Nit 900.011.884-6 1.

OBJETIVO:

Procedimiento Manejo del Cambio

Cdigo: S-ADM-00____

Actualizacin: OCTUBRE 8-12 VERSION: 2

Establecer una herramienta de aseguramiento de los cambios a realizar en las partes operativas y administrativas con el fin de evitar que los cambios se conviertan en peligros inminentes en Sotrans Ltda.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para el manejo de cambio que se realicen en los equipos de Transporte de la empresa, entendindose lo anterior como cambios o modificaciones de Ingeniera, cambio de componentes diferentes a los originales o ubicaciones que afecten el diseo original.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

Cambio: Referente a cualquier adicin, eliminacin, modificacin temporal o permanente realizada a un sistema original. Cambio Permanente: Aquel que implica cambios en un componente de Ingeniera (redes elctricas, cambios estructurales de los vehculos, entre otros); y se considera permanecer indefinidamente. Cambio Temporal: Una modificacin que es planeada y efectuada con la intencin de retornar a las condiciones de diseo originales despus de un tiempo especfico, o puesta a prueba y despus se avala en dejarse en forma en forma definitiva Cambio de emergencia:

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Cambio que sigue un camino cort a travs del procedimiento normal de manera que se pueda ejecutar rpidamente. La documentacin detallada requerida se completar posteriormente y solo entonces el cambio se clasificar como temporal o permanente. Autorizacin para alteracin: Formato que es diligenciado para probar el cambio, sin esta autorizacin no se puede realizar ninguna accin.
4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DEL PROCEDIMIENTO: CARGO Jefe de mantenimiento Jefe SIO Gerente de Contrato RESPONSABILIDAD Dar visto bueno para aprobacin del cambio Aprobar el Cambio

5. DESCRIPCIN DETALLADA DE LA REALIZACIN DEL PROCEDIMIENTO: ACTIVIDAD IDENTIFICAR ELCAMBIO RESPONSA BLE Proponente del Cambio PROCEDIMIENTO
Se deber documentar el cambio que se ha visto necesario realizar. Para esto se dispondr del formato de Manejo del Cambio donde se deber definir: El ttulo del cambio El problema que derivo el cambio. Nombre del proponente del Cambio, Fecha y Firma. El proponente del Cambio debe hacer una descripcin detallada del cambio donde defina: Solucin del Problema Costo Estimado (Si est disponible) Alternativas de solucin consideradas Consecuencias de no llevar a cabo esta

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modificacin. Documentos anexo Se Har una evaluacin Tcnica y de Evaluacin de Riesgos. Esto permitir evaluar si el cambio es viable y no traer consecuencias adversas a la empresa La Aprobacin de la Evaluacin Tcnica y la Evaluacin de Riesgos deber ir en el formato de Maneo del Cambio Se realizar procedimiento especfico de la actividad a desarrollar para identificar los pasos necesarios y los riesgos inherentes a estos. Se deber asignar un coordinador del Cambio Si el procedimiento no cumple con requisitos mnimos de seguridad de de parte tcnica, este deber ser nuevamente revisado. Se deber Aprobar el cambio por parte de la Gerencia de Contrato, el Jefe SIO y la persona encargada de realizar la evaluacin Tcnica

EVALUACIN TCNICA Y Jefe DE RIESGOS SIO/Persona competente

PROCEDIMIENTO OPERATIVO

Personal encargado de hacer el cambio Representant e Legal Gerente Contrato de

APROBAR ELCAMBIO

DIVULGAR EL CAMBIO A Proponente LAS PERSONAS del Cambio INVOLUCRADAS EJECUTAR EL CAMBIO
Personal encargado de hacer el cambio

Se Divulgar el cambio a realizar a todas las personas que podran ser afectadas, as como el procedimiento que se utilizara Se ejecutar el cambio con continua supervisin de la empresa, si el cambio a realizar no es correspondiente al procedimiento previamente aprobado este ser suspendido hasta una nueva validacin de la informacin

ENTREGA DEL PROYECTO

Gerente de Deber firmar en el formato del manejo de cambio en el momento de haber finalizado el proyecto Contrato Jefe de Mantenimie nto

6. REGISTROS CORRESPONDIENTES AL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION

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Manejo del Cambio AST Evaluacin tcnica

Procedimiento Manejo del Cambio

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Actualizacin: OCTUBRE 8-12 VERSION: 2 LUGAR

RESPONSABLES
Gerente de Contrato Jefe de Mantenimiento Proponente del Cambio Jefe SIO

RESPONSABLE

Jefe de Mantenimiento

Oficina Taller

7. PROCEDIMIENTO:
NIVEL DE RIESGO TECNICA COORDINADOR DEL CAMBIO OTRAS PERSONAS INVOLUCRADA S EN LA EVALUACION

BAJO Problema poco probable, con consecuencias tales como lesiones de primeros auxilios

La evaluacin de riesgos comentada Qu hacer en caso de que...? realizado por Jefe SIO

Realizar la evaluacin y preparar la documentacin para el manejo del cambio Reunir al equipo y preparar la documentacin para el manejo del cambio Quien hace la evaluacin Tcnica debe consultada acerca de los contenidos de verificacin Quien hace la evaluacin Tcnica debe consultada acerca de los contenidos de verificacin

Medio problemas posibles y que pueden tener como resultado lesiones con prdida de tiempo

Hacer un control de la evaluacin de riesgos realizado por el Jefe SIO

Alto problemas con alto porcentaje de probabilidad y que pueden tener como consecuencia accidentes fataleS

Evaluaciones de los riesgos en el lugar de trabajo donde se requiera conocimientos especializados por parte del equipo (por ejemplo: Matriz de Riesgo, panorama de factores de riesgo especfica para la tarea

Reunir al equipo la lista de verificacin, y preparar la documentacin para el manejo del cambio

Nit 900.011.884-6 7.1. PASOS:

Procedimiento Manejo del Cambio

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Identificacin, necesidades componentes posibles de cambio por partes de los tcnicos del taller y que son transmitidos de inmediatos a los coordinadores de mantenimiento. Manejo y anlisis tcnico de la seccin, coordinadores, evaluando el cambio. Propuesta tcnica del Cambio por personal de direccin de mantenimiento. Presentacin del proyecto de Manejo del Cambio por parte del Jefe de Mantenimiento a la Gerencia de Contrato y Gerencia General de SOTRANS Ltda. Presentacin de Manejo de Cambio por parte de Gerencia de Contrato y Gerencia General a Administrador de Contrato de Cerrejn. Aprobacin por parte de Cerrejn del Manejo de Cambio. Socializacin del Manejo de cambio por la Gerencia de Contrato a todos los que intervienen en el Proceso de Mantenimiento. Aplicacin y Ejecucin del Manejo de Cambio, con seguimiento directo de la Supervisin de Mantenimiento. Informacin y seguimiento por parte de los operadores de los equipos (Operacin) a Mantenimiento, retroalimentando sobre el comportamiento. 4. RESPONSABLES: Conductores. Almacenistas. Tcnicos de Mantenimiento. Coordinadores de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento Jefe de Mantenimiento Jefe SIO Gerencia Contrato y Gerencia General.

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Procedimiento Manejo del Cambio

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GUIA DE MANEJO DEL CAMBIO

CAMBIO IDENTIFICADO

Anlisis de Riesgo ACEPTABL E?

No

APLICAR MEDIDA DE CONTROL

SI

REALIZAR PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL

No Cumple Requisitos?

COMPLETAR O ARCHIVAR

EJECUTAR ACCIONES / REALIZAR EL CAMBIO

SI

No

COMPLETAR O ARCHIVAR

Cumple Requisitos?

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Procedimiento Manejo del Cambio

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APROBACION POR PARTE DE LA GERENCIA DE

SI

CIERRE/ARCHIVAR

ELABORADO POR NOMBRE: Ing. JOSE R. OROZCO DAZA CARGO: Jefe. De Mantenimiento EMPRESA: SOTRANS LTDA.

REVISADO POR NOMBRE: JACOB CUELLO CUELLO. CARGO: GERENTE DE CONTRATO EMPRESA: SOTRANS Ltda.

APROBADO POR NOMBRE: JUAN BERMUDEZ CARGO: GERENTE GENERAL EMPRESA: SOTRANS Ltda.

PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO DIFUSION:

NOMBRE: FECHA: __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________

CARGO: ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

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Procedimiento Manejo del Cambio

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Actualizacin: OCTUBRE 8-12 VERSION: 2 ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

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