CUESTIONARIO APA CASOS EMPRESARIALES AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS LIBRO 1

Organizacin: Entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos, existen lucrativas y No lucrativas. Lucrativas: con fines de lucro u obtencin de ganancias (empresas, negocios) No lucrativas: ONGS. Sistema: Es un conjunto de elementos que se interrelacionan entre s para producir un resultado, se puede definir como un sistema abierto cuyas partes estn relacionadas entre s y con su ambiente. La naturaleza de esta relacin es de interdependencia debido a que un mal proceso afecta a los dems. Stephen Robbins en su libro Administracin, Teora y Practica dice: Una ordenacin sistemtica de personas realizada para alcanzar un objetivo especifico. Caractersticas comunes de un sistema: Propsito definido Compuesta por Personas Tipo de arreglo estructural Que define y delimita el comportamiento de sus miembros. Visin de las Organizaciones como Sistemas: Es el resultado de la influencia de la teora general de sistemas y de la ciberntica sobre el campo de los estudios organizacionales. Objetivo conocido por sus dirigentes y las personas que laboran en ella. La organizacin vista como un sistema global. Administracin: Es un proceso en donde se trabaja con personas y por medio de ellas, adems el cumplimiento de objetivos en forma eficiente distingue a la administracin de acuerdo a Henry Fayol Administrar es prever, organizar mandar coordinar y controlar. 1

Eficiencia: Se refiere a medir el uso de los recursos en el proceso de alcanzar resultados. Efectivo: Se refiere al cumplimiento o logro de los objetivos. Eficacia: Mide el uso de los recursos para el logro de los resultados. Visin: Es un enfoque aspiracional de lo que nos gustara ser., es una ambicin empresarial significativa que se construye da a diatribas del esfuerzo planeado y coordinado. Misin: Es la razn misma de su existencia, es la que distingue de todas las dems (organizaciones) Robbins define a la misin como: Define su propsito y en esencia, pretende contestar en que negocio estamos. La misin aclara el propsito de la organizacin a la administracin. Propsito: El papel primordial de la organizacin dentro de la sociedad. Objetivos: Son metas, fines deseados futuros que la administracin busca., ofrecen la direccin para tomar las decisiones administrativas, son fundamento de la planeacin. Meta: Debe definirse acorde con el propsito, la misin y los objetivos de la organizacin. Estrategia: Es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos de la organizacin.

Liderazgo: Accin o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Chiavenato: Liderazgo es guiar y orientar al personal, tomar decisiones e incorporarlas en ordenes e instrucciones, especficas y generales. Proceso: Conjunto de actividades que tomas los insumos y los transforma hasta producir las salidas. Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras., son guas de la accin no de pensamiento. Es un conjunto de pasos que un individuo sigue para lograr un resultado., pueden describirse de varias formas: atraves de diagramas de procedimientos, narrativos, con grficos o dibujos. Manual de Procedimientos: Instrumento administrativo de carcter tcnico que contiene informacin de las operaciones para la realizacin de una funcin. Polticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Presupuesto: Segn Koonz es la formulacin de resultados esperados expresada en trminos numricos. Proceso de Control: Establecer estndares Medir el desempeo de acuerdo a los estndares establecidos Tomar decisiones correctivas de acuerdo a desvos no deseados del estndar.

Gestin: Conjunto de actividades o diligencias que se llevan a cabo para resolver o concretar un asunto. Accin de administrar una organizacin. Planeacin: Establece el QUE, se establece la visin la misin y los objetivos de la organizacin, se seleccionan las metas y se determinan programas para alcanzarlas. Como: esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse, cuando y como se har, los recursos que sern necesarios, tambin se hace la pregunta QUE requiere la facultad de prever, visualizar y ver hacia el futuro. Organizacin: Desarrollar una organizacin para llevar los planes a feliz trmino. Ejecucin (direccin) Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Ejecutar significa Poner en Accin. Control: Garantiza que se est caminando en la direccin correcta, logrndose as los objetivos propuestos. Tareas administrativas: Escribir cartas, redactarlas, hacer informes, llamar por telfono, enviar fax, mensajes etc. Automatizar: Es la realizacin de tareas apoyadas en nuevas tecnologas. Antes eran realizadas en forma manual, mientras menos intervenga el humano mas automatizadas sern. Aumento de Productividad: Es la principal razn por la que una empresa debe emprender un proyecto de automatizacin de sus procesos.

Organizaciones Pblicas y Privadas: Son las que se relacionan con el estado. Organizaciones Comerciales: Por el giro de su negocio, industriales y educativas. Niveles organizacionales segn Parson: Institucional o Estratgico Gerencial Tcnico Operativo Grado ms elevado Gerencia Media Nivel ms bajo Directores, Gerentes, mandos medios Supervisores, operadores.

Departamentalizacin: Organizar formalmente a una empresa en varios departamentos, el objetivo es agrupar en unidades bien definidas aquellas que tengan objetivos afines y con el mismo propsito. Jerarquizacin: Establecer un arreglo de la autoridad de arriba hacia abajo Unidad de Mando y Principio escalar: Principios esenciales para el xito de la estructura organizacional, se debe identificar claramente ante los subordinados quien es el jefe y a quien deben responder. Koonz el principio escalar segn l es cuanto ms clara sea la lnea de autoridad ms clara ser la responsabilidad. Tramo de Control: Segn Benjamn Franklin el tramo de control se define como el nmero de funcionarios o unidades administrativas, que pueden depender directamente de un rgano superior. Comunicacin: Es el intercambio de informacin con un propsito determinado entre las distintas unidades que integran la empresa. 5

Lnea de mando o Autoridad: Son lneas imaginarias ntimamente ligadas a la jerarquizacin, que representan el enlace entre las distintas unidades que conforman la empresa. Delegacin: Fundamental en los conceptos de descentralizacin y desconcentracin. Descentralizacin: La toma de decisiones y la autoridad se dispersan a lo largo de su estructura, se delega autoridad a unidades subalternas. Desconcentracin: Es una forma de organizacin administrativa en que los rganos centrales mantienen sus funciones normativas de planeacin, coordinacin y control, transfieren a las unidades tcnicas funciones de ejecucin y operacin as como facultades de decisin. Autoridad funcional: Es un derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar las acciones como procesos, polticas etc. Realizadas por otras personas en otros departamentos. Tipos de Gerencia en la Organizacin Alta Gerencia Gerencia Media Baja Gerencia Estratgica Tctica Operativa requiere informacin resumida para la planeacin Informacin para planeacin y control Informacin de detalle para supervisin y subordi.

Estructura Organizacional: Est definida por el modelo para la departamentalizacin, relaciones de autoridad, los diversos niveles y la coordinacin de las personas dentro de la organizacin. Principal recurso en una empresa: El Recurso Humano

Definicin de una Estructura Organizacional: Se deben incluir el grado y tipo de diferenciacin horizontal y vertical, mecanismos de coordinacin control, formalizacin y centralizacin del poder.

Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura organizacional de la empresa, muestra la jerarqua, las lneas de mando y de comunicacin. Automatizar: Realizar un trabajo con la mnima intervencin humana, es decir realizar algo en forma automtica. Equipamiento: Se le denomina as a la dotacin del equipo necesario para realizar tareas Administrativas, incluye software, equipo de cmputo, redes, telecomunicaciones. Sistematizacin: Visualizacin de la organizacin como un sistema y la estandarizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se realizan. Tarea Labor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones dentro de una organizacin. Productividad: Indicador que mide la eficiencia del proceso de transformacin de los insumos en productos o servicios. Tres fuentes primarias de una mayor productividad: Tecnologa, Habilidad administrativa y esfuerzo humano. Informacin: Proceso de reduccin de la incertidumbre. 7

Caractersticas de la informacin: Exacta, oportuna, integra y concisa. Ciclo de vida de la informacin: Recopilacin, Procesamiento, Distribucin y Utilizacin. Proceso de la Comunicacin: Fuente, Codificacin, Canal, Decodificacin, Destino. Ruido: Elemento o actividad que molesta, confunde o interrumpe y dificulta el proceso de comunicacin. Mtodos de Comunicacin: Oral, Escrita, No verbal, Medios electrnicos.