Apostila de Access Básico

Apostila de Microsoft Access 2000 - Básico
Microsoft
Access 2000
Básico
Autor: Paulo Sergio Porto

E-mail: paulogryfo@yahoo.com.br
Atualizada em: 08 de Outubro de 2002.
Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 1 / 67

Índice:
1. Banco de dados...................................................................................................4
1.1. Objetivos....................................................................................................................................... ......4
1.2. Modelos de dados..................................................................................................... .........................4
1.3. Linguagens de banco de dados................................................................................................... .......6
1.4. Gerenciador de banco de dados....................................................................................................... ..6
1.5. Usuários de banco de dados............................................................................................ ..................6
1.6. Banco de Dados Relacional............................................................................................................... .6
2. Normalização........................................................................................................8
2.1. Objetivos....................................................................................................................................... ......8
2.2. 1ª Forma Normal (1FN)............................................................................................... .......................8
2.3. 2ª Forma Normal (2FN)............................................................................................... .......................9
2.4. 3ª Forma Normal (3FN)............................................................................................ ........................10
3. Microsoft Access 2000.......................................................................................11
3.1. Sobre a criação de um banco de dados........................................................................................... .11
3.2. Determinar a finalidade do seu banco de dados............................................................................. ..12
3.3. Determinar os campos necessários no banco de dados............................................ ......................12
3.4. Determinar as tabelas de que você necessita no banco de dados........................................... ........12
3.5. Determinar a qual tabela cada campo pertence............................................................ ...................13
3.6. Identificar os campos com valores exclusivos em cada registro..................................................... ..13
3.7. Determinar os relacionamentos entre tabelas.......................................................... ........................13
3.8. Refinar seu design................................................................................................................... .........13
3.9. Inserir dados e criar outros objetos de banco de dados............................................. ......................14
3.10. Usar as ferramentas de análise do Microsoft Access................................................ .....................14
4. Trabalhando com um banco de dados do Microsoft Access........................15
4.1. Criar um banco de dados utilizando um Assistente de banco de dados................................. ..........15
4.2. Criar um banco de dados sem utilizar um Assistente de banco de dados........................................16
4.3. Após o banco de dados aberto...................................................................................... ...................16
5. Tabelas................................................................................................................17
5.1. Armazenar e gerenciar seus dados.............................................................................. ....................17
5.2. Como os dados são organizados em tabelas....................................................................... ............17
5.3. Modo de design da tabela................................................................................................................. 17
5.4. Modo de folha de dados da tabela ............................................................................................... ....18
6. Formulários........................................................................................................20
6.1. O que são e como funcionam.............................................................................................. .............20
6.2. Criar um formulário usando o AutoFormulário................................................................ ..................21
6.3. Criar um formulário com um assistente...................................................................... ......................22
6.4. Personalizando um formulário........................................................................................ ..................22
6.5. Criar um controle calculado em um formulário ........................................................ ........................23
6.6. Inserindo controle do tipo botões de ação....................................................................... .................25
6.7. Inserindo Caixas de combinação.............................................................................................. ........25
7. Consultas............................................................................................................28
7.2. Abrir ou executar uma consulta............................................................................... .........................29
7.3. Sobre como fazer o Access criar uma consulta para você........................................ .......................29
7.4. Tipos de consultas............................................................................................................. ...............30
7.5. Usando critérios para recuperar determinados registros.................................................. ................32
7.6. Executando cálculos em uma consulta........................................................................................ .....33
7.7. Sobre a utilização do asterisco na grade de estrutura da consulta................................................ ...34
8. Relatórios............................................................................................................35
8.2. Abrir um relatório..................................................................................................... .........................36
8.3. Criar um relatório................................................................................................................ ..............36
8.4. Imprimir um relatório............................................................................................................... ..........38
8.5. Formatar os Relatórios............................................................................................... ......................40
8.6. Usando agrupamento de registros em relatórios................................................................. .............41
8.7. Usando controles em um relatório...................................................................................... ..............42
9. Páginas de acesso a dados..............................................................................44
9.2. Origem dos dados de uma página de acesso a dados........................................................... ..........44

9.3. Estruturar diferentes tipos de páginas de acesso a dados........................................ .......................45
9.4. Usar páginas de acesso a dados no Internet Explorer................................................ .....................45
9.5. Usar páginas de acesso a dados no Microsoft Access........................................................... ..........46
9.6. Criar uma página de acesso a dados.......................................................................... .....................46
9.7. Inserir e editar dados........................................................................................................ ................48
10. Controles..........................................................................................................49
10.1. O que são e como funcionam............................................................................................ .............49
10.2. Controles do Microsoft Access..................................................................................................... ...50
11. Formulário de menu de controle....................................................................52
11.1. O que você deseja fazer?........................................................................................... ....................52
11.2. Utilizando o Gerenciador do menu de controle................................................................ ...............52
12. Especificações do Access..............................................................................55
12.1. Especificações gerais do banco de dados do Microsoft Access....................................... ..............55
12.2. Especificações de tabela de banco de dados do Microsoft Access................................. ...............55
12.3. Especificações de consulta de banco de dados do Microsoft Access............................................55
12.4. Especificações de formulário e relatório........................................................................ .................56
12.5. Fontes de dados que o Microsoft Access pode importar ou vincular............................... ...............56
13. Exercícios.........................................................................................................57
13.1. Banco de dados..................................................................................................................... .........57
13.2. Tabelas................................................................................................................... ........................57
13.3. Formulários.............................................................................................................................. .......58
13.4. Consultas................................................................................................................................. .......59
13.5. Relatórios....................................................................................................................................... .59
13.6. Página de acesso a dados............................................................................................................. .59
13.7. Menu de controle............................................................................................................. ...............59
14. Índice.................................................................................................................60
14.1. Ilustrações:............................................................................................................. ........................60
14.2. Tabelas:................................................................................................................. .........................61
14.3. Exemplos de manipulação e cálculo de datas em formulários, relatórios e páginas de acesso a
dados 62
14.4. Exemplos de expressões que calculam ou manipulam dados e, em seguida, utilizam o resultado
como critério........................................................................................................................... .................62
14.5. Exemplos de manipulação de valores de texto em formulários, relatórios e páginas de acesso a
dados 63
14.6. Exemplos de expressões que utilizam valores de texto como critério............................................63
14.7. Exemplos de expressões que utilizam parte do valor de um campo como critério.........................64
14.8. Exemplos de como efetuar operações aritméticas em formulários, relatórios e páginas de acesso a
dados 64
14.9. Exemplos de regras de validação de campo em tabelas e controles de formulários......................64
14.10. Exemplos de referência a valores em formulários e relatórios.....................................................65
14.11. Exemplos de retorno de um entre dois valores em formulários, relatórios e páginas de acesso a
dados 65
14.12. Exemplos de utilização de funções agregadas em formulários e relatórios................................. .66
14.13. Exemplos de condições de macro................................................................................. ...............66

1. BANCO DE DADOS
Os sistemas de banco de dados são concebidos para gerenciar grandes
quantidades de informação. O gerenciamento dos dados envolve tanto a definição de
estruturas para armazenamento da informação como a provisão de mecanismos para
manipulá-las.
O banco de dados deve também proporcionar a segurança das informações nele
armazenadas, tanto como em queda de sistema quanto a tentativas de acessos
desautorizados.
Devido à importância das informações nele contidas, o banco de dados é um
recurso valioso. Isto tem levado ao desenvolvimento de uma larga gama de conceitos e
técnicas para o eficiente gerenciamento dos dados.
1.1.Objetivos
Devido a alguns problemas de se manter grande quantidade de informações em
vários arquivos separados, tais como:
• Redundância de dados e inconsistência: uma vez que os arquivos e os
programas de aplicação são criados por diferentes programadores durante um
longo período.
• Dificuldade de acesso a dados: O acesso a dados que não foi previsto ou
programado inicialmente e a dados e listas extremamente grandes será demorado
ou inviável.
• Isolamento de dados: Uma vez que os dados estão espalhados em vários
arquivos e estes arquivos podem estar em formatos diferentes.
• Múltiplos usuários: De forma a melhorar a performance global do sistema e obter
um tempo de resposta mais rápido, muitos sistemas permitem a múltiplos usuários
atualizarem os dados simultaneamente. Esta situação pode ocasionar uma
inconsistência nos dados.
• Problemas de segurança: Nem todo usuário do banco de dados deve ser
autorizado a acessar todos os dados.
• Problemas de interação: Os valores armazenados no banco de dados devem
satisfazer certos tipos de restrições de consistência. Um campo pode ser
obrigatório ou sofrer uma restrição lógica imposta pelo negócio da empresa.
1.2.Modelos de dados
De forma a descrever a estrutura de um banco de dados, necessitamos definir o
conceito de modelo de dados. Modelo de dados é uma coleção de ferramentas
conceituais para descrição dos dados, relacionamento entre os dados, semântica e
restrições dos dados.
Atualmente os diversos modelos foram divididos em:
• Modelos lógicos baseados em objetos e
• Modelos lógicos baseados em registros.

1.2.1.Modelos lógicos baseados em objetos

Estes modelos são utilizados na descrição de dados nos níveis conceitual e visão.
Caracterizam-se por permitir a especificação de restrições de dados de forma
explícita.
O tipo mais representativo e que amplamente utilizado na prática é o modelo
entidade-relacionamento (E-R).
Este modelo baseia-se numa percepção do mundo real que consiste em uma
coleção de objetos básicos chamados de entidades, e de relacionamentos entre estes
objetos.
Uma entidade é um objeto que existe e é distinguível de outro objeto.
Um relacionamento é uma associação entre diversas entidades.
Por exemplo:
Uma Conta bancária tem um cliente, saldo e número.
Um cliente tem nome, endereço e telefone.
O relacionamento entre estas duas entidades é uma ContaCliente.
A estrutura lógica de um banco de dados pode ser expressa graficamente por um
diagrama de E-R que consiste nos seguintes componentes:
• Retângulos: representam conjuntos de entidades.
• Elipses representam atributos.
• Losangos representam conjuntos de entidades.
• Linhas ligam atributos a entidades e conjuntos de entidades a relacionamentos.
Rua Nome CPF Saldo Númer

o
Cont
Cliente aClie Conta
nte
Ilustração 1 - Diagrama de E-R
1.2.2.Modelo lógico baseado em registros

Este modelo é utilizado na descrição de dados nos níveis conceitual e visão
especificando tanto a estrutura lógica global do banco de dados como uma descrição em
alto nível da sua implementação.
Os modelos abordados aqui são os mais largamente utilizados e aceitos.
• Modelo relacional: Neste modelo os dados e os relacionamentos entre os dados
são representados por uma coleção de tabelas cada qual com um número único de
colunas e nomes únicos. Este modelo será mais detalhado a seguir.
• Modelo hierárquico: Os dados são representados por registros e ligações de
forma a serem organizados como uma árvore.

1.3.Linguagens de banco de dados

Um esquema de banco de dados é especificado por um conjunto de definições que
são expressas em uma linguagem especial que é a união de linguagens de definição de
dados e linguagem de manipulação de dados.
As linguagens de definição de dados é um conjunto de tabelas que são
armazenadas num arquivo especial chamado de dicionário de dados, este contém as
definições como: tipo de dados, usuários, tabelas, relacionamentos,...
As linguagens de manipulação de dados são responsáveis pelas operações de
recuperação, inserção e remoção de informações do banco de dados. Esta linguagem
permite ao usuário acessar ou manipular os dados organizados por um modelo
apropriado. Uma utilização das DMLs são as query que são utilizadas como sinônimo de
pedido de consulta de informação.
1.4.Gerenciador de banco de dados

O gerenciador de banco de dados é um módulo que proporciona a interface entre os
dados armazenados e os programas de aplicação e consultas submetidas ao sistema e
ele é responsável pelas seguintes tarefas:
• Interação com o gerenciador de arquivos;
• Garantia de integridade;
• Garantia de segurança;
• Recuperação e backup e
• Controle de concorrência.
1.5.Usuários de banco de dados

Normalmente em um gerenciador de banco de dados temos a figura do
administrador do banco de dados DBA, que é o usuário com todos os privilégios e com o
poder de realizar qualquer tarefa no banco de dados e até mesmo de destruí-lo.
Porém um gerenciador de banco de dados deve poder incluir outros usuários com as
mesmas permissões ou com que sejam diferenciados e mais restritivos quanto ao tipo de
tarefas que poderão realizar.
1.6.Banco de Dados Relacional

O Modelo de Dados relacional representa os dados contidos em um Banco de
Dados através de relações. Estas relações contêm informações sobre as entidades
representadas e seus relacionamentos. O Modelo Relacional é claramente baseado no
conceito de matrizes, onde as chamadas linhas (das matrizes) seriam os registros e as
colunas (das matrizes) seriam os campos.
O conjunto de registro e seus atributos assim como suas propriedades são
chamadas de tabelas.
Os nomes das tabelas e dos campos são de fundamental importância para nossa
compreensão entre o que estamos armazenando, onde estamos armazenando e qual a
relação existente entre os dados armazenados.
Em nosso curso, voltado à construção prática dos Bancos de Dados, e não de sua
construção teóricas, apenas citaremos os aspectos básicos da construção teórica, de
forma a facilitar ao estudante o relacionamento que existe entre Análise de Sistemas e
Banco de Dados.
As relações não podem ser duplicadas (não podem existir dois estados do Pará, no
conjunto de estados brasileiros, por exemplo), a ordem de entrada de dados no Banco de
Dados não deverá ter qualquer importância para as relações, no que concerne ao seu

tratamento. Os atributos deverão ser atômicos, isto é, não são passíveis de novas
divisões.
Chamaremos de Chave Primária ao Atributo que definir um registro, dentre uma
coleção de registros. Chave Secundária (Terciária, etc), serão chaves que possibilitarão
pesquisas ou ordenações alternativas, ou seja, diferentes da ordem criada a partir da
chave primária ou da ordenação natural (física) da tabela.
Chamaremos de Chave Composta aquela chave que contém mais de um atributo.
(Por exemplo, um cadastro ordenado alfabeticamente por Estado, Cidade e Nome do
Cliente, necessitaria de uma chave composta que contivesse estes três atributos).
Chamaremos de Chave Estrangeira, aquela chave que permitir a ligação lógica
entre uma tabela (onde ela se encontra) com outra na qual ele é chave primária.
Exemplo:
Cidade Estado
* CidCodi * EstCodi
CidNome EstNome
EstCodi (E)
Ilustração 2 - Banco de dados Relacional

CidCodi e EstCodi, são chaves primárias respectivamente das tabelas Cidade e
Estado, enquanto EstCodi é chave estrangeira na tabela de cidades. É precisamente por
este campo (atributo, ou coluna), que será estabelecida a relação entre as tabelas
Cidade-->Estado.

2. Normalização
É o processo formal passo a passo que examina os atributos de uma entidade, com
o objetivo de evitar anomalias observadas na inclusão, exclusão e alteração de tuplas
exclusivas.
2.1.Objetivos
1º) Minimização de redundâncias e inconsistências;
2º) Facilidade de manipulações do Banco de Dados;
3º) Facilidade de manutenção do Sistema de Informações.
Tomando como base a tabela abaixo estudaremos as formas normais:
Tabela -> Pedido
numero_pedido
data_pedido
cod_cliente
nome_cliente
endereço_cliente
código_cliente
numero_produto
qtd_produto
preco_produto
total_produto
descr_produto
total_pedido
Tabela 1 - Tabela para ser normalizada
2.2.1ª Forma Normal (1FN)

Uma relação está na 1FN se somente todos os domínios (Conjunto de valores
possíveis do atributo) básicos contiverem somente valores simples. Assim sendo todos os
atributos compostos devem ser divididos em atributos simples.
2.2.1.Procedimentos:
a) Identificar a chave primária da entidade;
b) Identificar o grupo repetitivo e removê-lo da entidade;
c) Criar uma nova entidade com a chave primária da entidade anterior e o grupo
repetitivo.
A chave primária da nova entidade será obtida pela concatenação da chave primária
da entidade inicial e a do grupo repetitivo.

Tabela -> Pedido
* numero_pedido
data_pedido Tabela -> Produto
cod_cliente
nome_cliente 1FN * numero_produto
endereço_cliente qtd_produto
numero_produto preco_produto
qtd_produto total_produto
preco_produto descr_produto
total_produto
total_pedido
Tabela 2 - Aplicação da 1FN
2.2.2.Dependência Funcional
Só podemos estabelecer uma relação entre dois campos se somente se sempre
estes dois valores ou conjuntos de valores forem equivalentes.

Uma relação R está na 2FN se e somente se ela estiver na primeira e todos os
atributos não chave forem totalmente dependentes da chave primária (dependente de
toda a chave e não apenas de parte dela).
a) Identificar os atributos que não são funcionalmente dependentes de toda a chave
primária.
b) Remover da entidade todos esses atributos identificados e criar uma nova
entidade com eles.
A chave primária da nova entidade será o atributo do qual os atributos removidos
são funcionalmente dependentes.
Tabela -> Cliente
* cod_cliente
nome_cliente
2FN bairro_cliente
Tabela -> Pedido rua_cliente
cidade_cliente
uf_cliente
Tabela -> Produto
numero_pedido
data_pedido * numero_produto
total_pedido qtd_produto
preco_produto
total_produto
descr_produto
2.3.2.Dependência Transitiva
Sejam A, B e C três atributos de uma entidade X. Se C depender de B e B depender
de A então dizemos que C é transitivamente dependente de A.

Uma relação R está na 3FN se somente estiver na 2FN e todos os atributos não
chave forem dependentes não transitivos da chave primária (cada atributo for
funcionalmente dependente apenas dos atributos componentes da chave primária ou se
todos os seus atributos não chave forem independentes entre si).
a) Identificar todos os atributos que são funcionalmente dependentes de outros
atributos não chave;
b) Removê-los e criar uma nova entidade com os mesmos.
A chave primária da nova entidade será o atributo do qual os atributos removidos
são funcionalmente dependentes.
Esta forma normal é utilizada para resolver os relacionamentos muitos-para-muitos
em um-para-muitos-para-um.
Tabela -> Pedido Tabela -> Produto

Tabela -> Cliente
*numero_pedido *numero_produto
*cod_cliente data_pedido qtd_produto
nome_cliente cod_cliente preco_produto
bairro_cliente descr_produto
rua_cliente
cidade_cliente
uf_cliente Tabela -> Itens_Pedidos
* cod_item_pedido
3FN numero_produto
numero_pedido
qtd_pedido
Ilustração 3 - Relacionamento implementado no Access

3. MICROSOFT ACCESS 2000

Com o Microsoft Access, você pode gerenciar todas as informações em um único
arquivo de banco de dados. No arquivo, você pode utilizar:
• Tabelas para armazenar seus dados.
• Consultas para localizar e recuperar apenas os dados desejados.
• Formulários para exibir, adicionar e atualizar dados em tabelas.
• Relatórios para analisar ou imprimir dados em um layout específico.
• Páginas de acesso a dados para exibir, atualizar ou analisar os dados do banco de
dados na Internet ou em uma intranet.
Ilustração 4 - Recursos do Microsoft Access
3.1.Sobre a criação de um banco de dados

O design adequado de um banco de dados assegura sua fácil manutenção. Você
armazena dados em tabelas e cada tabela contém dados sobre somente um assunto,
como, por exemplo, clientes. Portanto, você atualiza um dado específico, como um
endereço, em apenas um local, e essa alteração aparece automaticamente em todo o
banco de dados.
Um banco de dados com um design adequado geralmente contém diferentes tipos
de consultas que mostram as informações necessárias. Uma consulta pode mostrar um
subconjunto de dados, tais como todos os clientes em Londres, ou combinações de dados
de diferentes tabelas, tais como informações do pedido combinado com informações do
cliente.
Essa consulta recupera o código do pedido, o nome da empresa, a cidade e as
informações de data necessárias para clientes em Londres cujos pedidos foram
solicitados em abril.
Os resultados desejados do seu banco de dados , os formulários e as páginas de
acesso a dados que você deseja usar, e os relatórios que deseja imprimir — não precisam
necessariamente fornecer pistas sobre como você deve estruturar as tabelas no seu
banco de dados, pois geralmente você baseia os formulários, os relatórios e as páginas
de acesso a dados em consultas, não em tabelas.

Antes de usar o Microsoft Access para de fato criar tabelas, consultas, formulários e
outros objetos é recomendáveis fazer um esboço e trabalhar novamente seu design
primeiro no papel. Também é possível examinar bancos de dados com bom design
similares ao que você está estruturando.
Siga estas etapas básicas ao criar seu banco de dados.
3.2.Determinar a finalidade do seu banco de dados

A primeira etapa na estruturação de um banco de dados consiste em determinar a
sua finalidade e como ele será utilizado:
• Converse com as pessoas que irão utilizar o banco de dados. Discuta sobre as
perguntas que você e elas gostariam que o banco de dados respondesse.
• Faça um rascunho dos relatórios que você gostaria que o banco de dados
produzisse.
• Reúna os formulários que você utiliza atualmente para registrar os seus dados.
Conforme você determinar a finalidade do seu banco de dados, será exibida uma
lista com as informações que você desejar obter do banco de dados. A partir dela, você
pode determinar que fatos devem ser armazenados no banco de dados e a que assunto
cada fato pertence. Esses fatos correspondem aos campos (colunas) no seu banco de
dados, e os assuntos aos quais esses fatos pertencem correspondem às tabelas.
3.3.Determinar os campos necessários no banco de dados

Cada campo é um fato sobre um assunto específico. Por exemplo, talvez você
precise armazenar os seguintes fatos sobre seus clientes: nome da empresa, endereço,
cidade, estado e número de telefone. Você precisa criar um campo separado para cada
um desses fatos. Ao determinar os campos necessários, tenha em mente estes princípios
de design:
• Inclua todas as informações que serão necessárias.
• Armazene informações em suas menores partes lógicas. Por exemplo, os nomes
de funcionários geralmente são divididos em dois campos, Nome e Sobrenome,
para que seja fácil classificar os dados por Sobrenome.
• Não crie campos para dados que consistam em listas de vários itens. Por exemplo,
em uma tabela “Fornecedores”, se você criar um campo Produtos que contenha
uma lista separada por vírgulas de cada produto recebido do fornecedor, será mais
difícil localizar somente os fornecedores que oferecem um produto específico.
• Não inclua dados derivados ou calculados (dados resultantes de uma expressão).
Por exemplo, se você tiver um campo PreçoUnitário e um campo Quantidade, não
crie um campo adicional que multiplique os valores nesses dois campos.
• Não crie campos que sejam similares entre si. Por exemplo, em uma tabela
“Fornecedores”, se você criar os campos Produto1, Produto2 e Produto3, será
mais difícil localizar todos os fornecedores que ofereçam um produto específico.
Além disso, você precisará alterar o design do seu banco de dados se um
fornecedor oferecer mais de três produtos. Você só precisará de um campo para
produtos se colocar esse campo na tabela Produtos, em vez de na tabela
Fornecedores.
3.4.Determinar as tabelas de que você necessita no banco de dados

Cada tabela deverá conter informações sobre apenas um assunto. Sua lista de
campos fornecerá pistas sobre as tabelas de que você necessita. Por exemplo, se você
tiver um campo DataDeContratação, seu assunto será um funcionário, ou seja, pertencerá

à tabela Funcionários. Você poderá ter uma tabela para Clientes, outra para Produtos e
outra para Pedidos.
3.5.Determinar a qual tabela cada campo pertence

Quando você decidir a qual tabela cada campo pertence, tenha em mente estes
princípios de design:
• Adicione o campo somente a uma tabela.
• Não adicione o campo a uma tabela se isso fizer com que as mesmas informações
apareçam em vários registros nessa tabela. Se você determinar que um campo em
uma tabela contenha muitas informações duplicadas, esse campo provavelmente
estará na tabela errada.
Por exemplo, se você colocar o campo que contém o endereço de um cliente na
tabela Pedidos, essa informação provavelmente será repetida em mais de um registro,
pois o cliente provavelmente fará mais de um pedido. Entretanto, se você colocar o
campo de endereço na tabela Cliente, ele só aparecerá uma vez. Neste aspecto, uma
tabela em um banco de dados do Microsoft Access difere de uma tabela em um banco de
dados de arquivo plano, como uma planilha.
Quando cada informação é armazenada somente uma vez, você a atualiza em um
único lugar. Esse procedimento é mais eficiente e também elimina a possibilidade de
entradas duplicadas que contenham informações diferentes.
3.6.Identificar os campos com valores exclusivos em cada registro

Para que o Microsoft Access conecte informações armazenadas em tabelas
separadas — por exemplo, para conectar um cliente com todos os respectivos pedidos —
todas as tabelas do seu banco de dados devem incluir um campo ou um conjunto de
campos que identifique exclusivamente cada registro na tabela. Esse campo ou conjunto
de campos é denominado chave primária.
3.7.Determinar os relacionamentos entre tabelas

Agora que você já dividiu suas informações em tabelas e identificou campos de
chave primária, é necessário informar ao Microsoft Access como apresentar novamente
informações relacionadas de uma maneira que faça sentido. Para tanto, é necessário
definir relacionamentos entre tabelas.
3.8.Refinar seu design

Depois de criar as tabelas, os campos e os relacionamentos necessários, é preciso
estudar o design e detectar qualquer falha que possa ter restado. É mais fácil alterar o
design do seu banco de dados agora do que depois de ter preenchido as tabelas com
dados.
Utilize o Microsoft Access para criar as suas tabelas, especificar relacionamentos
entre as tabelas e inserir dados de exemplo suficientes em suas tabelas, de forma que
você possa testar seu design. Para testar os relacionamentos em seu banco de dados,
veja se você pode criar consultas para obter as respostas que deseja. Crie rascunhos de
seus formulários e relatórios e veja se eles apresentam os dados que você esperava.
Procure duplicações desnecessárias de dados e elimine-as.

3.9.Inserir dados e criar outros objetos de banco de dados

Quando você achar que as estruturas de tabelas atendem aos princípios de design
aqui descritos, é hora de adicionar todos os seus dados existentes às tabelas. Você
poderá criar outros objetos de banco de dados —- consultas, formulários, relatórios,
páginas de acesso a dados, macros e módulos.
3.10.Usar as ferramentas de análise do Microsoft Access

O Microsoft Access contém duas ferramentas que podem ajudá-lo a refinar o design
de um banco de dados do Microsoft Access.
• A Análise de tabela pode analisar o design de uma tabela por vez, propor novas
estruturas de tabela e relacionamentos quando apropriado, e dividir uma tabela em
novas tabelas relacionadas, caso faça sentido.
• O Analisador de desempenho pode analisar todo o seu banco de dados e fazer
recomendações e sugestões para melhorá-lo. O assistente também pode
implementar essas recomendações e sugestões.

4. TRABALHANDO COM UM BANCO DE DADOS DO

MICROSOFT ACCESS
O Microsoft Access oferece dois métodos para criação de um banco de dados do
Access. Você pode usar um Assistente de banco de dados para criar em uma operação
as tabelas, formulários e relatórios necessários para o tipo de banco de dados que você
escolheu - esse é o modo mais fácil para iniciar a criação do banco de dados. Ou você
pode criar um banco de dados em branco e adicionar as tabelas, formulários, relatórios
e outros objetos posteriormente - esse é o método mais flexível, mas exige que você
defina cada elemento de banco de dados separadamente. Em qualquer dos métodos,
você pode modificar e estender o banco de dados a qualquer momento após ele ter sido
criado. Você pode ainda executar a operações de mover, copiar, renomear um banco de
dados. E por último você pode solucionar alguns problemas que ocorrem com os bancos
de dados do Microsoft Access.
4.1.Criar um banco de dados utilizando um Assistente de banco de

dados
• Quando o Microsoft Access é iniciado pela primeira vez, uma caixa de diálogo é
automaticamente exibida com opções para criar um novo banco de dados ou abrir
um já existente. Se essa caixa de diálogo aparecer, clique em Assistente de
banco de dados e depois clique em OK.
• Se você já tiver aberto um banco de dados ou fechado a caixa de diálogo que
aparece quando o Microsoft Access é iniciado pela primeira vez, clique em Novo
banco de dados na barra de ferramentas.
• Na guia Bancos de dados, clique duas vezes no ícone do tipo de banco de dados
que você deseja criar.
• Especifique um nome e uma localização para o banco de dados.
• Clique em Criar para começar a definir o seu novo banco de dados.
Ilustração 5 - Assistente de Criação de Banco de dados

4.2.Criar um banco de dados sem utilizar um Assistente de banco de
dados
• Quando o Microsoft Access é iniciado pela primeira vez, uma caixa de diálogo é
automaticamente exibida com opções para criar um novo banco de dados ou abrir
um já existente. Se essa caixa de diálogo for exibida, clique em Banco de dados
vazio e, em seguida, clique em OK.
• Se você já tiver aberto um banco de dados ou fechado a caixa de diálogo que
aparece quando o Microsoft Access é iniciado pela primeira vez, clique em Novo
banco de dados na barra de ferramentas e depois clique duas vezes no ícone
Banco de dados vazio na guia Geral.
• Especifique um nome e uma localização para o banco de dados e clique em Criar.
• Após criar um banco de dados vazio, você deve seguir os passos adicionais para
definir os objetos que irão compor o seu banco de dados.
Ilustração 6 - Criação de Banco de dados sem assistente
4.3.Após o banco de dados aberto

Após abrirmos um banco de dados podemos executar algumas tarefas como: abrir,
executar, renomear, alterar quaisquer objetos do banco de dados.
Ilustração 7 – Janela do banco de dados do Access com sua barra de objetos

5. TABELAS
5.1.Armazenar e gerenciar seus dados
Uma tabela é um conjunto de dados sobre um tópico específico, como produtos ou
fornecedores. Utilizar uma tabela separada para cada tópico significa armazenar os dados
somente um vez. Isso resulta em um banco de dados mais eficiente e em menos erros de
entrada de dados.
5.2.Como os dados são organizados em tabelas

Tabelas organizam dados em colunas (chamadas campos) e linhas (chamadas
registros).
Por exemplo, cada campo em uma tabela Produtos contém o mesmo tipo de
informação para cada produto, como o nome do produto. Cada registro nessa tabela
contém todas as informações sobre um produto, como o nome do produto, o número de
identificação do fornecedor, as unidades em estoque etc.
5.3.Modo de design da tabela

No modo de design da tabela, é possível criar uma tabela inteira desde o início ou
adicionar, excluir ou personalizar os campos em uma tabela existente.
Para rastrear dados adicionais em uma tabela, adicione mais campos. Se o nome de
um campo já existente ou não é suficientemente descritivo é possível renomeá-lo.
A configuração do tipo de dado de um campo determina o tipo de valores que você
pode inserir em um campo. Por exemplo, se você deseja um campo para armazenar
valores numéricos que podem ser utilizados em cálculos, defina seu tipo de dado como
Número ou Moeda.
Use um marcador exclusivo, chamado chave primária, para identificar cada registro
na tabela. A chave primária de uma tabela é utilizada para fazer referência a registros
relacionados em outras tabelas.
As propriedades de campo são um conjunto de características que fornecem
controle adicional sobre como os dados em um campo podem ser armazenados, inseridos
ou exibidos. As propriedades que estão disponíveis dependem do tipo de dado em um
campo.

Ilustração 8 - Tabela - Modo estrutura
5.4.Modo de folha de dados da tabela

Em uma tabela ou consulta, o modo de folha de dados fornece as ferramentas
necessárias para você trabalhar com dados.
5.4.1.Usando as barras de ferramentas e Folha de dados da tabela
As barras de ferramentas e Folha de dados da tabela fornecem muitas das
ferramentas necessárias para localizar, editar e imprimir registros.
Ilustração 9 - Tabela - Modo folha de dados
• Imprima ou visualize dados.

• Altere a fonte de visualização.
• Verifique a ortografia.
• Recorte, copie ou cole texto selecionado, campos, registros inteiros ou toda a folha
de dados.
• Classifique registros em ordem ascendente e decrescente .

• Filtre registros por seleção ou por formulário .

• Localize ou substitua valores .
• Obtenha ajuda através da tecla F1 ou do assistente do Office.
Ilustração 10 - Barra de menus e de ferramentas de tabela
5.4.2.Trabalhando com colunas, linhas e subfolhas de dados

Você pode encontrar ferramentas para trabalhar com colunas, linhas e subfolhas de
dados na própria folha de dados, ou clicando com o botão direito do mouse em um seletor
de colunas.
• Use o seletor de colunas para mover, ocultar ou renomear uma coluna.
• Redimensione colunas ou linhas.
• Use subfolhas de dados para exibir dados relacionados.
• Congele a coluna mais à esquerda para exibi-la enquanto você rola para a direita.
Ilustração 11 - Tabela - Modo edição de dados - Botão direito
5.4.3.Percorrendo registros
Você pode usar a barra de ferramentas de navegação para percorrer os registros de
uma folha de dados.
• Vá para o primeiro registro.
• Vá para o registro anterior.
• Digite um número de registro para percorrê-lo.
• Vá para o próximo registro.
• Vá para o último registro.
• Vá para um registro em branco (novo).
Ilustração 12 - Modo folha de dados - Barra de navegação de registros

6. FORMULÁRIOS
6.1.O que são e como funcionam
Os formulários são utilizados para diversas tarefas.
• Cria uma interface de entrada de dados para controlar os dados de uma tabela.
• Cria um formulário de menu de controle para gerenciar seu banco de dados.
• Cria uma caixa de diálogo para receber uma entrada de dados do usuário e
executar uma operação.
A maioria das informações contidas em um formulário procede de uma origem do
registro de uma tabela. Outras informações no formulário são armazenadas na estrutura
do formulário.
Ilustração 13 – Armazenamento das estruturas dos formulários

Crie o vínculo entre um formulário e sua respectiva origem do registro através de
objetos gráficos chamados controles. O tipo mais comum de controle utilizado para exibir
e inserir dados é uma caixa de texto.
Ilustração 14 - Dados da estrutura dos formulários

6.2.Criar um formulário usando o AutoFormulário
O AutoFormulário cria um formulário que exibe todos os campos e registros na
tabela ou consulta base. Se a origem do registro selecionada tiver tabelas ou consultas
relacionadas, o formulário também incluirá todos os campos e registros dessas origens do
registro.
• Na janela Banco de dados, clique em Formulários

sob Objetos.
• Clique no botão Novo na barra de ferramentas da janela Banco de dados.
• Na caixa de diálogo Novo formulário, clique em um destes assistentes:
o AutoFormulário: Colunar Cada campo aparece em uma linha separada
com um rótulo à sua esquerda.
o AutoFormulário: Tabular Os campos em cada registro aparecem em uma
linha, com os rótulos exibidos uma vez na parte superior do formulário.
o AutoFormulário: Folha de dados Os campos em cada registro aparecem
em um formato linha-e-coluna, com um registro em cada linha e um campo
em cada coluna. Os nomes dos campos aparecem na parte superior de
cada coluna.
Ilustração 15 - Auto Formulário
• Clique na tabela ou consulta que contém os dados em que você deseja basear o
formulário.
• Clique em OK.
O Microsoft Access aplica o último autoformato usado para o formulário. Caso você
ainda não tenha criado um formulário com um assistente ou não tenha usado o comando
AutoFormatação no menu Formatar, ele usará o autoformato Padrão.
Dica :
o Você também pode criar um AutoFormulário colunar com base na tabela
aberta ou na tabela selecionada na janela Banco de dados.
o Clique em AutoFormulário no menu Inserir ou clique na seta localizada
próximo ao botão Novo objeto na barra de ferramentas e, em seguida,
clique em AutoFormulário.

6.3.Criar um formulário com um assistente
• Na janela Banco de dados, clique em Formulários sob Objetos.
• Na caixa de diálogo Novo formulário, clique no assistente que você deseja
utilizar. Uma descrição do Assistente aparece no lado esquerdo da caixa de
diálogo.
• Clique no nome da tabela ou outra origem do registro que inclua os dados em que
você deseja basear o seu formulário.
• Clique em OK.
Se você clicou em Assistente de formulário, Assistente de gráfico ou Assistente
de tabela dinâmica e siga as orientações das caixas de diálogo do assistente. Se você
clicou em AutoFormulário: Colunar, AutoFormulário: Tabular ou AutoFormulário: Folha de
dados, o Microsoft Access criará automaticamente o seu formulário.
Se o formulário resultante não tiver o formato desejado, você poderá alterá-lo no
modo estrutura.
6.4.Personalizando um formulário
Use as técnicas a seguir para personalizar um formulário criado com um assistente
ou para criar um formulário desde o início.
• Você pode alterar a aparência (fonte, tamanho, linhas, bordas, fundo, títulos) de
todo formulário ou apenas dos seus componentes.
• Você pode mover, redimensionar ou alinhar os controles selecionados.
• Você pode alterar os textos ou os dados que aparecem em um controle através do
botão propriedades da barra de ferramentas.
• Você pode incluir, excluir ou alterar os controles existentes no formulário e ainda
utilizar o assistente de controle para facilitar a tarefa de criação dos mesmos.
• Podemos ainda, alterar a ordem de entrada dos dados num formulário através do
menu (Exibir-> Ordem de tabulação).
• Por último, você pode alterar de um tipo de controle para outro através do menu
(formatar – alterar para ->).
Ilustração 16 - Alterar estrutura de um formulário

Ilustração 17 - Estrutura de formulários - Exibir ordem de tabulação
6.5.Criar um controle calculado em um formulário

• Abra um formulário em modo Estrutura.
• Clique na ferramenta na caixa de ferramentas do tipo de controle que você
deseja utilizar como controle calculado.
• No formulário, clique onde você deseja posicionar o controle.
• Proceda de uma das maneiras a seguir:
o Se o controle for uma caixa de texto, você pode digitar a expressão
diretamente na caixa de texto.
o Para qualquer controle, certifique-se de que ele esteja selecionado, clique
em Propriedades na barra de ferramentas para exibir sua folha de
propriedades e digite a expressão na caixa de propriedade Origem do
Controle. Para usar o Construtor de expressões para criar a expressão em
um banco de dados do Microsoft Access (.mdb), clique no botão Construir
próximo à caixa de propriedade OrigemDoControle.
Observação: Uma caixa de texto é o tipo mais comum de controle utilizado para
exibir um valor calculado, mas você pode utilizar qualquer controle que tenha uma
propriedade Origem do Controle.
Ilustração 18 - Caixa de ferramentas dos controles

Ilustração 19 - Exemplo de controle de Caixa de texto com uma fórmula
Ilustração 20 - Resultado da Caixa de Controle com fórmula

Observações:
• Este procedimento também é válido para os Relatórios.
• Em um controle calculado, anteceda cada expressão pelo operador =.
• Se você precisar de mais espaço para digitar uma expressão na caixa da
propriedade Origem do Controle, pressione SHIFT+F2 para abrir a caixa Zoom
• Se um formulário for baseado em uma consulta, convém colocar a expressão na
consulta em vez de em um controle calculado.

6.6.Inserindo controle do tipo botões de ação

• Abra um formulário em modo Estrutura.
• Clique em Assistente de Controles na Caixa de ferramentas.
• Clique em botão de Comando na Caixa de ferramentas e posicione no formulário
onde você irá criar seu botão.
• Arraste e solte, dimensionando seu botão para o tamanho desejado.
• Na janela Assistente de botão de controle escolha o tipo de Categoria e após a
Ação que este botão irá executar. (Clique em Avançar)
• Escolha se deverá aparecer um texto sobre o botão ou uma figura. (Clique em
Avançar)
• Por último, escolha um nome para seu botão. Este nome será a referência para
futuros códigos em VBA para a ação deste botão.
Ilustração 21 - Assistente de botão de comando
6.7.Inserindo Caixas de combinação

6.7.1.O que são e como funcionam
Em muitos casos, é mais rápido e fácil selecionar um valor em uma lista do que
lembrar de um valor a ser digitado. Com uma caixa de combinação, é possível fazer as
duas coisas sem utilizar muito espaço em um formulário.
Quando você digita texto ou seleciona um valor em uma caixa de combinação e ela
está acoplada, o valor digitado ou selecionado é inserido no campo ao qual a caixa de
combinação está acoplada.
A lista de uma caixa de combinação consiste em linhas de dados. As linhas podem
ter uma ou mais colunas, que podem aparecer com ou sem cabeçalhos. Se uma caixa de
combinação de várias colunas estiver acoplada, o Microsoft Access armazenará os
valores de uma das colunas.
Você pode utilizar uma caixa de combinação não acoplada para armazenar um valor
que pode ser utilizado com um outro controle. Você poderia, por exemplo, utilizar uma
caixa de combinação não acoplada para limitar os valores em uma outra caixa de
combinação ou em uma caixa de diálogo personalizada. Você também poderia utilizar

uma caixa de combinação não acoplada para localizar um registro baseado no valor que
você selecionar na caixa de combinação.
As caixas de combinação possuem uma propriedade LimitarAUmaLista que você
pode utilizar para controlar se qualquer valor pode ser inserido na lista ou somente texto
coincidente com um dos valores da lista.
Se houver espaço em seu formulário e você desejar que uma lista apareça todas as
vezes, ou se você quiser sempre limitar a inserção de dados aos valores da lista, convém
utilizar uma caixa de listagem em vez de uma caixa de combinação.
Ilustração 22 - Exemplo de caixa de combinação
Ilustração 23 - Exemplo de caixa de combinação – Origem
6.7.2.Inserindo caixas de combinação através do Assistente de caixa de

combinação
• Clique co ícone da caixa de combinação na caixa de ferramentas
• Selecione um local na sua estrutura do formulário para inserir sua caixa dce
combinação.
• Siga os passos do assistente de caixa de combinação

Ilustração 24 - Assistente de caixa de combinação
• Escolha de onde a caixa de combinação obterá seus valores:

o Incluir valores de tabelas ou consultas;
o Digitar os valores da caixa de combinação;
o Encontrar os valores no formulário corrente.
• Caso tenha escolhido a primeira opção:
o Escolha a tabela ou consulta;
o Escolha os campos que deverão ser mostrados;
o Ajuste a largura dos campos escolhidos;
o Escolha em que campo da tabela seus dados serão armazenados;
o Escolha um rótulo (legenda) para sua caixa de combinação.
Ilustração 25 - Exemplo de formulário com caixa de combinação

7. CONSULTAS
Use consultas para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras. Também é
possível utilizá-las como fonte de registros para formulários, relatórios e páginas de
acesso a dados.
Ilustração 26 - Utilização das Consultas

O tipo mais comum de consulta é a consulta seleção. Uma consulta seleção
recupera dados de uma ou mais tabelas através de critérios especificados e exibe os
dados na ordem escolhida.
Ilustração 27 - Consulta de seleção

Você cria uma consulta com um assistente ou do zero no modo estrutura de
consulta.
No modo estrutura, você pode especificar os dados com os quais você deseja
trabalhar, adicionando as tabelas ou outras consultas que contenham os dados e
preenchendo a grade da estrutura.

• As listas de campos mostram os campos das tabelas ou consultas adicionados
à consulta.
• Uma linha de associação diz a Microsoft Access como os dados de uma tabela ou
consulta estão relacionados aos dados de outra tabela ou consulta.
• Você adiciona os campos à grade da consulta arrastando-os das tabelas ou
consultas.
• Os campos, a ordem de classificação e os critérios de filtro são adicionados à
grade de estrutura determinam o que você verá no resultado final.
Ilustração 28 - Estrutura de modificação e criação das consultas
7.2.Abrir ou executar uma consulta

Você pode abrir uma consulta seleção, de tabela de referência cruzada ou ação no
modo estrutura. Você também pode abrir uma consulta seleção ou de tabela de referência
cruzada no modo folha de dados para visualizar os resultados da consulta.
Você não pode abrir uma consulta ação no modo folha de dados para exibir seus
resultados. Nesse modo, entretanto, você pode visualizar os dados que serão afetados
quando a consulta ação for executada.
7.3.Sobre como fazer o Access criar uma consulta para você

O Microsoft Access pode muitas vezes criar uma consulta para você para que não
precise estruturar uma partindo do zero.
7.3.1.Criação implícita
Para criar uma consulta para ser usada como a base de um formulário, relatório ou
página de acesso a dados, tente os assistentes de formulário, relatório ou página de
acesso a dados. Eles criam o formulário, relatório ou página de acesso a dados e, caso
seja baseado em mais de uma tabela, eles também criam sua instrução SQL base. Se
desejar, você pode salvar a instrução SQL como uma consulta.
7.3.2.Criação por meio de assistentes
Para criar com facilidade as consultas que você deseja executar de maneira
independente ou em que deseja basear vários formulários, relatórios e páginas de acesso
a dados, tente um dos assistentes de consulta. Os assistentes de consulta fazem todos os
trabalhos básicos após você fornecer respostas a uma série de perguntas. Mesmo que
você tenha criado várias consultas, convém usar um assistente para estruturar a consulta
com rapidez.

7.3.3.Criação no modo estrutura
Depois você poderá alternar para o modo estrutura a fim de personalizá-la.
Para criar consultas de filtros criados usando Filtrar por formulário, Filtrar por
seleção ou Filtrar para entrada, salve o filtro como uma consulta.
Se nenhum desses métodos satisfizer às suas necessidades, você poderá criar a
consulta a partir do zero no modo estrutura da consulta.
Normalmente este é o método mais utilizado.
7.4.Tipos de consultas
7.4.1.Consulta seleção
Uma consulta seleção é o tipo mais comum de consulta. Ela recupera dados de uma
ou mais tabelas e exibe os resultados em uma folha de dados onde você pode atualizar
os registros (com algumas restrições). Você também pode utilizar uma consulta seleção
para agrupar registros e calcular somas, contagens, médias e outros tipos de totais.
7.4.2.Consulta parâmetro
Uma consulta parâmetro é uma consulta que, ao ser executada, exibe sua própria
caixa de diálogo solicitando a você informações, tais como critérios para recuperação de
registros ou um valor que você pode desejar inserir em um campo. Você pode estruturar a
consulta para lhe pedir mais de um elemento de informação; por exemplo, você pode
estruturá-la para lhe pedir duas datas. O Microsoft Access pode então recuperar todos os
registros situados entre essas duas datas.
As consultas parâmetro também são úteis quando utilizadas como base para
formulários, relatórios e páginas de acesso a dados. Por exemplo, você pode criar um
relatório de vencimentos mensais baseado em uma consulta parâmetro. Quando você
imprime o relatório, o Microsoft Access exibe uma caixa de diálogo perguntando o mês
que você deseja que o relatório aborde. Você insere um mês e o Microsoft Access
imprime o relatório apropriado. Você também pode criar um formulário ou caixa de diálogo
personalizada que peça os parâmetros de uma consulta em vez de utilizar a caixa de
diálogo da consulta parâmetro.
7.4.3.Consulta de tabela de referência cruzada
Uma consulta de tabela de referência cruzada exibe valores resumidos (somas,
contagens e médias) de um campo em uma tabela e os agrupa por um conjunto de fatos
listados de cima para baixo ao longo do lado esquerdo da folha de dados e um outro
conjunto de fatos listados de um lado a outro ao longo da parte superior da folha de
dados.
7.4.4.Consulta ação
Uma consulta ação é uma consulta que faz alterações em vários registros em
apenas uma operação. Existem quatro tipos de consultas ação: exclusão, atualização,
acréscimo e criar tabela.
7.4.5.Consulta exclusão:
Exclui um grupo de registros de uma ou mais tabelas. Por exemplo, você poderia
utilizar uma consulta exclusão para remover produtos que estão descontinuados ou para
os quais não há pedidos. Em consultas exclusão, você sempre exclui registros inteiros e
não somente os campos selecionados dentro de registros.
7.4.6.Consulta atualização
Faz alterações globais em um grupo de registros, em uma ou mais tabelas. Por
exemplo, você pode elevar os preços em 10 por cento de todos os laticínios, ou pode

elevar os salários em 5 por cento das pessoas de uma determinada categoria de trabalho.
Em uma consulta atualização, você pode alterar dados em tabelas existentes.
7.4.7.Consulta acréscimo
Adiciona um grupo de registros de uma ou mais tabelas ao final de uma ou mais
tabelas. Por exemplo, suponha que você consiga alguns clientes novos e um banco de
dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar digitar todas
essas informações, você gostaria de acrescentá-las em sua tabela Clientes. As consultas
acréscimo também são úteis para:
• Acrescentar campos baseados em critérios. Por exemplo, talvez você deseje
acrescentar apenas os nomes e os endereços de clientes com pedidos
expressivos.
• Acrescentar registros quando alguns dos campos em uma tabela não existem na
outra tabela. Uma consulta acréscimo irá acrescentar os dados dos campos
coincidentes e ignorar os outros.
7.4.8.Consulta criar tabela
Cria uma nova tabela a partir de todos ou de parte dos dados de uma ou mais
tabelas. As consultas criar tabela são úteis para:
• Criar uma tabela para exportar para outros bancos de dados do Microsoft Access.
Por exemplo, talvez você deseje criar uma tabela contendo vários campos de sua
tabela Funcionários e exportar essa tabela para um banco de dados utilizado por
seu departamento pessoal.
• Criar páginas de acesso a dados que exibam dados de uma determinada data. Por
exemplo, suponha que você deseje exibir uma página de acesso a dados em 15-
Mai-96 que exiba os totais de vendas do primeiro trimestre com base nos dados
que estavam nas tabelas base às 9:00 de 1-Abr-96.
• Criar uma cópia de backup de uma tabela.
• Criar uma tabela de histórico contendo registros antigos. Por exemplo, você
poderia criar uma tabela que armazenasse todos os seus pedidos antigos antes de
excluí-los de sua tabela Pedidos atual.
• Melhorar o desempenho de formulários, relatórios e páginas de acesso a dados
com base em consultas ou instruções SQL de várias tabelas. Por exemplo,
suponha que você queira imprimir vários relatórios que sejam baseados em uma
consulta de cinco tabelas que inclua totais. Você poderia acelerar um pouco o
processo criando primeiro uma consulta criar tabela que recupere os registros
necessários e que os armazene em uma tabela. Você pode então basear os
relatórios nessa tabela ou especificar a tabela em uma instrução SQL como origem
do registro de um formulário, relatório ou página de acesso a dados, para que você
não precise executar novamente a consulta para cada relatório. Entretanto, os
dados da tabela ficam congelados no momento em que você executa a consulta
criar tabela.

7.5.Usando critérios para recuperar determinados registros

Critérios são restrições que você faz em uma consulta ou filtro avançado para
identificar os registros específicos com os quais deseja trabalhar. Por exemplo, em vez de
visualizar todos os fornecedores que a sua empresa utiliza, você pode visualizar apenas
fornecedores do Japão. Para isso, especifique critérios que limitem os resultados a
registros cujo campo País seja "Japão".
Para especificar critérios para um campo na grade da estrutura, insira uma
expressão na célula Critério desse campo. A expressão do exemplo anterior seria
"Japão". Você pode, porém, utilizar expressões mais complicadas, como "Entre 1000 E
5000". Se sua pesquisa incluir tabelas vinculadas, os valores que você especificar como
critério nos campos delas distinguirão maiúsculas e minúsculas — eles devem coincidir os
valores de maiúsculas e minúsculas na tabela base.
Você pode inserir critérios adicionais para o mesmo campo ou para campos
diferentes. Quando você digita expressões em mais de uma célula Critério, o Microsoft
Access as combina utilizando o operador And ou o operador Or. Quando as expressões
estão em células diferentes da mesma linha, o Microsoft Access utiliza o operador And, o
que significa que somente os registros que satisfazem os critérios de todas as células
serão retornados. Quando as expressões estão em linhas diferentes da grade da
estrutura, o Microsoft Access utiliza o operador Or, o que significa que os registros que
satisfazem aos critérios em qualquer das células serão retornados.
7.5.1.Usando o campo “Ou”
O campo será comparado com a expressão OU e se a mesma for verdadeira o
registro será mostrado na folha de dados.
Ilustração 29 - Consultas - Exemplo de campo "OU"

7.5.2.Usando o campo “E”

O campo será comparado com a expressão “Critério” e somente se a mesma for
verdadeira o registro será mostrado na folha de dados.
Ilustração 30 - Consultas - Exemplo de campo "E - Critério"
7.5.3.Utilização múltipla de “E” e “OU”

O Access avalia os critérios na mesma linha e após conecta as demais linhas com a
opção lógica “OU”.
Ilustração 31 - Consulta com multiplicidade de "E" e "OU".
7.6.Executando cálculos em uma consulta

Há vários tipos de cálculos que você pode efetuar em uma consulta. Você pode, por
exemplo, calcular a soma ou média dos valores de um campo, multiplicar os valores de
dois campos ou calcular a data três meses a partir da data atual.
Ao exibir os resultados de um cálculo em um campo, os resultados, na verdade, não
são armazenados na tabela base. Em vez disso, o Microsoft Access efetua novamente os
cálculos todas as vezes que você executa a consulta, de modo que os resultados são
sempre baseados nos dados mais atualizados do banco de dados. Portanto, você não
pode atualizar manualmente os resultados calculados.
Para exibir os resultados de um cálculo em um campo, você pode utilizar um cálculo
predefinido que o Microsoft Access fornece ou definir cálculos personalizados. Utilize os
cálculos predefinidos, denominados "totais", se você deseja computar as quantidades a
seguir para grupos de registros ou para todos os registros combinados: soma, média,

contagem, mínimo, máximo, desvio padrão ou variância. Você escolhe um cálculo de
totais para cada campo que deseja calcular.
Você pode calcular alguns tipos de totais utilizando o Assistente de consulta
simples. Além disso, é possível calcular todos os tipos de totais utilizando a linha Total na
grade de estrutura da consulta, onde você seleciona a função agregada (soma, média,
var, máx,...) para o cálculo que deseja efetuar em um campo.
Na grade de estrutura da consulta, você também pode especificar critérios para
limitar os grupos para os quais são calculados os totais, limitar os registros incluídos em
um cálculo ou limitar os resultados exibidos depois que o cálculo é efetuado.
Um cálculo personalizado permite que você efetue cálculos com números, data e
textos em cada registro utilizando dados de um ou mais campos. Por exemplo, com um
cálculo personalizado, você pode multiplicar valores de um campo por uma quantidade
definida, localizar a diferença entre duas datas armazenadas em campos separados,
combinar diversos valores em um campo Texto ou criar subconsultas. Utilizando as
opções na linha Total da grade de estrutura, você pode efetuar o cálculo em grupos de
registros e calcular uma soma, média, contagem ou outro tipo de total no campo
calculado.
Para cálculos personalizados, é necessário criar um novo campo calculado
diretamente na grade de estrutura. Você cria um campo calculado inserindo uma
expressão em uma célula Campo vazia na grade de estrutura da consulta.
A expressão pode ser composta de vários cálculos — por exemplo,
Soma([UnidadesEmEstoque]+[UnidadesEmPedido]). Você também pode especificar
critérios para que um campo calculado afete os resultados do cálculo.
Entretanto, você não tem que exibir os resultados de um cálculo em um campo. Em
vez disso, você pode utilizá-los como critérios para determinar os registros que a consulta
deve selecionar ou para determinar sobre quais registros uma ação deve ser executada.
Por exemplo, é possível especificar as expressões a seguir na linha Critérios para
ordenar à consulta que retorne apenas registros que tenham valores no campo
DataDeEntrega que estejam entre a data atual e a correspondente dentro de três meses.
Você também pode utilizar um cálculo para atualizar dados de uma consulta de
atualização. Você pode, por exemplo, inserir a expressão a seguir na célula Atualizar
para a fim de aumentar todos os valores no campo PreçoUnitário em 5 porcento.
7.7.Sobre a utilização do asterisco na grade de estrutura da consulta

A seleção do asterisco (*) em uma consulta oferece uma vantagem em relação a
seleção de todos os campos. Quando você utiliza o asterisco, os resultados da consulta
incluem automaticamente qualquer campo adicionado à tabela ou consulta base depois
que a consulta foi criada e eliminam automaticamente campos excluídos.
Ao utilizar o asterisco, você não pode classificar registros ou especificar critérios
para campos, a menos que você adicione esses campos juntamente com os asteriscos na
grade de estrutura.
Se você digitar um asterisco na linha Campo, em vez de arrastá-lo, deverá também
digitar o nome da tabela. Por exemplo, digite Clientes.*

8. RELATÓRIOS
Um relatório é um modo eficiente de apresentar dados em um formato impresso.
Como você controla o tamanho e a aparência de tudo em um relatório, pode exibir as
informações como desejar.
Algumas de suas funções mais comuns são:
• Criar etiquetas de endereçamento
• Criar gráficos de dados existentes em tabelas ou consultas
• Calcular totais em gráficos ou relatórios
• Agrupar registros por categorias para facilitar a visualização
A maioria das informações contidas em um relatório procede de uma tabela base,
consulta ou instrução SQL, que é a origem dos dados do relatório. Outras informações no
relatório são armazenadas na estrutura do relatório.
Ilustração 32 – Armazenamento das estruturas dos Relatórios

Você cria o vínculo entre um relatório e a sua origem de registros usando objetos de
controles. Estes controles podem ser caixas de textos que exibem nomes, números,
rótulos que exibem títulos ou linhas decorativas que organizam graficamente os dados e
tornam a aparência do relatório mais agradável.
Ilustração 33 - Exemplo de vínculos de controles nos Relatórios

8.2.Abrir um relatório
Você poderá abrir um relatório para ser modificado, visualizado ou impresso.
• Na janela Banco de dados, clique em Relatórios sob Objetos.
• Clique no relatório que você deseja trabalhar.
• Na barra de ferramentas da janela Banco de dados, clique no botão Estrutura
para abrir o relatório no modo estrutura, ou clique no botão Visualizar para abrir o
relatório no modo visualizar impressão.
• Para imprimir este relatório não é necessário abri-lo, apenas clique no ícone da
impressora ou escolha no menu arquivo a opção imprimir.
8.3.Criar um relatório
Existem vários métodos de se criar um relatório, podemos citar estes:
8.3.1.Criar um relatório utilizando o AutoRelatório.
Com o AutoRelatório, você seleciona uma origem do registro (tabela ou consulta) e
o AutoRelatório usa todos os campos na origem do registro e aplica o último autoformato
utilizado ao relatório.
Ilustração 34 - Criação de relatórios com o AutoRelatório
8.3.2.Criar um relatório com um assistente.

O assistente formula perguntas detalhadas sobre:
• Origens do registro (tabelas ou consultas)
• Mostra uma lista de campos disponível para ser incluída
• Você poderá escolher o layout (colunar, tabular, , layout e formato desejados e cria
um relatório com base nas suas respostas.

Ilustração 35 - Criando relatórios com o Assistente de Relatório
8.3.3.Criar você mesmo um relatório

• Na janela Banco de dados, clique em Relatórios sob Objetos.
• Na caixa de diálogo Novo relatório, clique em Modo estrutura.
• Clique no nome da tabela ou consulta que contém os dados nos quais você deseja
basear seu relatório. (Se você deseja um relatório não acoplado, não selecione
nada nessa lista).
• Clique em OK.
Dica Se você deseja criar um relatório que utilize dados de mais de uma tabela,
baseie seu relatório em uma consulta.
Ilustração 36 - Criação de um novo Relatório

8.3.4.Criar etiquetas de endereçamento e outros tipos de etiquetas

• Na janela Banco de dados, clique em Relatórios.
• Na caixa de diálogo Novo relatório, clique em Assistente de etiqueta.
• Clique na tabela ou consulta que contém os dados dos rótulos e, em seguida,
clique em OK e siga as instruções das caixas de diálogo do assistente.
• Se o relatório da etiqueta resultante não ficar da maneira desejada, você pode
excluir o relatório e executar o Assistente de etiqueta novamente ou alterar os
parâmetros manualmente.
• Após isto o assistente solicitará:
o Base dos dados;
o Tipo de etiqueta;
o Formato das letras
o Campos que serão incluídos;
o Ordem de classificação
o Nome para o relatório da etiquetas.
Ilustração 37 - Criação de Etiquetas - Selecionando tipo de etiquetas
8.4.Imprimir um relatório
Antes de imprimir um relatório pela primeira vez, convém verificar as margens, a
orientação da página e outras opções de configuração de página.
• Selecione o relatório na janela Banco de dados, ou abra-o no modo estrutura,
modo visualizar impressão ou modo visualizar layout.
• No menu Arquivo, clique em Imprimir.
• Insira as configurações desejadas na caixa de diálogo Imprimir.
o Em Impressora, especifique uma impressora.
o Em Intervalo de impressão, especifique todas as páginas ou um intervalo
de páginas.

o Em Cópias, especifique o número de cópias e se elas devem ser
agrupadas.
• Clique em OK.
Dica Para imprimir um relatório sem chamar a caixa de diálogo, clique em Imprimir
na barra de ferramentas.
Ilustração 38 - Configurando uma impressora
8.4.1.Configurando a impressão de relatórios

Escolha um relatório ou formulário, não é necessário que este seja aberto em modo
estrutura ou visualização.
Observação Não há opções de configuração de página disponíveis para macros ou
módulos.
• No menu Arquivo, clique em Configurar página.
• Clique nas guias a seguir para ter acesso às opções que você deseja definir:
o Margens. Para definir margens e se serão impressos apenas os dados (de
formulários e relatórios) ou para imprimir títulos (de tabelas ou consultas).
o Página. Para definir orientação, tamanho de papel e impressora.
o Colunas. Para definir número, tamanho e layout de colunas (de formulários
e relatórios).
• Clique em OK.
O Microsoft Access armazena as configurações das opções de configuração de
página juntamente com um formulário ou um relatório, de forma que você só define estas
opções uma vez para cada formulário ou relatório. No caso de tabelas, consultas e
módulos você deve definir as opções de configuração de página toda vez que for imprimi-
los.

Ilustração 39 - Guia de configuração de páginas
8.5.Formatar os Relatórios
Abra um formulário no modo estrutura ou um relatório no modo estrutura.
• Siga um destes procedimentos:
o Se você deseja formatar o formulário ou relatório inteiro, clique no seletor de
formulário ou no seletor de relatório.
o Se desejar formatar uma seção individual, clique no seletor de seção.
o Se desejar formatar um ou mais controles, selecione os controles.
• Clique em AutoFormatação na barra de ferramentas.
• Clique em um dos formatos na lista.
• Se você deseja especificar os atributos a serem aplicados (fonte, cor ou borda),
clique em Opções.
Observação Você deve selecionar o formulário ou relatório inteiro para aplicar uma
figura de plano de fundo.
Ilustração 40 - Estrutura de um relatório e suas sessões

Ilustração 41 - Autoformatação de Relatórios
8.6.Usando agrupamento de registros em relatórios

Você pode reagrupar até 10 campos ou expressões em um relatório
• Abra o relatório no modo estrutura.
• Clique em Classificar e agrupar, na barra de ferramentas, para exibir a caixa
Classificar e agrupar.
Ilustração 42 - Caixa Classificar e Agrupar
• Defina a ordem de classificação para os dados no relatório.

• Clique no campo ou expressão cujas propriedades de grupo você deseja definir.
• Defina as propriedades de grupo na lista a seguir. Você deve definir o
GroupHeader ou GroupFooter como Sim para criar um nível de agrupamento e
definir outras propriedades do agrupamento.
o Cabeçalho de grupo (GroupHeader). Adiciona ou remove um cabeçalho
de grupo ao campo ou expressão.
o Rodapé de grupo (GroupFooter). Adiciona ou remove um rodapé de grupo
ao campo ou expressão.
o Reagrupar. Especifica como você deseja que os valores sejam agrupados.
As opções que você visualiza dependem do tipo de dados do campo no qual

você está agrupando. Se você reagrupar uma expressão, visualizará todas
as opções para todos os tipos de dados.
• NúmeroDeCaracteres. Especifica qualquer intervalo válido para os valores no
campo ou expressão que você está reagrupando.
• ManterJunto. Especifica se o Microsoft Access imprime tudo ou somente parte de
um grupo na mesma página
Ilustração 43 - Exemplo de relatório utilizando agrupamentos
8.7.Usando controles em um relatório

Você pode calcular somas parciais que são acumuladas dentro de cada grupo e
redefinidas cada vez que um novo grupo de registros é iniciado. Pode, também, calcular
as somas parciais que são acumuladas em todo o relatório.
Você pode ainda adicionar controles que podem ocultar ou exibir sessões, rodapé,
cabeçalhos e tudo que seu relatório contiver.
Para utilizar caixa de textos que executam funções calculadas.
• Abra o relatório no modo Estrutura.
• Adicione uma caixa de texto calculada à seção detalhe.
• Para exibir a folha de propriedades, certifique-se de que a caixa de texto esteja
selecionada e, em seguida, clique em Propriedades na barra de ferramentas.
• Na caixa da propriedade Origem do Controle, digite uma expressão apropriada.
Ilustração 44 - Exemplo de caixa de texto com função

Dicas:
• Em um banco de dados do Microsoft Access (.mdb), você pode clicar no botão
Construir para utilizar o Construtor de expressões para criar a expressão.
• Você pode ainda incluir expressões complexas e de vários registros de um
relatório. como: =[Endereço] & ", " & [Cidade] & " " & [Região] & " " & [CEP]
Observações:

• Se um relatório for baseado em uma consulta, você poderá colocar a expressão na
consulta base do relatório. Isso pode melhorar o desempenho do relatório e, se
você for calcular totais para grupos de registros, será mais fácil utilizar o nome de
um campo calculado em uma função agregada.

9. PÁGINAS DE ACESSO A DADOS

Uma página de acesso a dados é um tipo especial de página da Web projetado para
exibir e trabalhar com dados da Internet ou de uma intranet — dados que são
armazenados em um banco de dados do Microsoft Access ou um banco de dados do
Microsoft SQL Server. A página de acesso a dados também pode incluir dados de outras
fontes como, por exemplo, o Microsoft Excel.
Ilustração 45 - Estrutura de uma página de acesso a dados
9.2.Origem dos dados de uma página de acesso a dados

Uma página de acesso a dados obtém seus dados de um banco de dados do
Microsoft Access ou de um banco de dados do Microsoft SQL Server versão 6.5 ou
posterior. Para estruturar uma página utilizando dados de um desses bancos de dados, a
página deve ser conectada ao banco de dados. Se você já tiver aberto um banco de
dados ou um projeto do Microsoft Access conectado a um banco de dados do Microsoft
SQL Server, a página de acesso a dados que você cria automaticamente se conecta ao
banco de dados atual e armazena esse caminho na propriedade ConnectionString da
página de acesso a dados.
Quando um usuário navega para a página no Internet Explorer 5 ou exibe-a no modo
página, exibe dados atuais do banco de dados base utilizando o caminho definido na
propriedade ConnectionString. Se você estruturar a página de acesso a dados enquanto
o banco de dados estiver em uma unidade local, o Microsoft Access utilizará o caminho
local, o que significa que os dados não poderão ser acessados por outros. Por esse
motivo, é importante que você mova ou copie o banco de dados para um local da rede
que possa ser acessado por quem você deseja que utilize a página. Uma vez no
compartilhamento de rede, abra o banco de dados utilizando o endereço UNC. Se você
mover ou copiar o banco de dados após já ter estruturado a página, terá que atualizar o
caminho na propriedade ConnectionString a fim de apontar para o novo local.

9.3.Estruturar diferentes tipos de páginas de acesso a dados
Você estrutura as páginas de acesso a dados no modo estrutura de página no
Microsoft Access. A página é um arquivo separado armazenado fora do Microsoft Access;
entretanto, quando você cria o arquivo, o Microsoft Access automaticamente adiciona um
atalho ao arquivo na janela Banco de dados. Estruturar uma página de acesso a dados é
semelhante a estruturar formulários e relatórios — você usa uma lista de campos, a caixa
de ferramentas, os controles, a caixa de diálogo Classificar e agrupar etc. Entretanto, há
algumas diferenças significativas na maneira como você estrutura e interage com as
páginas de acesso a dados, em oposição a formulários e relatórios. A forma como você
estrutura a página depende de para que ela será usada:
• Relatório interativo: Este tipo de página de acesso a dados é freqüentemente
usado para consolidar e agrupar informações armazenadas no banco de dados e,
em seguida, publicar resumos dos dados. Por exemplo, uma página poderia
publicar o desempenho de vendas de cada região em que você faz negócios.
Usando indicadores de expansão, você pode ir de um resumo geral das
informações como, por exemplo, uma lista de todas as regiões e suas vendas
combinadas totais, a detalhes específicos sobre vendas individuais dentro de cada
região. Embora a página de acesso a dados também possa fornecer botões da
barra de ferramentas para classificar e filtrar os dados, você não pode editar dados
nesse tipo de página.
• Entrada de dados: Este tipo de página de acesso a dados é usado para exibir,
adicionar e editar registros.
• Análise de dados: Este tipo de página de acesso a dados pode incluir uma Lista
de tabelas dinâmicas, semelhante a um formulário de tabela dinâmica do Microsoft
Access ou um relatório de tabela dinâmica do Microsoft Excel, que permite que
você reorganize os dados para analisá-los de maneiras diferentes. A página
poderia conter um gráfico que você usaria para analisar tendências, detectar
padrões e comparar dados em seu banco de dados. Ou a página poderia conter
uma planilha na qual você poderia inserir e editar dados, e usar fórmulas para
calcular como você faz no Microsoft Excel.
9.4.Usar páginas de acesso a dados no Internet Explorer

Uma página de acesso a dados é conectada diretamente a um banco de dados.
Quando usuários exibem a página de acesso a dados no Microsoft Internet Explorer, eles
estão exibindo sua própria cópia da página. O que significa que qualquer filtragem,
classificação e outras alterações que eles fazem na maneira com que os dados são
exibidos — incluindo alterações que eles fazem dentro de uma lista de tabelas dinâmicas
ou planilha — afetam somente sua cópia da página de acesso a dados. Entretanto,
alterações feitas nos próprios dados — como, por exemplo, modificar valores e adicionar
ou excluir dados — são armazenadas no banco de dados base e, portanto, estão
disponíveis para qualquer pessoa que exiba a página de acesso a dados.
Ajuda na barra de ferramentas de navegação de registros. O arquivo de Ajuda
exibido é automaticamente incluído com qualquer página de acesso a dados que esteja
publicada com uma barra de ferramentas de navegação de registros. Se você exclui a
barra de ferramentas de navegação de registros ou se desativa o botão Ajuda nela, deve
fornecer instruções para aqueles que usarão a página.
Observação Para exibir e trabalhar com a página de acesso a dados na Internet
ou em uma intranet os usuários precisam do Microsoft Internet Explorer 5 e de uma
licença do Microsoft Office 2000.

9.5.Usar páginas de acesso a dados no Microsoft Access
Você também pode trabalhar com uma página de acesso a dados no modo página
no Microsoft Access. As páginas de acesso a dados podem suplementar os formulários e
relatórios que você usa em seu aplicativo de banco de dados. Ao decidir estruturar uma
página de acesso a dados, um formulário, um relatório, considere as tarefas que você
deseja efetuar.
9.6.Criar uma página de acesso a dados

Para criar uma página de acesso a dados ou abrir uma página no modo estrutura, no
modo página ou no Microsoft Internet Explorer, você deve instalar o Internet Explorer 5 ou
posterior, se ele já não estiver instalado.
9.6.1.Criar uma página de acesso a dados usando o AutoPágina.
A AutoPágina cria uma página de acesso a dados que contém todos os campos
(exceto campos que armazenem figuras) e registros na tabela, consulta ou modo de
exibição base.
• Na janela Banco de dados, clique em Páginas, em Objetos.
• Na caixa de diálogo Nova página de acesso a dados, clique em AutoPágina:
Colunar. Na página de acesso a dados concluída, cada campo será exibido em
uma linha separada com um rótulo à esquerda.
• Clique na tabela, consulta ou modo de exibição que contenha os dados nos quais
você deseja basear sua página.
• Clique em OK.
Ilustração 46 - Nova página de acesso a dados - AutoPágina

Se a página resultante não tiver a aparência que você deseja, você pode modificar a
página no modo estrutura.
Observações
• O Microsoft Access aplica na página o tema padrão. Se você não tiver definido um
tema padrão, o Access usará o tema Lateral estreita.
• Quando você cria uma página usando a AutoPágina, o Microsoft Access salva
automaticamente a página como um arquivo HTML na pasta atual e adiciona um
atalho para a página na janela Banco de dados . Aponte o mouse sobre o atalho
na janela Banco de dados para exibir o caminho do arquivo.

9.6.2.Criar uma página de acesso a dados usando um assistente

• Na janela Banco de dados, clique em Páginas, em Objetos.
• Na caixa de diálogo Nova página de acesso a dados, clique em Assistente de
página.
• Clique no nome da tabela, consulta ou modo de exibição que inclua os dados nos
quais você deseja basear sua página de acesso a dados.
Observação Você não precisa fazer isso agora — você pode especificar as origens
do registro para a página no assistente.
• Clique em OK.
Ilustração 47 - Nova página de acesso a dados - Assistente de página
• Siga as instruções nas caixas de diálogo do assistente, onde será solicitado:

o Campos para sua página;
o Níveis de agrupamento;
o Ordem de classificação;
o Título da página
o Ao gravar será pedido o nome da nova página (html) para ser criada.
Se a página resultante não tiver a aparência desejada, você pode modificar a página
no modo estrutura.
Observação
Quando você cria uma página usando um assistente, o Microsoft Access salva
automaticamente a página como um arquivo HTML na pasta atual e adiciona um atalho
para a página na janela Banco de dados. Aponte o mouse sobre o atalho na janela
Banco de dados para exibir o caminho do arquivo.

9.7.Inserir e editar dados

É possível criar uma página de acesso a dados em que os usuários podem inserir,
editar e excluir dados no banco de dados. Pontos-chave a serem lembrados ao criar uma
página para entrada de dados:
• Usar controles individuais como, por exemplo, caixas de texto, caixas de
listagem, caixas de listagem suspensas, grupos de opção, botões de opção e
caixas de seleção.
• Coloque os controles no corpo ou na seção. Você pode excluir a seção se não
usá-la.
• Use o Componente de planilha para criar uma planilha para efetuar um ou mais
cálculos nos campos de um registro. Você pode exibir os valores calculados na
planilha ou ocultar a planilha e exibir os valores calculados em controles HTML
acoplados.
• Determine como os usuários podem usar a página de acesso a dados
personalizando a barra de navegação de registros.
Ilustração 48 - Página de acesso a dados – Cliente
Ilustração 49 - Página de acesso a dados - Cliente 2

10.CONTROLES
Todas as informações de um formulário ou relatório estão contidas nos controles.
Em páginas de acesso a dados, as informações estão contidas da mesma maneira que
nos formulários e relatórios. Entretanto, as informações também podem ser digitadas
diretamente na página de acesso a dados. Os controles são objetos em um formulário,
um relatório ou uma página de acesso a dados que exibem dados, efetuam ações ou são
utilizados para ornamentação. Você pode, por exemplo, utilizar uma caixa de texto em um
formulário, um relatório ou uma página de acesso a dados para exibir dados, um botão de
comando em um formulário para abrir um outro formulário ou relatório, ou uma linha ou
retângulo para separar e agrupar controles tornando-os mais legíveis.
O Microsoft Access inclui os tipos de controles a seguir, que podem ser acessados
através da caixa de ferramentas no modo estrutura de formulário, modo estrutura de
relatório ou modo de estrutura de página de acesso a dados:
• Caixa de texto,
• Rótulo,
• Grupo de opção,
• Botão de opção,
• Caixa de seleção,
• Caixa de listagem,
• Botão de comando,
• Controle imagem,
• Linha,
• Retângulo e
• Controles ActiveX personalizados.
Ilustração 50 - Barra de ferramentas de controles

Formulários e relatórios têm os seguintes controles adicionais:
• Botão de alternância,
• Caixa de combinação,
• Moldura de objeto acoplado,
• Moldura de objeto não acoplado,
• Subformulário /sub-relatório e
• Quebra de página.
Páginas de acesso a dados também incluem a caixa de listagem suspensa,
hyperlinks, texto de letreiro além da lista de tabelas dinâmicas, planilha e componentes de
gráficos.
Os controles podem ser acoplados, não acoplados ou calculados.
• Um controle acoplado está ligado a um campo de uma tabela ou consulta base e
pode ser utilizado para exibir, inserir e atualizar valores de campos em seu banco
de dados.
• Um controle não acoplado não possui fonte de dados. Você pode utilizar
controles não acoplados para exibir informações, linhas, retângulos e figuras.
• Um controle calculado utiliza uma expressão como sua fonte de dados. Uma
expressão pode utilizar dados provenientes de um campo incluído em uma tabela

ou consulta base de um formulário ou relatório ou provenientes de um outro
controle no formulário ou relatório.
A ilustração a seguir mostra exemplos de controles acoplados, não acoplados e
calculados.
Ilustração 51 - Exemplo de controles acoplados, não-acoplados e calculados
10.2.Controles do Microsoft Access

Vários controles podem ser adicionados a um formulário, relatório ou página de
acesso a dados para exibir e analisar dados, trabalhar com elementos gráficos, vincular-
se a páginas da Web e assim por diante.
Este tópico fornece informações de referência sobre:
• Controles para digitar, exibir e filtrar dados
• Controles para analisar dados
• Controles que se vinculam a páginas da Web
• Controles para elementos gráficos e texto animado
• Controles para personalização
• Controles para organizar dados
10.2.1.Controles para digitar, exibir e filtrar dados
• Caixas de seleção
• Caixas de combinação
• Botões de comando
• Listas suspensas
• Rótulos
• Caixas de listagem
• Botões de opção
• Grupos de opções
• Sub-formulários
• Sub-relatórios
• Caixas de texto
• Botões de alternância
10.2.2.Controles para analisar dados
• Gráficos do Office
• Listas de tabelas dinâmicas do Office
• Planilhas do Office
10.2.3.Controles que se vinculam a páginas da Web
• Hyperlinks e hyperlinks acoplados

10.2.4.Controles para elementos gráficos e texto animado

• Imagens de ponto de acesso
• Controles de imagem, molduras de objetos não acoplados ou molduras de objetos
acoplados
• Texto de letreiro
10.2.5.Controles para personalização
• Active X
10.2.6.Controles para organizar dados
• Expandir
• Linhas
• Quebras de página
• Navegações de registros
• Retângulos
• Páginas tabuladas

11.FORMULÁRIO DE MENU DE CONTROLE

Quando você utiliza o Assistente de banco de dados para criar um banco de
dados, o Microsoft Access cria automaticamente um menu de controle que o ajuda a
navegar pelo banco de dados. Esse menu de controle possui botões que podem ser
clicados para abrir formulários e relatórios (ou abrir outros menus de controle que abrem
outros formulários e relatórios), sair do Microsoft Access ou personalizar o menu de
controle. Você pode criar um menu de controle semelhante ao criado pelo Assistente de
banco de dados utilizando o Gerenciador do menu de controle.
Ilustração 52 - Menu de Controle – Formulário principal
11.1.O que você deseja fazer?

• Criar um formulário de menu de controle utilizando o Gerenciador do menu de
controle
• Criar um novo menu de controle que se possa abrir a partir do menu de controle de
abertura
• Modificar um menu de controle existente
• Mudar o menu de controle a ser exibido automaticamente ao abrir o banco de
dados
• Excluir um menu de controle
11.2.Utilizando o Gerenciador do menu de controle

Quando você utiliza o Assistente de banco de dados para criar um banco de
dados, o assistente cria um menu de controle que facilita a navegação entre formulários e
relatórios no seu banco de dados. Se você deseja criar o mesmo tipo de menu de controle
para um banco de dados que você mesmo criou, utilize o Gerenciador do menu de
controle.
1. No menu Ferramentas, aponte para Suplementos e, em seguida, clique em

Gerenciador do menu de controle.
2. Se o Microsoft Access perguntar se você deseja criar um menu de controle, clique

em Sim.
3. Na caixa de diálogo Gerenciador do menu de controle, clique em Editar.

Ilustração 53 - Gerenciador do menu de controle
4. Na caixa de diálogo Editar página do menu de controle, digite um nome para o

menu de controle na caixa Nome do menu de controle e, em seguida, clique em
Novo.
Ilustração 54 - Editar página do menu de controle
5. Na caixa de diálogo Editar item do menu de controle, digite o texto para o

primeiro botão do menu de controle na caixa Texto e, em seguida, clique em um
comando na caixa Comando. Por exemplo, digite Revisar produtos na caixa
Texto e, em seguida, clique em Abrir formulário no modo edição na caixa
Comando.
Ilustração 55 - Editar item do menu de controle

6. Dependendo do comando em que você tiver clicado, o Microsoft Access exibe
outra caixa abaixo da caixa Comando. Clique em um item desta caixa, se
necessário. Por exemplo, se você tiver clicado em Abrir formulário no modo
edição na caixa Comando na etapa 5, clique no nome do formulário que você
deseja abrir na caixa Formulário, como Revisar produtos e, em seguida, clique
em OK.
7. Repita as etapas 4 a 6 até ter adicionado todos os itens ao menu de controle. Se

você deseja editar ou excluir um item, clique no item na caixa Itens neste menu de
controle e, em seguida, clique em Editar ou Excluir. Se você deseja reorganizar
itens, clique no item na caixa e, em seguida, clique em Acima ou Abaixo.
8. Clique em Fechar.
Observações:
• Você pode utilizar o Gerenciador do menu de controle para criar um menu de
controle com extensão para outros menus de controle. Utilize o procedimento
anterior para criar um ou mais menus de controle. Para fazer com que um menu de
controle seja o menu de controle a ser aberto automaticamente quando você abre
o banco de dados, clique no nome do menu de controle na caixa de diálogo
Gerenciador do menu de controle e, em seguida, clique em Criar padrão. Para
fazer uma extensão de menu de controle para outro menu de controle, escolha o
comando Ir para o menu de controle na caixa Comando na etapa 5 no
procedimento anterior e, em seguida, especifique o menu de controle para o qual
você deseja ir.
• Quando você cria um menu de controle com o Gerenciador do menu de controle,
o Microsoft Access cria uma tabela Itens de menu de controle que descreve o que
os botões do formulário exibem e fazem. Se você posteriormente fizer
modificações no formulário de menu de controle no modo estrutura do formulário, é
possível que o aplicativo deixe de funcionar. Se você pretende personalizar
bastante seu formulário de menu de controle, convém criar o formulário desde o
início e depois especificá-lo como formulário de inicialização.
Ilustração 56 - Tabela de Controle do Menu de Controle

12.ESPECIFICAÇÕES DO ACCESS
12.1.Especificações gerais do banco de dados do Microsoft Access
Atributo Máximo
Tamanho do arquivo (.mdb) do banco de dados 2 gigabytes. Contudo, como seu banco de
do Microsoft Access dados pode incluir tabelas vinculadas em outros
arquivos, o tamanho total é limitado somente pela
capacidade de armazenamento disponível.
Número de objetos em um banco de dados 32.768
Módulos (incluindo formulários e relatórios com 1.000
a propriedade ComMódulo definida como True)
Número de caracteres em um nome de objeto 64
Número de caracteres em uma senha 14
Número de caracteres em um nome de usuário 20
ou nome de grupo
Número de usuários simultâneos 255
Tabela 5 - Especificações gerais do banco de dados do Microsoft Access
12.2.Especificações de tabela de banco de dados do Microsoft Access

Atributo Máximo
Número de caracteres em um nome de tabela 64
Número de caracteres em um nome de campo 64
Número de campos em uma tabela 255
Número de tabelas abertas 2048. O número real pode ser
menor devido a tabelas abertas
internamente pelo Microsoft Access.
Tamanho da tabela 1 gigabyte
Número de caracteres em um campo Texto 255
Número de caracteres em um campo Memorando 65.535 ao inserir dados
através da interface do usuário,
1 gigabyte ao inserir dados
programaticamente.
Tamanho de um campo Objeto OLE 1 gigabyte
Número de índices em uma tabela 32
Número de campos em um índice 10
Número de caracteres em uma mensagem de validação 255
Número de caracteres em uma regra de validação 2.048
Número de caracteres em uma descrição de tabela ou de 255
campo
Número de caracteres em um registro (excluindo campos 2.000
Memorando e Objeto OLE)
Número de caracteres em uma definição de propriedade de 255
campo
Tabela 6 - Especificações de tabela de banco de dados do Microsoft Access
12.3.Especificações de consulta de banco de dados do Microsoft

Access
Atributo Máximo
Número de relacionamentos impostos 32 por tabela
Número de tabelas em uma consulta 32
Número de campos em um conjunto de registros 255
Tamanho do conjunto de registros 1 gigabyte
Limite de classificação 255 caracteres em
um ou mais campos
Número de níveis de consultas aninhadas 50
Número de caracteres em uma célula na grade de estrutura da consulta 1.024

Número de caracteres para um parâmetro em uma consulta parâmetro 255
Número de ANDs em uma cláusula WHERE ou HAVING 40
Número de caracteres em uma instrução SQL aprox. 64.000
Tabela 7 - Especificações de consulta de banco de dados do Microsoft Access
12.4.Especificações de formulário e relatório

Atributo Máximo
Número de caracteres em um rótulo 2.048
Número de caracteres em uma caixa de texto 65.535
Largura do formulário ou relatório 22 pol. (55,87 cm)
Altura da seção 22 pol. (55,87 cm)
Altura de todas as seções, mais cabeçalhos de seção 200 pol. (508 cm)
(no Modo estrutura)
Número de níveis de formulários ou relatórios 7
aninhados
Número de campos ou expressões que você pode 10
classificar ou agrupar em um relatório
Número de cabeçalhos e rodapés em um relatório 1 cabeçalho/rodapé de relatório; 1
cabeçalho/rodapé de página; 10
cabeçalhos/rodapés de grupo
Número de páginas impressas em um relatório 65.536
Número de controles e seções que você pode adicionar 754
durante a vida útil do formulário ou relatório
Tabela 8 - Especificações de formulário e relatório
12.5.Fontes de dados que o Microsoft Access pode importar ou

vincular
Observação: É possível vincular uma tabela somente em um banco de dados do
Microsoft Access, não em um projeto do Microsoft Access.
Fonte de Dados Versão ou formato com suporte
Banco de dados do Microsoft Access 2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000
Projeto do Microsoft Access 9.0/2000
dBASE III, III+, IV e 5
7 (A vinculação (leitura/gravação) exige o Borland Database
Engine 4.x ou superior )
Paradox, Paradox for Windows 3.x, 4.x e 5.0
8.0 (A vinculação (leitura/gravação) exige o Borland Database
Engine 4.x ou superior )
Planilhas Microsoft Excel 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 e 8.0/97
Planilhas Lotus 1-2-3 .wks, .wk1, .wk3 e .wk4 (vínculo é somente para leitura)
Microsoft Exchange Todas as versões
Arquivos de texto delimitados Todos os conjuntos de caracteres
Arquivos de texto de largura fixa Todos os conjuntos de caracteres
HTML 1.0 (se lista) 2.0, 3.x (se tabela ou lista)
Tabelas SQL, Microsoft Visual FoxPro Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 e 6.x (importação somente)
e dados de outros programas e bancos Para obter uma lista atualizada de drivers de ODBC com suporte,
de dados que oferecem suporte ao consulte o Microsoft Knowledge Base.
protocolo ODBC
Tabela 9 - Fontes de dados que o Microsoft Access pode importar ou vincular

13.EXERCÍCIOS
13.1.Banco de dados
13.1.1.Crie um banco de dados vazio com o seu nome.
13.2.Tabelas
13.2.1.Crie as tabelas da ilustração abaixo.
Tabela -> Pedido Tabela -> Produto

Tabela -> Cliente
*numero_pedido
data_pedido *numero_produto
*cod_cliente
cod_cliente qtd_produto
nome_cliente
preco_produto
bairro_cliente
descr_produto
rua_cliente
cidade_cliente
uf_cliente Tabela -> Itens_Pedidos
* cod_item_pedido
numero_produto
numero_pedido
qtd_pedido
13.2.2.Crie o relacionamento para as tabelas acima.

13.2.3.Edite em modo formulário de dados as tabelas acima e cadastre os
seguintes dados:

13.3.Formulários
13.3.1.Crie um formulário para a tabela Cliente e outro para produto do banco
de dados usando os assistentes de formulários colunar.
13.3.2.Crie um formulário para a tabela Pedido usando o assistente de
formulário e digite os dados conforme abaixo.
13.3.3.Crie um formulário para a tabela itens_Pedido usando o assistente de

formulário e digite os dados conforme abaixo.

13.3.4.Inclua um botão para fechar o formulário no formulário Cliente
13.3.5.Inclua um controle com o cálculo do [total * produto] para calcular o
montante em estoque.
13.4.Consultas
13.4.1.Crie uma consulta para listar todos os campos das tabelas cliente e
produto. [c_cliente e c_produto]
13.4.2.Crie uma consulta para listar [nome do cliente e data do pedido] e
fazendo um relacionamento entre cliente e pedidos. [c_pedido]
13.4.3.Crie uma consulta baseada na consulta anterior para mostrar apenas
os pedidos de uma determinada data. [c_data_pedido]
13.4.4.Crie uma consulta para listar o total gasto em um pedido relacionando
todas as tabelas.[c_total_pedido]
13.5.Relatórios
13.5.1.Crie um relatório para as tabelas cliente e produtos usando
autorelatório.
13.5.2.Crie um relatório para baseado nas 5 consultas anteriores usando
assistente de relatório.
13.6.Página de acesso a dados

13.6.1.Crie uma página de acesso a dados para a consulta [c_pedido] e
grave-a com o nome de [pedido.html]
13.6.2.Acesse pelo brower esta página criada, altere alguns dados e salve as
modificações.
13.6.3.Verifique nas tabelas se suas modificação foram realizadas.
13.7.Menu de controle
13.7.1.Crie um menu de controle com sub-menus clientes, produtos e
pedidos.
13.7.2.Crie estes sub-menus e coloque acesso aos formulário, relatórios e
página de dados de cada sub-menu.
13.7.3.Coloque este sub-menu como inicializador do banco de dados.

14.ÍNDICE
14.1.Ilustrações:
Ilustração 1 - Diagrama de E-R...............................................................................5
Ilustração 2 - Banco de dados Relacional.............................................................7
Ilustração 3 - Relacionamento implementado no Access..................................10
Ilustração 4 - Recursos do Microsoft Access.....................................................11
Ilustração 5 - Assistente de Criação de Banco de dados..................................15
Ilustração 6 - Criação de Banco de dados sem assistente ...............................16
Ilustração 7 – Janela do banco de dados do Access com sua barra de objetos
16
Ilustração 8 - Tabela - Modo estrutura.................................................................18
Ilustração 9 - Tabela - Modo folha de dados.......................................................18
Ilustração 10 - Barra de menus e de ferramentas de tabela..............................19
Ilustração 11 - Tabela - Modo edição de dados - Botão direito.........................19
Ilustração 12 - Modo folha de dados - Barra de navegação de registros........19
Ilustração 13 – Armazenamento das estruturas dos formulários.....................20
Ilustração 14 - Dados da estrutura dos formulários...........................................20
Ilustração 15 - Auto Formulário............................................................................21
Ilustração 16 - Alterar estrutura de um formulário.............................................22
Ilustração 17 - Estrutura de formulários - Exibir ordem de tabulação.............23
Ilustração 18 - Caixa de ferramentas dos controles...........................................23
Ilustração 19 - Exemplo de controle de Caixa de texto com uma fórmula.......24
Ilustração 20 - Resultado da Caixa de Controle com fórmula...........................24
Ilustração 21 - Assistente de botão de comando...............................................25
Ilustração 22 - Exemplo de caixa de combinação..............................................26
Ilustração 23 - Exemplo de caixa de combinação – Origem..............................26
Ilustração 24 - Assistente de caixa de combinação...........................................27
Ilustração 25 - Exemplo de formulário com caixa de combinação...................27
Ilustração 26 - Utilização das Consultas.............................................................28
Ilustração 27 - Consulta de seleção.....................................................................28
Ilustração 28 - Estrutura de modificação e criação das consultas...................29
Ilustração 29 - Consultas - Exemplo de campo "OU".........................................32
Ilustração 30 - Consultas - Exemplo de campo "E - Critério"...........................33
Ilustração 31 - Consulta com multiplicidade de "E" e "OU"..............................33
Ilustração 32 – Armazenamento das estruturas dos Relatórios.......................35
Ilustração 33 - Exemplo de vínculos de controles nos Relatórios...................35
Ilustração 34 - Criação de relatórios com o AutoRelatório................................36
Ilustração 35 - Criando relatórios com o Assistente de Relatório....................37
Ilustração 36 - Criação de um novo Relatório ....................................................37
Ilustração 37 - Criação de Etiquetas - Selecionando tipo de etiquetas............38
Ilustração 38 - Configurando uma impressora...................................................39
Ilustração 39 - Guia de configuração de páginas...............................................40
Ilustração 40 - Estrutura de um relatório e suas sessões.................................40
Ilustração 41 - Autoformatação de Relatórios....................................................41
Ilustração 42 - Caixa Classificar e Agrupar.........................................................41
Ilustração 43 - Exemplo de relatório utilizando agrupamentos........................42

Ilustração 44 - Exemplo de caixa de texto com função......................................42
Ilustração 45 - Estrutura de uma página de acesso a dados............................44
Ilustração 46 - Nova página de acesso a dados - AutoPágina..........................46
Ilustração 47 - Nova página de acesso a dados - Assistente de página..........47
Ilustração 48 - Página de acesso a dados – Cliente...........................................48
Ilustração 49 - Página de acesso a dados - Cliente 2.........................................48
Ilustração 50 - Barra de ferramentas de controles.............................................49
Ilustração 51 - Exemplo de controles acoplados, não-acoplados e calculados
50
Ilustração 52 - Menu de Controle – Formulário principal...................................52
Ilustração 53 - Gerenciador do menu de controle..............................................53
Ilustração 54 - Editar página do menu de controle.............................................53
Ilustração 55 - Editar item do menu de controle.................................................53
Ilustração 56 - Tabela de Controle do Menu de Controle...................................54
14.2.Tabelas:
Tabela 1 - Tabela para ser normalizada..................................................................8
Tabela 2 - Aplicação da 1FN....................................................................................9
Tabela 3 - Aplicação da 2FN....................................................................................9
Tabela 4 - Aplicação da 3FN..................................................................................10
Tabela 5 - Especificações gerais do banco de dados do Microsoft Access....55
Tabela 6 - Especificações de tabela de banco de dados do Microsoft Access
55
Tabela 7 - Especificações de consulta de banco de dados do Microsoft
Access.....................................................................................................................56
Tabela 8 - Especificações de formulário e relatório...........................................56
Tabela 9 - Fontes de dados que o Microsoft Access pode importar ou vincular
56

Exemplos
14.3.Exemplos de manipulação e cálculo de datas em formulários,

relatórios e páginas de acesso a dados
A tabela a seguir lista exemplos de expressões que você pode utilizar em controles
calculados em formulários, relatórios e páginas de acesso a dados.
Expressão Descrição
=Data() Utiliza a função Data para exibir a data atual na forma
dd-mm-aa, onde dd é o dia (de 1 a 31), mm é o mês (de 1
a 12) e aa são os dois últimos dígitos do ano (de 1980 a
2099).
=Formato(Agora(); "ss") Utiliza a função Formato para exibir o número da
semana do ano que a data atual representa, onde ss vai
de 1 a 53.
=PartData("aaaa"; [DataDoPedido]) Utiliza a função PartData para exibir o ano em quatro
dígitos do valor do campo DataDoPedido.
=SomData("a"; -10, [DataPrometida]) Utiliza a função SomData para exibir uma data que está
10 dias antes do valor do campo DataPrometida.
=DifData("d"; [DataDoPedido]; [DataDeEnvio]) Utiliza a função DifData para exibir a variação em dias
entre os valores dos campos DataDoPedido e
DataDeEnvio.
Observações
Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a expressão com o operador
=. Em uma página de acesso a dados, você pode omitir o operador = e digitar um alias em vez dele;
por exemplo, digite NúmeroDaSemana: Formato(Agora(), "ww").
• Quando você definir a propriedade Nome de um controle calculado em um
formulário ou relatório, ou definir a propriedade ID de um controle calculado em
uma página de acesso a dados, certifique-se de utilizar um nome exclusivo. Não
utilize o nome ou código de um dos controles já utilizados na expressão.
• Em uma expressão em um formulário ou relatório, você pode utilizar o nome de um
controle ou o nome de um campo em uma origem do registro base. Em uma
expressão em uma página de acesso a dados, você pode utilizar somente o nome
de um campo que esteja na definição de dados da página.
14.4.Exemplos de expressões que calculam ou manipulam dados e, em

seguida, utilizam o resultado como critério
Campo Expressão Descrição
DataDeEntrega Entre Data( ) E SomData("m"; 3; Data( )) Utiliza o operador Between...And e
as funções SomData e Data para
exibir pedidos requeridos desde a
data de hoje até daqui a três meses.
DataDoPedido < Data( )- 30 Utiliza a função Data para exibir
pedidos de mais de 30 dias atrás.
DataDoPedido Ano([DataDoPedido])=1996 Utiliza a função Ano para exibir
pedidos com datas do pedido de
1996.
DataDoPedido PartData("t"; [DataDoPedido])=4 Utiliza a função PartData para exibir
pedidos do quarto trimestre.
DataDoPedido DataSerial(Ano Utiliza as funções DataSerial, Ano e
([DataDoPedido]); Mês para exibir pedidos do último dia
Mês([DataDoPedido])+1; 1)-1 de cada mês.
DataDoPedido Ano([DataDoPedido])= Utiliza as funções Ano e Mês e o
Ano(Agora()) And Mês([DataDoPedido])= operador And para exibir pedidos do
Mês(Agora()) ano e mês atuais.

14.5.Exemplos de manipulação de valores de texto em formulários,
="N/A" Exibe N/A.
=[Nome] & " " & [Sobrenome] Exibe os valores dos campos Nome e Sobrenome separados por
um espaço.
=Esquerda([NomeDoProduto], 1) Utiliza a função Esquerda para exibir o primeiro caractere do valor
do campo NomeDoProduto.
=Direita([CódigoDoBem], 2) Utiliza a função Direita para exibir os 2 últimos caracteres do valor
do campo CódigoDoBem.
=SuprEspaço([Endereço]) Utiliza a função SuprEspaço para exibir o valor do campo
Endereço, removendo qualquer espaço inicial ou final.
=SeImed(ÉNulo[Região]); [Cidade] Utiliza a função SeImed para exibir os valores dos campos Cidade
& " " & [CEP]; [Cidade] & " " & e CEP se Região for Nulo ("Null"); caso contrário, exibe os valores
[Região] & " " & [CEP]) dos campos Cidade, Estado e CEP, separados por espaços.
Observações
• Na propriedade OrigemDoControle de um controle calculado, preceda a
expressão com o operador =. Em uma página de acesso a dados, você pode omitir
o operador = e digitar um alias em vez dele; por exemplo, digite NomeCompleto:
[Nome] & " " & [Sobrenome].
use o nome ou código de um dos controles já utilizados na expressão.
• Em uma expressão em um formulário ou relatório, você pode usar o nome de um
controle ou campo na origem do registro base. Em uma expressão em uma página
de acesso a dados, você pode usar somente o nome de um campo que esteja na
definição de dados dessa página.
14.6.Exemplos de expressões que utilizam valores de texto como

critério
Campo Expressão Descrição
CidadeDestino "Londres" Exibe os pedidos enviados para
Londres.
CidadeDestino "Londres" Or "Rio de Janeiro" Utiliza o operador Or para exibir
pedidos enviados para Londres ou Rio
de Janeiro.
DataDeEnvio Between #5/1/95# And #10/1/95# Utiliza o operador Between...And para
exibir pedidos enviados não antes de 5-
Jan-95 e não depois de 10-Jan-95.
DataDeEnvio #2/2/95# Exibe pedidos enviados em 2-Feb-95.
PaísDestino In("Canadá"; "RU") Utiliza o operador In para exibir
pedidos enviados para o Canadá ou o
Reino Unido.
PaísDestino Not "EUA" Utiliza o operador Not para exibir
pedidos enviados para países que não
sejam Estados Unidos.
NomeDoDestinatário Como "S*" Pedidos enviados para clientes cujo
nome começa com a letra S.
NomeDaEmpresa >="N" Exibe pedidos enviados para empresas
cujos nomes começam com as letras de
N a Z.
NúmeroDoPedido Direita([NúmeroDoPedido]; 2)="99" Utiliza a função Direita para exibir
pedidos com valores de
NúmeroDoPedido terminando em 99.
NomeDaEmpresa Compr([NomeDaEmpresa]) Utiliza as funções Compr e Val para
>Val(30) exibir pedidos de empresas cujo nome

tem mais de 30 caracteres de
comprimento.
14.7.Exemplos de expressões que utilizam parte do valor de um campo

como critério
Campo Expressão Exibe
NomeDoDestinatário Como "S*" Pedidos enviados para clientes cujos nomes
começam com a letra S.
NomeDoDestinatário Como "*Importações" Pedidos enviados para clientes cujos nomes
terminam com a palavra "Importações".
NomeDoDestinatário Como "[A-D]*" Pedidos enviados para clientes cujos nomes
começam com A até D.
NomeDoDestinatário Como "*ar*" Pedidos enviados para clientes cujos nomes
incluem a seqüência de letras "ar".
NomeDoDestinatário Como "Maison Dewe?" Pedidos enviados para o cliente com "Maison"
como primeira parte de seu nome e um segundo
nome de 5 letras no qual as primeiras 4 são "Dewe"
e a última é desconhecida.
14.8.Exemplos de como efetuar operações aritméticas em formulários,

Se você utilizar esta expressão O Microsoft Access exibirá
=[Subtotal]+[Frete] A soma dos valores dos campos Subtotal e Frete.
=[DataDeEntrega]-[DataDeEnvio] A diferença entre os valores dos campos DataDeEntrega e
DataDeEnvio.
=[Preço]*1,06 O produto do valor do campo Preço e 1,06 (adiciona 6 por cento
ao valor Preço).
=[Quantidade]*[Preço] O produto dos valores dos campos Quantidade e Preço.
=[TotalDoFuncionário]/[TotalDoPaís] O quociente dos valores dos campos TotalDoFuncionário e
TotalDoPaís.
Observações
o operador = e digitar um alias em vez dele; por exemplo, digite ExtendedPrice:
[Quantidade]*[Preço].
• Em uma expressão em um formulário ou relatório, você pode utilizar o nome de um
controle ou o nome de um campo na origem do registro base. Em uma expressão
em uma página de acesso a dados, você pode utilizar somente o nome de um
campo que esteja na definição de dados da página.
• Quando você utiliza um operador aritmético (+, -, *, /) em uma expressão e o valor
de um dos controles na expressão é Nulo ("Null"), o resultado de toda a expressão
será Nulo. Em um formulário ou relatório, se for possível que algum registro em um
dos controles utilizado na expressão tenha um valor Nulo, você poderá converter o
valor Nulo em zero utilizando a função Nz; por exemplo:
=Nz([Subtotal])+Nz([Frete])
14.9.Exemplos de regras de validação de campo em tabelas e controles

de formulários
Definição da Regra de Validação Definição do Texto de Validação
<>0 Insira um valor diferente de zero.

0 Ou >100 O valor precisa ser 0 ou maior que 100.
Como "J???" O valor deve ter quatro caracteres, começando com a
letra J.
<#1/1/96# Insira uma data anterior a 1996.
>=#1/1/97# E <#1/1/98# A data deve ser em 1997.
StrComp(UCase([Sobrenome]), Os dados no campo Sobrenome devem ser inseridos
[Sobrenome],0) = 0 com letras maiúsculas.
14.10.Exemplos de referência a valores em formulários e relatórios

calculados em formulários.
Se você utilizar esta expressão O Microsoft Access exibirá
=Forms![Pedidos]![NúmeroDoPedido] O valor do controle NúmeroDoPedido no formulário Pedidos.
=Forms![Pedidos]![Subform O valor do controle SubtotalDoPedido no subformulário Pedidos
Pedidos]![SubtotalDoPedido] do formulário Pedidos.
=Forms![Pedidos]![Subform O valor da terceira coluna no NúmeroDoProduto, uma caixa de
Pedidos]![NúmeroDoProduto].Coluna(2) listagem com várias colunas no subformulário Pedidos do
formulário Pedidos. (0 se refere à primeira coluna, 1 se refere à
segunda e assim por diante).
=Forms![Pedidos]![Subform O produto do valor do controle Preço no subformulário Pedidos
Pedidos]![Preço]*1,06 do formulário Pedidos e 1,06 (adiciona 6 por cento ao valor do
controle Preço).
=Parent![NúmeroDoPedido] O valor do controle NúmeroDoPedido no formulário principal ou
pai do subformulário atual.
Observações
• Em um controle calculado, preceda a expressão com o operador =.
• Quando você definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se
de utilizar um nome exclusivo. Não utilize o nome de um dos controles já utilizado
na expressão.
14.11.Exemplos de retorno de um entre dois valores em formulários,

calculados em formulários, relatórios e páginas de acesso a dados.
=SeImed([Confirmado] = "Sim"; "Pedido Utiliza a função SeImed para exibir a mensagem
Confirmado"; "Pedido Não-Confirmado") "Pedido Confirmado" se o valor do campo Confirmado
for Sim; caso contrário, exibe a mensagem "Pedido
Não-Confirmado".
=SeImed(ÉNulo([País]); " "; [País]) Utiliza a função SeImed para exibir uma seqüência
vazia se o valor do campo País for Nulo ("Null"); caso
contrário, exibe o valor do controle País.
=SeImed(ÉNulo[Região]); [Cidade] & " " & [CEP]; Utiliza a função SeImed para exibir os valores dos
[Cidade] & " " & [Região] & " " & [CEP]) campos Cidade e CEP se Região for Nulo; caso
contrário, exibe os valores dos campos Cidade,
Região e CEP.
=SeImed(ÉNulo([DataDeEntrega] - Utiliza a função SeImed para exibir a mensagem
[DataDeEnvio]); "Verificar se falta uma data"; "Verificar se falta uma data" se o resultado da
[DataDeEntrega] - [DataDeEnvio]) subtração da DataDeEntrega da DataDeEnvio for
Nulo; caso contrário, exibe a diferença entre os
valores dos campos DataDeEntrega e DataDeEnvio.
Observações
o operador = e digitar um alias em vez dele; por exemplo, digite DisplayCountry:
SeImed(ÉNulo([País]), " ", [País]).
• Em uma expressão de um formulário ou relatório, você pode usar o nome de um
controle ou o nome de um campo na origem do registro base. Em uma expressão
em uma página de acesso a dados, é possível usar somente o nome de um campo
que esteja na definição de dados da página.
14.12.Exemplos de utilização de funções agregadas em formulários e

relatórios
calculados em formulários e relatórios.
=Média([Frete]) Utiliza a função Média para exibir a média dos valores
do controle Frete.
=Contar([NúmeroDoPedido]) Utiliza a função Contar para exibir o número de
registros no controle NúmeroDoPedido.
=Soma([Vendas]) Utiliza a função Soma para exibir a soma dos valores
do controle Vendas.
=Soma([Quantidade]*[Preço]) Utiliza a função Soma para exibir a soma do produto
dos valores dos controles Quantidade e Preço.
=[Vendas]/Soma([Vendas])*100 Exibe a porcentagem de vendas, determinada pela
divisão do valor do controle Vendas pela soma de todos
os valores do controle Vendas.
Observação Se a propriedade Formato do controle
estiver definida em Porcentagem, não inclua o *100.
Observações
• Em um controle calculado, preceda a expressão com o operador =.
• Quando você definir a propriedade Nome de um controle calculado, certifique-se
de utilizar um nome exclusivo. Não utilize o nome de um dos controles já utilizado
na expressão.
• Você não pode utilizar o nome de um controle em uma expressão que utiliza uma
função agregada; somente nomes de campos de uma tabela, consulta ou instrução
SQL.
14.13.Exemplos de condições de macro

Utilize esta expressão Para executar a ação se
[Cidade]="Paris" Paris é o valor de Cidade no campo no
formulário de onde a macro foi executada.
DContar("[NúmeroDoPedido]", "Pedidos")>35 Há mais de 35 entradas no campo
NúmeroDoPedido da tabela Pedidos.
DContar("*", "Detalhes do Pedido", Há mais de três entradas na tabela Detalhes
"[NúmeroDoPedido]=Forms![Pedidos]![ do Pedido na qual o campo NúmeroDoPedido
NúmeroDoPedido]")>3 da tabela coincide com o campo
NúmeroDoPedido no formulário Pedidos.
[DataDeEnvio] Entre #2-Fev-1995# E #2-Mar-1995# O valor do campo DataDeEnvio no formulário
de onde a macro é executada não é anterior a
a 2-Fev-1995 ou posterior a
2-Mar-1995.
Forms![Produtos]![UnidadesEmEstoque]<5 O valor do campo UnidadesEmEstoque no
formulário Produtos é menor do que 5.
ÉNulo([Nome]) O valor Nome no formulário de onde a macro
é executada é Nulo ("Null") (não tem valor).
Essa expressão é equivalente a [Nome] É
Nulo.

[País]="RU" E O valor no campo País no formulário de onde
Forms![TotaisDeVendas]![TotalDePedidos]>100 a macro é executada é RU, e o valor do campo
TotalDePedidos no formulário TotaisDeVendas
é maior do que 100.
[País] Em ("França", "Itália", "Espanha ") E O valor no campo País no formulário do qual
Compr([CEP])<>5 a macro é executada é França, Itália ou
Espanha e o código postal não tem cinco
caracteres.
CaixaDeMensagem("Confirma alterações?",1)=1 Você clica em OK em uma caixa de diálogo
que a função CaixaDeMensagem exibe. Se
você clica em Cancelar na caixa de diálogo, o
Microsoft Access ignora a ação.
• Dica Para fazer com que o Microsoft Access ignore temporariamente uma ação,
insira Falso como condição. Ignorar temporariamente uma ação pode ser útil
quando você estiver tentando encontrar problemas em uma macro.

Apostila de Access Básico

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Apostila de Microsoft Access 2000 - Básico

Autor: Paulo Sergio Porto

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 1 / 67

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 2 / 67

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 3 / 67

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 4 / 67

1.2.1.Modelos lógicos baseados em objetos

Rua Nome CPF Saldo Númer

Ilustração 1 - Diagrama de E-R

1.2.2.Modelo lógico baseado em registros

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 5 / 67

1.3.Linguagens de banco de dados

1.4.Gerenciador de banco de dados

1.5.Usuários de banco de dados

1.6.Banco de Dados Relacional

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 6 / 67

Ilustração 2 - Banco de dados Relacional

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 7 / 67

Tabela -> Pedido

Tabela 1 - Tabela para ser normalizada

2.2.1ª Forma Normal (1FN)

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 8 / 67

Tabela -> Pedido

Tabela 2 - Aplicação da 1FN

2.3.2ª Forma Normal (2FN)

Tabela -> Cliente

Tabela 3 - Aplicação da 2FN

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 9 / 67

Tabela -> Pedido Tabela -> Produto

Tabela 4 - Aplicação da 3FN

Ilustração 3 - Relacionamento implementado no Access

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 10 / 67

3. MICROSOFT ACCESS 2000

Ilustração 4 - Recursos do Microsoft Access

3.1.Sobre a criação de um banco de dados

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 11 / 67

3.2.Determinar a finalidade do seu banco de dados

3.3.Determinar os campos necessários no banco de dados

3.4.Determinar as tabelas de que você necessita no banco de dados

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 12 / 67

3.5.Determinar a qual tabela cada campo pertence

3.6.Identificar os campos com valores exclusivos em cada registro

3.7.Determinar os relacionamentos entre tabelas

3.8.Refinar seu design

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 13 / 67

3.9.Inserir dados e criar outros objetos de banco de dados

3.10.Usar as ferramentas de análise do Microsoft Access

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 14 / 67

4. TRABALHANDO COM UM BANCO DE DADOS DO

4.1.Criar um banco de dados utilizando um Assistente de banco de

Ilustração 5 - Assistente de Criação de Banco de dados

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 15 / 67

Ilustração 6 - Criação de Banco de dados sem assistente

4.3.Após o banco de dados aberto

Ilustração 7 – Janela do banco de dados do Access com sua barra de objetos

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 16 / 67

5.2.Como os dados são organizados em tabelas

5.3.Modo de design da tabela

Paulo Sergio Porto 2002 Pág.: 17 / 67

Ilustração 8 - Tabela - Modo estrutura

5.4.Modo de folha de dados da tabela

Ilustração 9 - Tabela - Modo folha de dados

• Imprima ou visualize dados.

• Classifique registros em ordem ascendente e decrescente .