MATANZAS

MATERIAL AUXILIAR PARA LA IMPLEMENTACIN DEL CONTROL INTERNO RESOLUCIN 60/011 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DE CUBA 10 DE OCTUBRE DE 2011

AUTOR: Lic. Ernesto Santana Izquierdo COAUTOR: MSC. Luis Rodrguez Ojeda.

INTRODUCCIN La implementacin del Sistema de Control Interno requiere que se vayan realizando una serie de Pasos y Etapas hasta la conformacin total del mismo y stos deben ajustarse por una parte a lo establecido por la Resolucin 60/011 de la CGRC y por otra su adecuacin a las caractersticas de la organizacin, entidad, empresa, unidad empresarial de Base, talleres, etc.; este material tiene como objetivo contribuir a la comprensin del alcance de la implementacin y facilitar el trabajo. Los diferentes Pasos y Etapas pueden sustentarse, lo cul es importante, con tcnicas propias de la Metodologa de la Investigacin sin embargo en este material no se ha considerado ampliamente a fin de que en un primer momento todas las entidades y su estructura puedan implementar el sistema y como parte del proceso de mejora continua lo hagan en un momento posterior con mayor rigor tcnico. Como este material slo pretende sugerir un mtodo posible de trabajo inicial queda a la decisin de cada organizacin las acciones para su elaboracin y perfeccionamiento. En un momento posterior se tratar de apoyar esta implementacin con un mayor rigor buscando una superior efectividad del sistema. Generalidades. Los modelos que se proponen son los siguientes: 1. Modelo que recoge los resultados del Diagnstico realizado 2. Modelo para la elaboracin del Cronograma Detallado (Plan de Accin) a partir del los resultados del Diagnstico. 3. Modelo que recoge los resultados del levantamiento del los Riesgos. 4. Modelo del Plan de Prevencin de Riesgos elaborado a partir del levantamiento de riesgos 5. Modelo que recoge los resultados del anlisis de las Actividades de Control 6. Modelo que recoge levantamiento por reas y actividades de las informaciones que emiten teniendo en cuenta el emisor (origen), receptor (destino), canal (modo de envo, correo, escrito, parte telefnico, etc.) , as como identificar quin la elabora y determinar si es interna o externa. 7. Modelo que recoge el Programa de Rendicin de Cuentas al Comit de Prevencin y Control y sugiere las temticas generales que pueden abordarse en la misma

8. Modelo para el Componente de Supervisin y Monitoreo en el que se recogen las evaluaciones puntuales que la direccin general o la direccin de cada rea o actividad haya programado para el perodo que corresponda. 9. Modelo del Plan Temtico del Comit de Prevencin y Control .En el modelo se recogen tanto los temas como la periodicidad de su funcionamiento que pueden servir como ejemplo para el trabajo del Comit de Prevencin y Control pero que cada entidad adaptar a sus condiciones. 10. Propuesta de una Encuesta para aplicar al colectivo de trabajadores a fin de determinar, al menos parcialmente, el grado de conocimiento que presentan los trabajadores del centro sobre el sistema de control interno 11. Propuesta de una Entrevista a Cuadros y dirigentes para conocer el grado de conocimiento sobre el tema que tienen los mismos. Grfico del Sistema o Proceso de Control Este grfico representa el proceso de control como un sistema cerrado, es decir que posee la caracterstica de la retroalimentacin o autorregulacin. El movimiento es circular y continuo, Desviaciones Planes

Correcciones

Mediciones

Actividades

Normas

Etapas en la elaboracin de un Sistema. La elaboracin de un Sistema desde el punto de vista de la administracin est compuesta de las siguientes etapas: 1. Anlisis de situacin: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

2. Definicin de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas. 3. Formulacin del plan de trabajo: el analista fija los lmites de inters del estudio a realizar, la metodologa a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitar, el tiempo que insumir el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobacin se contina con la metodologa. 4. Relevamiento: el analista recopila toda la informacin referida al sistema en estudio, como as tambin toda la informacin que hace al lmite de inters. Con la informacin obtenida pone de relieve el nivel de importancia del sistema. Dar relieve a travs de la informacin obtenida. 5. Diagnstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relacin costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deber cambiar los mtodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deber cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista slo podr optimizarlo. 6. Diseo: el analista disea el nuevo sistema. El objetivo de presentar estas etapas, propias de la Administracin de Sistemas, es que los encargados de implementar el Sistema de Control Interno en las organizaciones se den cuenta que las normas que regulan dicho trabajo han sido estudiadas para su conformacin final y que de alguna forma el trabajo que se realice incluir estos aspectos Pasos y etapas para la elaboracin del diagnstico El diagnstico constituye un punto de partida hacia un objetivo superior, que es el diseo e implantacin, por lo que teniendo en cuenta los resultados del diagnstico, las empresas, podrn proyectar y disear el camino a seguir para lograr la eficiencia que reclama el socialismo. El diagnstico de la situacin del control interno debe reflejar los aspectos organizativos y de direccin que contribuyen al adecuado control interno, as como todas las deficiencias e insuficiencias presentes que inciden en la buena marcha del negocio y en el cumplimiento de su misin y objetivos. El diagnstico debe reflejar los aspectos insuficientes o no contemplados para dar respuesta a cada uno de los componentes y en forma de resumen la apreciacin de la situacin general de la entidad para cumplimentar lo establecido en la Resolucin # 60/11 de la CGR.

El esquema que se presenta puede ayudar a la comprensin de los Pasos y Etapas a seguir en la realizacin de diagnstico.

Etapa 1. Misin, Visin, Objetivos

Paso 1. Caracterizacin del objeto de estudio

Etapa 2.Descripcin del objeto social Etapa 3.Funciones que desarrolla el centro. Etapa 1.Creacin del Grupo de trabajo

Etapa 2. Capacitacin del Grupo de Trabajo

Paso 2. Diagnstico

Etapa 3. Valoracin del Sistema de Control Interno segn la gua metodolgica para diagnostico empresarial Etapa 3. Valoracin del conocimiento de los trabajadores del Sistema de Control Tarea 1. Aplicacin de una encuesta al colectivo de trabajadores. Tarea 2. Entrevista a cuadros y dirigentes.

Paso 3. Perfeccionamiento

Etapa 1. Elaboracin del Informe Final. Etapa 2. Confeccin de un Plan de Accin o Cronograma detallado Propuesto Etapa 1. Valoracin por el Comit de Prevencin Control y el Consejo de Direccin

Paso 4. Evaluacin.

Los autores esperan contribuir con este material al perfeccionamiento del Sistema de Control Interno en las organizaciones 5

DIAGNOSTICO RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________Fecha de actualizacin: _________(2)___________________________________________________________________ AREA: ____(3_)____________________ (4) Pgina 1 de 3 Clasificacin (7) Interno. Interno del rea del nivel Externo superior (8) (9) (10) x x x

No.

Problemas detectados en el Diagnostico

(5) 11.1 22.1 33.1

(6) I- Ambiente de Control: Manuales y Procedimientos No est actualizado el Manual de la organizacin Planeacin, planes de trabajo anual, mensual e individual Deficiente elaboracin del plan de trabajo mensual II- Integridad y valores ticos Deficiente divulgacin de los valores ticos de la empresa

Elaborado por: Nombres Apellidos y Firma (11) ______________________________________________________ Aprobado por: Nombres Apellidos y Firma (12) ______________________________________________________________

METODOLOGA DEL MODELO Introduccin: La elaboracin de este modelo es sencillamente la explicacin de su confeccin, lo que presupone, que es otro proceso, el estudio de adecuado tanto de la Resolucin 60//011 de la Contralora General de la Repblica de Cuba as como de las orientaciones que se hayan recibido de las organizaciones superiores y en particular del Comit de Prevencin y Riesgos que debe ser quin organice, regule, controle y apruebe su inicio, desarrollo y conclusin. Ser pues responsabilidad de ste ltimo, presidido por su Director General o mxima autoridad del rea, que el mismo se ajuste a lo establecido por el artculo 7 de la Resolucin 60/11 al definir las caractersticas generales del SCI: Integralidad, Flexibilidad y razonabilidad. Otros aspectos a tener en cuenta para comprender adecuadamente el modelo y por consiguiente confeccionarlo convenientemente es que se realiza a nivel de la Empresa o Unidad Presupuestada y de todas sus estructuras subordinadas y que sus resultados no constituyen una superposicin o suma de deficiencias, sino que en cada caso constituirn el diagnstico del lugar donde se realice; desde luego que los resultados de las reas pueden y de hecho sern una fuente de retroalimentacin para el Centro Director. En el diagnstico son claves las preguntas: qu se hace?, por qu se hace?, cundo se hace?, quin lo hace?, dnde se hace?, cmo lo hace?, para quin lo hace?, y siempre preguntarse, es necesario hacerlo?, qu valor aadido reporta este proceso para la empresa? Y qu sucede si no se hace? 1) Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin 2) Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) en que se realiz el diagnstico, ya sea como actualizacin del que exista de acuerdo a la Resolucin 297/03 o como la realizacin de un nuevo diagnstico 3) rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No.4 ) 4) Numeracin de la pgina: La numeracin de las pginas garantiza seguridad y orden en el desarrollo del trabajo as como evitar el extravo lamentable de modelos que obligaran a esfuerzos adicionales. Se recomienda el orden de 1 de n, para facilitar su bsqueda. 5) No. En este escaque se coloca el nmero de orden de los problemas detectados tal como quedaron recogidos en el diagnstico.

6) Problemas detectados en el Diagnstico: En este escaque se colocan los problemas tal como quedaron reflejados en el diagnstico organizado por componentes y por la estructura de las normas de cada uno de ellos tal como se encuentran en los artculos del 10-14 de la Resolucin 60/011. Leer los ejemplos que se exponen en el modelo propuesto. En el caso del primer componente ambiente de control debe comenzarse por hacer una revisin pormenorizada de los Manuales y procedimientos con que debe contarse en la empresa y en sus reas para el desarrollo del las diferentes tareas, su determinacin sera parte de la capacitacin inicial que deben recibir los que ejecutarn el diagnstico 7) Clasificacin: Tal como se expone en el modelo se clasifica en interno del rea (la solucin al problema diagnosticado se encuentra en el rea que realiza el diagnstico); 8) Interno del nivel superior (la solucin al problema diagnosticado no se encuentra en el rea que realiza el diagnstico, sino en su nivel superior, por ejemplo: el diagnstico lo est haciendo la Unidad Empresarial de Base y la solucin la debe entregar la Empresa) externo (la solucin no se encuentra a nivel de la empresa) 9) Interno del rea: Si se corresponde con lo explicado anteriormente se marca con una X Interno del nivel superior : Si se corresponde con lo explicado anteriormente se marca con una X 10) Externo: Si se corresponde con lo explicado anteriormente se marca con una X 11) Elaborado por: Se coloca el nombre, apellido y la firma una vez concluido todo el diagnstico en el ltimo modelo. No es necesario hacerlo en cada uno. Tambin existe la opcin de prescindir de esto y levantar un acta al concluir el trabajo donde consten estos datos de los participantes y su responsable. 12) Aprobado por: Se coloca el nombre, apellido y la firma una vez concluido todo el diagnstico en el ltimo modelo. No es necesario hacerlo en cada uno. Tambin existe la opcin de prescindir de esto y levantar un acta al concluir el trabajo donde consten estos datos de los participantes y su responsable.

CRONOGRAMA DETALLADO RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________Fecha de actualizacin: _______(2)___________________________________________________________________ AREA: ____(3_)____________________ (4) Pgina 1 de 3
No. (5) PROBLEMAS (6) I- AMBIENTE DE CONTROL 1-Manuales y Procedimientos (8) No est actualizado el Manual de la 1.1 Actualizar el Manual de la Julio 2011 organizacin Organizacin Planeacin, planes de trabajo anual, mensual e individual Deficiente elaboracin del plan de 2.1 Capacitar a los cuadros y Julio 2011 trabajo mensual dirigentes en la elaboracin del Plan de trabajo II- Integridad y valores ticos Deficiente divulgacin de los valores 3.1 Elaborar un plan de Agosto ticos de la empresa conjunto con el sindicato para 2011 su divulgacin Especialista de Directora Recursos Cuadros y sec. Humanos Seccin sindical de Especialista cuadros de Directora Recursos Humanos de Asesor Jurdico Director General ACCIONES (7) FECHA DE CUMPLIM. (8) EJECUTANTE(S) (9) RESPONSABLE (10)

METODOLOGA DEL MODELO CRONOGRAMA DETALLADO Introduccin: El Cronograma Detallado es el plan de accin que se elabora a fin de programar la solucin a los problemas detectados en el diagnstico, es por eso que en la columna que dice Problemas (6) se corta y se pega los problemas que resultaron del diagnstico tal y como se plantearon. Este modelo al igual que el diagnstico debe mantenerse actualizado en funcin de la actualizacin del diagnstico o de la solucin del los problemas. Este Cronograma Detallado por componentes debe reflejar todas las tareas que deben ser ejecutadas durante el perodo establecido para la conclusin o actualizacin de la implantacin del sistema de control interno, tanto aquellas correspondientes a la revisin de Manuales y Procedimientos, Reglamentos y otros sistemas, como las que hay que elaborar por corresponder a actividades existentes 1. 2. Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) en que se elabor el cronograma, ya sea como actualizacin del que exista de acuerdo a la Resolucin 297/03 o como la realizacin de un nuevo diagnstico rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No.4 ).Sigue la misma secuencia del diagnstico Numeracin de la pgina: La numeracin de las pginas garantiza seguridad y orden en el desarrollo del trabajo as como evitar el extravo lamentable de modelos que obligaran a esfuerzos adicionales. Se recomienda el orden de 1 de n, para facilitar su bsqueda. No. En este escaque se coloca el nmero de orden de los problemas detectados tal como quedaron recogidos en el diagnstico Problemas detectados en el Diagnstico: En este escaque se colocan los problemas tal como quedaron reflejados en el diagnstico organizado por componentes y por la estructura de las normas de cada uno de ellos tal como se encuentran en los artculos del 10-14 de la Resolucin 60/011. Leer los ejemplos que se exponen en el modelo propuesto. Acciones: Se reflejan las acciones que se desarrollarn para la solucin de los problemas detectados en el diagnstico. La solucin de un problema puede conllevar la realizacin de ms de una accin por lo que es conveniente seguir la organizacin

3.

4.

5. 6.

7.

que se expone en el ejemplo, o sea, al problema 1 puede conllevar las acciones 1.1, 1.2etc. 8. Fecha de cumplimiento. En este escaque se coloca la fecha con formato mes y ao en que se prev que se concluya la solucin del problema que fue reflejado en el diagnstico y que es igual a lo reflejado en la columna 6 de este modelo. 9. Ejecutante(s): Nombres y apellidos o cargo de aquellos obreros. Administrativos. , tcnicos, especialistas, dirigentes o cuadros que intervendrn directamente en la solucin de los problemas 10. Responsable: Nombres y apellidos o cargo de aquellos obreros. Administrativos. , tcnicos, especialistas, dirigentes o cuadros que a quines se le confi la responsabilidad de dar seguimiento, revisin y control de la accin hasta su culminacin en la solucin de los problemas. Se trata de la persona que responde ante el Comit de Prevencin y Control por el cumplimiento. Este Cronograma detallado debe ser aprobado por el Comit de Prevencin y Control quedando constancia de su aprobacin en el acta de la reunin de dicha comisin donde fue analizado.

GESTIN Y PREVENCIN DE RIESGOS RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________Fecha de actualizacin: _______(2)___________________________________________________________________ AREA: ____(3_)____________________ (4) Pgina 1 de 4
No. (5) Riesgos (6) Prdida econmica al no contar con el cumplimiento de los indicadores establecidos Prdida de econmica en los datos que se procesan Prdida econmica al no contar con el histrico de la informacin Prdida econmica al no observar los principios de la contabilidad y al no procesar la informacin diaria Prdida econmica al ocurrir un mal clculo de la relacin costo -ingreso. Prdida de recursos financieros por no supervisar y controlar la elaboracin de los flujos de caja, cartera de riesgos, origen y aplicacin de fondos, capital de trabajo, punto de equilibrio, razones financieras anlisis de los resultados y otros Prdida de imagen al no cumplir con las obligaciones con el estado Clasificacin (7) Interno Externo VALOR (MP) PE=FxV (10) 175.0 20.0 20.0 20.0 Ponderacin (11) No Medible (15)

(8)

(9)
X X X X

Alto (12)

Medio (13)

Bajo (14)

1 2 3 4

5 6

223.0

X 235.0

X
X

METODOLOGA DEL MODELO GESTIN Y PREVENCIN DE RIESGOS Introduccin: El modelo de Gestin y Prevencin de Riesgos debe guiarse por las Bases que establece el Articulo 11 de la Ley 60/011 de la CGRC: a)identificacin de riesgos y deteccin del cambio, b)determinacin de los objetivos de control y c) prevencin de riesgos y adems en su elaboracin es necesario tener bien definido el concepto de riesgo tal como se expone en el Glosario de Trminos de dicha Resolucin en su Anexo No.1 y que dice textualmente: Es la incertidumbre de que ocurra un acontecimiento que pudiera afectar o beneficiar el logro de los objetivos y metas de la organizacin. El riesgo se puede medir en trminos de consecuencias favorables o no y de probabilidad de ocurrencia. En este caso se relacionarn aquellos que puedan afectar en primer lugar los objetivos estratgicos de la empresa y de su concrecin en cada rea as como las tareas y acciones concretas que se han elaborado por cada una para su cumplimiento y por supuesto al igual que en el resto de los modelos debe estar presente su continua acutalizacin buscando eliminar o reducir al mnimo las causas y condiciones que los propician. La elaboracin del modelo requiere, como en el resto, la capacitacin del personal designado para efectuar el levantamiento de riesgos. A modo de sugerencia sera til darles una organizacin, como puede ser de la siguiente manera: a) econmicos, financieros, materiales, de vida o invalidez e imagen. Este modelo servir de punto de partida para la elaboracin del Plan de Prevencin de Riesgos. 1) Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin 2) Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) en que se elabor el cronograma, ya sea como actualizacin del que exista de acuerdo a la Resolucin 297/03 o como la realizacin de un nuevo diagnstico 3) rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No.4 ).Sigue la misma secuencia del diagnstico y del Cronograma Detallado 4) Numeracin de la pgina: La numeracin de las pginas garantiza seguridad y orden en el desarrollo del trabajo as como evitar el extravo lamentable de modelos que obligaran a esfuerzos adicionales. Se recomienda el orden de 1 de n , para facilitar su bsqueda. 5) No. En este escaque se coloca el nmero de orden de los riesgos que han sido identiricados en el levantamiento de las reas. 6) Riesgos. Breve y clara explicacin del riesgo que ha sido determinado en el levantamiento.Debe comenzar por prdida teniendo en cuenta que su ocurrencia pudiera afectar el logro de los objetivos y metas de la organizacin.

7) Clasificacin: Se trata de determinar si el riesgo es interno o externo. Los riesgos externos por lo general estn relacionados, entre otros, con las fuentes de suministros, cambios tecnolgicos, requerimientos de los acreedores, acciones de competencia, condiciones econmicas, condiciones polticas, normativas aplicables, acontecimientos naturales, etc. Los que no tengan estas carctersticas o similares como pueden ser los relacionados con los recursos humanos(seleccin, capacitacin, etc), financiacin, relaciones laborales, sistema de infomacin , proceso de compra y venta,procesos de almacenamiento, de procesos productivos, calidad y disciplina en lo orientado para la elaboracin de la documentacin primaria, deficiente revisin de las operaciones econmicas-contables por el personal correspondiente, mtodos y estilos de direccin, organizacin general, etc. 8) Internos: Se marca con una (X) si se ha identificado el riesgo como interno. 9) Externo: Se marca con una (X) si se ha identificado el riesgo como externo. 10) Valor: En el inciso a) del artculo 11 de la Resolucin 60 plantea en uno de sus parrafos: determinando la probabilidad de ocurrencia y en los casos que sea posible cuantificar una valoracin estimada de la afectacin o prdida de cualquier ndole que pudiera ocasionarse. Esto debe interpretarse como que siempre que sea posible debe valorarse. En los seminarios de capacitacin este aspecto debe ser explicado correctamente. Slo decir que se trata de estimar el valor (estimar no es adivinar sino valorar una situacin o modelo a partir de ciertas condiciones o parmetros contando entre otros factores con experiencia de hechos anteriores, valoraciones de personal especializado, etc). En el modelo se presenta, a modo de sugerencia, una frmula conocida como frmula de exposicin ( PE= F x V) que en sntesis expresa la prdida esperada o de exposicin (PE) como el producto de de multiplicar la frecuencia o veces problables que el riesgo se concrete en an el ao (F) y la prdida estimada para cada caso en el que el riesgo se concrete expresado en miles de pesos (de no ser posible en MP puede hacerse en pesos) . De no ser posible la determinacin del valor del riesgo identificado se coloca la X en la columna No medible 11) Ponderacin: Se trata de determinar el peso del riesgo identificado, o sea, atribuir un peso a un elemento de un conjunto con el fin de obtener una media ponderada que en su relacin con la actividad que se trabaja y las consecuencias de su probable ocurrencia se clasificar en Alto, Medio y Bajo. Un elemento que puede ayudar a esta clasificacin, no la nica, es haber estimado el valor de la prdida esperada. No es la nica ya que normalmente se identifican riesgos como pueden ser la prdida de principios, valores y convicciones, inclusive que clasifican como no medibles, cuya ponderacin puede ser Alta porque de no tomar las acciones preventivas correspondientes pudieran llegar a ser causa y condicin de altas prdidas para alcanzar los objetivos y metas de la organizacin.

12) Alto: Se marca con X si el riesgo identificado se valora de Alto. 13) Medio: Se marca con X si el riesgo identificado se valora de Medio. 14) Bajo: Se marca con X si el riesgo identificado se valora de Bajo 15)No Medible.Se marca con X si el riesgo identificado se considera No Medible.

MODELO DEL PLAN DE PREVENCIN DE RIESGOS RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________Fecha de actualizacin: _______(2)___________________________________________________________________ AREA: ____(3_)______Direccin de Contabilidad y Finanzas. (4) Pgina 1 de 1
No. (5) Actividad o rea (6) Riesgos (7) Posibles manifestaciones negativas (8) Medidas a aplicar (9) Responsible (10) Ejecutante (11) Fecha de cumplimiento de las medidas (12)

1-

Grupo de Finanzas

Prdida de imagen al no cumplir con las obligaciones con el estado

2) Solictar crdito bancario por 1200.0 MP. ---------------------3) Elaborar calendario para incrementar las gestiones de cobro -------------------4) Chequeo de los resultados de las gestiones de cobros 4)Solicitar al nivel superior las correciones necesarias a los indicadores del PIG

Director General --------------------Director de Negocios

Director Econmico ------------------Especialistas comerciales

1 de septiembre/ 2011 -------------------15 de agosto de 2011

1) Incumplimiento de obligaciones con los proveedores por restricciones en la cuenta bancaria

-------------------Director General

------------------Director Econmico

-----------------------15 de septiembre de 2011

2-

Perdida econmica al no contar con el histrico de la informacin

2) Deficiente elaboracin del Presupuesto de Gastos

Director Econmico

Esp. Principal del Grupo de Finanzas

1 de octubre de 2011

METODOLOGA DEL MODELO MODELO DEL PLAN DE PREVENCIN DE RIESGOS

Introduccin: El Plan de Prevencin de Riesgos constituye un instrumento de trabajo de la direccin para dar seguimiento sistemtico a los objetivos de control determinados, se actualiza y analiza peridicamente con la activa participacin de los trabajadores y ante la presencia de hechos que as lo requieran. Es necesario que los resultados de los anlisis de causas y condiciones efectuados, sobre los hechos que se presenten y las valoraciones realizadas en cuanto a la efectividad del Plan de Prevencin de Riesgos sean divulgados, en el inters de trasmitir la experiencia, y el alerta que de ello se pueda derivar, a todo el sistema. (ARTCULO 11, INCISO C. RESOLUCIN 60/011) El modelo en que debe elaborarse este Plan se encuentra en el Anexo No.II de la Resolucin 60 y se explica en la Resolucin que se estructura por reas o actividad y de la entidad. Esto quiere decir, por ejemplo, que una entidad con tres Direcciones Funcionales y cuatro Unidades Empresariales de Base cada una de ellas deber elaborar su Plan de Prevencin de Riesgos. Es importante tener en cuenta que tal como plantea la Resolucin 60/011 el autocontrol se considera como una medida del Plan de Prevencin de riesgos.El levantamiento de los Riesgos que se efectu constituye la base para la elaboracin de este Plan. 1) Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin 2) Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) en que se elabor o actualiz . 3) rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No.4 ).Sigue la misma secuencia del diagnstico, del Cronograma Detallado y de Gestin y Prevencin de riesgos. 4) Numeracin de la pgina: La numeracin de las pginas garantiza seguridad y orden en el desarrollo del trabajo as como evitar el extravo lamentable de modelos que obligaran a esfuerzos adicionales. Se recomienda el orden dede 1 hasta n, para facilitar su bsqueda. 5) No. En este escaque se coloca el nmero de orden de los riesgos que han sido identificados en el levantamiento de las reas.Debe coincidir con los nmeros colocados en la columna 5 del Modelo de Gestin y Prevencin de Riesgos.

6) Actividad o reas. Actividad: designa al conjunto de operaciones o tareas que realiza una persona natural o jurdica en la consecucin de un objetivo determinado. La naturaleza de una actividad est dada, precisamente por el objetivo bsico que ella persigue. Puede ser econmica, comercial,etc y como rea se puede asociar al trmino rea de responsabilidad, o sea, una unidad organizativa o subdivisin estructural dentro de la entidad, a cargo de un jefe al cul le corresponde garantizar que las tareas asignadas al rea sean realizadas de forma eficiente por lo que puede tomar decisiones encaminadas a ese fin. Lo anterior implica que dicho jefe administre recursos materiales, humanos y/o monetarios, por lo que adquiere el compromiso de rendir cuentas peridicamente de su gestin. En el ejemplo del modelo el rea es la Direccin de Contabilidad y Finanzas y la actividad el Grupo de Finanzas, que es una subdivisin de esa direccin. 7) Riesgos. Refleja los riesgos tal como fueron identificados, lo que implica que es igual a la columna 6 del Modelo de Gestin y Prevencin de Riesgos; 8) Posibles manifestaciones negativas.La Resolucin 60/011 define este concepto como: Accin u omisin con o sin intencin, que cometida por un sujeto propio o ajeno a la entidad, lesiona un punto vulnerable de la misma, constituyendo en esencia el modo de operar, la forma mediante la cual se expresa una indisciplina, ilegalidad o manifestacin de corrupcin administrativa. Cmo se manfiesta el riesgo?. Qu expresin concreta tiene el riesgo?. Cul o cules seran las consecuencias?. En el ejemplo del modelo el riesgo No.1 tiene como posible manifestacin un incumplimiento con los proveedores ya que al no cumplir con las obligaciones con el estado ste esta facultado, a travs de los ganos competentes,a aplicarle determinadas restricciones a las cuentas bancarias de la entidad estableciendo prelaciones de pago que garantizen que el dinero que sea acrditado por el banco en la cuenta de operaciones del cliente facilite el cumplimiento de dichas obligaciones en primera instancia. 9) Medidas a aplicar.La Resolucin 60/011 de la Contralora General de la Repblica define el concepto como Acciones concertadas que se emprenden de forma colegiada por la administracin y el colectivo laboral, dirigidas a eliminar o disminuir al mximo posible, las causas y condiciones que propician la comisin de indisciplinas, ilegalidades o manifestaciones de corrupcin. No deben reproducir funciones u orientaciones metodolgicas ya establecidas; cuando se identifiquen peligros por el incumplimiento o violacin de stas, las acciones deben estar dirigidas a su verificacin, comprobacin y evaluacin, con mtodos participativos. En el ejemplo la manifestacin negativa del riesgo que se ha identificado (1) y que puede manifetarse como se expone en la columna (8) implica tres medidas de prevencin que buscan garantizar la suficiente liquidez monetaria a fin de poder cumplir adecuadamente con las obligaciones con el estado; garantizando esto eliminar o disminuir al mximo posible, las causas y condiciones que lo propician.

10) Responsable. Es el mximo responsable de exigir y dar seguimiento al cumplimiento de la medida a fin de garantizar su cumplimiento en la fecha establecida en el plan; es una persona concreta no puede ser un organo como el Consejo de Direccin o el Comit de Prevencin y Riesgos.En el ejemplo el responsable de la primera medida, por su compeljidad y urgencia, se ha considerado debe ser el Director General 11) Ejecutante. Se trata de la persona a quin se ha dado la tarea de ejecutar la medida; es una persona concreta no puede ser un organo como el Consejo de Direccin o el Comit de Prevencin y Riesgos. Este ejecutante podr valerse para la realizacin del trabajo de otras personas, si fuese neceasario, pero es a l a quin el Responsable le chequear el cumplimiento de la medida. En el ejemplo es el Director Econmico y es a l a quin el Director General le chequear la medida. 12) Fecha de cumplimiento de las medidas. No se identifica con los plazos diarios, permanentes, bimensuales o trimestrales, atendiendo a lo establecido para su ejecucin. En todos los casos se precisa la fecha en la que se comprueba su cumplimiento o evalan sus resultados. En el ejemplo se consider el 1 de septiembre de 2011.

ACTIVIDADES DE CONTROL RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________Fecha de actualizacin: _______(2)___________________________________________________________________ AREA: ____(3_)____________________ (4) Pgina 1 de 3 N/O (5) PROCEDIMIENTOS EXISTENTES O DOCUMENTOS OFICIALES (7) Plan Tcnico Econmico

RIESGOS (6)
Prdida de imagen al no cumplir con las obligaciones con el estado Perdida econmica al no contar con el histrico de la informacin Prdida econmica al ocurrir un mal clculo de la relacin costo ingreso. Prdidas materiales por que no se est colocando sellos en las puertas despus de la jornada laboral.

1-

2-

Plan de Seguridad Informtica Plan Tcnico Econmico Plan de Seguridad y Proteccin.

34-

METODOLOGA DEL MODELO ACTIVIDADES DE CONTROL

Introduccin: La Resolucin 60/011 de la CGRC en su artculo 12 define este componente de la siguiente forma: El componente Actividades de Control establece las polticas, disposiciones legales y procedimientos de control necesarios para gestionar y verificar la calidad de la gestin, su seguridad razonable con los requerimientos institucionales, para el cumplimiento de los objetivos y misin de los rganos, organismos, organizaciones y dems entidades. Las actividades de control son aplicables a las operaciones de todo tipo, las que tributan a la fiabilidad de la informacin financiera y al cumplimiento de las disposiciones legales correspondientes al marco de desarrollo de la actividad, as como a la comprobacin de las transacciones u operaciones econmicas que le dan cobertura a los objetivos y metas en cuanto a su exactitud, autorizacin y registro contable conforme a las normas cubanas establecidas al efecto, con un enfoque de mejoramiento continuo . Una vez identificados los riesgos resulta necesario asociarlos con las Normas, Manuales, Procedimientos u otros documentos oficiales que regulan la forma de realizacin de las operaciones en los diferentes procesos y referenciar los riesgos identificados con ellos. Para que este objetivo se cumpla resulta necesario que en la elaboracin del diagnstico hayan quedado identicados con precisin aquellas Normas, Manuales, Procedimientos u otros documentos oficiales de los que se carece y que son necesarios para el correcto funcionamiento de las reas y sus correspodnientes actividades, 1) Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin 2) Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) 3) rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No.4 secuencia del diagnstico y del Cronograma Detallado 4) Numeracin de la pgina: La numeracin de las pginas garantiza seguridad y orden en el desarrollo del trabajo as como evitar el extravo lamentable de modelos que obligaran a esfuerzos adicionales. Se recomienda el orden desde 1 hasta n, para facilitar su bsqueda.

5) No. En este escaque se coloca el nmero de orden de los riesgos que han sido determinados en el levantamiento. Es el mismo nmero que se coloc en la columna (5) del Modelo de Gestin y Prevencin de Riesgos 6) Riesgos: Se enuncian tal y como quedaron expresados en la columna (6) del modelo de Gestin y Prevencin de Riesgos. 7) Procedimientos existentes o documentos oficiales. Normas, Manuales, Procedimientos u otros documentos oficiales que regulan la forma de realizacin de las operaciones en los diferentes procesos. En el ejemplo el riesgo est vinculado al Plan Tcnico Econmico a partir de que en el anlisis del riesgo se ha considerado que su posible manifestacin negativa se producira por incumplimientos de este documento oficial que es el Plan Tcnico Econmico y y por no realizar los anlisis sistemticos que la organizacin debe hacer del comportamiento de los indicadores a fin de tomar la medidas preventivas.. .

INFORMACIN Y COMUNICACIN. RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________ Fecha de actualizacin: _______(2)__________________________________________________________________ AREA: ____(3_)____________________ (4) Pgina 1 de 3

NO. DE CLASIFICA CIN INTERNA (5)

DENOMINACION DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIN (6)

CLASIFICACION (7) INTERNA (8) EXTERNA (9) EMISOR (10) RECEPTOR (11) CANAL (12) FRECUENCIA (13) FECHA (14) QUIEN GENERO LA INF. Y COMUNIC. (15)

01-1

Estados Financieros Anlisis Econmico

Director de Contabilidad Director de Contabilidad Directores Unidades Emp. de Base Director de Recursos Humanos

01-2

Director General Miembros del Consejo de Direccin Direccin de Control UERMP ONE Municipal de Matanzas

Escrito Escrito

Mensual Mensual

Da 5 Da 10

J.Grupo de Contabilidad Grupos de Contabilidad y Finanzas. Esp. Principal de Negocios Especialista de Recursos Humanos

01-3

Balance Material Estadstico (451) Indicadores Seleccionados de Proteccin del Trabajo (5201)

Correo Electrnico

Mensual

Da 5

02-1

Escrito

Trimestral

Da 15

METODOLOGA DEL MODELO Introduccin: La Resolucin 60/011 de la CGR define de la siguiente forma este componente: El componente Informacin y Comunicacin precisa que los rganos, organismos, organizaciones y dems entidades deben disponer de informacin oportuna, fiable y definir su sistema de informacin adecuado a sus caractersticas; que genera datos, documentos y reportes que sustentan los resultados de las actividades operativas, financieras y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con mecanismos de retroalimentacin y la rendicin transparente de cuentas(artculo 13). El diseo de este modelo tiene como objetivo facilitarla implementacin de las dos primeras Normas del componente (sistema de informacin, flujo y canales de comunicacin contenido, calidad y responsabilidad) y en tro modelo se precisar lo relativo a la Norma de Rendicin de Cuentas. Para su elaboracin se precisa que previamente se haya ello un levantamiento por reas y actividades de las informaciones que emiten teniendo en cuenta el emisor (origen), receptor (destino), canal (modo de envo, correo, escrito, parte telefnico, etc.) , as como identificar quin la elabora y determinar si es interna o externa. 1)Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin 2)Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) en que se elabor 3)rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No.4).Sigue la misma secuencia del diagnstico y del Cronograma Detallado 4)Numeracin de la pgina: La numeracin de las pginas garantiza seguridad y orden en el desarrollo del trabajo as como evitar el extravo lamentable de modelos que obligaran a esfuerzos adicionales. Se recomienda el orden desde 1 hasta n, para facilitar su bsqueda. 5) No. de clasificacin Interna. A fin de mantener una organizacin en la informacin y comunicacin y poder dar seguimiento a su cumplimiento en fecha y con calidad las organizaciones pueden optar por dar un nmero interno propio a cada una de ellas. En el ejemplo, a modo de sugerencia, se sigue el criterio de identificar las reas con un nmero y seguidamente otro nmero para las actividades dentro de ellas. Ejemplo: 01 (Direccin de Economa y Contabilidad) 1 los (Estados Financieros). 6) Denominacin de la informacin y la Comunicacin: En esta columna se inscribe el nombre del Modelo. Ejemplo: Estados Financieros

7) Clasificacin. Se trata de determinar si la informacin es externa o interna. 8) Interna: Se marca con una (X) si se ha identificado como una informacin que debe ser enviada a organizaciones, o entidades ajenas a la empresa., como,pueden ser Direccin Municipal o Provincial de trabajo, oficinas de estadsticas, etc. 9) Externa: Se marca con una (X) si se ha identificado como una informacin que debe ser enviada a reas o dependencias de la propia empresa., como,pueden ser Direccin Recursos humanos, Direccin de Economa y Contabilidad, etc. 10) Emisor: Se define como emisor la persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicacin, lo que en este caso significa la persona responsable que a travs de la elaboracin de una informacin verbal o escrita expone resultados ya sea cuantitativos y/o cualitativos a otros niveles (ascendente, descendente, transversal y horizontal,) siempre y cuando sta est autorizada por el nivel correspondiente de autoridad.En el ejemplo es el Director de Contabilidad. 11) Receptor. Se trata de la persona(s) que ha(n) solicitado la informacin y que debe envirsele de manera transparente, gil, segura, correcta y oportuna 12) Canal: Se define como medio a travs del cual las seales (informacin) son transmitidas al punto de recepcin. En este caso se trata de la persona, personas o entidades a quines est debidamenta autorizado hacer llegar la informacin elaborada por el emisor. 13) Frecuencia. La frecuencia de las informaciones puede ser diaria, mensual,trimestral, semestral, anual u otra fecha acordada entre el emisor y el receptor. 14) Fecha: Da, hora, etc. acordada para la entrega de la informacin 15) Quin gener la informacin y comunicacin: Es la persona, actividad o rea que debe elaborar la informacin. Se diferencia del emisosr en que este timo es el responsable de su cumplimiento y en este escaque se coloca quin la genera. En el ejemplo el emisor es el Director de Contabilidad pero quin la genera o elabora es el grupo de contabilidad y finanzas.

INFORMACIN Y COMUNICACIN (2) Programa de Rendicin de Cuentas al Comit de Prevencin Y Control RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________No de Acuerdo y Fecha de aprobacin por el Consejo de Direccin (2)_________________________________________. Pgina 1 de 4 (3) No. (4) 1234567891011121314151617181920AFECTADOS (5) Director de Contabilidad y Finanzas Especialista Principal del Grupo de Contabilidad Especialista Principal del Grupo de Finanzas Directora de Recursos Humanos Especialista de Cuadros y Capacitacin Especialista de Seguridad y Salud del trabajo Director de Desarrollo Especialista de Calidad Especialista de Inversiones Especialista de Portadores Energticos Asesor Jurdico Auditor Interno Especialista de Proteccin y Defensa Director de Supervisin y Control Director de Negocios (Area Comercial) Especialista de Productos No.1 Especialista de Productos No.2 Director de UEB No.1 Responsable de Almacn No.1 de la UEB No.1 Administrador de Taller No. 1 de la UEB No.1 UEB No.1 FECHA PREVISTA (6) Febrero 2011 Febrero 2011 Febrero 2011 Marzo 2011 Marzo 2011 Marzo 2011 Abril de 2011 Mayo de 2011 Mayo de 2011 Mayo de 2011 Junio 2011 Junio 2011 Junio 2011 Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011 Septiembre 2011 Septiembre 2011 Septiembre 2011 LUGAR (8) Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central Oficina Central UEB No.1 UEB No.1 UEB No.1

INFORMACIN Y COMUNICACIN. (2) Programa de Rendicin de Cuentas al Comit de Prevencin y Control

METODOLOGA DEL MODELO Introduccin General: a) Conceptos Generales Introduccin: La Rendicin de cuentas es una de las Normas en que est estructurado el componente de Informacin y Comunicacin segn se establece en la Resolucin 60/011 de la CGRC y que textualmente expone en su artculo 13 inciso c) Rendicin de cuentas: Los directivos superiores, directivos, ejecutivos y funcionarios, tienen el deber legal y tico de responder e informar acerca de su gestin, administracin, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos pblicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido, as como otros aspectos de inters que resulten necesarios, ante sus rganos superiores, consejo de direccin y colectivo de trabajadores. El sistema de rendicin de cuentas diseado por los rganos, organismos, organizaciones y dems entidades debe incluir todos los elementos que permitan conocer el destino de los recursos y les garanticen el mejor uso posible de estos para satisfacer las necesidades pblicas. Con la rendicin de cuentas debe lograrse que toda persona asuma con plena responsabilidad sus actos, informando no slo de los objetivos a que se destinaron los recursos que le fueron confiados, sino tambin de la forma y resultado de su aplicacin, sin olvidar la importancia del componente tico en su actuacin y conducta. Dos definiciones son importantes: 1. Gestin Comprende todas las actividades de una organizacin que garantizan el cumplimiento de las metas y objetivos trazados a partir del diseo estratgico desarrollado con la participacin de la direccin y dems trabajadores, incluye la evaluacin oportuna y sistemtica de su desempeo operativo en funcin de las estrategias previstas. 2. Administracin Proceso de Planear, Organizar, Liderar y Controlar el trabajo de los miembros de la Organizacin y de utilizar todos los recursos disponibles de la Empresa para alcanzar objetivos organizacionales establecidos. Tambin puede definirse como: Es la disciplina que persigue la satisfaccin de objetivos organizacionales contando para ello con una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. La administracin es un proceso, ya que los directivos, sin importar sus aptitudes particulares o su capacidad, intervienen en actividades interrelacionadas para lograr los objetivos deseados. El proceso administrativo consta de 4 fases fundamentales: Planear, liderar, controlar y organizar.

La rendicin de cuenta implica, bsicamente, el anlisis de estas 4 fases en el proceso de administracin ante las autoridades competentes que lo requieran. De manera General deben rendir cuentas en el Comit de Prevencin y Control los directivos superiores, directivos, ejecutivos y funcionarios; la determinacin de stos tiene como punto de partida la organizacin estructural de las diferentes organizaciones ya sea a nivel central, estructuras intermedias y otras estructuras subordinadas a ellas. Pueden ser, por ejemplo, Directores Funcionales, Directores de Unidades Empresariales de Base, J. de Brigadas, Administradores de Talleres, o funcionarios como Asesor Jurdico, Auditor y otros funcionarios; es necesario que se tenga en cuenta que en el criterio de seleccin no slo debe estar presente el cargo sino la responsabilidad en la custodia de recursos materiales, humanos y financieros. El Comit de Prevencin y Control propondr al Consejo de Direccin tanto el cronograma con las temticas ya sea para un ao calendario o por perodos y su aprobacin debe constar como acuerdo en el acta del Consejo de Direccin b) Temticas. Con respecto a las Temticas debe tenerse en cuenta lo que se expone en el artculo 14 inciso c) de la Resolucin 60/011 de la CGRC al referirse a las funciones del Comit de Prevencin y Control de las cuales se pueden deducir, entre otras, temticas tales como; Conocimiento las disposiciones legales relativas al Sistema de Control Interno u otras vinculantes. Existencia del Manual de la Organizacin con los documentos fundamentales. Estado de la implementacin del Control Interno. Actualizacin sistemtica de los riesgos en cada Direccin Funcional, Unidades Empresariales de Base, Talleres, almacenes, etc. Elaboracin y actualizacin del Plan de Prevencin de Riesgos en cada Direccin Funcional, Unidades Empresariales de Base, Talleres, almacenes, etc. Resultados en las acciones de control recibidas, principales deficiencias y soluciones. Capacitacin a los trabajadores Rendicin de cuenta a los trabajadores Rendicin de cuentas al rgano Colegiado de Direccin Acciones para el fortalecimiento del trabajo Poltico-Ideolgico Otros aspectos de inters. Cumplimiento de los planes Actualizacin de la Planeacin estratgica Sistematicidad en las reuniones de los rganos asesores y colectivos de direccin Apoyo a la Seccin Sindical para su funcionamiento, en particular la informacin necesaria para correcta celebracin de las Asambleas de Afiliados Elaboracin y seguimiento al Plan de Capacitacin. Elaboracin y chequeo de los planes de trabajo individual Actualizacin del Expediente de Perfeccionamiento Empresarial (Sistema de Direccin y Gestin Empresarial) Otros

No obstante, en el marco de lo estipulado, cada entidad decidir la precisin, eliminacin o inclusin de las temticas en funcin de las caractersticas de su funcionamiento y de lo que corresponde a quin rinde cuentas.

c) Seleccin de los que rendirn cuentas De acuerdo a lo estipulado en la Resolucin 60/011 los mismos estn enmarcados en Los directivos superiores Directivos, ejecutivos Funcionarios Especialistas con responsabilidades de control de recursos, financieros, materiales y humanos Otros que el Comit de Prevencin y Control considere necesario El anlisis del Organigrama de la entidad y de la estructura particular de cada una de sus direcciones teniendo en cuenta el contenido o profesiograma de cada puesto de trabajo puede ayudar a la determinacin de quines deben rendir cuentas d) Fecha Prevista. En el artculo 14 inciso c al referirse a las funciones del Comit de Prevencin y Control la Resolucin 60/011 de la CGRC precisa: Debe quedar evidencia documental del cronograma de reuniones, as como de los
temas tratados, acuerdos adoptados y su seguimiento en las sesiones de trabajo. Si se tiene en cuenta que la rendicin de cuentas, como se ha explicado anteriormente, forma parte del Plan Temtico de las reuniones resulta necesario que los funcionarios que deben rendir cuentas dispongan con el tiempo suficiente para incluir la misma en su Plan de Trabajo individual y prepararse adecuadamente para ello por lo que dicho Comit definir la fecha en que debe hacerlo con la debida anticipacin. Este calendario deber estar aprobado por el Consejo de Direccin y debe constar la fecha y nmero del acuerdo correspondiente, lo que se recoge en el nmero (2) del modelo propuesto. El calendario podr elaborarse para el ao u otro perodo que se acuerde.

SUPERVISIN Y MONITOREO RESOLUCION 60/011 CGRC NOMBRE DE LA EMPRESA: _____(1)________________________________________________________________Fecha de actualizacin: _________(2)_______________________________________________________________ AREA: ____(3_)____________________ (4) Pgina 1 de 2

N/O (5)

ACCIONES A EFECTUAR (6)

TEMTICA (7)

1-

Auditoria Financiera con Dictamen Control Integral UEB de Matanzas Comprobacin Nacional de Control Interno Auditora Especial Control temtico

Todos los sistemas

OBJETIVO HACIA DONDE SE DIRIGE LA SUPERVISION Y MONITOREO (8) Toda la Empresa y todos los sistemas

FECHA DE CHEQUEO (9)

EJECUTANTES (10)

RESPONSABLE (11)

Primer Trimestre

CANEC SA

CANEC SA

2-

Todos los sistemas

Toda la UEB y todos sus dependencias

Febrero 1-28

Especialistas seleccionados de las Direcciones Funcionales CGRC Auditor Interno Especialistas de Recursos Humanos

Director de Supervisin y Control

3-

Todos los sistemas

Segn seleccin Actividad de Casas de compra Toda la UEB y todos sus dependencias

II Trimestre

CGRC Director General Director de Recursos Humanos 1

45-

Compra en efectivo Sistemas de pago

1-30 de Junio III Trimestre

METODOLOGA DEL MODELO

SUPERVISIN Y MONITOREO

Introduccin: Sobre este componente expone en el aratculo 14 la Resolucin 60/011 de la CGRC:

El componente Supervisin y Monitoreo est dirigido a la deteccin de errores e irregularidades que no fueron detectados con las actividades de control, permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Esta se realiza mediante dos modalidades de supervisin: actividades continuas que son aquellas que incorporadas a las actividades normales generan respuestas dinmicas, entre ellas el seguimiento sistemtico realizado por las diferentes estructuras de direccin y evaluaciones puntuales que son ejecutadas por los responsables de las reas, por auditoras internas y externas. En este modelo se recogen las evaluaciones puntuales que la direccin general o la direccin de cada rea o actividad haya programado para el perodo que corresponda y que normalmente debe abarcar un ao a fin de que pueda ser incluido por los factores correspondientes tanto en el Plan Anual como en sus correspondientes planes mensuales. Este modelo debe tener su punto de partida en el que elabore en primera instancia el Comit de Prevencin y Control de la mxima direccin y que complemente cada rea o actividad con los que considere necesario a fin de garantizar la eficacia del Control Interno. Estas acciones tienen las caractersticas de ser programadas pero el Comit de Prevencin y Control o los responsables de reas o actividades efectuarn acciones de control sorpresivas en funcin, fundamentalmente, de los riesgos determinados y que requieren, por su propia naturaleza, una atencin priorizada y sin previa comunicacin. Es importante que en todos los casos las acciones de control se compatibilicen con el Plan de Prevencin de Riesgos, lo que no significa que se concreten slo en eso sino que se tengan en cuenta para una correcta organizacin de los planes anuales y mensuales de todas las reas y actividades y se de la prioridad necesaria a los riesgos determinados.
1) Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin 2) Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) en que se elabor. 3) rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No 1, etc. 4) Numeracin de la pgina: La numeracin de las pginas garantiza seguridad y orden en el desarrollo del trabajo as como evitar el extravo lamentable de modelos

que obligaran a esfuerzos adicionales. Se recomienda el orden desde 1 hasta n, para

facilitar su bsqueda. 5) No.En este escaque se coloca el nmero de orden de las acciones a efectuar que han sido determinados.
6) Acciones a efectuar. Para determinar las acciones de control debe tenerse en cuenta lo que se establece por La ley no. 107 de la Contralora General de la Repblica de Cuba, del 1 de agosto del 2009, en su artculo 11 la que define como SISTEMA DE CONTROL INTERNO las acciones establecidas por la legislacin especial en esta materia, que se disean y ejecutan por la administracin, para asegurar la consecucin de los objetivos siguientes:

1.- Proteger y conservar el patrimonio contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilcito. 2.- Asegurar la confiabilidad y oportunidad en la informacin que se reciba o se brinda. 3.- Garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones econmicas, mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo estatal. 4.- Cumplir con el ordenamiento jurdico. 5.- Cumplir con el ordenamiento tcnico establecido por los organismos rectores, para el empleo de herramientas, equipos, instrumentos y otros medios de carcter similar, en la realizacin de los distintos procesos a su cargo. En estas temticas deben incluirse tanto las internas como las externas que se conozcan o se puedan prever razonablemente y muy concretamente aquellas entidades que tengan Auditor Interno incorporaran las que estn en su Plan una vez que ha sido debidamente aprobado por las autoridades facultadas para ello. 7)-Temtica: Es una sntesis del contenido u objetivo de la accin de control a realizar; El conjunto de acciones, procedimientos, normas o tcnicas que aseguran la regulacin de un sistema es lo que se denomina Control. En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos. Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros; incluyen ms que todos los controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. El control contable puede ser descrito de la siguiente manera: comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros; estn diseados para evaluar, con seguridad razonable, que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin; b) Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la preparacin de Estados Financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados; c) Mantener la contabilidad de los activos; d) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin. e) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia.

8)- Objetivo hacia donde se dirige la supervisin y monitoreo. La accin de control puede ser dirigida hacia un sistema en un rea o actividad, por ejemplo los Activos Fijos del rea de Contabilidad y finanzas; todos los sistemas en todas las reas o actividades, por ejemplo una Auditora Financiera a la empresa.
9)- Fecha de chequeo. El perodo del ao calendario en que se realizar la accin de control; debe estimarse el tiempo de duracin y puede precisarse en mes, trimestre etc. 10)- Ejecutantes. En este caso se trata de los trabajadores, cuadros, funcionarios, especialistas, consultora especializada u otra organizacin que le corresponda por sus funciones estatales o debidamente autorizados por la autoridad facultada de la entidad y que pueden ser externos o internos que ejecutarn la accin de control 11)- Responsable: Es la Persona que tiene a su cargo la direccin y seguimiento de la

accin de control, participe o no directamente en ella y que responde por ello ante el Comit de Prevencin y Control y/o la autoridad superior correspondiente. El responsable es quin rendir cuentas en un momento dado por su ejecucin en fecha, calidad y alcance y quin deber posteriormente exigir, revisar y controlar el cumplimiento del Plan de Medidas que se derive de la misma.

COMITE DE PREVENCIN Y CONTROL INTERNO (RESOLUCION

60/011 CGRC)

NOMBRE DE LA EMPRESA: _____ (1) ________________________________________________________________Fecha de actualizacin: _________ (2) _______________________________________________________________ rea: ___________________(3)___________________________________
PLAN TEMATICO DEL COMITE DE PREVENCIN Y CONTROL INTERNO (4) Fechas y Temas programados (7) Temas (6) I Trimestre Chequeo de acuerdos Cumplimiento del calendario de adecuacin, actualizacin y/o perfeccionamiento del sistema de Control Interno por componentes y normas. ( Resol/60/011) Cumplimiento y resultado de las acciones de control, tanto las incluidas en Supervisin y Monitoreo como otras efectuadas. Anlisis de causas y condiciones que provocaron las deficiencias Estado de la actualizacin del levantamiento de riesgos en las reas, actividades y procesos Organizacin, conduccin y revisin del proceso de elaboracin del Plan de Prevencin de Riesgos, su actualizacin y seguimiento Chequeo y actualizacin del Cronograma detallado Chequeo de los Planes de Medidas derivados de las acciones de control Preparacin, anlisis y evaluacin de los resultados de la Reunin trimestral para el anlisis del comportamiento del delito, las indisciplinas, las ilegalidades y manifestaciones de corrupcin. Chequeo del Plan de Capacitacin, divulgacin e informacin a los trabajadores acerca de polticas, disposiciones legales y procedimientos emitidos por la entidad o de carcter vinculante, apoyando a la direccin. Rendiciones de cuentas X II Trimestre X III Trimestre X IV Trimestre X

No. (5) 1

3 4 5 6 7 8 9

X X X X X X X

X X

X X X

X X

X X

X X X

X X X X

10

11

METODOLOGA DEL MODELO

COMIT DE PREVENCIN Y CONTROL

Introduccin:
El Sistema de Control Interno es objeto de evaluacin para conocer la eficacia de su funcionamiento y permitir su retroalimentacin y mejora continua; la evaluacin comprende un conjunto de actividades de control incorporadas a los procesos, actividades y operaciones que se llevan a cabo mediante el seguimiento de sus resultados El Comit de Prevencin y Control es un rgano asesor que est vinculado directamente al rgano colegiado de direccin, con el objetivo de velar por el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo. Su composicin, la permanencia en este y la periodicidad de las reuniones, son definidas por la mxima autoridad que corresponda, en estas es necesario contar con la presencia de dirigentes sindicales, segn proceda. Debe quedar evidencia documental del cronograma de reuniones, as como de los temas tratados, acuerdos adoptados y su seguimiento en las sesiones de trabajo. Entre sus funciones fundamentales se encuentran 1. conocer las disposiciones legales relativas al Sistema de Control Interno, con el propsito de formular propuestas, auxiliar a la direccin en el diagnstico de los objetivos de control; 2. en la organizacin, conduccin y revisin del proceso de elaboracin del Plan de Prevencin de Riesgos y su posterior seguimiento, a partir del anlisis integral de los resultados de acciones de control y la evaluacin de las causas y condiciones que generan las deficiencias detectadas y propone las acciones y recomendaciones que considere necesarias para el mejor funcionamiento y eficacia del Sistema de Control Interno; 3. coordinar y orientar la divulgacin de informacin y 4. capacitacin a los trabajadores acerca de polticas, disposiciones legales y procedimientos emitidos por la entidad o de carcter vinculante, apoyando a la direccin; 5. as como otras funciones que se consideren necesarias por los rganos, organismos, organizaciones y dems entidades para la gestin de riesgos y el cumplimiento de su misin y objetivos Estos aspectos tomados del artculo 14, inciso b. de la Resolucin 60/011 de la CGRC explican con claridad la obligacin e importancia, no slo acerca de la creacin del Comit de Prevencin y Control, sino tambin de las particularidades de su funcionamiento. En el modelo se recogen tanto los temas como la periodicidad de su funcionamiento que pueden servir como ejemplo para el trabajo del Comit de Prevencin y Control pero que cada entidad adaptar a sus condiciones, siempre en base al cumplimiento de lo establecido por la Resolucin, y no debe tomarse como un formato de carcter nico y obligatorio

1) Nombre de la Empresa: Se identifica el nombre de la empresa tal como est recogido en la resolucin de su constitucin 2) Fecha de actualizacin: da, mes y ao (1 de julio de 2011) en que se elabor. 3) rea: rea de la empresa que lo realiza, puede ser una Direccin Funcional del empresa (de acuerdo a su organigrama o estructura de funcionamiento), una Unidad Empresarial de Base, o una de las estructuras a que le estn subordinadas. Puede ser por ejemplo: Direccin General, Direccin de Contabilidad y Finanzas, UEB de Matanzas, o Taller No 1, etc. 4) Plan Temtico del Comit de Prevencin y Control interno: Las

temticas son el conjunto de los temas parciales contenidos en un asunto general y que en este caso se refiere a los diferentes temas que abarca la implementacin, actualizacin y seguimiento del Sistema de Control Interno en funcin de su mejora continua; los temas propuestos pueden constituir la base para la organizacin de estas reuniones con las adecuaciones que cada entidad, en funcin de sus caractersticas y de acuerdo a lo normado, considere deben ser tratados para la consecucin de este fin. 5) No. En este escaque se coloca el nmero de orden de los temas que han sido
determinados tratar en el desarrollo de la reunin. 6) Temas: Se relacionan los temas que de acuerdo a lo estipulado por la resolucin 60/011 de la CGRC pueden ser tratados en la reunin y que siguen el proceso de actualizacin permanente que ha sido diseado con el resto de los modelos propuestos. Ejemplo: a partir del diagnstico se elabor un Cronograma Detallado de diferentes tareas que en un determinado perodo deban darle solucin a deficiencias detectadas, pero el desarrollo de las actividades y procesos y en particular los resultados de acciones de control realizadas implican incrementar en l algunas tareas nuevas que requieren un perodo de tiempo para su solucin. Igual situacin se puede presentar con el levantamiento inicial de riesgos y el Plan de Prevencin de riesgos elaborado. 7) Fechas y Temas programados: Se aade a los temas sugeridos el calendario de reuniones posibles y la seleccin de temas a tratar en cada momento. En este caso se ha propuesto un Plan Temtico para tratar en reuniones trimestrales pero cada entidad lo adaptar a sus condiciones tanto en periodicidad (mensual, bimensual, etc.) como en los temas a tratar en cada una de las reuniones programadas. Lo que si resulta imprescindible es que las reuniones desde el inicio del ao se encuentren planificadas a fin de que los Planes de Trabajo anual y mensual de las diferentes reas lo puedan incluir en ellos.

ANEXO 3.3
Programa de Capacitacin del Grupo de Trabajo Objetivo General Proporcionar los elementos fundamentales del Control Interno, considerado como una funcin de la direccin, as como las normas y procedimientos, su aplicacin y control a partir de las nuevas concepciones que se deben aplicar en Cuba. Total de horas planificadas: 12 horas Encuentros planificados: 3 encuentros de 4 horas cada uno. Objetivos especficos Explicar la naturaleza y la importancia del trabajo a realizar Caracterizar la Unidad Empresarial de Base y su entorno. Definir los objetivos que deben alcanzarse. Explicar los conceptos fundamentales a travs de la literatura especializada Identificar las reas claves. Organizar el desarrollo del trabajo Temticas Tema 1. Introduccin al Control Interno. Tema 2. Caractersticas fundamentales del Control Interno. Tema 3. Componentes del Control Interno. Tema 4. Explicacin del procedimiento y organizacin de las tareas.

Encuesta a los trabajadores

A la persona encuestada, se le pide que marque con una X segn la respuesta que considere correcta.
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 Preguntas Usted dirige algn grupo de trabajadores Conoce el destino de lo que su centro de trabajo hace Se trabaja para cumplir los objetivos, la visin y la misin Le gusta el trabajo que realiza Se trabaja por cumplir los principios de control interno Tiene usted alguna tarea de control interno Le han pedido criterios sobre organizacin y control Conoce los miembros del comit de control y prevencin La mayora cumple el reglamento disciplinario interno Los jefes en general saben lo que hacen y dirigen bien Hay confianza y cooperacin entre las personas y reas Le gusta el trabajo que hace Una misma funcin tiene ms de un responsable El ingreso de personal nuevo es justo en todos los casos La promocin del personal es justa en todos los casos La administracin se ocupa de la atencin al hombre Hay control sobre el ahorro de materiales y electricidad. El sistema salarial lo incita a trabajar ms y mejor Ha participado en la identificacin de los riesgos No ha sido atendido cuando ha advertido sobre riesgos La principal causa de riesgos es el desconocimiento La principal causa de riesgos es la negligencia La principal causa de riesgos es la mala voluntad Conoce a qu instancia recurrir en cada problema real Le satisfacen los indicadores de desempeo individual Hay controles suficientes de los bienes y documentos Siente que su trabajo es controlado eficientemente Los informes y modelos que usted enva son analizados Los jefes son receptivos a las ideas de los trabajadores Se discute el plan de prevencin y riesgos sin limitaciones Usted es indispensable para tener control total Siente que la entidad, sus xitos y fracasos son suyos La direccin acta con firmeza ante situaciones indebidas Existen privilegios indebidos Le informan del resultado de las auditoras Ha tenido dificultades con el cobro de su salario Su jefe inmediato visit el puesto de usted el mes pasado Su jefe inmediato lo ha ayudado a superarse Funciona bien el rgano de justicia laboral de base La direccin se ocupa de las necesidades laborales de Ud. La direccin y las organizaciones se ocupan de las necesidades personales y familiares de usted. S No

Fuente: Modificado a partir del Procedimiento del Diagnstico de Control Interno. CANEC. S.A. 2011

CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA A CUADROS Y DIRIGENTES.

Fecha de Aplicacin: -------------------------- Sexo: ________ DESARROLLO DEL CUESTIONARIO: Marque con una X la respuesta correcta 1. Ud., considera efectivo el Control Interno en su Centro? Si: _______ No: _______ 2. En los Consejos de Direccin del Centro se analiza este Tema Si: _______ No: _______ 3. Conoce la Resolucin 60/011 de la Contralora General de la Repblica. Si: _______ No: _______ 4. Esta Resolucin: Aprueba las Normas de Control Interno: -------------- Define la Planeacin Estratgica:----------------------- Aprueba el Comit de Expertos.------------------------- No s. __________________________________ 5. Qu tiempo hace que Ud. particip por ltima vez en un seminario o accin de capacitacin sobre el Control Interno? 15 das: ------------ 1 mes: ------------- 3 meses ----------- Ms de 3 meses ----------6. En su centro est creado el Comit de Prevencin y Control? Si: _______ No: _______

7. Se han recibido visitas de asesoramiento o controles por parte del nivel superior al que se subordina la UEB, para conocer la marcha del Control Interno? Si: _______ No: _______ 8. De ser positiva la respuesta anterior: Qu tiempo hace de la ltima visita de asesoramiento o control por parte del nivel superior sobre el Control Interno? 15 das: ------------ 1 mes: ------------- 3 meses ----------- Ms de 3 meses ----------9. Fueron detectadas deficiencias en la entidad producto de las visitas de control? Si: _______ No: _______ 10. El Plan de Prevencin y Riesgos del Centro est elaborado y actualizado? Si: _______ No: _______

11. Conoci de la existencia de algn presunto hecho delictivo o de corrupcin detectado como resultado de los Controles Sistemticos realizados por el Centro u otra entidad controladora? Si: _______ No: _______ 12. De ser positiva la respuesta anterior diga si se analizaron las causas y condiciones que dieron lugar al mismo Si: _______ No: _______ No procede__________ Sobre los siguientes aspectos: 13. Cul es a su juicio el rea de mayor riesgo para el Control Interno en su centro? Argumente su respuesta ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------14. Los componentes del Sistema de Control Interno son cinco. Mencinelos 1) 2) 3) 4) 5) -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

15. Qu propuesta usted sugiere para el perfeccionamiento del Control Interno en su Centro? Argumente su respuesta -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fuente: elaboracin propia.