ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2011

Radicado No: 2828

Subsistema de Control Estratgico Avances La Escuela Superior de Guerra cuenta con el Cdigo de tica del comportamiento Militar, documento que contiene slidas bases de moral, respeto a la dignidad humana, principios y valores, para el fortalecimiento de la capacidad de liderazgo interno y externo. El documento ha sido socializado a los servidores de la entidad a travs de la orden semanal, diferentes reuniones de estado mayor y coordinacin acadmica, as como la publicacin en las carpetas pblicas. Desarrollo del Talento Humano La Alta Direccin practica y promueve el bienestar, respeto, el trabajo en equipo, la participacin del personal en la toma de decisiones y las buenas relaciones interpersonales; as como en el fortalecimiento de la familia. Se cuenta con personal idneo para la prestacin del servicio de bienestar (medicinaodontologa-orientacin espiritual y sicologa) Estilo de Direccin Las evidencias expresan un compromiso de la alta direccin frente al Sistema de Control Interno y de la calidad en cumplimiento a las normas vigentes. La Direccin brinda todo su apoyo, compromiso y direccionamiento en la bsqueda de proyectos, actividades y tareas que conlleven a la excelencia acadmica en los programas acadmicos y al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestin. En cumplimiento al derecho fundamental que tienen todas las personas de realizar peticiones respetuosas con el fin de resolver situaciones o inquietudes; la ESDEGUE a travs de sus buzones de sugerencias y la pagina Web, recibe y brinda respuesta oportuna a stas; generando informes mensuales del seguimiento a la Direccin de la Escuela y al Comando General de las Fuerzas Militares. Con relacin a los procesos contractuales, la ESDEGUE se encuentra inscrita en el Portal nico de Contratacin a fin de garantizar la transparencia en la adquisicin de los bienes y servicios.

Planes y Programas. El Manual de la Calidad de la ESDEGUE, describe los criterios, mtodos, actividades y procesos del Sistema de Gestin de la Calidad, de acuerdo con lo evaluado y certificado en cuanto al cumplimiento de los requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009. La planeacin de la Escuela est orientada con fundamento en la Gua de Planeamiento Estratgico emitida por el Comando General y Gua de Planeamiento Estratgico de la Escuela, en las cuales se alinean los objetivos estratgicos de la entidad con los objetivos de Calidad, a efecto de garantizar su cumplimiento, a travs de la planeacin, ejecucin y control del Plan de Accin Anual. Se cuenta un procedimiento especfico llamado Planeacin y Seguimiento Ejecucin Presupuestal documentado en el Sistema de Gestin de la Calidad, para efectuar el seguimiento a la ejecucin del presupuesto asignado a la Escuela. Modelo de operacin por procesos La escuela cuenta un mapa de procesos en donde interactan los procesos estratgicos (1), misionales (3), de apoyo (6) y de seguimiento (2); ste documento es conocido por los funcionarios a travs de la pgina web, de carpetas pblicas y de procesos de capacitacin del Sistema de gestin de la Calidad. Se han efectuado ajustes al mapa de procesos y a la documentacin, teniendo en cuenta los requerimientos de los clientes internos, externos y partes interesadas y con la debida aprobacin de las reuniones de la Direccin. En razn a que la calidad y el control deben estar presentes en todas las reas, procesos y actividades; se integraron el Sistema de Gestin Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno en todos los aspectos de la Escuela, ambos sistemas enfocan su estructura bajo un ciclo PHVA por contener elementos comunes. Estructura Organizacional Se cuenta con el soporte jurdico por parte del Comando Superior de la estructura organizacional ajustada acorde con la proyeccin de la escuela y necesidades de los procesos que se adelantan. (Disposicin 060 del 28 de noviembre de 2011 Por la cual se modifica parcialmente el artculo 2 de la Disposicin No. 014 del 17 de mayo de 2011 "Por la cual se aprueba la Estructura Organizacional y las Tablas de Organizacin y Equipo (TOE) de las Dependencias y Unidades del Comando General de las Fuerzas Militares"). ADMINISTRACIN DEL RIESGO

El Comit Directivo de la Calidad, estableci como poltica de administracin del riesgo la siguiente: La Escuela se compromete a administrar los riesgos inherentes a sus procesos, estableciendo y aplicando acciones preventivas, controles efectivos y acciones correctivas que permiten contrarrestar eventos que afecten el normar desarrollo de sus

actividades, garantizando el logro de los objetivos propuestos. La cual se encuentra publicada en la pgina web, carpetas pblicas y en cartelera para el conocimiento de todo el personal de la Escuela. Se cuenta con el registro de la Matriz DOFA de los doce (12) procesos establecidos en la Escuela, insumo inicial estratgico para la elaboracin del Plan de Accin y mapa de riesgos. Se identifican los riesgo de acuerdo con la Gua de Administracin del Riesgo de Departamento Administrativo de la Funcin Pblica; todos los procesos cuentas con mapa de riesgos y se han efectuado capacitaciones a los funcionarios de la Escuela por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Oficina de Planeacin y Autoevaluacin del tema en mencin. Dificultades Alta rotacin del personal de planta del la Escuela requiriendo esfuerzos adicionales para procesos de capacitacin. Subsistema de Control de Gestin Avances Polticas de operacin Las Polticas de Operacin de la ESDEGUE, se encuentran publicadas en carpetas pblicas en el documento Gua de Planeamiento Estratgico ESDEGUE 2011-2014 y acuerdo No. 002 del 26 de noviembre de 2010, en donde se modifica el Proyecto Educativo Institucional, denominado La Educacin y las Operaciones Conjuntas, factores estratgicos para alcanzar la Paz. Procedimientos Los procedimientos describen la manera de realizar las diferentes actividades, y stas han sido implementados para el conocimiento de todos los funcionarios; estn colgados en carpetas pblicas para todos los procesos con excepcin de el proceso Gestin de la Seguridad (por polticas de seguridad), existen otros elementos como son los manuales, instructivos, guas y directivas que fortalecen la ejecucin de las actividades. Controles Existe compromiso de la direccin en la divulgacin de controles y su aplicacin est contemplado en los procedimientos.

Los seguimientos y mediciones, se efectan en las etapas planeadas. Se mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptacin mediante los registros de satisfaccin del cliente, de seguimiento y medicin.

Se han establecido puntos crticos o de control en cada proceso, lo cual ha permitido la buena presentacin del Sistema de Gestin de Calidad en las auditoras realizadas.

Indicadores Se cuenta con indicadores de Plan de Accin, de Riesgos y propios del Sistema de Gestin de la Calidad, a fin de lograr verificar el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y efectividad de las actividades proyectadas. Se generan acciones de mejora continua (correctiva, preventivas) para efectuar seguimiento a las actividades proyectadas, estos se evalan de forma trimestral.

Manual de procedimientos En un instrumento que integra todos los procedimientos documentados del sistema de calidad que orienta el cmo desarrollar las actividades.

Informacin La informacin primaria es el insumo para la toma de decisiones, entre estos la ESDEGUE cuenta con el Plan de Mejoramiento de la Contralora, Plan de Mejoramiento del Comando General de las Fuerzas Militares. Los medios utilizados para su difusin se realizan a travs de la Formacin General, Orden Semanal, pgina web, correo electrnico, folletos, carteleras, boletines, Buzn de sugerencias, portal nico de contratacin y el Sistema Integrado para la Gestin Administrativa y Acadmica. Los sistemas de informacin se constituyen en una herramienta para el cumplimiento de las funciones, la ESDEGUE cuenta con el Sistema de informacin Financiera SIIF 2, Sistema Integrado para la Gestin Administrativa y Acadmica, herramienta para el manejo documental, Suite Visin Empresarial, Sistema Acadmico Integrado (SAI). Comunicacin Pblica. Se realiza con las revistas: Fuerzas Armadas y Seguridad y Defensa, adicionalmente con el portafolio de servicios y a travs de la pgina web. Dificultades Deficiencia en la definicin de indicadores de gestin que permitan la medicin del cumplimiento de los objetivos. No existe en forma independiente un proceso a nivel estratgico que se encargue de las comunicaciones internas, pblicas y protocolo de la Escuela.

Subsistema de Control de Evaluacin Avances

Autoevaluacin y Evaluacin independiente Se cuenta con los siguientes documentos para la autoevaluacin, los cuales permiten monitorear y evaluar los diferentes procesos de la Escuela, as: Procedimiento Informe de Gestin del 28 de octubre de 2011, versin 0. Planeamiento Indicadores de Gestin, del 06 de febrero de 2012, versin 0. Aplicativo para la realizacin del Diagnstico MECI 1000: 2005, del DAFP Procedimiento Auditoras Internas. Procedimiento Acciones correctivas y Preventivas.

Asimismo, se cuenta con indicadores de gestin generados del Plan de Accin y mapa de Riesgos, a los cuales se les efecta seguimiento y control en forma trimestral. El incumplimiento de estos genera acciones de mejora, ya sean preventivas o correctivas. Se cuenta con un equipo auditor capacitado en las Normas NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 y con el procedimiento obligatorio documentado a fin de obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva en cumplimiento con las polticas y procedimientos. Plan de mejoramiento institucional, por procesos y Planes de mejoramiento individual Plan de Mejoramiento Institucional, se encuentra en carpetas pblicas el Plan de Mejoramiento de la Contralora y el del Comando General de las Fuerzas Militares. Planes de Mejoramiento por procesos (De las auditoras internas al Sistema de Gestin de Calidad e inspecciones por parte de la Inspeccin General de las Fuerzas Militares). Se encuentra en carpetas pblicas, Plan de Mejoramiento CGFM. Se cuenta con el Registro de mejora individual MECI de fecha 11 de abril-2011, versin 0. Dificultades No aplica. Estado general del Sistema de Control Interno El puntaje obtenido en la aplicacin de la encuesta Modelo Estndar de Control Interno "Encuesta MECI Calidad" diligenciada a travs de la herramienta del Departamento Administrativo de la Funcin pblica -DAFP- arroj los siguientes resultados: calidad del 98.24% y MECI del 99.79%, dando un rango ptimo para la Escuela Superior de Guerra, lo cual demuestra el avance y cumplimiento en las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC GP 1000:2009 y MECI 1000:2005, ratificando as la re-certificacin recibida por la empresa SGS en diciembre de 2011.

Recomendaciones Continuar con el proceso de sensibilizacin y socializacin en el tema de control interno y en especial mapas de riesgo, indicadores de gestin, sistema de gestin de la calidad. Evaluar la creacin de incluir en el mapa de proceso, un proceso a nivel estratgico que se encargue de las comunicaciones internas, pblicas y protocolo de la Escuela.

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CR. Aura Jeanneth Paez Castiblanco MG JAIRO ALFONSO APONTE Revisado por: PRIETO MG JAIRO ALFONSO APONTE Aprobado por: PRIETO

28/02/2012 12:00:00 a.m. 28/02/2012 12:00:00 Fecha: a.m. 28/02/2012 12:00:00 Fecha: a.m. Fecha: