Jons A. Montilva C.

Un sistema de informacin es un sistemas 1 caracterizado porque: (1) es abierto, interacta con su ambiente mediante el intercambio de informacin y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene; (2) es un sistema hombre-mquina, permite el uso de mquinas (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformacin, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada est constituida por datos y su salida por informacin, el proceso de transformacin de datos en informacin constituyen la funcin esencial del sistema de informacin. Este captulo describe el ambiente de un sistema de informacin; define formalmente los elementos: datos e informacin; establece la diferencia entre un sistema de informacin y el procesamiento de datos mediante sus definiciones respectivas; describe los componentes y las funciones de un sistema de informacin y finalmente intenta clasificarlos.

DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

1.1.- EL CONTEXTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Un sistema de informacin como sistema abierto que es, debe estar contenido en uno mayor con el cual intercambie su elemento principal: informacin. Este sistema mayor o sistema ampliado lo constituye un tipo muy especial de sistema, esencial en nuestra sociedad, denominado Organizaciones.

Administracin, Metodologa y Tcnicas

SEGUNDA REIMPRESIN

Un sistema de informacin puede existir dentro del contexto de una organizacin por varias razones (Lucas, 1976, p. 5): 1.- Los usuarios de un sistema de informacin son miembros o estn vinculados a la organizacin que lo contiene. 2.- El sistema de informacin es operado, en parte, y mantenido por un departamento o unidad de la Organizacin (Ej. Departamento de Computacin, Oficina de Informtica, Centro de Computacin, etc..). 3.- El departamento o unidad que mantiene y opera el sistema de informacin es tambin una organizacin.

CP
ULA Burroughs de Venezuela Consejo de Publicaciones Universidad de Los Andes 1986

A estas tres razones podemos agregar el objetivo de un sistema de informacin, cual es, proporcionar informacin para la toma de decisiones y solucin de problemas; actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organizacin y que permiten controlar y dirigir su existencia, operacin y destino.
1.- Conjunto de elementos fsicos o abstractos interrelacionados que operan en conjunto a fin de lograr un objetivo (Davis, 1974, pp. 8 1).

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Las organizaciones son instrumentos fundamentales para la existencia del hombre. Ellas permiten agrupar a un conjunto de individuos en torno a una o ms actividades con el fin de alcanzar un objetivo comn, el cual puede ser de la ms variada ndole: obtener beneficios econmicos, polticos o sociales; proporcionar educacin, asistencia mdica o espiritual; distraer o divertir; producir bienes (alimentos, vestidos, tecnologa, obras civiles, etc.); prestar servicios (agua, luz, telfono, alimentacin, mantenimiento, etc.); etc. Constituyen, por lo tanto, ejemplos de organizaciones, las siguientes: - El Gobierno Nacional. Polticamente estructurado en tres poderes: Poder Ejecutivo (Presidencia de la Repblica y Ministerios), Poder Legislativo (Congreso de la Repblica y sus Cmaras de Senadores y Diputados), Poder Judicial (Corte Suprema de justicia y sus Tribunales). - El Gobierno Regional: Gobernaciones, Concejos Municipales, Asambleas Legislativas, juzgados, Prefecturas, etc. - Instituciones Educativas: Escuelas, Universidades, Pedaggicos, etc. Liceos, Politcnicos, Institutos Universitarios,

diferentes para el estudio de ellas. Entre estos enfoques se destacan los siguientes: el enfoque de administracin cientfica de F. Taylor, el enfoque departamental de Fayol, el enfoque psicolgico o del comportamiento interpersonal, el enfoque sociolgico o del comportamiento en grupo, el enfoque de relaciones humanas, el enfoque de toma de decisiones de March y Simn y el enfoque de sistemas (Fulmer, 1979, p. 6; Lucas, p. 6). R. Ackoff (1975, p. 69) considera a las organizaciones como "el tipo ms importante de grupos sociales... que contiene sistemas cuyas partes desempean diferentes funciones y que exhiben por tanto, una divisin funcional del trabajo". Se considera adems, de este modo, a la organizacin como un sistema que tiene objetivos o propsitos y que a su vez forma parte de un sistema mayor. Antes de describir a la organizacin como un sistema es conveniente definir el trmino "sistemas". Son muchas las definiciones de sistemas que existen en la bibliografa, de hecho, la mayora de ellas que tratan sobre sistemas de informacin, incluyen una o ms definiciones del trmino. Para nuestro fin, considero conveniente reproducir textualmente la definicin dada por Russell L Ackoff (1974, p. 13): "Un sistema es un conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase interrelacionados; por ejemplo, conceptos (como el sistema numrico), objetos (como en un sistema telefnico o cuerpo humano), o personas (como en un sistema social). Por consiguiente, [un sistema] no es un elemento primario indivisible sino un todo que puede dividirse en partes. Los elementos del conjunto y el conjunto de elementos que forman un sistema tienen las tres propiedades siguientes: 1.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto sobre las propiedades o comportamiento del conjunto considerado como un todo... 2.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento, y la manera en que ellas afectan el todo, depende de las propiedades y comportamiento de al menos algn otro elemento en el conjunto. Por consiguiente, ninguna parte tiene un efecto independiente sobre el todo y cada una es afectada por al menos alguna otra parte... 3.- Cada uno de los posibles sub-grupos de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades: cada uno tiene un efecto no independiente sobre el todo. En consecuencia, el todo no puede ser descompuesto en sub-conjuntos independientes. Un sistema no puede ser subdividido en subsistemas independientes..."

- Instituciones de Asistencia Mdica: Clnicas, Hospitales, Centros de Salud, Geritricos, Ambulatorios, Consultorios etc. - Instituciones Religiosas y Culturales: Iglesias, Cultos, Teatros, Museos, etc. - Empresas Productoras de Bienes: Pequea y Mediana Industria, Industria Petrolera, Industria Manufacturera, Empresas Agrcolas, Empresas Constructoras, etc. - Empresas de Servicios: Empresas de Transporte, Empresas de Comunicacin, distribuidoras, almacenes, supermercados, abastos, tiendas, empresas de servicios pblicos (INOS, CANTA, CADAFE, Aseo Urbano, etc.), etc. - Instituciones Financieras: Bancos, Entidades de Ahorro y Prstamo, Financiadoras, Aseguradoras, Cajas de Ahorro, etc. - Agrupaciones: Partidos Polticos, Asociaciones, Sindicatos, Confederaciones, Colegios Profesionales, Institutos de Previsin Social, Grupos Culturales,, etc. - Institutos: Cientficos, Tecnolgicos, Asistenciales, etc. Una organizacin se define como "una coordinacin racional de actividades de un grupo de personas con el propsito de alcanzar algn objetivo" (Lucas, 1976). A lo largo del tiempo han existido numerosas definiciones de organizaciones, existiendo incluso, enfoques o visiones 1-2

Desde el punto de vista de sistemas, una organizacin es "un conjunto de cosas y personas que estn interrelacionadas de diferentes maneras generalmente complejas y que forman un todo identificable... caracterizado por la existencia de objetivos comunes" (Fulmer, 1979, pp. 8).

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La organizacin como un sistema se caracteriza porque: 1.- Es un todo y tiene caractersticas propias a ese todo, esto es, no solamente la suma de sus partes. 2.- Intercambia informacin, energa y materiales con el ambiente dentro del cual est enmarcada. 3.- Posee lmites perceptibles que la separan de su ambiente. Estos lmites pueden ser fsicos o sociales. 4.- Tiende a un crecimiento potencial a largo plazo, debido a que toma ms recursos (informacin, materiales, etc.), de su ambiente que los usa o exporta. Para mantenerse en un nivel particular (estado estable), debe tomar de su ambiente, al menos, tanto como lo que enva a l. 5.- Utiliza informacin interna, o externa relacionada con su ambiente, para el control necesario mediante la toma de decisiones. Con la informacin se puede determinar si la organizacin est en un estado estable, de crecimiento o descenso. 6.- Es un subsistema de otro sistema mayor. Se establece de este modo, una jerarqua de sistemas. (Vase figura 1-I).

7.- Tiende a ser cada vez, ms compleja, ms diferenciada, ms especializada y ms grande. 8.- Es flexible y adaptativa permitiendo, por lo tanto, utilizar diferentes medios de alcanzar objetivos.

Toda organizacin, para alcanzar su(s) objetivo(s), realiza un conjunto de actividades o tareas en forma coordinada e interrelacionada. El desarrollo de estas tareas debe ser planificado, organizado, controlado, y dirigido a fin de lograr el objetivo deseado. La planificacin, organizacin, control, direccin, as como, la comunicacin y coordinacin constituyen las funciones bsicas de un proceso vital que se lleva a cabo en toda organizacin, independiente de su tipo y caractersticas. Este proceso recibe el nombre de Gerencia y es ejecutado por un selecto grupo de personas dentro de cada organizacin, las cuales reciben los nombres de Gerentes, Directivos o Ejecutivos.
La gerencia se define como el proceso de convertir informacin en accin mediante la toma de decisiones (Sean, 1978, p. 58). De esta definicin se deriva la importancia de la informacin en la realizacin del proceso gerencial en cualquier organizacin. La informacin constituye, por lo tanto, el ingrediente esencial para la toma de decisiones en la ejecucin de las funciones gerenciales antes mencionadas. James Senn clasifican las funciones gerenciales como sigue: 1.- Planificacin.- Consiste en establecer metas y desarrollar estrategias, polticas, procedimientos o programas para garantizar la ejecucin de las actividades. 2.- Organizacin.- Permite agrupar actividades, establecer estructuras organizacionales y procedimientos que garanticen la ejecucin de las actividades. 3.- Administracin de Personal.- Esta funcin permite seleccionar y entrenar el personal requerido por la organizacin. 4.- Control.- Mide el rendimiento en relacin a las metas y objetivos planteados y desarrolla los procedimientos convenientes para realizar el ajuste o correctivo. 5.- Comunicacin.- Transfiere informacin sobre metas, objetivos y rendimiento al personal de la organizacin y a su ambiente. A estas cinco funciones podemos agregar otras mencionadas frecuentemente en la literatura (Davis, 1974, p. 116; Bittel, 1978, p. 660): 6.- Direccin.- Esta funcin abarca los aspectos de relaciones interpersonales en la organizacin, por lo que el liderazgo, gua y motivacin del personal

Economa mundial Grupos de organizaciones Organizaciones especficas Divisiones Departamentos Grupos de trabajo Individuos
Figura 1-1: La organizacin en la jerarqua e sistemas.

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Estos niveles de decisiones se muestran en la figura siguiente: son sus aspectos fundamentales. 7.Coordinacin.- Esta funcin est estrechamente ligada a la de control y consiste en coordinar las actividades de la organizacin mediante una programacin adecuada de costos, tiempos y recursos.

La ejecucin de las funciones gerenciales antes descritas se basa en un proceso continuo de deteccin y localizacin de problemas y conflictos organizacionales, as como, la formulacin y seleccin de alternativas que permitan corregir tales problemas y evitar as que la organizacin se desve del rumbo que le permite alcanzar sus objetivos. Este proceso se denomina toma de decisiones y constituye un proceso esencial en la solucin de problemas organizacionales. La toma de decisiones se define, entonces, como el proceso de seleccionar entre diferentes alternativas un curso de accin que permita alcanzar un objetivo, resolver un problema o solucionar un conflicto. La toma de decisiones va ms all de la simple seleccin de alternativas e incluye un conjunto de pasos, mencionados a continuacin (Davis, 1974, p. 141): 1.2.3.4.5.Reconocimiento del problema o de la necesidad de decidir. Formulacin y anlisis de alternativas. Seleccin de alternativas. Comunicacin e implantacin de la decisin (accin). Seguimiento de la accin y retroalimentacin de resultados originados por la decisin tomada.
FIGURA 1-2: JERARQUA GERENCIAL (TOMADO DE BURCH Y STRATER, 1974)

En el nivel estratgico, el proceso de toma de decisiones se denomina Planificacin Estratgica y consiste en decidir sobre los objetivos de la organizacin, cambios, recursos utilizados y sobre las polticas que gobiernan la adquisicin, uso y distribucin de recursos. En el nivel tctico, el proceso se denomina Control Gerencial y es el proceso mediante el cual la gerencia asegura que los recursos se obtengan y utilicen efectivamente en la consecucin de los objetivos. En el nivel tcnico, el proceso recibe el nombre de Control Operacional y garantiza que las actividades o tareas se realicen eficientemente (Senn, p. 72). En base a las consideraciones anteriores y tomando en cuenta nuestro objetivo: el estudio de los sistemas de informacin, podemos ver a una organizacin como constituida por capas o niveles de decisiones y actividades, tal como se muestra a continuacin.

La complejidad del proceso de toma de decisiones depende primordialmente del tipo de decisin que se deba tomar. Hebert Simn 2 clasifica las decisiones, en base a la naturaleza de las actividades que originan la toma de decisiones, en programadas y no-programadas. Una decisin programada puede ser especificada de antemano por un conjunto de reglas o procedimientos de decisin debido a que la actividad o situain que la origina es rutinaria y estructurada. Mientras que, las decisiones no-programadas se toman ocasionalmente, por lo general una sola vez, y corresponden a problemas, actividades o situaciones no repetitivas ni rutinarias, por lo que adolecen de regla o procedimientos pre-establecidos. La toma de decisiones ocurre en diferentes niveles de la organizacin, lo que permite establecer una jerarqua de niveles gerenciales. En cada nivel la informacin que requiere la toma de decisiones tiene sus caractersticas propias al igual que las mismas decisiones.
2. Citado en Davis, 1974, pp. 139 y Senn, 1978, pp. 71.

FIGURA 1-3: NIVELES DE DECISIN Y ACTIVIDAD EN UNA ORGANIZACIN

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Cada capa o nivel puede a su vez verse como una red compleja de unidades funcionales (Gordon, p. 200) tal como lo muestra la fig. 1-4. Esta red de unidades funcionales est interconectada por canales a travs de los cuales circulan productos, servicios, recursos e informacin. En los niveles de planificacin y coordinacin, los flujos que circulan por sus correspondientes canales son primordialmente flujos de informacin requeridos u originados por los centros de decisin de sus unidades funcionales En el nivel operacional los flujos que circulan en sus canales estn constituidos por productos, servicios, recursos (dinero, materia, prima, datos) e informacin.

observar en la fig. 1-5, una unidad funcional no es independiente de las otras, pues las decisiones que all se tomen pueden afectar a otras unidades y/o pueden requerir de informacin proveniente de otras unidades del mismo nivel o de otros niveles.

FIGURA 1-4: RED DE UNIDADES FUNCIONALES EN UNA CAPA O NIVEL ORGANIZACIONAL Figura 1-5: UNIDAD FUNCIONAL DE UNA ORGANIZACIN

Los canales que conectan a las unidades funcionales vinculan, tambin, entre s a los diferentes niveles o capas de la organizacin; y ala organizacin con su ambiente. Cada unidad funcional posee bsicamente dos componentes: un centro de decisin y un centro de actividad. El centro de decisin de cada unidad funcional posee un gerente que dirige las actividades del centro de actividad asociado, mediante el uso de procedimientos de decisin. El centro de actividad est formado por empleados o trabajadores que ejecutan acciones o actividades que cambian el nivel o estado de sistema. Dentro de cada unidad funcional, el centro de decisin requiere de informacin acerca de las actividades realizadas (nivel o estado del sistema), as como, informacin proveniente de otras unidades funcionales (tal es el caso de los niveles superiores, que transmiten metas, polticas, etc., a los niveles inferiores). En una unidad funcional, el centro de decisin toma informacin y como resultado de su propio proceso de decisiones enva informacin al centro de actividad, el cual produce las acciones necesarias para afectar o corregir el estado del sistema. Se produce de este modo un proceso de control o autorregulacin (fig. 1-5) que, por supuesto afecta a las otras unidades funcionales, niveles y a la organizacin como un todo. Los procesos de control de cada unidad funcional de la organizacin, as como, el resultado de la integracin de estos procesos para configurar un todo, permiten que la organizacin se mantenga en un estado de equilibrio o de crecimiento. Como se puede 1-8

(ADAPTADO DE DAVIS, 1974 Y FORRESTER 1968)

1.2.- DATOS E INFORMACIN En la seccin anterior, pudimos observar el papel que juega la informacin en el funcionamiento u operacin de una organizacin. La informacin constituye el recurso esencial en el proceso de toma de decisiones y en la solucin de problemas en una organizacin. De este modo podemos pensar en el sistema de informacin como el subsistema de la organizacin encargado de producir la informacin necesaria para la operacin y toma de decisiones de cada unidad de la organizacin. A fin de que el sistema de informacin pueda producir informacin, han de ocurrir en la organizacin hechos o eventos cuyas caractersticas puedan ser representadas simblicamente mediante lo que denominamos datos. Los datos son, por lo tanto, capturados y procesados por el sistema con el objeto de producir informacin tal como lo muestra el siguiente diagrama.

Figura 1-6: MODELO BSICO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

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Los datos son representaciones abstractas de hechos (eventos, ocurrencias o transacciones) u objetos (personas, lugares, etc.). Cuando estos se ordenan en un contexto adecuado por medio de un procesamiento adquieren significado y proporcionan conocimiento sobre los hechos u objetos que los originan, transformndose en lo que se denomina informacin. G. B. Davis (1974) define la informacin como "...datos que han sido procesados en una forma que es significativa para quien los utiliza y que son de valor real y perceptible en decisiones actuales y futuras". Los datos, por lo tanto, constituyen la materia prima para producir informacin y se definen como "grupos de smbolos no aleatorios que representan cantidades, acciones, cosas, etc.". La figura l-7 muestra un ejemplo del procesamiento de los datos del personal de una empresa contenidos en un archivo, en este caso una cinta magntica, y que son transformados en un listado de empleados probablemente ordenado por el nmero de la Cdula de Identidad.

3. Reduce la incertidumbre. Organizando en forma adecuada los datos dados como ejemplos, podemos informar sobre las caractersticas de un empleado de una empresa, de la siguiente manera: Nombre del empleado: Cdula del empleado: Sexo del empleado: Sueldo del empleado: PEDRO GARCIA V 0768910 MASCULINO 3.555,75 Bs.

Esta informacin adquiere un verdadero valor y sentido cuando es interpretada por un usuario en particular, aquel que la necesite. Para un usuario ajeno a la actividad asociada, esa informacin puede que no tenga significado alguno y puede por lo tanto considerarla como simples datos. La informacin constituye, por lo tanto, "el significado que se le asigna a cierta representacin simblica expresada en forma de signos convencionales o de smbolos, los cuales se caracterizan por seales o impresiones grficas en forma de nmeros, letras, etc.". (Puleo, 1977). Podemos pensar, entonces, en la existencia de un mensaje contenido en la informacin que cuando es percibido por un elemento receptor (usuario) incrementa su grado de conocimiento de hechos u objetos (Burch y Strater, 1974). El mensaje asociado a la informacin puede ser captada de maneras diferentes por varios receptores. Ello se debe fundamentalmente al uso que le pueda dar el elemento receptor y a su capacidad para interpretar el mensaje. En forma muy general, se puede decir que la funcin esencial de la informacin es incrementar el conocimiento de un hecho u objeto y reducir la incertidumbre de quien la utiliza. Dentro del marco organizacional, la funcin de la informacin es servir de elemento de apoyo en el proceso de toma de decisiones, permitiendo al usuario ganar un conocimiento ms profundo de lo acontecido, lo que acontece y lo que pueda acontecer en la organizacin. La informacin, como elemento que es, posee un conjunto de atributos, caractersticas o propiedades que la identifica. El conocimiento de tales atributos es de vital importancia para el desarrollo de sistemas de informacin. James Senn (p. 21 24) clasifica estos atributos, en la forma en que se menciona a continuacin: 1. EXACTITUD: La informacin puede ser falsa o verdadera, precisa o imprecisa. La exactitud de la informacin depende de varios factores, pero fundamentalmente de la forma en que se capturan, registran y procesan los datos que la originan. La exactitud de la informacin es generalmente difcil de verificar por lo que en un momento dado el receptor de la

Figura I 7: PROCESAMIENTO DE DATOS DEL PERSONAL DE UNA EMPRESA

Los datos se forman mediante combinaciones ordenadas de caracteres que pueden ser de los tipos siguientes: Alfabticos: Numricos: Especiales: A- Z, a-z 0-9 + / * . , $ Bs = ( ) ; etc.

De este modo, los siguientes grupos de smbolos constituyen datos: Bs 3.555,75 V 0768901 Masculino Pedro Garca (representan una cantidad de dinero) (representan un cdigo o identificador). (representa el sexo de una persona) (representa el nombre de una persona)

La informacin son datos procesados y se caracteriza por lo siguiente (Davis,1974): 1. Agrega algo a la representacin simblica de hechos u objetos, es decir, a los datos. 2. Le dice, algo, a quien la recibe, que no conoca.

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informacin puede inadvertidamente utilizar informacin inexacta como si fuese exacta, afectando por consiguiente, el desarrollo y rendimiento de sus actividades. Un sistema de informacin debe garantizar la exactitud de la informacin, ella se logra, en parte, validando y verificando el resultado de la captura, registro y procesamiento de datos. 2. FORMA: La forma es la estructura que tiene la informacin en el momento en que ella se presenta al receptor. La forma tiene dimensiones de cuantificabilidad, nivel de agregacin y medio de presentacin. La informacin puede tomar la forma cuantitativa, esto es, descrita en trminos de cantidad, nmeros, medidas, unidades, etc., por lo que se representa en forma tabular (reporte en forma de tabla o matriz) o en forma grfica (diagrama de barras, histogramas, mapas, etc.). La informacin cualitativa est orientada a representar la informacin en base a algunas) caractersticas) del objetos) qu representa(n). Por ejemplo, los estudiantes de una universidad se pueden clasificar de acuerdo a la facultad y escuela a que pertenece, a su sexo, su promedio de notas, etc. De acuerdo a su nivel de agregacin, la informacin se puede presentar en forma resumida o condensada o en forma detallada. El nivel de agregacin, sumario o detalle, depende del propsito para el cual se va a utilizar la informacin. La informacin se puede presentar en diferentes medios, los ms conocidos son los medios impresos (listados de papel, formas, hojas, etc.), y los medios visuales (CRT, microficha, diapositivas, etc.). De nuevo, el uso que se le d a la informacin debe definir el medio de presentacin. 3. FRECUENCIA: La frecuencia de la informacin es una medida de tiempo que indica qu tan frecuente se necesita la informacin. La frecuencia puede ser peridica (diaria, semanal, mensual, etc.), o aperidica. 4. ALCANCE: Es una medida del grado de cobertura o amplitud de los eventos, lugares, objetos o personas representados por la informacin. Un listado de empleados puede contener los de una organizacin o slo aquellos que pertenecen a un departamento de esa organizacin. 5. HORIZONTE: La informacin se puede referir a situaciones o eventos pasados (informacin histrica), presentes (informacin actual) o futuros informacin proyectada). En una organizacin la informacin histrica puede utilizarse para observar lo que ocurri en el pasado y examinar los procesos que se han hecho. La informacin actual representa el estado de 1a organizacin en el presente. A partir de la informacin histrica y la actual se puede producir, mediante el uso de modelos de proyeccin, la informacin proyectada; la cual es utilizada para predecir los cuentos futuros o el rumbo de la organizacin.

6. RELEVANCIA: Esta caracterstica est relacionada con el grado de satisfaccin o utilidad que ella proporcione al receptor (usuario) durante la realizacin de una actividad, en un momento dado. No toda la informacin puede ser relevante para el usuario, as mismo, la informacin que es hoy relevante para l puede no serla maana. 7. ENTEREZA: Est relacionada con la utilidad de la informacin. La informacin puede no suministrar el conocimiento que se requiere para una situacin en particular. En un sistema de informacin, la informacin que se produce debe ser lo ms completa posible, de modo tal que el usuario pueda realizar su actividad con el menor grado de incertidumbre posible. 8. OPORTUNIDAD: La informacin puede estar disponible o no para el momento en que se necesite. Si est disponible se dice que la informacin es oportuna. La mayora de los usuarios de un sistema de informacin exige del mismo un alto grado de oportunidad en el suministro de la informacin, ello es ms evidente en los niveles gerenciales altos y medio: de una organizacin, donde la naturaleza de la toma de decisiones demanda informacin a tiempo y en el instante deseado. 1.3. EL PROCESAMIENTO DE DATOS. El procesamiento de datos es la actividad fundamental de un sistema de informacin. Esta actividad se puede representar grficamente como lo muestra e siguiente diagrama:

Figura 1 8: PROCESAMIENTO DE DATOS Este procesamiento consiste en transformar un conjunto de datos de entrada en informacin de salida y almacenar tales datos para uso posterior. El proceso puede ser manual, mecanizada o automatizado. En este ltimo modo de procesamiento, el computador juega el rol central al automatizar la mayora de las funciones de procesamiento.

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Toda organizacin procesa, de un modo u otro, datos con el fin de: 1. Capturar y registrar los detalles de (1) transacciones (eventos acontecidos), por ejemplo: realizar una venta, cancelar un cheque, hacer un depsito bancario, inscribirse en una universidad, prestar un libro, etc.; (2) entidades (objetos) que pertenecen a la organizacin, por ejemplo: empleados, artculos, cuentas, proveedores, etc.. 2. Facilitar a miembros de la organizacin la toma de decisiones mediante el suministro de la informacin necesaria. Se puede decir entonces que el procesamiento de datos posee dos actividades diferentes pero estrechamente relacionadas (Senn, pp. 5 7), ellas son: (1) el procesamiento de transacciones y (2) el procesamiento de informacin. PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: Una transaccin es un evento o acontecimiento que ocurre dentro o en los limites de la organizacin y que la afecta de algn modo. Son ejemplos de transacciones la apertura, depsito o.cierre de una cuenta en un banco; la compra, orden o venta de bienes en un almacn; la solicitud, prestacin o cancelacin de un servicio en una empresa; la asistencia u operacin de un paciente en un hospital; el prstamo 0 devolucin de libros en una biblioteca; la inscripcin, retiro de materia o solicitud de notas en una universidad; cte. Una transaccin origina datos, los cuales deben ser capturados y procesados a fin de mantener un registro de la ocurrencia de dicha transaccin. Este procesamiento de datos acerca de las transacciones recibe el nombre de Procesamiento de Transacciones y se encarga de realizar las siguientes funciones: 1. Clasificacin de datos. Permite agrupar los datos producidos por las transacciones o por las entidades de acuerdo a alguna caracterstica. 2. Ordenamiento de datos. Para facilitar el procesamiento posterior, los datos deben ser ordenados en forma secuencia) en base al valor de algunos) de sus atributos. 3. Clculo. Esta funcin permite realizar operaciones lgico matemticas sobre los datos a fin de producir otros datos, tales como resultados, cdigos, totales, etc.. 4. Resumen. Consiste en reducir o compactar grandes volmenes de datos provenientes de las transacciones en una forma ms corta y concisa sin que ello afecte su contenido. Esta funcin reduce considerablemente el espacio requerido para almacenar los datos.

5. Almacenamiento. Finalmente los datos deben ser almacenados en un medio adecuado para ser utilizados posteriormente en la produccin de informacin. A estas cinco funciones debe agregrsele una funcin previa a las dadas anteriormente por Senn. 6. Captura. Funcin que permite recolectar los datos relevantes originados por las transacciones y aquellos que caracterizan a las entidades. La captura es una funcin preliminar al procesamiento propiamente dicho y consiste en detectar la ocurrencia de transacciones y registrar los datos que ellas originan. Constituye el rgano sensor del sistema de informacin (Emery,1969, p. 36). Existen medios o mecanismos automticos de captura de datos, por ejemplo en el control de plantas industriales, sensores electrnicos capturan datos analgicos (presin, temperatura, etc.). Estos datos son luego convertidos a datos digitales para ser procesados por un computador digital. PROCESAMIENTO DE INFORMACIN: El trmino "procesamiento de informacin" ha originado una discusin similar a la de datos e informacin; pues para algunos autores ese trmino es sinnimo de procesamiento de datos, para otros el procesamiento de informacin es una actividad ms del procesamiento de datos. James Senn (p. 6) considera el procesamiento de informacin como el procesamiento de los datos con el fin de proporcionar informacin a individuos que tengan que decidir sobre acciones que deben tomarse en un momento dado. Son por lo tanto, objetivos del procesamiento de informacin, la produccin de informacin a partir de los datos y su diseminacin o distribucin a los elementos que la necesitan. Este tipo de procesamiento involucra la realizacin de las siguientes funciones: 1. Seleccin. Esta funcin permite seleccionar entre el conjunto de datos almacenados o previamente registrados, aquellos necesarios para satisfacer un requerimiento especfico de informacin (por ejemplo, un reporte o una consulte interactiva). 2. Reduccin. Los datos seleccionados se reducen mediante clculo (uso de algoritmos y modelos) a objeto de producir informacin consistente y relevante. 3. Conversin. En algunos casos, la informacin producida por las dos funciones anteriores debe convertirse por medio de un mecanismo (Ej. convertidor analgico/digital) a una forma tal que pueda ser recibida e interpretada fcilmente por el elemento receptor.

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4. Presentacin. Los datos reducidos y/o convertidos se colocan u organizan de acuerdo a un formato que permita su presentacin. 5. Distribucin. Consiste en hacer llegar la informacin producida a los elementos receptores que la requieran. En el ejemplo citado anteriormente, el computador produce. informacin de control en forma digital, esta informacin debe convertirse a la forma analgica (Ej. seal elctrica) y distribuirse a los mecanismos de control de la planta industrial. El siguiente diagrama muestra grficamente las dos actividades esenciales del Procesamiento de Datos.

G. Davis (1974, p. 5): "...Un sistema de informacin... es un sistema hombre/mquina integrado que provee informacin para el apoyo de las funciones de operacin, gerencia y toma de decisiones en una organizacin". A esta definicin es conveniente agregar lo siguiente, "El concepto de sistema hombre/mquina implica que algunas tareas la realiza mejor el hombre, mientras que otras las hace mejor la mquina ...Un sistema integrado est basado en el concepto de que debe haber una integracin de datos y procesamiento. La integracin de datos es ejecutada por la base de datos... [mientras que el] procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema". J. Emery (1969, p. 32): "El sistema de informacin dentro de una organizacin juega el papel anlogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema estn los componentes que ejecutan funciones tales como la percepcin, clasificacin, transmisin, almacenamiento, recuperacin, transformacin. Su propsito primordial es proporcionar informacin para la toma de decisiones y la coordinacin... En el sentido ms amplio [el sistema de informacin] incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinacin y advertencia tanto humanos como automticos". J. Senn (1978): Un sistema de informacin es: "Un sistema (basado en el computador) que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones". (p. 628) "...es definido como un medio organizado de proporcionar informacin pasada presente y futura (proyecciones) relacionada con las operaciones internas y conoci miento externo de la organizacin". (p. 363).

a) Procesamiento de ransacciones

b) Procesamiento de Informacin Figura 1 9: ACTIVIDADES DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

1.4. DEFINICIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN

J. Burch y F. Strater (1974, p. 71): "Un sistema de informacin se define como sigue: un ensamblaje formal sistemtico de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para, (a) satisfacer los requerimientos procesamiento de datos legales y transaccionales, (b) proporcionar informacin a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificacin, control y toma de decisiones, y (c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos". W. Harman, H. Matthes y A. Proerne (1.979, p. 29): "[Un sistema de informacin] es un conjunto organizado de hombres, mquina; programas y procedimientos para llevar a cabo unas funciones que cumplan uno objetivos deseados". A partir de estas definiciones podemos extraer y discutir algunas caracterstica esenciales de los sistemas de informacin, ellas son los siguientes:

Dar una definicin de sistemas de informacin no es tarea fcil, ms aun cuando la; diferentes definiciones que se dan en la literatura se caracterizan por confundir lo trminos "datos" e "informacin"; por omitir elementos esenciales; y por asociar L frase "sistemas de informacin" a los trminos "computador" y/o "gerencia". Alguna; de las definiciones ms conocidas y aceptadas son las siguientes: D. Teichroew (Ralston, 1976, p. 657): "[Un sistema de informacin es] una coleccin de personas, procedimientos equipos diseado, construido, operado y mantenido para coleccionar, registrar procesar, almacenar, recuperar y mostrar informacin".

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1. Es un sistema hombre mquina, integrado por personas, procedimientos y equipos. Esta caracterstica puede originar confusin pues podra pensarse que no es posible la existencia de un sistema de informacin sin un computador; aseveracin del todo falsa, pues se sabe que los sistemas de informacin existen desde el mismo momento en que surgieron las organizaciones. Sin embargo, debemos reconocer que el uso de mquinas (computadores, registradoras, mquinas contables, calculadoras, etc.), han facilitado la ejecucin de las funciones de un sistema de informacin y en la 1actualidad, una organizacin mediana o grande difcilmente puede concebir y utilizar un sistema de informacin sin el uso de computadores que faciliten el procesamiento de los datos. Por lo tanto la relacin hombre mquina en un sistema de informacin depende del grado o nivel de participacin de personas y del grado o nivel de utilizacin de mquinas, por lo que podemos aceptar como tal, a un sistema de informacin totalmente manual, a un sistema de informacin mecanizado o a un sistema de informacin automatizado o computarizado. 2. El objetivo del sistema de informacin es proporcionar informacin que facilite la ejecucin de tareas, operaciones y funciones en una organizacin. La informacin requerida por la gerencia es slo una parte de todo el espectro de informacin que el sistema puede suministrar. Sin embargo, la toma de decisiones se realiza en todos los niveles organizacionales desde la ejecucin de tareas o actividades bsicas (por ejemplo, hacer una reservacin area) hasta la planificacin de estrategia. (por ejemplo, crear nuevas rutas areas); por lo tanto el sistema de informacin debe proporcionar informacin, en todos los niveles, a personas autorizadas ;; dentro v alrededor de la organizacin. 3.La operacin central del sistema de informacin est constituida por el Procesamiento de Datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados por las transacciones y entidades (procesamiento de transacciones); y producir y diseminar informacin para la organizacin y su ambiente (procesamiento de informacin). En base a las caractersticas discutidas anteriormente, podemos establecer la siguiente definicin: Un sistema de informacin es un sistema hombre mquina que procesa datos a fin de (1) registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las entidades que forman una organizacin y (2) proporcionar informacin que facilite la ejecucin de actividades, operaciones y funciones en una organizacin. 1.5. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Para estudiar los componentes de un sistema de informacin se hace necesario clasificarlos previamente, de acuerdo a su naturaleza en dos tipos: (1) componentes fsicos, representados por las entidades que forman el sistema de informacin, y (2)

componentes funcionales, que agrupan una o ms entidades en torno ,, una funcin bsica del sistema. COMPONENTES FSICOS Partiendo del objeto del presente trabajo: los sistemas de informacin computarizados; podemos dividir un sistema de informacin en varios subsistemas fsicos en la forma que se muestra a continuacin:

Figura 1 10: COMPONENTES FSICOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN.

El subsistema computador est formado por el equipo de computacin (procesador, unidades de entrada y salida de datos, etc.), y por los programas de apoyo de ese equipo (sistema operativo, sistema de manejo de bases de datos, editores, compiladores, utilitarios, etc.). El subsistema de personal lo constituyen los usuarios del sistema, el administrador de la base de datos, los operadores, el personal de entrada de datos y el grupo de desarrollo y soporte (gerentes de procesamiento de datos, ingenieros de sistemas, analistas y programadores). El nmero de requisitos de los miembros de este subsistema depende del tamao y complejidad del sistema de informacin. El subsistema programado consiste en los programas de aplicacin para ejecutar el procesamiento en el computador y de los procedimientos para hacer las aplicaciones operativas, esto es, formas, manuales de operacin, manuales del usuario, manual del sistema, instrucciones para la entrada de datos, formularios, planillas, etc. Las caractersticas de este subsistema dependen del propsito y tipo de sistema de informacin.

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El subsistema de datos est constituido por los elementos de almacenamiento de datos. Estos elementos pueden ser de dos tipos: (1) archivos convencionales o (2) bases de datos. El tipo de elemento que se utilice determina tanto los programas de aplicacin como los programas de apoyo del equipo. Tal es el caso de las bases de datos que requieren del uso de Sistemas de Manejo de Bases de Datos (SMBD). COMPONENTES FUNCIONALES Considerando las dos funciones bsicas de un sistema de informacin: Procesamiento de transacciones y procesamiento de informacin, y adicionando la funcin implcita de almacenamiento de datos, Senn (1978) divide un sistema de informacin en tres componentes funcionales. Estos son: l. Subsistema de Procesamiento de Transacciones. Su propsito es capturar, clasificar, ordenar, calcular y resumir los datos originados por las transacciones relevantes que acontecen en la organizacin. 2. Subsistema de Administracin de Datos. Los datos originados por las transacciones deben almacenarse en medios apropiados tales como bases de datos o archivos. Se requiere, entonces, de un subsistema encargado del mantenimiento y actualizacin de esos medios de almacenamiento de forma tal que facilite el almacenamiento, acceso y transformacin de datos en informacin. 3. Subsistema de Procesamiento de Informacin. Se encarga de producir y distribuir la informacin requerida por los usuarios del sistema. Este subsistema toma los datos de la base de datos o archivos, los procesa de acuerdo a patrones predefinidos (algoritmos, modelos, etc.) y los distribuye presentando la informacin en la forma de reporte (informes, grficos, etc.). 1.6. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Una organizacin es un sistema complejo integrado por personas, mquinas y procesos con un fin claramente establecido. Para lograr ese fin deben tomarse continuamente muchas decisiones, algunas en forma programada otras en forma inesperada o poco rutinaria. La toma de una decisin requiere de informacin adecuada y precisa que ayude a enriquecer el conocimiento de la situacin (problema, conflicto o simplemente una actividad) que la origina y el efecto que tal decisin pueda ocasionar. As mismo, la decisin tomada puede generar informacin que ha de ser utilizada en otras unidades o puntos de la organizacin o de su ambiente. Podemos, entonces, estructurar el sistema de informacin como una red de centros de informacin asociados a las unidades funcionales de la organizacin ( vase figura 1 11) . Estos centros estn interconectados por medio de canales donde fluyen datos e informacin. Cada centro de informacin captura y procesa los datos originados por las transacciones o eventos del centro de actividad de la unidad funcional correspondiente, tal como lo muestra la figura 1 12.
Figura 1 11: RED DE INFORMACION EN UNA ORGANIZAClON (ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN)

Cada nivel organizacional tiene una o ms unidades funcionales, cada una de ellas est integrada por un centro de actividad, un centro de decisin y un centro de informacin. Dependiendo de los flujos de datos e informacin se crea una red que conecta los centros de informacin de las diferentes unidades funcionales de la organizacin. Esta red constituye la estructura del sistema de informacin. Adems de los datos provenientes del centro de actividad, el centro de informacin de una unidad funcional recibe datos del centro de decisin o de otra unidad funcional,

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as mismo, enva informacin hacia los centros de decisin o de actividad y/o hacia otras unidades funcionales o al medio ambiente de la organizacin. El sistema de informacin de una organizacin como un todo, se concibe como la integracin u confederacin de subsistemas de informacin determinados por las funcionen organizacionales (Seno y I)avis 1974). La razn de esta divisin funcional radica en las caractersticas inherentes a caca una de tales funciones organizacionales; las cuales pese a que estn ntimamente relacionadas, poseen operaciones, datos e informacin diferentes que unidos a la complejidad organizacional impiden la concepcin de un solo sistema de informacin de carcter global. Es par ello que la estructura de un sistema de informacin est definida por las funciones organizacionales. (Vase Captulo 2, Seccin 2.1).

de todos los subsistemas siguiendo polticas, normas y procedinrientos organizacionales establecidos para lograr uniformidad y alcanzar un mayor control.

Figura I I 3: SUBSISTEMAS DE INFORMACIN INDEPENDIENTES

Figura I 12: UNIDAD FUNCIONAL CON SU CENTRO) DE INFORMACIN

La tecnologa de computadores es otro elemento que contribuye a estructurar un sistema de informacin. En base a la tecnologa existente, un sistema de informacin se puede disear de acuerdo a uno de los tres enfoques siguientes: A. ENFOQUE INDEPENDIENTE: Un grupo de una o ms unidades funcionales estrechamente vinculadas por factores tales como: operaciones comunes, contigidad geogrfica, datos comunes, etc., poseen un computador para realizar el procesamiento de datos propio de sus funciones (vase figura 1 13). La integracin de los diferentes subsistemas as constituidos, se logra por el intercambio de datos e informacin en forma manual. Este tipo de enfoque se caracteriza por la independencia entre los diferente subsistemas de informacin. El grado de independencia va desde la adquisicin y uso de cada computador, por parte de cada subsistema, en forma aislada, y algunas veces anrquica, hasta la adquisicin y uso de computadores en forma coordinada; por parte
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La principal ventaja de este enfoque radica en la independencia tecnolgica entre equipos, esto es, las fallas del computador de un subsistemas no paraliza las actividades en los otros subsistemas La principal desventaja es la inevitable redundancia de dato, que se produce al poseer cada subsistema sus propina datos, programas y equipo. Por otro lavo, la ausencia de conexin automtica entre equipos impide el intercambio automatizado de datos, programas y otros recursos. En el peor de los casos, ni siquiera existe compatibilidad de medios de almacenamiento (ejem. diskettes, cintas magnticas), lo cual afecta considerablemente el intercambio necesario de datos que debe existir entre los subsistemas que integran un sistema de informacin. B. ENFOQUE CENTRALIZADO: El equipo, los programas y los datos se encuentran centralizados y a cargo de una unidad funcional generalmente denominada Centro de Computacin o de Procesamiento de Datos. El recurso datos no es propiedad de un subsistema en particular, sino de la organizacin y a el tienen acceso las diferentes unidades funcionales que configuran la organizacin (vase figura 1 14). La integracin de los subsistemas se logra a travs del uso de una o varias bases de datos que agrupan todos los datos formales de la organizacin y permiten su acceso controlado. La principal ventaja de este enfoque se debe al uso de bases de datos centralizadas que permiten un control total del recurso datos, una uniformidad total de datos,
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informacin, programas y dems recursos y una reduccin sustancial de la redundancia de datos. La integracin de los subsistemas, para formar el sistema de informacin, alcanza su mxima expresin; permitiendo un fcil y rpido intercambio de datos entre los diferentes subsistemas Sin embargo, posee la gran desventaja de que el sistema de informacin se puede paralizar totalmente debido a fallas del computador lo que puede afectar considerablemente a la organizacin.

Figura 1 I5: SUBSISTEMAS DE INFORMACIN DISTRIBUIDOS.

Las ventajas de este enfoque las resume H. Katzan (1979) en: 1) Reduccin de costos. Debido a (a) uso de componentes minis o micros de costo muy inferior a los equipos grandes, (b) compartimiento de recursos, (c) distribucin de la carga de procesamiento. 2) Confiabilidad. Debido a (a) redundancia de equipos, programas y datos; (b) fallas en un componente no paralizan el sistema de informacin y (c) los programas estn orientados a cada aplicacin en particular lo que hace que sean menos complejos que los de un sistema integrado. 3) Respuesta satisfactoria. Debido a (a) tiempos de respuesta ms cortos o rpidos; (b) correspondencia con las necesidades organizacionales de cada grupo de unidades funcionales; (c) mayor conocimiento de las necesida des y problemas locales y (d) inteligencia distribuida. 4) Facilidad de Extensin. Caracterizada por un potencial grande de crecimiento sin necesidad de redisear el sistema. Sin embargo este enfoque tambin tiene sus desventajas segn como sigue: 1) Complejidad global del sistema ocasionada por la coordinacin concu rrente de operaciones. 21 Administracin descentralizada que puede originar un crecimiento de personal, equipos y aplicaciones difcil de controlar. 3) La seguridad de los datos y recursos es un problema difcil de resolver.

C. ENFOQUE DISTRIBUIDO: Este enfoque es una combinacin de los dos anteriores y permite explotar al mximo las ventajas de cada una de ellas. Cada subsistema est formado por grupos de una o ms unidades funcionales. Cada grupo posee sus propios datos, computador y programas; pero tiene acceso a los datos de otros subsistemas mediante un computador central que permite conectar las diferentes computadoras para estructurar as, una red automtica de datos (vase figura 1 15). El computador central ubicado en el Centro de Computacin puede tambin tener una base de datos que agrupe y resuma los datos bsicos de los diferentes subsistemas facilitando as, la generacin de informacin para la toma de decisiones en los niveles ms altos de la jerarqua organizacional. El enfoque distribuido est basado en un sistema de microcomputadores distribuidos en unidades diferentes de la organizacin e interconectados entre s a travs de un computador central. De este modo, las funciones generales de procesamiento de datos se dispersan a lo largo de la organizacin en los grupos de unidades funcionales, de manera tal que "el procesamiento se ejecute localmente y la informacin resumida se comunique desde los computadores dispersos hacia la instalacin central para su revisin o incorporacin a los archivos centrales o a la base de datos centralizada" (Katzan, 1979, pp. 67).
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4) La uniformidad de recursos (terminales, procesadores, haces de datos, programan de apoyo, protocolos de comunicacin) es una condicin ideal difcil de satisfacer. 5) Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad, respaldo y acceso concurrente de los datos. 1.7. FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Los sistemas de informacin difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos estn determinados por el propsito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organizacin. A pesar de las diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de informacin, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, segn ). Senn, son las siguientes: l. Procesamiento de Transacciones. La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realizacin de actividades en la organizacin (vase, seccin 1.3). 2. Definicin de Archivos. Consiste en almacenar los datos capturados, por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a (1) una estructura u organizacin de almacenamiento adecuada (base de datos o archivos); (2) un mtodo que facilite su almacenamiento, actualizacin y acceso; y (3) un dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, diskettes, etc.). 3. Mantenimiento de Archivos. Los archivos o haces de datos del sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones bsicas de mantenimiento son la insercin, la modificacin y la eliminacin de datos en los medios de almacenamiento. 4. Generacin de Reportes. La realizacin de esta funcin es esencial para el sistema de informacin, ella se encarga de producir la informacin requerida y transmitirla a los puntos o centros de informacin que la soliciten. Esta transmisin de informacin se puede efectuar mediante el movimiento fsico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnticas, "diskettes", etc.) o mediante la comunicacin de seales elctricas digitales o analgicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de informacin se clasifican en: a. Reportes de Errores. Los cuales proporcionan informacin sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.

b. Reportes ele Actividad. Proporciona informacin sobre las actividades o elementos de la organizacin. No estn orientarlos a la toma de decisiones. Por ejemplo: listarlo de empleados, listados de inventario de piezas, etc. c. Reportes Regulares. Estn orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formare fijo, por lo que se pueden generar automticamente. d. Reportes de Excepcin. tiles para controlar situaciones anormales pues sealan la ocurrencia de condiciones "fuera de lmite". Tienen un formato predefinido y se pueden generar automtica hijo solicitud o cuando ocurra la condicin anormal. e. Reportes no Planeados. Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido. f. Reportes Especiales. Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas. Involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si...". No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automticamente. Los dos primeros reportes son producidos por el subsistema de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los produce el subsistema de procesamiento de informacin. 5. Procesamiento de Consultas, Parte de la informacin requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicacin hombre mquina. Esta funcin es generalmente ejecutada por los subsistemas de administracin de datos, que facilita el acceso a los datos, y de procesamiento de informacin, que transforma los datos almacenados en informacin. La mayora de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realizacin de esta funcin, denominada lenguaje de consulta o de interrogacin o lenguajes para el dilogo hombre mquina. 6. Mantenimiento de la Integridad de los Datos. Los datos mantenidos por el sistema de informacin deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

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Los sistemas de manejo de bases de datos que existen en la actualidad facilitan la ejecucin de varias de las funciones de un sistema de informacin, en especial las mencionadas en apartados 2, 3, 5 y 6. Su uso lleva a una reduccin sustancial del tiempo empleado en el diseo y construccin de los programas de aplicacin, de all la popularidad y uso difundido que tienen tales sistemas en el desarrollo de sistemas de informacin. 1.8. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Una organizacin generalmente posee ms de un tipo de sistema de informacin cada uno de ellos tiene sus propias caractersticas y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la satisfaccin de necesidades de informacin de dicha organizacin. La mayora de estos sistemas estn interrelacionados, no necesariamente integrados, bien en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseos, o en forma indirecta debido a la comunicacin formal o informal de informacin entre ellos. Varios autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos tipos de sistemas de informacin en cualquier organizacin: 1. Sistemas de Informacin Formal. Basados en un conjunto de normas, estndares y procedimientos que permiten que la informacin se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. L1 informacin formal puede ser producida por el computador. 2. Sistemas de Informacin Informal. Estn basados en la comunicacin no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organizacin. Este tipo de sistema no tiene estructura y no sigue normas o procedimientos establecidos porque su informacin puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta; imposibilitndose as, el procesamiento automtico. M. J. Alexander clasifica los sistemas de informacin de una organizacin, en base a su naturaleza y objetivos, de la siguiente manera: 1. SISTEMAS DE COMUNICACIN Transmiten informacin entre diferentes subsistemas de una organizacin. Estos subsistemas pueden ser personas de la organizacin o equipos electrnicos (computadores, terminales, impresores, telex, etc.). La informacin producida como salida por uno o varios de estos subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada por otro de ellos, por lo que la interfase entre dos subsistemas es el mensaje que se transmite. Se establece, de este modo toda una red de comunicacin de informacin entre diferentes subsistemas de la organizacin. El objetivo de esta red es impartir conocimiento, pensamientos, i ideas, percepciones, propiedades, rdenes y datos organizados entre los i subsistemas que lo componen.

2. SISTEMAS DE INFORMACIN INFORMAL.. Es una red no estructurada de comunicacin informal entre personas dentro o en el ambiente de la organizacin. Este tipo de sistema surge del contacto entre personas orientado a satisfacer sus necesidades de informacin relativas al trabajo 0 hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes, etc.). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de transmisin y divulgacin de informacin til a la organizacin. 3. SISTEMAS DE INFORMACIN ORGANIZACIONAL. Formados por los flujos o canales de informacin que transmiten mensajes entre los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin desde les niveles de planificacin, pasando por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la comunicacin puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes transmitidos estn relacionados con los objetivos, metas, planes, polticas, procedimientos, normas, estndares, directivas e instrucciones u rdenes para ejecutar las tareas de la organizacin (sentido de arriba hacia abajo), as como con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, etc., originados al ejecutar las tareas (sentido de abajo hacia arriba). Por consiguiente, el objetivo de este tipo de sistema de informacin es transmitir las directivas organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la informacin de retroalimentacin necesaria para controlar la organizacin. La comunicacin en este tipo de sistema es de los tipos verbal o escrita por lo que la automatizacin de la informacin organizacional es difcil y quizs innecesaria. 4. SISTEMAS DE INFORMACIN OPERATIVOS. Son definidos como sistemas de informacin que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realizacin de operaciones bsicas en la organizacin. El objetivo primordial de este tipo de sistema es el de preparar y mantener los registros de datos originados por las operaciones elementales (rutinarias) de la organizacin. Ejemplo de ellos son los sistemas de nmina de pago, los sistemas de contabilidad, los sistemas de adquisicin de datos, y los sistemas de reservacin de pasajes. El carcter rutinario de las operaciones de una organizacin hacen que este tipo de sistema pueda ser fcilmente automatizado. De hecho una gran mayora de los sistemas de informacin que existen, en la actualidad, corresponden a este tipo. 5. SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL Es un tipo de sistema que proporciona la informacin necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solucin de problemas en una organizacin. El objetivo de este tipo de sistema es proporcionar a los gerentes informacin confiable, a tiempo y completa relacionada con el rendimiento y estado de la organizacin.

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Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema sor. producidos por el sistema de informacin operativo, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de informacin gerencial. Las salidas de sistemas estn constituidos fundamentalmente por dos tipos de reportes: (1) Reportes de actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las actividades que toman lugar en la organizacin durante un cierto perodo de tiempo (Ejem. reportes de ejecucin presupuestaria, reportes de ventas, estado de ganancias y prdidas, etc.), (2) Reportes de estado, utilizados para determinar las condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la organizacin en un momento dado del tiempo (ejemplos: balance general, listado de inventario, listado de empleados, estadsticas, etc.). 6. SISTEMAS DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES. Es un tipo muy especial de sistema de informacin caracterizado por procesar datos para realizar automticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la accin que se debe tomar para mantener a la organizacin dentro de condiciones normales de funcionamiento. En el rea gerencia) su objetivo es ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitindole evaluar, mediante el uso de modelos automati de decisin, control, simulacin, etc., diferentes alternativas. Se establece de este modo una comunicacin interactiva entre el gerente y la mquina basada en interrogantes del tipo "qu ocurre s...?". Dentro de este tipo de sistema de informacin existen diferentes niveles o grados de automatizacin que van desde los sistemas manuales hasta los sistemas totalmente automatizados, los cuales reemplazan al hombre en el proceso de toma de decisiones. En la actualidad, este ltimo tipo de sistema es solo posible de implementar cuando las decisiones que se deben tomar son estructuradas, esto es programadas, repetitivas y rutinarias, como por ejemplo, en las plantas industriales, refineras, plantas qumicas, etc; caracterizadas por procesos rutinarios, definidos, repetitivos y controlables. Algunos ejemplos de estos tipos de sistemas son los sistemas de control de procesos y los autmatas o robots industriales. 7. SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS. El procesamiento de datos es parte fundamental e implcita de la mayora de sistemas de informacin discutidos anteriormente. Sin embargo existe un tipo de sistema de informacin cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en informacin fcil de entender y utilizar. La informacin producida puede ser utilizada por el usuario, con algn fin especfico, en la realizacin de sus tareas o actividades. Este tipo de sistema recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los ms conocidos son los sistemas de anlisis de datos estadsticos (SAS, SPSS, etc.), los sistemas generadores de reportes (REPORTER, etc.) y los procesadores de texto o palabra (WORDSTAR, RLJN OFF, EASYWRITER, etc.).

Dependiendo de la complejidad y tamao de organizacin, estos tipos de sistema de informacin se integran para configurar un sistema de informacin global, tal es e caso de los sistemas de informacin operacional, gerencia] y de apoyo para la toma d decisiones, cuya integracin se debe bsicamente a dos razones: ( I ) el diseo de sistema y (2) el uso de computadores que permitan manipular grandes haces de dato.

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