CURSO VIRTUAL ISO 9000 MODULO Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad Generalidades Manual de Calidad MARCO CONCEPTUAL

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Dentro de los documentos del sistema de calidad est el manual de calidad, el cual constituye el principal documento que plantea la poltica de calidad, demuestra y describe el sistema de calidad, a travs de un bosquejo estructurado del sistema de calidad; el manual de calidad es fundamental para la implantacin y mantenimiento del sistema de calidad. El manual de calidad est apoyado en los procedimientos documentados del sistema de calidad, los cuales estn determinados por el tamao de la organizacin, la naturaleza de la actividad, la amplitud deseada y la estructura del manual de calidad. Los procedimientos documentados se aplican a una o mas partes de la organizacin. El manual de calidad presenta la jerarqua del sistema de documentacin. El responsable de la administracin y el control de la documentacin, debe elaborar un procedimiento documentado, que establezca los lineamientos para realizar los cambios, modificaciones, revisiones o adecuaciones al manual de calidad. PROPOSITO DEL MANUAL DE CALIDAD Los manuales de calidad se usan en las organizaciones con diferentes objetivos, dentro de los cuales se pueden anotar:

Comunicar la poltica, los procedimientos y los requerimientos de la empresa. Implantacin de un sistema de calidad eficaz. Proveer prcticas de control mejoradas y facilitar actividades de aseguramiento. Proveer la base documentada para auditar sistemas de calidad. Proveer continuidad del sistema de calidad y sus requerimientos durante circunstancias de cambio. Capacitacin del personal en los requerimientos del sistema de calidad y mtodos de cumplimiento. Presentacin de su sistema de calidad para propsitos externos, como demostracin de cumplimiento con ISO 9001. Demostracin de cumplimiento de su sistema de calidad con normas de calidad requeridas en situaciones contractuales.

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Para cumplir con el manual de calidad, se requiere generar una serie de documentos que ofrezcan las polticas generales de actuacin de la empresa:

Establecer la poltica de calidad de la empresa Establecer el organigrama de la empresa, donde se establezca la responsabilidad y autoridad, se sealen los recursos y el personal de verificacin, se establezca quin acta como lder para la implantacin del sistema de calidad. Tener contacto con el cliente para resolver dudas o asegurar que est en la ruta adecuada por medio de un representante. Establecer las funciones principales de cada uno de los puestos de trabajo importantes para el control de los productos y/o servicios. Establecer las polticas generales de actuacin de la empresa con respecto a cada uno de los requisitos de la norma. Listado de cada uno de los procedimientos aplicables a la empresa por cada requisito.

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD Para la implementacin de la documentacin bajo los requisitos de la Norma ISO 9001 no existe una estructura o formato especfico para Manuales de Gestin de la Calidad, sin embargo en l deben converger tanto la poltica de calidad como los objetivos, procesos y procedimientos de la organizacin de tal manera que sean claros, precisos, completos, y que sean planteados de manera simple y concisa .

CURSO VIRTUAL ISO 9000 MODULO Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad Generalidades Manual de Calidad El manual de calidad puede:

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Ser una compilacin directa de los procedimientos del sistema de calidad. Ser una seccin de los procedimientos del sistema de calidad. Ser una serie de procedimientos para aplicaciones especficas en facilidades fsicas. Ser ms que un documento o nivel. Estar solo.

Proceso de preparacin Manual de Calidad El documentar el Sistema de Gestin en un manual de calidad, es decisin de la Alta Direccin, as como el designar a un responsable competente de su coordinacin, ejecucin e implementacin. Los pasos generales que deben seguirse en la elaboracin se resumen a continuacin a manera de gua, aunque es necesario que cada organizacin en particular, haga una lista de lo que considere importante. 1. Enumerar las polticas existentes aplicables al sistema de calidad, los objetivos de calidad, los procesos y procedimientos; si no existen planear la elaboracin asignando responsables y fechas de compromiso. 2. Definir los elementos del sistema de gestin de la calidad que aplican de acuerdo con la norma seleccionada. 3. Obtener datos sobre el sistema de gestin de la calidad, utilizando como fuente los usuarios actuales. 4. Disear encuestas, entrevistas y reuniones. Desarrollarlas sobre las prcticas existentes. 5. Buscar y obtener fuentes adicionales referencias de unidades operativas. de documentacin o

6. Determinar el formato y la estructura del manual deseado. 7. Clasificar los documentos de acuerdo con el formato y la estructura deseados.

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8. Utilizar cualquier otro mtodo apropiado dentro de la organizacin para terminar el proyecto de manual de calidad Revisin Una vez realizada la elaboracin del manual en borrador, debe ser revisado por personal responsable que le asegure claridad, precisin, conveniencia y una estructura adecuada. Las personas que van a utilizar el documento deben revisarlo para que hagan las sugerencias que consideren oportunas para el logro de los objetivos que se pretenden. La autorizacin para liberar el manual debe ser dada por el nivel de la alta direccin y debe quedar registrado en el documento, para su implementacin o sus acciones individuales. Distribucin del Manual La distribucin del manual de calidad, debe hacerse en su totalidad o por partes o secciones. En cualquier situacin el usuario debe tener disponibilidad para una mejor utilidad. La distribucin del manual debe darse en la misma forma como se desarrolla la distribucin y el control de los documentos del sistema de calidad definido por la organizacin en el control de documentos. La Alta Direccin debe asegurarse de que las personas estn familiarizadas con el contenido del manual apropiado para cada usuario dentro de la organizacin. Modificaciones del Manual Es importante disear un mtodo para prever la elaboracin, el control y la incorporacin de cambios en el manual. Esta tarea debe ser asignada a una funcin adecuada de control de documentos. Al procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisin y aprobacin utilizado al desarrollar el manual bsico.

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Copias No Controladas Cuando se distribuye una copia del manual de calidad para uso del cliente fuera de las instalaciones u otras partes interesadas y la organizacin no pretende el control futuro de circulacin, todos los manuales distribuidos deberan identificarse claramente como copias no controladas La falla en prever el aseguramiento de este proceso, puede ocasionar el uso no intencional de documentos obsoletos. ELEMENTOS PARA EL DISEO DE UN MANUAL DE CALIDAD

Para el diseo y redaccin de un Manual del Sistema de Gestin de Calidad, se presenta a continuacin los siguientes elementos a tener en cuenta: 1. El titulo, el alcance y el campo de aplicacin. Se refiere esta seccin al mbito de aplicacin del manual de calidad. Tambin debe incluirse en esta aparte del manual el rea de aplicacin de los elementos del sistema de calidad. Se debe expresar en el manual de calidad lo que no cubre el manual y las situaciones en las que no aplique, se puede hacer como titulo en la pgina, para evitar confusiones y para darle mayor claridad al documento.

2. Definiciones Cuando se requiera se debe usar definiciones normalizadas y expresiones de la terminologa de documentos de calidad, que son usados nicamente en el manual de calidad. Las definiciones deben proveer un entendimiento completo, uniforme y no ambiguo del contenido del Manual de Calidad.

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3. Contenido El contenido del manual de calidad muestra los ttulos de sus secciones, y cmo pueden ser encontradas. Debe por lo tanto presentarse en un orden lgico y sencillo la numeracin, codificacin de secciones, pginas, figuras, objetos, diagramas, tablas y anexos. 4. Introduccin sobre la organizacin Se presenta en esta aparte informacin general sobre la organizacin, una mnima informacin relacionada con la ubicacin, negocio, breve resea histrica, medios de comunicacin, tamao, empleados, entre otros. 5. Introduccin sobre el manual de calidad El manual de calidad es un documento principal en el sistema de documentacin, por lo tanto est sujeto a procedimientos documentados relacionados con su emisin y control del manual y de su partes y secciones. Al incluir en el manual la introduccin a este debe describirse: Emisin actual (nmero de control de emisin), fecha de emisin, vigencia y los contenidos que afecta. Descripcin breve de cmo se revisa y se mantiene el manual de calidad, quin revisa el manual y con qu frecuencia, quin puede realizar los cambios y quin est autorizado para aprobarlo. Descripcin breve de los procedimientos utilizados para identificar el estado y controlar la distribucin del manual de calidad, contenga o no informacin confidencial, para uso interno o externo a la organizacin. Firmas de aprobacin (u otro medio de aprobacin) del personal responsable y autorizado para implantar el contenido del manual de calidad.

6. Poltica de calidad y objetivos de calidad En esta seccin se plantea: La poltica de calidad de la organizacin. Objetivos de calidad.

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Se presenta el compromiso de la empresa con la calidad. Se muestra cmo la poltica de calidad se divulga y es entendida por todo el personal. Se describe cmo la poltica de calidad se implementa y mantiene en todos los niveles de la organizacin.

7. Descripcin, responsabilidades y autoridades en la organizacin Demuestra el alto nivel de la estructura de la organizacin, se presenta una descripcin detallada de las responsabilidades, autoridades y la jerarqua de esta funciones que dirigen, desempean y verifican el trabajo que influye en la calidad; es la presentacin de la estructura organizacional que tiene la empresa para la calidad. Se usa frecuentemente incluir el organigrama, indicando responsabilidad, autoridad y las interrelaciones de la estructura. 8. Requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad El manual de calidad describe todos los requisitos del sistema de calidad, divididos en secciones lgicas, que reflejen un sistema de calidad bien coordinado, lo cual se logra por inclusin y referencia a los procesos del sistema de calidad. Los requisitos del sistema de calidad son provistos por la serie de norma ISO 9001, norma aplicable y utilizada por la organizacin. Cada organizacin determina los requisitos del sistema de calidad que son aplicables, define los criterios para su aplicacin y control Para lograr lo planteado, se consideran aspectos como la naturaleza del negocio, fuerza laboral y recursos, el enfoque en la documentacin del sistema y el aseguramiento de la calidad, las diferencias entre los procedimientos, instrucciones, polticas y el medio seleccionado para el manual. El manual resultante debe reflejar los mtodos nicos de la organizacin, medio para satisfacer los requerimientos por la organizacin y los planteados en la norma del sistema de gestin de la calidad. 9. Gua del manual de calidad

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Incluir una descripcin breve de la organizacin del manual de calidad, y un breve resumen de cada una de las secciones.