Presentacin,

el arte de expresarse.
Cmo planificar una presentacin?

Mara Teresa Alvia Ramrez 14/03/2013

ndice Introduccin..pag.2 Cmo planificar una presentacin?.................................................................pag.3 Conclusin pag.10 Bibliografa..pag.11

Introduccin

Este trabajo tiene como objetivo guiar la planificacin de una presentacin, dando sugerencias, estrategias y pasos bsicos a seguir con el fin de realizar una presentacin ptima. Partiremos definiendo el concepto de presentacin: Qu es una presentacin? Es una herramienta muy til para expresar ideas, transmitir informacin o dar a conocer un proyecto o producto, en forma clara y concisa, ante un grupo de personas. Existen distintos tipos de presentaciones. En este trabajo nos enfocaremos a las presentaciones audiovisuales. Hay que tener en cuenta que una presentacin es un acto vivo de comunicacin en el que un ponente expone desde el corazn sus ideas delante de una audiencia. Toda presentacin est formada por un conjunto de elementos que sirven para reforzar la exposicin de una idea hacindola ms atractiva e intuitiva. La presentacin audiovisual es la que se lleva a cabo con medios electrnicos principalmente estos pueden ser reproductores de DVD, proyectores de transparencias, programas de computacin, etc. Donde se mostraran imgenes, textos, videos, entre otros, los que pueden ir acompaados de sonidos como msica o efectos especiales, todo esto para atraer la atencin de la audiencia y complementar la exposicin. Una comunicacin oral apoyada con medios audiovisuales tiene mucho que ver con contar una historia. Los hechos, los datos tcnicos, las informaciones suministradas de forma aislada, pueden llegar a nuestro auditorio, pero raramente emocionarle. El presentador no es el protagonista, pero si es parte de la puesta en escena. Exponer con pasin es un arte que no todo el mundo es capaz de entender. Si uno no hace una presentacin de manera pasional, cautivadora, experiencial, es muy difcil lograr que el mensaje que pretendemos hacer llegar a la audiencia, les quede gravado y lo recuerden como un saber adquirido. Debemos procurar que las presentaciones resulten motivadoras, vistosas, visualmente agradables,... y por encima de todo, que contribuyan eficazmente a la transmisin de informacin y con ello al objetivo formativo que nos ha de guiar. 2

Cmo planificar una presentacin? Con las premisas dadas anteriormente, podemos abordar la preparacin de una presentacin oral como una estrategia para contar una historia. Mientras buscamos informacin, trabajamos y seleccionamos los materiales y los datos, puede sernos de ayuda seguir un listado lgico e ir anotando nuestra estrategia en una plantilla como la siguiente: 1. Ttulo de la presentacin 2. Objetivo 3. A quin va dirigida 4. Mensajes fundamentales 5. Estructura: contenidos, materiales, cronograma Etapa Mensaje Diapositiva Duracin

6. Equipos y arreglos logsticos Observacin: Esta planilla sirve para guiarnos de forma general en la estructura de una presentacin, pero es necesario abordar ms a fondo cada uno de los puntos. No hay que olvidar que en una presentacin, el contenido no lo es todo, tambin hay que tener en cuenta ms variables, exposicin propiamente dicha, imgenes, estructura, forma de contar la historia, mensaje de cierre, etc. Como muchas cosas en esta vida hacer buenas presentaciones, se aprende haciendo, es decir, la experiencia y la prctica fortalecen a un orador, pero no es menos cierto que es necesario apoyarnos en una estructura para poder planificarlas.

A continuacin se entregaran una serie de etapas, pasos y sugerencias a considerar, para la realizacin de una buena, completa y motivadora presentacin: Objetivo, como finalidad de la presentacin.
No hay viento bueno para el que no sabe a qu puerto se dirige

Con estas palabras nos dirigimos a identificar el objetivo de nuestra presentacin.

La informacin que decida proporcionar en su presentacin nunca tomar el sentido adecuado en las mentes de quienes le escuchan si usted no tiene claro su objetivo principal y si no centra en l todos sus esfuerzos. Tenga en cuenta que al salir de una presentacin la audiencia retiene como mximo un 20%, y una semana ms tarde, de lo retenido tan slo recuerda el 10%.

Los objetivos son como su misin: deben guiarle en todo el proceso, tanto en la preparacin como en la presentacin de su comunicacin.
Empezar a idear nuestra presentacin teniendo muy claro el final Cul es el propsito de la conferencia? Qu quieres transmitir? Qu es lo que t publico espera? Tener en claro que si somos los elegidos para exponer es porque seguramente sabemos ms que la mayora del tema o porque somos una figura de autoridad para la audiencia. No tenemos que justificar nuestro trabajo con miles de datos y grficos, pensemos es eso realmente lo que espera nuestro pblico? O espera que comuniquemos beneficios, realidades, que los motivemos, que los toquemos y sorprendamos. En primer lugar se hace necesario determinar las ideas principales que se desean comunicar y organizar la informacin que se utilizar para apoyarlas. Es til pensar en el texto, imgenes, sonido y otros componentes que permitirn que se comuniquen efectivamente las ideas y conceptos. Cuando tengas claro tu objetivo, ponlo por escrito.

Conocer la audiencia
Cuando vayas a pescar, no pongas en el anzuelo lo que te gusta a ti, sino lo que le guste al pez Debemos organizar nuestra presentacin en funcin a nuestra audiencia. No es lo mismo una funcin de teatro para nios, para adolescente o para adultos, el objetivo es presentar la mejor funcin y ser el mejor actor para ese pblico especfico. Para poder realizar una presentacin oral exitosa, debemos valorar cuidadosamente las necesidades formativas, los valores y las expectativas sobre el tema que tendrn los asistentes. Las buenas comunicaciones son las que cubren esas necesidades. Hay que ponerse en el lugar de las personas que van a asistir al acto y hablar de las cosas que les interesan, y sobre todo en un lenguaje que puedan comprender, proponiendo soluciones a situaciones de su realidad cotidiana.

Debemos identificar lo mejor posible los valores de la audiencia a la cual destinamos la charla:

Quines son? Cunto saben del tema? Cul es la edad promedio?, Cul es su especialidad? Cmo sern globalmente? Curiosos? Inhibidos? Muy participativos? Escpticos? Expertos? Muy noveles? Es necesario un estilo formal o informal? Valorarn una exposicin simple o compleja? En cuanto a medios, respondern mejor a una aproximacin tradicional o innovadora? Asisten voluntariamente, a peticin de terceros o incluso obligados? Es un pblico general o especializado en el tema de la presentacin? En general, las audiencias son heterogneas. Pensemos en un oyente promedio (en cuanto a conocimientos e inters por el tema) cuando preparemos nuestra presentacin.
Disear una presentacin sin una audiencia en mente es como escribir una carta de amor y encabezarla con a quien corresponda. Ken Haemer. Sera importante tratar de ponernos en lugar de la audiencia, con las mismas dudas y con las mismas expectativas y comprobar si es pertinente lo que estamos contando.

Contenidos La capacidad de atencin del hombre es limitada y debe ser constantemente espoleada por la provocacin. Albert Camus. Qu comunicamos? Es muy importante decidir qu es lo que queremos comunicar. Seguramente el tema que vamos a tratar es amplio e interesante para nosotros, pero slo tenemos que presentar una parte escogida y relevante para nuestra audiencia:
Identifique el objeto de su presentacin en una frase completa que explique el significado. Especifique el tipo y la cantidad de informacin que va a proporcionar a la audiencia. Identifique desde el inicio algunos puntos clave que quiera que los asistentes entiendan.

 Haga una lista con las pregunta-respuesta importantes que pretende que se identifiquen en su presentacin. Teniendo estos puntos claros, nos servirn como referente si dudamos a la hora de incluir algn material, algn recurso, etc.

Seleccionar y jerarquizar los contenidos y la cantidad de informacin que vamos a presentar es crucial para conseguir que la audiencia comprenda y retenga nuestros mensajes. Un error frecuente es incluir demasiada informacin. Se ha demostrado que el promedio de conceptos que una persona puede mantener en la memoria a corto plazo es 7 2. Cuando recopilamos informacin o hacemos lecturas preparatorias para una presentacin, encontramos muchos materiales adecuados: stos seran los contenidos posibles para incluir en nuestra presentacin. De todos ellos, teniendo en cuenta la audiencia, el tiempo disponible y los objetivos de la presentacin, seleccionaremos los contenidos deseables. De stos, slo algunos son esenciales: no podemos dejar que la audiencia se vaya a casa sin ellos. Si en una presentacin el moderador de la mesa nos avisa de que faltan 2 minutos para acabar, y sabemos que nos quedan cuatro diapositivas, incluyendo la de conclusiones, qu podemos hacer? Podemos intentar prensar la informacin, exponiendo el resto del contenido en 2 minutos. La audiencia probablemente no entienda o no retenga el resto de la informacin, aunque lo que s entender claramente es la prisa y los nervios del orador, reteniendo esa impresin, incluso por encima de otros contenidos. Otra opcin es recortar algn contenido: conceptos secundarios que no sean tan importantes, algn ejemplo o grfica que eran complementarios, pero nunca uno de los mensajes principales. Podemos incluso saltarnos alguna diapositiva sin que la audiencia lo sepa e ir directamente a las conclusiones, pero todo ello en un tono calmado y sin prisas. De esta forma no sustraeremos ningn mensaje esencial a quienes nos escuchan, y tampoco empaaremos nuestra presentacin con un final apresurado. Este punto es crucial si queremos realizar una buena presentacin y es posiblemente el ms difcil de afrontar. Obviamente tendr que ver con la finalidad de nuestra exposicin pero debemos entender que no es un informe, no un manual, no es un vaciado de datos, no tienes por qu justificar tus conocimientos o tu trabajo. Muchos expositores tienen cierto temor a preguntas incomodas, dejar cabos sueltos o a no recoger todos sus objetivos de investigacin iniciales y bombardean a su audiencia con miles de grficos, cuadros y recuadros de texto, decenas de diapositivas, lo tienen todo escrito en las diapositivas, as que cuando exponen casi repiten (sino leen directamente la diapositiva) lo escrito. Si nosotros no nos emocionamos con nuestras presentaciones y no nos creemos nuestra funcin como experto en el tema que estamos exponiendo nadie lo har.

Estructura de la presentacin Muchos oradores no necesitan introduccin, lo que necesitan son conclusiones Christopher Witt. Tener la presentacin bien estructurada te permitir avanzar con soltura y seguridad en tu discurso. Aportar pulcritud a tu presentacin y te evitar tener que hacer maniobras que slo provocan desorientacin a los que te escuchan El contenido debe ser lgico y la comunicacin debe darse con fluidez. Volvemos al parangn de la historia o el cuento, tiene un inicio (los antecedentes), luego se presenta el conflicto (sean objetivos, el problema, el producto,) y finalmente la resolucin de dicho conflicto (resultados, respuestas, el valor aadido,). Depender de uno mismo si la pelcula resulta aburrida, trepidante, una ms o una para recordar. Tenemos que ser los mejores directores de nuestra historia, debemos creer en ella y mostrarla con lgica y entusiasmo. Una secuencia bsica para una presentacin puede ser la siguiente: 1. Introduccin: Establecer el contacto, captar la atencin, motivar y conectar con sus intereses. En esta fase se suele indicar los objetivos y el marco de referencia de la exposicin as como el ncleo esencial, utilizando en muchos casos organizadores previos. 2. Desarrollo: Presentacin del contenido segn una organizacin lgica y poniendo de relieve las posibles relaciones (causales, cronolgicas, Transaccionales, etc.) entre lo que ya conocen y lo que tratan de aprender. En esta etapa es importante el uso de ejemplos y medios de presentacin visual de la informacin que contribuyen a mantener la atencin. 3. Conclusin o Sntesis: Reagrupar las ideas principales e indicar qu problemas o cuestiones quedan por resolver o investigar proponiendo interrogantes que supongan retos para los alumnos. Puede ser til incitar la discusin para valorar la comprensin y suscitar en los alumnos la reflexin y la crtica. La informacin que proporcionamos a la audiencia puede estructurarse de diferentes maneras, por ejemplo: rbol: organiza la informacin en grupos con caractersticas comunes. Luego se van explicando los componentes ms importantes y los subcomponentes en cada apartado. 7

 Pregunta-respuesta: organizamos el material de manera que vaya respondiendo a una o varias preguntas que se plantean al inicio o sucesivamente. En el proceso especfico de diseo tendremos que pensar no slo en la secuencia que ha de seguir la presentacin sino igualmente en la organizacin de elementos en cada pantalla que se muestra, por lo que tendremos que pensar cmo vamos a estructurar el espacio, qu elementos incluiremos de forma simultnea (textos, imgenes), cmo vamos a ordenar esa informacin (grafismos secundarios), qu colores utilizar,... Gestin del tiempo y sencillez en la presentacin. Si no puedes explicarlo con sencillez, no lo has entendido lo suficiente Albert Einstein. El tiempo invertido en una planeacin antes de comenzar la creacin de una presentacin multimedia es indispensable. La gente est interesada en escuchar la historia completa, pero con el menor nmero de palabras posible. Sobrepasar el tiempo permitido es una falta de consideracin hacia la audiencia y, especialmente, hacia aquellos que debern hablar despus de nosotros. Nada es ms embarazoso y frustrante que ser advertidos de que estamos fuera de tiempo, o incluso ser cortados, dejndonos sin oportunidad de presentar las conclusiones. Excedernos del tiempo establecido denota una preparacin insuficiente: para controlar exhaustivamente el tiempo hay que ensayar en voz alta y con cronmetro, calculando algn minuto menos del tiempo que tenemos asignado, dado que en nuestra presentacin real puede surgir algn imprevisto, una interrupcin o un comentario que nos hagan alargar algo ms nuestra presentacin. En cualquier caso, si usted acaba su presentacin algn minuto antes del tiempo previsto, todo el mundo se lo agradecer y ser ms probable que utilicen ese tiempo excedente para preguntarle o comentarle algn aspecto.
El tema de la sencillez en una presentacin es muy importante. El querer abordar gran cantidad de informacin y utilizar un lenguaje tcnico, puede afectar en la comprensin del tema y ms an, puede considerarse una prdida de tiempo. Para que esto no ocurra leamos nuestra informacin y pensemos Cul es la historia real que

queremos contar? Cmo lo contaramos a un colega sin tantos tecnicismos?

Garr Reynolds nos propone preguntas tan sencillas pero que requiere mucha introspeccin de nuestra parte, por ejemplo: Si tu pblico slo poda recordar tres cosas acerca de su presentacin, qu te gustara que fuera?

Espacio fsico para la presentacin El contexto de la formacin es tambin un elemento significativo, es decir, las condiciones del espacio fsico en el cual se realizar la presentacin visual: espacios, iluminacin, tamao de la pantalla donde proyectaremos, amplitud de la sala, ubicacin de los receptores, calidad de la audicin. A medida que sea ms grande el saln en el que se dar la presentacin ms grandes tendrn que ser el tamao de letra y las imgenes empleadas; como consecuencia habr menos informacin en cada diapositiva. Si el ambiente se oscurece durante la presentacin, se recomienda el uso de colores vivos, de tal forma que se ayude a iluminar el saln y permitir que la audiencia participe.

Ensayar Nunca hacemos algo bien hasta que dejamos de pensar en cmo hacerlo Ensayar familiariza su cuerpo y su mente con la mecnica de la presentacin. La prctica hace que automaticemos los recursos que utilizaremos durante nuestra charla. De esta manera, en el momento de la presentacin oral podemos estar menos pendientes de nosotros mismos y ms de la audiencia. Ensayar la presentacin en voz alta, con los medios audiovisuales y con todas las condiciones que tendremos luego en nuestra comunicacin real, nos permite saber qu funciona y qu no funciona, dndonos seguridad. Comprubelo todo Si algo puede fallar, fallar Llegue temprano y vaya al lugar donde har su presentacin. Fjese en las condiciones de la sala: temperatura, luminosidad, disposicin del mobiliario y de los equipos audiovisuales, y particularmente la acstica.

Conclusin Si an no queda claro como planificar una exposicin, a continuacin se mostrara un resumen de toda la informacin anteriormente dada: Un buen orador debe ser un contador de historias. Una buena presentacin oral se parece ms a una pelcula documental que a un documento para ser ledo. Para una comunicacin exitosa necesitamos aplicar habilidades racionales y emocionales al mismo tiempo. Es muy importante tener en cuenta a la audiencia, su inters, su nivel de conocimientos y, sobre todo, sus necesidades. Si tenemos claros nuestros objetivos, veremos clara la estrategia. Seleccionaremos los contenidos clasificndolos en posibles, deseables y esenciales. En caso de exceso de informacin o falta de tiempo: recortar, no prensar. Debemos ajustarnos al tiempo exacto, o algn minuto menos. Es imprescindible ensayar varias veces, incorporando mejoras. Comprobarlo todo antes de la presentacin nos da seguridad y mantiene nuestra mente ocupada. Los nervios iniciales no son necesariamente perjudiciales, y mejoran si nos centramos en quienes nos escuchan. Usted y su audiencia son el mismo equipo. Evite tener que disculparse, y no se justifique por imprevistos. Reljese y disfrute. Una recomendacin muy vlida consiste en elaborar las diapositivas tan sencillas como se pueda. Una de las faltas que se tienden a cometer al momento de crear presentaciones es bombardear a la audiencia con mucha informacin; comnmente nos encontramos con diapositivas que parecen documentos de un procesador de texto. Al disear una presentacin, lo determinante es que al finalizar, la audiencia identifique los puntos claves que quiso mostrar durante toda la presentacin. Si diseamos para otros, debemos garantizar al mximo la eficacia de la presentacin y que sta responda a los criterios bsicos de lo que nos han encargado. Para que una presentacin tenga xito, su contenido debe haber sido seleccionado y sintetizado con esmero y posteriormente estructurado de forma correcta. Aunque hayas tamizado el material ms relevante, el impacto de tus ideas depender en buena medida del orden en que las presentes.

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Bibliografa

http://powerpointpresentaciones.blogspot.com/2008/09/cmo-empezarpreparar-y-organizar.html http://www.nuevoviernes-nuevolibro.es/2012/05/el-arte-de-presentar-comoplanificar.html http://schangm.blogspot.com/2010/01/como-planear-una-presentacionefectiva.html http://escuelas.consumer.es/web/es/aprender_a_aprender/tarea7/ http://www.buenastareas.com/ensayos/Qu%C3%A9-Es-UnaPresentaci%C3%B3n-Audiovisual/2294487.html http://empretec.wordpress.com/2009/02/17/como-planificar-unapresentacion-de-power-point-o-similar/ PDF Cmo planificar una presentacin oral. Elena Muoz

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