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Tabla de contenido

FORMULAS AVANZADAS ......................................................................................................... 1


CONCEPTOS PREVIOS ................................................................................................................ 2
FUNCIONES MATEMTICAS Y FINANCIERAS ................................................................................... 4
Funciones automticas ..................................................................................................... 12
FUNCIONES LGICAS ................................................................................................................ 13
Funcin SI ......................................................................................................................... 13
Funciones SI Anidadas. .................................................................................................... 16
Tablas de verdad ............................................................................................................... 19
Funcin Y .......................................................................................................................... 20
Funcin O .......................................................................................................................... 21
Funcin No ........................................................................................................................ 22
Funcin EsBlanco ............................................................................................................. 22
FUNCIONES DE FECHA Y HORA ................................................................................................. 24
Formato de Fechas ........................................................................................................... 25
Frmulas con fechas ......................................................................................................... 27
Funciones asociadas a Fecha .......................................................................................... 31
Aplicaciones de las funciones de fecha. ........................................................................... 32
FUNCIONES DE TEXTO .............................................................................................................. 33
LARGO .............................................................................................................................. 33
MAYUSC ........................................................................................................................... 34
MINUSC ............................................................................................................................ 35
NOMPROPIO .................................................................................................................... 35
IZQUIERDA ....................................................................................................................... 36
DERECHA ......................................................................................................................... 36
EXTRAE ............................................................................................................................ 37
HALLAR............................................................................................................................. 37
ENCONTRAR .................................................................................................................... 38
Concatenar Funciones ...................................................................................................... 39
FUNCIONES DE BSQUEDA........................................................................................................ 43
Funcin BUSCARV ........................................................................................................... 43
Funcin BUSCARV como parte de una frmula o funcin. .............................................. 47
Buscar valores especficos................................................................................................ 48
Permitir entrega de valores aproximados. ........................................................................ 49
Funcin BUSCARH ........................................................................................................... 52
Funcin INDICE ................................................................................................................ 54
Funcin COINCIDIR .......................................................................................................... 55
Funcin ESNOD ................................................................................................................ 55
Bsqueda por referencia cruzada. .................................................................................... 56
Funcin ELEGIR ............................................................................................................... 57
FORMATOS PERSONALIZADOS ............................................................................................ 63
FORMATO PERSONALIZADO A NMEROS .................................................................................... 64
a. Cdigos usados: 0 # , texto * ................................................................................ 64
b. Formato de moneda ...................................................................................................... 67
c. Formato de fecha .......................................................................................................... 69
d. Formatos especiales ..................................................................................................... 71
Cdigos de formato de nmero para fechas y horas ........................................................ 73
Cdigos de formato de nmero para posiciones decimales, espacios, colores y
condiciones ....................................................................................................................... 75
Cdigos de formato de nmero para texto y espaciado ................................................... 76
USAR FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................. 78
Agregar condiciones .......................................................................................................... 80
Cambiar la apariencia de los datos en funcin a formatos condicionales ........................ 86
Utilizar frmulas ................................................................................................................. 88

ADMINISTRAR RANGOS Y FUNCIONES ............................................................................... 93


DESPLAZAMIENTO EN UN LIBRO ................................................................................................. 94
SELECCIN DE RANGOS............................................................................................................ 95
Direcciones de celda ......................................................................................................... 95
Direcciones de bloques de celda ...................................................................................... 95
Operadores de Referencia ................................................................................................ 95
Crear nombres de rango a travs el cuadro de nombres ................................................. 95
Usar el cuadro crear ........................................................................................................ 100
Eliminar un nombre de rango .......................................................................................... 101
Usar nombres de rango en frmulas y funciones. .......................................................... 101
Crear nombres de celdas o rangos desde el cuadro de nombres .................................. 101
Rtulos ............................................................................................................................ 102
LLENADO RPIDO ................................................................................................................... 105
Autorrellenar .................................................................................................................... 105
Rellenar Series ................................................................................................................ 106
Autocompletar ................................................................................................................. 107
Elegir de la lista desplegable .......................................................................................... 108
Repetir un valor en un rango de celdas .......................................................................... 109
SUBTOTALES Y FILTROS ..................................................................................................... 111
NIVELES SUBTOTALES ............................................................................................................ 112
a. Agrupamiento de datos. .............................................................................................. 112
b. Preparando los datos para calcular Subtotales .......................................................... 112
Manejo de los niveles de esquema. ................................................................................ 113
Mltiples subtotales por categora. ................................................................................. 116
Borrar subtotales ............................................................................................................. 121
Subtotales (SUBTOTALES(nm_funcin;valor1, valor2, ...)) ......................................... 122
FILTROS DE DATOS................................................................................................................. 123
Filtro personalizado ......................................................................................................... 124
Filtro mltiple ................................................................................................................... 125
Quitar un Filtro ................................................................................................................. 126
TABLAS Y GRFICOS DINMICOS ..................................................................................... 129
TABLAS DINMICAS ................................................................................................................ 130
Generar tablas dinmicas ............................................................................................... 130
Funcionamiento de una tabla dinmica. ......................................................................... 130
Diseo de la tabla: Filas, Columnas, Pginas, Datos ..................................................... 130
INTERACTUAR CON LA TABLA................................................................................................... 135
Modificar el diseo de la tabla ......................................................................................... 135
Modificar datos en los registros ...................................................................................... 136
Agrupar y mostrar detalles .............................................................................................. 136
CONFIGURAR EL CAMPO DE DATOS DE LA TABLA ...................................................................... 137
AUTOFORMATO DE LA TABLA .................................................................................................. 138
APLICAR FILTROS A LA TABLA DINMICA ................................................................................... 139
Filtros aplicados a los rtulos de fila/columna ................................................................ 143
Filtros de valor ................................................................................................................. 143
Insertar campo calculado ................................................................................................ 144
GRFICOS DINMICOS ............................................................................................................ 146
APLICACIN DE TABLA Y GRFICOS DINMICO ......................................................................... 148
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS ........................................................................................ 157
IMPORTAR ............................................................................................................................. 158
Importar datos de otras aplicaciones: Access y SQLServer ........................................... 158
Archivos ODC (Office Data Connection) ......................................................................... 163
EXPORTAR DATOS .................................................................................................................. 164
Exportar a texto ............................................................................................................... 166
Qu son las Tecnologas XML? .................................................................................... 167
Panel de tareas esquema XML ....................................................................................... 175
Mostrar el cdigo de origen XML .................................................................................... 176

LISTAS................................................................................................................................... 177
PUBLICAR HOJAS DE TRABAJO Y LIBROS EN LA WEB ................................................................ 179
USO COMPARTIDO DE DATOS .................................................................................................. 182
Incrustar archivos ............................................................................................................ 182
Vincular archivos ............................................................................................................. 183
ADMINISTRAR LIBROS Y SEGURIDAD DE DATOS ........................................................... 185
ADMINISTRAR LOS CAMBIOS EN LIBROS ................................................................................... 186
Comentarios .................................................................................................................... 186
Resaltar cambios ............................................................................................................. 187
PROTEGER Y COMPARTIR LIBROS Y HOJAS DE CLCULO ........................................................... 189
DISTRIBUCIN DE LIBROS ....................................................................................................... 195
Qu es Excel Services? ................................................................................................ 195
Cmo funcionan conjuntamente Excel 2007 y Excel Services? ................................... 195
ADMINISTRAR LIBROS ............................................................................................................. 198
Creacin de nuevos libros basados en otros existentes................................................. 198
Crear Libros basados en plantillas .................................................................................. 199
Crear Plantillas de libros ................................................................................................. 201
RECUPERACIN DE ARCHIVOS ................................................................................................ 202
Recuperacin automtica de un libro daado ................................................................ 202
Recuperacin manual de un libro daado ...................................................................... 203
Guardar automticamente una copia de seguridad del libro .......................................... 205
Crear automticamente un archivo de recuperacin a intervalos especficos ............... 206
CONVERSIN DE ARCHIVOS DE EXCEL A FORMATOS XPS Y PDF .............................................. 207
Descripcin general del formato PDF ............................................................................. 207
Guardar un archivo en formato XPS ............................................................................... 208

Captulo

Formulas avanzadas
En este capitulo trataremos los siguientes
Temas:
Funciones matemticas y financieras
Funciones de fecha y hora
Funciones bsqueda
Funciones texto
Funciones lgicas

"No podemos cambiar las cartas que nos han sido dadas,
pero s podemos jugar la partida"
Randy Pausch

Computacin e Informtica II

Microsoft Office Excel

Conceptos previos

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando


valores especficos o argumentos.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o
complejas. Por ejemplo, tenemos funciones
como REDONDEAR que
redondea un nmero a los decimales especificados o la funcion ENTERO que
slo toma la perte entera de un nmero, hasta funciones como DESVEST que
calcula la desviacin estndar de una muestra.
Toda funcin devolver un resultado hacia la celda en que fue digitada.
Microsoft Excel dispone de un conjunto de funciones organizadas por
categoras, las cuales permiten resolver problema especficos de diversas
disciplinas como estadsticas, matemticas, financieras, etc. Incluso podr
crear funciones personalizadas usando Microsoft Visual Basic for Application
VBA.
Puede introducir funciones directamente en la celda o a travs de un asistente:
Insertar funcin.
Para el uso de funciones puede utilizar la Biblioteca de Funciones de la ficha
Frmulas.

Estructura de una funcin


Una funcin esta compuesta por 3 elementos. En la imagen vemos la estrctura de
una funcin:

Estructura de una funcin

La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de
la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por
comas y un parntesis de cierre.
Nombre de la Funcin
Nombre nico que permite invocar a una de las funciones predefinidas de Excel. Para
obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione
MAYSC+F3 (Insertar Funcin). Tambin puede utilizar el botn Insertar funcin de
la Biblioteca de funciones.
Algunos empiezan a digitar la funcin y/o frmula con el signo ms (+), pero esto no es
necesario en Excel.
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Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Argumentos
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o
FALSO, valores de error como #N/A, referencias de celda o rangos con nombre. El
argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los
argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
El orden en que se ingresan los datos se conoce como sintaxis.
Pistas de la funcin
A medida que va escribiendo el nombre de una funcin en una frmula, Excel le ir
mostrando alternativas para su correcta escritura. Cuando Excel detecta la funcin
aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por
ejemplo, escriba =CONTAR.SI( y aparecer la pista. La informacin sobre
herramientas slo aparece para las funciones integradas de Excel.

Informacin sobre la estructura de la funcin.


Incluso, si hace clic sobre el nombre de la funcin se muestra ayuda de la misma.

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Microsoft Office Excel

Funciones matemticas y financieras


Veremos ahora el uso y funcionalidad de algunas funciones bsicas para su trabajo y
que son de propsito general.
Funcin

SUMA

Descripcin
Devuelve la suma de sus argumentos.
Sintaxis SUMA(Arg1, Arg2, Arg30)
Ejemplo:

=SUMA(A1;B5;C2:D5;
RANGOVENTA)
ABS

Devuelve el valor absoluto de un nmero


Sintaxis ABS(nmero)
Ejemplo:

=ABS(-85)
=ABS(22.52)
ENTERO

Redondea al entero inferior ms cercano


Sintaxis ENTERO(nmero)
Ejemplo:

=ENTERO(85.5874)
=ENTERO(-87.5874)
=ENTERO(-81.1874)
REDONDEAR

Redondea a una cantidad especfica de decimales o


incluso parte entera.
Sintaxis REDONDEAR(nmero; ndecimales)
Ejemplo:

=REDONDEAR(3585.587;2)
=REDONDEAR(3585.587;-2)
=REDONDEAR(3585.587;0)
TRUNCAR

Extrae la parte entera de un nmero, truncando los


decimales.
Sintaxis TRUNCAR(nmero[; ndecimales])
Ejemplo:

=TRUNCAR(85.587)
=TRUNCAR(85.857;1)
=TRUNCAR(-85.857)

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Captulo I: Formulas Avanzadas

SUMAR.SI

Suma las celdas que cumplan con una condicin.


Se evalua el primer rango y se suman las celdas
coincidentes en RangoSuma
Sintaxis
SUMAR.SI(Rango;Condicin;RangoSuma)
Ejemplo:

=SUMAR.SI(A2:A10;>200;B2:B10)
=SUMAR.SI(C4:C8; <=300;E4:E8)
PI

Devuelve el nmero 3,14159265358979, o la


constante matemtica PI.
Sintaxis PI()
Ejemplo:

=2*PI()*A3
EXP

Devuelve la constante e elevada a la potencia del


argumento nmero. La constante e es igual a
2,71828182845904,
la
base
del
logaritmo
neperiano.
Sintaxis EXP(nmero)
Ejemplo:

=5*exp(3)
FACT

Devuelve el factorial de un nmero, es decir


1*2*3*4**nmero
Sintaxis FACT(nmero)
Ejemplo:

=FACT(5)
SENO

Devuelve el seno de un ngulo


Sintaxis SENO(ngulo en radianes)
Ejemplo:

=SENO(30*PI()/180)
COS

Devuelve el coseno de un ngulo


Sintaxis COS(ngulo en radianes)
Ejemplo:

=COS(30*PI()/180)
TAN

Devuelve la tangente de un ngulo


Sintaxis TAN(ngulo en radianes)
Ejemplo:

=TAN(30*PI()/180)
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NUMERO.RO
MANO

Devuelve un nmero en romanos


Sintaxis NUMERO.ROMANO(nmero, forma)
Ejemplo:

=NUMERO.ROMANO(12)
Ejercicios con funciones bsicas

Objetivo
Familiarizarse con el uso de las funciones, entender la diversidad de
argumentos y cmo se emplean correctamente de acuerdo a la sintaxis.

Procedimiento
1) Abra la hoja Eventos del libro Clase06.xlsx
2) Por ejemplo se pide calcular el total de los participantes del evento. Usted debe sumar
el rango de celdas de B10:B14.
3) En la celda B16 escriba la frmula: (aqu se usa referencias de rangos)

=SUMA(B10:B14)
4) En la celda C16 se debe calcular el total de Ingresos, usaremos nombres de rango

=SUMA(Ingresos)
5) Tambin Puede especificar rangos separados, por ejemplo en la celda C20 escriba:

=SUMA(Ingresos; Utilidad)
6) Puede usar el mouse para seleccionar el rango, as:

Escriba =SUMA( y realice un arrastre del rango a sumar


7) Usar rangos de celdas de otras hojas. Por ejemplo en la hoja2 escriba:

=SUMA(Eventos!E10:E14)
8) Incluso podr usar la funcin Suma como parte de una frmula, por ejemplo para
calcular el Total USA, en la celda F16 podemos usar:

=SUMA(Utilidad ) * Cambio

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Funcin

PROMEDIO

Descripcin
Devuelve el promedio de un conjunto de valores
numricos
Sintaxis: PROMEDIO(Arg1; Arg2Arg30)
Ejemplo:

=PROMEDIO(C4:G4)
MAX

Halla el mximo valor de un conjunto de valores


Sintaxis: MAX(Arg1; Arg2Arg30)
Ejemplo:

=MAX(C4:G4)
MIN

Halla el menor valor de un conjunto de valores


Sintaxis: MIN(Arg1; Arg2Arg30)
Ejemplo:

=MIN(C4:G4)
CONTAR

Cuenta las celdas con contenido numrico.


Sintaxis: CONTAR(Arg1; Arg2Arg30)
Ejemplo:

=CONTAR(C4:G4)
CONTARA

Cuenta las celdas con contenido. Omite las celdas en


blanco
Sintaxis: CONTARA(Arg1; Arg2Arg30)
Ejemplo:

=CONTARA(C4:G4)
CONTAR.SI

Cuenta las celdas que cumplan con una condicin.


Sintaxis: CONTAR.SI(Rango; criterio)
Ejemplo:

=CONTAR.SI(B2:B10; S)

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Usar funciones bsicas

Objetivo

Escribir funciones bsicas para resolver los siguientes ejercicios;

Procedimiento

1) En la hoja AulaB del libro Clase06.xlsx.


2) Se pide escribir la funcin para calcular la NOTA4. Para obtener esta nota,
duplicaremos la nota ms alta del alumno.
3) Luego, se pide calcular el puntaje acumulado, es decir la suma de las Notas.
4) Adems calcule el nmero de alumnos.
5) Su tabla debe quedar como se muestra en la siguiente figura:

Resultado final

Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, as complete el
Promedio de la hoja AulaB, con una frmula que obtenga el promedio de notas,
descartando la nota ms baja.

=(SUMA(B4:E4) - MIN(B4:E4) ) /3
En esta frmula., primero se suman todas las notas, luego se resta la nota ms baja y
finalmente al resultado se divide entre 3.

El promedio de las tres notas ms altas.

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Captulo I: Formulas Avanzadas

CONTAR
La funcin CONTAR, cuenta las celdas que tienen contenido numrico.
En el siguiente ejemplo utilizaremos la hoja Ventas del libro Clase06.xlsx
1) Ubique el selector de celdas en la celda C40 y escriba la siguiente frmula:

=CONTAR(A5:F29)
2) El resultado que muestra es 74, porque en el rango sealado existen en total esa
cantidad de celdas con datos numricos.
3) Si borra algn nmero del rango sealado el resultado automticamente se
decrementar.
CONTARA
Cuenta las celdas que tienen contenido de cualquier tipo de dato, mas no as las
celdas vacas.
En el siguiente ejemplo utilizaremos la hoja Ventas del libro Clase06.xlsx
1) Ubique el selector de celdas en la celda C41 y escriba la siguiente frmula:

=CONTARA(A5:F29)
2) El resultado que muestra es 148, porque en el rango sealado existen en total esa
cantidad de celdas con contenido.
3) Si borra algn dato del rango sealado el resultado automticamente se decrementar.

Usar la funcin CONTAR.SI

Objetivo
Emplear las funciones CONTAR.SI para hallar totales

Procedimiento

Para esta actividad utilizaremos la hoja Ventas del libro Clase06.xlsx.


La funcin CONTAR.SI, cuenta las celdas de un rango que cumplan con un criterio
especificado.
1) Active la hoja Ventas

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Microsoft Office Excel

Hoja Ventas
2) En esta hoja se pide calcular un resumen de la tabla.

Se pide calcular el resumen.


3) Se pide calcular el nmero de vendedores de la categora A.
Es decir se piensa contar slo aquellas celdas que contengan la letra A en la Categora
(rango C4:C13)
Entonces la frmula de la celda E16 ser:

=CONTAR.SI(C4:C13;"A")
En el ejemplo, se usa referencias de celdas, aunque tambin es posible usar nombres de
rango:

=CONTAR.SI(Categora;"A")
4) Ahora, se pide calcular el nmero de trabajadores de la zona Lima. Es decir se pide
contar las celdas que contengan el texto Lima en la Zona. Entonces la frmula ser:

=CONTAR.SI(Zona;"Lima")

Cuando use criterios, estos deben ir entre comillas, an si son nmeros. Tambin puede
usar el valor de alguna celda como criterios. As, las siguientes frmulas son vlidas:

=CONTAR.SI(Monto; <15000)
si en la celda B20 es igual a Lima, se podra usar:

=CONTAR.Si(Zona; B20)
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Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Usar la funcin SUMAR.SI

Objetivo
Emplear las funciones sumar.si y contar.si para hallar totales

Procedimiento

Para esta actividad utilizaremos la hoja Ventas del libro Clase06.xlsx.


La funcin Sumar.SI permite sumar de acuerdo a un criterio. Es decir suma un rango
de celdas (rango_suma) si el rango cumple con el criterio. Utilice rangos con nombre.

Resumen a calcular.

En el ejemplo se desea calcular el Total del monto facturado de la categora A.


As, se piensa sumar el rango del Monto de las celdas cuya Categora sea A.

=SUMAR.SI(Categora;A;Monto)
Ahora, se pide calcular el Total de facturas emitidas a la zona Lima.

=SUMAR.SI(Zona;Lima;Factura)

Resumen resuelto.

Luego, usando las funciones Contar.Si y Sumar.Si, resuelve el resumen solicitado:

Resumen a calcular

Una vez completadas las frmulas, su tabla debe quedar como la figura:

Computacin e Informtica II

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Microsoft Office Excel

Resultado final

Funciones automticas
Puede usar el botn Autosuma, ubicado en la biblioteca de funciones, para insertar la
funcin Suma y otras ms contenidas en la misma lista.

Botn Autosuma

Para comprobar el uso de esta herramienta, en la hoja AulaB del libro Clase06.xlsx,
realice el procedimiento:
1) Deje el indicador de celdas debajo de un rango. En nuestro caso la celda B10
2) Haga doble clic en el botn Autosuma. Al realizar el primer clic Excel automticamente
detecta el rango a sumar, con el segundo clic se completa la formula y se ejecuta la
suma.
En esta versin el botn Autosuma no slo obtiene la sumatoria del rango detectado,
sino adems tiene ms funciones aadidas a la herramienta. Estas incluyen Promedio,
Contar nmeros, Max y Min.
1) Lleve el indicador debajo de un rango que contenga nmeros.
2) En la barra de herramientas Estndar, despliegue el men del botn AutoSuma.

3) Luego, seleccione la funcin a utilizar.

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Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Funciones lgicas
Una de las principales tareas que podr desarrollar
con una hoja de clculo es el anlisis de la
informacin a travs de expresiones que devuelvan un
resultado de verdadero o falso. Es por eso que
utilizaremos funciones que analicen expresiones de
devuelvan valores lgicos.
Los valores lgicos:
VERDADERO
FALSO
Estas palabras tienen un significado y uso especial en
Excel, tal como veremos a continuacin.

Funcin SI
Estas funcionan evalan una expresin, dando como
resultado valores lgicos Verdadero, falso. Alguna de
ellas son: =SI, = O, etc.

=SI (prueba_lgica; expr1; expr2)


Se utiliza para realizar pruebas condicionales en
valores y frmulas. El resultado de la prueba_lgica
es el valor lgico: Verdadero, se realiza expre1, y si es:
Falso, se realiza expre2.
Ejemplo:

=SI(A2=15, "Correcto", "Incorrecto")


Resultado:
Si el valor de la celda A2 es igual a 15, devuelve "Correcto". (Correcto), en
caso contrario devuelve Incorrecto.
La prueba lgica generalmente usa operadores de relacin, as, las siguientes
pruebas lgicas son correctas:

A>B

A=B

A<B

A<>B

Todas estas pruebas dan como resultado Verdadero (si se cumple la condicin) o
Falso (no se cumple la condicin).

Ejemplos:
Para revisar estos ejemplos, utilizaremos la hoja Jornales del libro Clase07.xlsx

Computacin e Informtica II

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Microsoft Office Excel

Hoja Jornales
Calcular el Monto
El Monto se determina de acuerdo al Tipo. Si el trabajador es bajo Estable tendr un
Monto fijo de 190 mientras que Destajo se pagar 0.5 por unidad producida.
Solucin:

Puede construir la funcin a travs del Asistente o digitando directamente en la celda


la frmula.

Argumentos
Prueba_lgica
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Valores
Tipo = Estable
Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Valor_si_verdadero (expr1)

190

Valor_si_Falso (expr2)

D5 * 0.5

Entonces la frmula ser:

=SI(B5 = Estable; 190 ; D5 * 0.5)


Calcular la Bonificacin:
Se dar a todo trabajador que tenga una produccin por encima de las 200 unidades y
ser del 10% del Monto.

Funcin SI
Argumentos

Valores

Prueba_lgica

D5 > 200

Valor_si_verdadero (expr1)

E5 * 10%

Valor_si_Falso (expr2)

Entonces la frmula ser:

=SI(D5>200;E5*10%;0)
Calcular Estado
La prueba lgica puede contener frmulas o funciones. Por ejemplo, el estado ser
Normal si el promedio de las Unidades es mayor a 190. En caso contrario debe
mostrarse Produccin Baja

Funcin SI
Argumentos

Valores

Prueba_lgica

Promedio(Unidades) > 190

Valor_si_verdadero (expr1)

Normal

Valor_si_Falso (expr2)

Produccin Baja

Entonces la frmula ser:

=SI(PROMEDIO(D5:D15)>190;"Normal";"Produccin Baja")
La tabla debe quedar como:

Computacin e Informtica II

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Microsoft Office Excel

Resultado
Si en la funcin necesita evaluar o asignar algn valor de tipo Texto, use las comillas
para delimitarlos. (Vea la frmula del Monto y del Estado).
Las expresiones pueden ser valores (en el caso de la funcin para calcular Bonif2)
puede usar frmulas (vea la expresin 2 de la Bonif1)

Funciones SI Anidadas.
Una frmula puede contener como mximo
64 niveles de funciones anidadas. Si la
Funcin B se utiliza como argumento de la
Funcin A, la Funcin B es una funcin de
segundo nivel. Observe que al usar
funcione s Si anidad as, an se respeta la
sintaxis de la funcin.

=Si(prueba_logica; expr1; SI(prueba_logica;expr1;expr2))


Para probar estos ejemplos, debe trabajar con la hoja Transporte.

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Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Hoja Transporte
Calcular Monto
En este caso se pide calcular el Monto que ser: Costo * Kilos
Siendo el costo un valor que cambia de acuerdo a la ciudad:
Cusco

3.50

Trujillo 1.90
Arequipa

2.50

As, la frmula para calcular el monto ser:

=SI(B5="Cusco";3,5;SI(B5="Trujillo"; 1,9;2,5)) * C5
Calcular Recargo
Ahora, se pide calcular el Recargo de acuerdo la siguiente tabla:
Normal

Expreso

10

Especial

20

La frmula ser:

=SI(D5="Normal";0;SI(D5="Expreso";10;20))

Computacin e Informtica II

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Microsoft Office Excel

Funciones Condicionales

Objetivo
Usar la funcin condicional =SI, en forma simple y anidada.

Procedimiento

1. En la hoja Vendedores.

Hoja Vendedores
2. En la hoja1 se pide calcular el Bsico de acuerdo a la Categora:
Categora

Bsico

2100

1500

1000

3. Calcule tambin La Asignacin Familiar que se dar solo a los trabajadores


Casados y equivale a S/. 100

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Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

4. Finalmente, calcule el descuento que ser de acuerdo a la siguiente tabla:

Faltas
0
Hasta 2
Mayor a 2

Dscto
0
15 por falta
30 por falta

Su tabla debe quedar como:

Hoja1 despus de la actividad.

Tablas de verdad
Antes de continuar vamos a repasar las tablas de verdad. Durante el trabajo diario
encontrar situaciones que requieran evaluar ms de una condicin antes de tomar
una accin. Aqu encajan los operadores lgicos, por lo que ser importante recordar
su comportamiento al evaluar varias condiciones.
En los siguientes cuadros p y q sern pruebas lgicas y r ser el resultado de
compararlas con un operador lgico.

Computacin e Informtica II

19

Microsoft Office Excel

Funcin Y
=Y(prueba_log1; prueba_log2; ...prueba_log30)
Devuelve Verdadero si todas las pruebas lgicas son verdaderas. En otro caso
devuelve Falso.
Por ejemplo se pide evaluar la tabla Personal de acuerdo a las siguientes
condiciones:

Debe tener Ttulo


Debe tener ms de 2 aos de experiencia
Debe tener hasta 35 aos

Hoja Personal
Aqu, se deben evaluar las 3 condiciones, la frmula ser:

=Y(B2="SI";C2>2;D2<=35)

Hoja Personal resuelta


Ahora para mostrar en lugar de VERDADERO el texto Contratar y en lugar de FALSO
el texto No Apto, debe combinar esta funcin con la funcin SI
Por ejemplo, modifique la frmula a:

=SI(Y(B7="SI";C7>2;D7<=35);"Contratar";"No Apto")

20

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

El resultado ser:

Observe que todas las celdas que contiendan Verdadero se muestran ahora como
Contratar.
En nuestro ejemplo, la funcin Si tiene como condicin Y(.) y no se le iguala con
ningn operador de relacin. Esto es posible ya que esta funcin da como resultado
Verdedero o Falso, que son expresiones lgicas.

Funcin O
=O(prueba_log1; prueba_log2; ...)
Devuelve Verdadero si alguna prueba lgica es Verdadera. Si todas son falsas
devuelve Falso.
Por ejemplo se pide evaluar la tabla de acuerdo a la siguiente tabla:

Que sea casado


Que tenga Hijos.

Hoja Bonificacin
Aqu, se deben evaluar las 2 condiciones, y basta que slo una de las 2 de cmo
resultado Verdadero para que toda la expresin devuelva Verdadero.
La frmula propuesta ser:

=O(B2="C";C2>0)

Computacin e Informtica II

21

Microsoft Office Excel

Hoja Bonificacin resuelta


Ahora para mostrar en lugar de VERDADERO el valor 90 y en lugar de FALSO el valor
0, debe combinar esta funcin con la funcin SI
Por ejemplo, modifique la frmula a:

=SI(O(B2="C";C2>0);90;0)

Hoja Bonificacin resuelta

Funcin No
=NO(Valor Lgico)
Invierte el valor lgico, por ejemplo si el valor lgico es VERDADERO, la funcin NO
devuelve FALSO.

Funcin EsBlanco
=ESBLANCO(valor)
Esta funcin devuelve el valor lgico VERDADERO si valor es una celda vaca, de lo
contrario devuelve FALSO.
Usaremos esta funcin para evitar errores si alguna de las celdas de una frmula esta
vaca.
En nuestro ejemplo, tenemos la hoja Cambios:

22

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Hoja Cambios
En este ejemplo, la celda B7 tiene la frmula

=B5 / B3
Si borramos la celda B3, la celda B7 muestra un mensaje de error ya que se esta
realizando una divisin por entre una celda vaca.

La celda B7 muestra un Error


Mejoremos la frmula para que slo se calcule si la celda no esta vaca:

=SI(ESBLANCO(B3);0;B5/B3)
Ahora, si la celda B3 esta vaca, se muestra como 0.

Al implementar la frmula, la celda B7 devuelve 0

Computacin e Informtica II

23

Microsoft Office Excel

Funciones de Fecha y Hora


Excel considera a las fechas como valores numricos. Estos valores estn entre 1 (el
cual es considerado como 1 de enero de 1900) al 2958465 (correspondiente al 31 de
diciembre de 9999). As, el nmero 5 corresponde al 5 de enero de 1900 y el 32 al 1
de febrero de 1900. Al contener nmeros, las celdas pueden ser usadas para definir
frmulas.
El ingreso de fechas debe ser muy preciso. En una hoja de clculo escriba:
12-Nov
12-11
12/11
12/11/71
Observe que ahora, Excel muestra estos datos como fechas.

Fechas ingresadas a una hoja de clculo.


Si usted no escribe el ao, las fechas son consideradas del ao actual.
Si usted escribe:

1-4

Excel lo considera como 1 de abril de 2008

Si usted escribe:

20-10

Excel lo considera como 20 de octubre de 2008.

Escriba las fechas propuestas y luego, pulse F2 para ver el contenido:

Pulse F2 para ver el contenido de la celda.


Si usted escribe una fecha y solo indica 2 dgitos para el ao, Excel completa el ao
2000 para fechas menores a 1930 y 1900 para aos posteriores.
Si usted escribe:

30-mar-10

Excel la considera como 30-mar-2010

Si escribe

30-mar-72

Excel la considera como 30-mar-1972

Escriba las fechas propuestas y observe el ao:

24

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Excel inserta el ao a las fechas ingresadas.

Formato de Fechas
Excel aplica un formato automtico a las celdas que contiene fechas. El formato
aplicado es dd-mmm (2 dgitos para el da y 3 caracteres para el mes).

Excel aplica automticamente el formato de dd-mmm a las fechas

Formatos predefinidos.
Para cambiar el formato de fechas aplicado a usa celda o a un rango, realice el
siguiente procedimiento:
1) Seleccione las celdas a cambiar el formato.
2) Haga clic con el botn secundario del mouse sobre las celdas seleccionadas y elija la
opcin Formato de Celdas
3) En la ficha Nmero, haga clic en la categora Fecha
4) Seleccione uno de los formatos integrados.

Computacin e Informtica II

25

Microsoft Office Excel


En la siguiente ilustracin, se muestra algunos de los formatos de este cuadro
de dilogo. Para probar estas opciones, escriba en alguna celda la fecha 1211-71 y aplique los formatos integrados:

Formatos de fechas aplicados al 12-11-71

Formatos personalizados
Al igual que con los nmeros, Excel permite crear formatos personalizados para
mostrar las fechas de acuerdo a las especificaciones que usted necesite. Por
ejemplo, mostrar slo el mes de una fecha, quizs incluir el nombre del da a una
fecha o incluso mostrar un texto que acompae a una fecha:
La fecha 19-8

se puede mostrar como:

Agosto

se puede mostrar como:

martes 19 de agosto

se puede mostrar como:

19 - ago Cumpleaos de Stefano

Para realizar estas acciones es necesario conocer los cdigos que tiene Excel para el
tratamiento de fechas.
Tabla: Cdigos a usar:

Cdigo

Utilidad

muestra dgitos para el da

ddd

muestra la abreviatura del da

dddd

muestra el nombre del da

muestra dgitos para el mes

mmm

muestra la abreviatura del mes

mmmm

muestra el nombre del mes

yy

muestra dgitos para el ao

yyyy

muestra 4 dgitos para el ao

En la siguiente tabla veremos el resultado de aplicar formatos a la fecha 12-11-71

26

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Tabla: Ejemplos de formatos personalizados bsicos

Formato

Resultado

dd-mmm

12-nov

dd-mm

12-11

dd/mm

12/11

dd/mm/aa

12/11/71

dd-mm-aaaa

12-11-1971

En la siguiente ilustracin, vemos ms formatos personalizados para la fecha:


30-03-04.

Ejemplos de formatos personalizados de fecha.

Crear formatos personalizados

Objetivo
Crear y aplicar formatos personalizados de fecha

Procedimiento
1) En el libro Letras.xlsx, haga clic en la Hoja1
2) Luego, aplique un formato de fecha para que la celda D2 se muestre como 14 de
febrero de 2008.
3) Ahora, deber crear formatos personalizados para que las celdas se muestren de
acuerdo a lo requerido en la siguiente tabla:
a. Celda B6: se muestre con el formato mmmm dd
b. Celda B7: se muestre con el formato yyyy dd mmm

Frmulas con fechas


Las fechas son tratadas como nmeros. As usted podr usar celdas que contiene
fechas para usar funciones o definir frmulas. Podr sumar das a una fecha o restar
dos fechas para hallar el intervalo de das entre ellas.

Sumar das a una fecha


Al sumar nmeros a una celda que contenga fechas, Excel considera que se
suman das y el resultado se representa con formato de fecha.

Computacin e Informtica II

27

Microsoft Office Excel


Veamos un ejemplo prctico. En la Hoja2 del libro Letras, se pide calcular el
Vencimiento. Para realizar esto, es necesario sumar a la Fecha de Prstamo el
nmero de das de la columna D.
La frmula ser:

= C5 + D5

Hoja2 con la frmula del Vencimiento resuelta.

En el caso de que la frmula creada no muestre como resultado una fecha, es


necesario aplicar un formato de fecha. Revise el tema Formatos de Fecha en este
mismo captulo.

En la Hoja3, se desea incrementar a la Fecha de Prstamos las Semanas para


calcular el Vencimiento, la frmula ser:

= C5 + (D5 * 7)
La celda D5 (semanas) se multiplica por 7 para poder incrementar das a la Fecha de
Prstamo.

Hoja3 resuelta.

En caso de que quiera sumar meses, podra considerar que cada mes tiene 30 das,
as en la hoja4 la frmula para calcular la fecha de vencimiento sera:

=C5 + (D5*30)

28

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Hoja4 resuelta.

Para sumar meses se est considerando 30 das a cada mes. Esto para ciertos
mbitos, por ejemplo para contabilidad, es normal. Para sumar meses exactos, use la
funcin:

=Fecha.Mes (Fecha_inicial; meses)


Esta funcin nos permita sumar meses a una fecha inicial. Entonces, la frmula en la
hoja4 ser: =Fecha.Mes(C5; D5)

Restar dos fechas


Excel permite restar celdas que contengan fechas, de esa forma usted puede
calcular el intervalo de das entre dos 2 fechas.
En la hoja2 del libro Letras, se pide calcular los das de atraso para cada letra.
Observe que en la celda F2 se tiene una fecha, entonces para calcular los das de
atraso debemos restar la fecha de pago de la fecha de la celda F2 (30 ene).
La frmula propuesta ser:

=$F$2-E5
Se usa la referencia absoluta para que todas las fechas se resten con la misma
celda.

Computacin e Informtica II

29

Microsoft Office Excel


Hoja2 resuelta.

En caso de que el resultado se muestre como una fecha, aplique el formato de


nmero General a las celdas de los das de atraso.

Una forma adicional es utilizando Borrar formatos en las celdas donde se ha


calculado los das atrasados.

Frmulas con Fechas

Objetivo
Usar la aritmtica de fechas para resolver los casos propuestos:

Procedimiento
1) En la Hoja5 del libro Letras, escriba la frmula para calcular el Vencimiento.
2) Escriba otra frmula para calcular la fecha del Aviso de Cobranza, que ser 10 das
antes de la fecha de vencimiento.
3) Aplique un formato de dd-mmm-aaaaa a todas las fechas.

Hoja5 resuelta.

30

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Funciones asociadas a Fecha


Excel posee un conjunto de funciones que manipulan fechas. Entre las cuales se va a
desarrollar las siguientes:

HOY( )
Devuelve la fecha del sistema.
En la Hoja2, escriba en la celda F2 la funcin =HOY( ). Observe que se muestra la
fecha del sistema. Adems, al tener frmulas vinculadas a esa celda, estas se
actualizan:

Uso de la funcin =HOY( ). Observe que los das de atraso se calculan de acuerdo
a la nueva fecha.

AHORA( )
Devuelve la fecha y hora del sistema.

AO(celda)
Devuelve el ao de una fecha. El resultado es un nmero.

MES(celda)
Devuelve el nmero de mes de una fecha. El resultado es un nmero entre 1 y 12

DIA(celda)
Devuelve el nmero del da de una fecha. El resultado es un nmero.
Por ejemplo, considere la fecha de hoy como el 10-mar-08. Las siguientes
funciones devolvern los siguientes valores:

Computacin e Informtica II

31

Microsoft Office Excel


Tabla: Ejemplos de funciones. (Se considera como fecha actual el 18 de marzo 2008)

Funcin

Valor devuelto

=HOY( )

18/03/2008

=AHORA( )

18/03/2008 18:10

=DIA(HOY( ) )

18

=MES( HOY( ) )
=AO( HOY( ) )

3
2008

FECHA(ao; mes; da)


Devuelve el nmero de serie que corresponde a una fecha. El resultado esta entre
1 y 2958465. Por ejemplo, si escribe:

=FECHA(1900; 2; 10)
En caso de que el resultado se muestre como una fecha, aplique un formato de
nmero General (revise el tema Restar 2 fechas de este mismo captulo). El
resultado ser 41, que se refiere a los das transcurridos entre el 1-1-1900 y la
fecha especificada.

Aplicaciones de las funciones de fecha.


Calcular la edad
Una de las aplicaciones de las funciones podra ser la de calcular la edad de una
persona. En la Hoja6 se pide calcular la edad de los pacientes.
Lo primero que debemos hacer el calcular el nmero de das de la fecha actual a la
fecha de nacimiento. La frmula ser:

=HOY ( ) - B4
Esto da como resultado das, los cuales deben ser convertidos a aos, esto
dividiendo entre 365 (das de un ao)

= (HOY ( ) B4) / 365


Finalmente, debemos quedarnos con la parte entera de este resultado:

= ENTERO((HOY ( ) B4) / 365)

Hoja6 Resuelta(teniendo en cuenta que estamos en el ao 2008)

32

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Otra forma de calcular la edad, podra ser a travs de la funcin Ao. Por
ejemplo, la siguiente frmula puede ser considerada.

= AO(HOY( )) AO(B4)
Calcular el 1er da del mes de una fecha
Si usted tiene una fecha, podr mostrar el 1er da del mes correspondiente a esa
fecha. Por ejemplo, para el 15-febrero se mostrar 1-febrero, para el 30-marzo se
mostrar 1-marzo, etc.
En la celda B11 de la Hoja6, escriba:

=FECHA(AO(A11);MES(A11);1)
Se escribe 1 porque se desea mostrar el 1er da de dicho mes.
Tambin se puede calcular el primer da del mes siguiente de una fecha, es decir
para el 15-febrero se mostrar 1-marzo, para el 30-marzo se mostrar 1-abril, etc.
En la celda C11 de la Hoja6, escriba:

=FECHA(AO(A11);MES(A11)+1;1)

Hoja6 resuelta

Para que los resultados se muestren como la figura, deber aplicar el formato
de fecha: dd-mmmm.

Funciones de texto
Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los
argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia
a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las
dos opciones.

LARGO
Sintaxis:
=LARGO (texto)

Computacin e Informtica II

33

Microsoft Office Excel

LARGO, devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto. Observe los


resultados de aplicar esta funcin en la imagen

MAYUSC
Convierte el texto a maysculas
Sintaxis:
MAYUSC(texto)
Donde:
Texto: Es el texto que desea convertir a maysculas. El argumento texto puede
ser una referencia o una cadena de texto

34

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

MINUSC
Convierte el texto a minsculas
Sintaxis:
MINUSC(texto)
Donde:
Texto: Es el texto que desea convertir a minsculas. El argumento texto puede
ser una referencia o una cadena de texto

NOMPROPIO
Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras
letras de texto que se encuentren despus de un carcter que no sea una letra.
Convierte todas las dems letras a minsculas.
Sintaxis
NOMPROPIO(texto)
Texto es el texto entre comillas, una frmula que devuelve texto o una referencia a
una celda que contiene el texto al que desea agregar maysculas

Computacin e Informtica II

35

Microsoft Office Excel

IZQUIERDA
Devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Donde:
Texto, es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Nm_de_caracteres, especifica el nmero de caracteres que desea extraer con
IZQUIERDA.
Debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero.


Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA
devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

DERECHA
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el
nmero de caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Texto, es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Nm_de_caracteres, especifica el nmero de caracteres que desea extraer con
DERECHA.

Observaciones

36

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero.


Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA
devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

EXTRAE
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando
en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que especifique.
Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto, es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Posicin_inicial, es la posicin del primer carcter que desea extraer de texto. La
posicin_inicial del primer carcter de texto es 1 y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres, especifica el nmero de caracteres que desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
Observaciones

Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve ""


(texto vaco).
Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial
ms nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los
caracteres hasta el final de texto.
Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error
#VALOR!
Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error
#VALOR!

HALLAR
HALLAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena de texto y
devuelve el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto desde el primer
carcter de la segunda cadena de texto.

Computacin e Informtica II

37

Microsoft Office Excel


Sintaxis
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Texto_buscado es el texto que desea encontrar. Puede utilizar los caracteres
comodines, signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento texto_buscado.
El signo de interrogacin corresponde a un carcter cualquiera y el asterisco equivale
a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea encontrar es un asterisco o un
signo de interrogacin, escriba una tilde (~) antes del carcter.
Dentro_del_texto es el texto en el que desea encontrar texto_buscado.
Nm_inicial
bsqueda.

es el nmero de carcter en dentro_del_texto donde desea iniciar la

Observaciones

Utilice HALLAR para determinar la ubicacin de un carcter o de una


cadena de texto dentro de otra cadena de texto, de modo que pueda utilizar
las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR, para cambiar el texto.
HALLAR no distingue maysculas de minsculas. Si desea realizar una
bsqueda que distinga maysculas de minsculas, utilice ENCONTRAR.
Si no se puede hallar el argumento texto_buscado, la funcin devuelve el
valor de error #VALOR!
Si el argumento nm_inicial se omite, el valor predeterminado es 1.
Si el valor del argumento nm_inicial no es mayor que 0 (cero) o si es
mayor que el largo del argumento dentro_del_texto, se devuelve el valor de
error #VALOR!
Utilice nm_inicial para saltar un nmero especfico de caracteres.
Tomando HALLAR como ejemplo, suponga que est utilizando la cadena
de texto: "AYF0093.AtuendoParaJvenes". Para encontrar el nmero de la
primera "A" en la parte descriptiva de la cadena de texto, establezca
nm_inicial igual a 8, de manera que la funcin no busque en la parte
correspondiente al nmero de serie. HALLAR comienza por el carcter 8,
localiza texto_buscado en el siguiente carcter y devuelve el nmero 9.
HALLAR siempre devuelve el nmero de caracteres desde el principio de
dentro_del_texto, contando los caracteres omitidos si nm_inicial es mayor
que 1.

ENCONTRAR
Encuentra una cadena de texto dentro una segunda y devuelven el nmero de la
posicin inicial de la primera cadena de texto desde el primer carcter de la segunda
cadena de texto.
38

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Sintaxis
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Texto_buscado es el texto que desea encontrar.
Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.
Nm_inicial especifica el carcter a partir del cual comenzar la bsqueda. El primer
carcter de dentro_del_texto es el carcter nmero 1. Si omite nm_inicial, se asume
que es 1.
Observaciones
ENCONTRAR distingue maysculas de minsculas y no permite caracteres
comodn. Si no desea realizar una bsqueda que distinga maysculas de
minsculas ni usar caracteres comodn, puede utilizar HALLAR.
Si texto_buscado es "" (texto vaco), ENCONTRAR coincide con el primer
carcter de la cadena de bsqueda (es decir, el carcter de nm_inicial o 1).
Texto_buscado no puede contener ningn carcter comodn.
Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR devuelve el
valor de error #VALOR!
Si nm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR devuelve el valor de error
#VALOR!
Si nm_inicial es mayor que la longitud de dentro_del_texto, ENCONTRAR
devuelve el valor de error #VALOR!
Utilice nm_inicial para saltar un nmero especfico de caracteres. Utilizar
ENCONTRAR como ejemplo, suponga que est utilizando la cadena de texto:
"AYF0093.AtuendoParaJvenes". Para encontrar el nmero de la primera "A"
en la parte descriptiva de la cadena de texto, establezca nm_inicial igual a 8,
de manera que la funcin no busque en la parte correspondiente al nmero de
serie. ENCONTRAR comienza por el carcter 8, localiza texto_buscado en el
siguiente carcter y devuelve el nmero 9. ENCONTRAR siempre devuelve el
nmero de caracteres desde el principio de dentro_del_texto, contando los
caracteres omitidos si nm_inicial es mayor que 1.

Concatenar Funciones
Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)

Computacin e Informtica II

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Microsoft Office Excel


Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de
texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o
referencias a celdas nicas.
Tambin puede utilizar el operador de clculo smbolo de "y" comercial (&) en lugar de
la funcin CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo =A1&B1 devuelve
el mismo valor que =CONCATENAR(A1;B1).

En la imagen anterior puede notar que si usa concatenar con texto constantes estos
deben estar encerrados entre comillas, esto tambien aplica para los espacios en
blanco.

La funcin CONCATENAR tambin puede ser usada para concatenar funciones,


dandole as a las funciones de texto antes vistas una potencia extraordinaria en el
tratamiento de las cadenas de texto en excel.

Actividad 01: Uso de las funciones de texto

Se tienen los siguientes nombres y apellidos que representan los clientes de una
determinada entidad:

40

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Se le solicita formar codigos autogenerados a partir de los nombres y apellidos de


estos clientes de esta manera:
a. Las dos primeras letras de su nombre
La funcin sera: =IZQUIERDA(D2;2)
b. La tercera letra de su apellido paterno
La funcin sera: =EXTRAE(B2;3;1)
c. La ultima letra de su apellido materno
La funcin sera: =DERECHA(C2;1)
d. Para formar el codigo usted tendra que concatenar las tres funciones
anteriores, escriba la siguiente frmula en la celda A2:
=IZQUIERDA(D2;2) & EXTRAE(B2;3;1) & DERECHA(C2;1)
e. El resultado final sera el mostrado en la imagen:

f.

Una modificacin y/o ajuste de la frmula anteriormente usada sera


empleando la funcin MAYUSC a fin de que los codigos se muestren en
mayscula.

Computacin e Informtica II

41

Microsoft Office Excel

Actividad 02: Actividad Propuesta


5. Se pide escribir una frmula que permita mostrar slo el turno (4to carcter
del cdigo). Use la funcin EXTRAE
6. Escriba otra frmula para coger el nombre del usuario de la direccin de correo
(del 1er carcter hasta el arroba @). Use la funcin IZQUIERDA y la funcin
HALLAR para poder determinar la ubicacin del arroba
7. Luego, se pide crear otra frmula que muestre el cdigo de rea (3 caracteres
despus del guin del cdigo). Use la funcin EXTRAE junto a la funcin
HALLAR para determinar la posicin del guin.
Su tabla debe quedar como:

Puede usar funciones condicionales y concatenar textos de acuerdo al resultado de


dicha funcin. Por ejemplo, se pide hallar la columna Tratamiento, la cual debe
mostrar el Sr o Srta (de acuerdo al sexo) y el Apellido de los Empleados.
En la celda H3, escriba:

=SI(E3="F";"Srta.";"Sr.") & " " & C3

42

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Funciones de bsqueda
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en
la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los
valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea buscar
BUSCARV(valor_buscado;tabla;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado
Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado
puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los
valores de la primera columna de tabla, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
Tabla
Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango.
Los valores de la primera columna de tabla son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las
maysculas y minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas
Nmero de columna de tabla desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la
primera columna del argumento tabla; si el argumento indicador_columnas es igual
a 2, devuelve el valor de la segunda columna de tabla y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al nmero de columnas de tabla, BUSCARV devuelve el valor de
error #REF!
Ordenado
Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada:

Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o


aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el
siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de tabla deben estar clasificados segn
un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que
BUSCARV no devuelva el valor correcto.

Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este


caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de tabla.
Si hay dos o ms valores en la primera columna de tabla, se utilizar el
primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se
devolver el valor de error #N/A.

Por ejemplo:

= BUSCARV(A2;A5:D35;3;Falso)
Computacin e Informtica II

43

Microsoft Office Excel


Esta funcin buscar el valor de la celda A2 (criterio) en el rango A5:D35. Ubicado
este valor, se mostrar la columna 3 (indicador_columnas) de dicho rango. El ltimo
parmetro (falso) indica que la tabla no est ordenada, por lo que realizar una
bsqueda exacta.
En caso de que el valor no sea ubicado en el rango A5:D35, se mostrar el mensaje
de error: #N/A (not available) (no disponible).
Para entender mejor esta funcin, desarrollaremos un caso prctico. Abra el libro
Boletas de Pago y observe las tablas de la Hoja1 y Hoja3.

En la Hoja3 se tiene una boleta de pagos.

44

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Para el ejemplo, en la Hoja3 se pide mostrar el Apellido del Cdigo A005,
introducido en la celda D5. Como habr observado, este dato debe ser buscado en la
Hoja1.
As, la frmula de la celda D7 para mostrar el Apellido ser:

= BUSCARV(D5; Hoja1!A3:E13;2)
El valor de la celda D5 se buscar en el rango A3:E13 de la Hoja1. Al encontrase el
valor, se mostrar el contenido de la 2da columna. Al omitirse el ltimo argumento,
este toma el valor de Verdadero.
La frmula de la celda F7 para mostrar la Categora ser:

= BUSCARV(D5; Hoja1!A3:E13;5)
Observe que el valor que cambia es el indicador_columnas para que se muestre la
5ta columna.
Es preferible trabajar con nombres de rango para el argumento de la tabla. As, en
lugar de usar Hoja1!A3:E13 como argumento, se puede asignar un nombre a este
rango y trabajar con dicho nombre.
En el siguiente ejemplo, se ha asignado el nombre de Datos al rango A3:E13 de la
Hoja1.Ahora la frmula ser:

= BUSCARV(D5; Datos;5)
Puede probar la funcionalidad de estas frmulas, basta con escribir un cdigo diferente
en la celda D5. Para nuestro ejemplo, al escribir A001, observe el resultado:
Cdigo:
Apellidos:

A001
Mayuri

Categ
A

Actividad 01: Usar Funcin BUSCARV


1. Observe los datos de la Hoja2 del libro Boleta de Pago. Esta hoja
muestra informacin de las horas programadas y horas dictadas de
cada trabajador

Computacin e Informtica II

45

Microsoft Office Excel


2. Ahora, en la Hoja2, al rango A5:C14, asgnele el nombre de Horas.

3. Luego, en la celda C10 de la Hoja3, escriba la frmula necesaria


para mostrar las Horas Dictadas.

4. Adems, en la celda D10 escriba la frmula para mostrar el Pago


Hora. Este datos debe salir del rango de la Hoja1

46

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


5. Finalmente, calcule el Monto (Horas Dictadas por el Pago Hora).
6. Su hoja se debe mostrar como la figura:

Funcin BUSCARV como parte de una frmula o funcin.


La funcin BUSCARV puede ser usada como parte de una frmula o de una funcin.
Incluso puede ser parte de otra funcin BUSCARV.
Por ejemplo, en la celda E12 de la Hoja3 se necesita calcular las Horas Falta. Este
valor se obtiene de la diferencia de las Horas Programadas y de las Horas
Dictadas.
En este caso, en la Hoja3 ya tenemos el valor de las Horas Dictadas (celda C10) y
nos faltara hallar el valor de las Horas Programadas. Este valor debe ser buscado de
la Hoja2. As, la frmula ser:

=BUSCARV(D5;Horas;2)-C10
Ahora, la Retencin ser del 10% del Monto para los trabajadores Contratados. En
este caso, en la Hoja3 tenemos que ubicar el Estado del Empleado, valor que se
encuentra en la Hoja1 y que debe ser buscado. Luego se debe evaluar si es
contratado o no. La frmula ser:

=SI(BUSCARV(D5;Datos;4)="Contratado";E10*10%;0)

Computacin e Informtica II

47

Microsoft Office Excel


La funcin BUSCARV puede, en algunos casos, reemplazar a la funcin =SI. Por
ejemplo en la Hoja3 se pide calcular la Bonificacin de acuerdo a la Categora del
empleado. En la Hoja1 se muestra la Bonificacin para cada categora.
La frmula usando la funcin SI sera:

=SI(F7="A";60;SI(F7="B";40;SI(F7="C";30;20)))
Si usa la funcin BUSCARV la frmula puede ubicar la categora (celda F7) en la
tabla de Bonificaciones de la Hoja1. Observe la siguiente frmula:

=BUSCARV(F7;Bonif;2)
En este caso, se debe considerar que el rango Hoja1!A16:B19 tiene el nombre Bonif.

Buscar valores especficos


Cuando usa la funcin BUSCARV, puede especificar que desea ubicar los valores
exactos en su rango. Para esto slo es necesario especificar el ltimo argumento.
Por ejemplo, en la Hoja3, escriba el cdigo A015. Observe que se muestra el
empleado Herrera, a pesar de que dicho empleado tiene el cdigo A010. Para evitar
esto, la frmula de la celda D7 ser:

= BUSCARV(D5; Datos;2;Falso)
El resultado ser ahora #N/A ya que dicho cdigo no existe.

48

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

Cdigo:

A015

Apellidos:

#N/A

Realice el cambio en las frmulas definidas en la Hoja3

Permitir entrega de valores aproximados.


Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver una
coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia
exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado.
En la Hoja4, tenemos una tabla que muestra los descuentos por faltas. Por ejemplo
para 8 faltas, se debe mostrar 30 como descuento. Para 10 faltas se debe mostrar
tambin 30 y si tuviera 14 faltas ser de 50. tc.

En la Hoja3 se pide calcular el descuento para cada empleado. En este caso, se debe
ubicar un valor aproximado de las Horas falta ya que en nuestra tabla de descuentos
tenemos slo los lmites de las faltas. As, la frmula ser:

=BUSCARV(E12;Dsctos;2;Verdadero)
Por ejemplo, escriba el cdigo A001. Observe que tiene 10 horas falta, por lo que su
descuento ser 30, recuerde Excel busca el valor 10 en la tabla y ubica el valor ms
prximo, en este caso ser 6.

Actividad 02: usar BUSCARV

Nuestra empresa, dedicada la distribucin y venta de bebidas refrescantes, ha


decidido (como mtodo de promocin y va de investigacin de mercado)
premiar a aquellos consumidores que enven las etiquetas de los refrescos de
dos litros a un determinado apartado de correos.
Vamos a suponer que nuestros consumidores participan para los premios de la
Promocin 2. Haga lo siguiente:
1. Abre un nuevo Libro de Excel y llmalo Premios.
2. La tabla de correspondencia de premios, que copiars en el rango A9:D13
de la Hoja 1, es la siguiente:

Computacin e Informtica II

49

Microsoft Office Excel

3. Al cabo de un mes se elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo


los puntos obtenidos por cada uno y el premio que les corresponde. Esta
lista, antes de introducir los premios conseguidos por los ganadores,
presenta la siguiente apariencia:

4. Se trata de confeccionar dicha lista, en el rango A1:C7 de la Hoja 1, de


modo que el premio conseguido por cada ganador aparezca
automticamente en la tercera columna slo con introducir el n de puntos
obtenido.
5. Seleccione el Rango A10:D13 y pngale como nombre Premios
6. Sitese en la celda C2 y activa el asistente para funciones.

50

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

7. En Categoras de funciones, seleccione Bsqueda y referencia. En


Nombre de la funcin, selecciona BUSCARV y pulsa Aceptar

8. En el cuadro de dilogo:
a. En el argumento Valor_buscado, seleccione la celda B2.
b. En el argumento Matriz_buscar_en, escriba Premios
c. En el argumento Indicador_columnas, escriba 3 (es decir, la
tercera columna de la matriz)
d. En el argumento Ordenado, no es necesario que introduzca nada

9. Pulsa Aceptar, copia la frmula para todas las celdas necesarias


10. Guarde y cierre su trabajo.

Computacin e Informtica II

51

Microsoft Office Excel

Funcin BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la
tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en
una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que
se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los
valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos
que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;tabla;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado
puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Tabla es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento tabla pueden ser texto, nmeros o
valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de tabla deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar tabla.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener
ms informacin, vea Ordenar datos.
Indicador_filas es el nmero de fila en tabla desde el cual debe devolverse el valor
coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en tabla; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en tabla y as sucesivamente.
Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si
indicador_filas es mayor que el nmero de filas en tabla, BUSCARH devuelve el valor
de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolver el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el
valor de error #N/A.
Consideraciones:

52

Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que


sea menor que valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de tabla,
BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden
usar los caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en
el argumento valor_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un
solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de
Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogacin o un
asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter.
Ejemplo:

= BUSCARH(A5; Ventas!A5:F10;2;Falso)
Esta funcin buscar el valor de la celda A5 (criterio) en el rango A5:F10 de la hoja
Ventas (tabla). Ubicado este valor, se mostrar la fila 2 (indicador_fila) de dicho
rango. El ltimo parmetro (falso) indica que la tabla no est ordenada, por lo que
realizar una bsqueda exacta.
En caso de que el valor no sea ubicado en el rango A5:F10, se mostrar el mensaje
de error: #N/A (not available) (no disponible)
Para probar esta funcin, se tiene la Hoja5 con los datos de las cotizaciones en los
ltimos 6 aos.

En esta misma hoja, en la celda D9 se debe escribir el ao a consultar y mostrar la


cotizacin ms alta y baja de dicho ao.

En este caso, al rango de datos de B3:G6 se le ha asignado el nombre de Cotiza. La


frmula para la celda D11 (cotizacin ms alta) ser:

= BUSCARH(D9; Cotiza;2;Falso)
Se ha agregado el parmetro FALSO, para que la bsqueda sea exacta.

Computacin e Informtica II

53

Microsoft Office Excel

Actividad 02: usar BUSCARH


8. Complete la tabla, ubicando la Cotizacin ms baja y el valor del Intervalo.
Su hoja debe quedar como la figura:

Funcin INDICE
Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado por los ndices
de nmero de fila y de columna.
Use la forma matricial si el primer argumento de INDICE es una constante matricial.
INDICE(rango;nm_fila;nm_columna)
Rango es un rango de celdas o una constante de matriz.
Si rango contiene slo una fila o columna, el argumento nm_fila o
nm_columna correspondiente es opcional.
Si rango tiene ms de una fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o
nm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna.
Nm_fila selecciona, en el rango, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se
omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna.
Nm_columna selecciona, en el rango, la columna desde la cual se devolver un
valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila.
Observaciones
Si se utilizan los argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE devuelve el
valor de la celda donde se produce la interseccin de los argumentos.
Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la
matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para utilizar
valores devueltos como una matriz, introduzca la funcin INDICE como una
frmula de matriz en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango
vertical de celdas para una columna. Para especificar una frmula de matriz,
presione CTRL+MAYS+ENTRAR.
Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una celda incluida en
rango; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #REF!
54

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


Por ejemplo, en la Hoja6, se presenta una tabla como:

Se necesita mostrar el nmero en letras. Entonces, la frmula ser:

=INDICE (A3:A17; C6)


Siendo un resultado como:

Funcin COINCIDIR
Devuelve la posicin relativa de un elemento en una lista, que coincida con un valor
especificado en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones
BUSCAR cuando necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar
del elemento en s.

=COINCIDIR( valor; rango; tipocoincidencia)


Por ejemplo, si en la tabla de la Hoja6, si usted escriba la siguiente frmula:

=COINCIDIR("Ocho";A3:A17; falso)
En este ejemplo, el resultado ser el nmero 8 que es la posicin donde se encuentra
el texto OCHO. Se usa Falso para indicar que ubique el valor exacto en el rango.

Funcin ESNOD
La funcin ESNOD devuelve VERDADERO si el valor de la celda se refiere al valor de
error #N/A (el valor no disponible). En el caso de las funciones BUSCAR, este error
se muestra al no ubicarse al elemento en la tabla de bsqueda.

Computacin e Informtica II

55

Microsoft Office Excel

Por ejemplo, la frmula para ubicar la categora es:

=BUSCARV(D5;Datos;5)
Si usted escribe un cdigo como 0, esta frmula muestra el error #N/A. Podemos
evitar este mensaje de error mediante la funcin ESNOD. Lo que haremos es usar
esta funcin para saber si da como resultado VERDADERO. Si es Verdadero significa
que el cdigo no existe, si es falso, dicho cdigo existe y debe buscarse con la frmula
planteada. La frmula ser como:
=SI(ESNOD(BUSCARV(D5;Datos;5));"No Ubicado";BUSCARV(D5;Datos;5))

Bsqueda por referencia cruzada.


Este tipo de bsqueda ubica un valor en base a su posicin de fila y columna de un
rango de datos. Se usarn las funciones INDICE y COINCIDIR para poder ubicar este
valor en una tabla
En nuestro ejemplo, se tienen la Hoja7 con una tabla que muestra los contratos
tramitados por distrito

En la parte inferior de la misma hoja, se desea obtener el nmero de contratos de un


Distrito en un mes determinado.

Como notar, se debe ubicar el valor de acuerdo a 2 entradas (Distrito y Mes).


Considere la siguiente frmula:

=COINCIDIR(C11;A3:A8;FALSO)
Esta frmula devuelve el nmero de fila en que se encuentra el Distrito escrito en la
celda C11. En este caso devuelve 2.
Esta otra frmula:
56

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

=COINCIDIR(C12;A3:E3;FALSO)
devuelve el nmero de columna en que se encuentra el Mes escrito en la celda
C12. En este caso devuelve 4.
As, usando estos 2 valores junto a la funcin INDICE, la frmula para devolver el
nmero de contratos ser:
=INDICE(A3:E8;COINCIDIR(C11;A3:A8;FALSO); COINCIDIR(C12;A3:E3;FALSO))

Funcin ELEGIR
Utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de argumentos de
valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del
rango del argumento ndice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los das de la semana,
ELEGIR devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como
argumento nm_ndice.
Sintaxis
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
Nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento
nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254, o bien, una frmula o referencia a una
celda que contenga un nmero entre 1 y 254.
Si nm_ndice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2
y as sucesivamente.
Si nm_ndice es menor que 1 o mayor que el nmero del ltimo valor de la
lista, ELEGIR devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_ndice es una fraccin, se trunca al entero inferior antes de ser
utilizada.
Valor1,valor2,... son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cuales la funcin
ELEGIR selecciona un valor o accin que se ejecuta basndose en el argumento
nm_ndice. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias a celdas, nombres
definidos, frmulas, funciones o texto.
Observaciones
Si nm_ndice es una matriz, cada valor se evaluar cuando se evale
ELEGIR.
Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, as
como valores individuales.
Por ejemplo, la frmula:
=SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10))
evala:
=SUMA(B1:B10)
que despus devuelve un valor basado en los valores del rango B1:B10.
La funcin ELEGIR se evala primero, devolviendo la referencia B1:B10. La funcin
SUMA se evala a continuacin utilizando B1:B10, que es el resultado de la funcin
ELEGIR, como su argumento.

Computacin e Informtica II

57

Microsoft Office Excel

Preguntas de Repaso
1. En este ejercicio se solicita determinar, partiendo de la fecha actual e
incorporando la fecha de nacimiento, la edad de la persona y el da de la
semana que se produjo el nacimiento.

2. Para realizar el ejercicio se solicita confeccionar una hoja con un listado de


personal, la fecha de ingreso de cada uno y el sueldo bsico segn su
categora.
Se debe calcular la antigedad de cada uno a la fecha, y el sueldo total,
teniendo en cuenta el incremento que se establece por antigedad y el
descuento del 12,50% que sufre cada sueldo sobre el total.

58

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas

3. Si se tiene la siguiente tabla, cul es el resultado de las siguientes funciones:

=LARGO(B4)
=IZQUIERDA(B4;3)
=IZQUIERDA(B5; HALLAR( ;B5)-1)
=HALLAR( ; B6) HALLAR(,;B6)
4. Escriba los datos mostrados en la imagen de la pgina siguiente, agregue una
columna para generar un cdigo el cual estar formado de la siguiente manera:

Computacin e Informtica II

59

Microsoft Office Excel


a. Primera letra del nombre
b. Primera letra del apellido
c. Ultima letra del apellido
d. Un guin
e. Un Correlativo
Tener en cuenta que el nombre y el apellido estn en una misma celda.

5. Qu valor devolver la funcin =BUSCARV("AZ35";A2:B6;2;FALSO)? Si usa


=BUSCARV("AZ35";A2:B6;2;VERDADERO) que valor ser ahora? (Use la
siguiente tabla)

60

Computacin e Informtica II

Captulo I: Formulas Avanzadas


6. En el libro Costos de Produccin se tiene la tablas:

Hoja1
Hoja2

Considerando las tablas de la figura anterior, en la Hoja2 se desea hacer una


consulta de acuerdo a las siguientes especificaciones:
El Cdigo y las unidades a producir son ingresados por teclado
La Descripcin y el Porcentaje deben ser buscados de la Hoja1. La
bsqueda debe ser de valores exactos.
De la semana 2 a la 4 se incrementar de acuerdo al Porcentaje.
Para Hallar el Costo Produccin se debe multiplicar el Total (celda
G11) por el Costo Unidad (valor que debe ser buscado de la Hoja1)
7. Resolver el siguiente problema planteado.

Computacin e Informtica II

61

Microsoft Office Excel

62

Computacin e Informtica II

Captulo

Formatos personalizados
En este captulo trataremos:
Aplicar formatos personalizados a nmeros
Usar formato condicional
Creacin de un registro de notas

"Donde hay una empresa de xito,


alguien tom alguna vez una
decisin valiente."
Peter Drucker

Computacin e Informtica II

63

Microsoft Office Excel 2007

Formato Personalizado a nmeros


a. Cdigos usados: 0 # , texto *
La apariencia que pueden adquirir los nmeros en las celdas, pueden variar segn
el formato que se les asigne y para esto existen varias categoras de formatos.

Paso a Paso: Aplicar formato numrico


1. Disear la siguiente hoja de clculo
FERRETERIA EL MAESTRITO 1

abrir

el

Archivo

Tipo de letra Algerian,


tamao 22, color azul

Tipo de letra Calibri,


tamao 11, color negro

Tipo de letra Calibri,


tamao 9, color negro

2. Seleccionar el bloque de celdas, rango: D10:E13 y E14:E16

Para seleccionar reas distintas de una hoja de clculo, presionar la tecla


CTRL.
-

Primero seleccionar con el mouse el rango D10:E13

Luego, pulsar la tecla CTRL no soltarla

Seleccionar el nuevo rango, rea E14:E16

3. Hacer clic derecho sobre el bloque de celdas seleccionadas y elegir la opcin

64

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Bloque de celdas
seleccionado:
D10:D13, E10:E16

4. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo.


Elegir la ficha Nmero, opcin Personalizada

Elegir la opcin
Personalizada

Computacin e Informtica II

65

Microsoft Office Excel 2007

Caracteres Especiales
.

El punto, representa posicin decimal.

La coma, representa millares.

El nmero CERO, representa posiciones numricas que se


mostrarn obligatoriamente.

El smbolo #, representa posiciones numricas que se muestran


opcionalmente.

S/.

Las comillas, muestran el texto al lado izquierdo del nmero.

*.

El asterisco (carcter de repeticin), rellena del carcter


especificado los espacios en blanco de una celda determinada que
se encuentra con un nmero.

5. A continuacin se muestra el formato resultante


segn la opcin seleccionada

Muestra dos
decimales

Muestra coma
de separacin
de millares

Muestra dos
decimales y coma
separado de miles

A continuacin mostraremos algunos ejemplos de cdigos personalizados que


Usted mismo puede crear, digitndolo en Tipo.
66

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Digita Cdigo

Se muestra

Observacin

00

05

Para registro de notas

101

000000

000101

Para cdigos

1234

#,##0

1,234

Para valores numricos

1234

#,##0.00

1,234.00

Para dinero, con dos decimales

1234

S/.#,##0.00

S/.1,234.00

Para dinero, con dos decimales y


smbolo monetario.

1234

S/.**#,##0.00

S/.***1,234.00 Para dinero, con dos decimales,


smbolo monetario y carcter de
relleno.

1234

S/.* #,##0.00

S/.

Espacio en blanco

1,234.00 Para dinero, con dos decimales,


smbolo monetario alineado a la
izquierda de la celda y valor
alineado a la derecha de la celda.

b. Formato de moneda
El formato de moneda incluye:
El smbolo de la moneda S/. (SOLES), $ (DOLARES) o (EUROS) y/o
formatos de monedas de otros pases.
Dos decimales (.00) y separador de millares (,)

Paso a Paso: Utilizar el formato de Moneda


1. Disear la siguiente hoja de clculo
FERRETERIA EL MAESTRITO 2

Computacin e Informtica II

abrir

el

Archivo

67

Microsoft Office Excel 2007

2. Seleccionar el rango de celdas D10:D13 y E10:E16


3. Hacer clic derecho sobre el bloque de celdas seleccionadas y elegir la
opcin
4. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo
Elegir la ficha Nmero, categora Moneda

B
C

a. Seleccione la categora moneda


b. Indique que se utilizarn dos decimales
c. Seleccione smbolo de moneda S/. Espaol (Per)
d. Elegir el formato que especifica color rojo y smbolo negativo para
los nmeros negativos
e. Finalmente hacer clic en el botn Aceptar
5. El smbolo de moneda se inserta en los datos numricos y muestra dos
decimales, como se muestra en la grfica.
Repita el proceso, pero ahora realcelo con otro tipo de moneda, ejemplo
Euros o Dlares.

68

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

c. Formato de fecha
Microsoft Office Excel almacena los fechas como nmeros secuenciales
denominados valores de serie.
Por ejemplo, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de
enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.448 das posterior al 1 de
enero de 1900.
Excel almacena las horas como fracciones decimales, ya que la hora se considera
una porcin del da. Las fechas y las horas son valores y, por lo tanto, pueden
sumarse, restarse e incluirse en otros clculos.

Paso a Paso: Utilizar el formato de Fecha


1. Disear la siguiente hoja de
BOLSA DE VALORES DE LIMA

clculo

abrir

el

Archivo

2. Seleccionar el rango de celdas C5:F7


3. Hacer clic derecho sobre el bloque de celdas seleccionadas y elegir la opcin
o clic en Ficha Inicio, cuadro de dilogo Nmero

Computacin e Informtica II

69

Microsoft Office Excel 2007

Hacer clic en la celda C5 y


arrastrar el mouse diagonalmente
hasta la celda F7.

4. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo


Elegir la ficha Nmero, categora Fecha

5. Elegir un tipo de formato de fecha de acuerdo al grfico y luego hacer clic en


el botn
6. Repita el proceso varias veces, para observar los cambios; si no se muestran
los resultados y salen ##### agrande la columna.
Tambin puede utilizar cdigo personalizado, donde da (dd), mes (mm) y ao (yy). ejemplo:

Digita

Se muestra

25/03/2008

dd/mm/yy

25/03/08

25/03/2008
70

Cdigo
dd mmm yyyy

25 mar 2008
Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

d. Formatos especiales
Se utilizar para crear nuestros propios formatos para datos numricos, fecha,
texto, etc.
Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos
numricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, el contenido de ellas
sigue siendo numrico y puede operarse matemticamente en cualquier frmula.
Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrn validez
dentro del libro en el cual se crearon.
Ejemplo de formatos personalizados creados por el usuario:
A
6

64.5 Kg

Para pesos en kilogramos

0.0 Kg

37.4 C

Grados centgrados

0.0C

000254

Para cdigos

000000

IGV 19%

Texto y porcentaje

IGV 0%

10

4 puntos

Nmero y texto

0 puntos

Paso a Paso: Utilizar el formato de Fecha


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo FERRETERIA EL
MAESTRITO 3
2. Seleccione el bloque de celdas al que desea aplicar formato personalizado.
Rango D10:D13, E10:E16

Bloque de celdas
seleccionado:
D10:D13, E10:E16

Computacin e Informtica II

71

Microsoft Office Excel 2007


3. Hacer clic derecho sobre el bloque de celdas seleccionadas y elegir la opcin
4. Del cuadro de dilogo presentado elegir la opcin Personalizada

En el cuadro Tipo, modifique los cdigos de formato de nmero para crear el


formato que desee.
Puede especificar hasta cuatro secciones de cdigos de formato. Las
secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos de:
-

Los nmeros positivos

Los nmeros negativos

Valores cero

Texto

En ese orden. Si especifica slo dos secciones, la primera se utiliza para los
nmeros positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los nmeros negativos.
Si especifica slo una seccin, todos los nmeros utilizan ese formato. Si
omite una seccin, incluya el punto y coma que separa esa seccin.

Tomando como base el


formato actual, edite su
propio formato.

Formato de nmeros positivos

Formato de ceros

#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; 0.00 ; Factura @

Formato de nmeros negativos

Formato de textos

El smbolo de arroba @ representa el contenido de la celda cuando este


contenido es del tipo texto.
72

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Ejemplo:
A un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato
personalizado:
[AZUL]#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; Sin Valor ; @ anulada

A
1

-8734.9

Factura

6254.258

Boleta

Nmero negativo
Cero
Texto
Nmero positivo
Texto

El resultado final en el rango formateado es el siguiente:


A
1

(8,734.90)

Entre parntesis y color rojo

Sin Valor

Cero cambia a Sin Valor

Factura anulada

6,254.26

Boleta anulada

Se le agrega la palabra anulada


Redondea y de color azul
Se le agrega la palabra anulada

Como se puede ver, cada celda adquiere el formato que le corresponde segn el
contenido que esta tenga.

Cdigos de formato de nmero para fechas y horas


Das, meses y aos Para presentar das, meses y aos, incluya en una seccin los
siguientes cdigos de formato. Si utiliza una "m" inmediatamente detrs del
cdigo "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del cdigo "ss", Microsoft
Excel presentar los minutos en lugar de presentar el mes.
CODIGO DE FECHAS
Para ver

Use este cdigo

Los meses como 112

Los meses como 0112

mm

Los meses como ene.dic.

mmm

Los meses como enerodiciembre

mmmm

Los meses como la inicial de cada mes

mmmmm

Los das como 131

Computacin e Informtica II

73

Microsoft Office Excel 2007

Los das como 0131

dd

Los das como lun.sb.

ddd

Los das como lunessbado

dddd

Los aos como 0099

aa

Los aos como 19009999

aaaa

Cuando se aplica cdigo de fechas y el resultado no alcanza en la celda, muestra


asteriscos *******, para solucionar este problema agrande la columna.
Horas, minutos y segundos, para presentar horas, minutos y segundos, incluya en
una seccin los siguientes cdigos de formato.
CODIGO DE HORAS
Para ver

Use este cdigo

Las horas como 023

Las horas como 0023

hh

Los minutos como 059

Los minutos como 0059

mm

Los segundos como 059

Los segundos como 0059

ss

Las horas como 4 a.m.

h a.m./p.m.

La hora como 4:36 p.m.

h:mm a.m./p.m.

La hora como 4:36:03 p.

h:mm:ss a/p

El tiempo transcurrido en horas; por


ejemplo, 25:02

[h]:mm

El tiempo transcurrido en minutos; por


ejemplo, 63:46

[mm]:ss

El tiempo transcurrido en segundos

[ss]

Fracciones de segundo

h:mm:ss.00

Si el formato contiene la indicacin a.m. o p.m., la hora se basar en el formato de


12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el
medioda y "p.m." o "p" indica las horas desde el medioda hasta la medianoche.
En caso contrario, el reloj se basar en el formato de 24 horas. La letra "m" o las
letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrs del cdigo "h" o "hh", o bien
inmediatamente delante del cdigo "ss"; de lo contrario, Microsoft Excel
presentar el mes en lugar de presentar los minutos.
74

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Cdigos de formato de nmero para posiciones decimales, espacios,


colores y condiciones
Utilice los cdigos de formato de nmero para crear un formato de nmero
personalizado.
Decimales y dgitos significativos
Para dar formato a las fracciones o los nmeros con decimales, incluya los
siguientes dgitos marcadores en una seccin. Si un nmero tiene ms dgitos a la
derecha del separador que marcadores en el formato, se redondear para que tenga
tantos decimales como marcadores.
Si hay ms dgitos a la izquierda del separador que marcadores, se presentarn los
dgitos adicionales.
Si el formato contiene solamente signos de nmero (#) a la izquierda del
separador, los nmeros menores que la unidad comenzarn por el separador.
#

Muestra nicamente los dgitos significativos y no muestra los ceros sin


valor.

(cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que la
cantidad ceros en el formato.

Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador
decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo,
como Courier New. Tambin puede utilizarse ? para las fracciones que
tengan un nmero de dgitos variable.
Para ver

Use este cdigo

1234.59

como

1234.6

####.#

8.9

como

8.900

#.000

.631

como

0.6

0.#

12
1234.568

como
como

12.0
1234.57

#.0#

44.398. 102.65 y 2.8 con decimales alineados

???.???

5.25
como
5
5.3
como
5 3/10
con los smbolos de divisin alineados

# ???/???

Separador de millares
Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un
nmero mediante un mltiplo de mil, incluya una coma en el formato de nmero.
Para ver
12000

Computacin e Informtica II

como

Use este cdigo


12,000

#,###

75

Microsoft Office Excel 2007

12000

como

12

#,

12200000

como

12,2

0,0,,

Color
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre
de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer
elemento de la seccin.
[NEGRO]

[AZUL]

[FUCSIA]

[ROJO]

[AGUAMARINA]

[VERDE]

[BLANCO]

[AMARILLO]

Condiciones
Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con
las condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre corchetes.
La condicin consta de un operador de comparacin y un valor.
Por ejemplo, el siguiente formato muestra los nmeros iguales o inferiores a 100
en color rojo y los nmeros superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]

En cambio, para aplicar formatos condicionales a las celdas (por ejemplo, el


sombreado de color que depende del valor de una celda)

Cdigos de formato de nmero para texto y espaciado


Agregar caracteres
Para ver texto y nmeros en una celda, encierre los caracteres de texto entre
comillas ("") o ponga delante de un solo carcter una barra invertida (\). Incluya
los caracteres en la seccin correspondiente de los cdigos de formato.
Por ejemplo, introduzca el formato $ 0.00 "Exceso";-$ 0.00 "Defecto" para ver un
importe negativo como "-$125.74 Defecto". El espacio y los siguientes caracteres
se muestran sin comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla
simple derecha) ~ { } = < >
Incluir una seccin de texto
Si se incluye una seccin de texto, siempre ser la ltima seccin en el formato de
nmero. Incluya el carcter @ en la seccin en que desee presentar el texto
escrito en la celda.
Si se omite el carcter @ en la seccin de texto, no se ver el texto que se haya
escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto especficos con el texto escrito,
encierre el texto adicional entre comillas dobles (" "), por ejemplo, "facturacin
bruta de "@
76

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Si el formato no incluye una seccin de texto, el texto que escriba no se ver


afectado por el formato.
Agregar espacio
Para crear un espacio con el ancho de un carcter en un formato de nmero,
incluya un subrayado _ seguido del carcter.
Por ejemplo, si despus de un subrayado se cierra un parntesis _) entonces los
nmeros positivos se alinearn correctamente con los nmeros negativos que
estn entre parntesis.
Repetir caracteres
Para repetir el carcter siguiente en el formato para llenar el ancho de la columna,
incluya un asterisco (*) en el formato de nmero.
Por ejemplo, introduzca $*=#,##0.00 para incluir suficientes signos = despus del
signo monetario para llenar una celda. El resultado sera: $=====2,716.25

Paso a Paso: Eliminar un formato personalizado


1. Hacer clic en la ficha
2. Hacer clic en el iniciador de cuadro de
dilogo Fuente
3. Del cuadro de dilogo presentado, hacer
clic en el ficha

Computacin e Informtica II

77

Microsoft Office Excel 2007

4. Elegir la categora
5. Seleccione el tipo de formato
6. Hacer clic en el botn

para borrar el tipo de formato seleccionado.

Tambin puede elegir la opcin General.

Usar formato condicional


Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a
detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.
A continuacin se describe las opciones del formato condicional
Opcin

Descripcin

Para encontrar ms fcilmente celdas especficas


dentro de un rango de celdas, puede aplicar
formato a dichas celdas especficas basndose en
un operador de comparacin.
Por ejemplo, en una hoja de clculo de inventario
clasificada por categoras, puede resaltar los
productos con menos de 10 artculos disponibles
en amarillo.
En una hoja de clculo de resumen de almacn al
por menor, puede identificar todos los almacenes
con beneficios superiores al 10%, volmenes de
ventas menores de 100.000 dlares EE.UU., y
regin igual a "Sudeste".

Puede buscar los valores ms altos y ms bajos


en un rango de celdas segn un valor de corte
que especifique.
Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms
vendidos en un informe regional, el 15% de los
productos del final de una encuesta al cliente o
los 25 mejores salarios de un anlisis de personal
de departamento.

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una


celda con relacin a las dems. La longitud de la
barra de datos representa el valor de la celda.
78

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Una barra ms grande representa un valor ms


alto y una barra ms corta representa un valor
ms bajo.
Las barras de datos son tiles para encontrar
nmeros ms altos y ms bajos especialmente
con grandes cantidades de datos, como las
mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.
Las escalas de colores son guas visuales que
ayudan a comprender la variacin y la
distribucin de datos.
Una escala de tres colores permite comparar un
rango de celdas utilizando una gradacin de tres
colores.
El tono de color representa los valores
superiores, medios o inferiores.
Por ejemplo, en una escala de colores verde,
amarillo y rojo, puede especificar que las celdas
con el valor superior tengan un color verde, las
celdas de valor medio tengan un color amarillo y
las celdas de valor inferior tengan un color rojo.
Utilice un conjunto de iconos para comentar y
clasificar datos de tres a cinco categoras
separadas por un valor de umbral.
Cada icono representa un rango de valores.
Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha roja hacia arriba representa
valores ms altos, la flecha hacia el lado amarilla
representa valores medios y la flecha hacia abajo
verde representa valores ms bajos.
Crea una nueva regla
Elimina formato condicional
Organizador de las reglas aplicadas en la hoja

Paso a Paso: Crear un formato condicional: Barra de datos


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo EVOLUCION DEL
PBI 1
2. Aplicar formato condicional al rango de celdas B5:B16.
Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional B5:B16

Computacin e Informtica II

79

Microsoft Office Excel 2007


Para seleccionar el bloque
de celdas, hacer clic en la
celda B5 y arrastrar hasta
la celda B16.

3. Hacer clic en la ficha:


Inicio, Formato Condicional, Barra de datos, Barra de datos azul
4. Su hoja se muestra como en la grfica, se ha agregado barras horizontales segn
el valor de cada celda.

Agregar condiciones
Se puede agregar diferentes especificaciones condicionales, de tal forma que el formato
slo afecte a las celdas que cumplan la condicin.
80

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Paso a Paso: Crear un formato condicional: Es mayor que


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo EVOLUCION DEL
PBI 2.
2. Aplicar formato condicional donde la variacin porcentual del PBI supera el
6%
3. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional B4:B16
Hacer clic en la celda
B5 y arrastrar hasta la
celda B16.

4. Hacer clic en la ficha:


Inicio, Formato Condicional, Resaltar reglas de celdas, Es mayor que.

Computacin e Informtica II

81

Microsoft Office Excel 2007

5. Del cuadro de dilogo presentado especificar la condicin que deben cumplir


las celdas a las que se les aplicar el formato condicional.
Escriba el nmero 6

6. Finalmente hacer clic en el botn


condicional.

Seleccione esta
opcin

para aplicar el formato

Paso a Paso: Crear un formato condicional: Es menor que


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo EVOLUCION DEL
PBI 3 (el diseo es similar al ejercicio anterior).
2. Aplicar formato condicional al bloque de celdas B5:B16, donde la variacin
porcentual del PBI es menor al 3%.
3. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional
B5:B16
4. Hacer clic en la ficha:
Inicio, Formato Condicional, Resaltar reglas de celdas, Es menor que.

82

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

5. Del cuadro de dilogo presentado especificar la condicin que deben cumplir


las celdas a las que se les aplicar el formato condicional.
Escriba el
nmero 3

Seleccione esta
opcin

6. Finalmente hacer clic en el


botn
para
aplicar
el
formato
condicional. Su hoja de
clculo debe mostrarse como
en la grfica, resalta los
valores menores que 3.

Paso a Paso: Crear un formato condicional: Entre


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo EVOLUCION DEL
PBI 4 (el diseo es similar al ejercicio anterior).
2. Aplicar formato condicional al rango de celdas B5:B16, donde la variacin
porcentual del PBI est entre 1% y 5%.
3. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional
B5:B16
4. Hacer clic en la ficha:
Inicio, Formato Condicional, Resaltar reglas de celdas, Entre.

Computacin e Informtica II

83

Microsoft Office Excel 2007

5. Del cuadro de dilogo presentado especificar la condicin que deben cumplir


las celdas a las que se les aplicar el formato condicional.
Escriba el
nmero 1

Escriba el
nmero 5

Seleccione esta
opcin

6. Finalmente hacer clic en el botn


para aplicar el formato
condicional. Su hoja de clculo
debe mostrarse como en la grfica,
resalta los valores entre 1 y 5.

Paso a Paso: Crear un formato condicional: Texto que contiene


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo NUTRICIN MUJER
EMBARAZADA.

84

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

2. Aplicar formato condicional al rango de celdas A4:A17, donde el nombre


del nutrimento sea Vitamina
3. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional
A4:A17
4. Hacer clic en la ficha:
Inicio, Formato Condicional, Resaltar reglas de celdas, Texto que contiene...

5. Del cuadro de dilogo presentado especificar la condicin que deben cumplir


las celdas a las que se les aplicar el formato condicional.
Escriba la
palabra vitamina

Seleccione esta
opcin

6. Finalmente hacer clic en el botn


para aplicar el formato
condicional. Su hoja de clculo debe mostrarse como en la grfica.

Computacin e Informtica II

85

Microsoft Office Excel 2007

Paso a Paso: Eliminar formato condicional


1. Abrir el archivo EVOLUCION DEL
PBI 1.

2. Aplicar el formato de Barra de datos


color azul
3. Eliminaremos el formato condicional
aplicado a la siguiente hoja de
clculo
Seleccionar el bloque de celdas
B5:B16
4. Hacer clic en la ficha

Cambiar la apariencia de los datos en funcin a formatos condicionales


Utilice el formato condicional para cambiar la apariencia de los datos analizados.
86

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Paso a Paso: Crear formato condicional


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo ASPIRACIONES Y
VERDADES 1

2. Aplicar formato condicional conjunto de iconos, al rango de celdas B6:B12


3. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional B6:B12
4. Hacer clic en la ficha:
Inicio, Formato Condicional, Conjunto de iconos

Elegir una de las


siguientes opciones
Computacin e Informtica II

87

Microsoft Office Excel 2007

Utilizar frmulas
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede utilizar una frmula
lgica para especificar los criterios de formato.
Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una
funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado.

Paso a Paso: Crear formato condicional


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo ASPIRACIONES Y
VERDADES 2

88

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

Hacer clic en la
celda B4 y arrastrar
hasta la celda B15.

2. Aplicar formato condicional a los valores mayores al promedio


3. Seleccionar el bloque de celdas donde aplicar el formato condicional
B4:B15
4. Hacer clic en la ficha:
Inicio, Formato Condicional, Nueva regla
,
5. De las opciones presentes elegir

Computacin e Informtica II

89

Microsoft Office Excel 2007

6. Finalmente hacer clic en el botn


para aplicar el formato
condicional. Su hoja de clculo debe mostrarse como en la grfica.

Preguntas de Repaso
1. Hemos realizado formato de millares al siguiente valor 1234 y el resultado es el
siguiente: 1.234,00
Que hacer para que el resultado sea 1,234.00

2. Hemos realizado formato de moneda Soles al siguiente valor 1234 y el resultado es


el siguiente: 1,234.00 S/.
Que hacer para que el formato de moneda salga al inicio del valor S/. 1,234.00

90

Computacin e Informtica II

Captulo II: Formatos Personalizados

3. Tenemos 3 columnas con los siguientes valores:


1234
6498
9867

1234
6498
9867

1234
6498
9867

1234
6498
9867

Cmo especificar a todos los valores formato personalizado de millares a dos


decimales y adems a la primera columna formato de Soles (S/.), a la segunda
columna formato de dlares ($), a la tercera columna formato de Euros () y a la
cuarta columna formato de Libra Esterlina ().

4. Cul es el proceso a realizar para borrar solamente el formato personalizado


aplicado a n valores.

5. Cundo realizamos formato de fecha larga, nos da como resultado #####. Que ha
sucedi, porqu sucede esto.

6. Que formato debemos aplicar para que los valores se muestren de la siguiente
manera.
S/.********1,234.00
S/.*******16,498.00
S/. *********867.00

7. Estamos creando un registro de notas. Describa el proceso a realizar para que los
alumnos cuyas notas estn en el rango de 0 a 9 se muestre con un cero al inicio y los
alumnos cuyas notas sean reprobadas se muestren en color rojo.
Computacin e Informtica II

91

Microsoft Office Excel 2007

8. Estamos ingresando valores de 4 cifras; pero deseamos que se muestren en la


pantalla con dos ceros al inicio. Cul es el proceso a realizar.

9. Cul es el proceso a realizar para borrar solamente el formato condicional aplicado a


n valores.

10. Cules son los tipos de formatos numricos que conoce, descrbalo con un ejemplo
su utilidad.

11. Que formato se ha aplicado a la siguiente hoja de clculo (columna B).

92

Computacin e Informtica II

Captulo

Administrar rangos y funciones


En este captulo trataremos:
Desplazarse en un libro
Seleccin de rangos
Llenado rpido

Para la gran mayora de los emprendedores,


el mayor reto no consiste en recaudar dinero
sino en tener el ingenio y el empuje para arreglarse sin l"
Amar Bhide

Computacin e Informtica II

93

Microsoft Office Excel 2007

Desplazamiento en un libro
Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Pulse

Para

Teclas de direccin

Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia


la izquierda o hacia la derecha.

TAB

Desplazarse una celda a la derecha.


Tambin le permitir desplazarse entre celdas
desbloqueadas en una hoja de clculo protegida.

MAYS+TAB
CTRL+
tecla
direccin

Desplazarse una celda a la izquierda.


de Ir hasta el extremo de la regin de datos (conjunto de
celdas que contiene datos y que est delimitado por
celdas vacas o por los bordes de la hoja de clculo)
actual.

INICIO
CTRL+INICIO

Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo.

CTRL+FIN

Ir hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo,


es la ltima fila utilizada de la ltima columna utilizada.

AV PG

Desplazarse una pantalla hacia abajo.

RE PG

Desplazarse una pantalla hacia arriba.

ALT+AV PG

Desplazarse una pantalla hacia la derecha.

ALT+RE PG

Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

F6

Cambia entre la hoja de clculo, la cinta de opciones, el


panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja
de clculo que se ha dividido (ficha VISTA, seccin
VENTANA, opcin DIVIDIR), F6 incluye los paneles
divididos cuando se alterna entre los paneles y el rea
de la cinta de opciones.

MAYS+F6

Cambia entre la hoja de clculo, los controles de Zoom,


el panel de tareas y la cinta de opciones.

CTRL+F6

Cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay


ms de una ventana del libro abierta.

CTRL+RETROCESO

Desplazarse para ver la celda activa.

F5

94

Ir hasta el comienzo de una fila.

Mostrar el cuadro de dilogo Ir a.

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones


MAYS+F5

Mostrar el cuadro de dilogo Buscar.

MAYS+F4

Repetir la ltima accin de Buscar (igual a Buscar


siguiente).

Seleccin de rangos
Direcciones de celda
La direccin de una celda est constituida por el nombre de la pgina a la cual
pertenece, seguida de la letra de la columna y el nmero de la fila en la cual se
encuentra. Por ejemplo:
Hoja1!F4
Celda que se encuentra en la columna F, fila 4 de la hoja de clculo Hoja1.
Enero!G16
Celda que se encuentra en la columna G, fila 16 de la hoja de clculo Enero.
A9
Celda que se encuentra en la columna A, fila 9 de la hoja de clculo actual.
Para hacer referencia a celdas que estn en la misma hoja de clculo, no es
necesario escribir el nombre de la hoja, pues esto sera redundante.

Direcciones de bloques de celda


Un bloque de celdas es un conjunto de celdas adyacentes que forman una regin
rectangular. La direccin de un bloque se obtiene haciendo referencia a la
direccin de una celda que est en una esquina del bloque, y la direccin de la
celda que est en la esquina opuesta. Ambas direcciones deben ir separadas por el
smbolo : (dos puntos ortogrficos). Por ejemplo:

A4:B6

Bloque de celdas de dos columnas y tres filas.

B8:B12

Bloque de celdas de una columna y cuatro filas.

A7:A7

Bloque de celdas de una sola celda.

Operadores de Referencia
Microsoft Excel usa dos puntos (B12:C36) para designar un rango. Se pueden
usar comas para seleccionar rangos mltiples (B12:C36,F14:H26) en muchas
funciones.

Crear nombres de rango a travs el cuadro de nombres


Como ya hemos visto, las frmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen
mencin a celdas o tambin a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un
rango de celdas es mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces lo
ms prctico es darle un nombre a este rango, y de all en adelante en vez de
escribir las coordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le

Computacin e Informtica II

95

Microsoft Office Excel 2007

hemos dado. Para nosotros ser ms fcil recordar el nombre de rango que las
coordenadas de celda de ese rango.
Un vez nombrado un rango, este podr ser usado de all en adelante en cualquier
frmula o en cualquier orden de men de Excel cuando se tenga que hacer
referencia a ese rango.

Paso a Paso: Asignar nombre a una celda


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo CONTENIDO
NUTRICIONAL 1
2.

3. Asignar nombre CarneCal a la celda B4


4. Ubicarse en la celda B4

5. Hacer clic en la ficha:


Frmulas, Asignar nombre a un rango, Definir nombre

96

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones

6. Del cuadro de dilogo presentado


CARNECAL. Clic en Aceptar.

escriba un nombre para la celda:


Escriba:
CARNECAL

Realizar el mismo procedimiento para asignar nombre a las celdas


Celda

Nombre

B4

CarneCal

B5

PolloCal

B6

PesacadoCal

C4

CarnePro

C5

PolloPro

C6

PescadoPro

D4

CarneGrasa

D5

PolloGrasa

D6

PescadoGrasa

7. Ahora resolver el siguiente problema.


Por ejemplo si deseamos saber cuanto de caloras obtenemos al comer 100
gramos de carne y 100 gramos de pollo; la frmula sera la siguiente:
Celda B11: =B4 + B5
Pero en adelante vamos a utilizar los nombres de ragos definimos, entonces la
frmula sera la siguiente:
Celda B11: =CARNECAL + POLLOCAL
Si deseamos saber cuanto de caloras obtenemos al comer 100 gramos de carne
y 100 gramos de pescado; la frmula sera la siguiente:
Celda B11: =CARNECAL + PESCADOCAL
Si deseamos saber cuanto de caloras obtenemos al comer 100 gramos de pollo
y 100 gramos de pescado; la frmula sera la siguiente:
Celda B11: =POLLOCAL + PESCADOCAL

Computacin e Informtica II

97

Microsoft Office Excel 2007

Resolver el problema nutricional planteado.

Paso a Paso: Asignar nombre a rango de celda


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo CONTENIDO
NUTRICIONAL 2

2. Asignar nombre CALORIAS al rango de celdas B4:B6


3. Seleccionar el bloque de celdas B4:B6

98

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones

4. Hacer clic en la ficha:


Frmulas, Asignar nombre a un rango, Definir nombre

5. Del cuadro de dilogo presentado escriba un nombre para el rango de celdas y clic en
Aceptar.

Escriba:
CALORIAS

Realizar el mismo procedimiento para asignar nombre al rango de celdas


Rango

Nombre

B4:B6

CALORIAS

C4:C6

PROTEINAS

D4:D6

GRASAS

6. Ahora resolver el siguiente problema.


Por ejemplo si deseamos saber el total de caloras al consumir 200 gramos de carne,
pollo y pescado, la frmula sera la siguiente:
Celda B16: =SUMA(B4:B6)*2
Pero en adelante vamos a utilizar los nombres de ragos definimos, entonces la
frmula sera la siguiente:
Celda B16: =SUMA(CALORIAS)*2
Si deseamos saber el total de protenas al consumir 200 gramos de carne, pollo y
pescado, la frmula sera la siguiente::
Celda B16: =SUMA(PROTEINAS)*2
Si deseamos saber el total de grasas al consumir 200 gramos de carne, pollo y
pescado, la frmula sera la siguiente:
Computacin e Informtica II

99

Microsoft Office Excel 2007

Celda B16: =SUMA(GRASAS)*2


Resolver el problema nutricional planteado

Usar el cuadro crear


El cuadro de nombres muestra todos los nombres y rangos de celda existentes en
la hoja de clculo.

100

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones

Eliminar un nombre de rango


Los nombres de celda y rango pueden ser eliminados, cuando elimina un nombre
de celda o rango que se est utilizando en una frmula, la frmula devolver error.

Paso a Paso: Eliminar un nombre de rango


Hacer clic en la ficha

Del cuadro de dilogo presentado elegir un nombre y luego hacer clic en el botn

Usar nombres de rango en frmulas y funciones.


Para facilitar la edicin de frmulas puede utilizar nombres de celda y nombres de
rango cmo se ha visto en los ejercicios anteriores; dado que nos permite recordar
ms fcil la direccin de una celda.

Crear nombres de celdas o rangos desde el cuadro de nombres


Es mucho ms fcil crear nombre de rango desde el cuadro de nombres; veamos
un ejemplo:
1. Nos ubicamos en la celda a especificarle un nombre
2. Clic en el cuadro de nombres y escribe el nombre a asignar:
CARENCAL [ENTER]

Computacin e Informtica II

101

Microsoft Office Excel 2007

Rtulos
Los rtulos permiten asignar nombres a las celdas con el objetivo que cuando se editen
frmulas estas sean ms entendibles, debido a que puede hacer referencia al nombre del
rtulo en lugar del nombre de la celda.
Crear rtulos

El procedimiento de creacin de rtulo es sencillo y nos permitir hacer ms


entendible el diseo de frmulas.

Paso a Paso: Crear Rtulos


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo ROTULO DE
DATOS

Hacer clic en la
celda A5, arrastrar
hasta la celda F6.

102

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones

2. Hacer clic en la ficha

Eliminar rtulos

Los rtulos que no utilice como referencia a una frmula puede eliminarlos.

Paso a Paso: Eliminar Rtulos


1. De su hoja de clculo anterior eliminaremos los rtulos que no se utilizarn
en frmulas

2. Hacer clic en la ficha

Computacin e Informtica II

103

Microsoft Office Excel 2007

3. Seleccionar los rtulos que desea eliminar


4. Hacer clic en el botn

Hacer clic en el botn

para eliminar

5. Ahora, resolver el problema del Pago mensual


Pago mensual = Horas trabajadas * Pago por hora.
Usar rtulos en frmulas y funciones

Para hacer ms entendible una frmula puede utilizar los rtulos


Para calcular el pago mensual utilizamos los rtulos de esta forma la frmula se
hace mas entendible.

104

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones

Llenado rpido
Autorrellenar
Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y as facilitar el ingreso de
datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestin.
Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorelleno.
As, escriba en una celda el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno,
tal como la figura:

Al hacer clic en las opciones de Autorelleno, podemos realizar acciones


adicionales.

As, por ejemplo, escriba en alguna celda 9-11-2001; al arrastrar esa fecha se podrn
realizar diversas acciones sobre ella, tal como se aprecia a continuacin:

Computacin e Informtica II

105

Microsoft Office Excel 2007

Fecha
09-Nov
10-Nov
11-Nov
12-Nov
13-Nov
14-Nov
15-Nov

Fecha
09-Nov
12-Nov
13-Nov
14-Nov
15-Nov
16-Nov
19-Nov

Fecha
09-Nov
09-Dic
09-Ene
09-Feb
09-Mar
09-Abr
09-May

Fecha
09-Nov-01
09-Nov-02
09-Nov-03
09-Nov-04
09-Nov-05
09-Nov-06
09-Nov-07

En las columnas se ha elegido: Rellenar das, das de la semana, meses y


aos.

Rellenar Series
El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o
generacin de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. As,
si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el
contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear
una serie.
Para generar una serie:
9. Haga clic en la celda A3
10. Lleve el puntero al cuadro de relleno
11. Cuando vea el smbolo realice un arrastre

Despus del arrastre

Si el contenido de una celda es un nmero o un texto, podr COPIAR...

Despus del arrastre


106

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones

Generar Series

Objetivo
Probar la generacin de series y el proceso de copiar

Procedimiento
12. Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:

Autocompletar
MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opcin de
autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se
ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerir el valor existente.
En el grfico de abajo, en una lista de Areas, al pulsar la letra C en la celda A5, Excel
autocompletara el ingreso con la palabra Contabilidad que ya existe lneas ms arriba
(A3).

Uso de Autocompletar

Paso a Paso: Cmo Activar / Desactivar Autocompletar


1) Haga clic en el botn de Office y luego haga clic en el botn Opciones de Excel
2) En la ventana Opciones de Excel elija del men izquierdo la opcin Avanzadas
3) De manera predeterminada la opcin Habilitar Autocompletar se encuentra activa,
sin embargo aqu es donde puede desactivarlo o activarlo si fuera el caso.

Computacin e Informtica II

107

Microsoft Office Excel 2007

4) Haga clic en el botn Aceptar para terminar.

Elegir de la lista desplegable


Esta opcin le permitir reutilizar datos ingresados anteriormente en la misma columna
de una forma rpida y muy cmoda ya sea por medio del men contextual o por medio
del teclado.

Paso a Paso: Cmo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable


1) Ubique el selector de celdas debajo del ltimo dato ingresado en la columna.
2) Haga clic con el botn secundario del mouse, y en el men contextual que aparece,
haga clic en Elegir de la lista desplegable.

108

Computacin e Informtica II

Captulo III: Administrar rangos y funciones


3) Aparecer una lista con los valores ya ingresados en la columna.

Tambin puede pulsar la combinacin de teclas ALT+Flecha hacia abajo


4) Elija el dato de la lista que requiera y ste aparecer inmediatamente en la celda.

Repetir un valor en un rango de celdas


Esta utilidad de MS Excel le permitir repetir los mismos datos de una celda en el resto
de celdas seleccionados.
Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan los mismos
datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuacin, presione la combinacin
de teclas CTRL + ENTER.

Paso a Paso: Cmo repetir un valor en un rango de celdas


1) Seleccionar el rango de celdas en el que desea ingresar datos.

2) Escriba un valor (por ejemplo, digite cero)

Computacin e Informtica II

109

Microsoft Office Excel 2007


3) Pulsar Control + Enter, y observar el siguiente resultado:

Preguntas de Repaso
1. Cul es el proceso para crear un rango, especifique ms de una forma.

2. Cmo borrar un rango asignado a un conjunto de celda, describa el proceso.

3. Cmo saber la lista de nombres de rangos asignados que tenemos en archivo de


Excel, especifique ms de una forma.

4. Cules son los pasos para considerar la opcin de elegir datos de una lista.

110

Computacin e Informtica II

Captulo

Subtotales y filtros
En este captulo trataremos:
Niveles de subtotales
Filtros personalizados

Hacer siempre lo que quieren los clientes es un gran error. La


estrategia de la empresa consiste en identificar las necesidades
especificas de aquel segmento de clientes que quieren satisfacer,
y el resto que se aguante porque, si intentamos tener contentos a
todos, nos quedamos sin estrategia.
Michael Porter

Computacin e Informtica II

111

Microsoft Office Excel 2007

Niveles Subtotales
Los Subtotales son una herramienta muy valiosa al momento que nosotros necesitamos
realizar clculos. Usando Subtotales podemos hacer lo siguiente:

a. Agrupamiento de datos.
Mostrar Subtotales y Totales por diferentes grupos de la lista
Hacer diferentes tipos de clculos como por ejemplo contar los tems, calcular el
promedio de los tems.

b. Preparando los datos para calcular Subtotales


Para que los Subtotales trabajen correctamente, la tabla de datos deber estar
ordenada por el campo que se desea agrupar. Asimismo la tabla deber contener
en la primera fila los nombres de los campos.

Paso a Paso: Aplicar Subtotales a las listas


1. Utilice la siguiente lista de datos o abrir el archivo SUBTOTALES
COLEGIO 1

2. Agrupar registros por el campo de


datos categora y totalizar los
valores del campo pensin
3. Ubicarse en la celda I5 y hacer
clic en el botn
para ordenar
los registros por categora. Es
necesario antes de calcular
subtotales, ordenar los registros
por la columna de datos que se
calcular subtotales.
4. Hacer clic en la ficha

botn
se presenta el
siguiente cuadro de dilogo.
a. Elegir el campo categora,
recuerde que este campo
112

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

debe coincidir con el campo por el cual se ordeno la lista.


b. Elegir la funcin a utilizar (Suma, promedio, max, min, etc)
c. Activar campos numricos donde se totalizar segn la funcin elegida
5. Finalmente hacer clic en el botn
6. Su hoja de clculo se esquematizar como se presenta en el grfico, se agrupa
por categoras y calcula el total de los ingresos por pensin por cada categora.

Manejo de los niveles de esquema.


Utilice estos botones
para mostrar los registros por niveles de
subtotales.
Si elige el botn
se mostrar slo el total general
Si elige el botn

se mostrar slo los totales por categora

Si elige el botn

se mostrar todos los registros

Paso a Paso: Manejo de los niveles de esquema


1. Agrupar registros por el campo de datos nivel y totalizar los valores del campo
pensin (abrir el archivo AGRUPAR COLEGIO)
2. Utilice la siguiente lista de datos para calcular subtotales por nivel

Computacin e Informtica II

113

Microsoft Office Excel 2007

3. Ubicarse en la celda F5 y hacer clic


en el botn
para ordenar los
registros por nivel. Es necesario
antes de calcular subtotales,
ordenar los registros por la
columna de datos que se calcular
subtotales.
4. Hacer clic en la ficha

botn
se presenta el
siguiente cuadro de dilogo.
a. Elegir el campo nivel,
recuerde que este campo
debe coincidir con el campo
por el cual se ordeno la
lista.
b. Elegir la funcin a utilizar
(Suma)
c. Activar campos numricos donde se totalizar segn la funcin elegida
d. Finalmente hacer clic en el botn
5. Su hoja de clculo se esquematizar como se presenta en el grfico, se agrupa
por nivel y calcula el total de los ingresos por pensin por cada nivel.

114

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

Utilice estos botones


6. Se elige el botn

para mostrar los registros por niveles de subtotales.


se mostrar slo el total general

7. Si elige el botn

se mostrar slo los totales por el campo de datos nivel.

8. Si elige el botn

se mostrar todos los registros

Computacin e Informtica II

115

Microsoft Office Excel 2007

Mltiples subtotales por categora.


Puede agregar mltiples subtotales a su tabla, para visualizar varios totales por
diferentes campos de datos.

Paso a Paso: Mltiples Subtotales por categora


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo SUBTOTALES SRL

2. Agrupar los registros por el campo de datos COMPROB. Y calcular totales


para los campos de datos: SUBTOTAL, DESCUENTO, IVA, TOTAL
3. Primeramente ordenaremos los registros por el campo de datos COMPROB

116

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

Hacer clic en la celda C6


Hacer clic en la ficha
Hacer clic en el botn
para ordenar en forma
ascendente por el campo
de datos COMPROB.

4. Hacer clic en la ficha


dilogo.

, botn

se presenta el siguiente cuadro de

a. Elegir el campo comprob,


recuerde que este campo debe
coincidir con el campo por el
cual se ordeno la lista.
b. Elegir la funcin a utilizar
(Suma)
c. Activar campos numricos
donde se totalizar segn la
funcin elegida
d. Finalmente hacer clic en el
botn
5. Se mostraran los registros totalizados
por tipo de comprobante de pago
(campo de datos comprob) y se
totaliza por los campos: Subtotal, Dto.,
IVA y total.
Utilice

para mostrar diferentes nivel de esquema

Si elige el botn

se mostrar slo el total general

Si elige el botn

se mostrar slo los totales por el campo tipo comprob.

Computacin e Informtica II

117

Microsoft Office Excel 2007

Si elige el botn

Si elige el botn

se mostrar todos los registros totalizados.

se mostrar slo los totales por el campo tipo COMPROB.

Mltiples subtotales

Paso a Paso: Agrupar registros - 1


1. Abrir el archivo SUBTOTALES COLEGIO 2, utilice la siguiente lista
de datos para calcular subtotales por el campo grado

2. Agrupar registros por grado y totalizar los valores del campo pensin

118

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

3. Ubicarse en la celda G5 y hacer clic en el botn


para ordenar los
registros por grado. Es necesario antes de calcular subtotales, ordenar los
registros por la columna de datos que se calcular subtotales.
4. Hacer clic en la ficha
cuadro de dilogo.

, botn

se presenta el siguiente

a. Elegir el campo grado,


recuerde que este campo
debe coincidir con el
campo por el cual se
ordeno la lista.
b. Elegir la funcin a utilizar
(Suma)
c. Activar
campos
numricos
donde
se
totalizar
segn
la
funcin elegida
d. Finalmente hacer clic en
el botn Aceptar
5. Utilice estos botones
para mostrar los registros por
niveles de subtotales. Si elige
el botn se mostrar solamente los totales por grado.
6. Su hoja de clculo se esquematizar como se presenta en el grfico, se
agrupa por grado y calcula el total de los ingresos por pensin por cada
grado.

Computacin e Informtica II

119

Microsoft Office Excel 2007

Paso a Paso: Agrupar registros - 2


1. Abrir el archivo SUBTOTALES COLEGIO 3, utilice la siguiente lista
de datos para agrupar registros por el campo de datos seccin y totalizar los
valores del campo pensin
2. Utilice la siguiente lista de datos para calcular subtotales por seccin

Ubicarse en la celda H5 y hacer clic en el botn


para ordenar los
registros por seccin. Es necesario antes de calcular subtotales, ordenar los
registros por la columna de datos que se calcular subtotales.

3. Hacer clic en la ficha

, botn

se presenta el siguiente

cuadro de dilogo.
a. Elegir
el
campo
seccin, recuerde que
este
campo
debe
coincidir con el campo
por el cual se ordeno la
lista.
b. Elegir la funcin
utilizar (Suma)

c. Activar
campos
numricos donde se
totalizar segn la
funcin elegida
d. Finalmente hacer clic
en el botn Aceptar

120

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

4. Utilice estos botones


subtotales. Si elige el botn

para mostrar los registros por niveles de


se mostrar solamente los totales por seccin.

5. Su hoja de clculo se esquematizar como se presenta en el grfico, se


agrupa por seccin y calcula el total de los ingresos por pensin por cada
seccin.

Borrar subtotales
Puede eliminar los subtotales creados, si desea que su lista de datos retorne a su
formato nomal.

Paso a Paso: Borrar Subtotales


1. Hacer clic en la ficha
dilogo.

2. Hacer clic en el botn

Computacin e Informtica II

, botn

se presenta el siguiente cuadro de

para eliminar los subtotales

121

Microsoft Office Excel 2007

Subtotales (SUBTOTALES(nm_funcin;valor1, valor2, ...))


Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear
una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de
la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse
modificando la frmula SUBTOTALES.
Argumentos

Nm_funcin
Es un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por
alto valores ocultos) que indica qu funcin debe utilizarse para calcular los
subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin
(incluye valores ocultos)
1

101

PROMEDIO

102

CONTAR

103

CONTARA

104

MAX

105

MIN

106

PRODUCTO

107

DESVEST

108

DESVESTP

109

SUMA

10

110

VAR

11

Nm_funcin
(pasa por alto valores ocultos)

111

VARP

Funcin

Valor1, valor2
Son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Veamos el siguiente ejemplo (abrir el archivo FUNCION SUBTOTALES)

122

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

Filtros de datos
El filtrado de datos constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de
datos en una lista y trabajar con ellos.
Cuando se filtra una lista slo visualizar las filas que cumplen un conjunto de
condiciones de bsqueda llamado criterios.
A diferencia de la ordenacin, la filtracin no reorganiza las listas. La filtracin oculta
provisionalmente las filas que no desea mostrar.
Cuando Excel filtra las filas, la hoja de clculo se coloca en el modo de filtracin. En
este modo se podr editar, dar formato, efectuar representaciones grficas e imprimir la
lista de subconjuntos sin tener que reorganizarla o moverla.

Paso a Paso: Aplicar Autofiltros


1. Abrir el archivo FILTROS
2. Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros por seccin.

3. Ubicarse en la celda A5.


4. Hacer clic en la ficha

, botn

5. Ahora simplemente con hacer clic en la lista desplegable podr filtrar los
registros de datos segn sus requerimientos.
6. Hacer clic en el
autofiltro grado
y desactive las
casillas del 2do.
Al 6to. Grado,
de tal forma
que slo se
muestre
alumnos
del
1er. Grado.

Computacin e Informtica II

123

Microsoft Office Excel 2007

7. Los registros filtrados se muestran como en la grfica.

Filtro personalizado
Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos.

Paso a Paso: Filtros personalizados


1. Abrir el archivo FILTROS o disear la hoja de clculo
Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros donde el monto de la
pensin est entre: 200 y 350.

a. Ubicarse en la celda A5.


b. Hacer clic en la ficha

, botn

c. De la lista de opciones presentadas elegir


La opcin: Mayor o igual a
Se presenta el siguiente cuadro de dilogo
124

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

2. Ingrese los valores


segn se muestra en la
grfica, para que slo
se
muestre
los
alumnos que pagan
una pensin que est
entre 200 y 350
nuevos soles.
3. Hacer clic en el botn
para
aplicar el filtro.

Pensiones de alumnos
con valor entre 200 y 350.

Filtro mltiple
Se utiliza para especificar mltiples condiciones

Paso a Paso: Filtros mltiple


1. Abrir el archivo FILTROS
Utilice la siguiente lista de datos para filtrar registros donde:
Procedencia: CIV
Nivel: P
Grado: 1

Computacin e Informtica II

125

Microsoft Office Excel 2007

2. Ubicarse en la celda A5.

3. Hacer clic en la ficha

, botn

4. De la lista de opciones presentadas elegir


Procedencia: CIV
Nivel: P
Grado: 1
Hacer clic y dejar slo activado la
casilla de verificacin 1
Hacer clic y dejar slo activado la
casilla de verificacin P
Hacer clic y dejar slo activado la
casilla de verificacin CIV

Quitar un Filtro
Para mostrar en su tabla todos los registros, debe quitar los filtros aplicados.

Paso a Paso: Quitar filtros

Hacer clic en la ficha

126

, botn

Computacin e Informtica II

Captulo IV: Sub totales y filtros

Preguntas de Repaso
1. De la siguiente base de datos, se desea saber:
Total de ventas por zonas.
Total de ventas por Productos.
Total de ventas por Vendedor.

2. De la siguiente base de datos se desea saber:


a. Mostrar solamente los empleados cuya categora sea A
b. Mostrar solamente los empleados cuya categora NO sea A
c. Mostrar solamente los empleados cuya categora sea A o B o C
d. Mostrar solamente los empleados cuyo Sueldo Bsico sea mayor a S/.
1,000.00

Computacin e Informtica II

127

Microsoft Office Excel 2007

e. Mostrar solamente los empleados cuyo Sueldo Bsico sea menor a S/.
1,000.00
f. Mostrar solamente los empleados cuyo Sueldo Bsico sea entre S/. 1,000.00
a S/. 2,000.00
g. Mostrar solamente los empleados cuyo cumpleaos sea en Mayo
h. Mostrar solamente los empleados que hayan nacido en el ao 1970
i. Mostrar solamente los empleados que hayan nacido en los aos 70
j. Mostrar solamente los empleados cuyo apellidos sea CAMASCA
k. Mostrar solamente los empleados cuyo apellidos NO sea CAMASCA
l. Mostrar solamente los empleados que no tengan hijos

128

Computacin e Informtica II

Captulo

Tablas y grficos dinmicos


En este captulo trataremos:
Generar tablas dinmicas
Modificar el diseo de la tabla
Configurar el campo de datos de la tabla
AutoFormato de la tabla
Crear grficos dinmicos

Las empresas con xito son aquellas que


poseen la doble habilidad de tener la visin
y de poner en marcha una estrategia a
largo plazo
Bill Gates.

Computacin e Informtica II

129

Microsoft Office Excel 2007

Tablas dinmicas
Es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos
usando el formato y los mtodos de clculo que usted elija. Puede actualizar la tabla
dinmica a medida que cambian los datos fuente.

Generar tablas dinmicas


Una tabla dinmica crea un resumen de datos usando los mtodos de clculo, o
funciones de resumen, que usted seleccione, ejemplo SUMA, PROMEDIO.
Tambin se puede controlar cmo se calculan los subtotales y los totales. Cuando
cambian los datos fuente, puede fcilmente actualizar o volver a calcular los datos
de la tabla dinmica.

Funcionamiento de una tabla dinmica.


Los campos y los datos que estos contienen controlan la organizacin de los datos.
Especifique qu datos desea incluir y de qu modo desea organizarlos eligiendo
de la tabla de origen o de la lista los campos y los elementos (conjunto de datos
nicos que contienen los campos) que aparecern en la tabla.

Diseo de la tabla: Filas, Columnas, Pginas, Datos


Campos que se utilizar como nombres de referencia del campo de fila, del campo
de columna y del campo de pginas en la tabla dinmica. Estos campos
generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto.
Campos de datos que contienen los datos que desea resumir. Generalmente suelen
ser campos que contienen datos numricos.
Puede utilizar la cantidad de campos que desee de la lista. Los elementos de la
lista fuente se convierten en rtulos de filas o de columnas en la tabla dinmica
resultante. Estos rtulos, o elementos de la tabla dinmica, son subcategoras de
un campo de una tabla dinmica, al igual que subcategoras del campo de la lista
fuente.
Los datos numricos, y en algunos casos los datos de texto, se resumen en el rea
de datos de la tabla dinmica.

130

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

Campos de fila, campos de columna


Los campos y los elementos que se incluyen en una tabla dinmica determinan de
qu modo se van a resumir los datos en el rea de datos.
Cmputo del campo de datos.
Si el campo de datos que elige de la lista o de la tabla fuente contiene datos
numricos, Excel usa la funcin SUMA para calcular los valores en el rea de
datos de la tabla dinmica. Si el campo de datos que elige contiene elementos de
texto, Excel usa la funcin CUENTA para contabilizar los elementos fuente.
Los campos de pgina filtran la presentacin de los datos
Para filtrar la presentacin de los datos en una tabla dinmica, utilice un campo de
pgina. El campo de pgina divide la tabla dinmica en pginas individuales,
permitindole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento. Los
campos de pgina se crean junto con la tabla dinmica.

Paso a Paso: Generar Una Tabla Dinmica


1. Abrir el archivo TABLAS DINMICAS 1
2. Utilice la siguiente lista de datos para crear una tabla dinmica que calcule la
cantidad de alumnos matriculados por grado y seccin.

3. Ubicarse en la celda A5 y realizar los siguiente pasos

Computacin e Informtica II

131

Microsoft Office Excel 2007

4. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo


Seleccione el rango
de celdas B4:L20

Elegir Nueva hoja de


clculo

5. Hacer clic en el botn

para continuar

6. Se muestra la estructura para el diseo e la tabla dinmica

Arrastrar a esta rea los


campos que se utilizaran
como: filtro de informe,
rtulos de columna, rtulos
de fila y valores.

De la lista de campos de la tabla dinmica active los nombres de campo que utilizar
como filtro de informe, rtulos de columna, rtulos de fila y valores. Tambin puede
arrastrar el campo hacia la estructura de la tabla dinmica.
Si los resultados no quedan cmo uno lo desea, puede arrastrar los campos hacia el
panel de Lista de campos de tabla dinmica para rehacerlo nuevamente.
132

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

7. La tabla dinmica queda como se muestra en la grfica.

8. Para volver a mostrar la lista de campos de tabla dinmica ubicarse dentro de


una de las celdas de la tabla dinmica.

Paso a Paso: Interactuar con una Tabla Dinmica


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo TABLA DINAMICA
2

2. Crear una tabla dinmica que permita analizar los datos consolidados de las
ventas por cliente y marca.
3. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin
dentro de una tabla de Microsoft Office Excel.
4. Ubicarse en la celda A5 y realizar los siguiente pasos
Computacin e Informtica II

133

Microsoft Office Excel 2007

5. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.


Seleccionar
el
rango de celdas
A5:I20

Elegir
Nueva
hoja de clculo

6. Hacer clic en el botn

para continuar

7. Se presenta la lista de campos de


tabla dinmica.
Para crear el modelo dinmico
debe arrastrar los campos hacia el
cuadro rtulos de Filtro informe,
columna, fila, valores.
Despus de arrastrado los campos,
debern mostrar la siguiente
apariencia.

Arrastrar los campos:


-

134

Cliente como rtulo de fila


Marca como rtulo de columna
Monto como valor

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

8. Se muestra el siguiente resultado

Interactuar con la tabla


Es posible interactuar con la tabla dinmica de tal forma que el usuario pueda:
Modificar el diseo, los datos en los registros, agrupar.

Modificar el diseo de la tabla


Una vez creada la tabla dinmica puede agregar ms rtulos de fila o columna, as
mismo agregar un filtro.

Paso a Paso: Modificar el diseo de una Tabla Dinmica


1. Disear la siguiente hoja de clculo o abrir el archivo TABLA DINAMICA
2
2. Modificaremos su tabla dinmica generada en el ejemplo anterior
3. Adicionar el campo de datos vendedor, como un rtulo de fila mas
4. Adicionar el campo
lugar, como filtro.

de

datos

Despus de arrastrado los campos,


debern mostrar la siguiente
apariencia.

Arrastrar los campos:


Lugar como filtro
Marca cmo Rtulo de columnas
Cliente y Vendedor como Rtulo
de fila
- Monto como valor
-

Computacin e Informtica II

135

Microsoft Office Excel 2007

5. Su tabla quedar como se muestra en la grfica, interacte y observe los


cambios.

Modificar datos en los registros


Si se modifica los datos en los registros orgenes su tabla dinmica puede
actualizarse siguiendo el procedimiento descrito a continuacin.
- Seguiremos trabajando con el ejemplo anterior.
- Modifique algunas cantidades de los pedidos y observar que los cambios an
no se muestran reflejados en la Tabla Dinmica; para que esto suceda realice
el siguiente proceso.
Hacer clic derecho
sobre
su
tabla
dinmica y elegir la
opcin Actualizar.

Agrupar y mostrar detalles


136

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

Puede hacer clic en

para mostrar u ocultar los detalles

Hacer clic para


mostrar u ocultar
los detalles

Configurar el campo de datos de la tabla


El campo de datos de la tabla dinmica puede ser modificado en: La funcin que utiliza,
el nombre y el formato de nmero. Veamos el siguiente procedimiento.
-

Seguiremos
trabajando con
ejemplo anterior.

el

De la lista de campos
de la tabla dinmica,
hacer clic derecho en
Suma de Monto y
seleccionar la opcin
Configuracin
de
campo de valor

Del
cuadro
de
dilogo presentado

Computacin e Informtica II

137

Microsoft Office Excel 2007

elegir la funcin que desea utilizar

Elegir la funcin a
utilizar

Hacer clic en el botn

para aplicar formato al rea de datos.

AutoFormato de la tabla
Excel presenta un conjunto de formatos preestablecidos que ayudan en la
aplicacin de formato a la tabla dinmica.

Paso a Paso: Asignar Autoformato


1. Seguiremos trabajando con el ejemplo anterior.
2. Ubicarse dentro de la tabla
138

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

3. Seleccionar la ficha Diseo, luego elegir uno de los formatos preestablecidos.

4. Su tabla dinmica quedar como se muestra en la grfica.

Aplicar filtros a la tabla dinmica


Los filtros permiten utilizar un conjunto de registros que cumplan una determinada
condicin de tal forma que la tabla dinmica slo muestre los datos que deseamos
analizar.
Veamos este ejemplo.
1. Disear o abrir el Archivo: TABLA DINAMICA 3, hoja DETALLES

Computacin e Informtica II

139

Microsoft Office Excel 2007

2. Ubicarse en la celda A2 y realizar los siguiente pasos:


Clic Insertar, Tabla dinmica, Tabla dinmica

3. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.

Seleccionar toda la base de datos y hacer clic en el botn


4. Ahora mostraremos el Total comprado por los Clientes de Alemania

Arrastrar los campos:


Pas a Filtro de informe.
Ciudad a Rtulos de fila.
Total a Valores
140

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

5. Su tabla dinmica queda como sigue

Al hacer Clic en el Icono de Filtros,


podemos elegir un Pas distinto.

6. Ahora interacte con los Filtros por ejemplo muestre el Total comprado por
los Clientes de Brasil, luego solo Estados Unidos y observe lo que sucede.
7. Muestre el monto comprado por
todos los Clientes de Amrica
Latina, de las Compaas Federal
Shipping y Speedy Express y
observe lo que sucede.
Arrastrar los campos:
Forma de envo a Filtro de informe
Pas y Ciudad a Rtulos de fila
Totales a Valores

El resultado es como sigue.

Seleccionar las
compaas que se
desea.

Computacin e Informtica II

141

Microsoft Office Excel 2007

8. Muestre el monto comprado


anualmente,
por
un
Pas
determinado; se desea saber
tambin el nombre de la Ciudad.

Arrastrar los campos:


Pas a Filtro de informe
Fecha de pedido y Ciudad a Rtulos de fila
Totales a Valores

El resultado es como sigue.

Seleccionar el Pas
que se desea.

Para obtener el resultado anterior, es necesario agrupar las fecha, caso contrario
el resultado saldr de todas las fechas, para lo cual debe hacer el siguiente
proceso.
- Clic derecho sobre el campo Fecha de pedido, seleccionar la opcin
Agrupar y luego Aos

142

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

Filtros aplicados a los rtulos de fila/columna


Aplica filtro a los datos mostrados como rtulos de filas o columnas
Veamos el siguiente ejemplo
Si desea mostrar slo las ventas al pas de Alemania, Brasil y Estados Unidos.
1. Seleccione el filtro Rtulos de fila
2. Slo deje activas las casillas de los pases que desea analizar sus ventas

3. Hacer clic en el botn


Activar
slo
el
nombre de los pases
que desea analizar

Para aplicar filtros mas personalizados


puede seleccionar la opcin Filtros de etiqueta.

Filtros de valor
Permite mostrar registros que cumplan una condicin, la condicin est basada en
la comparacin con los valores del rea de datos.
Aplicacin.
Mostrar slo las operaciones que
superan los cien mil en ventas.
1. Seleccionar el filtro Rtulo
de columna
2. Elegir la opcin Filtros de
valor
3. De la lista de opciones
operadores presentadas
elegir Mayor que

Computacin e Informtica II

143

Microsoft Office Excel 2007

4. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo.


Elegir campo Suma de ventas, operador es mayor que y editar el valor
100000

5. Hacer clic en el botn Aceptar para ejecutar el filtro.

Insertar campo calculado


Permite agregar campos calculados a la tabla dinmica, los cuales se derivan de
los campos de la tabla de datos original.
Veamos el siguiente ejemplo.
Crear dos campos calculados:
-

144

DescAdiconal que equivale a 10% del precio de venta y


IngresoconDescAdicional que equivale a la diferencia entre venta y el
DescAdiconal
Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

1. Elegir la opcin Herramientas de tabla dinmica, Frmulas, campo


calculado

2. Del cuadro de dilogo presentado defina nombre y frmula segn como se


describe en la grfica

3. Para crear el segundo campo calculado primero debe hacer clic en el botn
insertar campo. Defina nombre y frmula segn la grfica.

Computacin e Informtica II

145

Microsoft Office Excel 2007

4. Cuando termine hacer clic en el botn Aceptar se presenta el siguiente


resultado.

Grficos dinmicos
Permite crear un grfico tomando como fuente de datos la tabla dinmica.
Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de
tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas
cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios
orgenes, incluidos los que son externos a Excel.).
Campos de un grfico dinmico
1. Campo de filtro del informe
Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos especficos.
2. Campo de valores
Campo del origen de datos (datos de origen: lista o tabla que se utiliza
para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Los datos de
origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base
de datos externa o de otro informe de tabla dinmica.) subyacente que
proporciona valores para comparar o medir.
3. Campo de serie
Campo que se asigna a una orientacin de serie en un informe de grfico
dinmico. Los elementos del campo proporcionan las series de datos
individuales.
4. Elemento
Los elementos representan entradas nicas en un campo de columna o de
fila, y aparecen en las listas desplegables de los campos de filtro del
informe, en los campos de categora y en los campos de serie.
5. Campo de categora
Campo de los datos de origen que se asigna a una orientacin de
categora en un informe de grfico dinmico. Un campo de categora
proporciona las categoras individuales cuyos puntos de datos se
representan grficamente.
146

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

Veamos este ejemplo.


1. Abrir el archivo: TABLA DINAMICA 4, hoja DETALLES
2. Si desea mostrar slo las ventas al pas de Alemania, Brasil y Estados Unidos;
con su respectivo grfico dinmico.
3. Seleccione el filtro Rtulos de fila
4. Slo deje activas las casillas de los pases que desea analizar sus ventas

5. Hacer clic en el botn


Activar
slo
el
nombre de los pases
que desea analizar

6. Para hacer grficos


hacer clic:

dinmicos;

Clic en la Tabla Dinmica

Clic en Opciones, Grfico dinmico

Seleccionar el tipo de grfico deseado

Clic en Aceptar

Ahora personalizar el grfico y el resultado obtenido debe ser el siguiente.

Computacin e Informtica II

147

Microsoft Office Excel 2007

Dlares

Millares

Cuadro Comparativo de Compras Superiores a $ Cien Mil


300,00
250,00
200,00
150,00
100,00
50,00
Alemania

Brasil

Estados Unidos

Pases

Aplicacin de Tabla y Grficos dinmico


1. Abrir el archivo PLANILLA o disear la siguiente base de datos

rea de base de datos: A5:L25

148

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

CREACION DE TABLAS DINAMICAS


1. Clic en la celda A5
2. Clic en la Ficha Insertar
3. Comando Tabla dinmica del grupo de herramientas Tabla
4. Seleccionar la opcin Tabla dinmica

5. Seleccionar toda la base de datos y hacer clic en Aceptar.

Usted puede elegir una fuente de datos externa, haciendo clic en la opcin
correspondiente; de la misma manera puede mostrar el resultado en la hoja de
clculo existente.
Para el aprendizaje inicial recomendamos las opciones por defecto y realizar
siempre los CINCO PASOS indicados.
Ahora, el sistema mostrar la siguiente pantalla

Computacin e Informtica II

149

Microsoft Office Excel 2007

Grficos

Filtros

Campos de
la Base de
Datos

Rtulos

de
Columna

Rtulos
de Filas

Campos
a
Operar

Filtros

Rtulos
de Filas

Rtulos

de
Columna

Campos
a
Operar

Crear una Estadstica por Sexo

SEXO

APELLIDOS Y
NOMBRES

Para realizar una Estadstica es bastante sencillo, simplemente arrastrar los campos
de la Base de Datos.
1. Campo SEXO a Rtulo De Fila.
2. Campo APELLIDOS Y NOMBRES a Valores
150

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

Si los resultados no fueran adecuados, se recomienda regresarlos a los Campos de


Base de Datos y volver a intentarlo; de la misma manera Men Contextual -Clic
derecho del Mouse- es una buena alternativa a utilizar.

Crear una Grfico Dinmico


1. Hacer Clic en Herramientas de tabla dinmica
2. Ficha Opciones
3. Comando Grfico dinmico
4. Seleccionar el Tipo de Grfico adecuado a utilizar
5. Clic en Aceptar

Computacin e Informtica II

151

Microsoft Office Excel 2007

Crear una Estadstica por Ocupacin con su respectivo Grfico Dinmico


No olvidar los Cincos pasos inciales de la creacin de tablas.

OCUPACIN

APELLIDOS Y
NOMBRES

Crear una Estadstica por Mes de Nacimiento

FECHA_NAC

152

APELLIDOS Y
NOMBRES

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

Pero observamos que los resultados no son los que esperbamos, pasa solucionar
no olvidar el Men Contextual sobre el campo FECHA_NACIMIENTO.

Men
Contextual

Computacin e Informtica II

153

Microsoft Office Excel 2007

Crear una Estadstica de Ingresos (TOTAL A PAGAR) por Ocupacin de acuerdo


a la Categora y filtrarlo por Condicin Laboral

CONDICION
CATEGORIA

OCUPACION

TOTAL A
PAGAR

Puede Filtrar el Campo Condicin y seleccionar entre mostrar solamente las


personas cuya condicin sea Contratada o Estable.
No olvidar si no muestra los resultados apropiados en el campo Total a Pagar,
probablemente puede estar contando los valores en vez de sumarlo; para
solucionarlo:
Clic derecho del Mouse en el campo mencionado
Clic en Configuracin de campo de valor
Ahora seleccionar la opcin deseada, por ejemplo Suma.

Preguntas de Repaso
1. De la siguiente base de datos, se desea las siguientes estadsticas:
a. Total de ventas por zonas.
b. Total de ventas por Productos.
c. Total de ventas por Vendedor.
d. Promedio de ventas por zonas.
e. Promedio de ventas por Productos.
f. Promedio de ventas por Vendedor.

154

Computacin e Informtica II

Captulo V: Tablas y grficos dinmicos

2. De la siguiente base de datos se desea realizar las siguientes estadsticas:


1. Las personas que cumplen aos mensualmente, mostrar los apellidos y
nombres
2. La cantidad de personas que ingresaron a laborar anualmente
3. La Cantidad de empleados por Sexo
4. La Cantidad de empleados por Ocupacin
5. La Cantidad de empleados por Categora
6. Total de Sueldo Bsico por Ocupacin

Computacin e Informtica II

155

Microsoft Office Excel 2007

3. De la siguiente base de datos se desea realizar las siguientes estadsticas:


a. Total de ventas mensualmente
b. Total de ventas por cliente
c. Total de ventas por lugar
d. Total de ventas por vendedor
e. Total de ventas por marca
f. Total de ventas mensualmente por cliente
g. Total de ventas mensualmente por lugar
h. Total de ventas mensualmente por vendedor

156

Computacin e Informtica II

Captulo

Importar y Exportar datos


En este captulo aprenderemos a:

Importar datos de otras aplicaciones a texto, csv y


dems formatos
Guardar como pgina Web
Incrustar archivos, libros de Excel
Crear hipervnculos entre Excel y otros programas de
office

Un emprendedor debe tener capacidad para aprender de sus errores:


El fracaso es la oportunidad de volver a empezar
de un modo ms inteligente.
Henry Ford.

Computacin e Informtica II

157

Microsoft Office Excel

Importar
Importar datos de otras aplicaciones: Access y SQLServer
Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de
Access y pegarlos en una hoja de clculo de Excel, conectar con una base de
datos de Access desde una hoja de clculo de Excel o exportar datos de Access a
una hoja de clculo de Excel.

Paso a Paso: Importar datos de Ms Access


1. Solicitar el archivo PEDIDOS.MDB al instructor.
2. Hacer clic Datos, Obtener datos externos, Desde Access

3. Del cuadro de dilogo presentado elegir la base de datos Pedidos.

Hacer clic en el botn


4. Del cuadro de dilogo presentado elegir la tabla Pedidos

158

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

Hacer clic en el botn


5. Del cuadro de dilogo presentado elegir la opcin Tabla
Indicar que los datos se sitan a partir de la celda A1

Finalmente hacer clic en el botn


6. Se ejecutar la importacin de la tabla pedidos hacia Excel.

Paso a Paso: Importar datos de SQL Server


1. Hacer el siguiente proceso. Clic en Datos, Obtener datos externos, De otras
fuentes, Desde SQL Server

Computacin e Informtica II

159

Microsoft Office Excel

2. Del siguiente cuadro de dilogo especifique segn el grfico

Escriba el nombre
de su servidor de
base de datos

Escriba el nombre
de su usuario

Escriba su contrasea

Hacer clic en el botn


3. Del cuadro de dilogo presentado elegir:
Nombre de la base de datos: Pedidos
Nombre de la tabla: Clientes

160

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

Hacer clic en el botn


4. Se presenta un cuadro de dilogo
Escriba nombre de archivo
Escriba una descripcin sobre su conexin

5. Hacer clic en el botn

Seleccione
Autenticacin
de Windows

6. Hacer clic en el botn


, su cuadro de dilogo debe contar con
las
especificaciones mostradas a continuacin

Hacer clic en el botn

Computacin e Informtica II

161

Microsoft Office Excel

7. Del presente cuadro de dilogo elegir como se mostrarn los datos y a partir
de que celda se insertar la informacin

Elegir la celda A1

Hacer clic en el botn


8. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

Hacer clic en el botn


9. Verificar si la informacin es correcta en el siguiente cuadro de dilogo

162

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

10. Hacer clic en el botn

para iniciar la importacin de datos

11. Su hoja se Excel queda como se muestra en la grfica

Archivos ODC (Office Data Connection)


Una Biblioteca de Conexin de Datos (o DCL) proporciona un lugar para
guardar, compartir y gestionar conexiones existentes.
Los archivos ODC contienen todo la informacin y parmetros necesarios para
formar una conexin de datos, tal como nombre de servidor, nombre de la
consulta de cubo de OLAP, esta herramienta no es nueva existe desde Excel 2002
Estas conexiones tienen nombres no tcnicas, de modo que es fcil que usuarios
elijan la conexin que quieran utilizar.

Paso a Paso: Cmo utilizar una conexin ODC


1. Hacer el siguiente proceso. Clic en Datos, Obtener datos externos,
Conexiones existentes

2. Del cuadro de dilogo presentado elegir una conexin que quiera utilizar

Elegir pedidos

Computacin e Informtica II

163

Microsoft Office Excel

3. Hacer clic en el botn


Elegir Tabla para mostrar
los datos como registros

Elegir A1 como celda de


inicio de recuperacin de
los datos

4. Hacer clic en el botn

para importar los datos a Excel

Exportar datos
Utilizaremos Microsoft Access para explicar el procedimiento de exportacin de datos.

Paso a Paso: Importar de Access a Excel


1. Acceder a Microsoft Access y crear una base de datos en blanco o ubquese
en la base de datos donde desea importar una tabla de Microsoft Excel.

164

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

2. Hacer clic derecho sobre el objeto Tabla1 y elegir del men presentado
,
3. Del cuadro de dilogo presentado elegir el archivo de Excel que contiene la
tabla a exportar a Microsoft Access
Hacer clic en el botn Aceptar

4. Del cuadro de dilogo presentado elegir la hija que contienen la tabla de datos
5. Defina que se utiliza la primera fila como nombre de campo
6. Escriba un nombre para la tabla y hacer clic en Cerrar para terminar

Computacin e Informtica II

165

Microsoft Office Excel

Exportar a texto
Puede exportar su tabla activa a formato texto separado por tabuladores.
Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office
Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango
de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una
hoja de clculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o
un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en
clculos como hara con otros datos.). Para exportar datos de Excel a un archivo
de texto, utilice el comando Guardar como.
Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:

Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carcter de tabulacin (el


cdigo de carcter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el


carcter de coma (,) suele separar cada campo de texto.

Paso a Paso: Importar una Tabla de Excel a Texto


1. Utilizaremos la siguiente hoja de clculo para Exportar a Excel
DISTRIBUIDORA LA CUMPLIDORA

2. Hacer clic en el botn Office

opcin

3. Del cuadro de dilogo presentado seleccionar tipo Texto

4. Elegir la carpeta donde desea guardar su archivo

166

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

5. Finalmente hacer clic en el botn


6. Al abrir el archivo de texto se muestran los registros y campos separados
por tabuladores.

Qu son las Tecnologas XML?


XML es un Lenguaje de Etiquetado Extensible muy simple, pero estricto que
juega un papel fundamental en el intercambio de una gran variedad de datos. Es
un lenguaje muy similar a HTML pero su funcin principal es describir datos y
no mostrarlos como es el caso de HTML. XML es un formato que permite la
lectura de datos a travs de diferentes aplicaciones.
Las tecnologas XML son un conjunto de mdulos que ofrecen servicios tiles a
las demandas ms frecuentes por parte de los usuarios. XML sirve para
estructurar, almacenar e intercambiar informacin.

Para qu sirven?
Entre las tecnologas XML disponibles se pueden destacar:

XSL
Lenguaje Extensible de Hojas de Estilo, cuyo objetivo principal es
mostrar cmo debera estar estructurado el contenido, cmo debera ser
diseado el contenido de origen y cmo debera ser paginado en un medio
de presentacin como puede ser una ventana de un navegador Web o un
dispositivo mvil, o un conjunto de pginas de un catlogo, informe o
libro.

XPath
Lenguaje de Rutas XML, es un lenguaje para acceder a partes de un
documento XML.

XLink
Lenguaje de Enlace XML, es un lenguaje que permite insertar elementos
en documentos XML para crear enlaces entre recursos XML.

XPointer
Lenguaje de Direccionamiento XML, es un lenguaje que permite el
acceso a la estructura interna de un documento XML, esto es, a sus
elementos, atributos y contenido.

Computacin e Informtica II

167

Microsoft Office Excel

XQL
Lenguaje de Consulta XML, es un lenguaje que facilita la extraccin de
datos desde documentos XML. Ofrece la posibilidad de realizar consultas
flexibles para extraer datos de documentos XML en la Web.

Cmo funcionan?
XSL funciona como un lenguaje avanzado para crear hojas de estilos. Es
capaz de transformar, ordenar y filtrar datos XML, y darles formato
basndolo en sus valores.

XPath
Identifica partes de un documento XML concreto, como pueden ser sus
atributos, elementos, etc.

XLink
Por su lado, describe un camino estndar para aadir hiperenlaces en un
archivo XML. Es decir, es un mecanismo de vinculacin a otros
documentos XML.
Funciona de forma similar a un enlace en una pgina Web, es decir,
funciona como lo hara <a href="">, slo que a href es un enlace
unidireccional. Sin embargo, XLink permite crear vnculos
bidireccionales, lo que implica la posibilidad de moverse en dos
direcciones.
Esto facilita la obtencin de informacin remota como recursos en lugar
de simplemente como pginas Web.

XPointer
Funciona como una sintaxis que apunta a ciertas partes de un documento
XML, es como una extensin de XPath. Se utiliza para llegar a ciertas
partes de un documento XML.
Primero, XLink permite establece el enlace con el recurso XML y luego
es XPointer el que va a un punto especfico del documento.
Su funcionamiento es muy similar al de los identificadores de fragmentos
en un documento HTML ya que se aade al final de una URI y despus lo
que hace es encontrar el lugar especificado en el documento XML.
Al ser XPointer una extensin de XPath, XPointer tiene todas las ventajas
de XPath y adems permite establecer un rango en un documento XML,
es decir, con XPointer es posible establecer un punto final y un punto de
inicio, lo que incluye todos los elementos XML dentro de esos dos
puntos.

Finalmente, XQL, lenguaje de consultas, se basa en operadores de bsqueda de


un modelo de datos para documentos XML que puede realizar consultas en
infinidad de tipos de documentos como son documentos estructurados,
colecciones de documentos, bases de datos, estructuras DOM, catlogos, etc.

168

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos


Ejemplo de documento XML:
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<libro>
<titulo></titulo>
<capitulo>
<titulo></titulo>
<seccion>
<titulo></titulo>
</seccion>
</capitulo>
</libro>
Ejemplo de cdigo XPath:
<!-- Toma todos los elementos titulo dentro del
elemento captulo
y los elementos autor dentro del elemento
capitulo -->
/doc/capitulo/titulo | /doc/capitulo/autor
Ejemplo de cdigo XLink:
<my:crossReference
xlink:href="libro.xml"
xlink:role="http://www.example.com/linkprops/lista
libros"
xlink:title="Lista de libros">
Lista actual de libros
</my:crossReference>
Ejemplo de cdigo XPointer:
documento.xml#xpointer(
/libro/capitulo[@public])xpointer(/libro/capitulo[
@num="1"])
Ejemplo de cdigo de XQuery:
<!-- Libros escritos por Vargas Llosa despus de
1991 -->
<bib>
{
for
$b
in
doc("http://libro.example.com/bib.xml")/bib/libro
where $b/autor = "Vargas Llosa" and $b/@anio >
1991
return
<libro anio="{ $b/@anio }">
{ $b/titulo }
</libro>
}
</bib>

Computacin e Informtica II

169

Microsoft Office Excel

Por qu utilizar XML en Excel?


El uso de XML permite a los diseadores de aplicaciones crear sus propias
etiquetas personalizadas, estructuras de datos y esquemas. Para resumir, XML
facilita considerablemente la definicin, la transmisin, la validacin y la
interpretacin de datos entre bases de datos, aplicaciones y organizaciones.
Excel trabaja bsicamente con dos tipos de archivos XML:

Archivos de datos XML (.xml), que contienen las etiquetas


personalizadas y los datos estructurados.

Archivos de esquema (.xsd), que contienen etiquetas de esquema que


imponen las reglas, como el tipo de datos y la validacin.

El estndar XML tambin define los archivos XSLT (Lenguaje de


transformacin basado en hojas de estilo) archivo que se utiliza para transformar
documentos XML en otros tipos de documentos como : HTML o XML
Las caractersticas de XML estn diseadas para las siguientes situaciones clave:

Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al


asignar elementos XML a celdas existentes. Eso facilita la
especificacin y la extraccin de datos XML en las plantillas sin
necesidad de volver a disearlas.

Utilizar datos XML como entrada para los modelos de clculo existentes
al asignar elementos XML a las hojas de clculo existentes.

Importar archivos de datos XML a un nuevo libro.

Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de clculo de Excel.

Exportar datos de las celdas de asignacin a archivos de datos XML


independientes de otros datos del libro.

Proceso bsico para el uso de datos XML en Excel


El siguiente diagrama muestra cmo los diferentes archivos y operaciones
trabajan conjuntamente cuando se utiliza XML con Excel. Bsicamente, el
proceso se compone de cinco fases:

170

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

1. Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro


2. Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o tablas
XML
3. Importar un archivo de datos XML (.xml) y enlazar los elementos XML
con celdas de asignacin
4. Especificar datos, mover celdas de asignacin y aprovechar la
funcionalidad de Excel sin perder la estructura y las definiciones XML
5. Exportar datos revisados desde celdas de asignacin a un archivo de
datos XML

Paso a Paso: Utilizar la Tecnologa XML


Crear archivo de esquema XML
Crear el siguiente archivo de esquema XML para registro de pelculas y grabarlo con el
nombre pelculas
<?xml version="1.0" ?>
- <Schema name="peliculaschema" xmlns="urn:schemasmicrosoft-com:xml-data" xmlns:dt="urn:schemas-microsoftcom:datatypes">
<ElementType name="titulo" content="textOnly" />
<ElementType name="escritor" content="textOnly" />
<ElementType name="productor" content="textOnly" />
<ElementType name="director" content="textOnly" />
<ElementType name="actor" content="textOnly" />
<ElementType name="comentario" content="textOnly" />
<AttributeType name="tipo" dt:type="enumeration"
dt:values="drama comedy adventure sci-fi mystery horror
romance documentary" default="drama" />

Crear archivo de datos XML


Grabar el archivo con el nombre pelculas
- <pelicula tipo="comedia">
<titulo>Midnight Run</titulo>
<escritor>George Gallo</escritor>
<productor>Martin Brest</productor>
<director>Martin Brest</director>
<actor>Robert De Niro</actor>
<actor>Charles Grodin</actor>
<comentario>La quintaesencia de las comedias de
carretera.</comentario>
</pelicula>
- <pelicula tipo="misterio">
<titulo>The Usual Suspects</titulo>
<escritor>Christopher McQuarrie</escritor>

Computacin e Informtica II

171

Microsoft Office Excel


<productor>Bryan Singer</productor>
<productor>Michael McDonnell</productor>
<director>Bryan Singer</director>
<actor>Stephen Baldwin</actor>
<actor>Gabriel Byrne</actor>
<actor>Benicio Del Toro</actor>
<actor>Chazz Palminteri</actor>
<actor>Kevin Pollak</actor>
<actor>Kevin Spacey</actor>
<comentario>Un crimen con cambios en el argumento muy
intrincados.</comentario>
</pelicula>
- <pelicula tipo="sci-fi">
<titulo>The Abyss</titulo>
<escritor>James Cameron</escritor>
<productor>Gale Anne Hurd</productor>
<director>James Cameron</director>
<actor>Ed Harris</actor>
<actor>Mary Elizabeth Mastrantonio</actor>
<comentario>Una odisea submarina muy
comprometida.</comentario>
</pelicula>
</peliculas>

Adicionar a la barra de herramientas de acceso rpido el botn de


herramientas XML
Hacer clic en este
botn y elegir la
opcin

Del cuadro de dilogo


presentado adicionar el
comando XML
Hacer clic en el botn
Hacer clic en el
botn Agregar
Seleccionar la ficha
programador

Elegir
XML

172

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

Adjuntar un esquema XML a la hoja


Hacer clic en el comando

XML, luego clic en el botn

Se presenta un cuadro de dilogo para agregar esquemas XML


Del panel XML presentado
hacer clic en el botn

Hacer clic en el botn


Seleccione su archivo de esquema y hacer un clic en el botn Abrir

Hacer clic en el botn


Se presenta el esquema agregado en el panel XML

Computacin e Informtica II

173

Microsoft Office Excel

Asignar datos al esquema


Arrastrar los campos XML a los nombres de campo de la tabla de datos de Excel,
para asignarlos

Se muestra el
archivo de
esquema XML

Hacer clic en el botn Office

Escribir un nombre
para el archivo

opcin

Panel
XML

Hacer clic en el
botn Guardar

174

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

Panel de tareas esquema XML


Utilice el panel de tareas Origen XML para administrar asignaciones XML.

Para abrirlo hacer clic en el comando

XML, botn

El siguiente diagrama muestra las principales caractersticas de este panel de


tareas.

1
2

3
4
5

A continuacin se describe las principales caractersticas del panel.


1. Muestra las asignaciones XML que se han agregado al libro
2. Muestra una lista jerrquica de los elementos XML de la asignacin XML
que aparece en ese momento
3. Establece opciones cuando se trabaja con el panel de tareas Origen XML y
los datos XML, por ejemplo cmo obtener una vista previa de los datos y
controlar los encabezados
4. Abre el cuadro de dilogo Asignaciones XML, que se puede utilizar para
agregar o eliminar asignaciones XML o cambiarles el nombre
5. Comprueba si es posible exportar los datos XML por medio de la asignacin
XML actual
Computacin e Informtica II

175

Microsoft Office Excel

Tipos de elementos y sus iconos del panel


La siguiente tabla contiene cada tipo de elemento XML con el que puede trabajar
Excel, as como el icono que se utiliza para representarlo.
Tipo de elemento

Icono

Elemento principal
Elemento principal obligatorio
Elemento principal de repeticin
Elemento principal de repeticin obligatorio
Elemento secundario
Elemento secundario obligatorio
Elemento secundario de repeticin
Elemento secundario de repeticin obligatorio
Atributo
Atributo obligatorio
Contenido simple de una estructura compleja
Contenido simple obligatorio de una estructura compleja

Mostrar el cdigo de origen XML


Puede ver el cdigo de origen XML desde el explorador de Windows
Abrir el archivo con el cuaderno de notas, a continuacin mostramos parte del
cdigo XML.
-

176

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes" ?>


<peliculas xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchemainstance">
<pelicula tipo="Comedia">
<titulo>Raising Arizona</titulo>
</pelicula>
<pelicula tipo="Comedia">
<titulo>Midnight Run</titulo>
</pelicula>
<pelicula tipo="Misterio">
<titulo>The usual suspects</titulo>
</pelicula>
<pelicula tipo="sci-fi">
<titulo>The Abyss</titulo>
</pelicula>
</peliculas>

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

Listas
Una lista de Microsoft Excel proporciona caractersticas diseadas para facilitar la
administracin y el anlisis de grupos de datos relacionados en una hoja de clculo de
Excel.
Si designa un rango como una lista, podr administrar y analizar los datos de la lista sin
tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas,
agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinmica utilizando
nicamente los datos de la lista.
Descripcin de los elementos de la lista
1. Cada columna de la lista tiene el Autofiltro
habilitado de forma predeterminada en la fila
de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u
ordenar rpidamente los datos.
2. El borde de color azul oscuro que rodea a la
lista permite distinguir claramente el rango de
celdas que la forman.
3. La fila que contiene un asterisco se denomina
fila de insercin. Al escribir informacin en esta fila, se agregarn los datos
automticamente a la lista y se expandir el borde de la misma.
4. Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la
fila Total, estar disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
5. Puede modificar el tamao de la lista arrastrando el controlador de tamao
de la esquina inferior del borde de la lista.

Las ventajas de las listas


1. Ordenar y filtrar listas
Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear rdenes
personalizados. Tambin puede filtrar listas para mostrar nicamente los
datos que satisfacen los criterios que especifique.
2. Garantizar la integridad de los datos
En las listas que no estn vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las
caractersticas de validacin de datos integradas en Excel.
3. Aplicar formato a objetos de lista
Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que
aplica formato a las celdas de una hoja de clculo.
4. Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services
Al publicar una lista en un sitio de SharePoint est creando una lista
personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si
exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexin y
sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.
Computacin e Informtica II

177

Microsoft Office Excel

Paso a Paso: Crear una Lista personalizada


1. Hacer clic en el botn
2. Del

cuadro

de

dilogo

,
presentado

hacer

clic

en

la

categora

3. Hacer clic en el botn


4. Del cuadro de dilogo presentado hacer clic en el botn

5. Seleccionar la lista de productos mostrado en la hoja de clculo actual

HacHacer clic en el botn


178

para terminar
Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

6. En una nueva hoja de clculo en la celda A1 escriba y arrastre

Arrastre hacia abajo para


generar
los
dems
elementos de la lista

7. Su hoja quedar como se muestra la continuacin

Publicar hojas de trabajo y libros en la WEB


30B

Es posible guardar su hoja de clculo como pgina Web y publicarla.

Paso a Paso: Guardar cmo una Pgina Web


1. Abril el archivo DISTRIBUIDORA LA CUMPLIDORA
2. Guardaremos como pgina Web la siguiente hoja.

3. Hacer clic en el botn Office

Computacin e Informtica II

179

Microsoft Office Excel

4. Del cuadro de dilogo presentado elegir tipo de archivo Pgina Web.

Hacer clic en el botn


5. Cuando abra el archivo se muestra como en el grfica.

180

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

Paso a Paso: Publicar una Tabla Dinmica


1. Utilizaremos la siguiente hoja de clculo para crear la tabla dinmica,
archivo DISTRIBUIDORA LA CUMPLIDORA

2. Crear la siguiente tabla dinmica

3. Hacer clic en el botn

, Opcin

4. Cuenta con tres opciones para publicacin: Servicios de Excel, Servidor de


administracin documental y Area de trabajo de documento
Computacin e Informtica II

181

Microsoft Office Excel

Uso compartido de datos


Existen muchas formas de compartir, analizar y comunicar informacin empresarial en
Microsoft Office Excel 2007. El modo en que decida compartir los datos depender de
muchos factores, como la forma en que desee que otros usuarios vean los datos o
trabajen con ellos.

Incrustar archivos
Incrusta un archivo en la hoja de clculo de Microsoft Excel, el archivo incrustado no
se vincula al archivo origen, esto no permita que pueda ser actualizado si el archivo
original es modificado.

Paso a Paso: Incrustar archivos


1. Hacer clic en el botn

2. Hacer clic en el botn Examinar


para seleccionar el archivo que
desea incrustar
3. Insertaremos un archivo
presentacin en Flash

de

4. Active la casilla de verificacin


5. Finalmente hacer clic en el botn
Aceptar
6. Hacer doble clic en el icono del archivo insertado para abrirlo

182

Computacin e Informtica II

Captulo VI: Importar y Exportar datos

Vincular archivos
Al vincular un archivo en la hoja de clculo de Microsoft Excel, el archivo
vinculado se actualiza si el archivo origen es modificado.

Paso a Paso: Vincular archivos


1. Hacer clic en el botn

2. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

3. Hacer clic en el botn Examinar


4. Seleccione el archivo que desea insertar y hacer clic en el botn Abrir

Activar la casilla de verificacin Vincular


para vincular con el archivo original

5. Hacer clic en el botn Aceptar


6. El archivo vinculado se muestra como icono en la hoja actual
Computacin e Informtica II

183

Microsoft Office Excel

Objeto
vinculado

7. Hacer doble clic en el objeto vinculado para aperturar la aplicacin origen

Preguntas de Repaso
12. En su equipo de cmputo, buscar el archivo Neptuno.mdb e importar las Tablas
Categoras, Productos, Empleados, Proveedores, Clientes a Excel.

13. Ahora crear un Panel de Control en una hoja de clculo nueva, que permita realizar
un Hipervnculo a las hojas importadas en la pregunta anterior.
PANEL DE CONTROL
Categoras
Productos
Empleados
Proveedores
Clientes

184

Computacin e Informtica II

Captulo

Administrar libros y seguridad de


datos
En este captulo aprenderemos a:
Uso de comentarios
Resaltar cambios
Proteger y compartir Libros y hojas de clculo
Conversin de archivos de Excel a otros formatos

El trabajo del empresario incluye resolver problemas,


pero si un problema no tiene solucin entonces no hay
que perder el tiempo: Un problema que no tiene
solucin no es un problema.
(Agus)

Computacin e Informtica II

185

Microsoft Office Excel

Administrar los cambios en Libros


Comentarios
Un comentario permite agregar una nota sobre el contenido de una celda o
rango de celdas (abrir el archivo ASPIRACIONES Y VERDADES).

Paso a Paso: Agregar un Comentario


1. Haga clic en la celda a la que desea agregar el comentario.

2. Hacer clic en la ficha

3. En el cuadro de texto de comentario, escriba el texto que desee incluir.

Cuando termine de escribir el texto, hacer clic fuera del cuadro

Paso a Paso: Modificar un Comentario


1. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario

186

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

2. Elegir la opcin
3. Modifique su comentario

Paso a Paso: Eliminar un Comentario


1. Hacer clic derecho sobre la celda que contiene el comentario

2. Elegir la opcin

Resaltar cambios
El control de cambios controla todos los cambios efectuados en el documento,
incluidas las inserciones, eliminaciones y cambios de formato

Paso a Paso: Control de cambios


1. Utilizaremos la siguiente hoja de clculo
2. Hacer clic en el botn

Computacin e Informtica II

187

Microsoft Office Excel

3. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

Seleccionar
rango de
celdas
Hacer clic en esta
casilla de
verificacin para
resaltar los
cambios en

4. Hacer clic en el botn

cuando termine

5. Si realiza algn cambio en el rango de celda A10:E14, se insertar un


comentario en la celda modificada describiendo el cambio realizado

188

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

Proteger y compartir Libros y hojas de clculo


Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o
premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la
hoja de clculo.

Paso a Paso: Proteger hoja de clculo


1. Utilizaremos la siguiente hoja de clculo

2. Primero seleccione los rangos de celdas que desea desproteger:


C10:C14;E10:E14

3. Hacer clic en la ficha

4. Del cuadro de dilogo presentado hacer clic en la ficha Proteger

Desactive la
casilla de
verificacin
Bloqueada

Computacin e Informtica II

189

Microsoft Office Excel

Hacer clic en el botn Aceptar

5. Hacer clic en la ficha

En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea para la


hoja, haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea
para confirmarla.

Paso a Paso: Proteger libro de clculo


1. Hacer clic en la ficha

, botn

2. Se presenta el siguiente men

3. Hacer clic en Proteger estructura y ventanas

Activar estas casillas de


verificacin

Para proteger el libro.

4. Hacer clic en el botn

190

para terminar

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al
mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a
disposicin de esos usuarios en un recurso compartido de red

1. Hacer clic en la ficha

, botn

Activar la casilla
de verificacin
Permitir la
modificacin por
varios usuarios a
la vez.

Impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios


1. Hacer clic en la ficha

, botn

Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisar de los cambios realizados
por los dems usuarios desde la ltima vez que lo guard.

Paso a Paso: Permitir que los usuarios modifiquen rangos


1. Utilizaremos la siguiente hoja de clculo

Computacin e Informtica II

191

Microsoft Office Excel

2. Hacer clic en

, botn
.

Se presenta el siguiente cuadro de dilogo.

Hacer clic en el
botn Nuevo
para agregar un
nuevo rango

3. En el siguiente cuadro de dilogo definir el nuevo rango

Definir el siguiente
rango de celdas
Hacer clic en el
botn

192

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

4. En el siguiente cuadro de dilogo asignar permisos a usuarios

5. Se presenta el cuadro de dilogo para seleccionar usuarios o grupos

6. Escriba el nombre de objeto que desea seleccionar


7. Tambin puede hacer clic en el botn
un objeto

Computacin e Informtica II

para localizar

193

Microsoft Office Excel

Hacer clic en el botn

para localizar objetos

Paso a Paso: Definir acciones que ejecuta el usuario


1. Hacer clic en la ficha
Botn
2. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

194

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

3. Hacer

clic

en

el

botn

, se presenta el
siguiente cuadro de dilogo
4. Del cuadro de dilogo presentado
activar las casillas de verificacin
para dar manejo al usuario que
comparte esta hoja
5. Hacer clic en el botn
para terminar

Distribucin de libros
Qu es Excel Services?
Hay tres componentes bsicos de Excel Services que interactan entre s y juntos
forman el diseo estructural general de Excel Services.
1. Excel Calculation Services (ECS) es el "motor" de Excel Services que carga
el libro, calcula con plena fidelidad con Excel Services, actualiza los datos
externos y mantiene las sesiones.
2. Excel Web Access (EWA) es un elemento Web que muestra y permite la
interaccin con un libro Microsoft Office Excel en un explorador utilizando el
lenguaje Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) y JavaScript
sin necesidad de descargarse controles ActiveX en el equipo de su cliente.
Adems, se puede conectar a otros elementos Web en paneles y otras Pginas
de elementos Web.
3. Excel Web Services (EWS) es un servicio Web incluido en Microsoft Office
SharePoint Services que proporciona varios mtodos que un programador
puede utilizar como interfaz de programacin de aplicaciones (API) para crear
aplicaciones personalizadas basadas en el libro de Excel.
Excel Services es un componente de Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Cmo funcionan conjuntamente Excel 2007 y Excel Services?


Para colaborar utilizando Excel Services, primero debe crear un libro en Excel 2007, y
a continuacin publicarlo en Excel Services. Bsicamente, Excel 2007 es la
herramienta de creacin y Excel Services es la herramienta de publicacin.
1. Un autor de libros, a menudo un analista comercial, utiliza Excel 2007 para
crear el libro de Excel y opcionalmente especificar elementos con nombre para
mostrar y para definir parmetros.
2. El autor del libro lo publica en una biblioteca de documentos (o en una red o
carpeta Web) en Excel Services, donde un administrador de SharePoint lo
protege y lo administra.

Computacin e Informtica II

195

Microsoft Office Excel

3. El autor del libro y otros usuarios pueden crear informes, Pginas de elementos
Web y paneles de Business Intelligence que utilizan el libro.
4. Muchos usuarios empresariales pueden tener acceso al libro visualizndolo en
un explorador e incluso actualizar los datos si el libro est conectado a un
origen de datos externo.
5. Con los permisos adecuados, los usuarios empresariales pueden copiar el estado
actual del libro y cualquier interaccin que se lleve a cabo durante la sesin
actual, como ordenar y filtrar al equipo de un cliente para realizar un anlisis
ms profundo, ya sea de un libro de Excel o de una instantnea de un libro.

Paso a Paso: Publicar en Excel Services


1.

Recupere el libro que desee publicar en Excel Services.


2.

Hacer clic en el botn de Microsoft Office


Opcin

3.

196

Se presenta el cuadro de dilogo Guardar como

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

4.

Hacer clic en el botn

5.

Para mostrar todo el libro en Excel Services, seleccione Libro completo en el


cuadro de lista.

6.

Para mostrar slo algunas hojas de clculo concretas en Excel Services, seleccione
Hojas en el cuadro de lista y, a continuacin, desactive las casillas de verificacin
correspondientes a las hojas que no desea que estn visibles.

7.

Con Office Excel Web Access en sus exploradores, los dems usuarios podrn ver
y analizar los datos de la hoja de clculo mostrados. Adems, podrn interaccionar
con ella utilizando algunas funcionalidades de Excel, como ordenar y filtrar datos,
o utilizando las caractersticas de anlisis detallado de tablas dinmicas.

8.

Si establece parmetros para celdas con nombre del libro, los usuarios tambin
podrn editar dichas celdas y definir valores.

9.

Una vez publicado el libro en Excel Services, puede utilizar la funcionalidad de


Office SharePoint Server 2007 para administrar y configurar Excel Services o para
establecer permisos que impidan el acceso no autorizado al libro.

Paso a Paso: Envo de libro por E-mail


1. Enviaremos por correo el libro actual
2. Hacer clic en el botn de Microsoft Office

3. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

Computacin e Informtica II

197

Microsoft Office Excel

Seleccionar
destinatario
haciendo clic
en el botn

Escriba el asunto de
su correo

Escriba el contenido
del correo

4. Finalmente hacer clic en el botn Enviar

Administrar libros
Puede crear libros basados en otros libros
existentes o plantillas (libros prediseados
referente a un tema general como: factura,
presupuesto, etc.), de esta forma puede acelerar
el tiempo de diseo de sus libros de clculo.

Creacin de nuevos libros basados en otros existentes


Si crea un libro cada mes y estos tienen un diseo semejante, puede crear los
nuevos libros basados en el libro existente

Paso a Paso: Crear un libro basado en otro existente


4. Abrir el libro que utilizar como base para crear el nuevo libro.

198

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

5. Hacer clic en el botn

Botn Office,

6. Hacer clic en

se presenta el siguiente cuadro de dilogo

Seleccionar la carpeta
donde guardar su
archivo

Escriba el nombre de su
archivo

7. Hacer clic en el botn

Crear Libros basados en plantillas


Para mejorar la forma de trabajo con archivos semejantes que se generan cada
mes, puede disear un modelo y grabarlo como plantilla, de tal forma que pueda
utilizarse las veces que sea necesario.
Una plantilla es un archivo que se utiliza como base para generar nuevos
archivos los cuales tienen las mismas carcatersticas.

Paso a Paso: Uso de plantillas instaladas


1. Hacer clic en el botn

Botn Office,

2. Hacer clic en el botn


3. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo
Computacin e Informtica II

199

Microsoft Office Excel

Seleccionar la opcin
Plantillas instaladas

Seleccionar una de las


plantillas mostradas

4. Hacer clic en el botn

Paso a Paso: Uso de plantillas de MS Office Online


1. Hacer clic en el botn

Botn Office

2. Hacer clic en el botn


3. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo

200

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

Seleccionar una de
las plantillas
Microsoft Office
Online

Seleccionar una de
las plantillas
mostradas

4. Hacer clic en el botn


5. A continuacin se muestran algunas plantillas de Ms Office OnLine

Crear Plantillas de libros


Si utiliza un archivo constantemente y este es generado con mucha frecuencia
pero con datos de meses diferentes puede convertir su archivo en plantilla de tal
forma que pueda reutilizarlo cuantas veces sea necesario.

Paso a Paso: Crear plantillas de libros


1. Recuperar el archivo que desea convertir en plantilla

Computacin e Informtica II

201

Microsoft Office Excel

2. Hacer clic en el botn

Botn Office,

3. Hacer clic en

se presenta el siguiente cuadro de dilogo

Escriba el
nombre de la
plantilla

Seleccionar
Tipo Plantilla
de Excel

4. Las plantillas se guardan en la carpeta Plantillas de Microsoft


5. Finalmente hacer clic en el botn

Recuperacin de archivos
Excel permite recuperar archivos daados en forma manual o automtica. A
continuacin se describe cada uno de estos procesos.

Recuperacin automtica de un libro daado


Cuando se abre un libro que est daado, Microsoft Office Excel inicia
automticamente el modo de recuperacin de archivos e intenta abrir y reparar
el libro al mismo tiempo. Si no puede abrir un libro porque est daado, puede
intentar repararlo manualmente.

202

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

Recuperacin manual de un libro daado


Cuando se abre un libro que est daado y no se logra recuperarlo en forma
automtica puede utilizar el mtodo.

Paso a Paso: Recuperacin manual de un libro daado


1. Hacer clic en el botn

Botn Office

2. Hacer clic en el botn


, del cuadro de dilogo presentado
seleccionar el libro daado que desea recuperar

Seleccione el
archivo que
desea recuperar

3. Hacer clic en la flecha situada junto al botn Abrir y despus hacer clic en la
opcin Abrir y reparar.

Computacin e Informtica II

203

Microsoft Office Excel

Hacer clic en la
lista desplegable
Abrir

Seleccione la
opcin Abrir y
reparar

4. Realizar una de las siguientes opciones:

204

Para recuperar todos los datos posibles del libro, haga clic en Reparar.
Para extraer los valores y las frmulas del libro cuando no es posible
reparar el libro, haga clic en Extraer datos.

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

Guardar automticamente una copia de seguridad del libro


Para evitar tener problemas con libros que sedaan lgicamente debe crear una
copia de seguirdad.

Paso a Paso: Guardar una copia de seguridad del libro


1. Hacer clic en el botn

Botn Office

2. Hacer clic en la opcin

Seleccione la
opcin
Herramientas

Seleccione la opcin
Opciones generales

3. Del cuadro de dilogo presentado activar la casilla de verificacin Crear


siempre una copia de seguridad.

Computacin e Informtica II

205

Microsoft Office Excel

Activar la casilla
de verificacin

4. A partir de este momento cuando guarde su archivo se genera automticamente


una copia de seguridad.

Crear automticamente un archivo de recuperacin a intervalos


especficos
La informacin es lo mas valioso que tenemos por ello se debe contar con
mecanismos para asegurar la integridad de la informacin. Uno de estos
mecanismos es la creacin automtica de un archivo de recuperacin a
intervalos especficos.

Paso a Paso: Guardar una copia de seguridad del libro


1. Hacer clic en el botn
2. Hacer clic en el botn
dilogo
Activar la casilla de
verificacin Guardar
informacin de
Autorrecuperacin cada

Botn Office
, se presenta el siguiente cuadro de

Escriba cada cuantos


minutos se guarda
informacin
de
autorrecuperacin

Escriba la ruta donde


se
guardan los
archivos
de
autorrecuperacin
206

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

3. Asegrese de que la casilla de verificacin Deshabilitar Autorrecuperacin


nicamente para este libro no est activada.
4. Hacer clic en el botn Aceptar para terminar

Conversin de archivos de Excel a formatos XPS y PDF


Microsft Excel 2007 incluye una funcin de Guardar o Editar como Formato de
Documento Porttil (PDF, Portable Document Format) o Especificacin para papel
XLS (XPS, XML Paper Specification) que permite tambin controlar lo que se guarda
o se edita, como se hace al imprimir.

Descripcin general del formato PDF


El formato PDF es un archivo electrnico con diseo fijo que conserva el formato del
documento y que permite compartir archivos.
Este formato garantiza que, cuando el archivo se ve en lnea o se imprime, conserva
exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar
fcilmente. El formato PDF tambin es til para los documentos que se reproducirn
mediante mtodos comerciales de impresin.
Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo.
Por ejemplo, Adobe Reader es un lector y est disponible en el sitio de Adobe Systems.
Despus de guardar un archivo como PDF, no podr usar el programa de la versin
Office 2007 para efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los
cambios en el archivo de la versin Office 2007 original del programa de la versin
Office 2007 en el que lo cre y volver a guardar el archivo como PDF.

Paso a Paso: Convertir archivos a PDF


1. Hacer clic en el botn de Microsoft Office

, opcin Guardar como

2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el


libro.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF.
4. Si desea abrir el documento inmediatamente despus de guardarlo, active la
casilla de verificacin Abrir archivo despus de publicar.
5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo que
estime ms importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:

Si el libro requiere una calidad de impresin alta, haga clic en


Estndar (publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del


archivo, haga clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en


Opciones.
7. Luego hacer clic en el botn Aceptar.
Finalmente hacer clic en el botn Publicar.
Computacin e Informtica II

207

Microsoft Office Excel

Guardar un archivo en formato XPS


Especificacin de papel XML (XPS) es un archivo electrnico con diseo fijo que
conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS
garantiza que, cuando el archivo se ve en lnea o se imprime, conserva exactamente el
formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fcilmente.

Paso a Paso: Convertir archivos a XPS


1. Hacer clic en el botn de Microsoft Office

, opcin Guardar como

2. Hacer clic en XPS.


3. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el
libro.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Documento XPS.
5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes segn lo
que estime ms importante, el tamao de archivo o la calidad de impresin:

Si el libro requiere una calidad de impresin alta, haga clic en


Estndar (publicacin en lnea e impresin).

Si la calidad de impresin es menos importante que el tamao del


archivo, haga clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea).

6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en


Opciones.
7. Hacer clic en Aceptar.
Hacer clic en Publicar

Preguntas de Repaso
1. Cul es la diferencia entre proteger una hoja de clculo y proteger un libro de
trabajo.

2. Si tiene una hoja de clculo con informacin confidencial, que recomendara para
evitar el acceso a personas no autorizadas a su informacin.

208

Computacin e Informtica II

Captulo VII: Administrar libros y seguridad de datos

3. Qu es un archivo en formato PDF

4. Tiene un archivo en Excel y desea distribuirlo en formato PDF, cul sera el


proceso a realizar

5. Que es Share Point

Computacin e Informtica II

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