ADMINISTRACION Y PRODUCTIVIDAD UNIDAD UNO Organizaciones y Productividad

MATERIAL DEL ALUMNO

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Presentacin
Estimados alumnos, les damos la bienvenida a Administracin y Productividad asignatura prctica de Gestin del rea formativa de Formacin para la Empleabilidad, cuyo propsito es introducirlos en el mundo de las organizaciones. Para ello esta asignatura busca promover el desarrollo de los conocimientos y habilidades para administrar con efectividad y eficiencia, actividades y recursos para el cumplimiento de metas y objetivos. Dichos contenidos sern abordados desde una visin global y sistmica de los procesos, comprendiendo que el trabajo de todos y cada uno de nosotros en la vida productiva es parte de una cadena y, por tanto, nuestro desempeo afecta positiva o negativamente el desempeo de la organizacin en su conjunto. Somos parte de un todo y ese todo tiene que ser descifrado, experimentado y analizado por ustedes durante este camino que comienzan a recorrer. La asignatura se realizar, a partir de experiencias de aprendizaje que involucren metodologas principalmente activas. El presente manual de clases que INACAP pone a su disposicin tiene por objetivo entregar los contenidos necesarios para servir de base y apoyo a las clases, como material de consulta permanente en conjunto con otros elementos de ayuda como son el material complementario, bibliografa sugerida y los videos de apoyo que les proporciona la plataforma de aprendizaje1.

Les deseamos todo lo mejor y mucha suerte. Equipo de reas Transversales INACAP

Para esta primera unidad se utilizarn los archivos en sus distintos formatos diseados para ustedes (Word, pdf, ppt.) y, tambin, videos vinculados a VIMEO. Sin embargo, la segunda unidad estar completamente disponible en Ambiente de Aprendizaje INACAP. Las escusas por este retraso.

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MATERIALES DE APOYO A LA CLASE Esta asignatura cuenta con tres herramientas de apoyo al alumno que son: 1- MATERIAL VISUAL (VIDEOS DE UNIDADES), cada unidad tiene incorporado un video explicativo de los objetivos que la unidad persigue que el alumno incorpore como competencia de empleabilidad y presentar los contenidos iniciales que sern abordados con ms profundidad en el manual del alumno y complementados por material adicional de consulta organizados en mdulos. 2- MATERIAL DEL ALUMNO, este material resume los contenidos ms importantes de la asignatura presentados en orden segn el desarrollo de las unidades que contempla el descriptor de la asignatura, los cuales sern desarrollados por el docente en el transcurso de las clases y necesarias para la realizacin de las actividades contempladas por esta modalidad en que usted como alumno es el principal actor. 3- MATERIAL COMPLEMENTARIO, son materiales de consulta a los cuales el docente accede y se considera necesario como contenido respecto del desarrollo de las actividades que contempla la asignatura. Estos materiales estn organizados en Mdulos con el nombre del rea que se trabaja, ejemplo PLANIFICACION en donde encontraras material en archivos independientes cuyo contenido esta descrito en un anexo llamado COMPONENTES DE MATERIAL DE APOYO ADMINISTRACION Y PRODUCTIVIDAD, que permitir acceder al contenido justo segn lo indique el docente en clases, por lo que interactuara permanentemente con la plataforma de aprendizaje y con el compromiso de que debe leerlos y consultarlos con el fin de terminar el semestre de manera exitosa.

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UNIDADES DE APRENDIZAJE ORGANIZACIN Y PRODUCTIVIDAD TIEMPO ASIGNADO 16 HORAS APRENDIZAJES ESPERADOS

Establece relaciones causales entre las decisiones y acciones en una cadena de trabajo, el desempeo y productividad de una organizacin, as como su impacto en el crecimiento del pas.

ORGANIZACIN

Por qu aprender de organizacin?

Porque para cumplir una planificacin es fundamental saber organizar de manera adecuada los recursos que estn a disposicin, sean estos materiales, econmicos o humanos. Porque organizar bien los recursos permite alcanzar un mayor nivel de productividad, lo que es un beneficio para ti, la organizacin y sociedad. Porque aprenders herramientas que adems te permitirn enfrentar proyectos o desafos con un mayor nivel de eficiencia y efectividad. ______________________________________

Qu temas revisaremos?
Qu es organizacin Qu y cules son los principios de organizacin Qu y cules son los sistemas de organizacin Qu herramientas hay para la organizacin Cules son los pasos esenciales para organizar _____________________________________________________

Introduccion
La Organizacion es un proceso de la administracion que consiste en el ordenamiento y coordinacin de los recursos por medio de la determinacin de jerarquas, actividades para lograr los objetivos fijados. Existen tres Acepciones: Etimolgica: griego organon = "instrumento" Como entidad o grupo social. Como proceso.

1.- Qu es organizacin?
La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo.

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A travs de la organizacin el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad, responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Consiste en el ordenamiento y coordinacin de los recursos para lograr los objetivos fijados. __________________________

Definiciones del Concepto

Eugenio Velasco: "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso Funciones Autoridad Responsabilidad Jerarqua. Estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir." Elementos que conforman la organizacin en su concepto: 1. 2. 3. 4. Estructura Sistematizacion Agrupacion y asignacion de Actividades y responsabilidades. Jerarquia

Simplificacion de funciones : Debe tener la capacidad de crear un carcter de continuidad, desarrollndose en un medio para lograr objetivos. En una organizacin prolijamente establecida se evita la superposicin de funciones y que haya funciones que no se cumplen. Adems permite aprovechar, optimizar los esfuerzos individuales y colectivos. Importancia de la Organizacin

2.- Cules son los principios de organizacin?

Los principios son declaraciones que guan el acto de construir una organizacin. En orden jerrquico se pueden enumerar los siguientes: Se debe establecer los fines permanentes hacia los cuales se encamina la organizacin. Principio del Objetivo Debe existir una serie de canales de supervisin que deben estar conectados por canales de comunicacin. Principios de los canales de Supervisin. Se debe establecer el nmero de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el nmero de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del Pgina | 5

trabajo, la capacidad del jefe, la preparacin de los subordinados, el medio ambiente fsico. Principio del espacio control A medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para s el control de funcionamiento de la organizacin sea total o de la parte de sta que delegue. Principio del equilibrio direccin-control. La delegacin de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe mximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada. Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad. La responsabilidad por las acciones no puede ser mayor ni menor que la que implica la autoridad delegada. Principio de fijacin de responsabilidades. El personal debe ser seleccionado debidamente y luego debe recibir entrenamiento. Principio de la seleccin y entrenamiento del personal. Los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerrquico correspondiente. Principio de la excepcin. Principio de identificacin: este principio establece que todos los actos y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificacin adecuada, para evitar confusiones. Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo slo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo. Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboracin y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes. Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir rdenes de ms de un jefe sobre la misma materia. Principio de jerarqua o de escala jerrquica: debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el ltimo subordinado y sta debe funcionar claramente. Principio de especializacin: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, para que trabajen en una sola especialidad o rea de actividades. Principio de centralizacin descentralizacin: hay centralizacin cuando las decisiones y la responsabilidad estn centradas en la direccin superior y hay descentralizacin cuando las decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de direccin intermedias. ____________________________ Reglas de la Organizacin: 1. Todas las actividades deben relacionarse con los objetivos. Lo contrario implica burocracia e ineficiencia. Reglas del Objetivo: 2. El trabajo de una persona debe limitarse a una sola actividad. Esto genera eficiencia y destreza. Especializacion. 3. Establecer centros de autoridad donde emane la comunicacin, que la autoridad y la responsabilidad fluyan de arriba hacia abajo. Jerarquia. 4. A cada grupo de autoridad corresponde igual grado de responsabilidad. Paridad entre Autoridad y Responsabilidad. 5. Un jefe por cada grupo de subordinados. Unidad de Mando. 6. las obligaciones de cada puesto deben publicarse a travs de avisos o memorandums. Difusion.

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7. segn Urwick no pueden haber ms de 5 o 6 subordinados por cada jefe. Espacio o tramo de control: 8. Armona y sincronizacin. Debe mantenerse el equilibrio. Coordinacion. 9. Pero ajustndose a los cambios. Continuidad

3.- Qu y cules son los sistemas de organizacin?

Los sistemas de organizacin son formas de poner en coordinacin los elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos que son de organizacin lineal con staff Sistemas lineales: Propuestos por Henry Fayol (1972), se califican de jerrquicos, las rdenes provienen de una unidad, la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerrquica. Sistemas funcionales: Propuestos por Frederick Taylor (1972). Se basan en la diversidad de funciones que se distribuyen en diversas autoridades superiores o intermedias. En este sistema vale ms la especializacin que la posicin jerrquica. Sistemas de organizacin lineal con staff, asesora o plana mayor: Es un sistema de organizacin lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado mayor, asesora o plana mayor. Es de uso corriente en las grandes empresas con gran nmero de funciones de cierta magnitud o complejidad. __________________

La Organizacin como Proceso Antes que todo cabe sealar que todas estos sistemas de organizacin son aplicables de forma indistinta, dependiendo de las carctaeristicas de la organizacin2; su estructura funcional y los lineamientos que se tengan definidos desde el punto de vista jerarquico. 1. Division de Trabajo 2. Coordinacion La delimitacin de actividades dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo es la Division del Trabajo la cual esta conformada por dos aspectos: 1. La disposicin de las funciones por rango o grado. Los niveles jerrquicos son rganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad. Deben ser mnimos e indispensables. Se deben definir claramente ( lineal, funcional y staff) Jerarquizacion.

Cuando hablamos de organizacin hacemos referencias a distintos tipos de empresas, rubros y estructuras. As como tambin a personas que emprenden negocios o pymes u otras empresas sin una estructura formal definida.

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2. El agrupar actividades conformando unidades administrativas. Divisin, agrupamiento de funciones y actividades en unidades con base en su similitud. Departamentalizacion Fases de la Departamentalizacion 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Listar todas las funciones3 de la organizacin Clasificarlas Agruparlas en orden jerrquico Asignar actividades4 a cada rea Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin Establecer lneas de comunicacin e interrelacin El tamao, la existencia y el tipo de organizacin debern relacionarse con el tamao, las necesidades de la organizacin

Tipos de Departamentalizacion 1. Agrupar actividades anlogas (tesorera, contabilidad, presupuestos). Funcional 2. Crear unidades cuyo inters es servir a los distintos clientes. Por Tipo de Clientes 3. Organizaciones que fabrican diversas lneas de productos; se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre s. Por Productos 4. Es eficiente cuando la organizacion realiza actividades en sectores alejados fsicamente. Se utiliza en el rea ventas por Ej. Dividir una organizacion en zonas regionales. Geografica o por Territorios 5. Implica una secuencia de pasos, Ej: la divisin de una planta automotriz: fundicin, ensamble, pintura. Por Procesos o Equipos 6. Alfabticas, numricas o de tiempo, por turnos: (Turno matutino, Turno Tarde) por letras, por nmeros. Por Secuencias 2.-Coordinacion: Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Es lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelaciones con facilidad, que se sincronicen. La eficacia de un sistema organizacional estar en relacin directa con la coordinacin que se obtiene a travs del establecimiento de lneas de comunicacin y autoridad fluidas. La eficacia de la organizacin utiliza la que implica la representacion de la organizacion por medio de su representacin grfica (Organigramas)

Una funcin se refiere a la actividad o al conjunto de actividades que pueden desempear uno o varios elementos a la vez, obviamente de manera complementaria, en orden a la consecucin de un objetivo definido. 4 Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo.
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4.- Qu herramientas hay para la organizacin?

Las principales son: Los Organigramas: Son una descripcin grfica de la divisin del trabajo y la relacin entre las distintas reas de actividades, a travs de lneas que representan los canales de supervisin coordinacin y/o comunicacin que existir en la institucin. Los Manuales: Son documentos cuyo propsito es sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organizacin, as como instruir al personal sobre los objetivos, polticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos.

Cmo se representa la estructura en la organizacin?

La organizacion de evidencia en representaciones grficas de la estructura formal que muestran interrelaciones, funciones, niveles jerrquicos, obligaciones y autoridad. El organigrama es el instrumento que se utiliza en la organizacion para plasmar de forma grfica la estructura que tienen las organizaciones. El uso de grficos tiene una serie de ventajas, entre ellas destacaremos: A travs de ellos se identifican rpidamente las relaciones que existen entre cada uno de los rganos o miembros de la organizacion . Dan una visin panormica, de conjunto de una parte o de toda la organizacion . Se configuran para representar la estructura formal de la organizacin. La organizacin informal como hemos indicado en el epgrafe anterior, surge de forma espontnea y no se representa en los organigramas oficiales de la organizacion . Indican cmo se reparte el poder en la estructura y si se centraliza o descentraliza la toma de decisiones. Es un indicador de los cauces de comunicacin de las informaciones que han de transmitirse. La persona que se incorpora a trabajar puede conocer fcilmente de quin depende y quines son sus subordinados, en caso de tenerlos. Cmo se confecciona? Un organigrama ha de ser confeccionado por aquellas personas que tengan una visin global de la organizacin, especialmente si el organigrama va a representar toda la estructura de la organizacion . 1. Los que presentan una parte de la organizacion , habrn de ser realizados por personas que conozcan el conjunto de trabajadores, puestos, tareas y relaciones que existen en esa parte de la organizacion . Se trata de organigramas parciales Quien los crea puede seguir diferentes criterios, pero tendr que intentar:

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1. Definir claramente qu quiere representar; la organizacin general o una parte; si se desea dar informacin sobre la organizacion o analizar ciertos caracteres de su estructura. 2. Ser lo ms claro posible. 3. Plasmar la realidad que existe. Conviene evitar las disfunciones entre la realidad de la organizacion y su representacin grfica. 4. Darle la publicidad necesaria para que cumpla su funcin informativa. 5. La confeccin habitual de organigramas ha utilizado figuras geomtricas. 6. Normalmente cuadrados, rectngulos y lneas. Los cuadrados y rectngulos representan a cada uno de los rganos que forman parte de la estructura. Estas figuras geomtricas se unen entre s por medio de las lneas, poniendo de manifiesto el contacto o relacin existente entre ellas.

Cuantos tipos de organigramas existen?

Existen muy diversos tipos y clasificaciones de los organigramas. A continuacin veremos algunos de los ms comunes. Segn su disposicin grfica, los organigramas pueden tener forma de rbol con disposicin horizontal o vertical, o bien ser circulares. 1. Los organigramas horizontales: desplazan los puestos de trabajo de menor rango hacia la derecha, situando a la izquierda los cargos con ms poder en la organizacion . Organigrama horizontal

2. Los organigramas verticales: sitan en la cabeza de la estructura los rganos que tienen ms autoridad, descendiendo en diferentes niveles el resto de puestos. Organigrama vertical

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3. Los organigramas circulares: se caracterizan por situar en el centro los puestos de mayor autoridad, avanzando hacia fuera los de menor autoridad. Organigrama circular.

2. La representacion de la estructura que deriva de los propios estatutos de la organizacion se llama El organigrama oficial En los siguientes grficos se puede apreciar:

1. Organigrama funcional 2. Un organigrama por productos o servicios 3. Un organigrama lineal. Cada uno de ellos representa una manera distinta de concebir la organizacin de la organizacion . Pgina | 11

1.

El primero de ellos representa una forma de organizar la estructura, tomando como referencia las diferentes actividades que son necesarias para desarrollar el fin de la organizacion . Esta forma de estructurar conlleva la necesidad de colocar en cada funcin a especialistas en la materia. Es el Organizgrama funcional

Organigrama funcional

2.

Este tiene como criterio esencial crear departamentos independientes para la gestin de los distintos productos o servicios que crea o presta la organizacion . Se denomina como organizacin por productos o servicios:

Organigrama por productos

3.

Se pone de manifiesto una estructura simple que concentra el poder en los puestos superiores, delegndose responsabilidades de forma descendente. Es la organizacin lineal

Organigrama lineal. Pgina | 12

5.- Cules son los pasos esenciales para organizar?

Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales. Preparar el organigrama funcional de la organizacin que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institucin. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en trminos de la descripcin de las diferentes clases de cargos que existirn. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos. Preparar el manual de la organizacin, el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecucin de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecucin de las actividades.

_______________________________________________________________________________ En sntesis:

La organizacin es fundamental para lograr los objetivos de una planificacin.

Saber aplicar los principios, herramientas de organizacin te permitir enfrentar proyectos,
desafos con un mayor nivel de eficiencia y efectividad.

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PRODUCTIVIDAD

Somos lo que hacemos pero somos principalmente lo que hacemos para cambiar lo que somos

Eduardo Galeano Por qu aprender de productividad? Porque atender con calidad a ms pacientes, construir mejores viviendas con menos recursos, o producir ms bienes y servicios con menos energa, nos importa y afecta a todos.

Porque tus acciones y decisiones afectan el entorno y LO QUE HACES O NO HACES, S IMPORTA.

______________________________________ PRODUCTIVIDAD Qu temas revisaremos? Para aprender de productividad revisaremos ideas centrales sobre: Qu es la productividad Qu tipos de productividad hay Qu relacin hay entre productividad y calidad Qu indicadores se asocian a la productividad Cmo aportar a una mejor productividad Pgina | 14

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Introduccin
Conceptos Principales Hoy en da no es competitivo quien no cumple con Calidad, Produccin, Costos adecuados, Tiempos Estndares, Eficiencia, Innovacin, Nuevos mtodos de trabajo,Tecnologa, y muchos otros conceptos que hacen que cada da la Productividad sea un punto de cuidado en los planes a corto y largo plazo. Que tan productiva o no sea una empresa podra demostrar el tiempo de vida, de dicha empresa, independientemente de la cantidad de productos fabricados. Por estas razones: la Productividad es un factor fundamental en el desarrollo diario de todo negocio.

1.- Qu es la productividad? Definiciones.

El concepto ms generalizado de productividad es Una medida de lo bien que se han combinado y utilizado los recursos para cumplir los resultados especficos logrados.

Segn la Real Academia Espaola la productividad es la "Relacin entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energa, etc.".

Segn la OCDE (Organizacin para la Cooperacin y Desarrollo Econmico) Productividad es igual a produccin dividida por cada uno de sus elementos de produccin

Segn la EPA (Agencia Europea de Productividad) La productividad es el grado de utilizacin efectiva de cada elemento de produccin. Es sobre todo una actitud mental. Busca la constante mejora de lo que existe ya. Est basada en la conviccin de que uno puede hacer las cosas mejor hoy que ayer, y mejor maana que hoy. Requiere esfuerzos continuados para adaptar las actividades econmicas a las condiciones cambiantes y aplicar nuevas tcnicas y mtodos. Es la firme creencia del progreso humano".

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Segn la OIT y CPC la productividad es una disposicin mental; una actitud que busca el mejoramiento de lo que existe; la conviccin de que hoy se puede hacer ms y mejor que ayer, y maana ms y mejor que hoy. _______________________________ Importancia de la Productividad El nico camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad (o sus utilidades) es aumentando su productividad. Y el instrumento fundamental que origina una mayor productividad es la utilizacin de mtodos, el estudio de tiempos y un sistema de pago de salarios. Por ejemplo: el costo total a cubrir en una empresa tpica de manufactura, est compuesto aproximadamente por 15% de mano de obra directa, 40% gastos generales. Se debe comprender claramente que todos los aspectos de un negocio o industria como son, ventas, finanzas, produccin, ingeniera, costos, mantenimiento y administracin, son reas frtiles para la aplicacin de mtodos, estudio de tiempos y sistemas adecuados de pago de salarios. En general, dichos mtodos son aplicables a cualquier tipo de negocio, ya sea servicios, gobierno etc. Siempre que hombres, materiales e instalaciones se conjugan para lograr un cierto objetivo, la Productividad se puede mejorar mediante la aplicacin inteligente de los principios de mtodos, estudios de tiempos y sistema de pago de salarios. Qu es la Productividad?5 Productividad puede definirse como la relacin entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados. En la fabricacin, la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres, las mquinas, los equipos de trabajo y los empleados. Productividad en trminos de empleados es sinnimo de rendimiento. En un enfoque sistemtico decimos que algo o alguien es productivo cuando con una cantidad de recursos (Insumos) en un periodo de tiempo dado obtiene el mximo de productos. La productividad en las mquinas y equipos esta dada como parte de sus caractersticas tcnicas. No as con el recurso humano o los trabajadores. Deben de considerarse factores que influyen. La productividad es algo ms Aprender del pasado, adoptar siempre un pensamiento positivo, enfrentar con empeo, con entusiasmo el presente y construir el futuro por medio de la adopcin de visiones dinmicas,

Productividad, Un Enfoque Integral del Tema, Rodolfo E. Biasca. Ediciones Macchi, 1984.

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abiertas al cambio para potenciar la creatividad y el desarrollo e irradiar beneficios a la comunidad.

2.- Qu tipos de productividad hay?

La productividad laboral que consiste en el aumento o disminucin de los rendimientos originados de las variaciones de trabajo, el capital, la tcnica y cualquier otro factor.

Por su parte, la productividad global es un concepto que las Organizaciones emplean para mejorar la productividad propia a travs del estudio de sus factores determinantes y de los elementos que intervienen en la misma, como las nuevas tecnologas, la organizacin del trabajo, el estudio de los ciclos.

Y la productividad total de los factores (PTF) est ms que nada vinculada al rendimiento que presenta el proceso econmico medido en unidades fsicas o monetarias, por la relacin entre los productos obtenidos y los factores empleados. Por ejemplo: Cuando se declara un crecimiento de la PTF del 1%, esto equivale a decir que se obtuvo 1% ms de producto a partir de los mismos recursos productivos.

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3.- Qu relacin hay entre productividad y calidad?

El concepto de productividad ha evolucionado y hoy en da es necesario ver la productividad ligada al concepto de calidad.

En el diccionario la palabra productividad dice Facultad de producir. Calidad de lo que es productivo.

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Calidad, no solo implica producir de acuerdo a determinados requerimientos o normas tcnicas sino producir de acuerdo a lo que el cliente necesita.

Calidad es adecuacin al uso (J. Juran)

Calidad es el grado en que satisfacemos las expectativas de los clientes (James Harrigton)

Por lo tanto si combinamos el concepto de productividad con calidad, lo que podemos decir es que: La productividad evala la capacidad del sistema para elaborar productos que son requeridos (que se adecuan al uso) y a la vez el grado en que se aprovechan los recursos utilizados, es decir el valor agregado.

Para poder incrementar el Valor Agregado se hace necesario producir lo que el mercado (cliente) valora y hacerlo con el menor consumo de recursos, todo lo cual nos permitir reducir los costos y por ende incrementar los beneficios, haciendo a la organizacin ms productiva (E. Carballal, 2006) ___________________________________________________________

Adems de la relacin de cantidad producida por recursos utilizados, en la productividad entran a juego otros aspectos muy importantes como: Calidad: Velocidad a la cual los bienes y servicios se producen especialmente por unidad de labor o trabajo. Productividad = Salida/Entradas Entradas: Mano de Obra, Materia prima, Maquinaria, Energa, Capital. Salidas: Productos. Misma entrada, salida ms grande Entrada ms pequea misma salida Incrementar salida disminuir entrada Incrementar salida ms rpido que la entrada Disminuir la salida en forma menor que la entrada.

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4.- Qu indicadores se asocian a la productividad? Eficiencia y Eficacia 6

A la hora de evaluar un sistema se emplean principalmente 3 criterios: Eficiencia: Es el grado en que se aprovechan los recursos utilizados para transformarlos en bienes o servicios Es la relacin entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos estimados o programados

Efectividad: Es la relacin entre los resultados logrados y los resultados propuestos, nos permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos planificados.

Eficacia: Valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado; aquel que lograr realmente satisfacer al cliente o impactar en el mercado.

Estos tres indicadores asociados a la productividad no deben ser considerados de forma independiente, ya que cada uno brinda una medicin parcial de los resultados. Medir solo la eficiencia, nos llevara al extremo de disminuir los costos, pudiendo afectar el resultado. Medir solo efectividad, nos llevara a cumplir resultados, sin importar los costos. Medir solo eficacia, nos puede llevar a lograr resultados de calidad, pero poner en riesgo el funcionamiento de la organizacin. _________________________________________

El desempeo organizacional puede ser entendido de multiples formas lo general plantea que el desemepeo organizacionbal es : la medida de la eficiencia y la eficacia de una organizacin; grado en que alcanza los objetivos acertados La eficiencia y la eficacia son dos conceptos desarrollados por Peter f. Drucker quien plantea que: eficiencia significa hacer correctamente las cosas y eficacia significa hacer las cosas correctas.

Qu es la eficiencia? La eficiencia (la capacidad para hacer correctamente las cosas) es un concepto que se refiere a insumos productos. Un organizacin eficiente es la que obtiene productos, o resultados, medidos con relacin a los insumos (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlos. Las organizaciones que pueden reducir al mnimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar metas estn actuando eficientemente.
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Peter F. Ducker, Resultados Objetivo del Management.2001

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Qu es la eficacia ? Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: hacer lo que se debe hacer. La eficacia implica elegir las metas acertadas. Un organizacin que elige una meta equivocada es una organizacin ineficaz, aun cuando produzca autos grandes con enorme eficiencia. La General Motors aprendio esta leccin por las malas. En la dcada de 1970, cuando aument la demanda de autos pequeos, que consuman poca gasolina, GM ignor la competencia de los japoneses y los alemanes, pensando que las tendencias eran una aberracin y que los estadounidenses, fieles a los productos nacionales, no seguiran comprando autos extranjeros. Por tanto, siguieron produciendo autos grandes que consuman mucha gasolina, y con ello perdieron mucho terreno ante la competencia de estos nuevos rivales. Ningn grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho, Drucker afirma que la eficacia es la clave del xito de una organizacin. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para hacer. A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organizacin dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:7

Cmo se mide la Productividad?8 Indicadores y Mtrica

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Edward de Bono No alcanza con la eficiencia. 2001 Consultora de Productividad y Desarrollo humano, L Zambelli , Puebla,Edo. de Puebla, Mxico

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La productividad se define como la relacin entre insumos y productos, en tanto que la eficiencia representa el costo por unidad de producto.

La diversidad de funciones, medidas, interpretaciones y usos de la informacin sobre la productividad es tan grande que debemos manejar los aspectos de medicin de la productividad en cuatro niveles diferentes: Internacional Organizaciones Sector Industrial Nacional

Factores Internos y externos que Afectan la Productividad Factores Internos: Terrenos y edificios Materiales Energa Factores Externos: Disponibilidad de materiales o materias primas. Mano de obra calificada. Polticas estatales relativas a tributacin y aranceles. Infraestructura existente

Mquinas y equipo Recurso humano

Factores externos: Incluyen la regulacin del gobierno, competencia y demanda, estn fuera del control de la empresa, estos factores pueden afectar tanto al volumen de la salida como a la distribucin de la entradas.

Reglamentacin del Gobierno. La legislacin obrera, las leyes proteccionistas y las reglamentaciones fiscales inciden directamente o indirectamente sobre la productividad.

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Sin embargo, la reglamentacin para proporcionar equilibrio entre el progreso industrial y las metas sociales deseadas, como un medio ambiente mas limpio y lugares de trabajo mas seguros no se consideran contraproducentes. Cualquier intento de reglamentar reas diferentes de estas resulta generalmente conflictivo y confuso. Cmo se obtiene la mejora de la productividad? La mejora de la productividad se obtiene innovando en: Tecnologa Organizacin Recursos humanos Relaciones laborales Condiciones de trabajo Calidad Otros. La productividad implica la mejora del proceso productivo, la productividad aumenta cuando: Existe una reduccin de los insumos mientras las salidas permanecen constantes. Existe un incremento de las salidas, mientras los insumos permanecen constantes.

El producto: Es un factor que puede influir grandemente en la productividad, usualmente se reconoce que la investigacin y desarrollo conducen a nuevas tecnologas las cuales mejoran la productividad. Por qu medir la productividad?9 Si se tiene como meta mejorar la productividad, necesariamente hay que medirla, dado que: personas. Fortalece la planeacin de las Organizaciones. La medicin de la productividad genera conciencia de su importancia en las Revela reas problemticas que requieren atencin inmediata. Es necesaria para asociar el incremento de salarios con el comportamiento de la productividad.

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administracin Estratgica, cap. 2, Thompson y Strickland 13 edicin, editorial Mac Graw Gill.

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Medicin de Salidas (Productos) cantidad de productos que se producen o entan en produccion. Valor agregado: De las dos formas mencionadas, el Valor Agregado es la mejor forma de medir salidas, pues mide solamente la capacidad de operacin interna de una empresa. Medicin de Entradas (Insumos)Se refiere a los recursos tangibles e intangibles necesarios para producir bienes o servicios. Se clasifican como entradas: Mano de obra Capital y Bienes intermedios.

Medicin de la Mano de Obra Nmero de empleados. Costos y gastos de personal. Total de horas hombre trabajadas.

Medicin del Capital Est medido en trminos monetarios: Activos Fijos Maquinaria y Equipo Activos Totales. Capital de trabajo.

Medicin de Bienes Intermedios Estn representados en: Los materiales Energa y servicios comprados Medidos en trminos de cantidades monetarias.

5.- Cmo aportar para mejorar la productividad?

El aumento de productividad no implica trabajar ms, sino de mejor manera.

Para mejorar la productividad es necesario: Invertir en recursos (horas-hombre, dinero, espacio, uso de infraestructura, tecnologa, etc.) y ser eficientes en el uso de stos. Para lograr ser ms eficientes en el uso de los recursos es necesario saber en qu reas de la empresa es ms conveniente mejorar. Saber dnde estn los cuellos de botella, para as mejorarlos, no es tarea fcil, ya que requiere tener un profundo conocimiento de la empresa, de las caractersticas del mercado, de los proveedores, de la competencia, de los clientes, etc.

Para identificar los cuellos de botella se recomienda: Medir: No todo, sino aquellos factores relevantes y que la medicin sea sistemtica, para poder comparar el desempeo de la propia organizacin en distintos perodos de tiempo y para compararla con la competencia. Registrar: El registro se debe hacer de manera simple, ordenada y sistemtica para usar la informacin tomada.

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Comparar: Comparar el desempeo de nuestra propia organizacin con la competencia. Y comparar el desempeo de nuestra organizacin en perodos distintos, para aprender de lo que se ha hecho y medir el impacto de mejoramientos anteriores. Escuchar a los clientes: Escuchar, registrar y analizar sus crticas puede orientarnos sobre las reas en las que debemos mejorar. Escuchar a los proveedores: Estos poseen informacin nuestra y de la competencia que nos puede facilitar la identificacin de las reas en las que debemos mejorar.

_______________________________________ Cmo se puede mejorar la productividad en una organizacin?

"Los gerentes de operaciones son los encargados de mejorar la productividad en una empresa". Para mejorar la productividad, no basta con mejorar la productividad en la funcin de operaciones; algunas de las reas mas importantes para mejorar la productividad son el rea de ventas, finanzas, personal, procesamiento de datos, etc. Por lo tanto la productividad debe considerarse como un asunto de toda la organizacin. Las diversas disciplinas profesionales involucradas en la gestin de las empresa tienen su propia forma de definir, interpretar y medir la productividad. Una de las ventajas de contar con una buena productividad a nivel empresa es que: Ayuda a incrementar las utilidades( ganacias). La productividad permite la competitividad de una empresa. Una empresa es competitiva en relacin con otras, cuando puede producir productos de mejor calidad con costos reducidos. Por ejemplo: En el caso de los servicios de salud, la medida de productividad estara dada por la relacin existente entre el nmero de consultas otorgadas por hora/mdico. La productividad se medira a partir del costo por consulta, mismo que estara integrado no slo por el tiempo dedicado por el mdico a esa consulta, sino tambin por todos los dems insumos involucrados en ese evento particular, como pueden ser materiales de curacin y medicamentos empleados, tiempo de la enfermera, etc. En las Organizaciones que miden su productividad, la frmula que se utiliza con ms frecuencia es: Productividad: Nmero de unidades producidas Insumos empleados

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Este modelo se aplica muy bien a una empresa que produzca un conjunto homogneo de productos. Sin embargo, muchas Organizaciones modernas manufacturan una gran variedad de productos. Estas ltimas son heterogneas tanto en valor como en volumen de produccin, debido a su complejidad tecnolgica puede presentar grandes diferencias. En estas Organizaciones la productividad global se mide basndose en un nmero definido de "centros de utilidades" que representan en forma adecuada la actividad real de la empresa. La frmula se convierte entonces en: Productividad: Produccin Producto A + Produccin Producto B + Produccin Producto N. Insumos empleados

Finalmente, otras Organizaciones miden su productividad en funcin del valor comercial de los productos. Productividad:

Ventas netas de la empresa

Todas estas medidas son cuantitativas y no se considera en ellas el aspecto cualitativo de la produccin (un producto debera ser bien hecho la primera vez y responder a las especificaciones de produccin) . Todo costo adicional (re-inicios, re-fabricacin, reemplazo reparacin despus de la venta) debera ser incluido en la medida de la productividad. Un buen producto nos permite desarrollar la confianza y fidelidad de los clientes. El costo relacionado con la imagen de la empresa y la calidad debera estar incluido en la medida de la productividad Con el fin de medir el progreso de la productividad, generalmente se emplea el ndice de Productividad (P) como punto de comparacin: P = 100*(Productividad Observada) / (Estndar de Productividad)

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La productividad observada: es la productividad medida durante un periodo definido(da, semana, mes, ao) en un sistema conocido (taller, empresa, sector econmico,departamento, mano de obra, energa, pas) El estndar de productividad: es la productividad base o anterior que sirve de referencia (Perodo Base). Con lo anterior vemos que podemos obtener diferentes medidas de productividad, evaluar diferentes sistemas, departamentos, Organizaciones, recursos como materias primas, energa, entre otros. Pero lo ms importante es la capacidad de definir la tendencia por medio del uso de ndices de productividad a travs del tiempo dentro de las Organizaciones, realizar las correcciones necesarias con el fin de aumentar la eficiencia y ser ms rentables da a da. Otro elemento importante a considerar para aumentar la productividad de la empresa es el capital humano, en cuanto a la inversin realizada por la organizacin para capacitarlos y formarlos. Otra forma de ver la mejora de la Productividad 10 Es considerandoq que la razn de las diferencias en precios o costos entre competidores se pueden dividir en dos tipos: Las que se originan en diferencias de Efectividad Operativa (EO) o aplicacin de prcticas idneas Las causadas por diferencias en el Posicionamiento Estratgico (PE).

Una empresa slo puede obtener mejores resultados si consigue establecer una diferencia que pueda mantener ofreciendo: Mayor valor a los clientes, Un valor igual a un costo inferior Ambas cosas.

Efectividad Operativa (EO) Consiste en realizar mejor actividades similares a las de los competidores. Se refiere a las prcticas que permiten a la empresa utilizar mejor sus recursos.

Productividad = Salidas / Entradas

10

Universidad nacional Experimental Simn Rodriguez, Yelitze Quintero, 2011

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Posicionamiento Estratgico (PE) Consiste en realizar actividades diferentes de las que hacen los competidores, o hacer las actividades similares en forma distinta. Se logra siendo diferente, eligiendo deliberadamente un conjunto de actividades distintas, que encajen y se refuercen entre s, para alcanzar una combinacin nica de valor para el cliente.

Productividad = Salidas / Entradas Puntualizaciones Cambiar los viejos esquemas para impulsar el crecimiento La Productividad es el eje articulador y motor de crecimiento econmico La mano de obra no es solo un costo, es el principal agente de la productividad y por tanto debe ser participe de la riqueza generada La apropiacin y uso social del conocimiento son determinantes para elevar los niveles de productividad Es urgente generar ms riqueza

Cuales son las ventajas de la medicin de la productividad a nivel industrial? Presenta indicadores econmicos. Sirve como anlisis de la fuerza de trabajo. Sirve como pronostico de Organizaciones y comercios.

Principios que se deben seguir al medir la productividad en una industria. 1. Cada gerente de departamento debe de desarrollar sus propias mediciones. 2. Todas las mediciones de productividad deben estar entrelazadas en forma jerrquica. 3. Las razones de productividad deben de incorporar todas las responsabilidades de trabajo en la medida de lo posible. 4. El inventario puede ser un impedimento o una ayuda para la productividad de una empresa. 5. Muy poco inventario puede conducir a la perdida de ventas, volumen reducido y productividad ms baja; demasiado inventario producir costos mas elevados de capital y menor productividad.

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Por qu utilizar la productividad? La importancia de esta tcnica gerencial, radica en que con su aplicacin se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin. Se concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos puntuales. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una reduccin en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas. Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones. Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos. Permite eliminar procesos repetitivos.

6.- Conclusin
La productividad es, sobre todo, una actitud. Ella busca mejorar continuamente todo loque existe. Est basada en la conviccin de que uno puede hacer las cosas mejor hoy que ayer y mejor maana que hoy. Adems, ella requiere esfuerzos sin fin para adaptar actividades econmicas a condiciones cambiantes aplicando nuevas teoras y mtodos. En pocas palabras productividad es hacer ms con menos es decir, que la empresa "saque" o produzca ms productos, con menos materia prima, insumos, etc.

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En sntesis:

En las organizaciones los recursos son administrados por las personas, quienes se esfuerzan
para producir bienes y servicios en forma eficiente, por lo que toda intervencin para mejorar la productividad se origina en las personas.

Al realizar tus actividades con el mejor esfuerzo y aprovechando los recursos a tu alcance,
tanto en tus estudios, trabajo y actividades diarias, ests siendo productivo y contribuyes al desarrollo de tu pas.

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Por eso es clave que en tu desempeo seas capaz de Actuar identificando las implicancias de
tus decisiones en el bienestar del entorno porque lo que hagas o dejes de hacer SI IMPORTA

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Gua de preguntas relativas a la unidad uno.

Unidad 1.- Organizaciones 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Qu son? Para qu existen? Qu rol ocupan en la sociedad? Qu rol ocupamos cada uno de nosotros en ellas? Podras identificar algunas organizaciones de estas en tu entorno social o laboral? Clasifcalas de acuerdo a el tipo de organizacin que crees que son? Cmo se clasifican las organizaciones? Cuantos tipos de organizaciones Existen? De qu forma se identifica el tipo de organizacin que estas analizando? Qu rol crees que juegan las personas en la organizacin? Cul crees t que es la importancia que tiene el que un trabajador este altamente motivado y le interese hacer bien su trabajo? Cmo puede influir en el proceso productivo o el sistema de la organizacin que t como parte de ella no ejecutes bien tu trabajo o te demores ms del tiempo establecido para realizarlo? Cun importante crees que es tu rol en la organizacin donde ests o estars inserto actualmente? Qu tipo de organizacin tienen las siguientes organizaciones? Amazon Yahoo Napster ... en general los nuevos lderes empresariales de Internet. Qu tipo base de diferencias estructurales conocimos? explquelas brevemente Estrategia Tamao de la organizacin Tecnologa Ambiente Cmo Influye el comportamiento en el trabajo?

13. 14.

15.

16.

Unidad 2 Productividad Intente resolver estas preguntas usando como base el material dos de esta unidad. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Cmo se puede mejorar la productividad en una organizacin? Cmo definiras la eficiencia y la eficacia, existe alguna diferencia entre ellas? Cul? Cmo y por qu se mide la productividad? Por qu es til la productividad en los proyectos? Que es un proceso Que elementos crees t componen un proceso Cuantos tipos de proceso conoces Pgina | 30

24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.

Cules son las fases de un proceso que conozcas Realiza un diagrama de flujo de un proceso de acuerdo al caso entregado Que elementos componen este proceso Cules son las dificultades que puede enfrentar este proceso Que mejoraras Que diferencia existe en el proceso de un proyectos con los que ya revsate Define el diagrama de flujo del proceso del proyectos que estas definiendo Elabora el mapa del proceso que estas elaborando Genera la carta Gantt del proyecto en cuestin

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