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Deshalb ist Konversation an sich, so Gurteen`s Botschaft, ein wertvolles und mchtiges Instrument fr Fortbildung und Wissensmanagement.
2011 Projekt Magazin. Vervielfltigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion www.projektmagazin.de Das Fachportal fr Projektmanagement
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Sonderdruck Ausgabe 21/2011 Wissenstransfer im lockeren Austausch Das Knowledge Caf nach David Gurteen
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Jahrestreffen wurde. Seit der ersten Veranstaltung ist die Anzahl der gemeinsamen Projekte zudem deutlich gestiegen, wozu der intensivere Austausch nach Bettonis Einschtzung beigetragen hat.
Weitere Einsatzmglichkeiten
In Anbetracht dieser Erfahrungen sind weitere Anwendungsgebiete im Rahmen des Projektmanagements gut denkbar. Zum Beispiel knnte die Methode zum Einsatz kommen, wenn sich Interessengruppen skeptisch gegenberstehen, wie das bei Integrationsprojekten nach einem Merger oft der Fall ist. Denn dann wird in jeder Form von systematischer ergebnisorientierter Kommunikation schnell das Ringen um Macht oder zumindest die bessere Meinung sprbar werden. Im Knowledge Caf knnen die Menschen ohne eine solche "Hidden Agenda" ihre Situation darlegen und die Anderen einfach mal kennenlernen. Eine andere gute Einsatzmglichkeit fr das Knowledge Caf wre zu Projektbeginn das Sammeln bestehender Erfahrungen aus anderen Projekten. An einer solchen Veranstaltung sollten sowohl Vertreter der vom Projekt betroffenen Interessensgruppen als auch Projektbeteiligte frherer Projekte hnlichen Inhalts teilnehmen. Bei der Einfhrung einer neuen CRM-Lsung wren das z.B. die Vertriebsmitarbeiter als knftige Anwender, ITVerantwortliche als Umsetzer, die Leitung Vertrieb als Auftraggeber sowie Projektbeteiligte aus frheren Software-Einfhrungsprojekten, z.B. eines ERP-Systems. Auch dann, wenn ein Unternehmen mehrere hnliche Projekte durchfhrt, kann es sinnvoll sein, projektbergreifende Knowledge Cafs durchzufhren, um auf diese Weise Erfahrungen effizient auszutauschen und Synergien herzustellen. Eine weitere denkbare Einsatzmglichkeit wre der Einsatz eines Knowledge Cafs als ersten Schritt, um Lsungsanstze fr eine ungeplante Situation zu suchen, z.B. fr ein eingetretenes Risiko, fr das man keinen Notfallplan vorbereitet hatte. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, die Beitrge im Abschlussplenum mitprotokollieren zu lassen, um daraus Manahmen der Schadensbegrenzung oder alternative Lsungswege zur Erreichung des ursprnglichen Projektziels abzuleiten. Das Kennenlernen Anderer, die ein hnliches Thema beschftigt wie einen selbst, jedoch aus anderer Perspektive, kommt auch bei jenen stark umsetzungsorientierten Mitarbeitern gut an, die dem Konzept anfangs ausgesprochen skeptisch gegenberstehen, so Gurteen. Hufig ist das Knowledge Caf auch erste Runde eines lngeren Tagesprogramms, das insgesamt durchaus auf Resultate abzielt. Die Teilnehmer haben die Mglichkeit, sich in entspannter Atmosphre kennenzulernen und den allgemeinen Wissensstand ber das Projektthema zu erhhen, bevor man zu den ergebnisorientierten Methoden oft Open Space bergeht.
Vorbereitungen
Die wichtigste inhaltliche Vorbereitung, um ein Gurteen Knowledge Caf zu initiieren, sind das Formulieren einer sinnvollen Frage und das Zusammenstellen einer guten Mischung von Leuten, die diese diskutieren sollen.
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Bei der Fragestellung sind thematisch keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist, dass die Frage offen formuliert ist, sie sich also nicht mit "Ja" oder "Nein" beantwortet lsst. Sie soll dazu anregen, ein Thema umfassend aus mehreren Perspektiven zu erkunden. Eine Frage bei Projektstart knnte z.B. lauten: "Welche Chancen und Risiken verbinden Sie mit der neuen Organisation bzw. dem neuen Produkt?" Vor einer Entscheidung whrend des Projektverlaufs wre ein Thema denkbar wie: "Welche Aspekte sind bei der kommenden Entscheidung zu bercksichtigen?" Tabu sind Suggestivfragen, wie etwa "Welche Vorteile knnen wir aus Lsung A realisieren?", obwohl andere Lsungen zumindest offiziell auch noch als Alternativen in Frage kommen. Sehr sinnvoll ist es, bei ein paar Kollegen nachzuforschen, ob sie die formulierte Frage so verstanden haben, wie sie gemeint ist. Erst nach diesem Qualitts-Check sollte die Einladung mit der Frage an die potenziellen Teilnehmer herausgeschickt werden. Sptere kleine nderungen an der Frage sind laut Gurteen aber in Ordnung. Wichtig ist ebenfalls, dass es gengend Teilnehmer gibt, die etwas zu dem Thema beitragen knnen und aller Voraussicht nach auch dazu bereit sind. Je unterschiedlicher die Perspektiven, desto hher die Chance auf Wissensgewinn. Die optimale Gruppengre liegt laut Gurteen bei 20 bis 30 Teilnehmern. Ab 40 wird es in der Einfhrungs- und in der Schlussrunde schwierig, ohne Mikrofon auszukommen, und das strt die erwnschte persnliche Atmosphre und Dynamik in der Gruppe. Wer mehr Teilnehmer einladen will, muss diese Einschrnkung in Kauf nehmen oder zwei Veranstaltungen ggf. parallel organisieren.
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Mehr zuhren als reden Unterschiedliche Meinungen willkommen heien Urteile unterlassen Schnelle Festlegungen vermeiden Auch mal riskieren, anzuecken
Vor allem aber kommt es darauf an, dass jeder dazu bereit ist, am Ende der Diskussion "ein etwas anderer Mensch zu sein als vorher", wie es der britische Philosoph, Theodore Zeldin, ausdrckte.
Die Diskussion
Nachdem der Moderator die Einfhrung beendet hat, stellt er die offene Frage und die Tischgruppen diskutieren 30 bis 60 Minuten lang. Ist der Zeitrahmen eng, ist eine Verkrzung auf 15 Minuten denkbar. Es gibt keine Moderations- oder Dokumentationsrolle am Tisch. Wer will, kann sich aber Notizen machen. Wnschenswert ist es, dass sich alle engagiert auf die Diskussion einlassen, es wird aber niemand gedrngt, sich zu uern so wie es bei einem gemeinsamen Essen oder im Pub eben auch ablaufen wrde. Die Teilnehmer sollen entspannt miteinander reden, Anekdoten und persnliche Geschichten sind willkommen. Es ist deshalb auch in Ordnung, wenn die Tischgruppe etwas von der eigentlichen Frage abschweift. Dieser Punkt ist Gurteen wichtig: "Es geht nicht darum zu kontrollieren, worber die Leute reden oder was sie sagen. Sie sind erwachsen. Wer versucht, das Gesprch zu kontrollieren, zerstrt es. Ist die eigentliche Fragestellung genau die richtige, wird die Diskussion darauf zurckkommen. Andernfalls kann es eine wichtige Erfahrung sein, dass Themen aufkommen und Beziehungen hergestellt werden, an die vorher niemand gedacht hat. Das ist genau das, was passieren soll. Auch der Tischwechsel trgt dazu bei, dass wichtige Themen bleiben und weiter entwickelt werden und weniger interessante nicht vertieft werden."
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Die Moderatorenrolle
Der Moderator sollte Moderationswissen und -erfahrung mitbringen und die Prinzipien des Knowledge Cafs verstanden haben (siehe Kasten). Eigene Erfahrung mit dieser Art der Veranstaltung ist wnschenswert. Whrend der Gesprche hat er lediglich die Aufgabe, ab und zu in die Tischgruppen hineinzuhren und an die Regeln einer guten Diskussion zu erinnern, falls ihm etwas auffllt, etwa wenn einzelne Redebeitrge zu langen Vortrgen mutieren. Vorgaben wie eine Redezeitbegrenzung gibt es jedoch nicht. Man geht davon aus, dass die Teilnehmer das selbst regeln. Bei der Schlussrunde ist ausdrcklich darauf zu achten, dass es um einen Erfahrungsaustausch in der Gruppe geht, nicht um Berichte an den Moderator. Er oder sie sollte darauf explizit hinweisen, und wenn die Teilnehmer das nicht verstehen, im schlimmsten Fall, so Gurteen, das Plenum auch mal verlassen. Der Moderator soll die Teilnehmer ermutigen, sich zu beteiligen und er soll darauf achten, dass keine Person oder Gruppe das Plenum dominiert. Auch kann er verschiedene Perspektiven miteinander in Verbindung bringen. Ansonsten gilt: so wenig Intervention wie mglich.
Die Prinzipien des Gurteen Knowledge Caf Ziel ist eine entspannte, freie und offene Konversation. (Der Verzicht auf jegliche Protokollierung ist deshalb ein wichtiger Faktor.) Niemand wird zu irgendetwas gedrngt, geschweige denn gezwungen. (Eine aktive Beteiligung aller ist ausdrcklich erwnscht, wird aber nicht kontrolliert.) Alle sind gleich. (Hierarchien aus dem Unternehmensalltag gelten nicht.) Es gibt keinen Tischmoderator. Es gibt keine Berichtspflichten. Im Plenum werden individuelle Schlussbemerkungen ausgetauscht. Es gibt keine allgemeine Zusammenfassung der Diskussion und keinen Versuch, einen Konsens zu finden. Statements werden nicht auf Flipcharts festgehalten.
Ergebnis ist das, was die Teilnehmer in ihren Kpfen mitnehmen. (Dieser Punkt beschreibt die eigentliche Zielsetzung: Die Teilnehmer nehmen etwas mit, das fr sie selbst und auch fr ihr Unternehmen wertvoll ist.)
Fazit
Ein Gurteen Knowledge Caf bringt Menschen an einen Tisch, damit sie offene und kreative Gesprche zu einem Thema fhren, zu dem sie alle etwas beizutragen haben. Gemeinsam bringen sie das in ihren Kpfen vorhandene Wissen an die Oberflche, teilen ihre Ideen und bekommen so ein tieferes Verstndnis fr das besprochene Thema. Der Verzicht auf Auftrag, Agenda und dokumentierte Ergebnisse ist aber sicher ein Hemmnis fr viele Unternehmen, sich auf diese Art der Veranstaltung einzulassen. Deshalb ist es sinnvoll, auf Gurteens Erfahrung zurckzugreifen und den zwanglosen Austausch als Startrunde in ein greres Tagesprogramm zu integrieren. Dies gilt insbesondere, wenn die Teilnehmer von verschiedenen Standorten anreisen.
Literatur
Weitere ausfhrliche Informationen zum Knowledge Caf finden Sie unter www.gurteen.com Nicolai Rathmann: "Die Moderationsmethode 'World Caf"; Projekt Magazin 15/2010.
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