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El proceso de saneamiento contable

Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Juan Francisco lvarez Illanes* Ttulo : El proceso de saneamiento contable Fuente : Actualidad Gubernamental, N 37 - Noviembre 2011

y otras cuentas del activo y pasivo, que vienen afectando los estados nancieros por varios aos consecutivos.
Dichas observaciones tienen relacin con las deciencias encontradas en los estados nancieros: Identicacin de las no conciliaciones bancarias. No realizacin de los inventarios fsicos de bienes muebles e inmuebles. Dichos bienes no se encuentran valorizados ni actualizados en su totalidad, la falta de valorizacin e inventarios fsicos de los recursos naturales y del medio ambiente. Sobrevaloracin de algunos proyectos y obras. El no registro de la depreciacin de construcciones en curso. Pasivos tributarios provenientes de retenciones no pagadas tales como EsSalud, Sunat. Pasivos corrientes a deudores varios sin identicar. Activos de propiedad planta y equipo depreciados al 100% que requieren de la aplicacin de la revaluacin de activos, porque an tiene vida econmica til. Obras construidas bajo la modalidad de encargos que an no han sido transferidos al sector correspondiente, apareciendo en la cuenta respectiva. Activos que se encuentran en estado inoperativo u otros cuyo costo de mantenimiento es demasiado oneroso, que merecen dar de baja. Activos cuya existencia ha sido comprobada, pero que no se encuentran contabilizados y que merecen ser incorporados al patrimonio de la entidad. Saldos en cuentas por cobrar por ingresos tributarios y no tributarios que no tienen sustento y falta de identicacin de los respectivos acreedores o proveedores. Hallazgos de auditora tales como: No proporcionar auxiliares de contabilidad de edicios y estructura, activos no producidos, vehculos maquinaria y equipo. Diferencias de inventarios fsicos y bienes patrimoniales. Registros indebidos o falta de registro de contingencias judiciales. Falta de rendicin de cuentas: encargos, cuentas por cobrar al personal, anticipos concedidos, transferencias recibidas para

Sumario
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Introduccin Base legal del proceso de saneamiento contable Proceso de saneamiento contable Objetivo Razonabilidad, abilidad de la informacin Bases para la prestacin razonable y able Qu se sanea o depura? Tcnicas de auditora utilizadas en el proceso de saneamiento Papeles de trabajo Pasos a seguir en el desarrollo de los hallazgos encontrados durante el proceso de saneamiento contable Revisin, anlisis y depuracin de saldos Correccin de errores o ajuste de la cuenta por depuracin de saldos producto del saneamiento contable Depreciacin de Construcciones en cursoObras concluidas en uso

determinados proyectos, obras y actividades de programas estratgicos incluidas las del Penud. Activos relacionados con las construcciones en curso concluidas y en estado operativo, sin liquidacin tcnico-nanciera de obras sin contar con la depreciacin correspondiente. Saldos no conciliados entre unidades ejecutoras y entidades sobre operaciones recprocas.

1. Introduccin
Como consecuencia de la existencia de informes de auditora a los estados nancieros del ejercicio 2010 y de ejercicios anteriores, realizados a las entidades del sector pblico, se ha observado que existen dictmenes conteniendo opinin con salvedad, opinin adversa o abstencin de opinin, basados principalmente en aspectos relacionados con el saneamiento fsico, legal y contable de bienes de propiedad, planta y equipo. Existiendo, tambin, otros rubros observados en menor proporcin, como las Existencias, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar
* Asesor y consultor de gobiernos regionales y locales. Asesor de sociedades de auditora externa. Conferencista a nivel nacional.

Por otro lado, es un hecho cierto, demostrado por los rganos de control institucional as como por los procesos de auditora llevados a cabo indistintamente a las diferentes entidades del Estado, cuya conclusin tanto en los dictmenes como en los informes correspondientes sealan que, en los estados nancieros de las entidades pblicas guraban, y en algunos casos continan revelando, saldos irreales no sustentados, con una antigedad signicativa sin contar durante mucho tiempo con un mecanismo tcnico ni legal que permita su depuracin; lo que hizo necesario proporcionar el marco legal correspondiente y el manual de saneamiento contable a la Administracin Pblica para su respectiva aplicacin y regularizacin respectiva que permite determinar resultados contables transparentes, razonables y conables para la toma de decisiones, as como generar cambios institucionales que conlleven a una mayor certeza en las de los estados nanciero. En ese sentido, la Contralora General de la Repblica recomend a la Comisin de Presupuesto y Cuenta General de la Repblica, del Congreso de la Repblica, evaluar u proponer iniciativas legislativas que permitan establecer responsabilidades en la presentacin de informacin y evaluar la normativa en saneamiento fsico, legal y toma de inventarios de bienes de activo jo, a n de plantear modicaciones legislativas. Con ello se contribuira a que las entidades pblicas cuenten con la documentacin que sustente los registros contables de tales rubros; y, en tal sentido, el Congreso de la Repblica aprob

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de informacin contable a n de establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan al patrimonio institucional. En el Per el saneamiento contable se establece a travs de la Ley N 29608, que obliga a los titulares de las entidades y empresas pblicas, dictar en sus respectivas jurisdicciones, bajo responsabilidad, la implementacin de las acciones de saneamiento de la informacin contable, para lo cual las entidades realizarn las gestiones administrativas necesarias con el objeto de depurar la informacin contable, de manera que los estados nancieros expresen en forma dedigna la realidad econmica, nanciera y patrimonial de las entidades pblicas. que se considere que muestran la imagen fiel, o presentan razonablemente, la situacin nanciera, el desempeo y los cambios en la posicin nanciera de la entidad, y se entiende como razonabilidad de los estados nancieros cuando est libre de errores signicativos, ya sea por errores materiales, omisiones o fraude, se registre la totalidad de las operaciones, reconocimiento y valuacin pertinente de a cuerdo con las NIC-SP. Para este propsito, se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades, de los hechos o sucesos econmicos acontecidos en la entidad, o lo que se podra esperar para inuir en las decisiones econmicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados nancieros presentados en su oportunidad. En cuanto a la abilidad, para que la informacin financiera sea til, debe tambin ser conable, debe ser el a la realidad, y se entiende por abilidad cuando est libre de error material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden conar en que imagen es el de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser able, la informacin debe representar elmente las transacciones y dems sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. As, por ejemplo, un balance debe representar elmente las transacciones y dems sucesos que han dado como resultado los activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad en la fecha de la informacin, siempre que cumplan los requisitos para su reconocimiento.

la Ley N 29608, cuyos artculos 3 y 4 disponen el saneamiento contable. Por todo ello, se ha considerado de suma importancia el proceso de regularizacin y saneamiento administrativo y contable, permitiendo descargar denitivamente de la informacin financiera aquellos saldos incorrectos, que previo anlisis y comprobacin merecen su regularizacin. Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, y el marco legal correspondiente, y en nuestra preocupacin permanente de proporcionar informacin razonable y apropiada, as como asistir en el proceso de capacitacin y asistencia tcnica a los mltiples usuarios, decidimos publicar el presente artculo con el propsito de facilitar la comprensin y respuesta a los requerimientos inmediatos para la aplicacin de los procedimientos que conllevan la depuracin y saneamiento de la informacin contable pblica. Consideramos que esta contribucin interpreta, en buena parte, el espritu que identica a la Direccin y a los rganos de control, en los programas de transparencia y lucha contra la corrupcin.

4. Objetivo
El objetivo amplio de depurar y sanear las cuentas signica librar de errores e incongruencias ms o menos crticos de los estados nancieros cuyo objetivo es eliminar los posibles errores, las cuentas que no tienen sustento y respaldo real y documentario, corregir las cuentas sobrevaloradas o no consideradas en los estados nancieros. Sin embargo, es imprescindible transparentar la informacin, hacerla ms razonable, si se quiere ofrecer informacin de calidad a los usuarios y organismos rectores, considerar a efectos de la informacin contable que se procesa, el actualizar los saldos en forma razonable y debidamente respaldada por documentos legales o conables; en ese sentido hay muchas cuentas que sirven como cuentas temporales, precisamente sacar estos saldos de estas cuentas para que no afecten las aseveraciones que se realizan en los estados nancieros. Por lo tanto, regular la obligatoriedad de las entidades pblicas de efectuar las acciones administrativas necesarias para la revisin, anlisis y depuracin de la informacin contable, segn lo dispuesto por los artculos 3 y 4 de la Ley N 29608 es imprescindible, de manera que se proceda a las actividades de saneamiento contable que permitan revelar en los estados nancieros la imagen el de su situacin econmica, nanciera y patrimonial, determinando la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio pblico, incorporando, eliminando o castigando los valores de acuerdo a su estado situacional, segn el caso y en orden a lo que dispone la Directiva, permitiendo la presentacin razonable de los estados nancieros del sector pblico.

2. Base legal del proceso de saneamiento contable

a) Ley N 29608. La presente ley regula la obligatoriedad de las entidades del sector pblico de ejecutar las gestiones administrativas y contables necesarias para depurar la informacin contable inconsistente, de manera que en los estados nancieros se revele en forma dedigna la realidad econmica, nanciera y patrimonial de las entidades pblicas. Para el efecto, deber establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan el patrimonio pblico depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminacin o incorporacin de conformidad con los lineamientos de la presente ley. b) R.D. N 011-2011-EF/51.01 que aprueba y difunde el manual de procedimientos para las acciones de saneamiento contable de las entidades gubernamentales. c) R.D, N 012-2011-EF/51.01 que establece el plazo para la presentacin de los avances de la implementacin del Saneamiento de la Informacin Contable, para el primer semestre del ao 2011, hasta el 30 de setiembre de 2011. d) Directiva N 003-2011-EF/93.01 aprobada por R.D. N 012-2011-EF/93.0 que establece los lineamientos bsicos para el proceso de saneamiento contable en el sector pblico.

6. Bases para la prestacin razonable y able

No debern revelarse en los estados contables cuando la informacin no cumpla con los criterios de reconocimiento, sealados en el p. 82 y 83 del MC. Por consiguiente, las entidades pblicas llevarn a cabo las gestiones necesarias que permitan depurar o sanear los valores contables irreales o sobreestimados que resulten de la actuacin anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones:
a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad; b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la accin coactiva; cuando se den los presupuestos relacionados con la suspensin o conclusin del proceso de ejecucin coactiva de acuerdo al art.119 del Cdigo Tributario; c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal

3. Proceso de saneamiento contable

Saneamiento contable es el proceso mediante el cual las entidades del sector pblico realizan acciones de depuracin, ajustes, reclasicaciones e incorporaciones

5. Razonabilidad abilidad de la informacin

Una cualidad esencial de la informacin suministrada en los estados nancieros es

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relacionada con su extincin, segn sea el caso; Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idneos a travs de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago; Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la prdida de los bienes o derechos; Cuando evaluada y establecida la relacin costo-benecio resulte ms oneroso adelantar el proceso de que se trate; Los inmuebles que carecen de ttulo de propiedad idneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulacin para incorporar o eliminar de la informacin contable, segn corresponda.

Clasicacin de las tcnicas de auditora

1. Tcnicas de vericacin ocular Observacin Comparacin 2. Tcnicas de vericacin oral Indagacin Entrevista Encuesta 3. Tcnicas de vericacin escrita Anlisis Conrmacin Tabulacin Conciliacin 4. Tcnicas de vericacin documental Comprobacin Computacin Rastreo Revisin selectiva 5. Tcnicas de vericacin fsica Inspeccin

d)

e) f) g)

Las acciones de saneamiento de las entidades pblicas debern contar con la documentacin de sustento que acredite las acciones de depuracin ejecutadas.

7. Qu se sanea o depura?
Para efectos prcticos de saneamiento y depuracin de cuentas de activo, pasivo y patrimonio, se depuran como consecuencia de las correcciones realizadas en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, en funcin de la corriente real de operaciones o transacciones que se realizaron, con independencia del momento en que se produjo la corriente nanciera y patrimonial derivada de ellos. El estado de situacin nanciera es la fotografa momentnea de la entidad pblica, en ese sentido requerimos que la imagen sea lo ms ntida posible para reejar una visin clara o transparente de la misma; un balance de situacin est constituido por varias partes, pero para cada concepto contable se asigna una cuenta, hay cuentas de activo de pasivo y patrimonio que no revelan las realidad de los hechos o sucesos econmicos acontecidos o que no se encuentran incluidos en los estados nancieros, por tanto debemos corregir, estos hechos.
Inspeccin La inspeccin consiste en examinar registros o documentos, ya sean internos o externos, en forma impresa, electrnica, en otros medios, o un examen fsico de algn activo. La inspeccin de registros y documentos proporciona evidencia de auditora con grados variables de conabilidad, dependiendo de su naturaleza y fuente, y en el caso de los registros y documentos internos, de la efectividad de los controles para su emisin. Un ejemplo de la inspeccin usada como prueba de controles es el examinar la evidencia de autorizacin en registros o documentos. Observacin Consiste en observar el proceso o procedimiento que se desempea por otros. Por ejemplo, la observacin por parte del auditor del conteo de inventarios por el personal de la entidad, u observacin del desempeo de las actividades de control. La observacin proporciona evidencia de auditora sobre el desempeo de algn proceso o procedimiento, pero se limita al tiempo en que se lleva a cabo la observacin y, por el hecho de que el acto de ser observado, puede afectar la manera en la cual se desempea el proceso o el procedimiento. Investigacin La investigacin consiste en buscar informacin de personas con conocimientos, tanto en lo nanciero como en lo no nanciero, en la entidad o fuera de ella. La investigacin es un procedimiento de auditora que se usa de manera extensa en toda la auditora y se complementa con otros procedimientos de auditora. Evaluar las respuestas a las investigaciones es una parte integral del proceso de investigacin. Las respuestas a las investigaciones pueden proporcionar al auditor informacin que no tena o evidencia sobre las declaraciones obtenidas. De modo alternativo, las respuestas podran dar informacin que diera de manera importante de otra informacin que el auditor haya obtenido; por ejemplo, informacin respecto a la posibilidad de que la Administracin haya sobrepasado los controles. En algunos casos, las respuestas a las investigaciones proporcionan una base para que el auditor modifique o realice procedimientos adicionales de auditora.

8. Tcnicas de auditora utilizadas en el proceso de saneamiento

Son mtodos prcticos de investigacin y prueba que se utilizan en el proceso de saneamiento contable, para obtener evidencia suciente y pertinente que fundamente el anlisis y las recomendaciones por parte del Comit Tcnico de Saneamiento Contable y soporten las decisiones de la instancia correspondiente. Las principales tcnicas de auditora que habrn de utilizarse en el proceso de saneamiento de la informacin contable se reeren al anlisis, conrmacin, inspeccin, observacin, rastreo, comparacin, encuesta, certicacin, conciliacin, declaracin, clculo, tabulacin, entre otras.

Para los asuntos de materialidad, el auditor es requerido de obtener declaraciones escritas de la Administracin para conrmar las respuestas a las investigaciones verbales. Por ejemplo, el auditor normalmente obtiene declaraciones por escrito de la Administracin sobre asuntos de materialidad cuando no puede esperarse a que exista otra evidencia suciente y apropiada de auditora, o cuando la otra evidencia de auditora que obtiene es de menor calidad. Conrmacin La conrmacin es un tipo especco de investigacin, que es el proceso de obtener una declaracin de informacin o de una condicin existente directamente de un tercero. Las conrmaciones se usan, frecuentemente, en relacin con saldos de cuentas y sus componentes. Por ejemplo, el auditor puede buscar una conrmacin directa de cuentas por cobrar por comunicacin con los deudores. Sin embargo, las conrmaciones no necesitan restringirse a estas partidas. Por ejemplo, el auditor puede solicitar conrmacin de los trminos de los convenios o las transacciones que tiene una entidad con terceros; la solicitud de conrmacin se disea para preguntar si se han hecho modicaciones al convenio y, de ser as, cules son los detalles relevantes. Las conrmaciones tambin se usan para obtener evidencia de auditora sobre la ausencia de ciertas condiciones, por ejemplo, la ausencia de un acuerdo lateral que pueda inuir en el reconocimiento de ingresos. Vericacin de clculos La vericacin de clculos consiste en corroborar la exactitud matemtica de los documentos o registros. La vericacin del clculo puede realizarse manual o electrnicamente. Vericacin de controles La vericacin de controles es la ejecucin independiente por el auditor, de procedimientos o controles que originalmente se desarrollaron como parte del control interno de la entidad. Procedimientos analticos Los procedimientos analticos consisten en evaluaciones de informacin nanciera entre datos nancieros y no nancieros. Los procedimientos analticos tambin abarcan la investigacin de uctuaciones y relaciones identicadas que son inconsistentes con otra informacin relevante, o se desvan de manera importante de las cantidades esperadas (expectativas). Pruebas de saldos Obtenga una relacin de saldos a la fecha de cierre del ejercicio tanto de la ejecucin nanciera como de la ejecucin presupuestal y si es posible clasicarlos en orden de antigedad, smelas y compare con la cdula matriz. Seleccione los saldos ms importantes en monto y magnitud y efecte una circularizacin positiva o negativa de respuestas. Evale las probabilidades de cobranza dudosa efectuada y determine si es es adecuada y si se basa en los instructivos contables o en la aplicacin de las NIC-SP. Confronte selectivamente las cuentas por cobrar o pagar con los registros auxiliares correspondientes. Verique si los saldos seleccionados poseen la documentacin sustentatoria correspondiente. Efecte el anticuamiento de los saldos y relacione con las provisiones y los castigos efectuados.

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pelculas, conrmaciones, circularizaciones, cuestionarios, actas de aprobacin de la depuracin, facturas de venta, facturas de compra, facturacin de rentas, ttulos valores, escrituras pblicas, relaciones de toma fsica de bienes, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de ingreso, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, informes de procedimientos aplicados o estudios realizados, comprobantes de ajustes, entre otros. cesaria para llegar a las conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la deficiencia. Esto es esencial en el esfuerzo por alentar a los funcionarios de la entidad a tomar medidas correctivas. Tambin para decidir sobre el nivel jerrquico apropiado para comunicar el hallazgo. Emitir recomendaciones o deposiciones apropiadas para que se tomen acciones correctivas. Si el auditor est convencido de que la condicin est muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad que tome las medidas necesarias para impedir errores similares en el futuro, tanto como identicar y, si es posible, remediar los errores anteriores. Las pruebas de auditora deben ser sucientes como para mostrar si la condicin est muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias para determinar la extensin total de la deciencia. Aunque un tipo especco de deciencias o irregularidades no sea frecuente o no est muy difundido, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo sucientemente importantes, por su naturaleza, magnitud, o peligro potencial como para requerir su desarrollo total. As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida an, pero podra tener implicaciones o posibilidades importantes si no se le elimina oportunamente. e) Determinar los efectos negativos en los estados nancieros que produce la deficiencia. Deben considerarse completamente los efectos o importancia del hallazgo. El auditor debe considerar no solo el resultado inmediato, sino los efectos colaterales, intangibles u otros, tanto reales como potenciales. Cuando sea posible, debe determinarse los efectos nancieros o la prdida causada por una deciencia identicada. f) Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados, que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo. Una realidad de los resultados de la labor de auditora es la imparcialidad de la que debe estar revestida, la cual se logra mediante el anlisis objetivo de las operaciones, y principalmente de la discusin de las deciencias con los funcionarios encargados, para obtener sus comentarios u opiniones, de ser posible debidamente documentados. Al obtener las opiniones de los funcionarios se acumula informacin importante difcil de conseguir directamente de los archivos de la entidad; adems, se logran validar los resultados de la auditora durante

Compare los totales de las cuentas por cobrar o pagar del ejercicio con los mostrados en el ejercicio anterior a efectos de realizar el anlisis de su evolucin o disminucin. Prepare una cdula de circularizacin de saldos y controle las respuestas o conrmaciones de las mismas. Emita conclusiones preliminares sobre la razonabilidad de los saldos mostrados. Pruebas de transacciones Sobre la base del libro mayor, seleccione los meses de mayor movimiento as como las operaciones de mayor magnitud del ao bajo revisin y efecte los siguientes procedimientos. Obtenga la relacin de los documentos que sustentan dichas operaciones (O/C, O/S, C/P, etc.) inversin y gasto corriente indistintamente. Seleccione aproximadamente 20 documentos al azar y satisfgase de los siguientes puntos: Vericar que estn autorizados y cumplan con los requisitos de la ley de comprobantes de pago. Vericacin de precios ociales o autorizaciones de descuentos, rebajas o bonicaciones. Vericar el destino o el ingreso de los bienes o servicios adquiridos. Vericacin del cargo en la cuenta corriente del proveedor. Efecte pruebas matemticas en las facturas, boletas de venta, recibo por honorarios seleccionados. Verique la secuencia numrica de los documentos sustentatorios emitidos y obtenga explicacin por los faltantes y/o reemplazantes. Vericar la transferencia o pase de las cantidades hacia los registros correspondientes observando si queda evidencia de este pase. Vericar los descargos en el kardex de existencias correspondientes, as como su salida mediante el respectivo pedido comprobante de salida. Efecte conclusiones preliminares del resultado de las pruebas indicando las deciencias.

10. Pasos a seguir en el desarrollo de los hallazgos encontrados durante el proceso de saneamiento contable
El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes pasos: a) Identificar la condicin o asuntos deficientes, segn se les mida en comparacin con criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las directivas o polticas de la empresa, y si estos no han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado. Este paso incluye la comparacin de operaciones reales con los criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de reglamentos, normas tcnicas, normas de rendimiento, presupuestos operativos, polticas o directivas del nivel superior de la entidad. b) Identicar las lneas de responsabilidad con respecto a las operaciones o cuentas implicadas. Es necesario identicar a las personas directamente responsables de las condiciones decientes y los niveles ms altos de responsabilidad para saber con quin debe discutirse el problema y a quin debe dirigirse las comunicaciones pertinentes. c) Determinar las causas de la deciencia, sobrevaloracin o errores encontrados en el anlisis de la cuenta. Resulta de vital inters identicar y comprender las causas de una deciencia si se pretende revisarla en forma imparcial y ecazmente, para sugerir acciones correctivas efectivas. Debe averiguarse por qu tuvo lugar la situacin adversa, por qu sigue existiendo y si han establecido procedimientos internos para evitarla o si aquellos establecidos han sido inecaces o mal implantados. En oportunidades, al comprender la causa de la deciencia, se pueden identicar otros problemas que requerirn ser revisados durante la auditora. d) Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy difundida. Esta determinacin es ne-

9. Papeles de trabajo
El numeral 2.3.4 del manual de saneamiento contable seala que, con el acopio de la documentacin e informacin suciente y pertinente, las reas involucradas elaborarn los expedientes de saneamiento, de acuerdo con el Saneamiento Contable y propondrn cada caso para consideracin del Comit de Saneamiento Contable. Es as como en el desarrollo del proceso de saneamiento contable, los papales de trabajo corresponden a los documentos y otros medios en los cuales se registra la informacin obtenida durante el proceso de saneamiento contable, los resultados de las pruebas realizadas y la descripcin y sustento de las situaciones identicadas y reveladas en el informe como resultado del trabajo. Este concepto incluye documentos elaborados por quienes adelantan el proceso, o por terceros, originales o copias de registros, reportes de equipos de procesamiento automtico de datos, fotografas,

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el proceso de ejecucin y permite presentar el informe del estudio bajo una perspectiva equitativa e imparcial. g) Determinar las conclusiones de los hallazgos, con base en la evidencia documentada, con la nalidad de recomendar las acciones y mecanismos correspondientes para proceder al saneamiento contable o comunicar a la procuradura e inicie las acciones correspondientes por la responsabilidad de las acciones o hechos econmicos pasados. Conclusin La labor efectuada, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme se va efectuando la labor. Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparacin del informe est en proceso. El desarrollo total de un hallazgo exige que se informe al titular o mxima autoridad de la entidad. Todo el proceso de desarrollo de un hallazgo requiere la acumulacin de informacin apropiada para informar adecuadamente de acuerdo con las normas pertinentes.
Jurdica o de la Procuradura Pblica. g) Los procesos administrativos, civiles o penales que resulten onerosos para el Estado en cuanto a los gastos que irroguen y el benecio posible. h) Los inmuebles que carecen de ttulo de propiedad idneo y que requieren de procesos de titulacin y/o regularizacin por afectaciones en uso, donaciones u otra modalidad de transferencia aprobada por la Superintendencia de Bienes Nacionales o por los gobiernos locales, segn sea el caso. i) Los derechos cuya recuperacin no haya sido posible y las obligaciones cuyos acreedores no sean habidos y con valores iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria solo requerirn la opinin del Comit de Saneamiento de la entidad pblica para su depuracin de los registros contables, las cuales registrarn en cuentas de orden. Para los derechos a recuperar mayores a una Unidad Impositiva Tributaria, son de aplicacin las normas legales y contables vigentes.

Tributaria solo requerirn la opinin del Comit de Saneamiento de la entidad pblica para su depuracin de los registros contables, las cuales registrarn en Cuentas de orden. Para los derechos a recuperar mayores a una Unidad Impositiva Tributaria, son de aplicacin las normas legales y contables vigentes. Las acciones de saneamiento de las entidades pblicas debern contar con la documentacin de sustento que acredite las acciones de depuracin ejecutadas.
Concordancia Artculo 1 de la R.D. N 011-2009-EF-93.01 que modica el cuarto prrafo factores concurrentes, determinacin del castigo directo, del numeral 5.2 Determinacin del castigo de las cuentas incobrables, del Instructivo N 3 Provisin y Castigo de las Cuentas Incobrables aprobados por la Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01; por el texto siguiente: Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, no supere una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de determinarse el castigo. Artculo 2 Modicar el cuarto prrafo de Factores concurrentes, Determinacin del castigo indirecto, del numeral 5.2 Determinacin del castigo de las cuentas incobrables, del Instructivo N 3 Provisin y castigo de las cuentas incobrables aprobados por la Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01; por el texto siguiente: Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, supere una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de determinarse el castigo.

12. Correccin de errores o ajuste de la cuenta por depuracin de saldos producto del saneamiento contable
La correccin de la cuentas del balance general se debe realizar mediante dos mecanismos distintos, dependiendo de la condicin o caractersticas que se presenten en cada caso, lo importante es distinguir si se trata de correccin de errores cuya base normativa se encuentra en la NIC-SP 3, o depurar y sanear los saldos a travs de la subcuenta 3401, cuyos comentarios se realizarn a continuacin. a) Utilizacin de la cuenta 3401.03 Efectos de saneamiento contable - Ley N 29608 La cuenta 3401.03 se utilizar al corregir los importes de los ajustes realizados por las omisiones materiales que no signiquen correccin de errores en aplicacin de la NIC-SP 3 provenientes de las incorporaciones o retiros de bienes, derechos y obligaciones y su efecto en el patrimonio institucional, como consecuencia de la aplicacin de la Ley N 29608, la contrapartida corresponde a las subcuentas que representan el tipo de bien, derecho u obligacin que se incorpore o se retire. b) Observen el siguiente ejemplo Depuracin y castigo de Cuentas por cobrar y pagar El numeral 6, literal (i) de la Directiva N 003-2011-EF/93.01 aprobado por R.D. N 012 -2011-EF/93.01 seala que los derechos (Cuentas por cobrar tributarias y no tributarias) cuya recuperacin no haya sido posible y las obligaciones (Cuentas por pagar) cuyos acreedores no sean habidos y con valores iguales o menores a una Unidad Impositiva

11. Revisin, anlisis y depuracin de saldos

Las entidades pblicas dispondrn las acciones administrativas necesarias para la revisin de las cuentas contables cuyos saldos al 31 de diciembre de 2010, no reejen su situacin real en orden a la normativa contable vigente para efectuar el anlisis de las causales de dicha situacin y dispondrn las acciones de regularizacin y el registro contable correspondiente. A efectos de la revisin, anlisis y depuracin de saldos contables, se tomarn como base y sin carcter de nicas las disposiciones siguientes:
a) Las observaciones y recomendaciones contenidas en los dictmenes de las sociedades de auditora y/o los rganos de control institucional. b) Los valores registrados contablemente y que no representan bienes, derechos u obligaciones reales para la entidad. c) Los derechos u obligaciones cuya realizacin no es posible mediante los procesos judiciales o coactivos. En este ltimo caso se requerir la opinin previa de la Ocina de Asesora Jurdica o de la Procuradura Pblica. d) Los derechos u obligaciones con causal de extincin segn la normatividad legal y contable vigente. e) Los derechos u obligaciones de los cuales no se cuenta con la documentacin probatoria que los sustente, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales vigentes. f) La imposibilidad de establecer la responsabilidad legal por la prdida de los bienes o derechos, previa opinin de dicha imposibilidad por parte de la Ocina de Asesora

Tratamiento contable 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperacin Son aquellas cuentas por cobrar que se encuentran en riesgo de incobrabilidad, morosidad o existen dudas acerca de su recuperacin, por eventos ajenos a la entidad, y se utiliza para representar la reclasicacin efectuada (1201.99/1201.01 por ejemplo ) que acompaa al momento de realizar la estimacin del ejercicio (5801.05/1209) En otras palabras, esta cuenta se utiliza para reclasicar aquellas subcuentas que se encuentran en riesgo de prdida o de no contar con su disponibilidad inmediata despus de realizar el asiento de estimacin de cuentas de cobranza dudosa.
X DEBE HABER 1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperacin 1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.01 Impto. y contrib. Obligatorias Para registrar la reclasificacin de cuentas, que se encuentran en estado de morosidad, segn documento adjunto, previamente se realiz el asiento de estimacin de cobranza dudosa (5801.05/1209.01)

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Informe Especial
13. Depreciacin de Construcciones en curso - obras concluidas en uso
a) Procedimientos aplicables Las entidades que aplican lo dispuesto en el Comunicado N 0052005-EF/93.01, respecto a obras concluidas en aos anteriores y que se encuentran en uso, debern adjuntar una Nota Adicional informando las acciones administrativas realizadas, de acuerdo a los saldos reclasicados al 31 de diciembre del ejercicio anterior, considerando la transitoriedad de dicha disposicin (Art. R.D. N 0092008-EF/93.01). La Directiva N 006-2007-EF/93.01 cierre contable y presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica del ejercicio 2007 en el numeral 13. elaboracin y presentacin de estados nancieros, literal h seala que: Las entidades que vienen aplicando lo dispuesto en el Comunicado N 005-2005-EF/93.01, respecto a las obras concluidas en aos anteriores que se encuentran en uso, debern tener en cuenta que dicha disposicin es de carcter transitorio, hasta el periodo en el que se concluya el proceso administrativo de liquidacin de obras, por lo que se requiere que adjunten una Nota adicional informando las acciones administrativas realizadas, respecto de los saldos reclasicados al 31 de diciembre del ejercicio anterior. Comunicado N 005-2005-EF/93.01 Se pone en conocimiento de los funcionarios y responsables del rea Contable y Control Patrimonial, que para el cierre contable 2005 debern determinar el valor de las obras concluidas que estn en uso y que hasta la fecha se encuentran registradas en la cuenta 333 Construcciones en curso, para registrar y calcular en libros su correspondiente depreciacin con el n de presentar razonablemente su valor en los estados nancieros. - Para tal efecto, la hoja de trabajo para formular el balance general, cuenta con la opcin que permite efectuar la reclasicacin extracontable del saldo de las Construcciones en curso en las cuentas de su futuro registro denitivo para la presentacin de la informacin contable para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. b) Lineamiento establecido por la NIC-SP 17 El p.71 de la NIC-SP 17 seala que la depreciacin de un activo comenzar cuando est disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicacin y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la Gerencia. La depreciacin de un activo cesar cuando el activo sea dado de baja. c) Caso prctico Veamos el caso de una entidad que no ha realizado la liquidacin tcnico-nanciera de obras pblicas concluidas, cuyo registro se encuentran en la cuenta de construcciones en curso (1501.07 Construccin de edicios no residenciales1501.0703 Instalaciones mdicas), el costo de la obra asciende a S/.500,000 pagados con RDR, modalidad de ejecucin, obras por contrata, el edicio se encuentra en estado operativo y viene funcionando desde hace cuatro aos (4 aos: 2008, 2009, 2010 y 2011) y no ha realizado la depreciacin correspondiente, porque esperaba que la obra se liquide, a recin efectuar la correspondiente depreciacin, para efectos de la depreciacin se considera aos completos, de manera tal, que la depreciacin acumulada se efecte al 12%. Asiento original realizado por la entidad (obras por contrata)
X DEBE HABER 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCT. 500,000 1501.07 Construcc. de edicios no residenc. 1501.0703 Instalaciones mdicas 2103 CUENTAS POR PAGAR 500,000 2103.02 Activos no nancieros por pagar Para registrar el importe de las obligaciones comprometidas por valorizaciones entregadas por la constructora Pirmide SAC en la ejecucin de la obra construccin de la posta mdica X X 3401 RESULTADOS ACUM. 60,000 3401.03 efectos de saneamiento contable Ley N 29608 3401.03.28 Depreciacin, amortiz. y agotamiento (CR) 1508 DEPREC., AMORTIZAC. Y AGOTAMIENTO (CR) 60,000 1508.01 Depreciacin acumulada edicios y estructuras Asiento de regularizacin de las depreciaciones no realizas durante los ejercicios 2008, 2009,2010 y 2011, segn Informe N 25 evacuado por la comisin de saneamiento contable.

Deterioro de activos (incobrabilidad) Cuando exista evidencia de deterioro de las cuentas por cobrar, el importe en libros se reducir mediante una cuenta de valuacin (1209 Estimacin de cuentas de cobranza dudosa), por lo tanto, la entidad evaluar en cada fecha el deterioro de valor (PCG). Qu signica el deterioro o incobrabilidad de un activo nanciero? El p. 59 de la NIC 39 seala que un activo nanciero se deteriora cuando existe evidencia objetiva, producto de eventos ocurridos despus del reconocimiento inicial, que causen prdida y tengan un impacto negativo sobre los ujos futuros estimados del activo nanciero. Qu evidencias pueden demostrar que un activo nanciero se ha deteriorado o es incobrable? Segn el prrafo 59 de la NIC 39, algunos hechos que causan el deterioro pueden ser: Dicultades nancieras del emisor o el obligado. - Incumplimiento en el pago de los intereses o principal o moras. - Otorgamiento de concesiones o ventajas exclusivas para el prestatario con dicultades nancieras. - El acreedor o prestatario entra en quiebra o proceso de reorganizacin nanciera. - Desaparicin de un mercado activo para el activo nanciero debido a dicultades nancieras. - Disminucin medible en los flujos de efectivo estimados derivados del activo nanciero. En este caso, las cuentas por cobrar que ya no tienen posibilidades de recupercin, despus de haber agotado todas la acciones legales y administrativas. Se procedera al castigo de la respectiva cuenta utilizado las cuentas 340103 efectos de saneamiento contable. Veamos el ejemplo siguiente:
X DEBE HABER

3401 RESULTADOS ACUM. 50,000 3401.03 Efectos de saneamiento contable Ley N 29608. 3401.03.03 Ctas. por cobrar 1201 CUENTAS POR COBRAR 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperacin Para registrar la baja de cuentas por cobrar de origen tributario, en mrito al proceso de saneamiento contable dispuesto por la Ley N 29608, segn Informe N... del comit de saneamiento.

50,000

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Actualidad Gubernamental

N 37 - Noviembre 2011