1.

OBJETIVO: Establecer los principios bsicos y lineamientos para la preparacin y elaboracin de la Informacin financiera del Proyecto de Internacionalizacin UNAD Florida y su posterior envo y presentacin a la UNAD Colombia, de acuerdo a las normas establecidas por la Contadura General de la Nacin mediante el Rgimen de Contabilidad Pblica adoptado por Resolucin No.354 del 5 de Septiembre de 2007 y al Manual de Procedimientos adoptado mediante Resolucin 356 del 05 de septiembre de 2007. De igual manera establecer los parmetros para la consolidacin y posterior reporte de la Informacin Financiera Econmica y Social de forma Integral a la Contadura General de la Nacin, entes de Control externos y la alta poltica universitaria cuando fuere necesario. 2. ALCANCE: Este instructivo aplica al proceso de gestin administrativa en lo que respecta a la consolidacin de la informacin financiera durante la ejecucin del proyecto de internacionalizacin UNAD Florida y la metodologa para la elaboracin de Estados Contables, su posterior envi a la UNAD Colombia y la consolidacin de los Estados Financieros 3. JUSTIFICACIN: Con el fin de dar cumplimiento a las normas establecidas por los organismos de control en cuanto al manejo financiero se refiere, deben determinarse procesos administrativos y contables que conlleven a una informacin relevante, comprensible y confiable de acuerdo a los conceptos y criterios establecidos por los entes de control y conforme a las necesidades institucionales. De igual manera es importante determinar el procedimiento para el reporte de dicha informacin a la UNAD Colombia con el fin de centralizar la informacin y continuar con el proceso de consolidacin. De esta manera, la UNAD dara cumplimiento al Manual de procedimientos en su Titulo III Capitulo III Numeral 11, donde se establece que: la entidad establecer internamente los procedimientos contables y administrativos relacionados con la administracin de soportes contables, del flujo de informacin contable entre las diferentes unidades y de los documentos o informacin necesaria para la preparacin de los estados, informes y reportes contables para el cumplimiento de las obligaciones . 4. DEFINICIONES: Para fines de aplicacin del presente instructivo, se considera necesario aclarar los siguientes conceptos: Contadura General de la Nacin (CGN): Entidad del sector pblico creada para determinar las polticas, principios y normas sobre la contabilidad que deben regir en Colombia para todo el sector pblico. Estados financieros consolidados: Conjunto de informes integrados que registran los hechos econmicos de una entidad y sus subordinadas y que reflejan la situacin financiera y el resultado de las operaciones de forma conjunta como si se tratara de una misma sede y una sola entidad. Rgimen de Contabilidad Pblica: Mximo medio de regulacin de la Informacin contable pblica en Colombia, adoptado mediante Resolucin 354 del 05 de Septiembre de 2007 por la Contadura General de la Nacin, compuesto por el Plan General de Cuentas, Manual de Procedimientos y Doctrina Contable Pblica

Manual de procedimientos contables: Documento que contiene todos los criterios y normas contables para el registro y control de la informacin contable Pblica. Dicho rgimen esta estructurado de siguiente forma:

1. Plan General de Contabilidad pblica: conforma el marco conceptual, la estructura y descripciones de las clases de cuentas contables 2. Manual de Procedimientos: Conformado por el catlogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables. 3. Doctrina contable Pblica: Conformada por los conceptos emitidos por la Contadura general de la Nacin. Principios de la Contabilidad Pblica: Constituyen las pautas bsicas que dirigen la elaboracin de la informacin de acuerdo a los Propsitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica y de los Objetivos de la informacin contable Pblica. Dichos principios son: Gestin Continuada, registro, causacin, Asociacin, Medicin, Prudencia, Perodo contable, Revelacin, No compensacin y hechos posteriores al cierre. Soportes Contables: Documentos que registran los hechos y operaciones que realiza la entidad y que son indispensables para efectuar los registros contables. Conciliacin Bancaria: Proceso mediante el cual se comparan los registros contables de bancos efectuados por la entidad y el extracto bancario con corte a una fecha determinada, con el fin de establecer diferencias y registrar en forma clara y concisa la totalidad de los movimientos bancarios, reflejando igualdad en los saldos. Depreciacin y Amortizacin: mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien tangible o intangible por el uso que se haga de el. Este desgaste se determina de acuerdo al valor de compra del bien y de acuerdo a su vida til. Causacin: Principio contable mediante el cual establece que los hechos econmicos deben reconocerse en el momento en que se realicen y no en el momento en que se efecta o se recibe un pago. 5. PRINCIPIOS BASICOS, CARACTERISTICAS CUALITATIVAS Y NORMAS CONTABLES 5.1. PRINCIPIOS: Los principios de contabilidad Pblica constituyen pautas bsicas que dirigen el proceso contable para la generacin de informacin en funcin del cumplimiento de los objetivos de la informacin contable. Estos principios bsicos son: 1) Gestin continuada: Se presume que la actividad econmica de la entidad es continua e ilimitada, conforme al acto de creacin, y en ninguno de los casos, el Rgimen de Contabilidad Pblica esta encaminado a limitar la vida del ente pblico ni a determinar su valor de liquidacin.

2) Registro: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronolgica y conceptual de acuerdo a su reconocimiento, con base en la unidad de medida. 3) Devengo o Causacin: Los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, independientemente del momento en que se efecta o se recibe el pago. 4) Asociacin: El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecucin de funciones de cometido estatal y con los costos en que se incurre para producir dichos ingresos. 5) Medicin: Los movimientos financieros deben reconocerse en funcin de los hechos que los originan, empleando tcnicas cuantitativas y cualitativas. Cuando dichos hechos deban reconocerse monetariamente, se valuarn a su costo histrico y sern objeto de actualizacin, aplicando criterios tcnicos alternativos para su actualizacin. La cuantificacin en trminos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida la moneda el pas donde se generan los movimientos. Para hechos que se reconozcan cualitativamente, se aplicar lo reglamentado por las normas tcnicas. 6) Prudencia: En relacin a los ingresos, deben contabilizarse los percibidos. Respecto a los gastos, deben contabilizarse no solo en los que se incurre durante el perodo, sino tambin los potenciales, desde que se tenga conocimiento, es decir los que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales. 7) Perodo contable: Corresponde al tiempo mximo en que la entidad contable pblica debe medir los resultados de las operaciones financieras, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El perodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de Diciembre. Sin embargo, pueden solicitarse estados contables intermedios. 8) Revelacin: Los estados Financieros deben reflejar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable, as como los resultados del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la informacin contenida en ellos. Esta informacin debe servir, entre otros, para construir indicadores de seguimiento y evaluacin de acuerdo a las necesidades. 9) No compensacin: En ningn caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos o pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, econmica y social. 10) Hechos posteriores al cierre: La informacin conocida entre la fecha de cierre y la fecha de emisin de los estados contables, que suministre evidencia de hechos que por su materialidad impacten la informacin financiera, debe ser registrada en el perodo objeto de cierre o revelada por medio de las notas explicativas de los estados financieros. 5.2. CARACTERISTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACIN CONTABLE: Se consideran caractersticas cualitativas de la informacin contable, a todos los atributos y restricciones que identifican la informacin contable publica con el fin de garantizar la satisfaccin equilibrada de los objetivos de los diferentes usuarios. Dichas caractersticas son:

1. Confiabilidad: la informacin contable pblica es confiable si se elabora a travs de los principios, normas tcnicas y procedimientos que permitan conocer la gestin, el uso el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio pblico. La confiabilidad es consecuencia de la razonabilidad, la objetividad y la verificabilidad. a) Razonabilidad: La informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y actividad de la entidad contable pblica, de manera ajustada a la realidad. b) Objetividad: la informacin contable pblica es objetiva cuando el reconocimiento y revelacin de los hechos financieros se efectan de acuerdo a las normas establecidas por el Plan General de Contabilidad Pblica y su preparacin y presentacin se basan en los principios, normas, tcnicas y procedimientos. c) Verificabilidad: La informacin contable pblica es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a travs de diferentes mecanismos de comprobacin. 2. Relevancia: La informacin contable es relevante si proporciona la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para conducir a los diferentes usuarios a interpretaciones sobre la situacin financiera de la entidad, reveladas por medio de los estados, informes y reportes contables. En la informacin contable pblica, la relevancia procura un equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad. a) Oportunidad: La informacin contable es oportuna si demanda las necesidades usuarios e influye a tiempo sobre la accin, los objetivos y las decisiones. de los

b) materialidad: Depende de la naturaleza de los hechos o magnitud de las partidas y deben ajustarse significativamente a la verdad, para que sean relevantes y confiables en la toma de decisiones. c) universalidad: la informacin contable debe incluir la totalidad de los hechos econmicos, debidamente reconocidos y medidos cuantitativa y cualitativamente. 3. Comprensibilidad: la informacin contable es comprensible si permite a los usuarios interesados formarse un juicio objetivo sobre su contenido. Por lo tanto dicha informacin es comprensible, racional y consistente. a) racionalidad: La informacin contable es producto de la aplicacin de un proceso racional y sistemtico, que revela las transacciones con base en un conjunto de principios normas. b) consistencia: la informacin contable es consistente cuando los criterios que orientan elaboracin se aplican de manera coherente y uniforme. 5.3. NORMATIVIDAD: Los registros contables del Proyecto de Internacionalizacin UNAD Florida, para todos los efectos de informacin financiera integrada a la UNAD Colombia, se rige por los principios, normas, tcnicas y procedimientos establecidos por la CGN en el Rgimen de Contabilidad pblica, adoptado mediante Resolucin 354 del 5 de Septiembre de 2007, as como por el Manual de Procedimientos adoptado mediante Resolucin 356 del 5 de Septiembre de 2007, los cuales se encuentran armonizados con y su

las Normas Internacionales de Contabilidad Publica, as como por los dems Actos Administrativos, instructivos y otras disposiciones emitidas por la CGN y dems organismos de control. De igual manera, el proceso de incorporacin, integracin y consolidacin de la informacin contable de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, se efecta de acuerdo al concepto No.2006567584 emitido por la Contadura General de la Nacin y al manual de procedimientos en su Ttulo III, Capitulo III, Numeral 11. La elaboracin y preparacin de estados financieros y su posterior envo a la UNAD Colombia, se efecta de acuerdo a las normas establecidas en el manual de Procedimientos en su Ttulo III captulo III- Procedimiento relacionado con las formas de organizacin y ejecucin del proceso contable, como entidad contable pblica organizada a travs de unidades o centros de responsabilidad contable.

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSOLIDACIN DE LA INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE DE LA UNAD Las operaciones financieras y contables derivadas del Proyecto de Internacionalizacin as como sus informes sern reveladas por la UNAD Florida conforme a las normas y principios contables que rigen en los Estados Unidos para el reporte a los organismos de control en ese Pas. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la UNAD es considerada como una sola entidad en Colombia y por lo tanto deben reflejarse integralmente todas las operaciones financieras que se ejecutan en la Florida (Estados Unidos), en cumplimiento a la OP 17 - Proyecto de Internacionalizacin y de acuerdo a las normas establecidas en el Manual de Procedimientos en su Ttulo III, capitulo III, Numeral 11. Es as, que la informacin financiera de la UNAD Florida debe remitirse a la UNAD Colombia en forma oportuna para efectuar el proceso de conversin, conciliacin y homologacin contable en los aspectos de reconocimiento que as lo ameriten, teniendo en cuenta que la UNAD deber preparar y presentar estados financieros consolidando la informacin conforme a las normas, principios y procedimientos establecidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica en Colombia. Por lo anterior, la informacin contable de la UNAD Florida deber tener uniformidad y reciprocidad en el reconocimiento y revelacin de las siguientes operaciones con caractersticas especiales. GRUPO 1. ACTIVOS a) Manejo de efectivo: Para el manejo de los recursos, la UNAD Florida dispondr de cuentas bancarias de acuerdo a la necesidad de la sede. Estas cuentas sern identificadas por separado en los libros contables (quickbooks) y se elaborar una conciliacin mensual de las partidas registradas en los libros contables y el extracto bancario.

b) Propiedades, Planta y Equipo Como Propiedad, en Planta y Equipo se registrar el valor de los bienes tangibles adquiridos por la UNAD Florida, que sern utilizados en el desarrollo de actividades acadmicas y educativas y que no estn disponibles para la venta, dichos bienes sern reconocidos al valor de compra.

La propiedad, planta y equipo debe reconocerse y revelarse de acuerdo a su naturaleza en la siguiente clasificacin contable: Cta,cont 165008 165010 166501 166502 DESCRIPCION CONCEPTO Lneas y cables de transmisin Representa el valor del cableado estructurado Lneas y cables de indispensable para la transmisin, conduccin telecomunicacin de datos y telecomunicaciones. No hacen parte de los equipos de cmputo y comunicacin. Muebles y Enceres Son todos los mobiliarios, oficina abierta, sillas, Equipos y maquinaria de oficina archivos y dems elementos tangibles destinados al desarrollo de actividades acadmicas y administrativas, sin que esto constituya elementos de oficina adquiridos para consumo tales como papelera o tiles, los cuales no hacen parte del inventario fsico de la Universidad y son registrados directamente como un gasto. Equipo de Comunicacin Se registra todo lo concerniente al equipo Equipo de Computacin utilizado para la Plataforma Tecnolgica Unificada PTU como son los servidores, modem, procesadores, equipo de comunicacin y dems equipo de cmputo destinado a la data center o red de servidores de la plataforma de formacin ubicada en el NAP de las Amricas. De igual manera el equipo de computo y comunicacin ubicado en la sede de la UNAD en la Florida y que es para uso y desarrollo de actividades acadmicas y administrativas.

167001 167002

Depreciacin: El mtodo de depreciacin de la Propiedad, Planta y Equipo se efectuar de forma individual utilizando el mtodo de Lnea recta, el cual permite determinar el desgaste del bien tomando el valor de compra y de acuerdo a su vida til as: CUENTA CONTABLE 168501 168503 168506 168507 168507 TIPO DE BIEN Edificaciones Redes, Lneas y Cables Muebles, Enceres y equipo de oficina Equipo de Comunicacin Equipo de Computacin VIDA UTIL 50 25 10 10 5

Sin embargo, la UNAD Florida. Como responsable del uso y custodia de los bienes, podr estimar una vida til diferente para los bienes de acuerdo a las normas contables establecidas por los Estados Unidos para el tratamiento de la depreciacin. La depreciacin se registra en la cuenta 1685-Depreciacin acumulada, segn la naturaleza del bien y el reconocimiento de esta depreciacin afecta directamente al patrimonio.

c) Intangibles

Representa el valor de los bienes inmateriales que se puedan identificar y controlar, y cuya utilizacin o explotacin se pueden obtener beneficios econmicos futuros. Estos bienes se reconocen por su valor de compra y su amortizacin se efectuar de acuerdo al su vida til as: para derechos y software una vida til de de 3 aos y para licencias, depender del tiempo de su vigencia y de la clase de licencia. Estos bienes intangibles se registrarn de acuerdo a la siguiente clasificacin contable: CUENTA 197005- Derechos: corresponde a la produccin intelectual adquirida por la UNAD Florida en desarrollo del proceso acadmico pedaggico que adelanta el cuerpo acadmico y administrativo generando competitividad acadmica y de los cuales se obtendr beneficios econmicos a corto, mediano y largo plazo. Esta cuenta es utilizada exclusivamente para registrar el costo del material intelectual y mdulos virtuales que pueda ser utilizado por la UNAD en un futuro. CUENTA 197007- Licencias: Se registran las diferentes licencias adquiridas para el normal funcionamiento y puesta en marcha del Proyecto de Internacionalizacin UNAD Florida. CUENTA 197008- Software: Corresponde a las inversiones del software acadmico y Administrativo, para el desarrollo de los diferentes procesos acadmicos y administrativos implcitos en el Proyecto de Internacionalizacin UNAD-Florida para el desarrollo. GRUPO 2. PASIVOS a) Recaudos a favor de terceros Corresponde a los dineros recibidos por la UNAD Florida y que son de propiedad de otras entidades pblicas o privadas, destinados a cubrir obligaciones de acuerdo al objeto especfico de los recursos y ejecutable en los plazos y condiciones acordados. Dichos recursos no implican mayores ingresos para la UNAD Florida ni dineros que afecten ni aumenten su patrimonio institucional. Su registro contable se efectuar en la cuenta- 290503- Venta por cuenta de terceros y se disminuir en el momento en que dichos dineros sean utilizados para la adquisicin de bienes y/o servicios. As por ejemplo, la UNAD Florida recibe dineros por parte de la UNAD Colombia para la compra de material acadmico en NOVA SOUTHEASTERN UNIVERSITY, requerido para adelantar diferentes cursos e Doctorado, estos giros se reflejan contablemente de la siguiente manera: UNAD COLOMBIA CUENTA DEBITO Bancos Cuenta por Cobrar XXX beneficiarios CREDITO XXX UNAD FLORIDA CUENTA DEBITO Bancos XXX Pasivos: Recaudos a favor de terceros CREDITO XXX

GRUPO 3. PATRIMONIO a) Capital Fiscal: Se registran los recursos asignados para la creacin y desarrollo del Proyecto de Internacionalizacin UNAD-Florida, as como el traslado de fondos, bienes y derechos efectuados por la UNAD Colombia y dems reclasificaciones establecidas por la CGN. Se registra como Capital Fiscal: Transferencia de Recursos

Cuando se trate de transferencias efectuadas por la UNAD Colombia y destinados a la ejecucin de proyecto de sostenibilidad y desarrollo de la Plataforma Tecnolgica Unificada (PTU), de acuerdo a lo establecido en la OP 13-2 material didctico y objetos virtuales de Aprendizajes Ovas, cuyo objetivo es consolidar el desarrollo fsico y lgico del Network System Management de la UNAD Florida y en USA a travs de una base comn en la plataforma de servidores, que garantiza los estndares de calidad en la formacin virtual en Colombia con respecto a la que se realiza en estados Unidos, se registrarn por parte de la UNAD Florida como un incremento al Patrimonio en calidad de traslado de activos para la ejecucin del Proyecto de Internacionalizacin, afectando la cuenta 3208-Capital fiscalSubcuenta UNAD-Cuenta principal y subalterna, de acuerdo a lo establecido en el Ttulo III, Captulo III, Numeral 11 Literal h) del manual de Procedimientos de la CGN. De igual manera, para el registro contable de la transferencia por parte de la UNAD Colombia, se registrar en forma recproca una disminucin en la cuenta 3208, reciprocidad contable que se evidenciar en el momento de la Consolidacin de la informacin, de acuerdo al siguiente esquema: UNAD COLOMBIA CUENTA DEBITO Bancos Patrimonio, cta. principal y 150,oo subalterna CREDITO 150,oo CUENTA Bancos Patrimonio: principal subalterna UNAD FLORIDA DEBITO CREDITO 150,oo cta. y 150,oo

CUENTA Bancos Patrimonio: cta. principal y subalterna

UNAD CONSOLIDADA DEBITO CREDITO 150,oo 150,oo 150,oo 150,oo

SALDO 0,oo 0,oo

Una vez finalizado el proceso de consolidacin y cierre de cualquiera de los perodos contables, la cuenta 3208- destinada al registro de los traslados mencionados anteriormente NO podr reflejar un saldo diferente de cero. Reclasificaciones contables a tener en cuenta para el inicio de cada periodo: De acuerdo a las disposiciones de la CGN para la aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica, al inicio de cada perodo contable deben efectuarse las siguientes reclasificaciones: 1. El excedente o dficit del ejercicio registrado en la cuenta-3230 al finalizar cada vigencia, se reclasificar al inicio del siguiente perodo contable en la cuenta del CAPITAL FISCAL segn corresponda: Debe tenerse en cuenta que la UNAD Florida no debe registrar, en un mismo perodo contable, excedente o dficit del ejercicio. 2. Durante el ao, las depreciaciones y amortizaciones se registran como una disminucin del activo y se reconocen directamente en el patrimonio en la cuenta contable 3270-. Al inicio de la siguiente vigencia y atendiendo a las disposiciones de la CGN, dichos valores debern reclasificarse en la cuenta 3208-Capital fiscal, con el fin que la cuenta 3270- Depreciaciones y Amortizaciones, refleje exclusivamente los movimientos del ejercicio contable.

GRUPO 4. INGRESOS Corresponde a los recursos operaciones y no operacionales percibidos por la UNAD Florida en cumplimiento de sus funciones acadmicas y administrativas. Dichos recursos se clasifican contablemente teniendo en cuenta la actividad misional o extraordinaria y de acuerdo a su destinacin especifica, en los siguientes grupos: a) CUENTA 430514- Educacin Formal Superior Profesional: Representa los ingresos percibidos en la prestacin de servicios acadmicos por concepto de programas de pregrado. Esta cuenta incluye los ingresos por matrculas, as como otros conceptos derivados del servicio como son constancias certificaciones etc. b) CUENTA 430515- educacin formal superior. Posgrados-Maestras: Corresponde a los ingresos recibidos por concepto de maestras ofertadas por la UNAD Florida, ya sea por pagos directos de los estudiantes que adelantan dichos programas o por incentivos educativos otorgados a funcionarios del cuerpo administrativo y docente de la institucin que realizan estudios pos-graduales en la UNAD Florida. Este apoyo corresponde al 70% o 50% del valor total de la maestra previa aprobacin del Comit de Estmulos Educativos. El registro contable de estos giros se efecta de la siguiente manera: UNAD COLOMBIA CUENTA DEBITO CREDITO Bancos XXXX Gasto: Incentivo maestras XXXX funcionarios y docentes UNAD FLORIDA CUENTA DEBITO CREDITO Bancos XXXX Ingreso por matriculas maestras XXXX

c) CUENTA 430527- Educacin no formal: Ingresos percibidos en el desarrollo de actividades de formacin extensiva, su diferencia con la educacin formal radica en que esta se ofrece con el fin de complementar, actualizar, suplir conocimiento y formar sin condicin al sistema de niveles y grados establecidos para la educacin formal. Su registro contable se efecta de la siguiente manera: por ejemplo, se suscribe un convenio para la capacitacin de personal en el idioma ingls. El 70% de los ingresos percibidos sern ejecutados desde la UNAD Florida: UNAD COLOMBIA INGRESO RECURSOS A UNAD COLOMBIA CUENTA Bancos-consig. entidad con quien se suscribe convenio 2905-Recaudos a favor de terceros (dineros para UNAD DEBITO 100% 70% CREDITO TRANSFERENCIA UNAD FLORIDA CUENTA 2905- Recaudos a favor de terceros Bancos DEBITO 70% 70% CREDITO

Florida) 40550- Otros ingresos

30%

El recaudo del 70% correspondiente al ingreso por concepto del convenio de capacitacin se contabilizar por parte de la UNAD florida de la siguiente manera: INGRESO UNAD FLORIDA CUENTA BANCOS 430527-Educacin formal DEBITO 70% no CREDITO 70%

d) Ingresos por donaciones: Los ingresos por donaciones corresponden a recursos sin contraprestacin con la caracterstica de destinacin especfica establecida por el donante las cuales pueden ser percibidas por instituciones pblicas o privadas de carcter nacional o internacional. En registro contable por parte de la UNAD Florida se har conforme a lo establecido en el Ttulo II, Captulo XVII del Manual de procedimientos. GRUPO 5. GASTOS a) Administrativos La UNAD Florida registrar como gastos de administracin todas aquellas erogaciones a favor de los tcnicos y profesionales que apoyan el proyecto de internacionalizacin como retribucin por los servicios prestados de acuerdo a su naturaleza, as: 1. CUENTA 510101- SUELDOS DE PERSONAL: Personal administrativo: Representa el valor de la retribucin econmica del personal administrativo profesional y tcnico que presta sus servicios de forma permanente al proyecto de internacionalizacin UNAD Florida. IRS. Se registra en esta cuenta contable, los pagos efectuados por la UNAD Florida por concepto de aportes a salud y seguridad social de los funcionarios que prestan sus servicios en la UNAD Florida. 2. CUENTA 510109-Honorarios: Se entiende por honorarios el servicio provisional prestado por una persona natural o jurdica, en el cual predomina el factor intelectual sobre el tcnico, material, manual o mecnico. Por lo general este servicio es prestado por personal con amplia experiencia o con ttulo profesional. 3. CUENTA 511111-Servicios Tcnicos: Servicios prestados por personal con cierto grado de calificacin que ejercen acciones preventivas o correctivas en situaciones provisionales o espordicas que se presentan en el curso normal de las funciones acadmicas o administrativas.

Es importante precisar que semestralmente, por control y seguimiento contable, la UNAD Florida debe enviar la relacin del personal que presta sus servicios para el funcionamiento normal del proyecto, aclarando su tipo de vinculacin de acuerdo a la informacin contable. b) Gastos inherentes a la ejecucin del proyecto de inversin Cuando se trate de gastos en los que incurra el Director o un profesional con previa autorizacin de la Direccin, por concepto de desplazamientos o gastos que de estos se deriven, en funcin de actividades administrativas, acadmicas, tecnolgicas y de investigacin o en representacin de la Universidad en eventos que se desarrollen fuera del permetro donde se encuentra ubicada la sede en los Estados Unidos, se denominaran gastos de viaje y se registrar directamente como un gasto, en la cuenta 511119- gastos de Viaje, diferenciando si corresponde a gastos de transporte o a otros gastos efectuados durante en el transcurso del desplazamiento. Es importante aclarar, que como soporte a dicha erogacin, debe diligenciarse el Anexo No. 2 denominado LEGALIZACION DE GASTOS DE VIAJE, el cual suministra toda la informacin del desplazamiento efectuado. A dicho formato debe anexarse los tiquetes areos o terrestres, segn corresponda, y el informe de actividades, el cual justifica el desplazamiento efectuado por el Director o profesional. Dichos soportes deben ser enviados a la UNAD Colombia, como respaldo al gasto efectuado y como parte de los documentos contables que se envan mensualmente. GRUPO 7: COSTOS Se denominan costos a todas aquellas erogaciones reconocidas como resultado del desarrollo de las operaciones bsicas o principales y que estn directamente relacionados con la prestacin de servicios educativos en las diferentas modalidades. As, todos los pagos incurridos por concepto de salarios, material educativo, desplazamientos y dems gastos en que incurra para el normal desarrollo de los programas acadmicos ofrecidos se clasifican segn el nivel educativo de la siguiente manera: CUENTA 7208- educacin superior profesional CUENTA 7209- educacin superior posgrado CUENTA 7221- educacin no formal-formacin extensiva CUENTA 7250-servicios conexos a la educacin 7. ELABORACIN Y REPORTE DE LOS REGISTROS CONTABLES DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIN UNAD FLORIDA 7.1. ELABORACIN: Las actividades propias del proceso contable estn a cargo de la UNAD Florida, quienes controlan, registran, preparan y elaboran los Estados Financieros de acuerdo a las normas Internacionales de Contabilidad establecidas en el Pas donde se encuentra su domicilio. La informacin contable se preparar y elaborar en el idioma del Pas donde se ejecuta el Proyecto de Internacionalizacin y ser expresado en dlares americanos para las entidades de control y vigilancia que requieran de los Estados Financieros. Los movimientos contables se registrarn en un sistema financiero que cumpla con las exigencias y normas bsicas establecidas por los Estados Unidos de Amrica. Sin embargo, con el propsito de dar mayor comprensin a las transacciones econmicas generadas en la ejecucin del Proyecto de Internacionalizacin UNAD Florida, es necesario estructurar los

movimientos financieros de acuerdo al catalogo General de cuentas adoptado mediante el Manual de Procedimientos y el cual se constituye en el Instrumento para el reconocimiento y revelacin de los hechos, transacciones y operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales con base en una clasificacin ordenada, teniendo en cuenta que estas normas se encuentran armonizadas con los Estndares Internacionales de Contabilidad que aplican al sector Pblico. 7.2. ENVIO DE LA INFORMACIN A LA UNAD COLOMBIA: Corte y tiempo de envo de la informacin: Una vez efectuado el procedimiento de revisin, registro y elaboracin de todos los hechos econmicos que se generan en la ejecucin del Proyecto de Internacionalizacin UNAD Florida, se proceder a enviar la informacin contable a la UNAD Colombia de forma mensual y a ms tardar durante los primeros 15 das del mes siguiente al mes objeto de reporte, con el fin de proceder a la incorporacin mensual de la informacin en el sistema financiero de la UNAD Colombia. Informacin mensual: La informacin que la UNAD Florida debe reportar a la UNAD Colombia con corte a cada mes es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Libros auxiliares del mes a reportar Extractos bancarios y sus respectivas conciliaciones Formato de legalizacin de gastos de viaje con sus soportes, se fuere el caso. facturas o comprobantes de compra de bienes muebles o inventariables. Todos los dems soportes que la UNAD Colombia considere indispensables en el registro y consolidacin de la informacin.

La informacin y soportes que respaldan cada movimiento econmico estarn disponibles en el evento de ser requerida por cualquier ente de control y vigilancia. Informacin Trimestral: De igual manera y teniendo en cuenta las fechas establecidas por la CGN para la presentacin de Estados Financieros en Colombia, la UNAD Florida recopilar y preparar la informacin contable con cierres trimestrales, y presentar los siguientes Estados Financieros: 1. 2. 3. 4. 5. Balance general Estado de Resultados Balance General comparativo Estado de Resultados Comparativo Estado de Cambios en el Patrimonio

Atendiendo a los plazos y requisitos establecidos en la Resolucin 375 del ao 2007, emitida por la CGN, se efectuarn los siguientes cortes trimestrales: FECHA DE CORTE FECHA DE PRESENTACION DE E.F. POR PARTE DE LA UNAD FLORIDA 15 primeros das del mes de Abril 15 primeros das del mes de Julio 15 primeros das del mes de Octubre

Primer trimestre: a enero al 31 de Marzo Segundo Trimestre: 1 de Abril a 30 de Junio Tercer Trimestre: 1 de Julio al 30 de Septiembre Cuarto Trimestre: 1 de Octubre al 31 20 primeros das del mes de Enero del Diciembre siguiente ao.

Dicha informacin ser presentada en dlares y en los formatos establecidos por la UNAD Colombia de acuerdo al anexo No. 5 (cinco formatos) y estar debidamente firmada por el Contador y la Directora del Proyecto de Internacionalizacin UNAD Florida. 7.3. ADMINISTRACIN DE LOS SOPORTES CONTABLES: La administracin y custodia de los soportes contables, estar a cargo de la UNAD Florida, como ejecutora y administradora de los recursos financieros. Sin embargo, para efectos de supervisin y revisin, dichos soportes estarn disponibles en el evento de ser requerida por cualquier ente de control y vigilancia. 8. PROCESO DE CONSOLIDACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN LA UNAD COLOMBIA Para la consolidacin de Estados Financieros es importante tener en cuenta las normas establecidas por la CGN en el Manual de Procedimientos el cual establece que: Cuando la entidad contable pblica organiza internamente el proceso contable a travs de centros o reas de responsabilidad contable, se debe entender que el proceso contable est integrado, aunque cada unidad maneja parte de la informacin contable en forma separada y la responsabilidad frente a la preparacin de la informacin contable corresponde a la entidad, sin perjuicio de la preparacin de informes o reportes especficos. Por lo anterior y dando aplicacin a la norma, se proceder a la consolidacin de los Estados Financieros una vez recibidos los documentos solicitados por la UNAD Colombia para el registro de la informacin contable, de la siguiente manera: 1. Verificacin anlisis de los informes recibidos: Se revisar y analizar la informacin contable mensual. Si dicha informacin presenta inconsistencias se harn las observaciones respectivas a la UNAD Florida, esta efectuar los ajustes respectivos y enviara nuevamente la informacin a la UNAD Colombia debidamente corregida. 2. Registro de la Informacin contable en Dlares: Una vez revisada, corregida y verificada la informacin contable de la UNAD Florida y establecidos los movimientos mensuales definitivos de acuerdo a lo reflejado en los Quickbooks, extractos bancarios y analizados cada uno de los soportes que respaldan dichos movimientos, la UNAD Colombia proceder al registro de la informacin contable en el sistema Financiero, en comprobantes creados para uso exclusivo de la UNAD Florida y bajo la empresa 8 denominada USD-NATIONAL DISTANCE UNIVERSITY, creada para uso exclusivo de la UNAD Florida y la cual refleja todos los movimientos del Proyecto de Internacionalizacin en dlares. 3. conversin a pesos colombianos: Una vez registrada la informacin en dlares en la empresa creada para este fin, la UNAD Colombia proceder a la conversin en pesos colombianos. Para dicho procedimiento, se tomar la tasa representativa del mercado del mes que se esta analizando y se proceder a convertir cada uno de los movimientos en dlares reportados por la UNAD Florida a pesos colombianos, atendiendo as al principio contable de Unidad de Medida. 4. Registro contable en pesos: Convertidos los movimientos en pesos colombianos, la UNAD Colombia proceder al registro de la informacin contable en el sistema financiero. Dichos registros se efectuarn bajo la empresa 2, denominada NATIONAL DISTANCE EDUCATION UNIVERSITY, lo que permite diferenciar la informacin contable de la UNAD Colombia, cuyos registros contables se efectan en la empresa 1-UNIVERSIDAD NAL. ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD, permitiendo as la generacin de movimientos y Estados de forma separada.

5.

Consolidacin de Estados Financieros: En el sistema financiero, se denomina la empresa 9 a aquella que refleja la informacin consolidada de la empresa 2-NATIONAL DISTANCE EDUCATION UNIVERSITY y la empresa 1-UNIVERSIDAD NAL. ABIERTA Y A DISTANCIA, las cuales reflejan la informacin en la misma unidad de medida, que para este caso son pesos colombianos. Para reflejar dicha informacin, es necesario efectuar el cierre mensual de las dos contabilidades registradas, verificadas y analizadas.

6. Actualizacin de saldos en pesos: Con el fin de obtener una informacin contable oportuna en pesos Colombianos acerca de los movimientos registrados por el proyecto de Internacionalizacin UNAD Florida, teniendo en cuenta que dichos movimientos son reportados en dlares y se registra mensualmente a la tasa de cambio del respectivo mes, es indispensable efectuar un proceso de actualizacin de los saldos del proyecto, como mnimo en forma trimestral. El grupo de contabilidad actualiza los saldos acumulados en dlares con corte al ltimo trimestre reportado y la tasa de cambio que se utilizara, corresponder a la del ltimo da del mes en el que se pretende actualizar la informacin contable. Es necesario aclarar que el cumplimiento a este instructivo es obligatorio, toda vez que garantiza uniformidad y transparencia en la informacin financiera, econmica y social de la UNAD de acuerdo a los principios y normas establecidas por la CGN y dems entes de control.