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LISTAS................................................................................................................................... 177
PUBLICAR HOJAS DE TRABAJO Y LIBROS EN LA WEB ................................................................ 179
USO COMPARTIDO DE DATOS .................................................................................................. 182
Incrustar archivos ............................................................................................................ 182
Vincular archivos ............................................................................................................. 183
ADMINISTRAR LIBROS Y SEGURIDAD DE DATOS ........................................................... 185
ADMINISTRAR LOS CAMBIOS EN LIBROS ................................................................................... 186
Comentarios .................................................................................................................... 186
Resaltar cambios ............................................................................................................. 187
PROTEGER Y COMPARTIR LIBROS Y HOJAS DE CLCULO ........................................................... 189
DISTRIBUCIN DE LIBROS ....................................................................................................... 195
Qu es Excel Services? ................................................................................................ 195
Cmo funcionan conjuntamente Excel 2007 y Excel Services? ................................... 195
ADMINISTRAR LIBROS ............................................................................................................. 198
Creacin de nuevos libros basados en otros existentes................................................. 198
Crear Libros basados en plantillas .................................................................................. 199
Crear Plantillas de libros ................................................................................................. 201
RECUPERACIN DE ARCHIVOS ................................................................................................ 202
Recuperacin automtica de un libro daado ................................................................ 202
Recuperacin manual de un libro daado ...................................................................... 203
Guardar automticamente una copia de seguridad del libro .......................................... 205
Crear automticamente un archivo de recuperacin a intervalos especficos ............... 206
CONVERSIN DE ARCHIVOS DE EXCEL A FORMATOS XPS Y PDF .............................................. 207
Descripcin general del formato PDF ............................................................................. 207
Guardar un archivo en formato XPS ............................................................................... 208
Captulo
Formulas avanzadas
En este capitulo trataremos los siguientes
Temas:
Funciones matemticas y financieras
Funciones de fecha y hora
Funciones bsqueda
Funciones texto
Funciones lgicas
"No podemos cambiar las cartas que nos han sido dadas,
pero s podemos jugar la partida"
Randy Pausch
Computacin e Informtica II
Conceptos previos
La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de
la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por
comas y un parntesis de cierre.
Nombre de la Funcin
Nombre nico que permite invocar a una de las funciones predefinidas de Excel. Para
obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione
MAYSC+F3 (Insertar Funcin). Tambin puede utilizar el botn Insertar funcin de
la Biblioteca de funciones.
Algunos empiezan a digitar la funcin y/o frmula con el signo ms (+), pero esto no es
necesario en Excel.
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Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
SUMA
Descripcin
Devuelve la suma de sus argumentos.
Sintaxis SUMA(Arg1, Arg2, Arg30)
Ejemplo:
=SUMA(A1;B5;C2:D5;
RANGOVENTA)
ABS
=ABS(-85)
=ABS(22.52)
ENTERO
=ENTERO(85.5874)
=ENTERO(-87.5874)
=ENTERO(-81.1874)
REDONDEAR
=REDONDEAR(3585.587;2)
=REDONDEAR(3585.587;-2)
=REDONDEAR(3585.587;0)
TRUNCAR
=TRUNCAR(85.587)
=TRUNCAR(85.857;1)
=TRUNCAR(-85.857)
Computacin e Informtica II
SUMAR.SI
=SUMAR.SI(A2:A10;>200;B2:B10)
=SUMAR.SI(C4:C8; <=300;E4:E8)
PI
=2*PI()*A3
EXP
=5*exp(3)
FACT
=FACT(5)
SENO
=SENO(30*PI()/180)
COS
=COS(30*PI()/180)
TAN
=TAN(30*PI()/180)
Computacin e Informtica II
NUMERO.RO
MANO
=NUMERO.ROMANO(12)
Ejercicios con funciones bsicas
Objetivo
Familiarizarse con el uso de las funciones, entender la diversidad de
argumentos y cmo se emplean correctamente de acuerdo a la sintaxis.
Procedimiento
1) Abra la hoja Eventos del libro Clase06.xlsx
2) Por ejemplo se pide calcular el total de los participantes del evento. Usted debe sumar
el rango de celdas de B10:B14.
3) En la celda B16 escriba la frmula: (aqu se usa referencias de rangos)
=SUMA(B10:B14)
4) En la celda C16 se debe calcular el total de Ingresos, usaremos nombres de rango
=SUMA(Ingresos)
5) Tambin Puede especificar rangos separados, por ejemplo en la celda C20 escriba:
=SUMA(Ingresos; Utilidad)
6) Puede usar el mouse para seleccionar el rango, as:
=SUMA(Eventos!E10:E14)
8) Incluso podr usar la funcin Suma como parte de una frmula, por ejemplo para
calcular el Total USA, en la celda F16 podemos usar:
=SUMA(Utilidad ) * Cambio
Computacin e Informtica II
Funcin
PROMEDIO
Descripcin
Devuelve el promedio de un conjunto de valores
numricos
Sintaxis: PROMEDIO(Arg1; Arg2Arg30)
Ejemplo:
=PROMEDIO(C4:G4)
MAX
=MAX(C4:G4)
MIN
=MIN(C4:G4)
CONTAR
=CONTAR(C4:G4)
CONTARA
=CONTARA(C4:G4)
CONTAR.SI
=CONTAR.SI(B2:B10; S)
Computacin e Informtica II
Objetivo
Procedimiento
Resultado final
Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, as complete el
Promedio de la hoja AulaB, con una frmula que obtenga el promedio de notas,
descartando la nota ms baja.
=(SUMA(B4:E4) - MIN(B4:E4) ) /3
En esta frmula., primero se suman todas las notas, luego se resta la nota ms baja y
finalmente al resultado se divide entre 3.
Computacin e Informtica II
CONTAR
La funcin CONTAR, cuenta las celdas que tienen contenido numrico.
En el siguiente ejemplo utilizaremos la hoja Ventas del libro Clase06.xlsx
1) Ubique el selector de celdas en la celda C40 y escriba la siguiente frmula:
=CONTAR(A5:F29)
2) El resultado que muestra es 74, porque en el rango sealado existen en total esa
cantidad de celdas con datos numricos.
3) Si borra algn nmero del rango sealado el resultado automticamente se
decrementar.
CONTARA
Cuenta las celdas que tienen contenido de cualquier tipo de dato, mas no as las
celdas vacas.
En el siguiente ejemplo utilizaremos la hoja Ventas del libro Clase06.xlsx
1) Ubique el selector de celdas en la celda C41 y escriba la siguiente frmula:
=CONTARA(A5:F29)
2) El resultado que muestra es 148, porque en el rango sealado existen en total esa
cantidad de celdas con contenido.
3) Si borra algn dato del rango sealado el resultado automticamente se decrementar.
Objetivo
Emplear las funciones CONTAR.SI para hallar totales
Procedimiento
Computacin e Informtica II
Hoja Ventas
2) En esta hoja se pide calcular un resumen de la tabla.
=CONTAR.SI(C4:C13;"A")
En el ejemplo, se usa referencias de celdas, aunque tambin es posible usar nombres de
rango:
=CONTAR.SI(Categora;"A")
4) Ahora, se pide calcular el nmero de trabajadores de la zona Lima. Es decir se pide
contar las celdas que contengan el texto Lima en la Zona. Entonces la frmula ser:
=CONTAR.SI(Zona;"Lima")
Cuando use criterios, estos deben ir entre comillas, an si son nmeros. Tambin puede
usar el valor de alguna celda como criterios. As, las siguientes frmulas son vlidas:
=CONTAR.SI(Monto; <15000)
si en la celda B20 es igual a Lima, se podra usar:
=CONTAR.Si(Zona; B20)
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Computacin e Informtica II
Objetivo
Emplear las funciones sumar.si y contar.si para hallar totales
Procedimiento
Resumen a calcular.
=SUMAR.SI(Categora;A;Monto)
Ahora, se pide calcular el Total de facturas emitidas a la zona Lima.
=SUMAR.SI(Zona;Lima;Factura)
Resumen resuelto.
Resumen a calcular
Una vez completadas las frmulas, su tabla debe quedar como la figura:
Computacin e Informtica II
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Resultado final
Funciones automticas
Puede usar el botn Autosuma, ubicado en la biblioteca de funciones, para insertar la
funcin Suma y otras ms contenidas en la misma lista.
Botn Autosuma
Para comprobar el uso de esta herramienta, en la hoja AulaB del libro Clase06.xlsx,
realice el procedimiento:
1) Deje el indicador de celdas debajo de un rango. En nuestro caso la celda B10
2) Haga doble clic en el botn Autosuma. Al realizar el primer clic Excel automticamente
detecta el rango a sumar, con el segundo clic se completa la formula y se ejecuta la
suma.
En esta versin el botn Autosuma no slo obtiene la sumatoria del rango detectado,
sino adems tiene ms funciones aadidas a la herramienta. Estas incluyen Promedio,
Contar nmeros, Max y Min.
1) Lleve el indicador debajo de un rango que contenga nmeros.
2) En la barra de herramientas Estndar, despliegue el men del botn AutoSuma.
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Computacin e Informtica II
Funciones lgicas
Una de las principales tareas que podr desarrollar
con una hoja de clculo es el anlisis de la
informacin a travs de expresiones que devuelvan un
resultado de verdadero o falso. Es por eso que
utilizaremos funciones que analicen expresiones de
devuelvan valores lgicos.
Los valores lgicos:
VERDADERO
FALSO
Estas palabras tienen un significado y uso especial en
Excel, tal como veremos a continuacin.
Funcin SI
Estas funcionan evalan una expresin, dando como
resultado valores lgicos Verdadero, falso. Alguna de
ellas son: =SI, = O, etc.
A>B
A=B
A<B
A<>B
Todas estas pruebas dan como resultado Verdadero (si se cumple la condicin) o
Falso (no se cumple la condicin).
Ejemplos:
Para revisar estos ejemplos, utilizaremos la hoja Jornales del libro Clase07.xlsx
Computacin e Informtica II
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Hoja Jornales
Calcular el Monto
El Monto se determina de acuerdo al Tipo. Si el trabajador es bajo Estable tendr un
Monto fijo de 190 mientras que Destajo se pagar 0.5 por unidad producida.
Solucin:
Argumentos
Prueba_lgica
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Valores
Tipo = Estable
Computacin e Informtica II
190
Valor_si_Falso (expr2)
D5 * 0.5
Funcin SI
Argumentos
Valores
Prueba_lgica
D5 > 200
Valor_si_verdadero (expr1)
E5 * 10%
Valor_si_Falso (expr2)
=SI(D5>200;E5*10%;0)
Calcular Estado
La prueba lgica puede contener frmulas o funciones. Por ejemplo, el estado ser
Normal si el promedio de las Unidades es mayor a 190. En caso contrario debe
mostrarse Produccin Baja
Funcin SI
Argumentos
Valores
Prueba_lgica
Valor_si_verdadero (expr1)
Normal
Valor_si_Falso (expr2)
Produccin Baja
=SI(PROMEDIO(D5:D15)>190;"Normal";"Produccin Baja")
La tabla debe quedar como:
Computacin e Informtica II
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Resultado
Si en la funcin necesita evaluar o asignar algn valor de tipo Texto, use las comillas
para delimitarlos. (Vea la frmula del Monto y del Estado).
Las expresiones pueden ser valores (en el caso de la funcin para calcular Bonif2)
puede usar frmulas (vea la expresin 2 de la Bonif1)
Funciones SI Anidadas.
Una frmula puede contener como mximo
64 niveles de funciones anidadas. Si la
Funcin B se utiliza como argumento de la
Funcin A, la Funcin B es una funcin de
segundo nivel. Observe que al usar
funcione s Si anidad as, an se respeta la
sintaxis de la funcin.
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Computacin e Informtica II
Hoja Transporte
Calcular Monto
En este caso se pide calcular el Monto que ser: Costo * Kilos
Siendo el costo un valor que cambia de acuerdo a la ciudad:
Cusco
3.50
Trujillo 1.90
Arequipa
2.50
=SI(B5="Cusco";3,5;SI(B5="Trujillo"; 1,9;2,5)) * C5
Calcular Recargo
Ahora, se pide calcular el Recargo de acuerdo la siguiente tabla:
Normal
Expreso
10
Especial
20
La frmula ser:
=SI(D5="Normal";0;SI(D5="Expreso";10;20))
Computacin e Informtica II
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Funciones Condicionales
Objetivo
Usar la funcin condicional =SI, en forma simple y anidada.
Procedimiento
1. En la hoja Vendedores.
Hoja Vendedores
2. En la hoja1 se pide calcular el Bsico de acuerdo a la Categora:
Categora
Bsico
2100
1500
1000
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Computacin e Informtica II
Faltas
0
Hasta 2
Mayor a 2
Dscto
0
15 por falta
30 por falta
Tablas de verdad
Antes de continuar vamos a repasar las tablas de verdad. Durante el trabajo diario
encontrar situaciones que requieran evaluar ms de una condicin antes de tomar
una accin. Aqu encajan los operadores lgicos, por lo que ser importante recordar
su comportamiento al evaluar varias condiciones.
En los siguientes cuadros p y q sern pruebas lgicas y r ser el resultado de
compararlas con un operador lgico.
Computacin e Informtica II
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Funcin Y
=Y(prueba_log1; prueba_log2; ...prueba_log30)
Devuelve Verdadero si todas las pruebas lgicas son verdaderas. En otro caso
devuelve Falso.
Por ejemplo se pide evaluar la tabla Personal de acuerdo a las siguientes
condiciones:
Hoja Personal
Aqu, se deben evaluar las 3 condiciones, la frmula ser:
=Y(B2="SI";C2>2;D2<=35)
=SI(Y(B7="SI";C7>2;D7<=35);"Contratar";"No Apto")
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Computacin e Informtica II
El resultado ser:
Observe que todas las celdas que contiendan Verdadero se muestran ahora como
Contratar.
En nuestro ejemplo, la funcin Si tiene como condicin Y(.) y no se le iguala con
ningn operador de relacin. Esto es posible ya que esta funcin da como resultado
Verdedero o Falso, que son expresiones lgicas.
Funcin O
=O(prueba_log1; prueba_log2; ...)
Devuelve Verdadero si alguna prueba lgica es Verdadera. Si todas son falsas
devuelve Falso.
Por ejemplo se pide evaluar la tabla de acuerdo a la siguiente tabla:
Hoja Bonificacin
Aqu, se deben evaluar las 2 condiciones, y basta que slo una de las 2 de cmo
resultado Verdadero para que toda la expresin devuelva Verdadero.
La frmula propuesta ser:
=O(B2="C";C2>0)
Computacin e Informtica II
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=SI(O(B2="C";C2>0);90;0)
Funcin No
=NO(Valor Lgico)
Invierte el valor lgico, por ejemplo si el valor lgico es VERDADERO, la funcin NO
devuelve FALSO.
Funcin EsBlanco
=ESBLANCO(valor)
Esta funcin devuelve el valor lgico VERDADERO si valor es una celda vaca, de lo
contrario devuelve FALSO.
Usaremos esta funcin para evitar errores si alguna de las celdas de una frmula esta
vaca.
En nuestro ejemplo, tenemos la hoja Cambios:
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Computacin e Informtica II
Hoja Cambios
En este ejemplo, la celda B7 tiene la frmula
=B5 / B3
Si borramos la celda B3, la celda B7 muestra un mensaje de error ya que se esta
realizando una divisin por entre una celda vaca.
=SI(ESBLANCO(B3);0;B5/B3)
Ahora, si la celda B3 esta vaca, se muestra como 0.
Computacin e Informtica II
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1-4
Si usted escribe:
20-10
30-mar-10
Si escribe
30-mar-72
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Computacin e Informtica II
Formato de Fechas
Excel aplica un formato automtico a las celdas que contiene fechas. El formato
aplicado es dd-mmm (2 dgitos para el da y 3 caracteres para el mes).
Formatos predefinidos.
Para cambiar el formato de fechas aplicado a usa celda o a un rango, realice el
siguiente procedimiento:
1) Seleccione las celdas a cambiar el formato.
2) Haga clic con el botn secundario del mouse sobre las celdas seleccionadas y elija la
opcin Formato de Celdas
3) En la ficha Nmero, haga clic en la categora Fecha
4) Seleccione uno de los formatos integrados.
Computacin e Informtica II
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Formatos personalizados
Al igual que con los nmeros, Excel permite crear formatos personalizados para
mostrar las fechas de acuerdo a las especificaciones que usted necesite. Por
ejemplo, mostrar slo el mes de una fecha, quizs incluir el nombre del da a una
fecha o incluso mostrar un texto que acompae a una fecha:
La fecha 19-8
Agosto
martes 19 de agosto
Para realizar estas acciones es necesario conocer los cdigos que tiene Excel para el
tratamiento de fechas.
Tabla: Cdigos a usar:
Cdigo
Utilidad
ddd
dddd
mmm
mmmm
yy
yyyy
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Computacin e Informtica II
Formato
Resultado
dd-mmm
12-nov
dd-mm
12-11
dd/mm
12/11
dd/mm/aa
12/11/71
dd-mm-aaaa
12-11-1971
Objetivo
Crear y aplicar formatos personalizados de fecha
Procedimiento
1) En el libro Letras.xlsx, haga clic en la Hoja1
2) Luego, aplique un formato de fecha para que la celda D2 se muestre como 14 de
febrero de 2008.
3) Ahora, deber crear formatos personalizados para que las celdas se muestren de
acuerdo a lo requerido en la siguiente tabla:
a. Celda B6: se muestre con el formato mmmm dd
b. Celda B7: se muestre con el formato yyyy dd mmm
Computacin e Informtica II
27
= C5 + D5
= C5 + (D5 * 7)
La celda D5 (semanas) se multiplica por 7 para poder incrementar das a la Fecha de
Prstamo.
Hoja3 resuelta.
En caso de que quiera sumar meses, podra considerar que cada mes tiene 30 das,
as en la hoja4 la frmula para calcular la fecha de vencimiento sera:
=C5 + (D5*30)
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Computacin e Informtica II
Hoja4 resuelta.
Para sumar meses se est considerando 30 das a cada mes. Esto para ciertos
mbitos, por ejemplo para contabilidad, es normal. Para sumar meses exactos, use la
funcin:
=$F$2-E5
Se usa la referencia absoluta para que todas las fechas se resten con la misma
celda.
Computacin e Informtica II
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Objetivo
Usar la aritmtica de fechas para resolver los casos propuestos:
Procedimiento
1) En la Hoja5 del libro Letras, escriba la frmula para calcular el Vencimiento.
2) Escriba otra frmula para calcular la fecha del Aviso de Cobranza, que ser 10 das
antes de la fecha de vencimiento.
3) Aplique un formato de dd-mmm-aaaaa a todas las fechas.
Hoja5 resuelta.
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Computacin e Informtica II
HOY( )
Devuelve la fecha del sistema.
En la Hoja2, escriba en la celda F2 la funcin =HOY( ). Observe que se muestra la
fecha del sistema. Adems, al tener frmulas vinculadas a esa celda, estas se
actualizan:
Uso de la funcin =HOY( ). Observe que los das de atraso se calculan de acuerdo
a la nueva fecha.
AHORA( )
Devuelve la fecha y hora del sistema.
AO(celda)
Devuelve el ao de una fecha. El resultado es un nmero.
MES(celda)
Devuelve el nmero de mes de una fecha. El resultado es un nmero entre 1 y 12
DIA(celda)
Devuelve el nmero del da de una fecha. El resultado es un nmero.
Por ejemplo, considere la fecha de hoy como el 10-mar-08. Las siguientes
funciones devolvern los siguientes valores:
Computacin e Informtica II
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Funcin
Valor devuelto
=HOY( )
18/03/2008
=AHORA( )
18/03/2008 18:10
=DIA(HOY( ) )
18
=MES( HOY( ) )
=AO( HOY( ) )
3
2008
=FECHA(1900; 2; 10)
En caso de que el resultado se muestre como una fecha, aplique un formato de
nmero General (revise el tema Restar 2 fechas de este mismo captulo). El
resultado ser 41, que se refiere a los das transcurridos entre el 1-1-1900 y la
fecha especificada.
=HOY ( ) - B4
Esto da como resultado das, los cuales deben ser convertidos a aos, esto
dividiendo entre 365 (das de un ao)
32
Computacin e Informtica II
= AO(HOY( )) AO(B4)
Calcular el 1er da del mes de una fecha
Si usted tiene una fecha, podr mostrar el 1er da del mes correspondiente a esa
fecha. Por ejemplo, para el 15-febrero se mostrar 1-febrero, para el 30-marzo se
mostrar 1-marzo, etc.
En la celda B11 de la Hoja6, escriba:
=FECHA(AO(A11);MES(A11);1)
Se escribe 1 porque se desea mostrar el 1er da de dicho mes.
Tambin se puede calcular el primer da del mes siguiente de una fecha, es decir
para el 15-febrero se mostrar 1-marzo, para el 30-marzo se mostrar 1-abril, etc.
En la celda C11 de la Hoja6, escriba:
=FECHA(AO(A11);MES(A11)+1;1)
Hoja6 resuelta
Para que los resultados se muestren como la figura, deber aplicar el formato
de fecha: dd-mmmm.
Funciones de texto
Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los
argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia
a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las
dos opciones.
LARGO
Sintaxis:
=LARGO (texto)
Computacin e Informtica II
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MAYUSC
Convierte el texto a maysculas
Sintaxis:
MAYUSC(texto)
Donde:
Texto: Es el texto que desea convertir a maysculas. El argumento texto puede
ser una referencia o una cadena de texto
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Computacin e Informtica II
MINUSC
Convierte el texto a minsculas
Sintaxis:
MINUSC(texto)
Donde:
Texto: Es el texto que desea convertir a minsculas. El argumento texto puede
ser una referencia o una cadena de texto
NOMPROPIO
Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras
letras de texto que se encuentren despus de un carcter que no sea una letra.
Convierte todas las dems letras a minsculas.
Sintaxis
NOMPROPIO(texto)
Texto es el texto entre comillas, una frmula que devuelve texto o una referencia a
una celda que contiene el texto al que desea agregar maysculas
Computacin e Informtica II
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IZQUIERDA
Devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Donde:
Texto, es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Nm_de_caracteres, especifica el nmero de caracteres que desea extraer con
IZQUIERDA.
Debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones:
DERECHA
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el
nmero de caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Texto, es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Nm_de_caracteres, especifica el nmero de caracteres que desea extraer con
DERECHA.
Observaciones
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Computacin e Informtica II
EXTRAE
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando
en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que especifique.
Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto, es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Posicin_inicial, es la posicin del primer carcter que desea extraer de texto. La
posicin_inicial del primer carcter de texto es 1 y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres, especifica el nmero de caracteres que desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
Observaciones
HALLAR
HALLAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena de texto y
devuelve el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto desde el primer
carcter de la segunda cadena de texto.
Computacin e Informtica II
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Observaciones
ENCONTRAR
Encuentra una cadena de texto dentro una segunda y devuelven el nmero de la
posicin inicial de la primera cadena de texto desde el primer carcter de la segunda
cadena de texto.
38
Computacin e Informtica II
Concatenar Funciones
Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Computacin e Informtica II
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En la imagen anterior puede notar que si usa concatenar con texto constantes estos
deben estar encerrados entre comillas, esto tambien aplica para los espacios en
blanco.
Se tienen los siguientes nombres y apellidos que representan los clientes de una
determinada entidad:
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Computacin e Informtica II
f.
Computacin e Informtica II
41
42
Computacin e Informtica II
Funciones de bsqueda
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en
la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los
valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los
datos que desea buscar
BUSCARV(valor_buscado;tabla;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado
Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado
puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los
valores de la primera columna de tabla, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
Tabla
Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango.
Los valores de la primera columna de tabla son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las
maysculas y minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas
Nmero de columna de tabla desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la
primera columna del argumento tabla; si el argumento indicador_columnas es igual
a 2, devuelve el valor de la segunda columna de tabla y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al nmero de columnas de tabla, BUSCARV devuelve el valor de
error #REF!
Ordenado
Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada:
Por ejemplo:
= BUSCARV(A2;A5:D35;3;Falso)
Computacin e Informtica II
43
44
Computacin e Informtica II
= BUSCARV(D5; Hoja1!A3:E13;2)
El valor de la celda D5 se buscar en el rango A3:E13 de la Hoja1. Al encontrase el
valor, se mostrar el contenido de la 2da columna. Al omitirse el ltimo argumento,
este toma el valor de Verdadero.
La frmula de la celda F7 para mostrar la Categora ser:
= BUSCARV(D5; Hoja1!A3:E13;5)
Observe que el valor que cambia es el indicador_columnas para que se muestre la
5ta columna.
Es preferible trabajar con nombres de rango para el argumento de la tabla. As, en
lugar de usar Hoja1!A3:E13 como argumento, se puede asignar un nombre a este
rango y trabajar con dicho nombre.
En el siguiente ejemplo, se ha asignado el nombre de Datos al rango A3:E13 de la
Hoja1.Ahora la frmula ser:
= BUSCARV(D5; Datos;5)
Puede probar la funcionalidad de estas frmulas, basta con escribir un cdigo diferente
en la celda D5. Para nuestro ejemplo, al escribir A001, observe el resultado:
Cdigo:
Apellidos:
A001
Mayuri
Categ
A
Computacin e Informtica II
45
46
Computacin e Informtica II
=BUSCARV(D5;Horas;2)-C10
Ahora, la Retencin ser del 10% del Monto para los trabajadores Contratados. En
este caso, en la Hoja3 tenemos que ubicar el Estado del Empleado, valor que se
encuentra en la Hoja1 y que debe ser buscado. Luego se debe evaluar si es
contratado o no. La frmula ser:
=SI(BUSCARV(D5;Datos;4)="Contratado";E10*10%;0)
Computacin e Informtica II
47
=SI(F7="A";60;SI(F7="B";40;SI(F7="C";30;20)))
Si usa la funcin BUSCARV la frmula puede ubicar la categora (celda F7) en la
tabla de Bonificaciones de la Hoja1. Observe la siguiente frmula:
=BUSCARV(F7;Bonif;2)
En este caso, se debe considerar que el rango Hoja1!A16:B19 tiene el nombre Bonif.
= BUSCARV(D5; Datos;2;Falso)
El resultado ser ahora #N/A ya que dicho cdigo no existe.
48
Computacin e Informtica II
Cdigo:
A015
Apellidos:
#N/A
En la Hoja3 se pide calcular el descuento para cada empleado. En este caso, se debe
ubicar un valor aproximado de las Horas falta ya que en nuestra tabla de descuentos
tenemos slo los lmites de las faltas. As, la frmula ser:
=BUSCARV(E12;Dsctos;2;Verdadero)
Por ejemplo, escriba el cdigo A001. Observe que tiene 10 horas falta, por lo que su
descuento ser 30, recuerde Excel busca el valor 10 en la tabla y ubica el valor ms
prximo, en este caso ser 6.
Computacin e Informtica II
49
50
Computacin e Informtica II
8. En el cuadro de dilogo:
a. En el argumento Valor_buscado, seleccione la celda B2.
b. En el argumento Matriz_buscar_en, escriba Premios
c. En el argumento Indicador_columnas, escriba 3 (es decir, la
tercera columna de la matriz)
d. En el argumento Ordenado, no es necesario que introduzca nada
Computacin e Informtica II
51
Funcin BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la
tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en
una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que
se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los
valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos
que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;tabla;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado
puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Tabla es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento tabla pueden ser texto, nmeros o
valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de tabla deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar tabla.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener
ms informacin, vea Ordenar datos.
Indicador_filas es el nmero de fila en tabla desde el cual debe devolverse el valor
coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en tabla; si
indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en tabla y as sucesivamente.
Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si
indicador_filas es mayor que el nmero de filas en tabla, BUSCARH devuelve el valor
de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una
coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolver el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el
valor de error #N/A.
Consideraciones:
52
= BUSCARH(A5; Ventas!A5:F10;2;Falso)
Esta funcin buscar el valor de la celda A5 (criterio) en el rango A5:F10 de la hoja
Ventas (tabla). Ubicado este valor, se mostrar la fila 2 (indicador_fila) de dicho
rango. El ltimo parmetro (falso) indica que la tabla no est ordenada, por lo que
realizar una bsqueda exacta.
En caso de que el valor no sea ubicado en el rango A5:F10, se mostrar el mensaje
de error: #N/A (not available) (no disponible)
Para probar esta funcin, se tiene la Hoja5 con los datos de las cotizaciones en los
ltimos 6 aos.
= BUSCARH(D9; Cotiza;2;Falso)
Se ha agregado el parmetro FALSO, para que la bsqueda sea exacta.
Computacin e Informtica II
53
Funcin INDICE
Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado por los ndices
de nmero de fila y de columna.
Use la forma matricial si el primer argumento de INDICE es una constante matricial.
INDICE(rango;nm_fila;nm_columna)
Rango es un rango de celdas o una constante de matriz.
Si rango contiene slo una fila o columna, el argumento nm_fila o
nm_columna correspondiente es opcional.
Si rango tiene ms de una fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o
nm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna.
Nm_fila selecciona, en el rango, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se
omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna.
Nm_columna selecciona, en el rango, la columna desde la cual se devolver un
valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila.
Observaciones
Si se utilizan los argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE devuelve el
valor de la celda donde se produce la interseccin de los argumentos.
Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la
matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para utilizar
valores devueltos como una matriz, introduzca la funcin INDICE como una
frmula de matriz en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango
vertical de celdas para una columna. Para especificar una frmula de matriz,
presione CTRL+MAYS+ENTRAR.
Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una celda incluida en
rango; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #REF!
54
Computacin e Informtica II
Funcin COINCIDIR
Devuelve la posicin relativa de un elemento en una lista, que coincida con un valor
especificado en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones
BUSCAR cuando necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar
del elemento en s.
=COINCIDIR("Ocho";A3:A17; falso)
En este ejemplo, el resultado ser el nmero 8 que es la posicin donde se encuentra
el texto OCHO. Se usa Falso para indicar que ubique el valor exacto en el rango.
Funcin ESNOD
La funcin ESNOD devuelve VERDADERO si el valor de la celda se refiere al valor de
error #N/A (el valor no disponible). En el caso de las funciones BUSCAR, este error
se muestra al no ubicarse al elemento en la tabla de bsqueda.
Computacin e Informtica II
55
=BUSCARV(D5;Datos;5)
Si usted escribe un cdigo como 0, esta frmula muestra el error #N/A. Podemos
evitar este mensaje de error mediante la funcin ESNOD. Lo que haremos es usar
esta funcin para saber si da como resultado VERDADERO. Si es Verdadero significa
que el cdigo no existe, si es falso, dicho cdigo existe y debe buscarse con la frmula
planteada. La frmula ser como:
=SI(ESNOD(BUSCARV(D5;Datos;5));"No Ubicado";BUSCARV(D5;Datos;5))
=COINCIDIR(C11;A3:A8;FALSO)
Esta frmula devuelve el nmero de fila en que se encuentra el Distrito escrito en la
celda C11. En este caso devuelve 2.
Esta otra frmula:
56
Computacin e Informtica II
=COINCIDIR(C12;A3:E3;FALSO)
devuelve el nmero de columna en que se encuentra el Mes escrito en la celda
C12. En este caso devuelve 4.
As, usando estos 2 valores junto a la funcin INDICE, la frmula para devolver el
nmero de contratos ser:
=INDICE(A3:E8;COINCIDIR(C11;A3:A8;FALSO); COINCIDIR(C12;A3:E3;FALSO))
Funcin ELEGIR
Utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de argumentos de
valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del
rango del argumento ndice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los das de la semana,
ELEGIR devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como
argumento nm_ndice.
Sintaxis
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
Nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento
nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254, o bien, una frmula o referencia a una
celda que contenga un nmero entre 1 y 254.
Si nm_ndice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2
y as sucesivamente.
Si nm_ndice es menor que 1 o mayor que el nmero del ltimo valor de la
lista, ELEGIR devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_ndice es una fraccin, se trunca al entero inferior antes de ser
utilizada.
Valor1,valor2,... son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cuales la funcin
ELEGIR selecciona un valor o accin que se ejecuta basndose en el argumento
nm_ndice. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias a celdas, nombres
definidos, frmulas, funciones o texto.
Observaciones
Si nm_ndice es una matriz, cada valor se evaluar cuando se evale
ELEGIR.
Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, as
como valores individuales.
Por ejemplo, la frmula:
=SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10))
evala:
=SUMA(B1:B10)
que despus devuelve un valor basado en los valores del rango B1:B10.
La funcin ELEGIR se evala primero, devolviendo la referencia B1:B10. La funcin
SUMA se evala a continuacin utilizando B1:B10, que es el resultado de la funcin
ELEGIR, como su argumento.
Computacin e Informtica II
57
Preguntas de Repaso
1. En este ejercicio se solicita determinar, partiendo de la fecha actual e
incorporando la fecha de nacimiento, la edad de la persona y el da de la
semana que se produjo el nacimiento.
58
Computacin e Informtica II
=LARGO(B4)
=IZQUIERDA(B4;3)
=IZQUIERDA(B5; HALLAR( ;B5)-1)
=HALLAR( ; B6) HALLAR(,;B6)
4. Escriba los datos mostrados en la imagen de la pgina siguiente, agregue una
columna para generar un cdigo el cual estar formado de la siguiente manera:
Computacin e Informtica II
59
60
Computacin e Informtica II
Hoja1
Hoja2
Computacin e Informtica II
61
62
Computacin e Informtica II
Captulo
Formatos personalizados
En este captulo trataremos:
Aplicar formatos personalizados a nmeros
Usar formato condicional
Creacin de un registro de notas
Computacin e Informtica II
63
abrir
el
Archivo
64
Computacin e Informtica II
Bloque de celdas
seleccionado:
D10:D13, E10:E16
Elegir la opcin
Personalizada
Computacin e Informtica II
65
Caracteres Especiales
.
S/.
*.
Muestra dos
decimales
Muestra coma
de separacin
de millares
Muestra dos
decimales y coma
separado de miles
Computacin e Informtica II
Digita Cdigo
Se muestra
Observacin
00
05
101
000000
000101
Para cdigos
1234
#,##0
1,234
1234
#,##0.00
1,234.00
1234
S/.#,##0.00
S/.1,234.00
1234
S/.**#,##0.00
1234
S/.* #,##0.00
S/.
Espacio en blanco
b. Formato de moneda
El formato de moneda incluye:
El smbolo de la moneda S/. (SOLES), $ (DOLARES) o (EUROS) y/o
formatos de monedas de otros pases.
Dos decimales (.00) y separador de millares (,)
Computacin e Informtica II
abrir
el
Archivo
67
B
C
68
Computacin e Informtica II
c. Formato de fecha
Microsoft Office Excel almacena los fechas como nmeros secuenciales
denominados valores de serie.
Por ejemplo, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y la fecha 1 de
enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.448 das posterior al 1 de
enero de 1900.
Excel almacena las horas como fracciones decimales, ya que la hora se considera
una porcin del da. Las fechas y las horas son valores y, por lo tanto, pueden
sumarse, restarse e incluirse en otros clculos.
clculo
abrir
el
Archivo
Computacin e Informtica II
69
Digita
Se muestra
25/03/2008
dd/mm/yy
25/03/08
25/03/2008
70
Cdigo
dd mmm yyyy
25 mar 2008
Computacin e Informtica II
d. Formatos especiales
Se utilizar para crear nuestros propios formatos para datos numricos, fecha,
texto, etc.
Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos
numricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, el contenido de ellas
sigue siendo numrico y puede operarse matemticamente en cualquier frmula.
Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrn validez
dentro del libro en el cual se crearon.
Ejemplo de formatos personalizados creados por el usuario:
A
6
64.5 Kg
0.0 Kg
37.4 C
Grados centgrados
0.0C
000254
Para cdigos
000000
IGV 19%
Texto y porcentaje
IGV 0%
10
4 puntos
Nmero y texto
0 puntos
Bloque de celdas
seleccionado:
D10:D13, E10:E16
Computacin e Informtica II
71
Valores cero
Texto
En ese orden. Si especifica slo dos secciones, la primera se utiliza para los
nmeros positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los nmeros negativos.
Si especifica slo una seccin, todos los nmeros utilizan ese formato. Si
omite una seccin, incluya el punto y coma que separa esa seccin.
Formato de ceros
Formato de textos
Computacin e Informtica II
Ejemplo:
A un grupo de celdas con diferentes datos se le da el siguiente formato
personalizado:
[AZUL]#,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; Sin Valor ; @ anulada
A
1
-8734.9
Factura
6254.258
Boleta
Nmero negativo
Cero
Texto
Nmero positivo
Texto
(8,734.90)
Sin Valor
Factura anulada
6,254.26
Boleta anulada
Como se puede ver, cada celda adquiere el formato que le corresponde segn el
contenido que esta tenga.
mm
mmm
mmmm
mmmmm
Computacin e Informtica II
73
dd
ddd
dddd
aa
aaaa
hh
mm
ss
h a.m./p.m.
h:mm a.m./p.m.
h:mm:ss a/p
[h]:mm
[mm]:ss
[ss]
Fracciones de segundo
h:mm:ss.00
Computacin e Informtica II
(cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que la
cantidad ceros en el formato.
Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador
decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo,
como Courier New. Tambin puede utilizarse ? para las fracciones que
tengan un nmero de dgitos variable.
Para ver
1234.59
como
1234.6
####.#
8.9
como
8.900
#.000
.631
como
0.6
0.#
12
1234.568
como
como
12.0
1234.57
#.0#
???.???
5.25
como
5
5.3
como
5 3/10
con los smbolos de divisin alineados
# ???/???
Separador de millares
Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un
nmero mediante un mltiplo de mil, incluya una coma en el formato de nmero.
Para ver
12000
Computacin e Informtica II
como
#,###
75
12000
como
12
#,
12200000
como
12,2
0,0,,
Color
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre
de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer
elemento de la seccin.
[NEGRO]
[AZUL]
[FUCSIA]
[ROJO]
[AGUAMARINA]
[VERDE]
[BLANCO]
[AMARILLO]
Condiciones
Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con
las condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre corchetes.
La condicin consta de un operador de comparacin y un valor.
Por ejemplo, el siguiente formato muestra los nmeros iguales o inferiores a 100
en color rojo y los nmeros superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100];[Azul][>100]
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
77
4. Elegir la categora
5. Seleccione el tipo de formato
6. Hacer clic en el botn
Descripcin
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
79
Agregar condiciones
Se puede agregar diferentes especificaciones condicionales, de tal forma que el formato
slo afecte a las celdas que cumplan la condicin.
80
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
81
Seleccione esta
opcin
82
Computacin e Informtica II
Seleccione esta
opcin
Computacin e Informtica II
83
Escriba el
nmero 5
Seleccione esta
opcin
84
Computacin e Informtica II
Seleccione esta
opcin
Computacin e Informtica II
85
Computacin e Informtica II
87
Utilizar frmulas
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede utilizar una frmula
lgica para especificar los criterios de formato.
Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una
funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado.
88
Computacin e Informtica II
Hacer clic en la
celda B4 y arrastrar
hasta la celda B15.
Computacin e Informtica II
89
Preguntas de Repaso
1. Hemos realizado formato de millares al siguiente valor 1234 y el resultado es el
siguiente: 1.234,00
Que hacer para que el resultado sea 1,234.00
90
Computacin e Informtica II
1234
6498
9867
1234
6498
9867
1234
6498
9867
5. Cundo realizamos formato de fecha larga, nos da como resultado #####. Que ha
sucedi, porqu sucede esto.
6. Que formato debemos aplicar para que los valores se muestren de la siguiente
manera.
S/.********1,234.00
S/.*******16,498.00
S/. *********867.00
7. Estamos creando un registro de notas. Describa el proceso a realizar para que los
alumnos cuyas notas estn en el rango de 0 a 9 se muestre con un cero al inicio y los
alumnos cuyas notas sean reprobadas se muestren en color rojo.
Computacin e Informtica II
91
10. Cules son los tipos de formatos numricos que conoce, descrbalo con un ejemplo
su utilidad.
92
Computacin e Informtica II
Captulo
Computacin e Informtica II
93
Desplazamiento en un libro
Uso de teclas para desplazar el indicador de celda
Pulse
Para
Teclas de direccin
TAB
MAYS+TAB
CTRL+
tecla
direccin
INICIO
CTRL+INICIO
CTRL+FIN
AV PG
RE PG
ALT+AV PG
ALT+RE PG
F6
MAYS+F6
CTRL+F6
CTRL+RETROCESO
F5
94
Computacin e Informtica II
MAYS+F4
Seleccin de rangos
Direcciones de celda
La direccin de una celda est constituida por el nombre de la pgina a la cual
pertenece, seguida de la letra de la columna y el nmero de la fila en la cual se
encuentra. Por ejemplo:
Hoja1!F4
Celda que se encuentra en la columna F, fila 4 de la hoja de clculo Hoja1.
Enero!G16
Celda que se encuentra en la columna G, fila 16 de la hoja de clculo Enero.
A9
Celda que se encuentra en la columna A, fila 9 de la hoja de clculo actual.
Para hacer referencia a celdas que estn en la misma hoja de clculo, no es
necesario escribir el nombre de la hoja, pues esto sera redundante.
A4:B6
B8:B12
A7:A7
Operadores de Referencia
Microsoft Excel usa dos puntos (B12:C36) para designar un rango. Se pueden
usar comas para seleccionar rangos mltiples (B12:C36,F14:H26) en muchas
funciones.
Computacin e Informtica II
95
hemos dado. Para nosotros ser ms fcil recordar el nombre de rango que las
coordenadas de celda de ese rango.
Un vez nombrado un rango, este podr ser usado de all en adelante en cualquier
frmula o en cualquier orden de men de Excel cuando se tenga que hacer
referencia a ese rango.
96
Computacin e Informtica II
Nombre
B4
CarneCal
B5
PolloCal
B6
PesacadoCal
C4
CarnePro
C5
PolloPro
C6
PescadoPro
D4
CarneGrasa
D5
PolloGrasa
D6
PescadoGrasa
Computacin e Informtica II
97
98
Computacin e Informtica II
5. Del cuadro de dilogo presentado escriba un nombre para el rango de celdas y clic en
Aceptar.
Escriba:
CALORIAS
Nombre
B4:B6
CALORIAS
C4:C6
PROTEINAS
D4:D6
GRASAS
99
100
Computacin e Informtica II
Del cuadro de dilogo presentado elegir un nombre y luego hacer clic en el botn
Computacin e Informtica II
101
Rtulos
Los rtulos permiten asignar nombres a las celdas con el objetivo que cuando se editen
frmulas estas sean ms entendibles, debido a que puede hacer referencia al nombre del
rtulo en lugar del nombre de la celda.
Crear rtulos
Hacer clic en la
celda A5, arrastrar
hasta la celda F6.
102
Computacin e Informtica II
Eliminar rtulos
Los rtulos que no utilice como referencia a una frmula puede eliminarlos.
Computacin e Informtica II
103
para eliminar
104
Computacin e Informtica II
Llenado rpido
Autorrellenar
Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y as facilitar el ingreso de
datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestin.
Se mostrar una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorelleno.
As, escriba en una celda el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno,
tal como la figura:
As, por ejemplo, escriba en alguna celda 9-11-2001; al arrastrar esa fecha se podrn
realizar diversas acciones sobre ella, tal como se aprecia a continuacin:
Computacin e Informtica II
105
Fecha
09-Nov
10-Nov
11-Nov
12-Nov
13-Nov
14-Nov
15-Nov
Fecha
09-Nov
12-Nov
13-Nov
14-Nov
15-Nov
16-Nov
19-Nov
Fecha
09-Nov
09-Dic
09-Ene
09-Feb
09-Mar
09-Abr
09-May
Fecha
09-Nov-01
09-Nov-02
09-Nov-03
09-Nov-04
09-Nov-05
09-Nov-06
09-Nov-07
Rellenar Series
El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o
generacin de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. As,
si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiar el
contenido. Si usted escribe un texto y nmero (por ejemplo A001 Nota1) se crear
una serie.
Para generar una serie:
9. Haga clic en la celda A3
10. Lleve el puntero al cuadro de relleno
11. Cuando vea el smbolo realice un arrastre
Computacin e Informtica II
Generar Series
Objetivo
Probar la generacin de series y el proceso de copiar
Procedimiento
12. Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:
Autocompletar
MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opcin de
autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se
ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerir el valor existente.
En el grfico de abajo, en una lista de Areas, al pulsar la letra C en la celda A5, Excel
autocompletara el ingreso con la palabra Contabilidad que ya existe lneas ms arriba
(A3).
Uso de Autocompletar
Computacin e Informtica II
107
108
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
109
Preguntas de Repaso
1. Cul es el proceso para crear un rango, especifique ms de una forma.
4. Cules son los pasos para considerar la opcin de elegir datos de una lista.
110
Computacin e Informtica II
Captulo
Subtotales y filtros
En este captulo trataremos:
Niveles de subtotales
Filtros personalizados
Computacin e Informtica II
111
Niveles Subtotales
Los Subtotales son una herramienta muy valiosa al momento que nosotros necesitamos
realizar clculos. Usando Subtotales podemos hacer lo siguiente:
a. Agrupamiento de datos.
Mostrar Subtotales y Totales por diferentes grupos de la lista
Hacer diferentes tipos de clculos como por ejemplo contar los tems, calcular el
promedio de los tems.
botn
se presenta el
siguiente cuadro de dilogo.
a. Elegir el campo categora,
recuerde que este campo
112
Computacin e Informtica II
Si elige el botn
Computacin e Informtica II
113
botn
se presenta el
siguiente cuadro de dilogo.
a. Elegir el campo nivel,
recuerde que este campo
debe coincidir con el campo
por el cual se ordeno la
lista.
b. Elegir la funcin a utilizar
(Suma)
c. Activar campos numricos donde se totalizar segn la funcin elegida
d. Finalmente hacer clic en el botn
5. Su hoja de clculo se esquematizar como se presenta en el grfico, se agrupa
por nivel y calcula el total de los ingresos por pensin por cada nivel.
114
Computacin e Informtica II
7. Si elige el botn
8. Si elige el botn
Computacin e Informtica II
115
116
Computacin e Informtica II
, botn
Si elige el botn
Si elige el botn
Computacin e Informtica II
117
Si elige el botn
Si elige el botn
Mltiples subtotales
2. Agrupar registros por grado y totalizar los valores del campo pensin
118
Computacin e Informtica II
, botn
se presenta el siguiente
Computacin e Informtica II
119
, botn
se presenta el siguiente
cuadro de dilogo.
a. Elegir
el
campo
seccin, recuerde que
este
campo
debe
coincidir con el campo
por el cual se ordeno la
lista.
b. Elegir la funcin
utilizar (Suma)
c. Activar
campos
numricos donde se
totalizar segn la
funcin elegida
d. Finalmente hacer clic
en el botn Aceptar
120
Computacin e Informtica II
Borrar subtotales
Puede eliminar los subtotales creados, si desea que su lista de datos retorne a su
formato nomal.
Computacin e Informtica II
, botn
121
Nm_funcin
Es un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por
alto valores ocultos) que indica qu funcin debe utilizarse para calcular los
subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin
(incluye valores ocultos)
1
101
PROMEDIO
102
CONTAR
103
CONTARA
104
MAX
105
MIN
106
PRODUCTO
107
DESVEST
108
DESVESTP
109
SUMA
10
110
VAR
11
Nm_funcin
(pasa por alto valores ocultos)
111
VARP
Funcin
Valor1, valor2
Son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal.
Veamos el siguiente ejemplo (abrir el archivo FUNCION SUBTOTALES)
122
Computacin e Informtica II
Filtros de datos
El filtrado de datos constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de
datos en una lista y trabajar con ellos.
Cuando se filtra una lista slo visualizar las filas que cumplen un conjunto de
condiciones de bsqueda llamado criterios.
A diferencia de la ordenacin, la filtracin no reorganiza las listas. La filtracin oculta
provisionalmente las filas que no desea mostrar.
Cuando Excel filtra las filas, la hoja de clculo se coloca en el modo de filtracin. En
este modo se podr editar, dar formato, efectuar representaciones grficas e imprimir la
lista de subconjuntos sin tener que reorganizarla o moverla.
, botn
5. Ahora simplemente con hacer clic en la lista desplegable podr filtrar los
registros de datos segn sus requerimientos.
6. Hacer clic en el
autofiltro grado
y desactive las
casillas del 2do.
Al 6to. Grado,
de tal forma
que slo se
muestre
alumnos
del
1er. Grado.
Computacin e Informtica II
123
Filtro personalizado
Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos.
, botn
Computacin e Informtica II
Pensiones de alumnos
con valor entre 200 y 350.
Filtro mltiple
Se utiliza para especificar mltiples condiciones
Computacin e Informtica II
125
, botn
Quitar un Filtro
Para mostrar en su tabla todos los registros, debe quitar los filtros aplicados.
126
, botn
Computacin e Informtica II
Preguntas de Repaso
1. De la siguiente base de datos, se desea saber:
Total de ventas por zonas.
Total de ventas por Productos.
Total de ventas por Vendedor.
Computacin e Informtica II
127
e. Mostrar solamente los empleados cuyo Sueldo Bsico sea menor a S/.
1,000.00
f. Mostrar solamente los empleados cuyo Sueldo Bsico sea entre S/. 1,000.00
a S/. 2,000.00
g. Mostrar solamente los empleados cuyo cumpleaos sea en Mayo
h. Mostrar solamente los empleados que hayan nacido en el ao 1970
i. Mostrar solamente los empleados que hayan nacido en los aos 70
j. Mostrar solamente los empleados cuyo apellidos sea CAMASCA
k. Mostrar solamente los empleados cuyo apellidos NO sea CAMASCA
l. Mostrar solamente los empleados que no tengan hijos
128
Computacin e Informtica II
Captulo
Computacin e Informtica II
129
Tablas dinmicas
Es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos
usando el formato y los mtodos de clculo que usted elija. Puede actualizar la tabla
dinmica a medida que cambian los datos fuente.
130
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
131
para continuar
De la lista de campos de la tabla dinmica active los nombres de campo que utilizar
como filtro de informe, rtulos de columna, rtulos de fila y valores. Tambin puede
arrastrar el campo hacia la estructura de la tabla dinmica.
Si los resultados no quedan cmo uno lo desea, puede arrastrar los campos hacia el
panel de Lista de campos de tabla dinmica para rehacerlo nuevamente.
132
Computacin e Informtica II
2. Crear una tabla dinmica que permita analizar los datos consolidados de las
ventas por cliente y marca.
3. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin
dentro de una tabla de Microsoft Office Excel.
4. Ubicarse en la celda A5 y realizar los siguiente pasos
Computacin e Informtica II
133
Elegir
Nueva
hoja de clculo
para continuar
134
Computacin e Informtica II
de
datos
Computacin e Informtica II
135
Computacin e Informtica II
Seguiremos
trabajando con
ejemplo anterior.
el
De la lista de campos
de la tabla dinmica,
hacer clic derecho en
Suma de Monto y
seleccionar la opcin
Configuracin
de
campo de valor
Del
cuadro
de
dilogo presentado
Computacin e Informtica II
137
Elegir la funcin a
utilizar
AutoFormato de la tabla
Excel presenta un conjunto de formatos preestablecidos que ayudan en la
aplicacin de formato a la tabla dinmica.
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
139
Computacin e Informtica II
6. Ahora interacte con los Filtros por ejemplo muestre el Total comprado por
los Clientes de Brasil, luego solo Estados Unidos y observe lo que sucede.
7. Muestre el monto comprado por
todos los Clientes de Amrica
Latina, de las Compaas Federal
Shipping y Speedy Express y
observe lo que sucede.
Arrastrar los campos:
Forma de envo a Filtro de informe
Pas y Ciudad a Rtulos de fila
Totales a Valores
Seleccionar las
compaas que se
desea.
Computacin e Informtica II
141
Seleccionar el Pas
que se desea.
Para obtener el resultado anterior, es necesario agrupar las fecha, caso contrario
el resultado saldr de todas las fechas, para lo cual debe hacer el siguiente
proceso.
- Clic derecho sobre el campo Fecha de pedido, seleccionar la opcin
Agrupar y luego Aos
142
Computacin e Informtica II
Filtros de valor
Permite mostrar registros que cumplan una condicin, la condicin est basada en
la comparacin con los valores del rea de datos.
Aplicacin.
Mostrar slo las operaciones que
superan los cien mil en ventas.
1. Seleccionar el filtro Rtulo
de columna
2. Elegir la opcin Filtros de
valor
3. De la lista de opciones
operadores presentadas
elegir Mayor que
Computacin e Informtica II
143
144
3. Para crear el segundo campo calculado primero debe hacer clic en el botn
insertar campo. Defina nombre y frmula segn la grfica.
Computacin e Informtica II
145
Grficos dinmicos
Permite crear un grfico tomando como fuente de datos la tabla dinmica.
Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de
tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas
cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios
orgenes, incluidos los que son externos a Excel.).
Campos de un grfico dinmico
1. Campo de filtro del informe
Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos especficos.
2. Campo de valores
Campo del origen de datos (datos de origen: lista o tabla que se utiliza
para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Los datos de
origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base
de datos externa o de otro informe de tabla dinmica.) subyacente que
proporciona valores para comparar o medir.
3. Campo de serie
Campo que se asigna a una orientacin de serie en un informe de grfico
dinmico. Los elementos del campo proporcionan las series de datos
individuales.
4. Elemento
Los elementos representan entradas nicas en un campo de columna o de
fila, y aparecen en las listas desplegables de los campos de filtro del
informe, en los campos de categora y en los campos de serie.
5. Campo de categora
Campo de los datos de origen que se asigna a una orientacin de
categora en un informe de grfico dinmico. Un campo de categora
proporciona las categoras individuales cuyos puntos de datos se
representan grficamente.
146
Computacin e Informtica II
dinmicos;
Clic en Aceptar
Computacin e Informtica II
147
Dlares
Millares
Brasil
Estados Unidos
Pases
148
Computacin e Informtica II
Usted puede elegir una fuente de datos externa, haciendo clic en la opcin
correspondiente; de la misma manera puede mostrar el resultado en la hoja de
clculo existente.
Para el aprendizaje inicial recomendamos las opciones por defecto y realizar
siempre los CINCO PASOS indicados.
Ahora, el sistema mostrar la siguiente pantalla
Computacin e Informtica II
149
Grficos
Filtros
Campos de
la Base de
Datos
Rtulos
de
Columna
Rtulos
de Filas
Campos
a
Operar
Filtros
Rtulos
de Filas
Rtulos
de
Columna
Campos
a
Operar
SEXO
APELLIDOS Y
NOMBRES
Para realizar una Estadstica es bastante sencillo, simplemente arrastrar los campos
de la Base de Datos.
1. Campo SEXO a Rtulo De Fila.
2. Campo APELLIDOS Y NOMBRES a Valores
150
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
151
OCUPACIN
APELLIDOS Y
NOMBRES
FECHA_NAC
152
APELLIDOS Y
NOMBRES
Computacin e Informtica II
Pero observamos que los resultados no son los que esperbamos, pasa solucionar
no olvidar el Men Contextual sobre el campo FECHA_NACIMIENTO.
Men
Contextual
Computacin e Informtica II
153
CONDICION
CATEGORIA
OCUPACION
TOTAL A
PAGAR
Preguntas de Repaso
1. De la siguiente base de datos, se desea las siguientes estadsticas:
a. Total de ventas por zonas.
b. Total de ventas por Productos.
c. Total de ventas por Vendedor.
d. Promedio de ventas por zonas.
e. Promedio de ventas por Productos.
f. Promedio de ventas por Vendedor.
154
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
155
156
Computacin e Informtica II
Captulo
Computacin e Informtica II
157
Importar
Importar datos de otras aplicaciones: Access y SQLServer
Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de
Access y pegarlos en una hoja de clculo de Excel, conectar con una base de
datos de Access desde una hoja de clculo de Excel o exportar datos de Access a
una hoja de clculo de Excel.
158
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
159
Escriba el nombre
de su servidor de
base de datos
Escriba el nombre
de su usuario
Escriba su contrasea
160
Computacin e Informtica II
Seleccione
Autenticacin
de Windows
Computacin e Informtica II
161
7. Del presente cuadro de dilogo elegir como se mostrarn los datos y a partir
de que celda se insertar la informacin
Elegir la celda A1
162
Computacin e Informtica II
2. Del cuadro de dilogo presentado elegir una conexin que quiera utilizar
Elegir pedidos
Computacin e Informtica II
163
Exportar datos
Utilizaremos Microsoft Access para explicar el procedimiento de exportacin de datos.
164
Computacin e Informtica II
2. Hacer clic derecho sobre el objeto Tabla1 y elegir del men presentado
,
3. Del cuadro de dilogo presentado elegir el archivo de Excel que contiene la
tabla a exportar a Microsoft Access
Hacer clic en el botn Aceptar
4. Del cuadro de dilogo presentado elegir la hija que contienen la tabla de datos
5. Defina que se utiliza la primera fila como nombre de campo
6. Escriba un nombre para la tabla y hacer clic en Cerrar para terminar
Computacin e Informtica II
165
Exportar a texto
Puede exportar su tabla activa a formato texto separado por tabuladores.
Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office
Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango
de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una
hoja de clculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o
un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en
clculos como hara con otros datos.). Para exportar datos de Excel a un archivo
de texto, utilice el comando Guardar como.
Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:
opcin
166
Computacin e Informtica II
Para qu sirven?
Entre las tecnologas XML disponibles se pueden destacar:
XSL
Lenguaje Extensible de Hojas de Estilo, cuyo objetivo principal es
mostrar cmo debera estar estructurado el contenido, cmo debera ser
diseado el contenido de origen y cmo debera ser paginado en un medio
de presentacin como puede ser una ventana de un navegador Web o un
dispositivo mvil, o un conjunto de pginas de un catlogo, informe o
libro.
XPath
Lenguaje de Rutas XML, es un lenguaje para acceder a partes de un
documento XML.
XLink
Lenguaje de Enlace XML, es un lenguaje que permite insertar elementos
en documentos XML para crear enlaces entre recursos XML.
XPointer
Lenguaje de Direccionamiento XML, es un lenguaje que permite el
acceso a la estructura interna de un documento XML, esto es, a sus
elementos, atributos y contenido.
Computacin e Informtica II
167
XQL
Lenguaje de Consulta XML, es un lenguaje que facilita la extraccin de
datos desde documentos XML. Ofrece la posibilidad de realizar consultas
flexibles para extraer datos de documentos XML en la Web.
Cmo funcionan?
XSL funciona como un lenguaje avanzado para crear hojas de estilos. Es
capaz de transformar, ordenar y filtrar datos XML, y darles formato
basndolo en sus valores.
XPath
Identifica partes de un documento XML concreto, como pueden ser sus
atributos, elementos, etc.
XLink
Por su lado, describe un camino estndar para aadir hiperenlaces en un
archivo XML. Es decir, es un mecanismo de vinculacin a otros
documentos XML.
Funciona de forma similar a un enlace en una pgina Web, es decir,
funciona como lo hara <a href="">, slo que a href es un enlace
unidireccional. Sin embargo, XLink permite crear vnculos
bidireccionales, lo que implica la posibilidad de moverse en dos
direcciones.
Esto facilita la obtencin de informacin remota como recursos en lugar
de simplemente como pginas Web.
XPointer
Funciona como una sintaxis que apunta a ciertas partes de un documento
XML, es como una extensin de XPath. Se utiliza para llegar a ciertas
partes de un documento XML.
Primero, XLink permite establece el enlace con el recurso XML y luego
es XPointer el que va a un punto especfico del documento.
Su funcionamiento es muy similar al de los identificadores de fragmentos
en un documento HTML ya que se aade al final de una URI y despus lo
que hace es encontrar el lugar especificado en el documento XML.
Al ser XPointer una extensin de XPath, XPointer tiene todas las ventajas
de XPath y adems permite establecer un rango en un documento XML,
es decir, con XPointer es posible establecer un punto final y un punto de
inicio, lo que incluye todos los elementos XML dentro de esos dos
puntos.
168
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
169
Utilizar datos XML como entrada para los modelos de clculo existentes
al asignar elementos XML a las hojas de clculo existentes.
170
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
171
Elegir
XML
172
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
173
Se muestra el
archivo de
esquema XML
Escribir un nombre
para el archivo
opcin
Panel
XML
Hacer clic en el
botn Guardar
174
Computacin e Informtica II
XML, botn
1
2
3
4
5
175
Icono
Elemento principal
Elemento principal obligatorio
Elemento principal de repeticin
Elemento principal de repeticin obligatorio
Elemento secundario
Elemento secundario obligatorio
Elemento secundario de repeticin
Elemento secundario de repeticin obligatorio
Atributo
Atributo obligatorio
Contenido simple de una estructura compleja
Contenido simple obligatorio de una estructura compleja
176
Computacin e Informtica II
Listas
Una lista de Microsoft Excel proporciona caractersticas diseadas para facilitar la
administracin y el anlisis de grupos de datos relacionados en una hoja de clculo de
Excel.
Si designa un rango como una lista, podr administrar y analizar los datos de la lista sin
tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas,
agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinmica utilizando
nicamente los datos de la lista.
Descripcin de los elementos de la lista
1. Cada columna de la lista tiene el Autofiltro
habilitado de forma predeterminada en la fila
de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u
ordenar rpidamente los datos.
2. El borde de color azul oscuro que rodea a la
lista permite distinguir claramente el rango de
celdas que la forman.
3. La fila que contiene un asterisco se denomina
fila de insercin. Al escribir informacin en esta fila, se agregarn los datos
automticamente a la lista y se expandir el borde de la misma.
4. Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la
fila Total, estar disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
5. Puede modificar el tamao de la lista arrastrando el controlador de tamao
de la esquina inferior del borde de la lista.
177
cuadro
de
dilogo
,
presentado
hacer
clic
en
la
categora
para terminar
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
179
180
Computacin e Informtica II
, Opcin
181
Incrustar archivos
Incrusta un archivo en la hoja de clculo de Microsoft Excel, el archivo incrustado no
se vincula al archivo origen, esto no permita que pueda ser actualizado si el archivo
original es modificado.
de
182
Computacin e Informtica II
Vincular archivos
Al vincular un archivo en la hoja de clculo de Microsoft Excel, el archivo
vinculado se actualiza si el archivo origen es modificado.
183
Objeto
vinculado
Preguntas de Repaso
12. En su equipo de cmputo, buscar el archivo Neptuno.mdb e importar las Tablas
Categoras, Productos, Empleados, Proveedores, Clientes a Excel.
13. Ahora crear un Panel de Control en una hoja de clculo nueva, que permita realizar
un Hipervnculo a las hojas importadas en la pregunta anterior.
PANEL DE CONTROL
Categoras
Productos
Empleados
Proveedores
Clientes
184
Computacin e Informtica II
Captulo
Computacin e Informtica II
185
186
Computacin e Informtica II
2. Elegir la opcin
3. Modifique su comentario
2. Elegir la opcin
Resaltar cambios
El control de cambios controla todos los cambios efectuados en el documento,
incluidas las inserciones, eliminaciones y cambios de formato
Computacin e Informtica II
187
Seleccionar
rango de
celdas
Hacer clic en esta
casilla de
verificacin para
resaltar los
cambios en
cuando termine
188
Computacin e Informtica II
Desactive la
casilla de
verificacin
Bloqueada
Computacin e Informtica II
189
, botn
190
para terminar
Computacin e Informtica II
Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al
mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a
disposicin de esos usuarios en un recurso compartido de red
, botn
Activar la casilla
de verificacin
Permitir la
modificacin por
varios usuarios a
la vez.
, botn
Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisar de los cambios realizados
por los dems usuarios desde la ltima vez que lo guard.
Computacin e Informtica II
191
2. Hacer clic en
, botn
.
Hacer clic en el
botn Nuevo
para agregar un
nuevo rango
Definir el siguiente
rango de celdas
Hacer clic en el
botn
192
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
para localizar
193
194
Computacin e Informtica II
3. Hacer
clic
en
el
botn
, se presenta el
siguiente cuadro de dilogo
4. Del cuadro de dilogo presentado
activar las casillas de verificacin
para dar manejo al usuario que
comparte esta hoja
5. Hacer clic en el botn
para terminar
Distribucin de libros
Qu es Excel Services?
Hay tres componentes bsicos de Excel Services que interactan entre s y juntos
forman el diseo estructural general de Excel Services.
1. Excel Calculation Services (ECS) es el "motor" de Excel Services que carga
el libro, calcula con plena fidelidad con Excel Services, actualiza los datos
externos y mantiene las sesiones.
2. Excel Web Access (EWA) es un elemento Web que muestra y permite la
interaccin con un libro Microsoft Office Excel en un explorador utilizando el
lenguaje Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML) y JavaScript
sin necesidad de descargarse controles ActiveX en el equipo de su cliente.
Adems, se puede conectar a otros elementos Web en paneles y otras Pginas
de elementos Web.
3. Excel Web Services (EWS) es un servicio Web incluido en Microsoft Office
SharePoint Services que proporciona varios mtodos que un programador
puede utilizar como interfaz de programacin de aplicaciones (API) para crear
aplicaciones personalizadas basadas en el libro de Excel.
Excel Services es un componente de Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Computacin e Informtica II
195
3. El autor del libro y otros usuarios pueden crear informes, Pginas de elementos
Web y paneles de Business Intelligence que utilizan el libro.
4. Muchos usuarios empresariales pueden tener acceso al libro visualizndolo en
un explorador e incluso actualizar los datos si el libro est conectado a un
origen de datos externo.
5. Con los permisos adecuados, los usuarios empresariales pueden copiar el estado
actual del libro y cualquier interaccin que se lleve a cabo durante la sesin
actual, como ordenar y filtrar al equipo de un cliente para realizar un anlisis
ms profundo, ya sea de un libro de Excel o de una instantnea de un libro.
3.
196
Computacin e Informtica II
4.
5.
6.
Para mostrar slo algunas hojas de clculo concretas en Excel Services, seleccione
Hojas en el cuadro de lista y, a continuacin, desactive las casillas de verificacin
correspondientes a las hojas que no desea que estn visibles.
7.
Con Office Excel Web Access en sus exploradores, los dems usuarios podrn ver
y analizar los datos de la hoja de clculo mostrados. Adems, podrn interaccionar
con ella utilizando algunas funcionalidades de Excel, como ordenar y filtrar datos,
o utilizando las caractersticas de anlisis detallado de tablas dinmicas.
8.
Si establece parmetros para celdas con nombre del libro, los usuarios tambin
podrn editar dichas celdas y definir valores.
9.
Computacin e Informtica II
197
Seleccionar
destinatario
haciendo clic
en el botn
Escriba el asunto de
su correo
Escriba el contenido
del correo
Administrar libros
Puede crear libros basados en otros libros
existentes o plantillas (libros prediseados
referente a un tema general como: factura,
presupuesto, etc.), de esta forma puede acelerar
el tiempo de diseo de sus libros de clculo.
198
Computacin e Informtica II
Botn Office,
6. Hacer clic en
Seleccionar la carpeta
donde guardar su
archivo
Escriba el nombre de su
archivo
Botn Office,
199
Seleccionar la opcin
Plantillas instaladas
Botn Office
200
Computacin e Informtica II
Seleccionar una de
las plantillas
Microsoft Office
Online
Seleccionar una de
las plantillas
mostradas
Computacin e Informtica II
201
Botn Office,
3. Hacer clic en
Escriba el
nombre de la
plantilla
Seleccionar
Tipo Plantilla
de Excel
Recuperacin de archivos
Excel permite recuperar archivos daados en forma manual o automtica. A
continuacin se describe cada uno de estos procesos.
202
Computacin e Informtica II
Botn Office
Seleccione el
archivo que
desea recuperar
3. Hacer clic en la flecha situada junto al botn Abrir y despus hacer clic en la
opcin Abrir y reparar.
Computacin e Informtica II
203
Hacer clic en la
lista desplegable
Abrir
Seleccione la
opcin Abrir y
reparar
204
Para recuperar todos los datos posibles del libro, haga clic en Reparar.
Para extraer los valores y las frmulas del libro cuando no es posible
reparar el libro, haga clic en Extraer datos.
Computacin e Informtica II
Botn Office
Seleccione la
opcin
Herramientas
Seleccione la opcin
Opciones generales
Computacin e Informtica II
205
Activar la casilla
de verificacin
Botn Office
, se presenta el siguiente cuadro de
Computacin e Informtica II
207
Preguntas de Repaso
1. Cul es la diferencia entre proteger una hoja de clculo y proteger un libro de
trabajo.
2. Si tiene una hoja de clculo con informacin confidencial, que recomendara para
evitar el acceso a personas no autorizadas a su informacin.
208
Computacin e Informtica II
Computacin e Informtica II
209