Suplemento Especial, Ao 3, Enero-Marzo 1998 http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/supesp/acercamiento.

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Un Acercamiento Metodolgico al Anlisis de la Comunicacin Institucional.

Por: Lic. David Fragoso Franco ENEP Acatln, CADEC Cuando nos asomamos a la gran variedad de los estudios tanto tericos como metodolgicos y prcticos de la Comunicacin Organizacional, encontramos que la mayora de las investigaciones estn abocadas al anlisis de dicho proceso en las empresas. Incluso cuando de manera emprica damos un vistazo a empresas e instituciones publicas y privadas nos percatamos que en las segundas, en general, no se promueve ni se controla la relacin comunicativa que se realiza entre sus actores en cualquiera de los niveles y tipos. Simplemente se da. El percatarnos de esto, surge el inters por conocer cmo se llevan a cabo los procesos comunicativos formales e informales entre los actores que conviven todos los das en las organizaciones-instituciones; cmo la organizacin autorregula los flujos de informacin; cmo los actores perciben y asimilan a la comunicacin y cmo usan en la interpelacin cotidiana que establecen todos los das con los otros que estn all, en el mismo tiempo y el mismo espacio. Por ello, en este sencillo artculo, nos interesa presentar la metodologa de anlisis que se plante para el estudio de la comunicacin en una institucin educativa: una organizacin privada que imparte estudios a nivel medio superior.

"La Leyenda de los Volcanes" 1910

Saturnino Herrn Algunas definiciones Entendemos en este trabajo a la organizacin, a la institucin como un sistema, al cual definimos con Manuel Martn Serrano (1994) como "aquellos conjuntos constituidos por componentes implicados, diferenciados y dependientes". Estos componentes mantienen relaciones entre s y con el sistema y estn mediados por los subsistemas, adems que este sistema est dentro de un entorno con el que tambin mantiene relaciones dialcticas. Si definimos de esta manera al sistema, entonces la organizacin, de cualquier tipo, entra en este criterio. En ella se nos plantea la conjuncin de hombres en vistas a vivirla, a construirla y reconstruirla, desarrollando tareas y manejando su presencia en un espacio y en un tiempo en el cual interacta. A la organizacin la definimos junto con Crozier y Friedberg (1977), no como una estructura pasiva, esttica, preformada, sino como un constructo humano, es decir, como una instancia donde el hombre interacta con otros hombres y con otras situaciones y consigo mismo, con el fin de negociar su presencia, su poder, su dominio y sus capacidades en vistas a otros hombres que pretenden hacer lo mismo que l y donde cada quien buscar los grupos que mayores beneficios a sus objetivos les reporten dentro de la misma panormica de la organizacin. As la organizacin "es un constructo social, cuya existencia plantea problemas". Desde el punto de vista sistmico, donde se plantean el anlisis de los compone ntes y las interrelaciones, entre ellos y del sistema como su entorno, se podra ubicar a la institucin como una organizacin que es parte de otra mayor y con la cual sostiene interrelaciones constantes. Pero, qu es una institucin? Segn Rene Lourau es una forma social que tiene tres momentos: universalidad, particularidad y singularidad. El primero plantea la unidad positiva del concepto (por ello podemos decir que cualquier norma universal es una institucin. El segundo es la negacin de la unive rsalidad. Es la aplicacin del concepto universal , es la encarnacin de ste en condiciones particulares, circunstanciales y determinadas, dentro del grupo heterogneo y cambiante de individuos que difieren por su origen social, edad, sexo, estatus. La

tercera nos habla de la funcionalidad de las formas sociales que las hace diferentes en el entorno social. Entonces, la institucin es una forma social que plantea cmo los individuos se interrelacionan con las dems formas sociales, dentro de ellas, pero en las cuales se dan una serie de elementos positivos y negativos. Encontramos, entonces, que tanto en las organizaciones como en las instituciones, se plantea la interpelacin de los individuos, mediados por formas sociales existentes que responden a funciones sociales determinadas, relacionadas dialcticamente por las normas del entorno. Todas ellas frmulas interrelaciones, interacciones entre los componentes individuales que son los hombres que hacen y transforman lo hecho. Es aqu donde ubicamos a la comunicacin. Si a sta la definimos con Manuel Martn Serrano, como el proceso de intercambio de informacin entre por lo menos dos actores (1994), entonces formulamos que en cualquier organizacin o institucin, constructo o forma social, donde necesariamente hay hombres que las construyen y reconstruyen, que la instituyen o modifican lo instituido, existen procesos de comunicacin. Por ello, a la comunicacin institucional, la definiremos como "un sistema coordinador, cuyo objetivo es la armonizacin de los intereses de la institucin con los de sus pblicos internos y externos, a fin de facilitar la consecucin de sus objetivos especficos y a travs de ello contribuir al bienestar personal, grupal, social y nacional"( 1980 Muriel y Rota:19). Con base en los conceptos anteriores, diremos que la institucin educativa a nivel superior es una organizacin-institucin compuesta por buena cantidad de personal, con una complejidad media en su divisin del trabajo, con una meta : la educacin formal. En ella se llevan a cabo procesos de intercambio de informacin, regulados y no regulados por la misma institucin y por sus propios miembros, aunque no se tenga conciencia de ello.

"Los Ciegos", 1910 con boceto superpuesto de "La Dama del Mantn" 1915

Saturnino Herrn

Metodologa de anlisis El procedimiento que a continuacin se detalla es de carcter emprico, donde se busca conocer lo que la gente piensa, cules son sus actitudes y sus comportamientos organizativos y comunicativos que realizan dentro de la organizacin-institucin donde laboran. Para ello, se utilizan las tcnicas de cuestionario y entrevista y se agrega un anlisis de contenido de los textos instituciona les que plantean la misin y objetivos de la institucin. Para este artculo, slo se presentar la metodologa que se utiliz con el mtodo de encuesta utilizando la tcnica del cuestionario. El procedimiento tuvo como objetivo formular un instrumento de anlisis de la poblacin que permita reconocer los usos de los conceptos, los procesos y las prcticas que realizan los actores de la comunicacin organizacional en una institucin educativa privada. El problema de investigacin que se formul fue que en una organizacin y por ende en una institucin educativa, los procesos comunicativos son indispensables, no slo para la transmisin de informacin (rdenes, informacin, filosofa, etc.) sino tambin para la reproduccin y la transformacin de las relaciones interpersonales y grupales que implican el trabajo cotidiano de la produccin del servicio que ofrecen. En este sentido los usos comunicativos organizacionales implican tres aspectos: 1) Los conceptos o nominaciones, lo que se dice de la organizacin y la comunicacin. Una persona en una organizacin cuando necesita establecer relaciones laborales con los dems requiere de nominar sus acciones, sus procesos y sus prcticas, entonces los conceptos que da de los tres aspectos permiten conocer el uso de los trminos para designar a las prcticas comunicativas referidas a la organizacin y a los procesos organizativos mismos. 2) Los procesos o diversas formas establecidas por la organizacin para la ejecucin de las acciones y a las cuales los actores las llaman o no, conforme las han aprehendido en la institucin. 3) Las prcticas o ejecuciones concretas de las acciones de los actores dentro de las formas establecidas por la organizacin dentro de sus procesos. En este sentido la participacin comunicativa de los actores no solo se da por la nominacin que hace de los procesos y las practicas, sino tambin por su compromiso ante ellos, es decir, lo que hace. Este concepto nos remite hacia la ejecucin en s misma.

Asimismo, el actor que nomina y que hace, establece una conexin epistemolgica, es decir, el uso de los significados (la manera en como se apropia y como lleva a cabo lo que nombra y lo que hace y su relacin, permitir conocer como un individuo es y se hace participe de la comunicacin, en los procesos que establece la organizacin, donde l es constructor de significantes y de significados. Por ello, este problema general se traduce en tres particulares: 1. Cules conceptos nominan al objeto y a las prcticas organizativas y comunicativas dentro de la organizacin? 2. A partir de esta nominacin, cules son las relaciones que se establecen entre concepto, proceso y prcticas en esas organizaciones? 3. Cmo, a partir de esta diferencia, se puede establecer el objeto de estudio de la comunicacin institucional? Las premisas para abordarlo son que estos problemas plantean varios enfoques para tratarlos, uno es que las prcticas organizativas y comunicativas los actores utilizan conceptos creados por la teora y o por la prctica; y el otro es que los actores recrean los procesos y las prcticas especficas con trminos que se acomodan a su entorno, aunque estos mismos se utilicen en otro contexto. Las hiptesis operativas para explicar los usos de los significados en los actores dentro de una institucin son: 1. Los actos comunicativos dentro de la organizacin se dan independiente de la nominacin que los actores hagan de ellos. 2. La nominacin de los actos, los procesos y las prcticas, aunque se dan dentro de la organizacin, son independientes, esto implica que los actores no nominan, sin embargo, las ejecutan. 3. La institucin no interviene en la creacin de nombres y menos en la apropiacin de ellos. 4. El uso que hacen los actores de los nombres y de los procesos es ms de sentido comn que institucionalizado. Los alcances metodolgicos de este procedimiento son que: 1. La aplicacin de un mtodo de encuestas permitir conocer los usos que hacen los actores de los procesos comunicativos dentro de la organizacin. 2. Los resultados de la encuesta en sus las tres tcnicas utilizadas permitirn vislumbrar el objeto de estudio de la comunicacin institucional. Las variables manejadas segn las hiptesis operativas son: 1. Socioeconmicas 2. Trminos de los actores que designan los procesos y a las prcticas comunicativas 3. Compromisos de los actores (ejecucin o lo que hacen comunicativamente) 4. Usos de los significados por parte de los actores.

La operacionalizacin de estas variables la encontramos en el siguiente cuadro Tabla de especificaciones para el cuestionario. Con base en esta tabla, se dedujeron los reactivos de acuerdo al nmero de ndice. Esto se modeliz de esta manera: __________________________________________________________________ ______
Concepto/ categora/ ndice/ pregunta/ posibles respuestas

__________________________________________________________________ ______ Con base en este modelo se realiz la arrogacin para seleccionar y ordenar las preguntas, estableciendo los criterios para promover respuestas objetivas y no condicionadas. Se elabor el cuestionario piloto tomando en cuenta los pasos anteriores. Se llev a cabo el piloteo del instrumento tomando un diez por ciento de la muestra. Para ello se formul el universo distribuido en estratos. Se formul estadsticamente la muestra y despus se llev a cabo la proporcionalizacin de dicha muestra por cada uno de los estratos tomados en cuenta. El piloteo se realiz al azar y su fin era probar el instrumento mismo y los datos obtenidos con el fin de prever la comprobacin de las hiptesis operativas y preliminares. Se llev a cabo el piloteo y la codificacin de sus datos. Se corrigi y se elabor el cuestionario final. La aplicacin del cuestionario final se realiz bajo criterios establecidos para ello, los cuales fueron: aplicacin directa, en el lugar de trabajo, con una duracin de mximo diez minutos, se solicit atencin absoluta (Ver tabla de especificaciones).

La codificacin de los datos fue estadstica obteniendo frecuencias, porcentajes y medidas de tendencia central de los datos por pregunta. Los resultados se graficaron en barras o pastel. Posteriormente, se describieron los datos, pregunta por pregunta, tomando en cuenta cada uno de los indicadores y cada una de los ndices de respuesta. Dicha descripcin se realiz tomando en cuenta los siguientes aspectos: 1. Variables socioeconmicas 2. Existencia de la comunicacin en lo que se hace entre iguales 3. Existencia de la comunicacin en lo que se hace entre jefe y jefe 4. Existencia de la comunicacin en lo que se hace entre subordinados con subordinados 5. Existencia de la comunicacin en el proceso organizativo entre iguales 6. Existencia de la comunicacin en el proceso organizativo entre jefe y jefe 7. Existencia de la comunicacin en el proceso organizativo entre subordinado y subordinado

8. Existencia de la comunicacin de subordinado a jefe: datos generales, por parte del jefe, por parte del subordinado 9. Existencia de la comunicacin en el proceso organizativo entre subordinado y jefe: datos generales, por parte de los jefes, por parte del subordinado. 10. Existencia de la comunicacin en la relacin jefe-subordinado: datos generales. CUESTIONARIO FINAL ESTRATIFICACION TIPO DE CUESTIONARIO TIPO DE ORGANIZACIN I ( ) E ( ) NIVEL No. CUESTIONARIO NOTA: El presente cuestionario no busca otro fin ms que conocer sus opiniones con respecto a las formas de comunicacin que se dan en la institucin donde labora. Sus respuestas sern usadas de forma confidencial y servirn para un trabajo acadmico. (Por la naturaleza de esta pgina, slo presentamos dicho cuestionario) INSTRUCCIONES GENERALES: Responda las preguntas segn lo solicite el entrevistador. Cada seccin de reactivos tendr sus propias caractersticas y el aplicador se lo har saber. 1. E DAD 2. SEXO MASC. ( ) FEM ( )

3. GRADO DE ESTUDIOS: PRIMARIA ( ) SECUNDARIA TCNICA ( ) SECUNDARIA ( ) CARRERA TCNICA ( ) PREPARATORIA ( ) PROFESIONAL ( ) POSGRADO ( ) 4. QUE CARRERA Y / O POSGRADO: INSTRUCCIONES: Responda lo que se pide y en caso de que su respuesta sea negativa cancelar las opciones que cada reactivo le dar. 5. Usted mantiene comunicacin con otras personas del mismo nivel de puesto que el suyo? s ( ) no ( ) (si es no cancele la 17) a) Cuntas veces al da? b) Considerando los das en que ms se comunica y los que menos, cuntas veces al d a? c) Por qu medios? (anote los tres ms usados)

6. En la organizacin donde usted trabaja se han establecido procedimientos o mecanismos para la comunicacin entre personas del mismo nivel de puesto? s ( ) no ( ) (si es no cancele la 20) 7. Se comunica con su jefe o con otros jefes en donde trabaja? s ( ) no ( ) (si es no cancele la 18) a) Cuntas veces al da? b) Si considera los das en que ms y menos se comunica, cuntas veces a la semana? c) Por qu medios? (slo los tres ms usados) 8. En el lugar dnde labora existen procedimientos o mecanismos para la comunicacin entre personas de menor jerarqua con los de mayor jerarqua? s ( ) no ( ) (si es no cancele la 21) INSTRUCCIONES: LAS SIGUIENTES DOS PREGUNTAS SLO SE APLICAN A LOS JEFES, SI ES EMPLEADO PASE A LA NUMERO 11. 9. Usted se comunica con personas de menor jerarqua que la suya? s ( ) no ( ) (si es no cancele la 19) a) Cuntas veces al da? b) Si considera los das en que ms se comunica y menos, cuntas veces a la semana? c) Con qu medios? (mencione los tres ms usados) 10. En la empresa donde usted trabaja se han establecido procedimientos para la comunicacin entre los jefes y subordinados? s ( ) no ( ) (si es no cancele la 22) 11. Cundo usted se comunica con una persona que tiene el mismo nivel de puesto que el suyo, le da algn nombre a esa comunicacin? s ( ) no ( ) (si es no cancele la 17) 12. Cundo usted quiere comunicarse con su jefe o con una persona con un puesto ms alto que el de usted, llamara a esa comunicacin de alguna forma? s ( ) cmo la llamara? No ( ) (si es no cancele la 18) INSTRUCCIONES: LA SIGUIENTE PREGUNTA SLO SE APLICA AL JEFE; SI ES EMPLEADO PASE A LA 14. 13. Cuando usted se dirige a una persona de menor jerarqua que la suya para comunicarle una informacin, la nombra de alguna forma? s ( ) cmo la llama?

no (

) (si es no cancele la 19)

14. En la organizacin donde usted trabaja, se ha establecido un trmino para designar a la comunicacin entre personas del mismo nivel de puesto? s ( ) cmo lo designa? no ( ) s pero no recuerdo ( ) (si es no cancele la 20) 15. El hecho de que una persona de nivel jerrquico menor se comunique con otra de mayor puesto tiene algn nombre en la organizacin donde trabaja? s ( ) cmo lo llaman? no ( ) S pero no s ( ) (si es no cancele la 21) INSTRUCCIONES: LA SIGUIENTE PREGUNTA SLO SE APLICA AL JEFE; SI ES EMPLEADO PASE A LA 17 16. La empresa donde usted trabaja ha establecido algn nombre para la comunicacin entre una persona de un nivel jerrquico mayor y una de puesto inferior? s ( ) cul es el nombre? no ( ) (si es no cancele la 22) ( ) S pero no me acuerdo 17.________________se denomina la comunicacin que se establece entre personas del mismo nivel de puesto? s ( ) no ( ) 18. ___________________ es como se denomina a la comunicacin que se establece entre un subordinado con su jefe? INSTRUCCIN: LA SIGUIENTE PREGUNTA SLO SE APLICA AL JEFE; SI ES EMPLEADO PASE A LA NMERO 20. 19.___________________es como se nombra a la comunicacin que se establece entre un jefe y un subordinado? 20.___________________es como en la organizacin donde usted trabaja se le llama a la comunicacin que se establece entre dos personas del mismo nivel jerrquico? si ( ) no ( ) 21.___________________se le llama en su lugar de trabajo a la comunicacin que se establece entre un subordinado y un jefe? si ( ) no ( ) INSTRUCCIN: LA SIGUIENTE PREGUNTA SLO SE APLICA AL JEFE; SI ES EMPLEADO PASE AL REACTIVO NMERO 23.

22.____________________ en su lugar de trabajo hace referencia a la comunicacin que se da entre una persona de mayor nivel jerrquico con un subordinado? s ( ) no ( ) INSTRUCCIN: LLENE LOS ESPACIOS CORRESPONDIENTES 23. ANTIGUEDAD EN SU TRABAJO Aos ( ) Meses ( ) 24. DEPARTAMENTO AL QUE PERTENECE: 25. PUESTO QUE OCUPA GRACIAS.

Conclusiones: 1. La mayora del personal es eventual y tiene de 1 mes a 5 aos de laborar en la institucin. 2. S hay comunicacin entre iguales, aunque es mayor y ms frecuente entre subordinados que entre jefes. 3. La comunicacin en general es oral, el escrito se usa poco, mucho menos los medios tecnolgicos. 4. Aunque e xiste comunicacin, la gente no la nombra. 5. Institucionalmente, la comunicacin entre iguales no est regulada, ya que no existen conceptos para nombrarla ni su uso en situaciones concretas. 6. La comunicacin de jefes a subordinados s existe, aunque se da con mayor frecuencia de subordinados a jefes, que viceversa. 7. El medio oral es ms usado de subordinados a jefes. De subordinados jefes a jefes es ms el escrito. Esto implica que hay comunicacin ms formalizada en este nivel. 8. No se nombra a la comunicacin de subordinados a jefes y por lo tanto el concepto no se aplica en situaciones concretas. 9. A nivel institucional no est regulada la comunicacin de subordinados a jefes.

10. La comunicacin de jefes a subordinados s existe y es muy frecuente, aunque de manera oral. 11. La nominacin de la comunicacin de jefes a subordinados pretende un concepto aunque no es generalizado. 12. No existe la comunicacin de jefes a subordinados regulada por la institucin. 13. La comunicacin entre las personas que laboran en la institucin se da como un hecho natural por estar inmersos en una organizacin, adems de que es constante ms entre los niveles bajos que en los altos. 14. La forma de comunicacin es informal, ya que es oral. 15. La institucin no regula los actos comunicativos organizacionales en ningn nivel, ya que la muestra no reconoce trminos, ni procesos instituidos. 16. S se considera el principio de Heideger de que quien no nombra no posee, se puede deducir que si la institucin no ha creado trminos que permitan reconocer los actos y los procesos institucionales, la gente no est integrada y comprometida referencialmente con la institucin. TABLA DE ESPECIFICACIONES

CONCEPTOS 1.- Demogrficas

CATEGORAS 1.1 Semestre

1.2 Turno 1.3 Sexo 1.4 Edad 1.5 Promedio

1.6 Trabajo

INDICES 1.1.1 7 Semestre 1.1.2 8 Semestre 1.1.3 9 Semestre 1.1.4 Egresado 1.2.1 Matutino 1.2.2 Vespertino 1.3.1 Masculino 1.3.2 Femenino 1.4.1 Por cada 5 aos a partir de 21 1.5.1 Menor de 7.0 1.5.2 De 7.0 a 7.9 1.5.3 De 8.0 a 8.9 1.6.1 S 1.6.2 No

REACTIVOS Indica el semestre en el que ests inscrito

Indica el turno al que pertenece Menciona tu sexo Menciona tu edad Cul es tu promedio?

Trabajas actualmente?

1.7 Preespecialidad

2.- Difusin del Departamento

2.1 Plticas Introductorias

1.7.1 Investigacin y Docencia 1.7.2 Persuasivos 1.7.3 Electrnicos 1.7.4 Escritos 2.1.1 S 2.1.2 No

Nombra tu preespecialidad

2.2. Plticas informativas

Antes de iniciar tu SS, conocas las plticas informativas de S.S. dentro de la ENEP? 2.2.1 Saber en qu Qu informacin consiste el S.S. te proporcionaron 2.2.2 Conocer los en las plticas? pasos administrativos para liberar el S.S. 2.2.3 Conocer las act. que se realizan en el S.S. 2.2.4 Conocer en qu dependencias liberar el S.S. 2.3.1 Eligiste Con los carteles concientemente alusivos al S.S. S.S. 2.3.2 Conocer donde realizar el S.S. 2.3.3 No eligi en base a los carteles de S.S.

2.3 Carteles alusivos al S.S.

Si en el anlisis de la comunicacin institucional buscamos encontrar las interacciones comunicativas que se establecen entre los miembros de la institucin ubicndonos en los diversos niveles organizativos y regulaciones que la misma impone a sus miembros, este artculo nos aporta una manera de analizar las relaciones comunicativas desde cmo se nombra a la comunicacin, cmo los actores referencialmente la insertan en los procesos organizativos y cmo realmente la usan en su vida cotidiana. El anlisis realizado en esta institucin educativa nos da la posibilidad de comprender que la regulacin es mnima, ms bien la gente en su interaccin con el otro establece los criterios de relacin, sin casi la intervencin de la institucin.