Gestin de Personal AEA260 Escuela de Negocios

Los Puestos de Trabajo:

Procesos Bsicos: Anlisis y Descripcin de Cargos, definiciones, importancia, metodologa de construccin y diseo de un perfil de cargo
Clase 4 - Unidad II

MATERIAL PROPIEDAD DE UDLA. AUTORIZADA SU UTILIZACIN SLO PARA FINES ACADMICOS.

Contenido de la Unidad

Los puestos de trabajo:

Diseo y Rediseo de los puestos de trabajo. Anlisis de los puestos de trabajo. Descripcin de los puestos de trabajo.

Bibliografa Unidad 1

El alumno antes de leer las siguientes diapositivas deber preparar la sesin leyendo el Captulo N 4 (pg. 84 a pg.98) del libro Werther And Davis. El objeto es que se haga una idea general de la temtica tratada para que pueda comprender de mejor forma los contenidos de la presente Unidad.

Aplicaciones Sugeridas

Aplicacin1: Una vez que hayas investigado las lecturas que complementarn tu conocimiento, identifica las palabras que no entiendas de los textos revisados. Bscalos en el Glosario de tu texto gua.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

El proceso de analizar un cargo consiste esencialmente en determinar las principales caractersticas, dimensiones, actividades, tareas, atribuciones y responsabilidades propias del cargo.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

El anlisis de puestos de trabajo, es un procedimiento planificado y estructurado cuya finalidad es recopilar informacin sobre un puesto o varios puestos de trabajo. Por Ejemplo:
Qu necesidad satisface el puesto de Trabajo?

Requerimientos de Conocimientos, Conductuales y de Experiencia para ocupar el puesto

Tipos de Responsabilidades

Condiciones Ambientales y Riesgo

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 1: Seleccionar los puestos investigar, elaborar la estructura organizacional y ubicar los puestos en la estructura, para la posterior planificacin del proceso.

Se determinan los puestos a estudiar, esto depende de las necesidades de la empresa, del plan estratgico y objetivos departamentales, cambios en el sector industrial, cambios en el macroentorno, etc.

Se ubican en la estructura organizacional y se clasifican para su ordenamiento en el estudio.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

En una organizacin hay puestos con caractersticas muy diferentes, en relacin a diferentes criterios de clasificacin:
En funcin de su grado de acceso a los recursos: son puestos que manejan directamente recursos y estn dedicados a la coordinacin y gestin de los recursos de otros puestos. En funcin de sus resultados: Puestos que obtienen resultados simples, con un impacto organizativo pequeo y los que obtienen resultados cuantitativamente importantes para la organizacin. Se dividen en: Alto o Bajo Impacto
En relacin a la formacin requerida: Son puestos orientados a procedimientos prcticos y a especialidades tcnicas o cientficas.

En funcin a la estructura organizativa de la empresa: Alta direccin, Direccin, Jefaturas Mandos intermedios Ejecucin (empleados y operarios)

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 2: Se debe realizar una planificacin detallada del proceso, mediante una Carta Gantt o Cronograma de Trabajo. Lo cual permite estimar el tiempo de demora y modular las actividades sin impedir el normal desarrollo de la empresa.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 3: Determinar los factores que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.
Cuntos Factores Usar?: no existe regla fija, pero la respuesta es usar tantos factores como sea necesario para medir el puesto cabalmente. La regla general es entre 8 y 10.
Se deben evitar la duplicidad o que superpongan las denominaciones, por lo cual, se deben acotar bien las definiciones. Los Factores de Medicin se clasifican en tres grandes grupos:

1.
2. 3.

Los que miden requisitos educacionales y de conocimientos

Los que miden responsabilidades Los que miden condiciones adversas o condiciones de trabajo Estos requisitos representan las condiciones que deben reunirse para cubrir el puesto de trabajo.

A continuacin presentamos una serie de ejemplos de factores que pueden utilizarse para analizar un cargo. El Evaluador debe seleccionar los ms adecuados para su tipo de empresa y para el tipo de puestos que evaluar.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 3: Determinar los factores de especificacin que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.
Adquiridos Educacin Experiencia Conocimiento
Instruccin bsica Experiencia laboral 3. Tiempo requerido para adaptarse al cargo. 4. Iniciativa necesaria 5. Aptitudes necesarias 6. Conocimientos especficos o tcnicos. 1. 2.

(1) Requisitos Intelectuales

Inherentes

Inteligencia Raciocinio Memoria Habilidad Imaginacin

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Etapa 3: Determinar los factores que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.
Factores Asociados a los Requisitos Intelectuales y Habilidades
Factores Descripcin

Educacin Formal
Experiencia Prctica Conocimientos Habilidad Mental Habilidad Manual Habilidad para distinguir colores Habilidad para distinguir sonido Habilidad Analtica

Aplicable a todos los puestos

Aplicable a todos los puestos Agregados a la educacin formal. Ejemplo: idiomas computacin, primeros auxilios. Solucin de problemas Digitacin, tocar piano, manejo maquinarias o gras. Trabajos en hornos, trabajos ferroviarios o conduccin de vehculos. Trabajo de seguridad, puestos de telefona Aplicable a todos los puestos

Creatividad/Ingenio
Relaciones Interpersonales Tiempo requerido para familiarizarse

Aplicable a todos los puestos

Aplicable a todos los puestos Aplicable a todos los puestos

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 3: Determinar los factores que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.
Esfuerzo fsico necesario para desempear el cargo

(2) Requisitos Fsicos

Concentracin visual necesaria para desempear el cargo

Destreza o habilidad manual requerida

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 3: Determinar los factores que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.
Factores Asociados a los Requisitos de Esfuerzo
Factores Descripcin

Esfuerzo fsico Esfuerzo Mental Tolerancia a altura

Tolerancia al calor Tolerancia al fro Tolerancia al humo Tolerancia al ruido

Capacidad para levantar peso Concentracin en problemas que requieren pronta solucin Trabajo en andamios o escaleras
Trabajo con metales fundidos Trabajo en frigorficos Trabajo en combatir incendios Trabajo en fbricas o a ruido externo fuerte

Tolerancia a espacio reducido Tolerancia a la soledad

Trabajo en barcos de pesca, submarinos Trabajo en aislamiento fronterizo.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 3: Determinar los factores que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.

Factores Asociados a los Requisitos de Responsabilidad Por: Decisiones

Bienes de la empresa
Operaciones

Utilidades
Ventas

Iniciativas
Recursos

Seguridad
Contactos dentro de la empresa

Contactos fuera de la empresa

Supervisin Informacin confidencia Planificacin Inversiones Activos Deudas - Pasivos

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 3: Determinar los factores que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.
Factores Asociados a los Requisitos de Condiciones de Trabajo

Condiciones de Trabajo
Riesgos o Peligros

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 3: Determinar los factores que se van a considerar en la recopilacin de informacin referente al puesto de trabajo.
Alto Nivel de Ruido Nivel de Calor Bajo Aceptables

(3) Condiciones Ambientales y Fsicas

Nivel de Polvo Condiciones Inseguras

Iluminacin Descripcin Fsica Horario de Trabajo

Aplicaciones Sugeridas

Aplicacin 2: Busque una persona que este trabajando en algn cargo, cualquiera y en cualquier empresa. Usted deber aplicar las etapas 1, 2 y 3 del anlisis de cargos estipuladas en las diapositivas.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 4: Elegir el mtodo de recoleccin de informacin. Metodologas de Recopilacin de Informacin

Fuentes Primarias de Recopilacin de Informacin: se hace sobre el puesto mismo y/o sus ocupantes. Las fuentes primarias se ocupan cuando los cargos ya existen en la organizacin.

Observacin Directa

Inventarios de Tareas

Entrevista Individual

Entrevista Grupal

Cuestionario Abierto

Cuestionario Estructurado

Mix de Mtodos

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 4: Elegir el mtodo de recoleccin de informacin. Metodologas de Recopilacin de Informacin

Fuentes Secundarias de Recopilacin de Informacin: estos medios se utilizan cuando los cargos no han sido creados dentro de la organizacin. Si ste es el caso se trabaja con el creador del puesto o el Supervisor Directo.

Organigramas

Anlisis de polticas o procedimientos

Metas y objetivos de la organizacin

Publicaciones

Descripciones de Cargos de otras empresas

Procesos de Seleccin

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 4: Elegir el mtodo de recoleccin de informacin.

(2) Entrevista Mtodo de Personal Recoleccin

Titular puesto y experto (2-3 hrs.)

Ventajas Las respuestas son directas, por lo cual, la retroalimentacin tambin lo es. Hay posibilidad de dialogar y aclarar dudas. Es un mtodo de mejor calidad y rendimiento. Puede aplicarse a cualquier cargo.

Puestos Singulares, nicos en la organizacin. Direccin, Alta Direccin, Jefaturas y Tcnicos especializados

Inconvenientes Realizar una entrevista mal diseada y dirigida. Puede generar confusiones entre opiniones y hechos. Un analista mal preparado, produce perdida de tiempo. Costo operativa elevado, exige profesionales expertos.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 4: Elegir el mtodo de recoleccin de informacin.

(2) Observacin Mtodo de Directa Recoleccin

Titular puesto y experto (1-2 hrs.)

Ventajas Veracidad en los datos obtenidos, ya que provienen de una sola fuente. No interrumpe las labores del trabajador. Las Notas son tomadas directamente por el anlista

Se utiliza para Puestos simples, cuyas funciones sean repetitivas. Cargos Operativos.

Inconvenientes Costo elevado, ya que se necesita de bastante tiempo. La simple observacin sin el contacto directo y verbal no permite obtener datos relevantes. No sirve para cargos complejos.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 4: Elegir el mtodo de recoleccin de informacin.

Ventajas La documentacin de los puestos se obtiene una vez terminada la sesin de trabajo. El costo v/s tiempo es considerada efieciente; en 4 horas se obtienen 10 documentos. La calidad de la informacin se puede considerar como buena

(2) Descripcin Mtodo de en Grupos Recoleccin de trabajo

Diferentes
Titulares (< 10)

y experto (1 hrs.)
Inconvenientes Es necesario que el consultor que dirige la reunin de trabajo est calificado en manejo de Grupos de Trabajo. Si se compara la Calidad de la informacin con la Entrevista es inferior.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 4: Elegir el mtodo de recoleccin de informacin.

(2) Entrevista con Mtodo de Recoleccin el superior

Superior y experto (1-2 hrs.)

Ventajas Se obtiene otra visin de los puestos de trabajo. Se obtiene una visin global de un rea o Departamento, con sus diferentes interrelaciones. Se crea un vnculo de confinaza entre entrevistador y entrevistado.

Se obtiene informacin del grupo de cargos subordinados y del cargo superior

Inconvenientes El entrevistador debe tener experiencia en el proceso para mantener la objetividad, para que la informacin recopilada sea la del puesto y no la del individuo. El entrevistador debe tener la capacidad de empatizar con el entrevistado.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 4: Elegir el mtodo de recoleccin de informacin.
Ventajas Bajo costo del proceso, en recursos humanos, materiales, tiempo, econmicos, etc. Reduccin de tiempos en la obtencin de la informacin. Proporciona una visin ms amplia del contenido del cargo y sus caractersticas.

(2) Mtodo de Recoleccin

Cuestio narios

Titulares Puestos de Trabajo

Inconvenientes La informacin obtenida no puede ser constrastada despus. Calidad inferior de la informacin. Es necesario un control y seguimiento de la devolucin de cuestionarios.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

A continuacin un ejemplo de Encuesta de Anlisis de Cargos

ENCUESTA DE ANALISIS DE CARGO A.- IDENTIFICACIN 1. NOMBRE DEL ENTREVISTADO 2. NOMBRE DEL CARGO 3. N DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO 4. REA FUNCIONAL 5. CARGO DEL JEFE DIRECTO DEL ENTREVISTADO 6. NOMBRE DEL JEFE DIRECTO DEL ENTREVISTADO 7. HORARIO DE TRABAJO:
TURNO N DESDE

FECHA:____-____-____

Indicar das horarios o tipos de turnos.

HASTA

B.- RESUMEN DEL CARGO: (Indique los procedimientos inherentes al cargo)

C.- TAREAS DEL CARGO: (Indique las tareas que se desprenden de los procedimientos inherentes al cargo).

D.- REQUERIMIENTOS DE CAPACIDADES Y HABILIDADES MENTALES competencias, usted no debe perder de vista los procedimientos y tareas)
IN: INNECESARIO N: NECESARIO MN: MUY NECESARIO

(Para

el

anlisis

de

las

IN

MN
MEMORIA AUDITIVA MEMORIA VISUAL MEMORIA CONCEPTUAL CAPACIDAD DE OBSERVACIN CAPACIDAD DE COMPRENSIN INICIATIVA CAPACIDAD DE INNOVACIN CAPACIDAD DE GENERALIZAR CAPACIDAD DE SINTETIZAR CAPACIDAD DE RACIOCINIO

IN

MN
CAPACIDAD DE PLANIFICACIN CAPACIDAD DE ORGANIZACIN CAPACIDAD DE EVALUACIN CAPACIDAD DE DIRECCIN CAPACIDAD DE CONCENTRACIN FACILIDAD DE VERBALIZACIN ADAPTABILIDAD A NUEVAS SITUACIONES CAPACIDAD DE ANLISIS APTITUD NUMRICA RAZONAMIENTO CUANTITATIVO CAPACIDAD DE NEGOCIACIN

E.- REQUERIMIENTOS FSICOS

IN: INNECESARIO N: NECESARIO

MN: MUY NECESARIO

IN

MN
OIDO VISTA OLFATO TACTO PERCEPCIN FORMA COLOR

IN

MN
CAPACIDAD CAPACIDAD CAPACIDAD CAPACIDAD CAPACIDAD DE CAMINAR DE LEVANTAR PESO DE ESTAR DE PIE PARA TRABAJAR EN ALTURA PARA TRABAJAR AGACHADO

F.- CONDICIONES AMBIENTALES. (DESCRIPCIN BREVE ) AMBIENTE FSICO: (Describa el ambiente fsico donde se desempea el cargo)

CONDICIONES DEL AMBIENTE: (Describa condiciones de calor, frio, humedad, nivel de polvo, nivel de suciedad, nivel de ventilacin, olor y emanaciones txicas)

ILUMINACIN: (Describa el tipo de iluminacin del lugar de trabajo)

G. RIESGOS FSICOS AGRESIONES DE TERCEROS

AGRESIONES DE TERCEROS CORTADURAS CONTUSIONES QUEMADURAS LUXACIONES PERDIDAS DE CONOCIMIENTO DESCARGAS ELECTRICAS (ALTA TENSIN) DESCARGAS ELECTRICAS (BAJA TENSIN) HERNIAS FRACTURAS AFECCIONES A LA VISTA AFECCIONES A LOS ODOS ASFIXIAS PERDIDAD DE MIEMBROS CAIDAS DE ALTURA OTROS

NO TIENE

BAJA PROB.

ALTA PROB.

DESCRIPCIN (Razn o Causa)

OBSERVACIONES

H. CONOCIMIENTOS EXPERIENCIA Y ENTRENAMIENTO 1. CONOCIMIENTOS INDICACIN TRABAJADOR A) ESTUDIOS necesarios para desempear el cargo
PRIMARIOS O BSICOS SECUNDARIOS O MEDIOS COMERCIALES O INDUSTRIALES TCNICOS UNIVERSITARIOS POSTGRADOS (MBA-MAGISTER-MASTER-DOCTORADO)

INDICACIN JEFE

INDICACIN ANALISTA

B. CONOCIMIENTOS ESPECFICOS necesarios para desempear el cargo

2. EXPERIENCIA NECESARIA PARA DESESMPEAR EL CARGO

INDICAR SI REQUIERE EN CARGOS REALACIONADOS (TIEMPO) EN CARGOS NO RELACIONADOS (TIEMPO)

INDICACIN TRABAJADOR

INDICACIN JEFE

INDICACIN ANALISTA

3. CAPACITACIN EN EL PROCESO DE INDUCCIN

INDICAR SI REQUIERE TIEMPO TOTAL O PARCIAL TEORICO (TIEMPO) PRCTICO (TIEMPO)

INDICACIN TRABAJADOR

INDICACIN JEFE

INDICACIN ANALISTA

OBSERVACIONES

I. SUPERVISIN Y RELACIONES CON OTROS CARGOS A. SUPERVISIN RECIBIDA (SUBORDINACIN) 1. TIPO DE INSTRUCCIONES RECIBIDAS
INSTRUCCIONES ORALES INSTRUCCIONES ESCRITAS

PERMANENTE

SI PERIODICO

NO OCASIONAL

2. TIPO DE CONTROLES RECIBIDOS

SOBRE RESULTADOS SOBRE PROCEDIMIENTOS SOBRE DETALLES

PERMANENTE

PERIODICO

OCASIONAL

3. CARGOS DE SUPERIORES DIRECTOS E INDIRECTOS RELACIONADOS CON EL CARGO ANALIZADO

B. SUPERVISIN EJERCIDA (SUPERIOR) CARGOS SUPERVISADOS DIRECTAMENTE 1 2 3 CARGOS SUPERVISADOS INDIRECTAMENTE 1 2 3 TIPOS DE INSTRUCCIONES IMPARTIDAS ORALES ESCRITAS TIPOS DE CONTROLES EJERCIDOS (DIRECTOS) SOBRE RESULTADOS SOBRE PROCEDIMIENTOS SOBRE DETALLES OPERATIVOS FRECUENCIA DE LOS CONTROLES C. RELACIONES CON OTROS CARGOS TIPOS DE RELACIONES CARGOS
ASESORA FORMA PARTE DEL EQUIPO O CMITE COLABORA EN TAREAS ESPECFICAS OTROS

SI

NO N DE TRAB.

N DE TRAB.

PERMANETE

PERIODICO

OCASIONAL

PERMANETE

PERIODICO

OCASIONAL

PERMANENTE

SI PERIODOCA

NO OCASIONAL

J. RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO

1. POR MAQUINARIA O EQUIPO (DESCRIBIR TIPO DE RESPONSABILIDAD, PERMANENTE, NOMBRE Y VALOR APROXIMADO) POR USO EFICIENTE, MANTENCIN, CUSTODIA, REPARACIN, OTRA.

1 2 3
2. POR MATERIALES (DESCRIBIR MATERIALES, MUEBLES, OTROS 1 2 3 3. POR CUSTODIA DE VALORES (DINERO, ESTAMPILLAS, CHEQUES, LETRAS DE CAMBIO, OTROS) 1 2 3 TIPO DE RESPONSABILIDAD, PERMANENTE, NOMBRE Y VALOR APROXIMADO) UTILES,

4. INFORMACIN CONFIDENCIAL (INDICAR TIPO) POR ELABORACIN, ACTUALIZACIN, CUSTODIA, ELIMINACIN, OTRAS. 1 2 3 5. POR CONTACTOS PERSONALES CON OTROS ORGANISMOS (TIPO DE ORGANISMOS Y FRECUENCIA) STAKEHOLDERS

6. POR EXACTITUD EN EL TRABAJO (CONSECUENCIA DE ERRORES Y NO CUMPLIMEINTO)

7. POR LA SEGURIDAD DE OTROS, EL CARGO IMPLICA TOMAR PRECAUCIONES POR LA SEGURIDAD DE NO OTRAS PERSONAS N DE PERSONAS CON BAJO RIESGO CON RESPECTO AL CARGO

SI

Aplicaciones Sugeridas

Aplicacin 3: Utilizando como base la actividad 4, y los factores de especificacin seleccionados por usted, confeccione una encuesta usando como referencia la que est como ejemplo en las diapositivas.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Procedimiento
Observacin Directa Diarios y Anotaciones Consultas Tcnicas Entrevista Individual Entrevista Grupal 360 Cuestionario Abierto Cuestionario Estructurado

Utilizado en:
Trabajos manuales repetitivos Operacin mantenimiento Contenido estandarizado Trabajos no manuales Puestos de posiciones Trabajo ejecutivo muchas y y y

Ventajas
Fcil de realizar Identifica variadas tareas muy

Desventajas
Tiempo, percepcin deduccin errnea Tiempo, incompleta y

informacin

Fuente confiable Resultados confiables Informacin completa Fcil de preparar Respuestas coherentes completas y

Aplicacin limitada Tiempo Puede desviarse objetivo, tiempo. Repuestas diferentes poco coherentes Tiempo y $ del y

intelectual

Cualquier naturaleza, preferente ejecutivos

Mixto

Cualquier tipo

Procedimiento completo

Tiempo y $

Aplicaciones Sugeridas

Aplicacin 4: Utilizando como base la actividad 3, aplique la encuesta al ocupante del cargo que uso como referencia en ejercicio 3 y a su jefe directo.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 5: Recopilar y ordenar la informacin despus de aplicar el mtodo de recoleccin.

El anlista deber repasar las notas tomadas y redactar la documentacin del puesto. Es preferible grabar las entrevistas para no perder informacin.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 6: Validacin y aprobacin de los borradores.

Es fundamental que la informacin una vez que haya sido ordenada, sea validada por diferentes personas de la organizacin, para que la direccin de personas tenga la certeza de trabajar con informacin correcta y fiable

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 7: Ordenar y Clasificar la Informacin en:

RESPONSABILIDAD DEL TRABAJO: es un deber u obligacin o grupo de deberes u obligaciones, que describe la razn de existir del cargo. Secretaria Asistente Contable Supervisor de Almacn
Proveer servicio de asistencia y secretaria al Gerente de Marketing. Lleva a cabo controles financieros y de contabilidad en el departamento de contabilidad general. Responsable de la administracin del almacn de refacciones y repuestos.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 7: Ordenar y Clasificar la Informacin en:

TAREA: actividad que es posible individualizar en el desempeo de un trabajo.
Secretaria
Mantener la Impresora con papel. Escribir cartas utilizando una computadora. Tomar notas escritas o audibles. Clasificar la correspondencia para el archivo. Archivar correspondencia. Llamar agencia de viajes para reservaciones. Revisar sumas en las columnas de haber y debe en planilla Excel. Totalizar columnas de haber y debe. Completar Estado EERR. Compara las cifras del EERR. Identificar cifras en libros de caja o mayor. Completar lista de reposicin de mercadera. Verificar especificaciones tcnicas de las materias primas. Procesar Ordenes de Compra de materias primas. Prepara Ordenes de Compra en el computador.

Asistente Contable

Supervisor de Almacn

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

Etapa 7: Ordenar y Clasificar la Informacin en:

DEBERES U OBLIGACIONES: Consigna un grupo de tareas que constituye una de las principales actividades que se realiza en el cargo.
Secretaria
Prepara y mantiene los registros de reuniones de accionistas. Mantiene los archivos actualizados. Coordina los detalles de viaje su superior, incluyendo pasajes areos, hoteles y movilizacin hasta hoteles. Completa, presenta y explica el EERR. Completa las declaraciones de impuestos de la empresa. Revisa estados contables con auditores externos. Verificar que todos los centros de trabajo cuentan con las dotaciones adecuadas. Asegura que la produccin fluya a ritmo normal dentro de los estndares de calidad establecidos. Prepara informes de produccin diaria.

Contador General

Jefe de Turno

Estudio de Puestos de Trabajo: Descripcin de Puestos de Trabajo

FORMATO TIPO FORMULARIO DESCRIPCIN DE CARGO CDIGO: GG(rea)-O(n deptos.)-01(nd I. IDENTIFICACIN DEL CARGO Nombre Del Cargo rea Jefe Directo O De Lnea Dotacin II. CONTENIDO Resumen del Cargo Descripcin general de las funciones del cargo. Tareas y Responsabilidades Se describen las tareas regulares u ocasionales y las responsabilidades por supervisin.
e c a r g o s d e n t r o d e l r e a )

Estudio de Puestos de Trabajo: Descripcin de Puestos de Trabajo

III. INFORMACIN COMPLEMENTARIA (permite comparar entre cargos y tambin discriminar) Educacin Formal Se refiere a los estudios realizados en instituciones formales de enseanza. Cul es la Educacin Mnima que debe poseer el ocupante del Cargo para poder desempear las funciones en forma eficiente? Experiencia Previa y La experiencia laboral necesaria para poder desempear el cargo. Cul Adaptacin es el n. de aos de experiencia que exige el cargo para poder desempearlo? La adaptacin o induccin es el tiempo que necesita el trabajador para interiorizarse del cargo y sus funciones. Habilidad Mental Es el grado o frecuencia con que el desempeo del cargo implica dificultad o complejidad, debido a la variedad de funciones y tipo de decisiones. Ejemplo: Criterio, Capacidad Analtica, Inventiva o Iniciativa. Habilidad Manual Tiene relacin con la velocidad, exactitud, precisin, complejidad, coordinacin, y destreza de movimientos para realizar operaciones mecnicas y utilizar herramientas.

Estudio de Puestos de Trabajo: Descripcin de Puestos de Trabajo

Responsabilidad por Es el grado de supervisin ejercida por el cargo a otros cargos de la Supervisin organizacin. La relevancia de los cargos supervisados en la organizacin, la dificultad de dirigirlos y el nmero de personas involucradas. Responsabilidad por Mide el grado que requiere el cargo para tratar otras personas dentro y Contactos fuera de la organizacin, ya sea en forma personal, telefnica o escrita. Personales Responsabilidad por Mide los grados y perjuicios que pueden resultar de errores causados Exactitud por negligencias o inexactitud en el desempeo del cargo. Esfuerzo Mental Desgaste producido por esfuerzo visual, mental, atencional, concentracin y coordinacin de los sentidos para desempear el trabajo. Esfuerzo Fsico Incluye posiciones fsicas para desempear el cargo, por ejemplo: de pie, sentado, caminar, cargar pesos, etc. Condiciones de Describe el ambiente fsico en que se realizan las tareas, tales como: Trabajo oficinas, galpones, temperatura, iluminacin, ruidos, olores, riesgo.

Estudio de Puestos de Trabajo: Anlisis de Puestos de Trabajo

A continuacin un ejemplo de Descripcin de Cargos

1. IDENTIFICACION Nombre del Cargo : Secretaria de Gerencia rea : Gerencia General Departamento : Secretara Jefe-directo : Gerente General Dotacin : 1 persona 2. CONTENIDO a) Resumen del cargo: Redactar, escribir y traducir los informes que necesita la gerencia. como internos. Debe mantener contactos tanto externos a nivel de gerencia y ejecutivos. b) Tareas y Responsabilidades: Escribir en pc las cartas dadas por el Gerente, Traducir cartas en ingls. Decidir cuando pedir materiales de oficina, Tratar con personas externas a la empresa y concertar constantemente entrevistas, Mantener los archivos y saber donde esta la documentacin en el momento que la necesite el Gerente, Estar informada del lugar exacto donde se encuentre el Gerente, Asistir y tomar notas en las reuniones a nivel ejecutivo, Recordar al Gerente de los asuntos que deber atender (citas, correspondencia), Redactar cartas que necesitan ser contestadas con rapidez cuando el Gerente no se encuentra, Leer informes en reuniones de Gerencia, Cuidar que la oficina del Gerente tenga todo lo que sta requiere, preocuparse que est aseada y qu mquinas y equipos que se requieren estn aptos para usados en cualquier momento. 2. INFORMACION COMPLEMENTARIA Educacin Formal: 15 aos (Secretariado Ejecutivo bilinge). Experiencia Previa: 3 aos. Adaptacin: 3 meses. Habilidad Mental: Discriminar entre asuntos de importancia, por ejemplo: concertar entrevistas. Requiere aplicar criterio para tratar asuntos confidenciales. Habilidad Manual: requiere destreza y rapidez para escribir en pc y tomar notas. Responsabilidad por supervisin: No tiene personas a su cargo. Responsabilidad pon contacto personal: Se relaciona directamente con el Gerente General y con los jefes de los diferentes departamentos. Tener un buen trato con las personas externas a la empresa cuando stas concertan entrevistas con el Gerente. Responsabilidad por exactitud: Debe escribir en forma correcta lo que el jefe le entrega, ya que un error podra causar dificultades, de pendiendo del documento que se trate. Prdidas de archivos, puede traer consecuencias en asuntos de importancia que desee tratar el Gerente. Esfuerzo Mental y Fsico: Requiere de una cuidadosa atencin para realizar sus funciones de trabajo. Estudiar las cartas y documentacin antes de pasrselas al Gerente General (analizar su importancia). Su posicin de trabajo es variada, parte del tiempo lo realiza sentada y tambin en movimiento para obtener Informes, guardar archivos, etc. Condiciones de Trabajo: Tiene una oficina confortable al lado de la del Gerente General, con una temperatura ambiental agradable.

Aplicaciones Sugeridas

Aplicacin 5: Utilizando como base la actividad 5, ordene y clasifique la informacin de la encuesta y confeccione la Descripcin del Puesto de Trabajo.

Estudio de Puestos de Trabajo: Descripcin de Puestos de Trabajo

Se puede determinar la diferencia de Requisitos para una determinada trayectoria profesional CARRERA PROFESIONAL ADECUACIN DE LA PERSONA DETECCIN DE NECESIDADES DE FORMACIN EVALUACIN DEL RENDIMIENTO HUMANO Determina; Duplicidad en las Funciones, Entorpecimientos en los procesos internos, vacos funcionales, permite mejorar procesos, sirve de base para el diseo de nuevos puestos. RECOGE INFORMACIN DE LOS DISTINTOS NIVELES DE LA ORGANIZACIN Y SUS FUNCIONES RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAS Se conocen y se pueden determinar los diferentes objetivos y los resultados asignados. Facilita la determinacin del Perfil Profesional necesario para ocupar un Puesto de Trabajo Se dispone en la documentacin de toda la informacin relativa al puesto de trabajo, adems fija estndares de rendimiento.

Conocimiento de las exigencias que requiere el puesto para su adecuado desempeo.

Sugerencias

Vea la pelcula BEE MOVIE para ver como se organizan, dividen el trabajo y asignan funciones segn las habilidades de cada uno.

MATERIAL ACADMICO PROPIEDAD DE UDLA, ELABORADO POR Material preparado por Ecaterina Popa C. para UDLA

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