Sistemas Administrativos

Sistema Nacional de Archivos

ISO 30300 y 30301: su incidencia en los archivos

Ada Mendoza Navarro(*)
ndice Resumen Ejecutivo

1. Introduccin 2. Cmo se percibe ISO 30300 en la gestin de documentos de archivo? 3. Cmo recibe la comunidad archivstica la nueva norma? 4. Objetivos de ISO 30300 5. ISO 30301 6. Conclusiones

Las normas ISO en los archivos, a partir de ISO 15489 parte 1 y 2 Gestin de Documentos, vienen suscitando especial inters entre los archiveros. Cada vez ms organizaciones tratan de incorporarlas en su quehacer archivstico, pero tambin se implementan como parte de un trabajo normativo tcnico integral en el que concurren otras normas ISO relativas a los sistemas de gestin: de calidad, medio ambiental y seguridad de la informacin. Todas ellas actualmente se condensan en las normas ISO 30300 y 30301 que a continuacin comentaremos destacndolas como una herramienta importante en la gestin de los documentos de archivo, conducente a la vez, a su correspondiente certificacin.

1. Introduccin La norma ISO 30300 Management Systems for Records es un conjunto de estndares desarrollados por ISO (International Organization for Standarization), a travs del Subcomit SC11 Archives/Records Management que tambin desarroll la Norma ISO 15489 Information and Documentation, Record Management (Comit 46) recoge el vocabulario bsico relacionado con la gestin, con el sistema de gestin de documentos, con los documentos mismos y con los procesos de gestin documental. En esta oportunidad nos centraremos en parte de la familia ISO 30300 que se inicia en el ao 2007 durante la revisin de la norma ISO 15489 de gestin de documentos. Las normas ISO 30300 y 30301 fueron publicadas en diciembre de 2011. Los Comits Tcnicos de ISO elaboraron las dos primeras normas de la serie de normas 30300: Working Group 8 Convenor, encargado de la norma ISO 30300 Management systems for records - Fundamentals and vocabulary; y Working Group 9 Convenor, encargado de la norma ISO 30301 Management systems for records-Requirements. La norma se inscribe en la necesidad de mantener sistemas de gestin de documentos diseados para la mejora continua. En la Introduccin de la norma se establece claramente que: La gestin documental hace posible la eficiencia, la rendicin de cuentas, la gestin de los riesgos y la continuidad del negocio. Tambin permite a las organizaciones capitalizar el valor de sus recursos de informacin convirtindolos en activos comerciales y de conocimiento, y contribuyendo a la preservacin de la memoria colectiva, en respuesta a los desafos del entorno global y digital(1).

2. Cmo se percibe ISO 30300 en la gestin de documentos de archivo? La serie de normas 30300 nace con una vocacin integradora con los sistemas de gestin, basndose en la existencia de una poltica y objetivos documentados y de unos procedimientos que describen los diferentes procesos en un sistema de gestin(2). Adems esta norma a diferencia de la ISO 15489 es certificable, este es un aspecto caracterstico de las normas de rango Management System Standard (MSS) para lo cual se deber contar con una entidad certificadora acreditada. Por tanto estamos frente a una norma que exhibe mayores beneficios para la gestin de documentos, sin desconocer las bondades de otras normas ISO que confluyen en su aplicacin. ISO 30300 consta de dos partes:

Fuente: archivistica.blogspot.com

ISO 30300 Management systems for records Fundamentals and vocabulary. ISO 30301 Management systems for records Requirements.
Mara Rosa Lloveras seala las coincidencias con las normas ISO anteriores en tanto existan normas ISO del mbito de la gestin documental como las normas ISO 15489 de gestin de documentos y adems las normas ISO 9001 (gestin de la calidad), ISO 14001 (gestin ambiental), ISO 27001 (gestin de la seguridad de la informacin, con lo cual ISO 31000 (gestin del riesgo) o ISO 30301 (gestin para los documentos), definen, cada una en su mbito de actuacin especfico, un modelo de buenas prcticas con el propsito de que una organizacin pueda gestionar adecuadamente sus procesos y lograr los resultados deseados(3). Una norma del rango Management System Standard (MSS) como 30300, es la

(*) Abogada de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Maestra en Gestin de Polticas y con estudios concluidos de Doctorado por la Universidad Nacional Federico Villareal. Consultora Internacional y miembro del CLAID TEAM, equipo para la difusin del Proyecto INTERPARES-International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems para el Caribe y Amrica Latina (University of British Columbia, Vancouver-Canad). Es autora de libros y artculos publicados en ediciones especializadas nacionales y extranjeras.

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toda gestin de documentos y por supuesto en el trabajo archivstico de estos tiempos, con lo que podemos afirmar que la norma ofrece ventajas de integracin permitiendo situar al profesional de archivo dentro de los procesos que la organizacin va implementado en trminos de calidad, siendo un componente ms de un conjunto de actuaciones de la organizacin de manera integral, donde la gestin documental es parte fundamental de ese conjunto. De otro lado, es necesario destacar que las normas ISO pueden aplicarse independientemente, una no exige que la otra concurra necesariamente, por tanto bien puede aplicarse ISO 15489 sin que se requieran las otras normas, el plus se presenta cuando adems, es posible medir la calidad (ISO 9001), asegurar la informacin (ISO 27000), el medio ambiente (ISO 14001) y auditar el sistema de gestin, donde encontramos un posicionamiento importante de ISO 30300 para cualquier organizacin que busca la certificacin de sus procesos de gestin documental. Sobre esta integracin Carlota Bustelo apunta que tal como est planificado en pocos aos todas las normas ISO tendrn una estructura idntica y unos requisitos comunes redactados de la misma forma, muy prximos a la redaccin de ISO 30301, se aadir a los requisitos comunes, los requisitos especficos de cada norma y del mismo modo la definicin de trminos comunes estar alineada con el vocabulario de ISO 30300(7). La norma establece que la auditoria del sistema de gestin documental se debe realizar a intervalos para conocer si el Sistema de Gestin Documental (SGD) cumple con los requisitos propios de un SGD y de la norma en aplicacin, esta es 30301, adems constatar si se est implementando de forma efectiva. En ese sentido la organizacin tendr que planificar, establecer, implementar y mantener un programa o programas de auditora, en los que considerar la frecuencia, los mtodos, las responsabilidades y los requisitos para planificar y hacer los informes que adviertan las anomalas y quienes asumen las medidas correctivas, todo ello teniendo en cuenta la importancia de los procesos a auditar y los resultados de auditoras previas, entendindose que la evaluacin es permanente, debindose definir los criterios y el alcance de cada auditora; seleccionar los auditores y realizar las auditoras asegurando la objetividad e imparcialidad del proceso; as como asegurar que los resultados de las auditoras se transmiten a los directivos pertinentes, caso contrario no se podran aplicar las medidas correctivas o en todo caso, las decisiones en este aspecto seran insuficientes; y finalmente se deber incluir la evidencia de los resultados en la informacin documentada. La norma ISO 19011:2002, Guidelines for auditing management systems, antecedente de la aprobada con fecha 11 de noviembre de 2011, ISO19011:2011. Guidelines for auditing management systems, que es la revisin de la anterior, establece los lineamientos para la auditoria de los sistemas de gestin e incluye los principios de auditora. Es de aplicacin a cualquier organizacin que requiera de auditora externa e interna de sus sistemas de gestin, incluyendo al personal, programas de auditora, auditores y equipos de auditores. 4. Objetivos de ISO 30300 La norma establece los siguientes objetivos: a) Llevar a cabo las actividades de la organizacin y prestar los correspondientes servicios eficientemente; b) Cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y de rendicin de cuentas; c) Optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio; d) Facilitar el funcionamiento efectivo de una organizacin en el caso de un desastre; e) Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, que incluye la gestin de los riesgos asociados con la existencia de, o falta de, pruebas de una actividad organizativa; f) Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas actuales y futuras; g) Soportar las actividades de investigacin y desarrollo; h) Apoyar las actividades promocionales de la organizacin; y i) Mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social. Estos objetivos se enmarcan en la necesidad de contar con un SGD protegido y a la vez til a la organizacin tanto para el desarrollo de sus actividades internas, como externas y sobre todo de servicio al cliente a travs de los documentos de archivo que prueban los derechos, tanto de la organizacin como de su personal y cualquier interesado, sobre la base de documentos fidedignos. Asimismo se requiere definir y documentar el Sistema de Gestin (SG), lo que de acuerdo con la norma puede incluir la totalidad, funciones especficas, secciones especficas de la organizacin, o una o ms de las funciones de un grupo de organizaciones. Cuando se establece para una o ms funciones especficas de un grupo de organizaciones, debe incluir las relaciones entre estas y los roles de cada entidad. Cuando una organizacin externaliza algn proceso que afecte al cumplimiento de los requisitos del SGD, se debe asegurar el control sobre dicho proceso. Los controles deben identificarse como parte del alcance del SGD.

que incide en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional en trminos de la mejora continua. Carlota Bustelo seala como caractersticas de ISO 30300, las siguientes: a) Son el compendio de los requerimientos necesarios para la puesta en marcha del sistema de gestin de la organizacin desde el punto de vista de la gestin de los documentos y las evidencias. b) Especficamente la parte operativa del sistema de gestin desde el punto de vista de los documentos y las evidencias se centra en los procesos documentales. c) Por definicin todos los MSS son normas que pueden ser certificadas por terceras partes, por lo que la publicacin de las mismas abre la posibilidad de que las entidades certificadoras las incluyan en su portafolio de servicios(4). Bustelo precisa que el sistema de gestin es de la organizacin por lo que se integra con la calidad (9000), la gestin medioambiental (14000) o la seguridad de la informacin (27000), por tanto se basa en la mejora continua, que obliga a la evaluacin de los resultados, la gestin de las no conformidades y la puesta en marcha de acciones correctivas, todo ello de forma verificable por terceras partes. Adems, como no poda ser menos, se basan en toda la experiencia adquirida y las buenas prcticas surgidas de la archivstica, el records management y el recordkeeping (ISO 15489 y otras normas tcnicas) que son compatibles con la norma 30300(5). Debemos precisar que un sistema de gestin de documentos es parte de una poltica y objetivos en relacin con los documentos que da a da se van produciendo, por tanto se tendr que definir responsabilidades. Cada componente asume un determinado rol, asimismo ser necesaria una evaluacin permanente y controles respectivos a la vez que los resultados de la evaluacin permitirn la mejora continua. 3. Cmo recibe la comunidad archivstica la nueva norma? Algunos especialistas sealan que la aprobacin de una norma integradora de las ya sealadas lneas arriba no ha sido bien entendido por algunos sectores profesionales, porque percibe un sistema de gestin como algo con una entidad propia al margen de las organizaciones donde se implanta, seala Carlota Bustelo sin embargo debera visualizarse no como una renuncia sino como una conquista(6). En efecto a nuestro modo de ver la integracin no hace sino sumar, en tanto: la calidad, medio ambiente y seguridad de la informacin son elementos indispensables en

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Se establecen como principios de un SGD: a) Generalidades, basadas a su vez en los principios establecidos en los numerales 2.4.2 a 2.4.8 de la norma: el enfoque al cliente y otras partes interesadas, tanto de necesidades actuales como futuras; b) Liderazgo y responsabilidad, motivando al personal para implementar buenas prcticas en la gestin de documentos a fin de apoyar la rendicin de cuentas; c) Toma de decisiones basada en la evidencia teniendo como propsito la conservacin de documentos fiables y autnticos d) Implicacin del personal que demanda las responsabilidades que cada uno asumir y una formacin apropiada para todos aquellos que se vinculan directamente con los documentos; enfoque sobre procesos de la gestin de las actividades y programas de la organizacin y tambin los procesos de creacin de documentos que se percibe como integrados; e) Enfoque sistemtico de la gestin con las actividades de gestin de documentos en las actividades de la organizacin en el contexto ms amplio de un sistema de gestin que incluye el anlisis de requisitos y planes y la implementacin, revisin y mejora de sus polticas y procedimientos de forma regular; f) La mejora continua como uno de los pilares ms importantes de toda la aplicacin, bajo la supervisin regular, revisin y mejora continua del desempeo de todo el SGD; se alimenta la revisin y mejora continua del sistema general de gestin de la organizacin; g) El enfoque sobre procesos para un SGD en tanto, todas las organizaciones, independientemente de su tamao o la naturaleza de su negocio o actividad, determinarn e implementarn procesos de trabajo apropiados para alcanzar sus metas y objetivos especficos. La norma
system (3.4.5) A.3.4 Generic relation management system (3.4.5) management system for record (3.4.2) records system (3.4.2) A.3.4 Partitive relation A.3.4 Relacin genrica

refiere el empleo consciente de un sistema de identificacin y gestin de la naturaleza dinmica de dichos procesos y sus interrelaciones que se denomina: enfoque sobre procesos. En cuanto al papel de la alta direccin, se seala que es responsable del establecimiento de la orientacin de la organizacin y de la comunicacin de prioridades al personal y partes interesadas. Esto incluye vincular el SGD a las metas y requisitos de la organizacin y comprender los riesgos asociados a gestionar inadecuadamente los documentos de la organizacin. 5. ISO 30301 La norma se refiere a los requisitos que debe cumplir un SGD con el fin de apoyar a una organizacin en la consecucin de sus fines, misin, estrategia y metas. Indica la implementacin de una poltica y objetivos de gestin documental y facilita informacin sobre la medicin y supervisin de sus resultados(8). A continuacin haremos un breve comentario. La norma seala como sus destinatarios a la alta direccin que toma las decisiones de establecer e implementar un sistema de gestin en su organizacin, y a los responsables de la implementacin del SGD, como: los profesionales en las reas de gestin de riesgos, auditora, gestin de documentos, tecnologas de la informacin y seguridad de la informacin. Como podemos apreciar la iniciativa y apoyo para implementar un SGD yace en la plana directiva o funcionarios que gozan del poder de decisin. Si la alta direccin no se involucra y es consciente de la necesidad de contar con un SGD de calidad, realmente poco o nada se podr lograr, de otro lado se requiere de un equipo de profesionales competitivo multidisciplinario donde el archivero es uno de sus integrantes imprescindible, debido a que la funcin de gestin de documentos y tratamiento de los documentos es tarea archivstica.
Sistema (3.4.5) Sistema de gestin (3.4.5) Sistema de gestin para los documentos (3.4.2) Aplicaciones de gestin documental (3.4.2) A.3.4 Relacin partitiva

Respecto de los requisitos, la norma seala que cuando una organizacin establece y revisa sus objetivos de gestin documental debe tener en cuenta los requisitos de negocio, legales, regulatorios y de otra ndole implicados en la creacin y control de documentos, procediendo a su evaluacin y documentacin. En la planificacin se debe contemplar las acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades y la organizacin debe considerar las cuestiones referidas a determinar los riesgos y oportunidades que necesitan tratamiento(9). En lo que se refiere al numeral 4.5 de la norma, Recursos, Capacitacin y Documentacin, es muy importante resaltar que se trata de los recursos en materiales como de capital humano, para cumplir, entre otros temas, con los requisitos de gestin. Incidiremos muy especialmente en la formacin de los archiveros que son actores fundamentales en la implementacin del SGD, quienes deben tender hacia la profesionalizacin (licenciatura en Archivstica y Gestin Documental10) para estar debidamente preparados para implementar todo aspecto novedoso de desarrollo archivstico. Es responsabilidad de la Alta Direccin la asignacin de los recursos que demanda el proceso de GD desde su creacin hasta su puesta en funcionamiento, evaluacin, control y mantenimiento permanente. Deber definir la partida presupuestal necesaria, as como determinar la capacitacin que se requiere para el desempeo e implementacin de los procesos y aplicaciones de gestin documental de la persona o personas que trabajan en ella, con la finalidad de que acudan a los cursos internos o externos que sean necesarios, que a la vez estarn registrados en los expedientes personales respectivos, bajo el establecimiento de un programa de formacin continua en la creacin y control de los documentos, estableciendo un plan de formacin(11). Mara Rosa Lloveras seala: Las organizaciones que quieran implementar la norma ISO 30301 de sistemas de gestin para los documentos deberan, por lo tanto: Alinear los requisitos documentales de los sistemas de gestin ISO que ya estn implantados con los requisitos para la creacin y control de documentos que establece la norma ISO 30301; De manera complementaria, debern disear e implementar el sistema de gestin para los documentos de manera que se adecue a los principios y mtodos que presiden los dems sistemas ISO (revisin por la direccin, gestin de los recursos, planificacin y realizacin de los procesos, evaluacin del desempeo, mejora continua). La implementacin de un sistema de gestin para los documentos segn la norma ISO 30301, realizada al margen del resto de los sistemas de gestin de una organizacin,

Gestin de documentos (3.4.3)

record management (3.4.3)

El Anexo A (Informativo) de la norma ISO 30300, Fundamentos y vocabulario, representa en la figura los conceptos relativos al sistema de gestin para documentos. (Lloveras, Rosa, Records systems o aplicaciones de gestin documental segn ISO 30300, 24.05.12) Fuente: Elaboracin Propia.

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ALCANCE DE ISO 30300 Aplicable a cualquier tipo de organizacin que desee Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD Como apoyo a sus actividades

NOTAS: (1) UNE ISO 30300, diciembre 2011, Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Fundamentos y Vocabulario, Norma Espaola: Esta norma es idntica a ISO 30300: 2011. (2) BUSTELO, Carlota, Documentos de Trabajo, N 2, Serie ISO 30000: Sistema de Gestin para los Documentos, Octubre 2011, 1ra. Revisin, SEDIC, p. 4. (3) LLOVERAS, Mara Rosa, Sobre la importancia de integrar la norma ISO 30301 con el resto de sistemas de gestin, http://www. iso30300.es/aplicacion-de-la-norma-iso30301-en-servicios-de-gestion-documental-1/ [Consulta: 03.02.2013] (4) BUSTELO, Carlota, Micro-estado del arte sobre la norma ISO 30300, por Carlota Bustelo, http://www.iso30300.es/micro-estado-delarte-sobre-la-norma-iso-30300-por-carlotabustelo/ [Consulta: 03.02.2013]. (5) Ibdem, BUSTELO. (6) Ibdem, BUSTELO. (7) BUSTELO, Carlota, Serie ISO 30300: Sistema de Gestin para los documentos, Documentos de Trabajo, octubre 2011, 1ra. Revisin. SEDIC, Ministerio de Cultura-Espaa. (8) UNE ISO 30301, Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. Requisitos. Esta norma es idntica a ISO 30301: 2011. (9) SEDIC, Documentos de Trabajo 2011, 1ra. Revisin, Serie ISO 30300, Sistema de Gestin para los documentos, p. 22. (10) En el Per la Universidad Catlica Sedes Sapientiae ofrece la carrera en 5 aos de estudios de formacin profesional. Pases como: Argentina, Brasil, Costa Rica, Colombia, Uruguay, Venezuela etc. Tambin cuentan con la carrera profesional en archivos. (11) Op. Cit. SEDIC, p. 23. (12) Op. Cit. Lloveras.

Asegurarse a s misma la conformidad con su poltica de gestin documental Demostrar la conformidad con esta norma internacional mediante:

Implementacin de un SGD

1. La realizacin de una auto-evaluacin y auto-declaracin, o 2. La confirmacin de su auto-declaracin por una parte externa a la organizacin, o 3. La certificacin de su SGO por una organizacin externa.

Fuente: Elaboracin Propia.

conllevara una duplicidad que disminuira la eficacia de los mismos, incrementara los costes operativos y, sobretodo, dificultara el cumplimiento de los requisitos a efectos de una auditora(12). 6. Conclusiones Las normas ISO que se han venido aprobando e implementado progresivamente en favor de los archivos resultan ser valiosas herramientas que han puesto de relieve la necesidad de las organizaciones tanto pblicas como privadas de contar con sistemas de gestin documental debidamente diseados bajo sus alcances, lo que ha redundado en la modernizacin de los archivos en todo el mundo. Si bien ISO 15480 por buen tiempo se constituy en la norma fundamental de la gestin de documentos de archivo, actual-

mente ISO 30300 y 30301 vienen a completar, de manera integral, la puesta en funcionamiento de sistemas de gestin documental desde el momento que se pueden aplicar integradas a otros sistemas como: la gestin de calidad, la gestin del medio ambiente y gestin de la seguridad de la informacin, teniendo como centro, para las ISO en comentario la gestin de los documentos de archivo. La norma en comentario seala como fundamental la toma de decisiones a partir del ms alto nivel cuidando sobre todo de la asignacin de los recursos presupuestales para la puesta en marcha del SGD que demanda el proceso desde su creacin hasta su puesta en funcionamiento, evaluacin, control y mantenimiento permanente. Pero, adems deber definir la partida presupuestaria para la capacitacin del personal que desarrollar las acciones pertinentes para tal fin.

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