COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA PARA CREAR CARTAS MODELO EN WORD

Iniciar una combinacin de correspondencia Inicie una combinacin de correspondencia. Para ello, siga los pasos que correspondan a la versin de Word que est ejecutando. Microsoft Word 2002 En el men Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuacin, en Asistente para combinar correspondencia. Microsoft Office Word 2003 En el men Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a continuacin, en Combinar correspondencia. Microsoft Office Word 2007 En la pestaa Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuacin, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Seleccionar el tipo de documento 1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le permitir enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe. 2. Haga clic en Siguiente: documento inicial. Seleccionar el documento inicial 1. Haga clic en una de las opciones siguientes: o Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento abierto. o Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinacin de correspondencia listas para usar. o Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para utilizar como documento principal de combinacin de correspondencia. 2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.

Seleccionar destinatarios Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, est indicndole a Word que utilice un conjunto concreto de

informacin variable para su combinacin. Utilice uno de los mtodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos. Mtodo 1: utilizar un origen de datos Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos: 1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una lista existente. 2. En la seccin Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar. 3. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo que contenga la informacin variable que desee utilizar y haga clic en Abrir. Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la unidad de disco y carpeta adecuados. Si es necesario, seleccione la opcin pertinente en la lista Todos los orgenes de datos. Seleccione el archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea. 4. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal. 5. Guarde el documento principal. Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal. 6. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin, haga clic en Guardar. Mtodo 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de Microsoft Outlook Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos: 1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios. 2. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook. 3. En la seccin Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la carpeta de contactos. 4. En el cuadro de dilogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos, seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea. 5. Haga clic en Aceptar para volver al documento principal. Mtodo 3: crear una base de datos de nombres y direcciones Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos: 1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios. 2. Haga clic en Escribir una lista nueva.

3. Haga

clic

en

Crear.

Aparece el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de dilogo, escriba la informacin de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna informacin para un campo determinado, deje en blanco el cuadro. De forma predeterminada, Word omite los campos vacos. Por consiguiente, no se afecta a la combinacin si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de informacin de cada formulario constituye un registro de datos. 4. Despus de escribir la informacin para un registro, haga clic en Nueva entrada para pasar al registro siguiente. Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic en Personalizar. En el cuadro de dilogo Personalizar lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de combinacin. En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los cambios que desee y, despus, haga clic en Aceptar. Haga clic en Despus: escriba la carta para terminar de redactar la carta. Guarde el documento principal.

5.

6.

7. 8.

Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal. 9. Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin, haga clic en Guardar. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: escriba la carta. Escribir la carta En este paso se configura el documento principal. 1. Escriba o agregue cualquier texto y grficos que desee incluir en la carta. 2. Agregue los cdigos de campo donde desee que la informacin variable aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro opciones: o Bloque de direcciones: use esta opcin para insertar una direccin con formato. o Lnea de saludo: use esta opcin para insertar un saludo con formato. o Franqueo electrnico: utilice esta opcin para insertar franqueo electrnico.

Nota: esta opcin requiere que tenga instalado un programa de software de franqueo en el equipo. Ms elementos: utilice esta opcin para insertar campos de combinacin individuales. Al hacer clic en Ms elementos, el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin aparece. Nota: asegrese de que el cursor est donde desea insertar la informacin del origen de datos antes de hacer clic en Ms elementos. En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, haga clic en el campo de combinacin que desee usar y, a continuacin, haga clic en Insertar.

Nota: puede insertar todos los campos y, a continuacin, volver y agregar espacios o signos de puntuacin. O bien, puede insertar un campo cada vez, cerrar el cuadro de dilogo Insertar campos de combinacin, agregar los espacios o signos puntuacin que desee y, a continuacin, repetir este paso con cada campo de la combinacin adicional que desee insertar. Tambin puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinacin, igual que el texto normal. 3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o en Guardar como en el men Archivo. Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft Office y haga clic en Guardar o en Guardar como. Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: obtenga una vista previa de las cartas. Obtener una vista previa de las cartas Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por carta. Tambin puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas individuales. Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: complete la combinacin. Completar la combinacin Este paso combina la informacin variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la combinacin utilizando cualquiera de las opciones siguientes: Impr: seleccione esta opcin para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podr ver el documento en la pantalla. Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de dilogo Combinar al

imprimir aparece. En el cuadro de dilogo Combinar al imprimir, puede elegir qu registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de dilogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinacin. Editar cartas individuales. seleccione esta opcin para mostrar el documento combinado en la pantalla.

Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de dilogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de dilogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo.

Para imprimir el archivo, en el men Archivo, haga clic en Imprimir. Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Imprimir. Recursos adicionales Para solucionar problemas, vea los Recursos de soporte tcnico de Combinar correspondencia de Word. Para ello, visite el siguiente sitio web de Microsoft: http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge Glosario Lista de direcciones: una lista de direcciones es un archivo que contiene los datos que varan en cada copia de un documento combinado. Por ejemplo, un origen de datos puede incluir el nombre y la direccin de cada destinatario de una carta modelo.

Texto repetitivo: informacin genrica que se repite en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o directorio (catlogo).

Campo de datos: una categora de informacin en un origen de datos. Un campo de datos corresponde a una columna de informacin en el origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (fila de encabezado) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.

Registro de datos: un conjunto completo de informacin relacionada en un origen de datos. Un registro de datos corresponde a una fila de informacin en el origen de datos. Toda la informacin acerca de un cliente de una lista de distribucin de correo de clientes es un ejemplo de registro de datos.

Archivo delimitado: un archivo de texto que tiene los campos de datos separados (o delimitados) mediante caracteres de tabulacin o comas, y los registros de datos delimitados mediante marcas de prrafo. Fila de encabezado: la primera fila (o registro) en un origen de datos para combinar correspondencia. La fila de encabezado contiene los nombres de campo para las categoras de informacin del origen de datos; por ejemplo, "Nombre" y "Ciudad". La fila de encabezado tambin puede almacenarse en un documento independiente denominado origen del encabezado. Documento principal: en una operacin de combinacin de correspondencia, el documento que contiene el texto y los grficos que siguen siendo iguales en cada versin del documento combinado; por ejemplo, el remite y el texto de una carta modelo. Campo de combinacin: un marcador de posicin que se inserta en el documento principal. Los campos de combinacin le indican a Microsoft Word dnde insertar informacin concreta del origen de datos. Por ejemplo, debe insertar el campo de combinacin "Ciudad" si desea que Word inserte un nombre de ciudad, como "Pars", que est almacenado en el campo de datos Ciudad. Documento combinado: el documento que se crea combinando los datos del origen de datos en el documento principal. Nota: es un artculo de "PUBLICACIN RPIDA" creado directamente por la organizacin de soporte tcnico de Microsoft. La informacin aqu contenida se proporciona como est, como respuesta a problemas que han surgido. Como consecuencia de la rapidez con la que lo hemos puesto disponible, los materiales podran incluir errores tipogrficos y pueden ser revisados en cualquier momento sin previo aviso. Vea las Condiciones de uso para otras consideraciones