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Febrero de 2007
Resumen
Esta guía de evaluación está diseñada para ofrecerle un conocimiento sólido de los objetivos
de diseño y del conjunto de características de Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 y
para ayudarle a familiarizarse con la implementación del producto. Proporciona información
general sobre las soluciones y ventajas que aporta Office SharePoint Server 2007, además de
descripciones de características nuevas y mejoradas en lo relativo a portales, búsquedas,
administración de contenido, integración y formularios comerciales, e inteligencia
empresarial. También proporciona un paseo práctico de las áreas de característica principales
del producto y concluye con información útil para los administradores y desarrolladores.
El objetivo último de esta guía es ayudar el lector a realizar una evaluación exhaustiva y
eficaz de Office SharePoint Server 2007. Esta guía está dirigida a cualquier persona que esté
interesada en obtener más información sobre Office SharePoint Server 2007 y que desee
probarlo en la práctica.
Para obtener la información más reciente sobre Office SharePoint Server 2007,
visite el sitio Web SharePoint Products and Technologies Web site
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82555&clcid=0x409). Si desea consultar
otros recursos de información del producto, vaya a la sección "Para obtener más
información" al final de esta guía.
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Tabla de contenido
Resumen .......................................................................................................1
Recursos disponibles para la evaluación de Office SharePoint Server 2007 .......... 3
Productos y tecnologías de SharePoint .........................................................4
Windows SharePoint Services 3.0.................................................................. 4
Microsoft Office SharePoint Server 2007......................................................... 4
Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search ....................................... 5
Microsoft Office Forms Server 2007 ............................................................... 5
Windows SharePoint Services 3.0 .................................................................6
Comparación de versiones de Microsoft Office SharePoint Server2007 .........8
Áreas de características de Office SharePoint Server 2007 ...........................8
Colaboración .............................................................................................10
Portal.......................................................................................................10
Personalización ......................................................................................12
Perfiles de usuario y el almacén de datos de perfil.......................................15
Exploración y el Directorio de sitios ...........................................................18
Identificación de audiencias .....................................................................21
Elementos Web para facilitar la búsqueda de contenido................................22
Contenido y estructura del sitio ................................................................23
Elementos Web para acumular documentos y sitios de SharePoint .................24
Plantillas para sitios de portal...................................................................25
Búsqueda empresarial ................................................................................27
Relevancia.............................................................................................28
Búsqueda de personas ............................................................................30
Búsqueda de datos profesionales ..............................................................31
Experiencia del usuario ...........................................................................32
Seguridad .............................................................................................34
Extensibilidad de búsqueda ......................................................................36
Administración de búsquedas y escalabilidad ..............................................36
Administración de contenido........................................................................38
Administración de documentos .................................................................38
Administración de registros......................................................................44
Administración de contenido Web .............................................................47
Creación de contenido Web......................................................................51
Integración y formularios comerciales...........................................................55
Catálogo de datos profesionales...................................................................59
Inteligencia empresarial .............................................................................62
Inteligencia empresarial basada en Web con Excel Services ..........................62
Interoperabilidad de productos y tecnologías de SharePoint ......................66
Interoperabilidad .......................................................................................66
Servicios Web ...........................................................................................68
Desarrollo personalizado.............................................................................69
Arquitectura de Office SharePoint Server 2007 ...........................................70
Aplicación y servicios .................................................................................71
Servicios de la plataforma ...........................................................................73
Servicios del sistema operativo ....................................................................73
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Servicios compartidos .................................................................................73
Instalación de un servidor de evaluación ....................................................74
Requisitos de hardware ..............................................................................75
Requisitos de software ...............................................................................76
Base de datos ...........................................................................................77
Servidor de base de datos .......................................................................77
Sistema operativo......................................................................................77
Componentes de Windows ..........................................................................78
Microsoft .NET Framework 3.0 .....................................................................79
Instalar y configurar Office SharePoint Server 2007 con Microsoft
SQL Server 2005 Express Edition .................................................................79
Pasos después de la instalación ...................................................................82
Tutorial del producto...................................................................................84
Ejercicio 1: Introducción .............................................................................84
Ejercicio 2: Administración del sitio ..............................................................87
Crear un nuevo grupo .............................................................................87
Ejercicio 3: Elementos Web .........................................................................89
Agregar elementos Web ..........................................................................89
Ejercicio 4: Elementos Web para información común.......................................91
Ejercicio 5: Seguridad ................................................................................92
Seguridad de los elementos .....................................................................92
Historial y versión del elemento................................................................94
Papelera de reciclaje ...............................................................................96
Ejercicio 6: Notificaciones ...........................................................................97
Alertas..................................................................................................97
Notificaciones de correo electrónico...........................................................98
Fuentes RSS ........................................................................................ 100
Ejercicio 7: Trabajar con Microsoft Office Outlook 2007 ................................. 101
Tareas y calendarios compartidos ........................................................... 101
Ejercicio 8: Identificación de audiencias ...................................................... 104
Ejercicio 9: Perfil de personas y Mi sitio ...................................................... 108
Redes sociales ..................................................................................... 112
Ejercicio 10: Crear una lista de SharePoint para realizar el seguimiento de los
comentarios de un distribuidor desde el Catálogo de datos profesionales ......... 116
Crear la lista Comentarios de distribuidor................................................. 117
Ejercicio 11: Flujo de trabajo..................................................................... 119
Para obtener más información ..................................................................122
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Introducción
Le damos la bienvenida a la guía de evaluación de Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Esta guía tiene por objeto ayudarle a comprender las funciones de Office SharePoint Server
2007 y a obtener el conocimiento suficiente sobre el mismo para poder evaluar este producto
de Microsoft.
Office SharePoint Server 2007 ayuda a las organizaciones a conseguir un mejor control y un
mayor conocimiento de su contenido, a simplificar sus procesos empresariales y a compartir
información y obtener acceso a ella. Además, Office SharePoint Server 2007 proporciona a
los profesionales de TI las herramientas necesarias para la administración de servidores así
como para la extensibilidad e interoperabilidad de las aplicaciones.
Office SharePoint Server 2007 proporciona una única ubicación integrada en la que los
empleados podrán encontrar rápidamente recursos corporativos, consultar información
corporativa y aprovechar los conocimientos profesionales para tomar decisiones mejor
fundamentadas.
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Optimice la forma en la que interaccionan las personas, el contenido y los procesos, tanto
dentro de las organizaciones como entre ellas.
• Simplificar la forma de trabajar en equipo Simplifique la reutilización del contenido
y el replanteamiento de la información. Utilice los flujos de trabajo para automatizar
y obtener más visibilidad de las actividades empresariales comunes, como la revisión
y aprobación de documentos, el seguimiento de asuntos y la recopilación de firmas.
Céntrese en tareas estratégicas de valor añadido en lugar de en actividades redundantes.
Mejore y amplíe la colaboración en equipo. Mejore sus relaciones con clientes, socios
y proveedores proporcionándoles un acceso sencillo a procesos comerciales basados en
formularios, aun cuando no han instalado el software de cliente. Cuente con directivas
personalizadas de administración de documentos que permitan configurar los períodos de
retención, las acciones de caducidad, la auditoría de la documentación y los derechos de
acceso en el nivel del elemento. La integración de las directivas en aplicaciones cliente
conocidas permite que su cumplimiento sea transparente y sencillo para los empleados.
• Facilitar la administración de servidores, la extensibilidad y la
interoperabilidad Utilice una única plataforma integrada con una interfaz
administrativa coherente para administrar aplicaciones de intranet, extranet e Internet.
Emplee servicios Web XML y API de programación eficaces para ampliar el ámbito y la
funcionalidad de la implementación del portal.
• Portales
• Búsqueda
• Administración de contenido, que incluye documentos, registros y contenido Web
• Integración y formularios comerciales
• Inteligencia empresarial
Con este conocimiento, podrá evaluar correctamente estas nuevas características y explicar
fácilmente sus posibilidades a sus compañeros, clientes y socios empresariales.
Para obtener más información sobre Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0,
visite el sitio Web Windows SharePoint Services Technology Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82556&clcid=0x409). Puede revisar ese documento
si desea realizar una evaluación más completa de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
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Este documento explica brevemente la tecnología Windows SharePoint Services 3.0
y continúa con la presentación de las múltiples capacidades adicionales que incorpora
Office SharePoint Server 2007.
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Microsoft le recomienda utilizar estos recursos como ayuda para la instalación y evaluación
de Office SharePoint Server 2007.
También hay productos y tecnologías de SharePoint especiales para las búsquedas y los
formularios.
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Microsoft Office SharePoint Server 2007 para Search
La capacidad de buscar información en sitios Web de empresas resulta fundamental para el
uso y aprovechamiento eficaces de dichos sitios. La característica de búsqueda de Office
SharePoint Server 2007 es un servicio compartido que proporciona recopilación, indización
y consulta de contenido extensivo y extensible. Este servicio admite búsquedas de texto
completo utilizando la sintaxis de consulta del Lenguaje de consultas estructurado (SQL),
y proporciona nueva sintaxis de palabras clave para admitir este tipo de búsquedas. Search
se explica con más detalle en este documento en la sección titulada Búsqueda empresarial.
También puede obtener más información sobre la funcionalidad de búsqueda en el
sitio Web Search in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Evaluation Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=79614&clcid=0x409).
Es importante comprender las opciones de licencia para estos productos. Puede obtener más
información sobre el empaquetado y las licencias en How to Buy Microsoft Office SharePoint
Server 2007 (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82566&clcid=0x409). Tenga en cuenta
que esta guía de producto se centra en la funcionalidad que ofrece Microsoft Office
SharePoint Server 2007 Client Access License (CAL), Enterprise Edition. Algunas de las
funcionalidades que se describen en esta guía (por ejemplo, formularios comerciales
e integración e inteligencia empresarial) no están disponibles sólo con Standard CAL.
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Windows SharePoint Services 3.0
Microsoft Office SharePoint Server 2007 se basa en la funcionalidad que proporciona Windows
SharePoint Services 3.0 y la amplía.
Windows SharePoint Services 3.0 emplea el sistema operativo y los servicios de base de
datos para satisfacer requisitos que abarcan sitios de grupo para grupos de trabajo, grandes
soluciones de portales de empresa que sirven a cientos de miles de empleados y personal,
y portales de Internet corporativos utilizados por millones de usuarios.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 se basa en Windows SharePoint Services 3.0 para
ofrecer una solución completa con capacidades a nivel empresarial que cubra necesidades
esenciales, como administrar contenido y procesos empresariales, así como para simplificar
la manera de buscar y compartir información entre fronteras.
Windows SharePoint Services 3.0 ofrece las siguientes funciones seguras, escalables,
confiables y de alto rendimiento para la administración de sitios:
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• Modelos de sitios Proporciona una infraestructura basada en plantillas para
implementar sitios personalizados, lo que proporciona exploración automatizada y una
interfaz de usuario coherente (al tiempo que permite la personalización extensiva y
flexible del formato y diseño del sitio).
• Extensibilidad Proporciona una completa interfaz de programación de aplicaciones
(API) que permite integrar aplicaciones personalizadas en la arquitectura de Windows
SharePoint Services mediante servicios Web XML y SOAP, lo que proporciona
controladores de eventos para la integración cruzada con otras aplicaciones y métodos
para migrar contenido a sitios de Windows SharePoint Services.
Desde una perspectiva empresarial, Windows SharePoint Services 3.0 ofrece las siguientes
características básicas de colaboración:
• Colaboración en documentos
• Wikis y blogs
• Compatibilidad con RSS
• Paneles de discusión
• Administración de tareas de proyectos
• Contactos, calendarios y tareas
• Integración de correo electrónico
• Integración con las aplicaciones cliente de Office System 2007
• Soporte de trabajo sin conexión para listas y bibliotecas de documentos de SharePoint
mediante Office Outlook® 2007.
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Comparación de versiones de Microsoft Office
SharePoint Server2007
Para obtener una comparación detallada de la gama de características disponibles en los
distintos productos y tecnologías de SharePoint (incluidas las capacidades que se incluyen en
los distintos modelos de licencia disponibles para Microsoft Office SharePoint Server 2007),
visite a downloadable spreadsheet with this information
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82620&clcid=0x409).
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Las áreas de características son las siguientes:
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6. Inteligencia empresarial Capacidad para proporcionar información fundamental
para los objetivos empresariales a través de una amplia gama de mecanismos, desde
hojas de cálculo basadas en el servidor que obtienen acceso a los datos profesionales
en tiempo real y llevan a cabo sofisticados análisis a la presentación de indicadores
clave de rendimiento (KPI) en sitios Web de empresas.
Colaboración
La colaboración es uno de los requisitos más vitales y relevantes en la mayoría de las
implementaciones de portales de empresa. Las funciones de colaboración de
Office SharePoint Server 2007 vienen proporcionadas por las tecnologías subyacentes
de Windows SharePoint Services 3.0. Las mejoras de Windows SharePoint Services 3.0
hacen que compartir documentos, realizar el seguimiento de tareas, utilizar el correo
electrónico de forma eficaz y compartir ideas e información resulte más sencillo que nunca.
Todas las características y servicios proporcionados por Windows SharePoint Services 3.0
están disponibles en las instalaciones de Office SharePoint Server 2007.
Portal
Una diferencia notable en cuanto al nombre de Microsoft Office SharePoint Server 2007 es la
ausencia de la palabra "portal". Office SharePoint Server 2007 es más que una solución de
portal que ofrece características y funcionalidad avanzadas. El propio término "portal" tiene
una gran cantidad de connotaciones para distintas personas y organizaciones, y cualquier
solución que pretende ofrecer capacidades de portal debe, por definición, ser
extremadamente flexible y adaptable en función de los requisitos específicos de cada
organización. Office SharePoint Server 2007 es la solución perfecta: se basa en las
tecnologías de Windows SharePoint Services 3.0 para proporcionar capacidades de
personalización e identificación que las organizaciones necesitan para generar soluciones
flexibles destinadas a una gran base de usuarios.
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Algunas áreas funcionales comunes, tan variadas como puedan ser los requisitos específicos,
tienden a ser necesarias en los portales de empresa. Office SharePoint Server cuenta con las
siguientes capacidades:
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• Plantillas Capacidad de los sitios, subsitios, bibliotecas y listas para estar disponibles en
una recopilación común de plantillas que aseguran una coherencia de la interfaz que
maximiza la capacidad individual del usuario para utilizar cada área con rapidez. Esto se
consigue mediante un enfoque basado en plantillas, permitiendo a la vez que los usuarios
que no están especializados en TI seleccionen rápidamente una plantilla de un conjunto
de plantillas disponibles indicadas para usos específicos que se integrará sin dificultades
en la infraestructura del portal.
Personalización
La búsqueda e identificación de contenido relevante puede ser un enorme reto en sitios de
gran tamaño. Esto es especialmente cierto en las intranets corporativas. El problema se
puede reducir permitiendo que los usuarios personalicen el sitio y que el sitio personalice
el contenido para los usuarios. La personalización representa la capacidad que tiene el
contenido para adaptarse a un usuario individual. Si el sitio lo permite, el usuario debería
poder crear sus propios sitios personalizados, especificar las preferencias de contenido y
recibir contenido identificado según los intereses del usuario o las comunidades en línea a las
que está suscrito. Si estas capacidades están habilitadas y se administran de forma correcta,
el resultado final es un acceso y un uso más eficaces de la información y las aplicaciones del
sitio Web, además de una mayor capacidad de los usuarios para obtener acceso rápido a la
información y aplicaciones más relevantes que les ayudarán en sus trabajos.
Office SharePoint Server 2007 tiene amplias capacidades para habilitar y administrar la
personalización. Para conseguirlo, hay tres aspectos distintos e importantes que se deben
tener en cuenta:
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Web pueden permitir que la personalización del usuario adapte el contenido que
almacenan.
Figura 2 – Página Mi sitio de ejemplo del sitio Web personal de Dave Richards
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2. Información sobre el usuario ("Acerca de mí"):
Los blogs de usuario pueden ofrecer información útil para otras personas de la
organización, ya que proporcionan una visión directa de las capacidades del usuario
a través de sus blogs. Además, el contenido del blog se puede indizar y buscar.
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3. Información dirigida al usuario ("Para mí"):
En Office SharePoint Server 2007, el sitio personalizado de un usuario ("Mi sitio") contendrá
una página de perfil. Esta página muestra a los compañeros y suscripciones de un usuario,
además de los puntos comunes entre el usuario y un usuario que visita el sitio personal Mi
sitio de otro usuario. También muestra una vista agregada de los documentos, registros Web
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(blogs) y propiedades de perfil confidenciales del usuario. Office SharePoint Server 2007
permite a los administradores establecer directivas de privacidad en propiedades de perfil
de usuario, compañeros y suscripciones, así como restringir quién puede obtener acceso
a la información personal. De acuerdo con estas directivas, los usuarios pueden limitar la
visibilidad de las propiedades, los compañeros, los vínculos y las suscripciones a Sólo yo,
Mi administrador, Mi grupo de trabajo, Mis compañeros o Todos.
La definición inicial de la mayoría de los datos de perfil de usuario residirá con casi total
seguridad en otras áreas de la empresa: el servicio de directorio de Active Directory, los
directorios LDAP o las aplicaciones de empresa. Los datos de Active Directory se pueden
importar directamente en el almacén de datos de perfil de usuario. La información de usuario
de directorios LDAP también se puede importar.
Una vez que los datos están disponibles en el almacén de datos de perfil de usuario,
los usuarios pueden actualizar y complementar la información en sus perfiles. Para las
organizaciones que admiten varios idiomas, la información se puede proporcionar en tantos
idiomas como estén implementados en el portal. Por ejemplo, el cargo de un usuario podría
estar disponible en inglés, francés, alemán y español (el valor utilizado dependería de la
configuración de idioma o referencia cultural del cliente del usuario que obtiene acceso a
la información).
El uso más inmediatamente evidente de los datos de perfil de usuario se produce en el sitio
personalizado del usuario ("Mi sitio"). El usuario crea y configura una vista personalizada del
portal, y las preferencias que definen esta vista se almacenan en el almacén de datos de
perfil de usuario. Además de "Mi sitio", Office SharePoint Server 2007 permite la creación
de "sitios de personalización" que proporcionan vistas personalizadas de un sitio al usuario.
Estos sitios utilizan la identificación de audiencias para mostrar información personalizada
como "Mis RRHH" y "Mis ventas".
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SharePoint Server 2007 también ofrece un elemento Web Rastreador de compañeros en
Mi sitio, que mantiene al usuario informado sobre los cambios de los compañeros del usuario.
Además, al buscar personas en la organización, los resultados se pueden agrupar por
distancia social para que se muestren primero los compañeros.
• Su administrador común
• Las listas de distribución y los sitios de Windows SharePoint Services 3.0 de los que
ambos son miembros.
• Los compañeros que tienen en común.
Los perfiles de usuario proporcionan las bases para la identificación de audiencias según las
audiencias basadas en reglas, además de proporcionar ámbito de búsqueda de personas. Los
usuarios pueden encontrar a personas por el nombre o por las propiedades de perfil públicas
del usuario. La característica de búsqueda empresarial de Office SharePoint Server 2007
admite consultas basadas en propiedades, agrupación por distancia social, perfeccionamiento
de los resultados de búsqueda y resultados de búsqueda avanzada.
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A continuación, desde un menú, puede seleccionar el rango de personas que podrán ver este
documento. El menú permite seleccionar Sólo yo, Mi administrador, Mi grupo de trabajo,
Mis compañeros o Todos. Para Cualificaciones selecciona Todos. También desea que su
número de teléfono móvil esté disponible para los miembros de su grupo de trabajo más
cercano, por lo que escribe el número en el campo Teléfono móvil y selecciona Mi grupo
de trabajo del menú que está situado al lado de este campo.
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Figura – Página principal del portal con exploración personalizada
En Office SharePoint Server 2007, los controles de exploración de sitios utilizan el modelo de
proveedor ASP.NET como medio para enlazar los controles de exploración con la jerarquía de
sitios subyacente. Los controles predeterminados son los controles Menú y Ruta de
exploración, que se enlazan con el origen de datos subyacente PortalSiteMapProvider.
El control Menú crea menús emergentes dinámicos basados en la jerarquía del sitio. También
se pueden agregar vínculos creados ("estáticos") al menú sin escribir ningún código. Además,
la apariencia y el comportamiento de este menú son ampliamente personalizables. El control
Ruta de exploración presenta una ruta de acceso a la ruta de exploración desde la parte
superior del mapa de sitio hasta la ubicación actual dentro del sitio.
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El desarrollador puede implementar controles de exploración personalizados para los diseños
de sitios que requieren apariencias y comportamientos de exploración completamente únicos.
El enfoque recomendado es utilizar controles que se puedan enlazar con un proveedor de
mapas de sitio subyacente, separando con ello los datos y capas de presentación en la
aplicación Web. Los controles de exploración existentes en Office SharePoint Server 2007 se
pueden subclasificar y modificar para esta finalidad. Además, se pueden emplear los
controles estándar del menú ASP.NET 2.0, TreeView y SiteMapPath. Todos estos controles
son compatibles con el modelo de proveedor. Y, por supuesto, el desarrollador es libre de
implementar controles totalmente personalizados de diseño único para el sitio. El Kit de
desarrollo de sitio (SDK) de Office SharePoint Server 2007 ofrece un amplio y completo
conjunto de clases .NET que se pueden emplear para crear exploración de sitio dinámica que
satisfará una gama prácticamente ilimitada de diferentes requisitos.
Directorio de sitios
Uno de los primeros pasos para crear un portal es definir la estructura general del sitio y el
subsitio. La exploración ayuda a guiar al usuario a distintos sitios y subsitios del portal. Sin
embargo, a medida que el portal aumenta su tamaño y complejidad, desplazarse por la
estructura jerárquica puede suponer retos prácticos. Es posible que haya subsitios a los que
otros subsitios hacen referencia con frecuencia, y algunos sitios pueden ser totalmente
externos al portal y tener jerarquías que la exploración predeterminada del portal no
descubra automáticamente. Las organizaciones de gran tamaño suelen definir algunas
categorías para permitir la presentación de información en el contexto de la estructura
organizativa o las líneas de negocio.
La función del Directorio de sitios de Office SharePoint Server 2007 es solucionar estos
problemas. Se puede asignar cualquier sitio a cualquier cantidad de categorías diferentes en
el Directorio de sitios. Los sitios pueden ser internos o externos, y no tienen por qué que ser
un elemento físico del portal. El Directorio de sitios puede proporcionar una vista rápida de
las posibles categorizaciones del portal. Normalmente, el Directorio de sitios se convierte en
un elemento de la exploración global del portal. El usuario siempre encuentra un vínculo al
Directorio de sitios en cualquier lugar del portal.
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Caso práctico: Creación de varias categorizaciones para un sitio: El director de
marketing David Ramírez ha creado un nuevo sitio con información sobre un nuevo conjunto
de ofertas de servicio que su empresa dirige a clientes y minoristas con licencia. Desea que
este sitio esté dividido en las categorías "Iniciativas de marketing" y "Servicios". El
administrador del portal ya ha creado estas categorías al desplazarse a Directorio de sitios,
seleccionar Editar página y hacer clic en el vínculo denominado "Crear nueva categoría".
Desde la página principal del portal corporativo, Dave hace clic en la ficha Sitios que está
situada en la parte superior de la página. Ahora ve el Directorio de sitios. Selecciona los
valores adecuados en las categorías "Iniciativas de marketing" y "Servicios". A partir de
ahora, cuando los usuarios exploren el Directorio de sitios y hagan clic en alguno de estos dos
valores de categorías, verán el nuevo sitio de Dave.
Identificación de audiencias
El uso de la definición permite dirigir el contenido del sitio del portal a una o más audiencias
específicas. Office SharePoint Server 2007 admite la definición que se basa en las audiencias
basadas en reglas, los grupos de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y las
suscripciones a listas de distribución. Estas audiencias pueden abarcar uno o más sitios de
portales en una implementación. Además, Office SharePoint Server 2007 ofrece la posibilidad
de definir cualquier elemento de la lista, no sólo los listados. Esto significa que ahora se
puede dirigir prácticamente cualquier elemento del portal (documentos, eventos, elementos
de listas personalizadas e incluso sitios enteros) a las audiencias.
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El contenido de los elementos Web se puede definir de dos maneras diferentes: 1) Los
elementos Web se pueden definir para que los miembros de diferentes audiencias vean
distintos elementos Web en una página, y 2) mediante el uso de elementos Web que
reconocen a los integrantes de la audiencia, los elementos o vínculos de una lista se pueden
dirigir a una o más audiencias, de manera que sólo los miembros de esas audiencias puedan
ver los elementos definidos en los elementos Web. Por ejemplo, en un área predeterminada
denominada Recursos humanos, el administrador de un sitio o el director de esa área podrían
agregar un elemento de noticias en el elemento Web Noticias. Este elemento se podría dirigir
a una audiencia compuesta por los nuevos empleados, dirigiéndolos al sitio Ventajas para los
nuevos empleados.
Las audiencias se crean mediante la interfaz administrativa central. Las definen los
administradores del proveedor de servicios compartidos (SSP, Shared Services Provider) en
la página Administración de aplicaciones para los servicios principales del grupo de servidores
que proporcionan el servicio de audiencias compartido. La interfaz del sitio Web
Administración central de SharePoint presenta un sencillo conjunto de opciones para definir
las reglas que se aplican a la audiencia. Para poder utilizar reglas más complejas, Office
SharePoint Server 2007 proporciona el modelo de objetos de audiencias, al que se puede
obtener acceso mediante programación para crear y modificar audiencias.
El elemento Web Agregador de sitios se utiliza en el sitio personalizado ("Mi sitio") para
habilitar un menú personalizado que permita la exploración de sitios que los usuarios
requieren con frecuencia. A diferencia de los menús "Favoritos" habituales, los sitios
seleccionados en el elemento Web Agregador de sitios se muestran en línea en la página
personalizada del usuario. Estos sitios pueden ser sitios de otros portales o sitios totalmente
externos.
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utilizar cualquier tipo de lista de SharePoint, como documentos u otros elementos de lista.
También se pueden aplicar otros filtros y utilizar el filtrado de audiencia. De esta manera,
el elemento Web Consulta de contenido se puede utilizar como un vehículo para la
identificación de contenido.
Caso práctico: Agregar una consulta personalizada a páginas Wiki con una palabra
clave específica en el título: Una diseñadora de sitios desea agregar un elemento Web a la
zona derecha de una página de sitio para mostrar páginas Wiki que utilizan una palabra clave
determinada en los títulos. Selecciona Editar página del menú Acciones del sitio y, en la
zona de la derecha, hace clic en el vínculo Agregar elementos Web. Selecciona el elemento
Web Consulta de contenido y observa el panel de propiedades para ese elemento Web.
En la propiedad Tipo de lista, selecciona Biblioteca de páginas Wiki y, para Tipo de
contenido selecciona Tipos de publicación y Páginas. En Filtros adicionales, especifica
que el Título debe contener la palabra clave requerida. Hace clic en Aceptar y publica la
nueva versión de la página. Ahora, los resultados de esta consulta aparecerán en la zona
de la derecha de la página siempre que alguien vea esta página.
Existe un conjunto muy completo de elementos Web adicionales que se ajustan a una amplia
gama de aplicaciones adicionales en áreas como acceso a datos de empresa, control de
fuentes RSS, indicadores clave de rendimiento, vínculos de resumen y búsquedas, por
nombrar sólo algunas. Para obtener más detalles sobre todo el complemento de elementos
Web prediseñados, consulte la documentación de Office SharePoint Server 2007.
Office SharePoint Server 2007 aborda este problema con la página Contenido y estructura del
sitio, también conocida como el Administrador del sitio. Esta página presenta una vista de la
jerarquía en un formato intuitivo similar al del Explorador de Windows, lo que permite
obtener acceso a todos los niveles de una colección de sitios y a todos los objetos contenidos
allí. Todos los objetos se podrán seleccionar, y las acciones disponibles serán las que se
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apliquen al tipo del objeto seleccionado. Por ejemplo, en la siguiente figura se muestra el
menú de acciones disponibles para un objeto de página seleccionado:
Figura – Administración del sitio mediante la página Contenido y estructura del sitio
Los usuarios pueden obtener acceso fácilmente a todos los documentos que han guardado y a
todas las tareas que tienen asignadas mediante el elemento Web Sitios de SharePoint en sus
páginas Mi sitio. Es posible que un usuario desee agregar un sitio a la barra de la parte
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superior del elemento Web para que el usuario pueda desplazarse rápidamente a estos sitios
con un solo clic.
El elemento Web Sitios de SharePoint de la página Mi sitio es útil para enumerar todos los
documentos que el usuario ha creado, guardado o modificado en un sitio de la organización.
El elemento Web Sitios de SharePoint muestra automáticamente documentos de cinco sitios
donde el usuario aparece en el grupo de SharePoint Miembro de nombre de sitio. El elemento
Web Sitios de SharePoint también incluye las tareas asignadas al usuario en cualquier sitio.
Los usuarios pueden agregar tantos sitios como deseen al elemento Web Sitios de
SharePoint.
Otro requisito clave es que las plantillas se puedan personalizar completamente para ofrecer
una apariencia personalizada, según determinen los requisitos de la organización. Estas
organizaciones no deben estar limitadas por los aspectos de diseño inherentes a los
prototipos que se proporcionan con el software. Esto es especialmente importante en la
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creación de sitios públicos, donde la marca de la organización es fundamental para presentar
y mantener una identidad Web única para el público.
Estos requisitos están completamente cubiertos en Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Además de un conjunto de plantillas de áreas de reunión y colaboración (que también se
incluyen con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0), Office SharePoint Server 2007
amplía el conjunto de plantillas con dos grupos adicionales:
• Empresarial: Plantillas de uso general en los sitios de portal para que estén disponibles
para la organización.
• Publicación: Plantillas para sitios que muestran contenido publicado, tanto desde la
perspectiva interna como desde la pública (externa).
Las plantillas que se incluyen son completamente funcionales, lo que permite a una
organización implementar rápidamente una amplia gama de funciones y sitios de portal.
También se pueden ver como puntos de partida para las organizaciones que necesitan ir más
allá de las funciones de estas plantillas.
Caso práctico: Creación de un nuevo sitio: Un administrador de sitios desea crear un sitio
de publicación nuevo como un subsitio del sitio de la intranet principal. Selecciona el vínculo
Crear sitio desde el menú Acciones del sitio del sitio principal. En la página Nuevo sitio
de SharePoint, introduce un título y una descripción para el sitio, y especifica una URL.
En el encabezado Selección de plantilla, selecciona la ficha de grupo de plantillas
Publicación. A continuación, selecciona la plantilla Sitio de publicación con grupo de
trabajo. Acepta la configuración predeterminada de los permisos y la exploración y
selecciona las categorías que se van a asignar a este nuevo sitio (como se mostrarán en el
Directorio de sitios) y, a continuación, hace clic en el botón Crear. La página Operación
en curso aparece mientras se crea el sitio. Una vez completada la operación, el nuevo sitio
se muestra y está listo para su uso.
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Búsqueda empresarial
Nota: Para obtener más información sobre Search de Microsoft Office
SharePoint Server 2007, descargue el archivo Evaluation Guide
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=79614&clcid=0x409).
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27
Figura – Página Resultados de la búsqueda del Centro de búsqueda que muestra las palabras clave de
búsqueda resaltadas (caracteres en negrita)
Relevancia
La relevancia de los resultados de búsqueda es muy importante para encontrar la información
y a las personas adecuadas, y en última instancia, para la elección del usuario. Existe una
amplia gama de atributos que ayudan a determinar la relevancia de la información, como un
documento, una página Web, una base de datos empresarial y otras formas de contenido.
La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 tiene en cuenta estos
atributos para maximizar la relevancia de los resultados. EL motor de búsqueda está ajustado
especialmente para los requisitos únicos de búsqueda de contenido de la empresa.
Estos requisitos incluyen:
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28
• Obtener resultados de búsqueda de gran relevancia a pesar de la ausencia de información
completa sobre vínculos que se obtiene del contenido del documento o de los datos de las
aplicaciones de línea de negocio.
• Alta seguridad y controles de acceso al contenido.
Las mejoras más recientes de la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007
consiguen una relevancia de resultados notablemente superior en todas las consultas. Estas
mejoras son incluso mayores en el caso de consultas comunes. Las pruebas concluyen que
los resultados mejoran en un 100% en todas las consultas, y en un 500% en las consultas
comunes cuando se comparan con la versión anterior.
Búsqueda de personas
Una clave para trabajar eficazmente dentro de cualquier organización es saber quiénes son
las personas con mayor experiencia para ponerse en contacto con ellas. Dentro de una gran
organización, esto puede ser un reto significativo. La característica de búsqueda de Office
SharePoint Server 2007 ayuda a lograrlo:
Búsqueda de personas: Los usuarios del portal pueden mantener información sobre
ellos mismos en sus páginas de perfil de sus sitios personales. Esta información se
puede indizar con Office SharePoint Server 2007 y utilizarse en las consultas.
(Por razones de seguridad y privacidad, el usuario puede elegir restringir el acceso
a determinada información sólo a ciertos grupos de personas. Las directivas de
seguridad las configura y mantiene el administrador del sitio.)
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30
Búsqueda de datos profesionales
En muchas (si no en todas) implementaciones de portal comunes, el indizado de contenido y
la búsqueda suelen limitarse a las páginas Web (páginas publicadas, grupos de discusión en
línea y blogs) y a los documentos. A menudo, estos escenarios de búsqueda suelen carecer
de la capacidad para buscar información de la aplicación de línea de negocio real junto con
los otros tipos de contenido común. A menudo, esto incluye datos de planificación de recursos
de la empresa (ERP) o aplicaciones de administración de relaciones con los clientes (CRM),
pero también puede incluir aplicaciones empresariales personalizadas. Microsoft Office
SharePoint Server 2007 incluye la posibilidad de indizar contenido al que se obtiene acceso
mediante el Catálogo de datos profesionales (consulte la sección titulada "Catálogo de datos
profesionales" en este documento), y tratar estos datos como si fueran datos de cualquier
otro origen de búsqueda. La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007
puede indizar datos del Catálogo de datos profesionales directamente. No es necesario
escribir código para obtener acceso a los datos, y las páginas de búsqueda se pueden
personalizar ampliamente para su uso.
Caso práctico: Búsqueda de datos de clientes: Una gran organización de ventas utiliza
un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) que contiene información
sobre la jerarquía de administración de cuentas de la organización, además de información
de contacto del cliente. Las personas de esta organización necesitan poder buscar esta
información como buscarían a personas o contenido en la empresa. Se crea una definición
de aplicación (un archivo XML que define conectividad de bases de datos y entidades de
requeridas) mediante administración y desarrollo que asigna la conexión a la base de datos
de CRM y las vistas de datos que contiene. Esta definición de aplicación se importa como
una aplicación del Catálogo de datos profesionales. En esta entrada del Catálogo de datos
profesionales, se configuran las entradas requeridas de la aplicación. A continuación, el
Catálogo de datos profesionales se define como un origen de contenido para la característica
de búsqueda de Office SharePoint Server 2007, que se programa para rastrear estos datos
en intervalos regulares. La página Centro de búsqueda está personalizada para agregar una
ficha "CRM" que permita al usuario buscar estos datos profesionales. Ahora, los usuarios
pueden consultar datos de CRM a través de la misma página de búsqueda que utilizan
para buscar contenido y personas dentro de la organización.
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31
Experiencia del usuario
La característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 representa un gran adelanto
en la experiencia de búsqueda del usuario si se compara con el componente de búsqueda
de SharePoint Portal Server 2003. La interfaz de búsqueda del usuario final (el "Centro
de búsqueda") tiene una nueva metáfora de ficha extensible, lo que permite al usuario
seleccionar tipos de búsqueda personalizados, como búsqueda de contenido general,
personas y datos profesionales. Además, la personalización y extensibilidad de la interfaz del
usuario final es más eficaz que antes, con muchos más elementos Web y características.
Las opciones de Búsqueda avanzada incluyen la capacidad de especificar valores y rangos
de metadatos, y el control de búsqueda permite el uso de palabras clave especiales para
especificar parámetros de búsqueda adicionales.
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32
Administración de búsquedas
Caso práctico: Agregar una nueva ficha de búsqueda para datos profesionales: Un
administrador de sitios desea agregar una nueva ficha a la página principal de búsqueda que
obtiene acceso a una nueva entrada del Catálogo de datos profesionales, que se acaba de
agregar al sistema y que ha rastreado la característica de búsqueda de Office SharePoint
Server 2007. Desde el menú Acciones del sitio de la página de búsqueda, selecciona Editar
página. Para agregar una nueva ficha, simplemente hace clic en el vínculo Agregar nueva
ficha y especifica un nombre para la nueva ficha (por ejemplo, Clientes) junto con un
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33
nombre de página (por ejemplo, Clientes.aspx). A continuación, hace clic en Aceptar y
publica la página. Después, selecciona Crear página desde el menú Acciones del sitio,
especifica un título utilizando el mismo Nombre de URL (por ejemplo Clientes, para que
coincida con la dirección URL Clientes.aspx de la página de resultados de búsqueda),
selecciona el diseño Página de resultados de búsqueda y hace clic en Crear. Cuando se
crea la página, aparece el modo de edición, donde el administrador puede modificar o
agregar elementos Web. A continuación, modifica el elemento Web Cuadro de búsqueda
para especificar la URL de los resultados de búsqueda (Clientes.aspx en este ejemplo). Edita
el elemento Web Resultados principales de la búsqueda y, en el grupo Opciones de
consulta de resultados, hace clic en el botón de puntos suspensivos (…) situado junto al
cuadro de texto Columnas seleccionadas. Puede pegar en XML, que enumera las columnas
a partir de los datos del Catálogo de datos profesionales que desea utilizar en los resultados
de consulta. A continuación, en Propiedades de la vista de datos, hace clic en el botón
Editor XSL donde coloca el código XSLT personalizado para generar los resultados mediante
las columnas personalizadas que especificó en el XML anterior. Por último, debe agregar una
nueva ficha de búsqueda a esta nueva página, exactamente igual que agregó la ficha a la
página de búsqueda principal anterior (es decir, Clientes y Clientes.aspx), y publicar la
página. Ya tiene una nueva ficha para buscar los datos del Catálogo de datos profesionales y
presentar los resultados en un diseño personalizado. (Nota: la edición de XML y de XSLT se
puede realizar mediante un editor de texto y el nuevo Office SharePoint Designer 2007.)
Seguridad
La mayor parte de la administración de seguridad en Office SharePoint Server 2007 procede
de la compatibilidad de seguridad subyacente contenida en Windows SharePoint Services 3.0
e Internet Information Services (IIS). Una nueva característica de compatibilidad es la
autenticación acoplable de ASP.NET, un modelo de autenticación basado en proveedor que
admite LDAP, software de base de datos de Microsoft SQL Server 2005, servicio de directorio
de Active Directory de un solo dominio y Servicios de federación de Active Directory (ADFS,
disponible en Windows Server® 2003 R2). (Para obtener una descripción más detallada sobre
estas características, consulte la documentación de Windows SharePoint Services 3.0.)
Las características de administración de seguridad combinadas en Office SharePoint
Server 2007 tienen varias ventajas para la búsqueda que se destacan aquí.
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34
Compatibilidad con autenticación acoplable y rastreo de búsqueda
Gracias a la nueva compatibilidad de SharePoint Services 3.0 con la autenticación acoplable
de ASP.NET 2.0, la característica de búsqueda de Office SharePoint Server 2007 puede
rastrear todo el contenido necesario en el portal, garantizando que los resultados de la
búsqueda se ajustarán de forma dinámica según los derechos de acceso de cada usuario.
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35
Caso práctico: Uso de vistas de exploración de distintos usuarios: Dos empleados de
una organización pertenecen a distintas divisiones. Los administradores del portal de la
empresa han permitido el acceso a algunos sitios de nivel superior para todos los usuarios de
la organización. También se han creado sitios relativos a las divisiones en el nivel superior del
portal, pero éstos se han configurado para permitir el acceso sólo a los empleados de las
respectivas divisiones. Cuando cada empleado abre su vista de la página principal del portal
de la empresa en un explorador, la exploración por fichas muestra los sitios de nivel superior
disponibles para todos los empleados. Además, cada usuario ve fichas de los sitios de la
división a los que pertenece, pero no de los sitios a los que no tiene acceso. La exploración de
Inicio rápido (es decir, en la parte izquierda de cada página de portal) está optimizada de
manera similar según las áreas a las que cada usuario tiene acceso. Aunque uno de los
empleados conozca las direcciones URL del resto de sitios de las divisiones, no podrá obtener
acceso a ellos sin iniciar sesión con credenciales de usuario que tengan acceso a estos sitios.
Extensibilidad de búsqueda
Office SharePoint Server 2007 incluye un modelo de objetos completo y eficaz que se puede
emplear para ampliar la configuración de búsqueda y la funcionalidad. La API incluye
interfaces para la administración de búsquedas además de para la invocación de consultas. Al
combinarse con la flexibilidad de acceso a casi cualquier origen de contenido, tanto si se trata
de documentos, páginas Web o datos profesionales, las oportunidades de integración son
prácticamente ilimitadas. Entre los escenarios de extensibilidad se incluyen los siguientes:
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36
para la administración. En Office SharePoint Server 2007, prácticamente todas las
opciones necesarias desde el punto de vista operativo están en un solo lugar. Esto ofrece
una perspectiva general de lo que está ocurriendo con la búsqueda, los rastreos y la
propagación.
• Administración de la indización: la función de administración de la indización se ha
simplificado para conferir más control al administrador. Ahora sólo hay un índice, de
manera que se elimina la necesidad de administrar índices independientes. La nueva
capacidad para definir varias direcciones de inicio dentro de un origen de contenido facilita
la administración del rastreo.
• Informe de consultas: la mejor forma de mejorar la búsqueda es comprender su uso
actual. Esto se puede realizar de manera sencilla utilizando los nuevos informes de uso
para obtener información acerca de elementos como las tendencias de volumen, las
consultas principales, el índice de número de clics o las consultas con cero resultados.
Además, la información de los informes se puede exportar a Microsoft Excel® para
obtener un análisis y unos informes más avanzados.
• Mejoras de rendimiento: las nuevas características clave agilizan los rastreos, por lo
que el resultado es más actualizado. Esto se logra a través del rastreo más eficaz de los
sitios de SharePoint y la propagación continua del contenido indizado. La nueva
característica de rastreo sólo de cambios de seguridad ahorra tiempo gracias a que el
administrador no tiene que realizar un rastreo completo cuando sólo hay cambios de
seguridad.
• Escalabilidad: la escalabilidad se ha mejorado considerablemente en Office SharePoint
Server 2007. No existe límite físico para el número máximo de documentos en un índice,
(aunque el límite de documentos recomendado es de 50 millones de documentos por
indizador). Esto también depende del hardware utilizado.
• Solución de problemas: las características se integran en Office SharePoint Server 2007
para facilitar la solución de problemas. Los administradores pueden implementar un
paquete de Microsoft Operations Manager (MOM) para supervisar el funcionamiento de los
rastreos y comprobar si las consultas están respondiendo, así como para observar si hay
errores comunes. Los administradores también pueden consultar los registros de rastreo
o utilizar la interfaz de usuario del registro de rastreo para ver los orígenes de contenido
y el número de éxitos, advertencias y errores. También es sencillo utilizar el visor de
registros para introducir una ruta de acceso específica y ver el motivo por el que alguien
no puede encontrar un documento. ¿Se ha rastreado? ¿Hay algún error o advertencia?
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37
Administración de contenido
El alcance del término "administración de contenido" se ha ampliado considerablemente con
la nueva generación de Office SharePoint Server 2007. Ahora, prácticamente cualquier
contenido que desee publicar una organización en una intranet, extranet o sitio Web (tanto
si se trata de documentos individuales, páginas Web, formularios o documentos, como de
registros con requisitos legales estrictos) se puede administrar dentro de la arquitectura de
Office SharePoint Server.
Administración de documentos
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38
Las capacidades de administración de documentos han sido una parte fundamental de
Windows SharePoint Services desde sus inicios. La última generación de esta tecnología,
Windows SharePoint Services 3.0, proporciona un conjunto de mejoras a esta administración
de documentos, entre las que se incluye la capacidad de desproteger documentos de manera
local, la compatibilidad con la biblioteca de documentos sin conexión en Outlook 2007, el
seguimiento y la numeración de versiones principales y secundarias, la compatibilidad con
varios tipos de contenido, las mejoras de directivas, la integración del flujo de trabajo y la
compatibilidad con vista de árbol. Para obtener más información acerca de estos cambios,
consulte la documentación y la guía de producto de Windows SharePoint Services 3.0.
Este amplio conjunto de mejoras proporciona una base nueva y más eficaz en la que se
basan las siguientes características de Office SharePoint Server 2007:
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39
o Recopilar firmas: recopila firmas necesarias para completar un documento
de Microsoft Office (iniciado desde una aplicación cliente de Office).
o Aprobación de disposición: administra el vencimiento y la retención del
documento permitiendo a los participantes decidir si conservan o eliminan los
documentos caducados.
Los desarrolladores también pueden utilizar Microsoft Visual Studio® o Microsoft Office
SharePoint Designer 2007 para definir flujos de trabajo personalizados, crear procesos
de administración de documentos, ayudar a los usuarios a colaborar a través de
portales y áreas de trabajo, y conectar a los usuarios con información de sistemas
empresariales.
• Entrada de metadatos Todos los documentos de las bibliotecas de SharePoint tienen
metadatos asociados a los documentos que contienen, e incluyen algunos atributos que se
generan automáticamente (por ejemplo, la fecha de creación) y otros que puede
proporcionar el autor (por ejemplo, asunto o palabras clave). La característica Metadatos
es totalmente personalizable y extensible.
• Búsqueda empresarial La capacidad de indizar y buscar contenido es fundamental en
la administración de contenido empresarial. La características de búsqueda de Office
SharePoint Server 2007 (consulte la sección titulada "Búsqueda empresarial" en este
documento) ofrece una solución amplia y completa para este requisito.
• Bibliotecas de diapositivas Las bibliotecas de diapositivas permiten a los usuarios de
Microsoft Office PowerPoint 2007 compartir diapositivas individuales de una presentación,
volver a utilizar diapositivas, realizar el seguimiento del historial de una diapositiva,
compilar diapositivas individuales en una presentación y recibir notificaciones cuando
cambia una diapositiva de una presentación. Los usuarios pueden publicar diapositivas en
una biblioteca de diapositivas desde Office PowerPoint 2007.
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo están disponibles en Office SharePoint Server 2007 para todas las
bibliotecas y listas, para controlar la publicación de documentos y otros elementos de lista.
Estos flujos de trabajo se pueden definir para que se inicien de manera manual o automática,
y se pueden asignar varios flujos de trabajo a una biblioteca o lista según las necesidades
empresariales de la organización. Los flujos de trabajo pueden desencadenar mensajes de
correo electrónico para participantes del flujo de trabajo, y las tareas de flujo de trabajo de
un usuario se pueden mostrar en páginas del portal de la empresa.
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40
Figura – Agregar un flujo de trabajo a una biblioteca de documentos
www.microsoft.com/sharepoint
41
Figura – Personalizar un flujo de trabajo
Las plantillas de flujo de trabajo incluidas en Office SharePoint Server 2007 se pueden aplicar
y configurar sin necesidad de desarrollarlas. Estas plantillas de flujo de trabajo prediseñadas
satisfarán las necesidades del flujo de trabajo habituales de la mayoría de organizaciones.
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42
Incluyen opciones para configurar los flujos de trabajo de distintas maneras, incluidas la
capacidad de especificar si un flujo de trabajo será en paralelo o en serie y la capacidad de
definir los participantes del flujo de trabajo, además de otras opciones de configuración.
Para obtener más información sobre las capacidades de flujo de trabajo del sistema de
Office 2007, consulte 2007 Office System Document: Understanding Workflow in
Microsoft Windows SharePoint Services and the 2007 Microsoft Office System
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82680&clcid=0x409).
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43
considera necesario. Cuando envía el documento, agrega texto de mensaje a la notificación
que recibirán los buzones de entrada de correo electrónico de los aprobadores con respecto
a su envío. También pone en la copia a algunos compañeros en el mensaje de correo
electrónico de notificación para que puedan ver el documento, aunque no formarán parte
del flujo de trabajo de revisión ni aprobación. El mensaje incluye un vínculo al documento
del centro de documentación de marketing.
A medida que el flujo de trabajo avanza por las sucesivas aprobaciones, cada usuario
asociado a este flujo de trabajo recibe una tarea asignada y una alerta de correo electrónico
para aprobar el documento. Los usuarios ven las tareas cuando ven la página principal
del centro de documentación de marketing, y también ven las tareas agregadas a sus
aplicaciones cliente de Office Outlook 2007. Una vez que todos los miembros del grupo
de aprobación han aprobado el documento, éste tendrá el estado de publicado y estará
disponible para todos aquellos que tengan permisos para verlo.
Administración de registros
Todas las organizaciones, ya sean privadas, públicas o sin fines lucrativos, necesitan un
método riguroso para el mantenimiento de registros. La administración de los registros
adecuada es vital para que una organización administre los conocimientos, se defienda
legalmente y cumpla las normativas.
Office SharePoint Server 2007 introduce un nuevo conjunto de características para crear
y admitir capacidades de administración de registros oficiales en una organización:
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44
o Posibilidad de etiquetar y asignar códigos de barras sin modificar físicamente
un documento.
o Windows Rights Management Services (RMS) integrado.
• Repositorio de registros El núcleo de la implementación de administración de
registros en Office SharePoint Server 2007 lo constituye un repositorio estable, escalable
y eficaz, integrado en Windows SharePoint Services. El Repositorio de registros de Office
SharePoint Server 2007 incluye varias características importantes:
o Plantillas de sitio de Repositorio de registros especializadas.
o Almacén de registros que incluye funciones para garantizar la integridad de
los archivos almacenados en el repositorio.
o Directivas de administración de la información que aplican, de forma
coherente y uniforme, los procesos de etiquetado, auditoría y caducidad de los
registros.
o Funciones de retención que permiten al personal técnico de TI, abogados y
administradores de registros aplicar una o varias retenciones que inhabilitan las
directivas de administración de registros de los elementos para garantizar que
permanezcan invariables durante litigios, auditorías u otras investigaciones.
o Interfaz de recopilación de registros que ayuda a las personas y los
sistemas automatizados a enviar de forma sencilla contenido a un repositorio
de registros, permitiendo el acceso de "sólo escritura" sin tener que obtener
acceso directo a los registros de este repositorio.
o Distribución de registros que permite el enrutamiento automatizado del
contenido hasta su correspondiente ubicación dentro del sistema de
administración de registros, en función del tipo de contenido.
o Extensibilidad para soluciones que requieren funciones adicionales, además
de las incluidas en Office SharePoint Server 2007.
• Envío de contenido por correo electrónico en forma de registros Las
características de administración de registros de Office SharePoint Server 2007 incluyen la
capacidad de ofrecer soluciones coherentes, basadas en directivas para administrar
contenido de correo electrónico en Microsoft Office Outlook® 2007, Microsoft Exchange
Server 2007 y Office SharePoint Server 2007. Esto se logra mediante dos nuevas
características:
o Carpetas de correo administradas Office SharePoint Server 2007 está
estrechamente integrado con Exchange 2007. Esta integración permite a las
www.microsoft.com/sharepoint
45
organizaciones crear carpetas de correo electrónico administradas en Exchange
que se muestran a los usuarios en Office Outlook 2007. Los usuarios también
pueden utilizar estas carpetas para enviar correo electrónico a un sitio del
Centro de registros que se ha implementado en Office SharePoint Server 2007.
Los usuarios pueden arrastrar y colocar registros de correo electrónico desde
sus buzones a la carpeta de correo electrónico administrada adecuada.
o Directivas de administración de correo Las organizaciones pueden definir
directivas de administración de información para carpetas de correo
administradas que especifican aspectos como un período de retención o una
cuota.
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46
Una vez recibidas todas las aprobaciones necesarias para los términos de licencias
específicos, el flujo de trabajo personalizado envía la copia aprobada del documento al
Repositorio de registros. Cuando este proceso se completa, el borrador de términos de
licencias se elimina de la Biblioteca de borradores de términos de licencias.
La directiva de otra empresa estipula que se deben guardar los registros de auditoría para
indicar cuándo se ha visto el documento. Las opciones de auditoría del Repositorio de
registros están configuradas para habilitar esta característica.
Office SharePoint Server 2007 incluye gran variedad de características que resultan útiles
para diseñar, implementar y administrar portales de intranet empresariales, sitios Web de
presencia corporativa en Internet y sitios de portales divisionales. Estas características
permiten crear y publicar contenido Web a tiempo y, en última instancia, pueden reducir el
coste y la sobrecarga que se derivan de administrar varios sitios. Esto se logra mediante las
siguientes características:
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47
1. Páginas Web basadas en plantillas Mediante el uso de las características de
administración de contenido Web de Office SharePoint Server 2007, se pueden crear,
editar y administrar páginas Web basadas en plantillas. Para ello, se crean diseños
de página. Un diseño de página es una plantilla que se utiliza junto con una página
principal para controlar la apariencia, el funcionamiento y el contenido de una página.
Los diseños de página sirven como un bastidor que se diseña mediante Office
SharePoint Designer 2007 y definen el lugar en el que los autores pueden editar
contenido en la página y la forma de hacerlo. El uso de estos diseños proporciona el
acceso completo a las páginas, tanto en el modo de creación como en el modo de
visualización. El contenido almacenado en la base de datos es independiente de los
diseños, posibilitando los cambios de diseño del sitio al manipular los diseños sin tener
que volver a crear el contenido. Por ejemplo, si hay 1.000 páginas que están basadas
en un diseño de página determinado, su apariencia se puede cambiar fácilmente con
sólo cambiar ese único diseño. Además, la independencia entre el contenido y su
diseño permite la presentación dinámica de contenido en distintos formatos para
diferentes dispositivos (por ejemplo, dispositivos móviles frente a exploradores de
escritorio).
• Sitio de noticias Seleccione esta plantilla de sitio cuando desee crear un sitio
para incluir artículos de noticias y vínculos en artículos de noticias de una
manera rápida y sencilla. Incluye diseños de páginas de noticias de ejemplo y
un archivo para almacenar elementos de noticias antiguos. Además, incluye un
diseño sencillo de utilizar para los lectores y los proveedores de noticias. Esta
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48
plantilla de sitio también incluye dos elementos Web que permiten una
distribución eficaz de las noticias: Visor de RSS y Esta semana en imágenes.
• Sitio de publicación con flujo de trabajo Seleccione esta plantilla de sitio
cuando desee crear un sitio para publicar páginas Web en un programa
mediante flujos de trabajo de aprobación. Incluye bibliotecas de documentos
e imágenes para almacenar activos de publicación Web. Por ejemplo, puede
crear un sitio para mostrar artículos técnicos que deben revisarse por expertos
en la materia antes de poderse publicar.
• Portal de colaboración Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear una
jerarquía inicial de sitios para el portal divisional de una intranet. Incluye una
página principal, un sitio Noticias, un Directorio de sitios y un Centro de
búsquedas con fichas. Normalmente, este sitio tiene casi tantos colaboradores
como lectores, y se utiliza para alojar sitios de grupo. Este tipo de plantillas
puede resultar útil cuando desea crear un portal divisional donde los empleados
puedan colaborar y publicar documentos y páginas Web. Esta plantilla de sitio
está disponible sólo si se está creando una colección de sitios dentro de
Administración central.
• Portal de publicación Seleccione esta plantilla de sitio si desea crear una
jerarquía inicial de sitios para un sitio público de Internet o un portal de
intranet de gran tamaño. Este sitio se puede personalizar de manera sencilla
con elementos característicos de marca comercial. Incluye una página principal,
un ejemplo de subsitio para comunicados de prensa, un Centro de búsquedas y
una página de inicio de sesión. Este sitio suele contar con muchos más lectores
que colaboradores, y se usa para publicar páginas Web con flujos de trabajo de
aprobación. De forma predeterminada, sólo puede crear subsitios de
publicación con flujo de trabajo en sitios que cree mediante la plantilla de este
sitio. Esta plantilla de sitio está disponible sólo si se está creando una colección
de sitios dentro de Administración central.
6. Variantes de sitios Las audiencias de los sitios Web pueden variar de muchas
maneras, entre las que se incluye el idioma, la región geográfica, el dispositivo de
exploración o la afiliación a la empresa. El trabajo de producir y mantener variantes
de un sitio puede resultar difícil y lento. En Office SharePoint Server 2007, la
característica Variantes permite a los administradores de sitios simplificar el proceso
de administrar variantes al mantener copias personalizables del contenido desde un
sitio de origen en cada sitio de destino. Esta característica es especialmente útil para
publicar sitios multilingües. Por ejemplo, puede identificar un origen (por ejemplo,
Comunicados de prensa: Inglés) y varios sitios de destino (por ejemplo, Comunicados
de prensa: Francés, Comunicados de prensa: Japonés), y Office SharePoint Server
2007 mantendrá los sitios de destino sincronizados con el sitio de origen.
La creación de contenido Web tiene sus propias peculiaridades. Una de las decisiones
principales que se deben tomar al publicar una página es la ubicación (el "contexto de
exploración") dentro del sitio. Por este motivo, el método más común para crear y publicar
páginas es realizar esta actividad en el explorador Web. En Office SharePoint Server 2007, la
experiencia del usuario de crear y mantener páginas Web se implementa dentro del contexto
del sitio. El autor de contenido sólo utiliza el explorador para desplazarse a la ubicación del
sitio donde se va a publicar el contenido y crea una nueva página, o edita la existente.
(De manera alternativa, Office SharePoint Server 2007 también incluye una característica
conocida como Creación de clientes inteligente, que permite la creación de contenido en
aplicaciones cliente de Office y convierte el contenido en una página Web del sitio Web.)
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51
Otra decisión principal en la creación de páginas Web es seleccionar un diseño adecuado para
la página. Los diseños disponibles deben satisfacer las distintas necesidades para presentar
contenido, así como proporcionar una apariencia y funcionamiento coherentes del sitio de la
organización. En Office SharePoint Server 2007, el autor selecciona los diseños de página de
entre los disponibles de los administradores de sitios para el sitio determinado.
Los diseñadores Web que crean los diseños de página controlan los estilos que van a estar
disponibles para los autores de contenido a fin de aplicar formato al contenido HTML en la
página. Esto asegura coherencia en la marca y en el diseño de sitio general.
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52
Además de la provisión de contenido Web visible, los autores pueden proporcionar metadatos
adicionales para la página. Estos metadatos se pueden utilizar para mejorar la indización de
contenido, y los valores de campo de metadatos se pueden aplicar donde sea necesario.
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53
Además de las capacidades de edición de contenido avanzadas del editor de contenido HTML,
Office SharePoint Server 2007 ofrece capacidades de administración de contenido adicionales,
entre las que se incluyen:
• Elementos Web:
Pasa al modo de edición de páginas e inserta el cuerpo principal del texto del artículo en el
campo denominado "Contenido de la página". Para adjuntar la imagen, hace clic en el
vínculo Haga clic aquí para agregar una nueva imagen del campo Imagen de la
página. En el cuadro de diálogo Editar propiedades de imagen, hace clic en el botón
Examinar situado junto al campo Imagen seleccionada para abrir el cuadro de diálogo
Seleccionar una imagen. Desde esta ubicación, hace clic en el botón Cargar para cargar su
foto digitalizada en la biblioteca Imágenes del sitio actual. Después de publicar la imagen,
www.microsoft.com/sharepoint
54
regresa al cuadro de diálogo Seleccionar una imagen para actualizar la lista y selecciona la
imagen, especificando información adicional (como texto alternativo, información de diseño o
tamaño) y, a continuación, hace clic en Aceptar. Completa la revisión del contenido al hacer
clic en el botón Proteger para compartir borrador, que guarda el contenido y cierra el
modo de edición de página para que pueda ver el aspecto que mostrará la página a los
usuarios que exploren el sitio.
La página todavía no está publicada. El sitio en el que ha estado trabajando está configurado
con flujo de trabajo, por lo que ahora debe enviar la página para su aprobación. Hace clic en
el botón Enviar a aprobación, que la lleva a la página Iniciar flujo de trabajo, que ha
seleccionado un flujo de trabajo Aprobación en paralelo de manera automática. En esta
página, puede escribir un mensaje y seleccionar de manera opcional que otros usuarios
reciban la notificación de este envío. A continuación, hace clic en el botón Inicio. El proceso
de flujo de trabajo notifica al personal editorial sobre el nuevo envío. Una vez que el
elemento ha recibido la aprobación, el artículo de noticias se publica.
www.microsoft.com/sharepoint
55
El diseño y la implementación de formularios mejora notablemente mediante una
metodología de tipo "diseño de una sola vez". Gracias a Office InfoPath 2007, se pueden
diseñar formularios sofisticados para su uso en el entorno completo del cliente de InfoPath y
en exploradores Web. Tras la publicación, los formularios se convierten automáticamente en
formularios Web de ASP.NET sin mayor intervención del diseñador. En el caso de los
formularios que no requieren componentes de código administrado, el Asistente para
publicación de Office InfoPath 2007 simplifica el proceso de publicar formularios en una
biblioteca de documentos, al tiempo que hace que el formulario esté disponible como un
formulario basado en explorador.
Para los usuarios con Office InfoPath 2007, los usuarios predeterminados pueden beneficiarse
de la funcionalidad avanzada de la aplicación para abrir formularios con el cliente de InfoPath.
Si el formulario requiere acceso a los datos, el formulario se puede configurar en el modo de
diseño de InfoPath para obtener acceso a orígenes de datos de confianza en sitios de Office
SharePoint Server 2007. Este acceso se lleva a cabo a través de servicios Web XML de Office
SharePoint Server 2007, lo que simplifica el proceso de configurar el acceso a los datos.
Los formularios a los que se obtiene acceso mediante el cliente de InfoPath pueden
aprovechar la funcionalidad adicional que no está disponible a través de la interfaz de
explorador. Las tareas de administración de formularios generales están disponibles a
través de la biblioteca (para obtener acceso, ver, analizar y administrar flujos de trabajo
de formularios).
www.microsoft.com/sharepoint
56
Figura – Diseño de formulario en Office InfoPath 2007 con Verificador de diseño visible
www.microsoft.com/sharepoint
57
En el caso de formularios que se han diseñado en Office Excel u Office Word, se puede utilizar
el Asistente para importación de formularios para convertir estos formularios en
formularios de Office InfoPath 2007 completos. El asistente trata de manera dinámica la
conversión de los campos del formulario, las tablas extensibles, los cuadros de texto
enriquecido y otros elementos, y genera la estructura de XML subyacente para el nuevo
formulario.
Para publicar el formulario en el sitio, selecciona Publicar desde el menú InfoPath, lo que
inicia el Asistente para publicación. Especifica que el formulario se va a publicar en un
servidor de Office SharePoint, la URL de ese servidor (comprobando que el formulario puede
completarse en un explorador), y que el formulario se va a publicar como una plantilla en una
biblioteca de documentos. Mediante el asistente, se creará una biblioteca de formularios
nuevos. Una vez completado el proceso, el Asistente para publicación presenta una opción
para abrir el formulario en el explorador. Ahora, la plantilla de formulario está disponible
para la creación de nuevas peticiones de informes de gastos.
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58
(Nota: en este ejemplo, la plantilla de formulario se ha diseñado para su uso con una
biblioteca de documentos específica. La plantilla de formulario también se puede guardar
como un nuevo tipo de contenido en el sitio de SharePoint, lo que permite crear peticiones
de formularios de gastos en bibliotecas de documentos del sitio.)
4. Elemento Web Lista relacionada con datos profesionales Muestra una lista de
instancias de entidad relacionadas a partir de una aplicación empresarial. Por ejemplo,
se podría mostrar una lista de pedidos realizados por un cliente específico a partir de
los datos de la aplicación CRM.
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59
5. Elemento Web Acciones para datos profesionales Muestra una lista de acciones
asociadas con una entidad según determina el Catálogo de datos profesionales. Por
ejemplo, el elemento Web podría mostrar una lista de todas las acciones que podría
llevar a cabo un usuario de portal autorizado con la información de cliente
(como actualizar o enviar correo electrónico).
Acciones para datos profesionales Sin código personalizado, el usuario puede crear
acciones de forma sencilla que abren páginas Web, muestran las interfaces de usuario de las
aplicaciones de línea de negocio, inician formularios de InfoPath y realizan otras tareas
comunes. Utilice los vínculos adecuados que aparecen junto a los objetos profesionales
devueltos desde el Catálogo de datos profesionales.
Caso práctico: Agregar una acción personalizada: Un administrador recibe una solicitud
para agregar una acción que permita incluir nueva información de contacto en la tabla
Contacto de la base de datos de un sistema de administración de relaciones con los clientes
(CRM). El administrador de la aplicación CRM le proporciona una dirección URL que abrirá una
página Web para agregar la entrada de información de contacto de un nuevo cliente. Ya se ha
creado un Catálogo de datos profesionales que incluye la entidad Contacto. El administrador
abre Administración central y selecciona el proveedor de servicios compartidos (SSP) que
incluye la definición del Catálogo de datos profesionales de CRM. Ve las entidades del
Catálogo de datos profesionales y selecciona la entidad Contacto. En la página Ver entidad,
observa que no hay actualmente ninguna acción definida para los contactos, por lo que hace
clic en el vínculo Agregar acción de esta página. En la página Agregar acción, escribe el
nombre de la acción ("Agregar nuevo contacto"), la dirección URL para invocar esta acción
y un icono para asociarlo con la acción en los menús. Hace clic en Aceptar, con lo que la
acción se asocia con esa entidad. La acción Agregar nuevo contacto se mostrará en las
páginas de la Web corporativa donde la entidad Contacto se publica a través de un Catálogo
de datos profesionales o un elemento Web Acciones para datos profesionales.
El administrador del sitio crea y mantiene las definiciones del Catálogo de datos profesionales
disponibles. Esto empieza con la creación de una Definición de aplicación del Catálogo de
datos profesionales (un archivo XML que describe el origen de datos profesionales) que, a
continuación, se importa mediante Administración central. La siguiente figura muestra un
ejemplo de una de estas definiciones:
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60
Figura – Vista de una aplicación del Catálogo de datos profesionales de ejemplo
(Si utiliza SQL Server 2000, vaya a the AdventureWorks SQL Server 2000 Sample
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82791&clcid=0x409) para obtener instrucciones
sobre la configuración de esta base de datos y la definición de aplicación del Catálogo de
datos profesionales.)
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61
Inteligencia empresarial
La preparación, implementación y uso compartido de la inteligencia empresarial supone retos,
especialmente en grandes organizaciones. Office SharePoint Server 2007 introduce
capacidades de inteligencia empresarial, lo que permite a los trabajadores de la información
de una organización tomar decisiones mejor informadas, analizar y ver datos, y compartir
datos profesionales con otras personas. Incluye gran cantidad de capacidades y proporciona
nuevas características para ampliar las capacidades de sitios Web corporativos en la
implementación de información de inteligencia empresarial.
1. Crear una nueva área de documentos Si el autor de la hoja de cálculo tiene los
derechos adecuados, se puede crear una nueva área en Office SharePoint Server 2007
para permitir el uso compartido y la colaboración en el documento.
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62
2. Guardar en una biblioteca de documentos El documento se puede guardar
directamente en una biblioteca de documentos de Excel existente a la que el autor
pueda obtener acceso.
3. Especificar opciones Excel Services El autor puede especificar las partes de una
hoja de cálculo que estarán disponibles para que otros usuarios las vean y editen.
Una capacidad importante de la inteligencia empresarial que ofrece Office SharePoint Server
2007 son las bibliotecas de conexiones de datos. Existen bibliotecas de documentos
de SharePoint centralizadas que almacenan archivos de conexión de datos de Office.
Los archivos de conexión de datos describen conexiones a datos externos. La centralización
de estos archivos de conexión de datos permite compartir, administrar y descubrir
conexiones de datos que puede utilizar cualquier aplicación de Microsoft Office de una
manera más sencilla. Los archivos de conexión de datos de Office comunes que se conectan
a orígenes de datos de inteligencia empresarial se pueden crear y publicar en bibliotecas
de conexión de datos, de forma que los trabajadores del conocimiento puedan obtener un
acceso compartido sencillo a los datos, eliminando los problemas de conectividad de datos.
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63
• Centro de informes Sitio optimizado para el acceso y la administración de informes,
que incluye una biblioteca de informes, una biblioteca de conexión de datos y una plantilla
de panel. Estos sitios, incluidos en el nuevo Centro de informes, permiten administrar de
forma coherente los informes, las hojas de cálculo y las conexiones de datos.
• Indicadores clave de rendimiento Los indicadores clave de rendimiento (KPI)
comunican los objetivos y el estado para obtener resultados. Mediante el elemento Web
KPI, un usuario puede crear una lista KPI en una página de elemento Web sin necesidad
de escribir código. El elemento Web KPI puede mostrar KPI de Microsoft SQL Server
Analysis Services, hojas de cálculo de Excel, listas de SharePoint o datos introducidos
manualmente.
• Elementos Web de filtro Los filtros permiten personalizar los paneles al comunicar
parámetros compartidos entre elementos Web en un escritorio. Los parámetros pasados
se pueden aplicar automáticamente según perfiles de usuario, listas de SharePoint, el
Catálogo de datos profesionales, información introducida manualmente, etc.
Caso práctico: Publicar una hoja de cálculo de Excel en un portal de ventas para
acceso desde explorador: Un trabajador del conocimiento de una organización de ventas
ha preparado una hoja de cálculo en Office Excel 2007 que analiza la información de ventas
por región. La hoja de cálculo incluye una tabla dinámica que muestra los compromisos de
ventas por región y por producto, una tabla de resumen que muestra clasificaciones de
ventas de producto frente a cuotas, y gráficos que muestran los datos de la tabla dinámica y
de la tabla de resumen.
El trabajador desea publicar la tabla en un portal de ventas de Office SharePoint Server 2007
para que el resto de miembros del equipo de ventas puedan obtener acceso a esta hoja de
cálculo desde sus exploradores, aun cuando no tengan la aplicación cliente de Office Excel
2007 instalada.
Desde la aplicación cliente de Excel, el trabajador del conocimiento hace clic en el botón
Office, selecciona Publicar y después, Excel Services. A continuación, hace clic en su
carpeta Documentos compartidos, que señala a una biblioteca de documentos en Office
SharePoint Server 2007. Selecciona la opción denominada "Abrir libro en Excel Services"
(situada debajo de los cuadros Nombre de archivo y Guardar como tipo) y hace clic en el
botón Guardar.
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64
El explorador Web predeterminado del trabajador del conocimiento se inicia y muestra la
versión del servidor de la hoja de cálculo que acaba de publicar. La presentación de la hoja
de cálculo en el explorador muestra una vista casi idéntica a la aplicación cliente de Excel.
Hace clic en menús de la tabla dinámica para examinar los datos y ver que el gráfico de los
datos dinámicos se ha actualizado.
Ahora otros miembros del equipo de ventas tienen acceso a la nueva hoja de cálculo de
análisis de ventas regional del trabajador del conocimiento desde un explorador. Aun cuando
estén fuera de la oficina y lejos de sus propios equipos, (siempre que tengan una conexión al
portal de ventas), podrán obtener acceso a la hoja de cálculo de análisis de ventas regionales
desde un explorador Web.
Figura – Acceso a una hoja de cálculo de Excel mediante Excel Services y un explorador Web
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65
Interoperabilidad de productos y tecnologías
de SharePoint
La interoperabilidad de aplicaciones puede presentarse de muchas maneras en las
arquitecturas de aplicaciones Web de empresas. El alcance de esta discusión puede
ser inmenso. Para el propósito de este documento, tendremos en cuenta los
siguientes conceptos:
2. Servicios Web Servicios de Office SharePoint Server 2007 que pueden hacer
que la información contenida en el portal esté disponible para otras aplicaciones.
Interoperabilidad
Quizás el requisito más común y general de interoperabilidad para una aplicación de portal
de empresa sea la capacidad de obtener acceso a la información en una amplia gama de
ubicaciones, y posiblemente en una gama de diferentes plataformas de aplicación. En la
mayoría de los casos, el acceso al contenido de estas plataformas requiere autenticación
personalizada. Office SharePoint Server 2007 incluye diversas características que pueden
proporcionar el acceso inmediato al contenido a través del portal:
1. Inicio de sesión único (SSO) Servicio proporcionado por Office SharePoint Server
2007 para almacenar y asignar credenciales para su uso en la conexión con sistemas
de terceros o de servidor. Para las organizaciones que ya mantienen otro servicio de
inicio de sesión único, Office SharePoint Server 2007 ofrece un mecanismo
denominado SSO acoplable, que permite especificar un proveedor de SSO alternativo
al proveedor de SSO estándar de Office SharePoint Server 2007.
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66
Caso práctico: Conectar un elemento Web a una aplicación de planificación de
recursos de la empresa: Una empresa ha diseñado un elemento Web de empleado
personalizado que se conecta al sistema de planificación de recursos de la empresa
(ERP) corporativo y muestra el balance de días de vacaciones disponibles actual de
un empleado. El elemento Web aparece en todos los sitios Mi sitio del empleado.
El sistema ERP emplea su propio esquema de autenticación. El servicio de inicio de
sesión único de Office SharePoint Server 2007 está configurado para asignar las
credenciales del empleado a las necesarias para obtener esta información del sistema
ERP. Las credenciales se pasan a la aplicación ERP y se establece la conexión de datos
requerida por el elemento Web. Los datos requeridos se obtienen del ERP y se
generan como HTML en el elemento Web de la página principal de Mi sitio del usuario.
2. Catálogo de datos profesionales Se puede hacer que los datos que residen en
otras aplicaciones estén directamente disponibles para el portal como contenido para
realizar búsquedas y como datos para elementos Web. Office SharePoint Server
incluye ciertos elementos Web listos para utilizar para obtener acceso a datos del
Catálogo de datos profesionales. (Para obtener más información sobre esta
característica, consulte la sección titulada Catálogo de datos profesionales de este
documento.)
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67
3. Fuentes RSS Los usuarios pueden agregar el elemento Web Fuentes RSS a sus
páginas para obtener acceso a sus fuentes favoritas directamente desde sus propias
páginas personales.
5. iView de SAP Componente de portales SAP que se utiliza para mostrar información,
documentos y datos de aplicación en un portal SAP. Office SharePoint Server 2007
incluye un elemento Web de iView de SAP que permite mostrar contenido desde iView
del portal SAP de confianza.
Servicios Web
En el diseño, creación e implementación de aplicaciones Web de empresa, el acceso a la
información y funcionalidad de la aplicación permite una arquitectura verdaderamente
interoperativa. Office SharePoint Server 2007 incluye diversos servicios Web XML que ofrecen
un acceso extensivo y seguro a sus capacidades, entre las que se incluyen las siguientes:
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68
5. Servicio Web de perfil de usuario: servicio que proporciona una interfaz de perfil
de usuario para clientes remotos.
Desarrollo personalizado
En muchos casos, los requisitos de interoperabilidad de los portales son lo bastante
exclusivos de una organización como para que se requiera el desarrollo personalizado.
Por ejemplo, una organización requerir que el contenido de una implementación de
Office SharePoint Server 2007 esté disponible para otras implementaciones de portal
compatibles con elementos Web de consumidor WSRP o portlets. En tal caso, se deben
crear servicios de proveedor WSRP que proporcionen el acceso requerido al contenido.
Office SharePoint Server 2007 contiene un conjunto extensivo y completo de espacios
de nombres .NET que permiten el desarrollo de aplicaciones y servicios personalizados
que admiten requisitos de funcionalidad y compatibilidad como éstos. Puede consultar
una referencia completa de estos espacios de nombres en MSDN Library
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82829&clcid= 0x409).
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69
Caso práctico: Incrustar Search en una aplicación de cliente-servidor personalizada:
Una empresa de publicación de libros desarrolla una aplicación cliente–servidor .NET para
proporcionar al personal capacidades de búsqueda rápidas de todas sus publicaciones,
utilizando menús personalizados que permiten filtrar los resultados por tema, números de
índice de catálogo y otros elementos de datos. Las publicaciones residen en un Centro de
documentación de Office SharePoint Server 2007, que está indizado por Search en Office
SharePoint Server 2007. Se crea un servicio Web XML de servidor para implementarlo en el
servidor de Office SharePoint Server 2007 que obtiene acceso a los metadatos de
documentos de publicación y a los servicios de consulta a través de las clases del espacio de
nombres Microsoft.Office.Server.Search. Se define un conjunto de métodos Web para que
lo utilice la aplicación de cliente basada en escritorio para rellenar menús y procesar
consultas enviadas por los usuarios al servicio Web de búsqueda. El cliente de escritorio está
diseñado para que se pueda obtener un acceso rápido al mismo a través del área de la
bandeja del sistema, y presenta una ventana emergente con menús determinados por
metadatos de publicación que produce resultados de búsqueda en una lista desplazable
dentro de la ventana emergente.
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70
Figura – Arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007
Aplicación y servicios
La capa superior de la arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007 se ocupa de
proporcionar aplicaciones y servicios en soluciones Web de empresa. La mayor parte del
contenido de este documento se ha centrado en las seis áreas de características principales
de Office SharePoint Server 2007: colaboración, portal, búsqueda, administración de
contenido empresarial, formularios comerciales e integración de datos, e inteligencia
empresarial. Desde una perspectiva de diseño de soluciones empresariales, éstos son los
elementos más importantes en los que centrarse y se cubren en la sección titulada "Áreas de
características de Office SharePoint Server 2007".
Se emplea una serie de tecnologías de Microsoft individuales para proporcionar las seis áreas
de características principales, entre las que se incluye Microsoft Windows SharePoint Services
3.0, Office Forms Server 2007, búsqueda empresarial y Excel Services. Todas estas
tecnologías se incluyen con Microsoft Office SharePoint Server 2007.
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71
Otro aspecto esencial de esta capa de nivel superior en la arquitectura lógica es Servicios
compartidos. Como su nombre indica, se trata de facilidades comunes y elementos
funcionales que se aplican a todas las áreas de características principales de la arquitectura
lógica, que incluyen:
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72
• Inicio de sesión único Capacidad de administrar la autenticación de usuarios en
varios entornos de aplicaciones del portal, incluida la interfaz a otras soluciones de
inicio de sesión único mediante tecnología SSO acoplable.
Servicios de la plataforma
Esta capa de la arquitectura lógica de Office SharePoint Server 2007 se proporciona a través
de las tecnologías de Windows SharePoint Services 3.0. Consulte esa sección del documento
para obtener más información sobre las funciones que desarrollan estas tecnologías para
proporcionar aplicaciones de portal Web de empresa.
Servicios compartidos
Similar en cuanto a concepto a los servicios compartidos de SharePoint Portal Server 2003, el
componente de servicios compartidos de Office SharePoint Server 2007 se ha reestructurado
y rediseñado por completo utilizando un nuevo modelo de proveedor de servicios.
Los servicios de Office SharePoint Server 2007 incluyen un conjunto de servicios clave que se
pueden compartir en las aplicaciones Web. De manera predeterminada, estos servicios se
comparten en todos los sitios de un conjunto de servidores. El uso de los servicios
compartidos reduce enormemente los recursos necesarios para ofrecer estos servicios en
varios sitios de portal. Estos servicios incluyen:
• Búsqueda y alertas Incluye los servicios de búsqueda e indización, así como las
bases de datos o archivos relacionados compatibles con los servicios de búsqueda.
Se crea un ámbito de búsqueda para incluir a todos los portales y sitios que consuman
este servicio compartido.
• Perfiles de usuario y Mi sitio Mantiene perfiles de personas de varios orígenes de
datos (directorio, información introducida por el usuario y sistemas empresariales).
Sincroniza información del almacén de perfiles con sitios individuales. Proporciona Mi
sitio para colaboración y uso compartido.
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73
• Audiencias Proporciona identificación de contenido según audiencias de usuarios.
Las audiencias se pueden definir según la función de un usuario o su afiliación dentro
de una organización.
• Catálogo de datos profesionales Se conecta a bases de datos externas y servicios
Web, permitiendo integrar datos de aplicación de línea de negocio en su solución
de Office SharePoint Server. Una vez registrado un origen de datos externo en el
Catálogo de datos profesionales, puede incluir los datos en listas, elementos Web,
búsqueda y perfiles de usuario.
• Informes de uso de portal Realiza informes de datos de uso del sitio para
propietarios de sitio, incluido el número de solicitudes de página, las páginas más
populares, el número de usuarios individuales, los usuarios más activos, las páginas
de referencia más visitadas y las principales páginas de destino.
• Configuración de Excel Services Proporciona cálculo en el servidor y
representación simple de libros de Excel. También permite la actualización en el
servidor de datos externos en libros.
La arquitectura de proveedor de servicios compartidos (SSP) proporciona un mayor rango de
alternativas de configuración e implementación, además de un medio para delegar aspectos
funcionales de la administración de aplicaciones Web de empresa.
Nota: no existe ninguna actualización directa desde una instalación independiente a una
instalación conjunta.
Puede instalar Office SharePoint Server 2007 en un único equipo utilizando uno de los
siguientes métodos:
• Seleccionar Básica.
• Seleccionar Avanzada y, a continuación, seleccionar Independiente en la instalación de
Office SharePoint Server 2007.
Requisitos de hardware
La siguiente tabla muestra los requisitos mínimos y recomendados para implementar Office
SharePoint Server 2007, incluida la implementación de SQL Server 2005 Express Edition,
para una instalación independiente:
Disco Sistema de archivos NTFS con Sistema de archivos NTFS con una
una partición formateada con un partición de 3 GB de espacio libre y
mínimo de 3 GB de espacio libre espacio libre adecuado para los sitios Web
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75
Requisitos de software
Office SharePoint Server 2007 se basa en las tecnologías y servicios que proporcionan
Windows Server2003 Service Pack 1 (SP1) y SQL Server 2005 (además de SQL Server 2000).
SQL Server 2005 es la base de datos relacional que se utiliza para almacenar toda la
información sobre el contenido, los datos y la configuración que utiliza Office SharePoint
Server 2007. Se recomienda la utilización de SQL Server 2005; SQL Server 2005 Express
Edition se incluye como parte predeterminada de la instalación. SQL Server 2000 se puede
utilizar como alternativa.
Como Office SharePoint Server 2007 está basado en Microsoft Windows SharePoint
Services 3.0, los requisitos que se aplican a Windows SharePoint Services 3.0 también se
aplican a Office SharePoint Server 2007.
Nota: debido a que los asistentes para la instalación y configuración de Office SharePoint
Server 2007 reúnen muchos componentes, si desinstala Office SharePoint Server 2007 y,
a continuación, instala Office SharePoint Server 2007 en el mismo equipo, el programa de
instalación podría generar un error al crear la base de datos de configuración, lo que podría
provocar que todo el proceso de instalación fallara. Puede evitar que se produzca este error
al eliminar la base de datos de configuración existente o al utilizar el comando psconfig
para crear una base de datos de configuración nueva.
El sistema de Microsoft Office 2007 utiliza un instalador común, y las características que
están disponibles en su instalación de Office SharePoint Server 2007 dependen de la clave de
identificador de proceso (PID) que especificó durante la instalación. Esto significa que, incluso
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76
con el mismo origen de instalación, si especifica una clave de identificador de proceso (PID)
diferente, (por ejemplo, una clave PID para una edición de Office SharePointServer 2007
diferente), obtendrá un conjunto de características distinto para la instalación.
Base de datos
Cuando se lleva a cabo una instalación básica, SQL Server 2005 Express Edition se instala
automáticamente. Cuando se opta por una instalación avanzada en un equipo independiente
que ya tiene SQL Server instalado, asegúrese de que el equipo cumple los requisitos de
hardware y software para un servidor de base de datos.
Debido a las restricciones de licencia de Windows, si utiliza Windows Server 2003 Web Edition
en un entorno de un solo servidor, sólo podrá realizar la instalación básica. Esto se debe a
que las ediciones de SQL Server completas no se pueden instalar en Windows Server 2003
Web Edition. Sin embargo, puede instalar SQL Server 2005 Express Edition o SQL Server
2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE).
Debido a las restricciones de licencia de Windows, si utiliza Windows Server 2003 Web Edition
en un entorno de un solo servidor, sólo podrá realizar la instalación básica. Esto se debe a
que las ediciones de SQL Server completas no se pueden instalar en Windows Server 2003
Web Edition. Sin embargo, puede instalar SQL Server 2005 Express Edition o SQL Server
2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE).
Sistema operativo
Office SharePoint Server 2007 se ejecuta en Windows Server 2003 con el Service Pack más
reciente. Se recomienda aplicar todas las actualizaciones importantes. Puede utilizar las
siguientes ediciones de Windows Server 2003:
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•• Windows Server 2003, Standard Edition
Debido a las restricciones de licencia de Windows, si utiliza Windows Server 2003 Web Edition
en un entorno de un solo servidor, sólo podrá realizar la instalación básica. Esto se debe a
que las ediciones de SQL Server completas no se pueden instalar en Windows Server 2003
Web Edition. Sin embargo, puede instalar SQL Server 2005 Express Edition o SQL Server
2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE).
Componentes de Windows
Una vez que ha instalado el sistema operativo y aplicado todas las actualizaciones
importantes, debe configurar el equipo para ser un servidor Web al habilitar Internet
Information Services (IIS) 6.0, que incluye:
o Archivos comunes
o WWW
o Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP).
Para habilitar las notificaciones de correo electrónico, debe configurar las opciones de correo
electrónico entrante y saliente. Para configurar el envío de notificaciones y alertas de correo
electrónico, debe especificar un servidor de correo electrónico SMTP. Para configurar la
instalación de manera que los sitios de SharePoint puedan aceptar y archivar mensajes de
correo electrónico entrantes, debe instalar el servicio SMTP de IIS.
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78
Microsoft .NET Framework 3.0
Antes de instalar Office SharePoint Server 2007, debe instalar la versión 3.0 de Microsoft
.NET Framework y, a continuación, asegurarse de que ASP.NET 2.0 está habilitado.
Para habilitar ASP.NET 2.0, abra la extensión de servicio Web del complemento IIS en
Microsoft Management Console (MMC). Si ASP.NET 2.0 se instala en el equipo antes de
habilitar IIS, debe habilitar ASP.NET 2.0 al ejecutar el comando aspnet_regiis -i.
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3. En la página Términos de licencia para el software de Microsoft, revise los
términos de licencia, active la casilla de verificación Acepto los términos del
contrato y, a continuación, haga clic en Continuar.
4. En la página Elija la instalación que desea, haga clic en Básica para realizar
la instalación en la ubicación predeterminada. Para realizar la instalación en una
ubicación diferente, haga clic en Avanzada y, a continuación, en la ficha Ubicación
de archivos, especifique la ubicación donde desea realizar la instalación y finalice
la instalación.
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3. Desactive la casilla de verificación Requerir comprobación del servidor (https:)
para todos los sitios de esta zona.
4. En el cuadro Agregar este sitio Web a la zona, escriba la dirección URL a su sitio y,
a continuación, haga clic en Agregar.
Si utiliza un servidor proxy en su organización, siga estos pasos para configurar Internet
Explorer a fin de que no utilice el servidor proxy para las direcciones locales.
Nota: si aparece un mensaje de error de servidor proxy, es posible que deba configurar las
opciones del servidor proxy para que las direcciones locales no utilicen el servidor proxy. Las
instrucciones para configurar las opciones del servidor proxy se proporcionan más adelante
en esta sección.
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Pasos después de la instalación
Una vez finalizada la instalación, la ventana del explorador se abre por la página principal del
nuevo sitio de SharePoint. Aunque puede comenzar a agregar contenido inmediatamente al
sitio o personalizarlo, se recomienda realizar las siguientes tareas administrativas mediante
Administración central.
• Crear sitios de SharePoint: una vez finalizada la instalación, tiene una única aplicación
Web que contiene una única colección de sitios de SharePoint que aloja un sitio de
SharePoint. Puede crear más colecciones de sitios de SharePoint, sitios y aplicaciones
Web si el diseño del sitio requiere varios sitios o varias aplicaciones Web.
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82
• Configurar opciones del flujo de trabajo: especifique si los usuarios pueden reunir
nuevos flujos de trabajo, y si los participantes que no tienen acceso a sitios deben recibir
documentos en datos adjuntos de correo electrónico para poder participar en los flujos de
trabajo de documentos. Para obtener más información, consulte Configure workflow
settings (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82840&clcid=0x409).
• Configurar opciones del registro de diagnóstico: puede configurar diferentes
opciones del registro de diagnóstico para facilitar la solución de problemas. Esto incluye
habilitar y configurar registros de seguimiento, mensajes de eventos, mensajes de error
de modo de usuario y eventos de Programa de mejora de la experiencia del cliente. Para
obtener más información, consulte Configure diagnostic logging settings
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82841&clcid=0x409).
• Configurar opciones de protección contra virus: puede configurar varias opciones
contra virus si ha instalado un programa del software antivirus que está diseñado para
Office SharePoint Server 2007. La configuración antivirus permite controlar si los
documentos se digitalizan al cargarse o descargarse, y si los usuarios pueden descargar
documentos infectados. También puede especificar cuánto tiempo desea ejecutar el
programa del software antivirus antes de que se cierre, y cuántos subprocesos de
ejecución puede utilizar el programa del software antivirus en el servidor. Para obtener
más información, consulte Configure antivirus protection
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82842&clcid=0x409).
• Configurar búsqueda: puede configurar varias opciones de búsqueda e indización para
personalizar la manera en la que Office SharePoint Server 2007 rastrea el contenido del
sitio o el contenido externo. Para obtener más información, consulte Configure the Office
SharePoint Server Search service
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82843&clcid=0x409).
• Configurar Excel Services: Antes de poder utilizar Excel Services, debe iniciar el
servicio y agregar al menos una ubicación de confianza. Para obtener más información,
consulte Configure Excel Services
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=82844&clcid=0x409).
Ejercicio 1: Introducción
Este ejercicio proporciona una visión general de algunos de los elementos de exploración
clave para los sitios de Office SharePoint Server 2007.
• Creación de sitios
• Exploración
o Exploración común
o Barras de exploración superior e inferior flexibles
o Menús emergentes
5. Observe que la ruta de exploración "global" muestra el nombre del portal (en este
ejemplo, "Sitio de prueba").
6. Observe que la ruta de exploración "sitio" muestra la ruta de acceso completa desde la
página principal del portal.
7. Utilice el menú desplegable Acciones del sitio y observe las opciones del menú
emergente para las opciones de menú Ver informes y Configuración del sitio.
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La ruta de exploración global está situada en la parte superior de la página Web. Se actualiza
automáticamente a través de las jerarquías de sitio de SharePoint y muestra la ubicación del
sitio actual.
La ruta de exploración del sitio está situada encima del título de la lista. Esta ruta de
exploración muestra la ubicación actual dentro de la jerarquía del sitio para simplificar la
exploración y proporcionar contexto.
18.Regrese a la página principal del sitio mediante el vínculo Sitio de tutorial de la ruta
de exploración.
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86
Ejercicio 2: Administración del sitio
Este ejercicio le llevará por la interfaz de usuario de administración para agregar nuevos
grupos y usuarios al sitio.
Nota: este ejercicio requiere que tenga usuarios adicionales en el directorio que pueda
agregar a los grupos de usuarios de Office SharePoint Server 2007. Es conveniente crear
algunas cuentas de prueba para este fin.
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• Escriba el nombre de un usuario en el campo de búsqueda y haga clic en el botón
Buscar. El "Selector de personas" buscará el nombre y rellenará el cuadro de
resultados de búsqueda.
• Seleccione el usuario que desea agregar desde el cuadro de resultados y, a continuación,
haga clic en Agregar y Aceptar.
www.microsoft.com/sharepoint
89
3. Haga clic en Salir del modo de edición en el menú "Acciones del sitio".
4. La lista "Tareas" aparece ahora en la zona del elemento Web izquierdo de la página
principal.
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90
Ejercicio 4: Elementos Web para información común
En este ejercicio se muestran algunos elementos Web que incluye Office SharePoint Server
2007 para el uso de información común:
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4. Observe la sección Sitios más frecuentes; es una lista de sitios del Directorio de
sitios que se puede filtrar según las reglas establecidas en el elemento Web.
Ejercicio 5: Seguridad
Este ejercicio proporcionará una visión general del modelo de seguridad mejorado además de
la nueva funcionalidad Papelera de reciclaje.
Nota: este ejercicio requiere que tenga usuarios adicionales en el directorio que pueda
agregar a los grupos de usuarios de Office SharePoint Server 2007. Es conveniente crear
algunas cuentas de prueba para este fin.
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92
5. En la página Administrar permisos, seleccione "Editar permisos" desde el menú
"Acciones". Lea el mensaje de advertencia y haga clic en Aceptar.
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10.Inicie sesión con las credenciales de otro usuario.
11.Observe que, como este otro usuario, no puede ver la tarea "Importante" tras el
cambio de permiso del usuario anterior.
12.Seleccione "Cerrar sesión" en el menú de bienvenida y "No" en el elemento
emergente para volver a Luis Bonifaz.
13.Haga clic en "Volver al sitio" para volver al Sitio de tutorial.
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94
6. En la ruta de exploración del sitio, haga clic en "Tareas".
7. Mantenga el puntero del mouse sobre la tarea "Común" para mostrar el menú
desplegable y seleccione "Editar elemento".
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95
10.Elimine la versión 1.0 al hacer clic en la opción Eliminar del menú desplegable del
elemento, que aparece cuando se mantiene el puntero del mouse sobre el campo
de fecha "Modificado". A continuación, haga clic en Aceptar para confirmar la
información.
11.En la ruta de exploración del sitio, haga clic en el Sitio de tutorial para volver
a la página principal.
Papelera de reciclaje
1. Desplácese a la parte inferior de la página principal y haga clic en Papelera de
reciclaje desde el panel de exploración izquierdo.
2. Verá la versión 1.0 del elemento "Común", además de los detalles sobre su ubicación
original, fecha de eliminación y tamaño de disco.
3. Active la casilla de verificación del elemento "Común (1.0)" y, a continuación, en la
barra de herramientas, haga clic en "Restaurar selección". Haga clic en Aceptar
para confirmar la información.
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96
Ejercicio 6: Notificaciones
En este ejercicio se ofrece una visión general de los cambios que se han realizado en las
alertas, las notificaciones de correo electrónico para listas de tareas y las fuentes RSS.
Alertas
1. Vuelva a la lista "Tareas" haciendo clic en el vínculo Tareas en el panel de
exploración izquierdo.
2. En la barra de herramientas de lista, haga clic en el menú Acciones y seleccione
Enviarme alertas.
3. Desplácese por la página Nueva alerta y observe que la configuración incluye enviar
correos electrónicos a otros usuarios, criterios de eventos nuevos como "Se me
asigne una tarea" y "Cambie una tarea de prioridad alta", y una opción para
especificar la hora de entrega de las alertas.
4. Seleccione "Cambie una tarea de prioridad alta" de la sección "Enviar alertas
sobre estos cambios".
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5. Haga clic en Aceptar.
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4. Esta lista "Tareas" enviará mensajes de correo electrónico a los usuarios a quienes se
hayan asignado estas tareas nuevas. Esto requiere que se haya configurado el correo
electrónico saliente en el servidor.
5. En la ruta de exploración del sitio, haga clic en "Tareas".
6. Seleccione "Editar elemento" del menú desplegable de la tarea "Importante".
7. Establezca el valor de "Estado" en "Completado" y haga clic en Aceptar.
8. Abra Microsoft Office Outlook 2007. Vea el correo electrónico relativo al cambio
de la tarea "Importante". El correo electrónico puede tardar hasta cinco minutos
en aparecer.
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Fuentes RSS
1. Vuelva al explorador.
2. Seleccione "Ver fuente RSS" en el menú "Acciones" de la lista Tareas.
3. Las fuentes RSS tienen un vínculo cerca de la parte superior de la página que
simplifica la suscripción con un solo clic, como se muestra a continuación. Haga clic en
el vínculo "Suscribirse a esta fuente".
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5. Haga clic en el vínculo Ver mis fuentes.
6. Observe que se ha agregado la fuente de lista y los elementos de lista están
sincronizados con el visor de RSS.
7. Abra Outlook 2007, amplíe Fuentes RSS en el árbol de carpetas y elija Sitio de
tutorial: Tareas.
8. Observe que la fuente también se sincroniza automáticamente con el visor de RSS
de Outlook 2007.
9. Vuelva al explorador.
10.Haga clic en el Sitio de tutorial: vínculo Tareas para volver a la vista de la lista
de tareas.
11.En la ruta de exploración, haga clic en el Sitio de tutorial para volver a la página
principal del sitio.
1. Desde la página principal del Sitio de tutorial, seleccione Editar página en el menú
Acciones del sitio.
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2. Busque el Sitio de tutorial en el árbol y haga clic en él.
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3. En el panel derecho, haga clic en Nuevo y, a continuación, en Lista.
4. En la página Crear, en Seguimiento, haga clic en Calendario.
5. Desde la Nueva página, en el cuadro Nombre, escriba "Calendario" y haga clic en el
botón Crear.
6. Ahora está en la página Calendario.
7. Cree un nuevo elemento Calendario denominado "Tutorial".
8. Haga clic en Aceptar.
9. Desplácese hacia abajo por la página Calendario, si es necesario, para ver la nueva
entrada.
10.Ahora, desplácese hacia la parte superior de la página, haga clic en Acciones y, a
continuación, en "Conectar a Outlook".
12.El evento basado en SharePoint aparecerá en Outlook 2007 (es posible que deba
desplazarse hacia abajo en la pantalla de calendario de Outlook).
13.Agregue una nueva entrada de calendario al calendario del Sitio de tutorial unas horas
más tarde que "Tutorial" y llámela "Nuevo elemento".
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14.Presione F9 para ejecutar un Enviar y recibir y enviar los datos al servidor.
15.Vuelva al explorador, utilice el elemento del menú de explorador Actualizar,
y verá que aparece el elemento de Outlook 2007.
Nota 2: en este ejercicio también se da por supuesto que tiene derechos de acceso a una o
más cuentas de inicio de sesión con la palabra "Director" en sus títulos. Si éste no es el caso,
sustituya otro valor por Director donde se utilice este valor en este ejercicio.
Office SharePoint Server 2007 también incluye identificación de audiencias mejorada con
mejor escalabilidad, profundidad y capacidad de uso.
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• Se puede seleccionar una base de usuarios según la función de una persona o la
afiliación dentro de la organización, y puede aplicarse a grupos de discusión en grupos
de SharePoint.
• La identificación está disponible para sitios de información de empresa, sitios de
aplicaciones empresariales y sitios de colaboración o comunidad.
En este caso, creará una audiencia y dirigirá un elemento Web en el nuevo sitio de prueba
de Windows SharePoint Services. La identificación de elementos Web y la capacidad
de hacerlo en sitios de Windows SharePoint Services son dos capacidades nuevas de
Microsoft Office 2007.
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10.Haga clic en Administrar audiencias desde la ruta de exploración del sitio.
12.Haga clic en el botón de inicio del explorador para volver a la página principal del
portal.
13.En la barra de exploración superior, haga clic en Sitio de tutorial, que se encuentra
en el menú desplegable Sitios.
14.Haga clic en la flecha hacia abajo del lado derecho del encabezado del elemento Web
Anuncios y seleccione Modificar elemento Web compartido.
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15.Aparecerá el panel Propiedades de elementos Web. Expanda la sección
Avanzadas.
16.Desplácese hasta la parte inferior y haga clic en el botón Explorar de la sección
Audiencias de destino.
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19.Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios del elemento Web y cierre el panel de
propiedades.
Una de las ventajas principales de las vistas personales de "Mi sitio" es la capacidad de ver
todos los elementos creados, asignados y modificados por el usuario. Hay algunos lugares de
la empresa donde se almacena la información, y resumirlos en una única vista personalizada
para un usuario específico es una de las características más importantes para mejorar la
productividad.
Office SharePoint Server 2007 ha mejorado los sitios personales "Mi sitio" con los siguientes
elementos:
Su propio sitio
• Adición de sus propios elementos Web
• Control de privacidad individualizada del perfil y el contenido
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• Personalización en Office SharePoint Designer 2007
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7. Puede agregar compañeros adicionales en cualquier momento al hacer clic en
Compañeros, situado en Mi perfil en el panel de exploración izquierdo.
8. Observe la página Mis compañeros, que muestra los compañeros existentes con
información sobre ellos y opciones de edición.
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12.Haga clic en Mi sitio situado en la esquina superior derecha, para volver a Mi sitio
de Luís.
13.En el panel de exploración izquierdo, haga clic en Detalles, situado en Mi perfil.
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16.Rellene la información en las secciones Intereses, Aptitudes y Responsabilidades.
17.Haga clic en Guardar y cerrar.
Redes sociales
• Uso de organización, comunidad y comunicación para recomendar compañeros
• Mejores resultados de búsqueda
• Realizar una conexión personal al ver con qué usuarios tiene algo en común
Información declarada
• Responsabilidad y habilidades
• Importación desde sistemas empresariales
18.Haga clic en la ficha Mi perfil; esto muestra la página público Mi sitio del usuario.
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20.Observe el elemento Web En común con usted.
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Office SharePoint Server 2007 ha agregado funcionalidad adicional para controlar la
visibilidad de información es su sitio público Mi sitio, que incluye:
24.Haga clic en el menú desplegable Según es visto por (parte superior derecha de
la página): y vea los valores. Esto permite obtener una vista previa de Mi perfil y
consultar lo que aparece en cada grupo.
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29.Cambie el valor del menú desplegable Según es visto por: a Mi grupo de trabajo y
observe que Aptitudes vuelve a aparecer.
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34.Observe las opciones para establecer la visibilidad y agrupación de este compañero.
Nota: en este ejercicio se da por supuesto que tiene una definición de aplicación del
Catálogo de datos profesionales de ejemplo denominada AdventureWorks. La sección
Catálogo de datos profesionales de este documento hace referencia a esta aplicación del
Catálogo de datos profesionales e incluye un vínculo a una ubicación donde puede obtener
acceso a un archivo de definición de aplicación empresarial que se puede utilizar para crear la
entrada del Catálogo de datos profesionales.
Windows SharePoint Services 3.0 permite crear varios tipos de campos personalizados. Office
SharePoint Server 2007 utiliza esta característica para ofrecer un nuevo tipo de campo
denominado Datos profesionales, que está disponible en todas las listas. El tipo de campo
Datos profesionales permite a los usuarios agregar datos a listas desde aplicaciones
empresariales registradas en el Catálogo de datos profesionales.
En este tema se muestra cómo agregar una columna Distribuidor a una lista de SharePoint.
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Crear la lista Comentarios de distribuidor
1. En Internet Explorer, vuelva a la página principal de su sitio de portal de prueba.
2. Desplácese al Sitio tutorial mediante el menú desplegable Sitios del panel de
exploración superior.
3. En el menú Acciones del sitio de la parte superior derecha, haga clic en Crear.
Aparecerá Crear página.
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7. Utilice los siguientes valores:
o Nombre de columna: Distribuidor
o El tipo de información de esta columna es: Datos profesionales
o En Configuración de columna adicional del campo Tipo: Distribuidor
(y, a continuación, haga clic en el icono "Comprobar tipos": )
o Agregue una columna para mostrar cada uno de estos campos
adicionales: Número
8. Haga clic en Aceptar. Volverá a la lista, que ahora contiene la columna Distribuidor
y las columnas relacionadas Distribuidor: Número.
9. En la barra de tareas de lista, haga clic en Nuevo, y seleccione Nuevo elemento.
Aparece la página Nuevo elemento.
10.Utilice los siguientes valores:
o Título: No soporta el invierno lluvioso de Seattle
o Distribuidor: Vendedor de motos al por mayor seleccionado de una de
estas dos maneras:
Escriba Moto en el campo Distribuidor y haga clic en el icono
Comprobar nombres. La palabra moto se subraya en rojo y aparece
el mensaje: No se ha encontrado ninguna coincidencia exacta.
Haga clic en moto y elija el distribuidor.
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11.Haga clic en Aceptar. El nuevo elemento de lista aparece con el nombre y número
del distribuidor. El elemento de nombre del distribuidor también incluye el menú
desplegable de todas las acciones disponibles del Catálogo de datos profesionales para
la entidad del distribuidor.
Las tareas de flujo de trabajo se muestran como las conocidas listas de SharePoint, indicando
el estado de todas las tareas asignadas.
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1. Desde la página principal del portal de prueba, haga clic en la ficha Centro de
documentación.
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o Mediante la interfaz de usuario de Office SharePoint Server 2007
Mantenga el puntero del mouse en la Presentación de tutorial y haga
clic para desplegar el menú y, a continuación, seleccione Flujos de
trabajo.
Haga clic en el vínculo Revisión del documento y, a continuación,
haga clic en el botón Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.
6. Una vez iniciado el flujo de trabajo, podrá ver que aparece una opción Tarea del flujo
de trabajo. Puede interactuar con las tareas del flujo de trabajo mediante la interfaz
de usuario de cliente de Office o al utilizar la interfaz.
7. Vuelva al explorador.
8. Haga clic en la lista Tareas en Inicio rápido para ver las tareas asignadas.
9. Observe las tareas asignadas relacionadas con el flujo de trabajo nuevo.
10.Vuelva a la biblioteca de documentos.
11.Observe el campo de estado del flujo de trabajo situado junto al documento en la
columna de metadatos Revisión del documento.
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Para obtener más información
• Visite Microsoft Office 2007 Preview Center
(http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=78509&clcid=0x409). Este sitio Web contiene
las noticias y la información más actualizadas sobre Microsoft Office System 2007,
incluida información del producto, casos prácticos, notas del producto, información sobre
tecnologías relacionadas, etc.
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