Introduciendo a PRINCE2

Por Jos Luis Fernndez Ramrez [ Acerca del autor] Por suerte dentro del mundo de la administracin de proyectos existen diversas metodologas, tcnicas y formas cuyo objetivo primordial es alcanzar el xito a travs de la entrega de un producto, servicio o resultado final ptimo que satisfaga los requerimientos del cliente. De all a que existan diversas organizaciones como empresas o instituciones nacionales o de alcance mundial que se encarguen de promover las buenas prcticas en administracin de proyectos a travs de diversas actividades como investigaciones; desarrollo de estndares y textos; propagacin de la profesin a travs de congresos, cursos, capacitaciones y dems eventos; as como el otorgamiento de certificaciones que acreditan a un individuo como poseedor de determinados conocimientos y habilidades que no poseen otros (o que no estn comprobados) en materia de project management. Es as como, en este artculo tocaremos lo concerniente a un mtodo estndar para la gestin efectiva de proyectos llamado PRINCE (PRojects IN Controlled Environments, que en espaol es: Proyectos en Entornos Controlados). Desarrollo de la metodologa PRINCE fue desarrollado por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency: Agencia Central de Informtica y Telecomunicaciones) despus renombrada como la OGC (Office of Government Commerce: Oficina Gubernamental de Comercio). El mtodo estuvo originalmente basado en PROMPTII, un procedimiento de manejo de proyectos creado por Simpact Systems Ltd. en 1975. PROMPTII fue adoptado por la CCTA en 1979 como el estndar para ser utilizado en todos los proyectos de sistemas de informacin del gobierno britnico. Cuando PRINCE fue lanzado en 1989, sustituy a PROMPTII en la gestin de los proyectos gubernamentales. La CCTA continu desarrollando y mejorando el mtodo PRINCE con la experiencia y contribucin de expertos en gestin de proyectos, publicando PRINCE2 en 1996, no slo siendo una versin mejorada de la anterior, sino que adems se convirti en un mtodo genrico, vlido para todos los entornos, ya no exclusivamente para proyectos TIC (Tecnologas de Informacin y Comunicaciones) de la Administracin Pblica, como fue en su origen. La versin mas reciente de PRINCE2 fue publicada hace dos aos por la OGC, la cual signific una actualizacin o Refresh de la versin anterior de 2005 y sali a la luz en Londres, Reino Unido, el 16 de junio de 2009, apareciendo en dos libros que contienen todo el material de la reciente versin: - Managing Successful Projects with PRINCE2 - 2009 Edition (342 pginas). - Directing Successful Projects with PRINCE2 - 2009 Edition (176 pginas). PRINCE2 es de dominio pblico y los derechos reservados pertenecen a OGC, al igual que el resto de modelos de mejores prcticas como ITIL, MSP, M_o_R y P3O. La Association for Project Management (APM, en espaol: Asociacin para la Administracin de Proyectos), es la responsable de velar por las certificaciones de PRINCE2 que son: PRINCE2 Foundation y PRINCE2 Practitioner. No obstante, esta organizacin tambin maneja otras certificaciones orientadas igualmente al rubro de proyectos

Actualmente PRINCE2 es un estndar de facto ampliamente usado por el gobierno del Reino Unido y muy reconocido y utilizado en el sector privado britnico. Poco a poco, su uso tambin se est haciendo importante en los pases de la Mancomunidad Britnica de Naciones y de forma ms discreta en el resto de Europa. Estructura PRINCE2 La estructura del mtodo PRINCE2 est organizada principalmente en tres partes: componentes, procesos y tcnicas. Los componentes son reas de conocimiento que deben aplicarse al proyecto cuando corresponda, los componentes son implementados mediante los procesos, que son los elementos que explican qu debe ocurrir y cundo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las tcnicas ofrecidas son mtodos de trabajo de uso opcional pero muy recomendable. PRINCE2 define 8 componentes, 8 procesos y 3 tcnicas:

Componentes - Proceso de Negocio (Business Case). - Organizacin (Organization). - Planes (Plans). - Controles (Controls). - Riesgo (Management of Risk). - Calidad (Quality in a project environment). - Gestin de la Configuracin (Configuration Management). - Control del Cambio (Change Control). Procesos - [SU] Comienzo de un Proyecto (Starting Up a Project). - [IP] Inicio de un Proyecto (Initiating a Project). - [DP] Dirigir un Proyecto (Directing a Project). - [CS] Controlar una Fase (Controlling a Stage). - [MP] Gestin del Suministro de Productos (Managing Product Delivery). - [SB] Gestin del Lmite de las Fases (Managing Stage Boundaries). - [CP] Cerrar un Proyecto (Closing a Project). - [PL] Planificacin (PLanning).

Existen 45 subprocesos asociados a los procesos que constan de sus correspondientes acciones normativas.

Tcnicas - Planificacin en Base del Producto (Product-based planning). - Control del Cambio (Change control). - Revisin de la Calidad (Quality review).

Adems hace una divisin de roles o papeles a desempaar por los distintos participantes en el proyecto. PRINCE2 define 10 roles: - Consejo/Junta Directiva (Project Board). - Usuario Representativo (Senior User). - Director Ejecutivo (Executive). - Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier). - Jefe de Proyecto (Project Manager). - Jefe de Equipo (Team Manager). - Responsable de Garanta (Project Assurance). - Responsable de Soporte (Project Support). - Bibliotecario de la Configuracin (Configuration Librarian). - Oficina de Soporte de Proyecto (Project Support Office). En la nueva versin de PRINCE2 2009 ha habido algunos cambios en la estructura del mtodo respecto a la versin de 2005, anteriormente descrita. Ahora a los componentes se los denomina temas, y hay 7 temas en vez de 8, los procesos tambin quedan en 7 procesos en vez de 8, slo se describen 2 tcnicas y tenemos 8 roles frente a los 10 que se tenan antes.

A continuacin se describe cmo queda la estructura de PRINCE2:

Temas: - Proceso de Negocio (Business Case). - Organizacin (Organization). - Calidad (Quality). - Planes (Plans). - Riesgo (Management of Risk). - Control del Cambio (Change Control). - Progreso (Progress). Procesos: - [SU] Comienzo de un Proyecto (Starting Up a Project). - [IP] Inicio de un Proyecto (Initiating a Project). - [DP] Dirigir un Proyecto (Directing a Project). - [CS] Controlar una Fase (Controlling a Stage). - [MP] Gestin del Suministro de Productos (Managing Product Delivery). - [SB] Gestin del Lmite de las Fases (Managing Stage Boundaries). - [CP] Cerrar un Proyecto (Closing a Project).

Existen 40 subprocesos asociados a los procesos que constan de sus correspondientes acciones normativas.

Tcnicas - Planificacin en Base del Producto (Product-based planning). - Revisin de la Calidad (Quality review). Roles: - Consejo/Junta Directiva (Project Board). - Usuario Representativo (Senior User). - Director Ejecutivo (Executive). - Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier). - Jefe de Proyecto (Project Manager). - Jefe de Equipo (Team Manager). - Responsable de Garanta (Project Assurance). - Responsable de Soporte (Project Support).

Modelo de procesos de Prince2 Como se expres anteriormente la versin PRINCE2:2009 ofrece 7 procesos que explican qu debe ocurrir y cundo dentro del proyecto. Cualquier proyecto guiado con este mtodo debe incorporar estos procesos en alguna forma, pero lo ms importante, es ajustar el Modelo de Procesos a los requisitos del proyecto en el que estemos trabajando, tenemos que enfocar nuestra gestin preguntndonos hasta qu punto debe ser aplicado cada proceso a cada proyecto. Direccin de un Proyecto: DP (Directing a Project) Este proceso es para la Gestin Superior (la Junta de Proyecto controla el proyecto). Puesta en Marcha de un Proyecto: SU (Starting Up a Project) Se trata de un proceso pre-proyecto muy corto que rene los datos necesarios para comenzar el proyecto. Iniciar un Proyecto: IP (Initiating a Project) El proceso examina la justificacin del proyecto y crea la Documentacin de Inicio d el Proyecto (PID) que incluye el Plan del Proyecto (Project Plan). Control de una Fase: CS (Controlling a Stage) Este proceso describe las tareas diarias de vigilancia y de control que realiza el Jefe de Proyecto sobre el proyecto. Aqu es donde el Jefe de Proyecto pasa la mayor parte de su tiempo en un proyecto. Gestin de los Lmites de Fase: SB (Managing a Stage Boundary) Este proceso proporciona una forma controlada de completar una fase y planear la siguiente.

Gestin de la Entrega de Productos: MP (Managing Product Delivery) Este es el proceso de entrega de los productos. Es donde los productos (Productos Especializados), que van a ser utilizados por los usuarios, son entregados por los miembros del equipo. Cerrar un proyecto: CP (Closing a Project) Este proceso confirma la entrega de los productos y el Jefe de Proyecto prepara el cierre del proyecto. La siguiente imagen muestra el diagrama del Modelo de Procesos PRINCE2 traducido al espaol y extrado del libro The PRINCE2 Process Model (El Modelo de Procesos de PRINCE2), de Frank Turley.

En prximos escritos nos seguiremos adentrando an ms al mundo de PRINCE2, la cual a pesar de poseer ms de 400 mil personas acreditadas para sus dos certificaciones en todo el mundo (80% en Reino Unido), es escasamente conocida en regiones como Latinoamrica