SISTEMA DE CONTROL INTERNO ESTRUCTURA

La constitucin Poltica en su artculo 209 seala que la administracin pblica en todos sus rdenes tendr un control interno. Por lo anterior se hace necesario hacer la siguiente diferenciacin.
Control Interno Control Interno

= Sistema de control Interno = - Departamento de control interno

- Auditora interna - Oficina de Control Administrativo

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QU ES CONTROL INTERNO
POLTICAS Y

Lo explicar con un ejemplo : Piense en un motor, este funciona con la integracin de una serie de piezas que unidas entre s, logran generar el movimiento del vehculo.

OBJETIVOS ESTRATGICOS

MTODOS Y PROCEDIMIENTOS

PLAN DE ORGANIZACIN

DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO

PERSONAL IDNEO

NORMAS DE CALIDAD Y EJECUCIN

PRCTICAS SANAS DE CONTROL

MANUAL DE FUNCIONES

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Cual es el beneficio de tener un sistema de Control Interno en la entidad ?
Lograr que las piezas del motor funcionen armnica y sincronizadamente, de tal manera que cumpla su objetivo de generar el movimiento. Para el caso de la entidad, lograr que los componentes del sistema de control interno se integren con el fin de de alcanzar las metas y objetivos preestablecidos.

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Cmo se logra alcanzar un Control Interno efectivo ?
Primero que todo se debe tener en cuenta que el control interno no es un departamento, es una ACTITUD, un COMPROMISO de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, desde la Gerencia hasta el nivel ms bajo de la organizacin.

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En qu consiste el compromiso de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad ?

Cada funcionario al realizar una actividad dentro de la organizacin debe ejercer un control sobre la misma, esto es lo que comnmente se llama AUTOCONTROL cuyo fin primordial es el mejoramiento continuo de la entidad. Por ello se debe tener en cuenta las metas y objetivos en el trabajo y los procedimientos para lograrlos.

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En qu consiste el compromiso de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad ?
Adems el control interno se hace efectivo en la medida que la alta direccin se responsabilice de su establecimiento y desarrollo. Para ello se requiere crear en la entidad : Conciencia de su responsabilidad y del papel que que juega dentro de la organizacin. Procedimientos permanentes autorizados y escritos. Chequeos automticos. Niveles de autoridad claramente definidos. Documentacin soporte.

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ACTORES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO Tienen el conocimiento corporativo de la Organizacin. Mirada objetiva, independiente e imparcial. No tiene intereses creados. Planea en conjunto el S.C.I de la Organizacin. Hace evaluacin integral de los planes y programas. Tiene una mirada estratgica. Profundiza en los procesos riesgosos de la institucin para determinar acciones. GERENCIA Determinar las pautas generales y trazar los lineamientos para la ejecucin del Sistema de control interno. Operar las directrices trazadas por la Gerencia y las contenidas en la norma sobre el Sistema de Control Interno, mediante la aplicacin de herramientas administrativas diseadas para este fin. Como eje central del Sistema de Control Interno, debe realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluacin, apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del sistema del organismo al cual pertenece.

JEFE DE DEPARTAMENTO

FUNCIONARIO

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DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
DEFINICIN : Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno Institucional, de nivel gerencial o directivo.

Polticas y Plan de objetivos organizacin. estratgicos Mtodos y procedimientos de autorizacin y registro en el marco legal. Prcticas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones. Personal idneo.

DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO Normas de calidad y ejecucin. Sistema de mritos y sanciones.

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DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
ELABORAR PLAN DE AUDITORIA AUTORIZADO POR LA GERENCIA Definir tipos de auditora a realizar, prioridades de reas a evaluar, personal y tiempo a utilizar y coordinacin con otras dependencias , entre otras.

F U N C I O N E S

ESTUDIAR Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Recopilar la informacin general del proceso a evaluar, ejecutar el programa de auditora diseado obteniendo las evidencias respectivas y generando el informe respaldado en la informacin consignada en los papeles de trabajo.
Esto se logra comprometiendo a los directivos en este proceso, dictando seminarios, conferencias y manteniendo motivado y comprometido a todo el personal de la organizacin hacindolo parte activa de la solucin de los problemas. Despus de cada auditora y dando un plazo prudencial para la aplicacin de correctivos, se debe hacer seguimiento a las recomendaciones de las auditorias anteriores.

FOMENTAR LA CULTURA DECONTROL EN LA ENTIDAD PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIN VERIFICAR LA IMPLEMENTACIN DE LAS MEDIDAS RECOMENDADAS

INFORMAR PERMANENTEMENTE A LA ALTA DIRECCIN SOBRE EL ESTADO DEL CONTROL INTERNO VERIFICAR QUE LOS CONTROLES DE LOS PROCESOS SEAN CUMPLIDOS POR LOS RESPONSALES LAS DEMS QUE LE ASIGNE LA GERENCIA DE ACUERDO CON EL CARCTER DE SUS FUNCIONES

De cada auditora se deben remitir informes a la Gerencia y dar la explicacin pertinente de los aspectos ms relevantes, as mismo informar y discutir con los auditados el informe de tal forma que se conozcan las debilidades y se facilite la aplicacin de los correctivos. Verificar la correcta ejecucin de los procesos confrontando las acciones con los procedimientos establecidos en los manuales de funciones de tal forma que se puedan identificar desviaciones en la aplicacin de los controles diseados y autorizados. No se puede ser juez y parte en los procesos administrativos. Se debe dejar que cada funcionario asuma su propio control y posteriormente evaluarlos, por ningn motivo podr autorizar o refrendar operaciones.

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DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO
METODOLOGA DE EVALUACIN
REVISIN DE NORMATIVIDAD VIGENTE REVISIN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS OBSERVACIN DE PROCEDIMIENTOS

ENTREVISTAS CON FUNCIONARIOS

IDENTIFICACIN DE DESVIACIONES

RECOPILACIN DE PRUEBAS

EMISIN DE INFORME PRELIMINAR

PRESENTACIN DEL INFORME A LA JEFATURA

EMISIN DE INFORME FINAL A LA GERENCIA

AUTORIZACIN DE LOS CORRECTIVOS

IMPLEMENTACIN DE RECOMENDACIONES

RETROALIMENTACIN

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