Guia Prtico de Eventos do Senado

Relaes Pblicas
SENADO FEDERAL

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Neste espao, voc encontra informaes bsicas sobre a realizao de eventos no mbito do Senado Federal, que podem ocorrer por demanda de rgos internos da Casa, conforme disposto dos Regimentos Internos do Senado Federal e do Congresso Nacional, ou por solicitao do cidado, de empresas, entidades da sociedade civil e outras instituies. Para auxiliar na elaborao dos projetos, a Secretaria de Relaes Pblicas disponibiliza um pequeno Guia Prtico com algumas dicas sobre Planejamento e os quesitos principais que dele devem constar para assegurar a plena organizao e realizao do evento. Mais Informaes: Telefone: (61) 3303-1993 Fax (61) 3303-1067 e-mail: srpeventos@senado.gov.br Coordenao de Eventos Secretaria de Relaes Pblicas

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O Senado Federal cede alguns espaos para a realizao de exposies de artes plsticas e para outros eventos como formaturas, seminrios, congressos etc. As solicitaes de uso do espao devem ser dirigidas PrimeiraSecretaria, que o setor responsvel pela anlise dos pedidos e pela respectiva autorizao. A cesso dos espaos, aps aprovao, ocorrer conforme a disponibilidade do calendrio anual de atividades do Senado Federal. Os pedidos de exposies de artes plsticas so tambm submetidos Comisso Jnior Especial(PMDB) Curadora de Artes Plsticas do Geraldo Mesquita Senado Federal, rgo responsvel pela anlise tcnica dos trabalhos. Os Espaos Auditrio Petrnio Portela

Biblioteca

Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado

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Espao Cultural Senador Ivandro Cunha Lima

Senado Galeria

Salo Negro do Palcio do Congresso Nacional

Geraldo Mesquita Jnior (PMDB)

Salo Branco do Palcio do Congresso Nacional

Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado

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Contatos e Informaes
? Primeira-Secretaria do Senado Federal:

Telefones: (61) 3303-1066, 3303-3159, 3303-4616 e 3303-1544. Link: www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/ default.asp

? Normas do processo de seleo e outras informaes:

www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/REGULAMEN TO.PDF ? Secretaria de Relaes Pblicas - Coordenao de Eventos: Telefone: (61) 3303-1993 Fax (61) 3303-1067 e-mail: srpeventos@senado.gov.br

Geraldo Mesquita Jnior (PMDB)

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Conceito O evento uma ferramenta de comunicao dirigida e deve ser utilizado para informar e mobilizar pblicos especficos de interesse da instituio. O evento, quando corretamente desenvolvido, contribui para a promoo de uma imagem positiva das aes e polticas legislativas do Senado Federal junto opinio pblica, reduzindo as barreiras de comunicao entre a Instituio e a sociedade e ampliando o nvel de conhecimento de um ou mais temas destacados no evento.

Geraldo Mesquita Jnior (PMDB) O Planejamento

O Planejamento de eventos pressupe uma anlise antecipada e criteriosa dos objetivos pretendidos com a sua realizao. Especialmente no setor pblico, desenvolver um evento implica gasto pblico e, como tal, todo gestor de comunicao deve estar atento s condies de viabilidade tcnica e econmica do evento para garantir que o cidado efetivamente seja o maior beneficirio. Todas as informaes disponveis sobre o cenrio para proposio do evento so essenciais para facilitar sua formatao, identificar possveis dificuldades e assegurar o xito da ao. Os eventos so de fundamental importncia na consolidao do conceito da Instituio, pois podem alterar a opinio de quem no conhece o trabalho realizado pelo rgo ou por quem tem uma viso negativa pr-concebida. O Planejamento de um evento , portanto, a melhor forma de mapear o cenrio em que se quer trabalhar os temas de relevncia para a Instituio. Planejar pressupe detalhar o processo, divulgar as aes, compartilhar as decises e definir a responsabilidade de cada uma das reas envolvidas na realizao do evento.

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Para auxiliar na elaborao de seu projeto, destacamos os principais pontos que devem ser observados para garantir o sucesso da iniciativa. Informaes completas esto disponveis no Manual de Eventos (http://wwwnovo.senado.gov.br/ noticias/relacoespublicas/publicacoes/ManualEventos.pdf) do Senado Federal, publicado pela Secretaria de Relaes Pblicas. Sugesto de Projeto Bsico

Data Geraldo Mesquita Jnior (PMDB)

? Avalie se no h feriados e/ou outras festividades no perodo. Por exemplo, Carnaval, Pscoa, Dia do Trabalho etc. ? Verifique se no perodo de competies esportivas que mobilizem a sociedade como a Copa do Mundo, as Olimpadas etc. Ateno para os eventos locais como jogos de futebol, de basquete etc. ? Confira se no h outro evento previsto para o mesmo

perodo que voc planeja.

Horrio
? Verifique a rotina da Instituio e consulte os horrios de funcionamento das reas envolvidas no evento. ? Informe qual a durao prevista para o evento. ? Verifique se o horrio compatvel com a escala de vos nacionais e internacionais, quando for o caso. ? Cheque a infraestrutura de transporte do local onde ser

realizado para melhor dimensionar o horrio do evento.

? Ateno para as diferenas de fusos horrios quando o

evento implicar o comparecimento de convidados de outras regies do pas.

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Local
? Visite o local escolhido, pea a planta baixa do local e faa

uma vistoria do espao com muita antecedncia data de realizao.

? Confira a capacidade do espao e se ele adequado para o

nmero de pessoas que voc prev para a solenidade.

? Certifique-se do bom funcionamento dos itens de Segurana

como extintores de incndio, hidrantes etc. Confirme se eles esto de acordo com as exigncias dos rgos competentes.
? Verifique as instalaes eltricas, iluminao, equipamento

de ar-condicionado entre outros itens indispensveis.

? Confira se h espaos para a montagem de buffet, de uma

Geraldo Mesquita Jnior (PMDB)

secretaria de apoio, banheiros, cabines para traduo simultnea, quando for o caso, sala reservada para autoridades e sala para imprensa.
? Verifique

se h estacionamento adequado e espaos alternativos para uso eventual.

? De acordo com o evento, confira se h espao adequado para

ambientao e instalao de peas publicitrias. Confira se h algum regulamento da instituio que defina o uso de publicidade, venda ou exposio de produtos, livros etc. No Senado Federal, por exemplo, a comercializao de produtos proibida dentro das instalaes da Instituio.

Perfil do Pblico
? Identifique o perfil dos pblicos com os quais vai trabalhar. ? Faa uma estimativa do nmero de pessoas aguardadas. ? Confirme se h participantes com dificuldades de locomoo,

que utilizem cadeiras de rodas ou que tenham outras deficincias fsicas que possam exigir algum acompanhamento especial.

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Justificativa e Objetivos
? Faa um texto resumido e objetivo explicando qual o motivo

para realizar o evento e quais os objetivos pretendidos.

? Neste quesito, procure detalhar o cenrio que requer a

promoo do evento e adicionar dados, planilhas e outros itens que possam ampliar a compreenso da iniciativa.

Instituies e/ou Parceiros

? Enumere as Instituies participantes e quem so os contatos

Geraldo Mesquita Jnior (PMDB) em cada uma delas.

? Identifique a natureza do apoio a ser recebido desses rgos e

estipule, em documento escrito, a participao de cada um. Por exemplo, parceiro, apoiador, patrocinador etc. Essa definio indispensvel na etapa de divulgao do evento.
? Contedo da Comunicao ? Defina quais os pontos a serem destacados no evento em

conformidade com todos os organizadores.

? Fornea dados relevantes para a divulgao e prepare todo o

contedo a ser disponibilizado para a Imprensa com a devida antecedncia.

? Esteja atento elaborao de material para a mdia que deve

ser adequado a cada meio de comunicao impresso ou digital.

? Verifique a necessidade de preparar mais de um release para o

evento, caso ele seja distribudo em vrios Estados ou Regies, assim possvel personalizar os dados publicados e os demais contedos realidade dessas localidades.
? Oriente as autoridades que participaro do evento sobre a

elaborao dos discursos e fornea uma prvia das etapas do roteiro.

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? Analise a oportunidade de produzir um site ou hotsite para o evento e a viabilidade de produzir todo o contedo em tempo hbil. Ele pode ser muito til especialmente quando necessrio informar com rapidez, disponibilizar textos e outros documentos, divulgar o andamento dos trabalhos etc.

A utilizao de outras ferramentas digitais tambm deve ser ? avaliada, caso a caso, conforme o tipo de evento e os pblicos a serem alcanados. Convites

Geraldo Mesquita Jnior Decida com os organizadores do (PMDB) evento o teor do convite e defina:
? A lista de convidados; ? A quantidade de convites a serem enviados; ? O responsvel pelo contedo do texto; ? O responsvel pela criao e produo dos convites; ? A data para envio; ? Qual o tipo de convite a ser enviado: impresso ou

eletrnico. A partir da, delibere como ser a distribuio: fax, e-mail, remessa ou entrega;
? O responsvel pelo envio dos convites e pelo recebimento

das confirmaes;
? O responsvel pela impresso das listas de convidados para

a recepo do evento;

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Equipamentos e materiais audiovisuais

? A partir da definio do formato do evento, determine quem

ser responsvel pela contratao, montagem e acompanhamento; liste tambm todos os equipamentos e materiais necessrios.
? Sonorizao: microfones de p, microfones de mesa, caixas de

som, mesa de edio etc.

? Iluminao: mesa de iluminao, efeitos possveis, geradores

em caso de pane eltrica etc. Confira se h tomadas suficientes, adaptadores para o novo formato de tomadas j em uso no Brasil e Geraldo Jnior (PMDB) a voltagem Mesquita (alguns Estados trabalham com 220 w e outros com 110 w).
? Registro do evento: fotografias, filmagens, transmisso por

vdeo conferncia etc.

? Equipamentos: telo para as projees dos palestrantes e para

a transmisso via web, projetor multimdia, computadores, aparelhos de DVD, CD etc.

? Internet: verifique se haver transmisso por streaming, cabos

para os computadores de mesa e portteis, acesso Internet nos computadores disponibilizados para o evento etc. softwares que sero necessrios para as apresentaes, disponibilidade do contedo no site do evento, quando existir.

Roteiro
? Defina o roteiro em comum acordo com os membros da

organizao do evento.
? Esteja atento para a correo e o bom uso da lngua

portuguesa.
? Cheque todos os nomes, pronncias e grafias a serem citados,

especialmente os de escrita estrangeira.

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Confirme a participao de todas as autoridades previstas ? para falar no evento. Evite jarges, termos muito tcnicos e siglas desnecessrias. ? Redija um texto sinttico e objetivo e dispense o uso ? exagerado de adjetivos que do uma conotao desagradvel de autopromoo. A escolha do profissional que far a leitura do roteiro deve ser ? criteriosa, pois ele deve estar apto a improvisar, fazer adaptaes no roteiro, identificar as autoridades e outras personalidades que participarem do evento etc.

Geraldo Mesquita Jnior (PMDB)

Ambientao
Conforme o modelo de evento fixado, podem ser utilizados ? tablados, palcos, palanques e outros cenrios. Para ajudar na composio do cenrio, faa uma planta baixa e ? defina o ambiente de acordo com o espao disponvel, o nmero de pessoas que usaro o material, equipamentos e mveis que comporo o ambiente, condies de segurana e acesso, bem como de visibilidade da platia. Lembre-se de reservar um local adequado para a cobertura ? jornalstica, pois os profissionais de comunicao precisam de tomadas, instalao de cabos, praticveis, mesas de apoio etc. para se posicionarem sem interferir na realizao do evento. Defina com o grupo quem ser o responsvel pela montagem e ? reserve no cronograma um dia ou mais para a instalao e tambm para o desmonte e retirada dos equipamentos e mveis. Ateno para a composio de arranjos florais ou ? simplesmente de arranjos verdes. Leve em considerao o clima do local, o tempo necessrio de exposio e a qualidade das plantas mais adequadas para a composio do cenrio.

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? Quando possvel, utilize materiais facilmente encontrados na cidade do evento porque a oferta maior e os custos podem ser reduzidos.

Em peas de comunicao visual e ambientao prefervel a ? utilizao de material fosco e de cores mais escuras para evitar que as luzes provoquem brilho excessivo e interfiram no registro das imagens feitas pela imprensa. Cuidado com a disposio das peas de comunicao visual. ? Uma imagem mal colocada pode gerar conotaes inapropriadas, seja em filmagens ou em fotografias.

Geraldo Mesquita Jnior (PMDB) Cronograma de Execuo

O Cronograma de Execuo um dos documentos mais ? importantes e balizadores do trabalho de produo de eventos. Permite que voc avalie o desenvolvimento das tarefas e possa rever o processo, adaptando s novas condies operacionais. Ele deve conter todos os prazos previstos e ser acompanhado ? diariamente por todos os membros que participam da relacionadas, com o nome do responsvel e o descritivo resumido das aes j implementadas. Ateno, inclusive, para as datas limites dos trabalhos de ? avaliao e produo de relatrio final do evento.

Expediente

Criao
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