CAPITULO V

PROPUESTA DE MEJORA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

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CAPITULO V

5. PROPUESTA DE MEJORA DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

5.1. Generalidades

En el mundo globalizado de hoy las empresas modernas deben imponer prcticas ms eficientes. La necesidad de crear un ambiente favorable para el desarrollo de las actividades diarias es algo con lo que toda organizacin, debe contar.

Un clima Organizacional en el que los trabajadores se sientan cmodos con deseos de trabajar, en el que exista una relacin armoniosa entre jefe y subordinados es recomendable, s se quiere mejorar la consecucin eficiente de metas y objetivos.

En el desarrollo del presente captulo se expone un diagnstico del clima organizacional de ANDA, as mismo se incluye una propuesta de mejora con la que esperamos contribuir al aumento del rendimiento laboral de la mayora de empleados.

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La implementacin de esta propuesta de mejora, es de exclusiva responsabilidad de ANDA; se recomienda que la Gerencia de Recursos Humanos forme parte activa en el desarrollo de esta.

S bien es cierto que la institucin estatal autnoma no tiene competencia en el mercado salvadoreo, es necesario la modernizacin de la misma, ya que en la actualidad es una de las empresas que presenta ms problemas con relacin al servicio que presta con sus usuarios, ya sea con el servicio de agua potable o en el de alcantarillados. Creemos que la actualizacin puede comenzar desde adentro y qu mejor manera que cambiando la mentalidad de todos los empleados, que al final son el reflejo del funcionamiento de la misma.

5.2. Objetivos de la Propuesta

5.2.1. Objetivo General Dotar a ANDA de herramientas que sern de gran utilidad, para mejorar su Clima Organizacional en la Institucin, a travs de la implementacin de nuevas tcnicas de liderazgo, retroalimentacin, capacitacin, motivacin y Comunicacin con la finalidad de aumentar la satisfaccin de los empleados para conseguir un mejor rendimiento en todos los aspectos laborales.

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5.2.2. Objetivos Especficos

Recomendar capacitaciones especficas para los empleados en reas crticas de mayor deficiencia.

Implementar programas de motivacin Implementar un nuevo sistema de comunicacin empresarial. Mejorar el sistema de Evaluacin de Desempeo y de

retroalimentacin. Implementar el liderazgo participativo para Gerentes y Jefes.

5.3. Justificacin de la Propuesta

Todas las empresas luchan por tener una agradable ambiente de trabajo que sea favorable para el desarrollo de las actividades diarias de todos los trabajadores. Es por eso que el Clima Organizacional debe de revisarse y actualizarse constantemente, y aprovechar al mximo la utilizacin de todos los recursos disponibles.

Por lo antes expuesto estamos concientes que la implementacin de nuestra propuesta no puede llevarse acabo en un periodo menor a un ao y que el propsito de la misma es mejorar el ambiente de trabajo, adems de lograr un cambio positivo en la percepcin los empleados hacia la institucin, lo

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que esperamos se refleje en una relacin laboral mas favorable y agradable entre todo el personal de la empresa.

5.4. Indicadores de la Propuesta o Mejor comunicacin o Mayor Participacin o Buena Moral o Mejor desempeo de los empleados o Cumplimiento de metas y objetivos o Menos ausentismo o Menos accidentes de trabajo o Menos perdida de tiempo o Menos Quejas o Menos rotacin de personal o Disminucin en los gastos o 5.5. Esquema de la propuesta

Para dar a conocer la propuesta y ofrecer una visin global y sistematizada, se presenta en forma esquematizada las principales etapas o puntos que la conforman.

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Etapa I, se identifican las deficiencias del Clima Organizacional de ANDA, se establecen las bases por las cuales se toma a consideracin una aplicacin de la propuesta, tomando en cuenta los problemas ms significativos de los empleados, los cuales fueron descubiertos dentro de nuestra investigacin de campo en el captulo 3.

Etapa II, Programas de Capacitacin, Se propone darle un fiel seguimiento a todos los programas de capacitacin propuestos. Nuestra meta es proveer a los empleados de ANDA con el entrenamiento actualizado necesario, en su rea de especialidad, para que estos puedan ser capaces de desarrollar al mximo todo su potencial y habilidades dentro de sus actividades laborales en la organizacin.

Etapa II se propone la implementacin simultnea de los nuevos programas de motivacin, y este es nuestro punto de partida, ya que esperamos que todos los empleados formen parte activa de este programa, ya que la motivacin laboral es la herramienta que nos permite aumentar el inters y desempeo de los empleados en su trabajo.

Etapa III, posterior a la etapa de motivacin, proponemos una mejora en la comunicacin, implementado un nuevo sistema del cual tienen que formar parte todos los empleados. Se piensa que una comunicacin cruzada es lo ms conveniente para esta institucin, ya que en la actualidad su forma de

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comunicarse es obsoleta y burocrtica. Es deseable que en la actualidad, una nota o memo, no solamente la pueda firmar un jefe de departamento o gerente.

Etapa IV, Habiendo introducido ciertas mejoras en comunicacin y motivacin se propone un cambio en la ejecucin del proceso de evaluacin del desempeo, en el qu aparte de implementar nuevos esquemas o formatos mas completos para la evaluacin, se apuesta a la eliminacin de las deficiencias de los empleados por medio de un feedback y seguimiento al mismo, que se har efectivo por la persona que llevar a cabo la evaluacin del desempeo.

Etapa V, Es la implementacin del liderazgo participativo, para jefes y gerentes. Este es un instrumento de actualidad que hace que todos los empleados se involucren en la propuesta, ejecucin y consecucin de metas y objetivos institucionales. Tiene por objeto formar jefes ms abiertos a todas las propuestas de los empleados, aumentando un sentido de pertenencia en todos los participantes.

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Propuesta de Mejora para El Clima Organizacional de ANDA.

ETAPA I

ETAPA II

ETAPA III

ETAPA IV

ETAPA V

Identificacin de las Deficiencias del Clima Organizacional de ANDA

Implementacin de programas de Capacitacin

Implementacin de programas de Motivacin

Implementacin de Tcnicas para Mejorar la Comunicacin

Nuevas Tcnicas para El desarrollo de la Evaluacin del Desempeo, Feedback y Seguimiento.

Formacin de Liderazgo Participativo para Jefes y Gerentes.

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5.6. Identificacin de las deficiencias en el Clima Organizacional actual de ANDA.

Luego de realizar la investigacin, las deficiencias que se pueden encontrar en el clima organizacional de ANDA son las siguientes:

La mayora de los empleados piensan que los recursos dentro de la organizacin no estn bien distribuidos.

La mayora de los empleados coincidieron con que las condiciones de trabajo no estn en continua mejora.

La mayora de los empleados piensan que la sustitucin y modernizacin del equipo de trabajo se ha vuelto una necesidad.

Muy

pocos

empleados

conocen

los

programas

de

Motivacin,

Capacitacin e Incentivos que tiene la Organizacin para ellos. El lugar y ambiente laboral son deficientes segn los empleados administrativos y operativos, para las Jefaturas estn en buenas condiciones. Muy pocos empleados dijeron haber obtenido reconocimiento por la

consecucin de metas y objetivos. La mayora de los empleados coincidieron con que la remuneracin salarial no es justa.

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Los ejecutivos, si reciben retroalimentacin por su trabajo, mientras que los dems empleados no la reciben.

La Gerencia no toma seriamente las sugerencias de los empleados, por lo que estos piensan que los gerentes no son consistentes en sus argumentos y planteamientos.

La mayora de empleados no tienen confianza en la Gerencia. La mayora de empleados no sienten garanta de Seguridad Laboral. La mayora de empleados sienten que la empresa no se preocupa en su totalidad por satisfacer las condiciones de bienestar, salud y alimentacin de los empleados y sus familias, Tampoco se preocupa por realizar actividades o eventos deportivos y culturales.

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5.7. Desarrollo de la propuesta de mejora

Responsables: La gerencia de Recursos Humanos, Gerentes, Jefes, Supervisores de rea, Gerencia General y Presidencia.

La Gerencia de Recursos Humanos La gerencia de Recursos Humanos ser responsable de Crear, Planificar, programar y controlar actividades que a continuacin se

proponen para mejorar el clima organizacional en ANDA.

Gerentes, Jefes y Supervisores Los gerentes, jefes y supervisores sern responsables de implementar y velar por que se lleven acabo las actividades propuestas por la Gerencia de Recursos Humanos. As mismo debern proporcionarle una retroalimentacin peridica a la Gerencia de Recursos Humanos de cmo estn beneficiando sus departamentos de dichas actividades y debern aportar sugerencias de cmo se pueden ir mejorando estos programas. Los Gerentes, jefes y supervisores son una pieza clave para que la implementacin de esta propuesta sea un xito ya que ser un objetivo fundamental de sus funciones motivar y saber liderizar a su personal con xito.

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Gerencia General y Presidencia La Gerencia General y Presidencia sern responsables de aprobar la ejecucin de las actividades y de pedir un informe peridico a la Gerencia de Recursos Humanos de los avances que se van teniendo.

Descripcin Para poder mejorar el clima organizacional en ANDA se propone llevar acabo las siguientes actividades ya que son las reas que presentaron deficiencias luego de realizar la encuesta a los empleados de ANDA:

Programas de Capacitacin Programas de Motivacin Tcnicas para Mejorar la Comunicacin Evaluacin de Desempeo y Feed-Back para mejora continua Formacin de Liderazgo participativo

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5.7.1. Programas de Capacitacin.

Programas de Capacitacin Antecedentes En base a la investigacin de campo realizada, se observ que la mayora de empleados no conocen los programas de capacitacin que tiene ANDA. Por lo que se considera necesario implementar nuevos programas de capacitacin especializados, y hacerlos del conocimiento del personal. Objetivo Proveer a todos los empleados de ANDA del entrenamiento necesario, en cada rea de su especialidad para que estos sean capaces de desarrollar al mximo sus habilidades, obteniendo con esto una mejora en el desarrollo de todas las actividades internas y externas de la organizacin. Responsables Propsito Descripcin La gerencia de Recursos Humanos, Gerente, Jefes y Supervisores. Ofrecer capacitaciones continuas para todos los empleados de ANDA. Las capacitaciones propuestas, estn diseadas para que todos los empleados de ANDA tengan acceso a las mismas. Adems dichas capacitaciones son dirigidas a las reas que tienen que ser mejoradas, debiendo ofrecer, stas resultados a corto plazo. Las reas en las que se ven involucrados la mayora de empleados, los resultados se vern en su mxima expresin en un largo plazo.

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Se han dividido las capacitaciones de la manera en que se hizo el estudio ya que consideramos que es la mejor manera de identificar y mejorar las reas deficientes, a travs de la investigacin. Se tom en cuenta a todos los empleados, de todos los niveles, Administrativos, Operativos, y Ejecutivos de todos los departamentos. Lineamientos Actividades Las capacitaciones sern coordinadas por el departamento de recursos humanos. Sern impartidas durante las horas laborales Se harn en grupos para no afectar el trabajo

Las capacitaciones propuestas Sern: Capacitaciones propuestas para Jefaturas de rea. Ver anexo 1 Capacitaciones propuestas para el personal operativo. Ver anexo 2 Capacitacin propuesta para el personal administrativo. Ver anexo 3

Recursos

Los recursos que se necesitan son: Facilitador Computadora Can Salones de Capacitacin Material de apoyo

Indicadores

Menos Quejas Mejores Resultados de las Evaluaciones de Desempeo

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Menos Accidentes Menos supervisin Se minimizan errores Tiempo El tiempo aproximado para desarrollar todas las capacitaciones propuestas ser de 10 meses a partir del 1 de Marzo de 2008. Costo El presupuesto de es $ 21,000.00. Ver anexo 4 El capacitador proveer el can, la computadora y el material didctico. Las capacitaciones sern en las instalaciones de ANDA. Beneficio Contar con personal capacitado que ofrezca una mejor calidad de trabajo. Logrando con esto una mayor eficiencia en todas las reas de la organizacin.

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5.7.2. Programas de Motivacin

Programas de Motivacin Antecedentes En base a la investigacin de campo realizada, se observ que la mayora de empleados no conocen los programas de motivacin que tiene ANDA, ya que estos no existen. Por lo que se considera necesario implementar nuevos programas de motivacin que apliquen a todo el personal. Objetivo General Implementar programas de motivacin para que los empleados de ANDA estn incentivados en el desempeo de sus funciones. Responsables Propsito La gerencia de Recursos Humanos, Gerente, Jefes y Supervisores. Crear e implementar programas de motivacin en el que se involucre a todos los empleados de ANDA. Descripcin La motivacin laboral es una herramienta muy til a al hora de aumentar el desempeo de los empleados ya que proporciona la posibilidad de incentivarlos para que lleven a cabo sus actividades y que adems las hagan con gusto, lo cual proporciona un alto rendimiento de parte de la Institucin, es por ello que se proponen los siguientes programas de motivacin. Actividades Los programas de motivacin que se proponen desarrollar son los siguientes: -Programa El Minuto de Energa. Ver anexo 5

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-Programa T haces la diferencia. Ver anexo 6 -Programa La asistencia perfecta. Ver anexo 7. -Programa Ven y divierte. Ver anexo 8

Los programas sern coordinados por la Gerencia de Recursos Humanos y llevaran el control de que estos se cumplan. Los Gerentes, Jefes y supervisores tendrn dentro de sus objetivos utilizar estos programas para motivar a los empleados. Recursos Papelera Premios Personal encargado de elaboracin de la presentacin de los programas Indicadores Tiempo Menos Quejas Mayor Grado de Participacin de los empleado Mejores Resultados de las Evaluaciones de Desempeo Trabajo en equipo Mejor ambiente laboral Cumplimiento de Metas y Objetivos

Se recomienda que estos programas de motivacin sean implementados de la siguiente de la forma: Programa El Minuto de Energa el 1 de Febrero 2008.

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-Programa T haces la diferencia el 1 de Abril 2008. -Programa La asistencia perfecta el 1 de Julio 2008. -Programa Ven y divierte el 1 de Abril 2008. Se recomienda que eston planes Costo El presupuesto de es $ 12,300.00. Ver anexo 9

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5.7.3. Tcnicas para Mejorar la Comunicacin Tcnicas para Mejorar la Comunicacin Objetivo Implementar un nuevo sistema de comunicacin, del cual todos los empleados sean parte, implementando comunicacin cruzada, entre jefes, Gerentes y Empleados. Responsables: La unidad de Comunicaciones de ANDA, la Gerencia de Recursos Humanos de ANDA, Gerentes, Jefes y Supervisores. Descripcin Descripcin En ANDA actualmente se puede observar que la comunicacin, es bastante burocrtica, con esto queremos decir que los empleados no pueden comunicarse con otros empleados de otros departamentos, (comunicacin formal) si estas notas o memorando no van firmados por el jefe inmediato, esto es un procedimiento antiguo que atrasa la comunicacin eficaz.

Para que la Comunicacin en ANDA sea eficaz y se presente como organizada debe tener una clara finalidad, es decir estar vinculada a objetivos, y a un plan en su conjunto.

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Debe de ser MULTIDIRECCIONAL, con esto queremos decir que arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, y transversal.

Es necesario introducir tecnologas informticas simples de comunicacin, esta debe ser amigable para todos los empleados, es necesario dejar atrs la idea que el uso de Internet o correo electrnico, es solo para los ejecutivos de alto nivel; es una herramienta con la que todos los empleados de la institucin deben de contar ya que facilita la comunicacin entre los mismos, accesible. Es necesario tambin crear programas de comunicacin ascendente, esto con la finalidad de que los Gerentes y Jefes conozcan todas las necesidades de sus empleados, Cada departamento debe formular sus propios objetivos, en funcin al plan estratgico de la empresa, Lo importante es crear en los empleados la necesidad de llegar a estos. Esto se puede lograr si hacemos a todos los empleados, partcipes de la creacin de los mismos, y dejar que los empleados logren estos objetivos con libertad, de distintos departamentos y su costo es bastante

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creatividad y mucha responsabilidad.

Se trata de hacer parte a todos los empleados de este nuevo concepto para la Organizacin, una nueva forma de administrar al personal donde se integran todos los recursos: Capital, produccin, Recurso Humano, Tecnologa y equipo. Todo esto haciendo uso de una comunicacin eficiente para lograr los objetivos de la organizacin.

En ocasiones los empleados tratan de mostrar una buena imagen presentando a sus jefes solo la informacin positiva. Esto suele ocurrir cuando los jefes no puede asimilar bien las malas noticias, Los Jefes deben de crear una cultura que propicie la comunicacin, ascendente, deben fomentar que sus empleados compartan la informacin sobre sus xitos y sus fracasos, actitudes, avances laborales y errores.

Es necesario educar a los jefes para tener la puerta abierta un jefe que se encierra en su despacho y delega responsabilidades, aumentar el aislamiento, por lo que la

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comunicacin entonces presenta ciertos fallos. Es esencial entonces lograr una exitosa comunicacin interna para lograr que todos los niveles de la empresa se sientan protagonistas y no slo espectadores, ya que al conocer lo que hace y lo que piensa hacer la organizacin, se sentirn que forman parte de ella, o sea que todos los empleados trabajen bajo el mismo nombre, el de ANDA. Actividades Se pondr en prctica la cultura de comunicacin ascendente para que mejore el clima organizacional en ANDA. Se le dar una charla a todo el personal sobre la importancia de la comunicacin y el papel clave que esta juega en la empresa. El departamento de tecnologa se encargara de instalar el equipo, el Internet y software necesarios para mejorar la comunicacin en ANDA. Indicadores Menos quejas Mejores Relaciones Laborales Trabajo en equipo Cumplimiento de metas y objetivos Menos accidentes

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 Recursos

Buena Moral Equipo informtico Internet Software Saln de capacitacin para darla breve charla de importancia de la comunicacin a los empleados.

Tiempo Costo

A partir del 1 de Mayo 2008 Modernizacin de Equipos: $15,000.00. Ver anexo 10

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5.7.4. Evaluacin de Desempeo y Retroalimentacin para mejora continua Evaluacin de Desempeo y Retroalimentacin para mejora continua Objetivo Actualizar la evaluacin de desempeo y retroalimentacin de manera que proporcione una descripcin exacta y confiable de la forma en que el empleado debe llevar a cabo sus funciones para mejorar el Clima Organizacional en ANDA. Responsables: Gerentes, Jefes, Supervisores y el departamento de Recursos Humanos Descripcin El sistema de evaluacin y desempeo estar directamente relacionado con el puesto y debe ser prctico y confiable. Este tendr niveles de medicin completamente verificables.

Las evaluaciones que se recomiendan son: Prueba (A los tres meses de haber ingresado en la empresa) Semestral Anual Otros (Cualquier otro tipo de evaluacin que se debe hacer al empleado).

Actividades

Las evaluaciones sern realizadas por el Jefe Inmediato

Las evaluaciones que se harn son:

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Prueba (A los tres meses de haber ingresado en la empresa) Semestral Anual Otros (Cualquier otro De prueba, Semestral, Anual y Otros)

Las evaluaciones deben ser firmadas por el empleado como constancia que se le brind la retroalimentacin de su desempeo. La retroalimentacin de la evaluacin debe ser dada al empleado no mas 15 das despus de realizada la evaluacin.

Ver anexo 11 para las evaluaciones propuestas tanto para Gerentes, jefes y supervisores como para personal operativo y administrativo con su instructivo. Indicadores Tiempo Mejor desempeo de los empleados en sus evaluaciones Cumplimiento de metas y objetivos Seguimiento a las recomendaciones de la evaluacin del desempeo anterior.

Se comenzaran a partir de Julio de 2008 segn la calendarizacin anual de las evaluaciones, se recomiendan dos por ao.

Costo

El presupuesto es de $ 800.00. Ver anexo 12

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5.7.5. Formacin de Liderazgo participativo

Formacin de Liderazgo Participativo Objetivo Lograr que los jefes y gerente desarrollen y practiquen el liderazgo participativo para contribuir a un clima organizacional agradable. Responsable

La gerencia de Recursos Humanos y Gerentes. Se capacitar a los gerentes y jefes para que estos adquieran conocimientos del liderazgo participativo y lo pongan en prctica. El curso ser impartido por una persona del departamento de recursos humanos que asistir al seminario del INCAE de Gerencia con Liderazgo a realizarse en el mes de junio en Costa Rica. Este curso les ayudar a los gerentes y jefes a ejercer un liderazgo ms visionario, creativo, natural y efectivo en situaciones de desarrollo estratgico, cambio organizacional, trabajo en equipo y bsqueda de alta productividad y motivacin.

Descripcin

Actividades

En junio un persona de la Gerencia de Recursos Humanos asistir al seminario de Liderazgo en

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Costa Rica impartido por el INCAE. Ver anexo 13 para ver el temario del seminario y los detalles de este.

La persona de Recursos Humanos que asistan a Costa Rica ser facilitador del seminario y ser impartido a los Gerente, Jefes y Supervisores.

La gerencia de Recursos Humanos planificara el calendario de los cursos.

Se realizar el seminario en varios grupos de 10 a 15 integrantes. El temario que se les impartir a los gerentes es muy aplicable a la realidad y tendr casos prcticos. Recursos Indicadores Facilitador Saln de Capacitacin Computadora Can Material de apoyo Mejor Desempeo de los empleados

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 Tiempo Costo

Se aumenta la participacin de grupo Los empleados estn informados Se cumple con los objetivos y metas Buena Moral Mejor Comunicacin

Se propone comenzar los seminarios para todos los jefes y gerentes en el mes de agosto de 2008. El presupuesto es de $ 5,500 Dlares. Ver anexo 14. La computadora y el Can utilizados sern de los que ANDA tiene.

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5.8. Presupuesto para la Mejora del Clima Organizacional 2008

Presupuesto para la Mejora del Clima Organizacional 2008

Programas de Capacitacin Programas de Motivacin Programas de Comunicacin Evaluacin y Feed Back Liderazgo Participativo Total

$ 21,000 $ 12,300 $ 15,000 $ 800

$ 5,500 $54,600

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5.9. Cronograma de las Actividades

Cronograma de la realizacin de las actividades para el 2008

ACTIVIDAD Programas de Capacitacin Capacitacin Por Ara Capacitacin Personal Operativo Capacitacin Personal Administrativo Programas de Motivacin El Minuto de Energa Tu Haces la Diferencia Asistencia Perfecta Ven Diviertete Tcnicas para Mejorar la Comunicacin Evaluacin de Desempeno Feed Back Y Seguimiento Liderazgo Participactivo Ene-08 Feb-08 Mar-08 Abr-08 May-08 Jun-08 Jul-08 Ago-08 Sep-08 Oct-08 Nov-08 Dic-08

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5.10.

Consecuencias de no Implementar la Propuesta

La no implementacin de la propuesta actual puede ocasionar las siguientes consecuencias para la Institucin: Alta Rotacin de Personal Quejas por parte de los Usuarios Deficiencia en el Servicio Ausentismo Hurtos Mala Imagen de la Institucin Mal Manejo de los recursos

5.11.

Beneficios Sociales contra el Costo

Mejor Imagen de la Institucin con los usuarios. Mejor Clima Organizacional Ms poder a la Institucin Mejor capacidad de Identificacin y Resolucin de Problemas Mejor optimizacin de todos los recursos

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5.12.

Viabilidad de la Propuesta.

Tomando en cuenta la situacin econmica actual, del pais y las entidades gobierno, se proponen alternativas que puedan servir como respaldo monetario para llevar a cabo la realizacin de la propuesta.

1. Buscar Programas gratuitos de FEPADE. Fepade: Departamento de Desarrollo Empresarial. Tel 2212 1600 2. Buscar apoyo del INSAFORP. INSAFORP: Gerencia de Asesoria a Empresas. Tel. 2244 1681. 3. Fondos BID. Oficina: BID El Salvador Tel. 2233 8900 4. Organismos de Ayuda Internacional. PNUD. Programas de Ayuda. Tienen que ser solicitados en el

Departamento de Desarrollo Local a travs de la Representante Regional. Jessica Faieta. Tel: 2263 0066/3501 Gobierno de Japn. Fondos de Ayuda Comunitaria para el Desarrollo Local. Tel: (503) 2528 1111; Fax:(503) 2264 6061 USAID. Departamento de Economic Grows, Final Boulevard Santa Elena Complejo Embajada Americana Antiguo Cuscatlan. La Libertad Tel. 25012999. 5. Programas de Cooperacin con la Comunidad Econmica Europea. Oficina: Union Europea Tel. 2264 0946.

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