZAS
Xalapa, Ver., Mayo del 2011
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SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ
INDICE
Presentacin Consejo de Administracin Directorio Organigrama General Estructura Orgnica Subdireccin de Finanzas

Manejo de Inversiones Financieras. Programacin de Pagos de Prestaciones. Pago a Proveedores de Farmacias y Almacn de Farmacias. Pago a Proveedores de Farmacias y Almacn de Farmacias va transferencia Electrnica. Pago de Compensaciones y Nmina.
Departamento de Prestaciones Sociales

Afiliacin del Derechohabiente.
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Tramitacin de Pago de Plizas por Defuncin.
Departamento de Contabilidad
Elaboracin de Estados Financieros. Elaboracin de Estados de Origen y Aplicacin De Recursos.
Departamento de Caja
Pago de Prestaciones Institucionales. Administracin del Fondo Fijo. Elaboracin del Corte de Caja.
Simbologa Glosario de trminos Firmas de Autorizacin
44
PRESENTACIN
El Manual de Procedimientos de la Subdireccin de Finanzas, forma parte de la serie de Seguro Social de los Trabajadores de la
documentos internos que la nueva administracin del
Educacin del Estado de Veracruz ha realizado durante su primer ao de gestin, para impulsar el desarrollo administrativo en esta Institucin.
El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y detallada, las operaciones que se efectan y las reas que intervienen para la realizacin de las actividades institucionales, precisando responsabilidades operativas para su ejecucin, control y evaluacin, con el propsito de contribuir al logro de una mayor eficiencia.
Se destaca que por primera vez se contar con este tipo de documentos dentro del Organismo, lo que permitir conocer de manera integral y ordenada las operaciones bsicas que deben seguirse para la realizacin de las funciones y actividades en esta Subdireccin.
Por otra parte, este Manual ser fundamental para la comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativa, adems de facilitar y conocer, mediante el flujo de informacin, la interaccin entre los distintos departamentos que conforman esta unidad administrativa y de la propia Institucin.
45
Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel
Subdireccin y
Jefatura de
Departamento, identificando en primer trmino el nombre, objetivo y normas del procedimiento, posteriormente se muestra el detalle de su descripcin y finalmente se le representa grficamente mediante diagrama de flujo, para conocer la secuencia de las operaciones del mismo.
La integracin de este Manual de Procedimientos y de las dems Subdirecciones, fue posible con base a las aportaciones de las diversas reas del SSTEEV y apoyo de prestadores de servicio social.
Para que sea de utilidad este documento debe contener informacin veraz y apegada a normatividad. Por ello, estar en permanente actualizacin a travs de revisiones peridicas con el propsito de mantenerlo apegado a la realidad operativa de la Institucin, y que est a la altura de las necesidades y objetivos que la administracin se ha trazado.
46
CONSEJO DE ADMINISTRACIN
LIC. RICARDO OLIVARES PINEDA Presidente
PROFRA. XCHITL A. OSORIO MARTNEZ Secretario
C.P. JORGE A. CARVAJAL MADERO Tesorero
PROFR. OSCAR MONCAYO QUIROZ Vocal
PROFR. JOSE MENDOZA VALDEZ Vocal
LIC. CARLOS ACOSTA BRAVO Ejecutivo de Proyectos de Comisarios
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DIRECTORIO
RICARDO OLIVARES PINEDA Director-Gerente
JORGE A. CARVAJAL MADERO Subdirector de Finanzas
RAYMUNDO FLORES LOMAN Subdirector de Administracin
PORFIRIO JIMNEZ HERNNDEZ Subdirector de Comercializacin
ARMANDO I. LECUONA RAMREZ Jefe de la Unidad Jurdica
ELENA LIRA GONZLEZ Encargada de la Contralora Interna
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SUBDIRECCIN DE FINANZAS
ESTRUCTURA ORGNICA
Subdireccin de Finanzas
Departamento Prestac. Sociales de
Departamento de Contabilidad
DESCRIPCIN GENERAL
La Subdireccin de Finanzas es responsable de realizar los movimientos financieros de la Institucin; mantener el control de los ingresos, pago a proveedores, sueldos y dems prestaciones sociales; la evaluacin y validacin de los estados financieros y presupuestos; de manera conjunta con los Departamentos de Caja, Prestaciones Sociales y Contabilidad custodian los activos financieros de la entidad y conceden el pago de las prestaciones que otorga el SSTEEV de acuerdo a la Ley No. 4.
49
SUBDIRECCIN
DE
FINANZAS
50
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
MANEJO RESERVA.
DE
INVERSIONES
FINANCIERAS
SOBRE
LA
OBJETIVO: DETERMINAR LA MEJOR OPCIN FINANCIERA PARA OBTENER LOS MEJORES RENDIMIENTOS EN BENEFICIO DE LA INSTITUCIN.
NORMAS: LAS INVERSIONES SE REGIRN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DE LA SUBDIRECCIN DE FINANZAS.
FRECUENCIA:
PERIDICO.
51
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Subdirector de Finanzas.
1 Cotiza con diferentes Bancos las tasas de inters sobre inversiones y mercado de dinero a plazo fijo y sin riesgo para la Institucin. Recibe cotizacin impresa de los valores solicitados. Elabora cuadro comparativo, indicando banco, plazo y tasa de inters. Turna al Subcomit de Inversiones cuadro comparativo informal para toma de decisin va telefnica. Recibe cuadro comparativo y toma decisin de conformidad con lo acordado con el Subcomit de Inversin. Da al Subdirector de Finanzas indicaciones verbales, sobre a qu Banco y a qu plazo se va a invertir el dinero. Recibe indicaciones y telefnicamente se comunica con el Banco autorizado para realizar la inversin financiera en el plazo de vencimiento sealado. Recoge comprobantes de la inversin correspondientes en el Banco seleccionado. Agrupa los comprobantes de inversiones financieras solicitando: cotizacin, propuesta de tasa, cuadro comparativo de documentos de inversin para recabar las firmas de autorizacin al movimiento de inversin efectuado. Recibe del Director- Gerente: cotizacin, propuesta de tasa, cuadro comparativo de documentos de inversin debidamente autorizado para el archivo definitivo en la Subdireccin y turna una copia del documento bancario al Departamento de Contabilidad para el registro correspondiente. Elabora reporte diario del movimiento financiero en dos tantos turnando a la Direccin el original y archiva de manera definitiva la copia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
2 3
Director-Gerente.
6
Subdirector de Finanzas.
10
11
52

INICIO
SUBDIRECTOR DE FINANZAS
COTIZA TASAS DE INTERES
BANCOS
RECIBE
COTIZACIN
ELABORA Y TURNA
DIRECTOR - GERENTE
CUADRO COMPARATIVO
DIRECTOR - GERENTE
RECIBE Y TOMA DECISION
CUADRO COMPARATIVO
DA INDICACIONES VERBALES
RECIBE INDICACIONES Y REALIZA INVERSION
BANCO
RECOGE
COMPROBANTES
53

1
AGRUPA INVERSIONES
DIRECTOR - GERENTE
RECIBE
AUTORIZADO
COMPROBANTES
DEPTO. CONTA
DE INVERSIN COTIZACIN
PROPUESTA DE TASA CUADRO COMPARATIVO
ELABORA Y
TURNA
REPORTE DIARIO
O-2 0
DIRECCION - GERENCIA
C FIN
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIN DE PAGOS DE PRESTACIONES.
OBJETIVO: CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON CONTRADOS POR LA INSTITUCIN. LOS COMPROMISOS
NORMAS: LA PROGRAMACIN DE PAGOS SE REGIR DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DE LA SUBDIRECCIN DE FINANZAS.
FRECUENCIA: MENSUAL.
55
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Subdirector de Finanzas.
1
Recibe del Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales, relaciones de expedientes a pagar. Verifica, determina la disponibilidad de efectivo y cubre pago de acuerdo a la recepcin de cuotas. Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Caja: cheque, pliza cheque y orden de pago, conteniendo las firmas del encargado de Plizas y Prestaciones Sociales. Revisa y firma cheque. Turna al Director-Gerente cheque para firma y orden de pago para autorizacin.
Director Gerente.
Firma y devuelve cheque y orden de pago al Subdirector de Finanzas. SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE 7 Recibe y remite al Departamento de Caja cheque, VERACRUZ Subdirector de Finanzas. pliza cheque y orden de pago. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES. DEPOSITO BANCARIO
56
INICIO
RECIBE
RELACIONES DE EXPEDIENTES
VERIFICA Y DEERMINA DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO
PASA EL TIEMPO
LLEGADA LA FECHA
DEPARTAMENTO DE CAJA RECIBE
CHEQUE POLIZA CHEQUE REVISA Y FIRMA CHEQUE ORDEN DE PAGO
DIRECTOR-GERENTE TURNA PARA FIRMA CHEQUE AUTORIZA

ORDEN DE PAGO
FIRMA
DIRECTOR-GERENTE
FIRMA Y DEVUELVE
CHEQUE
ORDEN DE PAGO
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DEPARTAMENTO DE CAJA SUBDIRECTOR DE FINANZAS RECIBE Y REMITE CHEQUE POLIZA CHEQUE

ORDEN DE PAGO
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES
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PAGO A PROVEEDORES DE FARMACIAS Y ALMACN DE FARMACIAS.
OBJETIVO: CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRADOS POR LAS FARMACIAS Y ALMACN DE FARMACIAS.
NORMAS: LAS FACTURAS DEBERN CONTENER PEDIDO DE MERCANCA DEBIDAMENTE REQUISITADO, SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO POR LA FARMACIA, ALMACN DE FARMACIA, NOTA DE CARGO POR DEVOLUCIN EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS EN LA FACTURA Y NOTA DE CRDITO EXPEDIDA POR EL PROVEEDOR. LOS CHEQUES DEBERN LLEVAR LA FIRMA DEL DIRECTOR GERENTE Y DEL SUBDIRECTOR DE FINANZAS. LOS CHEQUES PARA SU PROTECCIN DEBERN CONTENER LA LEYENDA DE NO NEGOCIABLE. EN CASO DE QUE LA SUBDIRECCIN DE COMERCIALIZACIN NO AUTORICE EL PAGO AL PROVEEDOR, LA SUBDIRECCIN DE FINANZAS DEBER ELABORAR UN NUEVO CHEQUE.
FRECUENCIA: DOS VECES POR SEMANA.
59
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Pago a Proveedores 1 Recibe del Departamento de Control Administrativo la siguiente documentacin: Factura Pedido de mercanca Nota de cargo, en caso de haber diferencias. Sella de recibido cada factura. Separa facturas de acuerdo a su fecha de vencimiento, proveedor y farmacia. Emite listado del Sistema Pago a Proveedores para validacin de captura vs. factura. Est correcta la captura? No: 4A Realiza correcciones en el Sistema de Pago a Proveedores. Si: 5 Se verifica si existen devoluciones por caducidad. Hay devoluciones por caducidad? Si: 5A Busca factura en la cual se pueda afectar. No: 6 Verifica si hay notas de cargo. Existen notas de cargo? Si: 6A Elabora la nota de crdito para que sea afectada en la factura correspondiente. 60
2 3
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ 8 Captura cheque Proveedores en el Sistema Pago a
Solicita y recibe del Jefe del Departamento de Caja juego de cheques (consta del cheque y dos copias) Imprime cheque. Verifica juego de cheques contra factura y soportes. Estn correctos los datos? No:
10
10A
Cancela juego de cheque. Regresa a la actividad nmero 8. Si:
11
Firma pliza cheque. Integra paquete, que contiene: Cheque y pliza cheque (dos tantos) Factura Pedido de mercanca Nota de cargo, en caso de existir diferencias. Nota de crdito expedida por el proveedor o Nota de Cargo elaborada por Pago a Proveedores. Emite listado de cheques expedidos en 6 tantos y distribuye de la siguiente manera: 1.- Departamento de Caja. 2 y 3.- Subdireccin de Comercializacin. 4.- Pago a Proveedores. 5.- Paquete de Cheques. 6.- Subdirector de Finanzas. Turna al Subdirector de Finanzas paquete de cheques. Recibe documentos y verifica importes de pago. 61
12
13
14
Subdirector de Finanzas
15
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Estn correctos los pagos? No: 15a Pago a Proveedores Devuelve documentos para correcciones. Si: Turna documentos a la Subdireccin de Comercializacin para autorizacin de pago a proveedor con las siguientes firmas. Firma 1.- Subdirector de Comercializacin. Firma 2.- Jefe del Departamento de Supervisin Recibe de la Subdireccin de Comercializacin documentos autorizados y firma cheques. Recaba del Director-Gerente firma de cheques. Turna documentos al Jefe del Departamento de Caja para la entrega del cheque al proveedor. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: REALIZACION DEL PAGO A PROVEEDORES.
16
|7
18 19
62
INICIO
DEPTO CONTROL ADMINISTRATIVO
PAGO A PROVEEDORES
RECIBE
FACTURAS
PEDIDO DE MERCANCIA NOTA DE CARGO SELLA Y SEPARA
FACTURAS
EMITE PARA VALIDACIN
LISTADO SISTEMA PAGO A PROVEEDORES
ESTN CORRECTOS?
NO
REALIZA CORRECCIONES
SISTEMA DE PAGO A PROVEEDORES
SI
63
VERIFICA
EXISTE DEVOLUCIN?
NO
ELABORA PARA AFECTAR
NOTA DE CREDITO
SI
ELABORA EL CALCULO A PAGAR
CAPTURA
CHEQUE
O-2 SOLICITA Y RECIBE CHEQUE
64
VERIFICA CONTRA FACTURA Y CHEQUE
JUEGO DE CHEQUE
NO SON CORRECTOS? CANCELA CHEQUE
SI 2 FIRMA PLIZA CHEQUE
2 INTEGRA PAQUETE PLIZA CHEQUE FACTURA PDIDO DE MERCANCA NOTA DE CARGO LISTADO DE CHEQUES 6
EMITE Y DISTRIBUYE
SUBDIRECCIN DE FINANZAS SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIN DEPTO DE CAJA 3
65
SUBDIRECTOR DE FINANZAS TURNA PARA AUTORIZACIN
RECABA LA FIRMA
JEFE DEL DEPTO DE CAJA TURNA PARA LA ENTREGA AL PROVEEDOR
FIN
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES DE FARMACIAS Y ALMACN DE FARMACIAS VA TRANSFERENCIA ELECTRNICA
OBJETIVO: CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRADOS POR LAS FARMACIAS Y ALMACN DE FARMACIAS.
NORMAS: LAS FACTURAS DEBERN CONTENER PEDIDO DE MERCANCA DEBIDAMENTE REQUISITADO, SELLO Y FIRMA DE RECIBIDO POR LA FARMACIA, ALMACN DE FARMACIA, NOTA DE CARGO POR DEVOLUCIN EN CASO DE EXISTIR DIFERENCIAS EN LA FACTURA Y NOTA DE CRDITO EXPEDIDA POR EL PROVEEDOR.
FRECUENCIA: DOS VECES POR SEMANA.
67
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Pago a Proveedores 1 Recibe del Departamento de Control Administrativo la siguiente documentacin: Factura Pedido de mercanca Nota de cargo, en caso de haber diferencias. Sella de recibido cada factura. Separa facturas de acuerdo a su fecha de vencimiento, proveedor y farmacia. Emite listado del Sistema Pago a Proveedores para validacin de captura vs. factura. Est correcta la captura? 4A No: Realiza correcciones en el Sistema de Pago a Proveedores. Si: 5 Se verifica si existen devoluciones por caducidad. Hay devoluciones por caducidad? 5A Si: Busca factura en la cual se pueda afectar. Conecta con la actividad No. 6. 6 Existen notas de cargo? Si: Elabora la nota de crdito para que sea afectada en la factura correspondiente. Conecta con la actividad No.7. 68
2 3
6A
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ 8 Captura las facturas que sern pagadas va transferencia bancaria en el Sistema de Pago a Proveedores. Accesa al Sistema de Pago a Proveedores y emite un listado de las facturas que sern pagadas va transferencia bancaria. Verifica el listado de las facturas que sern pagadas va transferencia bancaria contra factura y soportes. Estn correctos los datos? No: 10-A Realiza correcciones en el Sistema de Pago a Proveedores. Regresa a la actividad nmero 9. Si: 11 Integra paquete, que contiene: Listado de transferencias (dos tantos) Factura Pedido de mercanca Nota de cargo, en caso de existir diferencias. Nota de crdito expedida por el proveedor o Nota de Cargo elaborada por Pago a Proveedores. Y lo turna al Subdirector de Finanzas. Recibe documentos y verifica importes de pago. Estn correctos? No: 12-A Devuelve documentos para correccin.
10
Subdirector de finanzas
12
69
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Si: 13 Turna documentos a la Subdireccin de Comercializacin para autorizacin de pago a proveedores con las siguientes firmas: Firma 1.- Subdirector de Comercializacin. Firma 2.- Jefe del Departamento de Supervisin. Recibe listado de facturas que sern pagadas va transferencia debidamente sellados y autorizados, enva por correo electrnico el monto de las transferencias al Subdirector de Finanzas. Recibe informacin va correo electrnico, realiza la transferencia correspondiente e imprime el reporte de las transferencias y los comprobantes de operacin. Turna a la Oficina de Pago a Proveedores el reporte de las transferencias y los comprobantes de operacin. Pago a Proveedores 16 Recibe el reporte de las transferencias y los comprobantes de operacin para su archivo provisional. Los das martes y viernes de cada semana. 17 Verifica con el Proveedor el reporte de las transferencias y los comprobantes de operacin y entrega al proveedor el comprobante de operacin. A fin de mes. 18 Elabora un reporte de los pagos a proveedores del mes y un reporte del IVA y los turna al Departamento de Contabilidad para el registro contable que sea necesario. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 70
14
15
INICIO
DEPTO CONTROL ADMINISTRATIVO
RECIBE
FACTURAS
PEDIDO DE MERCANCIA NOTA DE CARGO SELLA Y SEPARA
FACTURAS
EMITE PARA VALIDACIN
LISTADO SISTEMA PAGO A PROVEEDORES
ESTN CORRECTOS?
NO
REALIZA CORRECCIONES
SISTEMA DE PAGO A PROVEEDORES
SI
71
72
VERIFICA CONTRA FACTURA Y CHEQUE PARA PADGIAR VA TRANSFERENCIA
LISTADO DE FACTURAS
NO SON CORRECTOS? DEVUELVE 1
SI
INTEGRA Y TURNA
LISTADO DE TRANSFERENCIAS FACTURA PDIDO DE MERCANCA NOTA DE CARGO
RECIBE Y VERIFICA IMPORTES DE PAGO
SON CORRECTOS?
NO
DEVUELVE
SI
73
TURNA PARA AUTORIZACIN
SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIN JEFE DEL DEPTO SUPERVICION
RECIBE Y SELLA
LISTADO DE TRANSFERENCIAS
SUBDIRECTOR DE FINANZAS ENVIA EL MONTO DE LA TRANSFERENCIA
REALIZA E IMPRIME
REPORTE DE TRANSFERENCIA COMPROBANTE DE OPERACIN
TURNA
74
RECIBE
REPORTE DE TRANSFERENCIA COMPROBANTE DE OPERACIN P MARTES Y JUEVES PROVEEDOR
VERIFICA Y ENTREGA
FIN DE MES
DEPTO DE CONTABILIDAD
ELABORA Y TURNA
REPORTE DE LOS PAGOS DE PROVEEDORES REPORTE DE IVA
FIN
75

PAGO DE COMPENSACIONES Y NMINA.
OBJETIVO: CUMPLIR OPORTUNAMENTE CON LOS COMPROMISOS CONTRAIDOS POR LA INSTITUCIN.
NORMAS: LA PROGRAMACIN SE REGIR DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DE LA SUBDIRECCION DE FINANZAS. MARCO NORMATIVO DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES DE LA INSTITUCIN VIGENTE.
GACETA OFICIAL DEL ESTADO DE VERACRUZ.
FRECUENCIA: QUINCENAL.
76
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Subdirector de Finanzas 1 Elabora quincenalmente relacin del personal que cobra compensacin en formato de movimientos de asignacin. Turna al Director-Gerente relacin compensaciones al personal para autorizacin mediante firma. de su
Director-Gerente
Verifica y firma relacin de compensaciones para el pago de la quincena correspondiente; y devuelve al Subdirector de Finanzas la relacin debidamente autorizada. Recibe documento autorizado y da instrucciones al Departamento de Caja para la elaboracin del cheque por el total del pago. Recibe resumen de compensaciones, elabora cheque y devuelve al Subdirector de Finanzas resumen de compensaciones, cheque y cheque pliza. Recibe documentos, firma y endosa cheque y pliza cheque y recaba del Director-Gerente su autorizacin y endoso. Firma cheque, endosa y lo regresa al Subdirector de Finanzas para su pago. Enva cheque al banco para su cobro y elabora recibos individuales. Recibe dinero y procede a ensobretar los importes sealados en los recibos de compensaciones. Pasa el tiempo. Llegada la fecha compensaciones. para el pago de
10
Entrega pago compensacin al empleado, recaba la firma en el recibo y lo archiva de manera cronolgica y definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
77

INICIO
ELABORA RELACION DE COMPENSACIONES
MOVIMIENTOS DE ASIGNACION
DIRECTORGERENTE TURNA
RELACION DE COMPENSACIONES
SUBDIRECTOR DE FINANAZAS DIRECTORGERENTE VERIFICA, FIRMA Y DEVUELVE

DEPARTAMENTO DE CAJA SUBDIRECTOR DE FINANZAS

RECIBE Y DA INSTRUCCIONES
DEPARTAMENTO DE CAJA
RECIBE, ELABORA Y DEVUELVE
DEPARTAMENTO DE CAJA
CHEQUE DIRECTOR-GERENTE POLIZA CHEQUE
FIRMA, ENDOSA Y RECABA AUTORIZACION
CHEQUE POLIZA CHEQUE

FIRMA, ENDOSA Y REGRESA PARA SU PAGO
DIRECTOR-GERENTE
CHEQUE
78
ENVIA PARA S ELABORA
BANCO
CHEQUE
RECIBOS INDIVIDUALES RECIBE DINERO Y ENSOBRETA
RECIBOS DE COMPENSACIONES
PASA EL TIEMPO LLEGADA LA FECHA DE PAGO
ENTREGA,RECABA FIRMA Y ARCHIVA PAGO DE COMPENSACION
C RECIBO
FIN
79
DEPARTAMENTO
DE
PRESTACIONES SOCIALES
80
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: AFILIACIN DEL DERECHOHABIENTE.
OBJETIVO: OBTENER DEL DERECHOHABIENTE SUS DATOS PERSONALES, ASI COMO PROPORCIONARLE UNA IDENTIFICACIN.
NORMAS: LA AFILIACIN SE REGIR DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.
FRECUENCIA: DIARIO.
81
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Oficina de Afiliacin. 1 Recibe del derechohabiente peticin verbal para afiliarse. Solicita al derechohabiente requisitos documentales: Original y Copia del Primer nombramiento o constancia de ingreso al servicio credencial del I.P.E. Original y Copia del Acta de nacimiento Original y Copia de la credencial de elector. Original y copia del ltimo taln de pago. Una fotografas tamao infantil. Entrega requisitos documentales a la Oficina de Afiliacin. Revisa en el Sistema de Afiliado que el Derechohabiente no est afiliado una vez confirmado, proporciona tarjetn de afiliacin y le solicita al derechohabiente el llenado del mismo. Entrega formato a la Oficina de Afiliacin. Recibe tarjetn de afiliacin, coteja y verifica los datos proporcionados con base a la informacin recibida. Estn correctos los datos? No: 6-a Rechaza y devuelve tarjetn de afiliacin al derechohabiente para su correccin. Regresa a la actividad nmero. 5. Si: 7 Devuelve al derechohabiente la siguiente documentacin: Original del Acta de nacimiento Original de la Credencial de elector. Original del Primer nombramiento o constancia de ingreso. Original del ltimo taln de pago.
3 4
Derechohabiente. Oficina de Afiliacin.
5 6
82
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ 8 Recaba las huellas digitales del derechohabiente y pega la fotografa solicitada. 9 Asigna nmero de afiliacin (consta de diez caracteres; donde los dos primeros dgitos pertenecen al ao de nacimiento, los siguientes dos dgitos al ao de ingreso al servicio, el quinto dgito es un carcter alfabtico que indica el sexo y los ltimos cinco dgitos son un nmero consecutivo asignado por la Institucin) para que realice el pago correspondiente en la farmacia. Derechohabiente 10 Recibe ticket de pagado y realiza el vaciado de los datos del derechohabiente a la credencial y toma fotografa para realizar la impresin. 11 Entrega credencial de afiliacin que identifica al derechohabiente. 12 13 Abre expediente del derechohabiente. Captura la informacin actualizada en el sistema de base de datos y archiva el tarjetn de afiliacin y la fotografa en un orden numrico y definitivo.
Oficina de Afiliacin
83
INICIO
OFICINA DE AFILIACION
RECIBE PETICION VERBAL PARA AFILIARSE
DERECHOHABIENTE
SOLICITA REQUISITOS
PRIMER NOMBRAMIENTO O CONSTANCIA DE INGRESOS
ACTA DE NACIMIENTO
ULTIMO TALON DE PAGO DOS FOTOGRAFIAS
ENTREGA DERECHOHABIENTE REQUISITOS
PRIMER NOMBRAMIENTO O CONSTANCIA DE INGRESOS
ACTA DE NACIMIENTO
OFICINA DE
AFILIACION
PROPORCIONA FORMATO Y SOLICITUD DE LLENADO
ULTIMO TALON DE PAGO DOS FOTOGRAFIAS
FICHA DE AFILIACION
DERECHOHABIENTE 1
FORMULA Y ENTREGA
FICHA DE AFILIACION
84
RECIBE COMPARA Y VERIFICA DATOS
FICHA DE AFILIACION
1
RECHAZA Y DEVUELVE PARA CORRECCION
DERECHOHABIENTE FICHA DE AFILIACION
ESTAN CORRECTOS LOS DATOS?
NO
SI DERECHOHABIENTE DEVUELVE
PRIMER NOMBRAMIENTO O CONSTANCIA DE INGRESO
ACTA DE NACIMIENTO
ULTIMO TALON DE PAGO
ELABORA
TARJETON DE AFILIACION
ASIGNA NUMERO DE AFILIACION
ELABORA Y RECABA FIRMA
CREDENCIAL
ENTREGA
CREDENCIAL
DERECHOHABIENTE
85
ABRE
EXPEDIENTE
N
CAPTURA EN SISTEMA BASE DE DATOS
TARJETA DE AFILIACION
FOTOGRAFIAS
FIN
86

TRAMITACIN DE PAGO DE POLIZAS POR DEFUNCION.
OBJETIVO: CUBRIR EL IMPORTE DE LA POLIZA DE DEFUNCION A LOS BENEFICIARIOS SEALADOS POR EL DERECHOHABIENTE EN LA DISPOSICION TESTAMENTARIA, O A FALTA DE ESTE A LAS PERSONAS QUE ACREDITEN SU ENTRONCAMIENTO Y QUE HAYAN ACUDIDO A LA CONVOCATORIA EFECTUADA POR EL S.S.T.E.E.V.
NORMAS: CAPITULO VIII, ARTICULOS 48 AL 54 DE LA LEY DEL SSTEEV. EL PAGO DE LA PRESTACIN SE REGIR DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES.
FRECUENCIA: DIARIO.
87
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Oficina de Plizas. 1 Recibe del beneficiario o del sindicato, solicitud verbal de pago de pliza por defuncin por el fallecimiento de un derechohabiente del SSTEEV. Solicita al beneficiario o sindicato la documentacin requerida en original o copia certificada de: Acta de nacimiento del derechohabiente. Acta de defuncin del derechohabiente. Hoja curricular de servicios. Baja del servicio por fallecimiento. Solicitud de pago dirigida al Director-Gerente del SSTEEV. Acta de nacimiento de los beneficiarios. Copia del ltimo taln de cheque del beneficiario. Copia de credencial de elector del beneficiario. Pasa el tiempo. 3 Recibe del beneficiario o sindicato paquete de documentos e integra expediente. Verifica documentacin testamento. Existe testamento? No: 4-a Elabora aviso (original y dos copias) para convocar a los beneficiarios que se consideren con derecho al pago de la pliza por defuncin. Distribuye documento de la siguiente manera: Original: Sindicato del trabajador (si el tramite es sindical) Copia 1: IPE. Copia 2: Tabla de avisos del SSTEEV. Pasa el tiempo. 4-c Recibe oficio de respuesta de Aviso del Sindicato y del IPE. 88 y existencia del
4-b
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Conecta con el procedimiento: Jurdico. TRAMITACIN DE PAGO DE PLIZAS POR DEFUNCIN. Fin. Si: 5 Elabora relacin de solicitudes (original y dos copias) y orden de pago (original y dos copias). Pasan a dictamen del Jurdico los expedientes recibidos para la elaboracin del pago. 6 Verifica que los datos encuentren correctos. Son correctos los datos? No: 6-a Devuelve expediente. Si: Oficina de Plizas. 7 Oficina de Afiliacin. Turna a la Oficina de Afiliacin la relacin de pagos para anexar en la misma el nmero de afiliacin. Recibe la relacin de pagos, anexa el nmero de afiliacin y turna a Prstamos y Electrodomsticos para ver si existen adeudos con la Institucin. Verifica si existen adeudos. Existen adeudos? No: Conecta con la actividad nmero 11. del expediente se
Oficina de Prstamos y Electrodomsticos.
89
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ 11 Turna relacin de solicitudes (original y dos copias), expedientes y orden de pago (original y dos copias) al Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales para autorizacin. Recibe relacin de solicitudes con sus respectivos expedientes y orden de pago, revisa y analiza la integracin del expediente. Existe error? Si: 12a Devuelve para correccin a la Oficina de Plizas Regresa a la actividad nmero 3. No: 13 Autoriza y firma relacin de solicitudes (original y copia) y orden de pago (original y dos copia). Turna documentacin de la siguiente manera: Original: Departamento de Contabilidad. Copia: Oficina de Plizas. Solicita indicaciones al Subdirector de Finanzas para la calendarizacin de pagos, con base en la disponibilidad de efectivo. Informa a la Oficina de Plizas las fechas de pago. Autoriza y devuelve orden de pago (original y dos copias) a la Oficina de Plizas. Recibe orden de pago autorizada (original y dos copias) y turna al Departamento de Caja. Conecta con el procedimiento de: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES.
Pasa el tiempo.
Jefe del Departamento de Prestaciones Sociales.
12
14
15 Oficina de Plizas. 16
90
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ 17 Recibe del Departamento de Caja una vez efectuado el pago correspondiente la siguiente documentacin: Pliza cheque. Orden de pago. Anexa al expediente una copia de la orden de pago y una copia de la pliza cheque debidamente firmada de recibido por el beneficiario y archiva de manera alfabtica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
18
91
DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDAD
92
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS.
OBJETIVO: IMPLEMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA REGISTRAR, ELABORAR, ANALIZAR E INTERPRETAR LA SITUACION FINANCIERA DEL S.S.T.E.E.V.
NORMAS: SE ELABORARAN CON BASE A LAS POLITICAS CONTABLES GUBERNAMENTALES RESULTANTES DE LA APLICACION DE LAS POLITICAS DE INFORMACION FINANCIERA PARA LAS ENTIDADES DEL SECTOR PARA ESTATAL DEL ESTADO DE VERACRUZ (P.I.F.). EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE RESULTADOS DEBERAN SER PRESENTADOS MENSUALMENTE DURANTE LOS QUINCE DIAS HABILES SIGUIENTES A LA FECHA DE TRMINO DE CADA MES. LA ELABORACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS SE REGIR DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
93
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Departamento Contabilidad. de
1
Elabora estados financieros (Balance General y Estado de Resultados) con la informacin generada en el procedimiento: PREPARACIN FINANCIERA. DE LA INFORMACIN
Turna estados financieros Departamento de Contabilidad. Recibe estados financieros.
al
Jefe
del
Jefe del Departamento de Contabilidad.
3 4
Revisa y analiza la informacin presentada en los estados financieros. Est correcta la informacin? No:
4-A
Devuelve correccin.
estados
financieros
para
su
Regresa a la actividad nmero 1. Si:

5 6
Autoriza estados financieros. Recaba las siguientes firmas para autorizacin de los estados financieros: Director-Gerente. Subdirector de Finanzas. Turna originales de los estados financieros a las siguientes reas: Contralora General del Estado. Subdireccin de Finanzas. Subdireccin de Comercializacin. Contralora Interna. Archiva en el sistema de contabilidad integral de manera cronolgica y definitiva el soporte documental.
94
95
96
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE ESTADOS DE ORIGEN Y APLICACIN DE RECURSOS.
OBJETIVO: DETERMINAR EL ORIGEN DE LOS RECURSOS QUE PERCIBE EL S.S.T.E.E.V. Y SU APLICACION EN UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO.
NORMAS: SE ELABORARAN MENSUALMENTE LOS ESTADOS DE ORIGEN Y APLICACION DE RECURSOS, HACIENDO USO DE LOS DOCUMENTOS DE INGRESOS Y EGRESOS.
FRECUENCIA: DIARIO.
97
Departamento Contabilidad.
de
Elabora estado de origen y aplicacin de recursos, basndose en los documentos de ingresos y egresos.
Turna al Jefe del Departamento de Contabilidad, estado de origen y aplicacin de recursos.
Jefe del Departamento de Contabilidad.
Recibe el estado de origen y aplicacin para su validacin. Revisa y analiza la informacin del estado de origen y aplicacin. Est correcta la informacin? No:
4-A
Devuelve estado de origen y aplicacin para su correccin. Regresa a la actividad nmero 1. Si:
5 6
Autoriza estado de origen y aplicacin. Recaba las siguientes firmas para autorizacin del estado de origen y aplicacin: Director-Gerente Subdirector de Finanzas. Turna el estado de origen y aplicacin, de la siguiente manera: Original: Consejo de Administracin. Copia: Departamento de Contabilidad. Archiva en el sistema de contabilidad integral, de manera cronolgica y definitiva el soporte documental. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 98
Departamento Contabilidad.
de
99
100
DEPARTAMENTO
DE
CAJA
101
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES.
OBJETIVO: CUBRIR AL DERECHOHABIENTE O BENEFICIARIO LAS PRESTACIONES SOCIALES QUE POR LEY TIENE DERECHO.
NORMAS: LOS PAGOS SE REGIRAN DE ACUERDO A LA LEY DEL S.S.T.E.E.V. SOLO SE ENTREGARA EL PAGO AL INTERESADO, O EN SU CASO A LA PERSONA QUE PRESENTE UNA CARTA PODER EXPEDIDA POR EL PRIMERO Y CERTIFICADA POR UNA AUTORIDAD LEGAL. EL PAGO SE REALIZAR DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.
102
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Departamento de Caja.
1
Recibe del Departamento de Prestaciones Sociales, la relacin de orden de pago por los siguientes conceptos: Plizas por defuncin. Media pliza anticipada por defuncin. Media pliza por defuncin. Elabora los siguientes documentos: Cheque. Pliza cheque (original y dos copias). Turna al Jefe documentacin. del Departamento de Caja
Jefe del Departamento de Caja.
4 5
Recibe, verifica y rubrica documentacin. Turna al Subdirector de Finanzas documentacin para Vo. Bo. Recibe documentacin y rubrica. Firma cheque y pliza cheque (original y dos copias). Turna al Director-Gerente documentacin para autorizacin. Autoriza documentacin. Firma cheque y pliza cheque (original y dos copias). Devuelve al documentacin. Subdirector de Finanzas
6 7
9 10
11
12
Recibe cheque y pliza cheque (original y dos copias) firmados, y los turna al Jefe del Departamento de Caja. Recibe del Subdirector documentacin firmada. de Finanzas la
13
103
Pasa el tiempo.
14
Llegada la fecha o cuando derechohabiente o beneficiario.
se
presente
el
15 16
Entrega cheque al derechohabiente o beneficiario, solicita copia orden de pago e identificacin personal y recaba la firma de recibido con firma autgrafa en la pliza cheque. Elabora relacin entregados. de cheques pagados o
17
Turna a la Oficina de Plizas la siguiente documentacin: Pliza cheque (original). Orden de pago. Turna al Departamento de Contabilidad, pliza cheque (copia) para su registro contable. Archiva pliza cheque cronolgica y definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO. (copia) de manera
18
104
INICIO DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES

RECIBE RELACION ORDEN DE PAGO
POLIZA POR DEFUNCION
MEDIA POLIZA ANTICIPADA POR DEFUNCION MEDIA POLIZA POR DEFUNCION
DEPTO. DE CAJA
EXISTE ADEUDO DEL DERECHOHABIENTE?
O-2 ELABORA Y ANEXA RECIBO

ORDEN DE PAGO
REGISTRA FECHA, IMPORTE, NOMBRE DEL DERECHOHABIENTE Y CONCEPTO
CHEQUERA
DESCUENTA DEL IMPORTE A PAGAR EL ADEUDO EXISTENTE
DERECHOHABIENTE
OBTIENE CONSENTIMIENTO DE DESCUENTO
JEFE DEL DEPTO. DE CAJA 1
ELABORA
CHEQUE
0-2
POLIZA-CHEQUE
JEFE DEL DEPTO. DE CAJA TURNA CHEQUE

0-2
POLIZA-CHEQUE
105
JEFE DEL DEPTO. DE CAJA
RECIBE, VERIFICA Y RUBRICA
CHEQUE
0-2
POLIZA-CHEQUE
SUBDIRECTOR DE FINANZAS TURNA PARA Vo. Bo. CHEQUE

0-2
POLIZA-CHEQUE
ORDEN DE PAGO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: PROGRAMACION DE PAGO DE PRESTACIONES INSTITUCIONALES.
JEFE DEL DEPTO. DE CAJA
RECIBE FIRMADA
CHEQUE
0-2
POLIZA-CHEQUE
ORDEN DE PAGO
PASA EL TIEMPO
LLEGADA LA FECHA O CUANDO SE PRESENTA EL DERECHOHABIENTE O BENEFICIARIO DERECHOHABIENTE

ENTREGA Y SOLICITA CONTRASEA O IDENTIFICACION
CHEQUE
C
POLIZA-CHEQUE
DERECHOHABIENTE RECIBE Y FIRMA
O-2
POLIZA-CHEQUE
106
ELABORA
RELACION DE CHEQUES EXPEDIDOS
DEPARTAMENTO DE PRESTACIONES SOCIALES TURNA

0
POLIZA-CHEQUE
C
ORDEN DE PAGO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
TURNA PARA SU REGISTRO CONTABLE C-1
POLIZA-CHEQUE
O
ORDEN DE PAGO
MANTIENE
1
POLIZA-CHEQUE
C
ORDEN DE PAGO
FIN
107
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIN DEL FONDO REVOLVENTE.
OBJETIVO: CUBRIR LOS GASTOS MENORES QUE DEMANDA LA OPERACIN DIARIA DE INSTITUCIN. LA
NORMAS: EL FONDO REVOLVENTE SE REGIR DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CAJA.
FRECUENCIA: DIARIO.
108
SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ Jefe del Departamento de Caja.
1
Recibe del Subdirector de Finanzas, cheque para el fondo revolvente. Manda al Banco correspondiente, para el cambio del cheque a efectivo. Presenta en el Banco, cheque para cobro. Recibe del Banco el efectivo. Entrega al Jefe del Departamento de Caja el efectivo. Recibe efectivo y dispone del fondo revolvente. Recibe de los Jefes de rea, comprobante de gastos. Verifica requisitos fiscales y documentales en comprobante de gastos. Estn correctos los datos? No:
Departamento de Caja.
4 5
6 7
8-A
Rechaza y devuelve comprobante de gastos. Regresa a la actividad nmero 7. Si:
Verifica cantidad del gasto a reponer. Es menor a $500.00 M.N.? No: Conecta con el procedimiento: SOLICITUD DE ELABORACIN DE CHEQUE. Si:
10
Paga en efectivo el gasto presentado.
109
11 Anota en comprobante, cargo DE del LA gasto (oficinas, SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES farmacias o viticos comisin). EDUCACIN DEL ESTADO DE por VERACRUZ 12
Repite procedimiento de la actividad nmero 7 a la 11, hasta agotar fondo revolvente. Verifica cantidad existente en fondo revolvente. La cantidad es menor a $2,000.00 M.N.? No: Fin. Si:
13
14
Elabora solicitud de revolvente y reporte clasificndolos en: Oficinas centrales. Farmacias.
reposicin del fondo de gastos pagados,
15
Turna al Subdirector de Administracin para autorizacin, los siguientes documentos: Solicitud de reposicin del fondo revolvente (original y copia). Reporte de gastos. Comprobantes de gastos. Conecta con el procedimiento: AUTORIZACION DE LA REPOSICION GASTOS DEL FONDO REVOLVENTE.
DE
16
Elabora cheque por el importe autorizado de la solicitud de reposicin del fondo revolvente. Turna al Subdirector de Finanzas, cheque para firmas, anexando solicitud de reposicin de gastos autorizada por el Subdirector de Administracin, reporte de gastos y comprobantes de gastos.
17
110

18
Recibe cheque y turna al Departamento de Contabilidad, los siguientes documentos: Solicitud de reposicin de gastos (original). Pliza cheque (original). Comprobantes de gastos.
19
Archiva de manera cronolgica y definitiva, los siguientes documentos: Solicitud de reposicin de gastos (copia). Pliza cheque (copia).
111
112
113
114
AUTORIZACIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCIN DE FINANZAS
Xalapa, Ver. , Mayo del 2011
Lic. Ricardo Olivares Pineda Director - Gerente
Lic. Raymundo Flores Loman Subdirector de Administracin
C.P. Jorge A. Carvajal Madero Subdirector de Finanzas
C.P. Nadia Abraham Loya Jefe del Depto. de Prestaciones Sociales
C.P. Katia Navarrete Ortega

Jefe del Depto. de Caja
C.P. Pedro Snchez Meraz Jefe del Depto. de Contabilidad
Nota: Manual Autorizado por el Consejo de Administracin en la XI Sesin Ordinaria, de fecha 6 de diciembre de
115
3.3 Formas impresas y guas de llenado
116
117
3.4 Simbologa
TERMINAL Indica el inicio o final del procedimiento.
OPERACION Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar.
DECISION Y/O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificacin de condiciones).
DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del smbolo la clave o nombre correspondiente; as como el nmero de copias.
ARCHIVO DEFINITIVO Indica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmente conjuntamente con el smbolo Documento y se le agrega en su interior las siguientes instrucciones: A= Alfanumrico N= Numrico C= Cronolgico
118
ARCHIVO PROVISIONAL Indica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condiciones dadas para el archivo definitivo.
CONECTOR Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
CONECTOR DE PGINA Representa una conexin o enlace con una hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.
DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNION Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
PREPARACION Indica conexin de un procedimiento con otro; especificando en el interior del smbolo el nombre del procedimiento con l cual se conecta.
119
LINEAS PARALELAS ( EN POSICIN VERTICAL) Utilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensin del diagrama.
DISKETTE Representa almacenamiento de archivo en disco flexible.
DISCO Indica almacenamiento de archivos en disco duro.
CINTA MAGNETICA Representa cualquier tipo de cinta magntica que se emplee en el procedimiento.
120
LINEA DE COMUNICACIN Indica la transmisin de informacin de un lugar a otro mediante lneas telefnicas, telegrficas, de radio, etc.
TECLADO EN LINEA Representa el uso de un dispositivo en lnea para proporcionar informacin a una computadora electrnica u obtenerla de ella.
121
3.4 Glosario de trminos
1) TURNA: se utiliza cuando se manda un documento de manera interna. 2) ENVA: se utiliza para el caso en que sale la documentacin fuera de la organizacin. 3) DISTRIBUYE: se utiliza cuando s entrega documentos a diversas reas o personas, tanto de manera interna como externa. 4) COMPLETA: se usa para el llenado de los formatos. 5) REGISTRA: se usa para controlar datos que se vacan peridicamente en formatos. 6) SOLICITA: se anota antes de una decisin ya que se someter a juicio el documento. 7) RECABA: es sinnimo de obtener, por ello se utiliza en los casos en que no se tenga que someter a evaluacin un documento. 8) CLASIFICA: es ms amplio que separa, pues aplica tipologa. 9) CONECTA: cuando siga en otra actividad marcada con un texto conector o lnea de flujo; y la palabra Conecta se aplicar en el texto, cuando se use el smbolo de preparacin o para anotar el nombre de otro procedimiento despus del Fin. 10)La palabra VERIFIAR se usa entes de una decisin y se considera sinnimo de: coteja, revisa, analiza. La pregunta de la decisin, debe hacerse siempre afirmativa.
122
CONCLUSIN
Dentro de cualquier tipo de Organizacin, es de vital importancia contar con las herramientas suficientes para el logro de sus objetivos de una manera eficiente y clara, es importante que cada uno de los que la conforman tenga dominio sobre ellas. Las herramientas administrativas sirven como un medio de comunicacin para la empresa tanto para sus empleados como para personas ajenas a la misma. Su uso debe ser ordenado y de un manejo muy sencillo, si esto no se cumpliera, se tendra serios problemas para lograr los objetivos establecidos. El presente trabajo tuvo por objetivo presentar la actualizacin de una propuesta de Manual de Procedimientos de la Subdireccin de Finanzas del Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz, puesto que la ltima actualizacin que haban hecho de los mismos era desde el ao 1994, en el cual se expuso la forma en la que opera la Institucin en la actualidad. Debido a que es una institucin sui gneris, ya que siendo un organismo oficial no recibe recursos gubernamentales y opera solo con las cuotas aportadas por sus derechohabientes y con los ingresos que obtiene por diversas actividades, tiene la obligacin de ofrecerles a sus beneficiarios, en el momento que ellos lo soliciten, la informacin que sea necesaria, debe tener actualizada su informacin para que en el caso de que los mismos soliciten algn tipo de dato lo puedan obtener sin problema alguno. Dentro de la misma se habl un poco de la importancia de los manuales administrativos para las empresas, esto nos facilita la comprensin y ejecucin de cada una de las acciones que se realizan dentro de ella, en especifico se habla de los manuales de procedimientos, puesto que, hablando de la Subdireccin de Finanzas en cada una de las reas se realizan actividades diferentes pero que estn relacionadas entre s. En el caso de que un rea responsable de realizar uno de los procedimientos no cumpliera con ello, afectara a todas las dems, teniendo serios 124
problemas a nivel tanto interno como externo, provocando que no se cumpla con los objetivos en primera instancia de la Subdireccin y despus a nivel Institucin. Son cuatro reas las que conforman la Subdireccin de Finanzas y cada una de ellas estn relacionadas entre s para podr lograr un objetivo en comn, que es el cumplir con las necesidades de los derechohabientes, mediante prstamos, medias plizas, plizas de defuncin, una ayuda para cuando el derechohabiente se retire, crditos en farmacias y electrodomsticos. Se establece la responsabilidad, el tiempo y cada uno de los formatos que influyen en dicho manual. Tambin sirve como induccin al empleado para que conozca cual ser su trabajo a realizar, en el caso de que el trabajador sea nuevo en el puesto, o cuando se d el caso de que el trabajador trate de evadir su responsabilidad. Esa es una de las principales causas por las que este trabajo se realiz. La Subdireccin de Finanzas es responsable de realizar los movimientos financieros de la Institucin; mantener el control de los ingresos, pago a proveedores, sueldos y dems prestaciones sociales; la evaluacin y validacin de los estados financieros y presupuestos. Es una de las reas donde se debe tener un mayor control y tener muy claro sus responsabilidades y sus actividades a realizar. En el caso de que no se cumpliera con alguno de los puntos se
complicara la situacin dentro de la institucin y tendra como consecuencia serios problemas con las autoridades competentes. El manual de procedimientos es un componente, que se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene informacin de la institucin, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones y los procedimientos de las operaciones o actividades que se realizan dentro de la misma.
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Como ya se observ, las actividades realizadas dentro de la Subdireccin estn relacionadas entre s, afectando directa o indirectamente a la institucin, cuando se omite algn procedimiento, lo que el personal haga o deje de hacer afecta en primera instancia a dicha Subdireccin y por ende a la institucin completa. El SSTEEV al igual que cualquier otra organizacin, requiere herramientas adecuadas para hacer ms gil sus procedimientos, el proponer este manual de procedimientos tiene como finalidad garantizar que las actividades sean realizadas adecuadamente y por el personal responsable, evitando cualquier conflicto entre el personal, reduciendo tiempo, costos, cualquier cuestionamiento de cmo se realiza y sirviendo principalmente de un medio informativo y de consulta. Los procedimientos deben ser claramente redactados para una mejor comprensin y as poder tener buenos resultados. Una vez que se ha llegado a la implementacin del Manual de Procedimientos dentro de la Institucin, se debe tener una constante revisin tanto pasiva, como activa de los mismos. Con la finalidad de detectar omisiones u errores y movimientos obsoletos e innecesarios dentro de los mismos. En esta revisin se debe analizar tanto la forma narrativa, como de los flujos gramas. La revisin se debe ser peridica conforme a las polticas la cuales se encuentran establecidas en el Manual de Polticas de la Institucin y en el tiempo que establezcan. Tambin va a depender de lo establecido en la Contralora Interna y en la Externa del Gobierno del Estado de Veracruz. Se puede concluir que el Manual de Procedimientos es un documento fundamental para la institucin, puesto que, en el se describen cada una de las actividades a realizar, sus responsables. El contar con un Manual de Procedimientos, como ya se menciono anteriormente, nos ayuda a reducir tiempos, costos y esclarecer las dudas que se puedan dar dentro de la institucin entre su personal, realizar cada una de las actividades, contar con la informacin necesaria y en su momento hacer los cambios necesarios. 126
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Chiavenato Idalberto (1996) Iniciacin a la Organizacin y el Control. Segunda Edicin. Mxico. Editorial Mc Graw- Hill. Franklin Enrique Benjamn (2004) Organizacin de Empresas. Segunda Edicin. Mxico. Editorial Mc Graw-Hill. Gmez Cejas Guillermo (1994) Planeacin y Organizacin de Empresas. Octava Edicin. Mxico. Editorial Mc Graw Hill. Gmez Cejas Guillermo (1997) Sistemas Administrativos. Mxico. Editorial Mc Graw Hill. Kramis Joublanc Jos Luis. Sistemas y Procedimientos Administrativos. Segunda Edicin. Editorial PAC. Munch y Garca (2004) Fundamentos Administrativos. Quinta Edicin Mxico. Editorial Trillas. Reyes Ponce Agustn (1992) Administracin Moderna Mxico. Editorial LIMUSA. Rodrguez Valencia Joaqun (1992) Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos. Segunda Edicin. Mxico. Editorial ECASA. Rodrguez Valencia Joaqun (2002) Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos. Tercera Edicin. Mxico. Editorial ECASA. Rodrguez Valencia Joaqun (2002) Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Tercera Edicin. Mxico. Editorial ECASA. Gonzlez Francisco. Manual de Procedimientos del SSTEEV (1994). Gonzlez Francisco. Manual de Calidad de SSTEEV (1994). Ortiz Hernndez Oscar. B. (2011). SSTEEV. http// webmagisterio@ssteev.gob.mx
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contadura y Administracin

Angela Uscanga Uscanga

Mtro. Jos lvaro Prez Salinas

Angela Uscanga Uscanga

Mtro. Jos lvaro Prez Salinas

CAPTULO I: MANUALES ADMINISTRATIVOS

1.3 Tcnicas de Organizacin

1.4 Manual de procedimientos

procedimientos en una unidad administrativa para realizar sus funciones y objetivos.

Formato. Reporte de avances. Periodicidad.

tecnolgica, equipo, condiciones de trabajo y el ambiente laboral.

Introduccin. Cuerpo o parte principal. Conclusiones y recomendaciones Apndices o anexos

1.4.6 Contenido del Manual

2.2. Cultura organizacional

2.3 Marco Jurdico

2.4. Estructura administrativa

2.5. Funciones bsicas

CAPTULO III: PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL SSTEEV

3.1 Proceso de elaboracin

3.2 Redaccin del contenido del manual

DETERMINACIN DEL OBJETO DE ESTUDIO ANALISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACTUAL

ENTREVISTA CON EL PERSONAL

ANALISIS DE LA INFORMACIN OBTENIDA

ANALISIS DE LOS FORMATOS A UTILIZAR

DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS

REVISIN CON EL PERSONAL

DESARROLLO DE LOS FLUJO GRAMAS

REVISIN CON EL PERSONAL

Seguro Social de los Trabajadores de la Educacin del Estado de Veracruz

Xalapa, Ver., Mayo del 2011

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

Departamento de Prestaciones Sociales

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

Tramitacin de Pago de Plizas por Defuncin.

Elaboracin de Estados Financieros. Elaboracin de Estados de Origen y Aplicacin De Recursos.

Simbologa Glosario de trminos Firmas de Autorizacin

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

documentos internos que la nueva administracin del

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

PROFRA. XCHITL A. OSORIO MARTNEZ Secretario

C.P. JORGE A. CARVAJAL MADERO Tesorero

PROFR. OSCAR MONCAYO QUIROZ Vocal

PROFR. JOSE MENDOZA VALDEZ Vocal

LIC. CARLOS ACOSTA BRAVO Ejecutivo de Proyectos de Comisarios

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

JORGE A. CARVAJAL MADERO Subdirector de Finanzas

RAYMUNDO FLORES LOMAN Subdirector de Administracin

PORFIRIO JIMNEZ HERNNDEZ Subdirector de Comercializacin

ARMANDO I. LECUONA RAMREZ Jefe de la Unidad Jurdica

ELENA LIRA GONZLEZ Encargada de la Contralora Interna

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

Departamento Prestac. Sociales de

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

COTIZA TASAS DE INTERES

RECIBE Y TOMA DECISION

RECIBE INDICACIONES Y REALIZA INVERSION

SEGURO SOCIAL DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIN DEL ESTADO DE VERACRUZ

PROPUESTA DE TASA CUADRO COMPARATIVO