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1: Tenemos ya cuenta Google (antes en el manual ya hemos creado una, así que la
usamos). Ponemos el usuario / password de nuestra cuenta Google
2: No tenemos cuenta Google y queremos crear una. Damos a Comenzar, y seguimos los
pasos hasta que tenemos una cuenta google.
Vamos a suponer que ya tenemos cuenta Google, y hemos entrado con ella
En caso de que nos salieran los textos en inglés, vamos a ponerlo en castellano. Para ello, vamos a
Settings (arriba a la derecha)
Como Language elijo Español y pongo la zona horaria en la que nos encontramos
Como vemos no tenemos aún ningún documento. Tenemos que empezar a trabajar con Google
Docs.
Salir de Google Docs
No es suficiente con salir del navegador. Si alguien entrara tras nosotros al equipo, y fuera a Google
Docs, estaría viendo todos nuestros ficheros.
Como siempre, para salir bien hay que salir de la cuenta de Google. Para ello en la parte superior
Derecha, está la opción de Salir
• Documento: un nuevo documento (al Estilo del OOoo Writer (odt) o Microsoft Office)
• Presentación: una presentación de diapositivas ( al estilo del Impress o del PowerPoint)
• Hoja de cálculo: una hoja de cálculo (al estilo OOoo Calc o Microsoft Excel)
• Formulario: para poder crear formularios y recoger información
• Carpeta: con el fin de organizar los objetos en carpetas
Ponemos el nombre del documento que queremos. Por ejemplo: "primer documento de texto"
Le hemos dado a Guardar y Cerrar , y ahora ya en nuestra pantalla principal vemos cómo tenemos
el documento que acabamos de crear.
Para editarlo, clickamos encima de él, y directamente iríamos de nuevo a la pantalla de edición.
Nos lleva a otra página web desde la cuál podremos subir el fichero que queramos. En este
momento, tenemos las siguientes restricciones a la hora de subir un fichero
• Documentos (máximo 500 KB)
• Archivos HTML y de texto sin formato (.txt)
• Microsoft Word (.doc), texto enriquecido (.rtf), texto de OpenDocument - Open
Office Writer (.odt) y StarOffice (.sxw)
• Presentaciones (hasta 10 MB desde el equipo, 2 MB desde Internet y 500 KB por correo
electrónico)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps)
• Hojas de cálculo (máximo 1 MB)
• Valores separados por comas (.csv).
• Archivos de Microsoft Excel (.xls) y hojas de cálculo de OpenDocument - Open
Office Calc(.ods)
• Archivos PDF (hasta 10 MB desde tu equipo y 2 MB desde la Web)
Hay 2 modos en los que podemos subir un fichero: del modo habitual y mandando a una dirección
de correo que tenemos asignada.
• Si escribimos un mensaje sin ningún anexo: se nos creará en Google Docs un nuevo
documento cuyo título es el asunto del mensaje y el contenido es el texto del mensaje.
• Si escribimos un mensaje con anexos (adjuntamos algún fichero): debe ser un documento
compatible. Lo que hace el sistema al recibir el correo es convertir cada uno de los adjuntos
a HTML y crear un nuevo documento en Google Docs por cada uno de los anexos. El título
de cada documento es el nombre del adjunto.
Ejemplo:
Vamos a nuestro correo electrónico y mandamos un correo a la dirección que nos han asignado, y
como anexo ponemos un fichero que queremos subir a Google Docs. En este caso estamos
mandando un fichero llamado "plone3 tailerra.odt"
Una vez enviado el correo, vamos a nuestra cuenta Google Docs, y ahí aparece el nuevo fichero que
acabamos de enviar por medio del correo electrónico.
Lo abrimos y podríamos retocarlo, guardarlo y hacer lo que quisiéramos ahora con él.
5.4. Pantalla de inicio de Google Docs
Una pequeña introducción a la pantalla de inicio
Cuando accedemos al Google Docs, tendremos esta pantalla de inicio
Si vamos a la vista de Marcados con estrella, veremos un listado con tan solo esos 2 ficheros:
• Oculto: un documento lo hemos podido marcar como oculto (botón Ocultar del menú) y
sólo aparecerá en las carpetas y en esta vista de Todos los documentos: Oculto
• Papelera: documentos que hemos eliminado anteriormente. Pasan a estar en la papelera. De
la papelera podemos borrarlos permanentemente o recuperarlos de nuevo.
Aquí tenemos un documento que vamos a borrar. Lo seleccionamos y lo mandamos a la papelera
(Suprimir)
Vamos a Todos los elementos: Papelera y vemos ahí todos los documentos que están en la papelera.
Tenemos 2 opciones:
Vaciar la papelera (1) : borramos definitivamente TODOS los documentos y Deshacer
eliminación (2): volvemos a dejar disponibles los ficheros que tenemos seleccionados, los quitamos
de la papelera y pasan a estar activos.
Si elegimos Vaciar papelera, nos pregunta por si acaso a ver si estamos seguros.
Búsquedas guardadas
Nos permite hacer búsquedas en los documentos. Además podemos crear búsquedas y dejarlas
guardadas. Veremos cómo funciona esto de las búsquedas guardadas más adelante.
Compartido con..
Ficheros ordenados por personas con las que están compartidos. Un documento lo podemos tener
compartido con más gente (luego veremos cómo hacerlo). En esta vista veremos de un plumazo
cuáles son los documentos compartidos con un determinado usuario
Se nos abre esta pantalla, en la que podemos poner diferentes condiciones. En este caso y como
ejemplo, queremos tener todos los documentos que contengan la palabra ciclismo en el documento.
En Contiene las palabras ponemos ciclismo.
Le damos a Guardar esta búsqueda y la guardamos con el nombre ciclismo (podríamos poner
cualquier cosa, no tiene por qué coincidir con el campo Contiene las palabras)
Ahora en Búsquedas guardadas, tenemos una búsqueda llamada ciclismo. Si pulsamos en ella, nos
muestra a la derecha un listado con el resultado de dicha búsqueda.
Y vamos a Búsquedas guardadas: ciclismo , veremos cómo ahora está también este fichero recién
creado:
Podríamos crear otra búsqueda diferente: Mostrar opciones de búsqueda
Y listo, ya está borrada, ahora tan sólo nos habríamos quedado con la búsqueda guardada ciclismo
Se nos despliega una ventana donde tenemos opción de elegir la carpeta en la cuál queremos meter
el documento.
Una vez en la carpeta, seleccionamos el fichero que queremos quitar, y damos a Mover: Eliminar
de carpeta actual y pinchamos en el botón Eliminar de carpeta
Listo
Estamos dentro de un documento, lo estamos viendo, y desde aquí mismo también podemos
compartirlo
1. Hacemos clic en Compartir > Compartir con otros usuarios.
2. Seleccionamos como colaboradores o como lectores
3. Escribimos la dirección de correo electrónico de los usuarios o listas de correo que queramos
añadir
4. Haz clic en Invitar a colaboradores o Invitar a lectores.
5. Si deseamos añadir un mensaje a la invitación, introducimos el texto en el cuadro que
aparece en pantalla y hacemos clic en Enviar. Si no deseamos enviar una invitación,
hacemos clic en Cancelar. Nuestros colaboradores y lectores podrán acceder al documento
desde la lista de documentos pero no recibirán una invitación por correo electrónico.
Para compartir directamente desde una hoja de cálculo:
Le hemos llamado "Documento con historial". Editamos el documento y escribimos una línea. Tras
ello, le damos a Guardar y Salir
Suponemos que nos hemos equivocado y que queremos recuperar un fichero anterior. ¿Cómo lo
podemos hacer? Teniendo el archivo editado, damos a Archivo: Historial de revisiones
Elegimos una de las revisiones, por ejemplo, la 3. Pinchamos encima del Enlace de la revisión, y se
nos abre el documento en el estado en el que estaba en esa revisión. Podemos elegir entre las
opciones siguientes:
• 1: Anteriores: ir a una revisión anterior
• 2: Más recientes: ir a una revisión más reciente que la que tenemos en pantalla.
• 3: Recuperar esta: la revisión que tenemos en pantalla es la que queremos poner como
buena.
• 4: Volver al historial de revisiones: volvemos a la pantalla de arriba en la que vemos el
listado con las diferentes revisiones disponibles del documento
Vamos a preguntar Nombre y Apellidos de la persona que rellena el test (si quiere rellenarlo)
Se nos ha quedado una pregunta arriba sin darnos cuenta. Si pasamos encima de cualquiera de ellas,
nos aparecen a la derecha 3 opciones: editar , duplicar y Suprimir. En este caso, la suprimimos:
El email de la persona:
Otra pregunta más, en este caso de Tipo Test:
Vamos a preguntarles si les parece útil el Blog, y les damos 3 opciones a elegir:
Y otra pregunta, esta de Tipo Párrafo, para que puedan dar un poco su opinión:
Una vez hemos terminado el formulario , le damos a Guardar:
Ahora nos quedaría mandar el formulario o ponerlo en algún sitio para que la gente empiece a
rellenarlo.
Opciones de Formulario
• 1: Editar Formulario: para añadir / borrar / modificar algunas preguntas
• 2: Ir al formulario en directo: nos lleva a una página donde podemos ver cómo lo van a
ver, e incluso rellenarlo
• 3: Insertar el formulario: nos da un código HTML para que podamos incrustar el
formulario en nuestro blog, página web...
• 4: Mostrar resumen: nos lleva a una página donde veremos un pequeño resumen de las
respuestas recogidas
• 5: Aceptando respuetas: por defecto está activado, ya que se pueden recoger respuestas. Si
queremos que ya no se acepten respuestas, lo desmarcamos y listo
• 6: Suprimir el formulario: borramos el formulario en sí, pero la hoja de cálculo con los
datos recogidos sigue activa, y podemos ver los datos recogidos.
• 7: Enviar el formulario: para enviar el formulario por correo electrónico a la gente
Estas personas recibirán un correo electrónico con la encuesta en el correo (si así lo hemos
decidido) y además por si no la ven correctamente (depende del cliente de correo electrónico),
tienen una dirección web donde podrán rellenarlo:
Según la gente vaya rellenando la encuesta, nosotros iremos viendo en la hoja de cálculo los datos
que se han ido recogiendo:
Además como hemos comentado antes, desde la hoja de cálculo si elegimos Formulario: Mostrar
Resumen nos llevará a una hoja donde veremos un resumen de los datos que se han ido recogiendo,
con algunos formularios y demás..
Ya está , ya podemos realizar encuestas y recoger resultados. No es dificil, ¿verdad?