FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Edwin Alberto Celis Moreno

Administrador financiero y de sistemas Especialista en Alta Gerencia edwin.alberto.celis@gmail.com 311.2428048

ORGANIZACIN
Se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados en su administracin; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno. Una buena organizacin depende de que tan bien se halla elaborado la funcin de planeacin y de la forma como las personas hayan hecho su trabajo. La organizacin consiste en cinco pasos bsicos: Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades a las que se tiene que recurrir para el cumplimiento de los objetivos. Agrupar las actividades estructuralmente, es decir realizar una departamentalizacin coherente con lo que se tiene que hacer. Repartir actividades al personal encargado, para que las lleven a cabo. Asignar los recursos. Coordinar los esfuerzos. NIVELES DE ORGANIZACIN Los niveles de la organizacin se clasifica segn el nivel en el que se implante: organizacin en el nivel global, organizacin en niveles departamentales y organizacin en niveles de tareas y operaciones. a. Organizacin en el nivel global: Como su nombre lo dice, se encarga de organizar la empresa en su totalidad y se divide en tres clases, la primera organizacin lineal, la segunda organizacin funcional y la tercera en lnea- staff. Se denomina diseo organizacional. b. Organizacin en el nivel departamental: Su rea de trabajo son los diferentes departamentos de la organizacin y es denominada diseo departamental o departamentalizacin. c. Organizacin en el nivel de tareas y operaciones: Es la organizacin que se enfoca hacia las tareas, actividades y operaciones de la empresa es denominada diseo de cargos o tareas. COMPONENTES DE LA ORGANIZACIN Uno de los conceptos de organizacin tal vez ms completo es el del ortodoxo Louis A. Allen, quien afirma lo siguiente: La organizacin formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales lleva en s misma una cantidad especfica de autoridad, responsabilidad y obligacin de rendir cuentas. Este conjunto de elementos se establece en forma consciente y minuciosa para permitir que los

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responsables de la empresa trabajen juntos con ms efectividad y alcancen los objetivos. La organizacin formal se caracteriza porque est bien definida, tiene una delegacin adecuadamente limitada y posee relativa estabilidad. La organizacin formal es una estructura ms o menos arbitraria, a la cual debe adaptarse el individuo: decirle a este que tareas puede realizar y de que maneras especficas predispone su obediencia a las ordenes de individuos predeterminados, e indicarle que debe trabajar de modo cooperativo con las dems personas. La organizacin formal facilita el establecimientos de objetivos y polticas; es una forma de organizar relativamente fija y predeterminada, lo cual permite a la empresa pronosticar su fu turo y sus probables ganancias. La organizacin es la funcin de estructurar y agrupar los recursos humanos y dems recursos con los que cuenta el ente econmico. La estructuracin y agrupacin de los recursos humanos es tal vez la ms importante, ya que fue creado para que una persona no tenga que hacer todas las actividades, lo cual sera casi imposible. Pero la organizacin no es tan sencilla como parece, su esencia se encuentra en la capacidad de hacer que las personas puedan agruparse y coordinar en lo que hacen. La funcin de organizar consta de cuatro elementos: tareas, personas, rganos y relaciones, la siguiente es la explicacin de cada uno de ellos: Tarea: Las tareas son el trabajo realizado en las diferentes empresas, las cuales dan lugar a la especializacin de las actividades y las funciones. Estas ltimas se derivan de los objetivos de la planeacin y son la base de la organizacin. Las funciones se subdividen en tareas. Personas: Cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porcin especfica del trabajo global. En principio esa designacin debera tener en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, prctica, y comportamiento de cada persona. rganos: Los rganos son grupos de personas que se agrupan porque tienen caractersticas semejantes. Relaciones: Anteriormente, se entenda por relaciones toda interaccin entre el hombre y los rganos de la empresa con su trabajo, pero hoy en da se entiende como la interaccin del hombre con su trabajo, con dems personas ya sean del mismo sector o de otro y la del hombre con situaciones fuera del trabajo.

La funcin organizativa tiene dentro de s misma un principio bsico: La especializacin. Esta se presenta cuando a una tarea de poca complejidad, se aplica un notable esfuerzo, que puede dejar resultados fructferos como el aumento de la cantidad y la calidad de los productos. La especializacin es la base fundamental de la organizacin, y esta se puede dividir en especializacin horizontal (Cuando un rgano crece horizontalmente, es decir cuando se subdivide en ms rganos del mismo nivel), o especializacin vertical (Se presenta cuando se distingue entre un rgano y otro).

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TCNICAS RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIN Utilizar diagramas puede ayudar a visualizar mejor algunos aspectos de la organizacin de una empresa. Cuando estos diagramas se refieren a aspectos globales o parciales de la estructura organizacional, se denominan organigramas; cuando se refieren a aspectos globales o parciales de la rutina o procedimientos se denominan flujogramas. Los organigramas son estticos, en tanto que lo flujogramas reflejan la dinmica de los procedimientos y las operaciones. Organigramas: Son diagramas que representan la estructura formal de la organizacin, en ellos se especifican de forma clara los siguientes puntos: Estructura jerrquica. rganos de la estructura. Canales de comunicacin que unen los rganos. Los nombres de quienes ocupan los cargos.

Una caracterstica primordial de los organigramas es que reflejan con total claridad y simplicidad, la estructura de la empresa, en el no se describen las funciones de los representantes. Los componentes del organigrama son los rectngulos o crculos o cuadros, unidos entre si mediante lneas horizontales y verticales. Los rectngulos simbolizan los cargos y las lneas los canales de relacin entre ellos. Cuando las lneas van de forma descendente indican autoridad pero cuando van en forma ascendente el organigrama indica responsabilidad. La expresin de autoridad en los organigramas se expresa de tres formas: Autoridad de lnea: Confiere al poseedor el derecho de impartir rdenes directas a los subordinados y delegar directamente parte de su autoridad. Autoridad de asesora o de staff: La autoridad de asesora es aquella en la que un especialista tcnico brinda asesora a su superior jerrquico, el cual basndose en estas da rdenes a los empleados. Autoridad funcional: Permite que un cargo o un rgano actu sobre elementos no ligados directamente a ellos, slo en asuntos especficos de su funcin en la organizacin. Es decir un departamento puede actuar sobre otros que no son de lo incumbencia, siempre y cuando su autoridad se lo permita. Es importante saber que los organigramas deben mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de lneas. Los cargos del mismo nivel jerrquico debern tener nombres equivalentes o que indiquen el nivel.

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