Guía Metodológica Pisam

Servicio de Evaluacin Institucional
Ebaluazio Instituzionalerako Zerbitzua

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PLAN DE IMPLEMENTACIN Y
SEGUIMIENTO DE ACCIONES
DE MEJORA:

GUA METODOLGICA

Vicerrectorado de Calidad e Innovacin Docente Kalitate eta Ikasketa Berrikuntzako Errektoreordetza

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NDICE

1. INTRODUCCIN

2. OBJETO DE LA GUA

3. ESTRUCTURA DE LA GUA

4. PLAN DE ACCIONES DE MEJORA Y ACCIONES DE MEJORA

5. IMPLEMENTACIN DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

5.1. FASE 1: FORMACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO
5.2. FASE 2: PLANIFICACIN
5.3. FASE 3: DESARROLLO

6. SEGUIMIENTO Y REVISIN PERIODICA DEL PLAN DE ACCIONES
DE MEJORA

6.1. SEGUIMIENTO Y REVISIN INTERNO
6.2. SEGUIMIENTO EXTERNO

7. ELABORACIN DE LA MEMORIA DE DESARROLLO

8. ANEXO 1: FICHAS

9. ANEXO 2: PROTOCOLO PARA LA ELABORACIN DE LA MEMORIA
DE DESARROLLO.


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1. INTRODUCCIN

Un plan de acciones de mejora surge como resultado de un proceso previo
de anlisis y reflexin entorno a la realidad de una titulacin, centro, o
servicio determinado, es decir, mediante un proceso de autoevaluacin.

Mediante dicho proceso de autoevaluacin, la organizacin conoce su
situacin real con respecto al modelo propuesto, determinando cules son
sus fortalezas, cules son sus debilidades y dimanando de tal anlisis,
resultan propuestas de mejora, lo que constituye el elemento de partida
para la realizacin del plan de acciones de mejora.

El plan de acciones de mejora se constituye en un objetivo del proceso de
mejora continua y en l, se recogen y formalizan los objetivos de mejora y
las correspondientes actuaciones dirigidas a fortalecer los puntos fuertes y
resolver los puntos dbiles de manera priorizada y temporalizada. Por ello,
la elaboracin de dicho plan requiere el respaldo y la implicacin de todos
los responsables que, de una u otra forma, tengan relacin con la unidad
objeto de anlisis.

Un plan de acciones de mejora permite:

- Repensar la unidad para adaptarse a los nuevos cambios que
presenta el contexto.

- Definir los objetivos que se quieren alcanzar a corto y medio plazo.

- Establecer prioridades en las lneas de actuacin.

- Incrementar la eficiencia en la gestin.

- Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad.

Para que un plan de acciones de mejora resulte eficaz, las acciones de
mejora propuestas deben ser consensuadas, coherentes con la estrategia de
la institucin en la que se integran, viables y operativizadas, es decir, deben
estar lo ms detalladas posible, de forma que antes de poner en marcha la
propia accin de mejora, se conozca qu tareas va a conllevar dicha accin,
quin es el responsable de las mismas, en qu perodo aproximado se va a
llevar a cabo, qu recursos van a ser necesarios, etc.


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Las principales virtudes de los planes de acciones de mejora son:

- Flexibilidad: no es un mtodo cerrado y prefijado, facilita variaciones
y adaptaciones.

- Utilidad: es un instrumento til y eficaz para el logro de los objetivos
fijados y para mantener la razn de ser de la organizacin.

No obstante, los planes de acciones de mejora tambin tienen algunos
riesgos, tales como:

- Dar ms peso a los procesos de planificacin y desarrollo que a los
resultados deseados.

- Considerarlos como un fin y no como un medio para la mejora
continua. En este sentido, es aconsejable priorizar las acciones de
mejora empezando por las acciones ms viables y sencillas de llevar
a cabo.


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2. OBJETO DE LA GUA

Teniendo como referencia el contexto de profundos cambios en el que nos
encontramos en este camino hacia el Espacio Europeo de Educacin
Superior (EEES), el Servicio de Evaluacin Institucional/Ebaluazio
Instituzionalerako Zerbitzua (SEI/EIZ) ha elaborado la presente gua con el
objeto de proporcionar a las titulaciones, centros y servicios una
herramienta metodolgica til a la hora de implementar los cambios o
acciones de mejora detectadas a travs del proceso de autoevaluacin,
acciones de mejora que van a ayudar a adaptarse mejor al nuevo Espacio
Europeo de Educacin Superior (EEES).

As pues, los principales objetivos de esta gua son:

- Proporcionar a la comunidad universitaria un instrumento til para el
desarrollo y seguimiento de los planes de acciones de mejora.

- Impulsar la puesta en marcha de los planes de acciones de mejora
derivados de los procesos de autoevaluacin.

- Armonizar las acciones de las distintas comisiones de calidad en una
misma direccin.

- Introducir cambios en la cultura organizativa universitaria basados en
la mejora continua.

Para la elaboracin de la presente gua se ha tenido en cuenta:

- La experiencia del SEI/EIZ en el Plan de Implementacin y
Seguimiento de Acciones de Mejora, llevado a cabo durante el curso
2005/06.

- El documento Marco general para el establecimiento, el seguimiento
y la revisin de los planes de acciones de mejora elaborado por la
Agncia per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya.

- El documento Plan de acciones de mejora de ANECA para la
elaboracin de los planes de acciones de mejora derivados del
Programa de Evaluacin Institucional PEI/EIP.


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3. ESTRUCTURA DE LA GUA

En cuanto a la Estructura de la gua, en ella se abordan los siguientes
apartados:

- Implementacin del plan de acciones de mejora: se describen
las tres fases principales para poner en marcha el plan, es decir, la
fase de formacin del equipo de trabajo, la fase de planificacin y la
de desarrollo. En este apartado se hace referencia a una serie de
fichas que sirven de apoyo al proceso y que constituyen otro
apartado.

- Seguimiento y revisin peridica del Plan de acciones de
mejora: se describe la diferencia entre el seguimiento y la revisin
del Plan de acciones de mejora y se distinguen dos tipos de
seguimiento: seguimiento interno del propio grupo de trabajo y
seguimiento externo, por parte de los responsables de la universidad.

- Elaboracin de la memoria de desarrollo: se describen las
caractersticas y el contenido que debe tener la memoria final del
plan de acciones de mejora.

- Anexo 1: Fichas: para facilitar la implementacin y seguimiento del
plan de acciones de mejora, se incluyen una serie de fichas en un
formato estndar que deben ser cumplimentadas y presentadas como
anexo de la memoria.

- Anexo 2: Protocolo para la elaboracin de la memoria de
desarrollo del plan de acciones de mejora: se explica de forma
ms detallada el contenido que debe aparecer. Es el formato en el
que se debe presentar la memoria y permite organizar la informacin
y realizar las valoraciones semicuantitativas pertinentes.


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4. PLAN DE ACCIONES DE MEJORA Y ACCIONES DE
MEJORA

4.1. El Plan de Acciones de Mejora

Un plan de acciones de mejora es un conjunto de actuaciones, con
indicacin de etapas o acciones, responsables, fechas previstas, recursos
necesarios y mtodo o indicadores de seguimiento, resultante de un
diagnstico estructurado de una unidad, en el que se han detectado
debilidades y fortalezas de la misma, cuyo objetivo es la mejora continua de
dicha unidad.

El concepto de unidad es amplio y puede hacer referencia, por un lado, a
una entidad organizativa como sera la propia universidad, un centro, un
servicio o bien una titulacin.
En este sentido, en los ltimos aos se ha considerado la titulacin
universitaria como la principal unidad de evaluacin, pero conviene tener
presente que los procesos de evaluacin institucional se estn haciendo
extensivos a los servicios o procesos que tengan carcter instrumental (por
ejemplo, el servicio de Bibliotecas, las Oficinas de Relaciones
Internacionales, etc.). La variedad de posibles unidades a evaluar hace que

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los planes de acciones de mejora puedan presentar igualmente rasgos
diferenciales.

El plan de acciones de mejora pretende dar credibilidad al proceso de
evaluacin y no debe ser un objetivo en s mismo, es decir, un proceso
burocrtico, que no arraigue o que se vuelva repetitivo, sino que debe ser
una herramienta realmente enfocada hacia la accin, y para ello, hay que
evitar que se convierta en un gran documento formalista o, simplemente,
en una declaracin de buenas intenciones.

Por esta razn, los planes de acciones de mejoras deben ser concretos,
realistas, con una clara asignacin de responsabilidades y con unos precisos
mecanismos de ejecucin y de seguimiento; necesitan unas condiciones de
actuacin y un seguimiento peridico que permita realizar las
reasignaciones de recursos y responsabilidades, deben estar enmarcados en
una adecuada poltica de comunicacin interna, que informe de la finalidad
del proceso, de su progresivo desarrollo y de los resultados alcanzados y
sobre todo, deben converger con los planes generales de la universidad, con
los planes sectoriales y con las polticas determinadas por los rganos de
gobierno de la universidad.

4.2. Las Acciones de Mejora

La accin de mejora se define como aquella actuacin o conjunto de
actuaciones con las que se prev resolver una de las reas de mejora
determinadas en el proceso de reflexin interna de la unidad.

Una vez que la unidad evaluada ha realizado su autoevaluacin, conoce las
principales fortalezas y debilidades en relacin al entorno que la envuelve.
En este documento de reflexin ya han quedado identificadas las reas de
mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben superar las debilidades
encontradas apoyndose en sus principales fortalezas.

Una vez se han identificado las principales reas de mejora y se conocen las
causas del problema, se ha de designar un responsable de llevarlas a cabo,
las fases que se van a seguir, sus indicadores de seguimiento y fijar el
perodo de tiempo para su consecucin.


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Para resultar eficaces, las acciones de mejora propuestas en el plan deben
ser:

- Consensuadas: La autoevaluacin de la unidad se ha realizado bajo
el consenso y la participacin, por lo cual parece razonable que las
propuestas de actuacin tambin tengan que ser debatidas y
consensuadas.

- Coherentes: Una propuesta de mejora debe guardar coherencia con
el diagnstico realizado en la autoevaluacin.

- Operativizadas: Las acciones de mejora deben estar estructuradas:
Esto es, tienen que identificarse los objetivos clave que las unidades
consideran prioritarios y tienen que instrumentalizarse por medio de
un conjunto de acciones concretas, con unos determinados recursos,
si fuesen necesarios, y responsables para llevar a cabo su ejecucin.
Adems, se debe establecer un sistema de indicadores que sirvan
para valorar el cumplimiento de las acciones programadas y su
seguimiento.

- Realistas y Viables: Las acciones que se formulen tienen que ser
viables en el contexto en el que se plantean para poder cumplir los
objetivos programados.

- Acotadas, tanto en tiempo como en grado de cumplimiento.

- Flexibles: susceptibles de modificacin ante contingencias no
previstas sin apartarse del enfoque inicial.


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- Obligatorias: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario
para su consecucin


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5. IMPLEMENTACIN DEL PLAN DE ACCIONES DE
MEJORA

5.1. Fase 1: Constitucin Del Equipo De Trabajo/Comit De Calidad

En la elaboracin del plan de acciones de mejora tienen que ser llamados a
participar los distintos colectivos implicados. Ahora bien, la responsabilidad
final de la elaboracin, desarrollo y seguimiento recae en los mximos
rganos de direccin de la unidad.

El equipo de trabajo es el encargado de impulsar y facilitar la consecucin
del plan de acciones de mejora. Por lo tanto, la seleccin y constitucin del
mismo es de gran importancia.

Es aconsejable que el equipo est liderado por una persona con
responsabilidad dentro del centro, la titulacin o servicio ya que esta ser la
persona encargada de liderar y coordinar todo el proceso.

Para la seleccin de los miembros del equipo de trabajo se tendrn en
cuenta las siguientes recomendaciones:

Incluir en su composicin miembros pertenecientes al equipo
directivo y profesionales con experiencia y un gran conocimiento del
centro, titulacin o servicio.

El nmero no ser elevado (mximo recomendado 10 personas) para
garantizar la operatividad del trabajo.

Que sus componentes tengan capacidad para trabajar en equipo.

Entre las funciones del equipo de trabajo, destacar las siguientes:

Leer con detenimiento la presente gua.

Elaborar un plan de trabajo a llevar a cabo durante el proceso de
ejecucin del plan de acciones de mejora.

Impulsar y desarrollar la puesta en marcha de las diferentes acciones
de mejora.

Asignar los recursos que sean necesarios para cada accin de mejora.

Resolver eventuales obstculos.

Realizar el seguimiento interno de las acciones de mejora.


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Elaborar la memoria de desarrollo del plan de acciones de mejora.

Tras la constitucin del equipo de trabajo, su coordinador, informar a los
dems miembros acerca de sus funciones y proceder al reparto de tareas
entre los mismos.

Para un reparto eficaz de las tareas es aconsejable dividir el grupo en
subgrupos formados por 2 3 personas encargadas de 1 o varias acciones
de mejora, dependiendo de la complejidad de las mismas.

En estos pequeos subgrupos tambin deber asignarse una persona
responsable de la accin de mejora y su coordinacin y seguimiento interno.

Para la puesta en marcha y ejecucin del plan de acciones de mejora, se
recomienda realizar reuniones peridicas de una hora u hora y media de
duracin mxima, que pueden ser mensuales en el caso del equipo de
trabajo al completo y semanales en el caso de los subgrupos encargados de
las acciones de mejora. As mismo, se aconseja levantar acta de todas y
cada una de las reuniones a travs de la ficha 1 Modelo de acta.

La constitucin definitiva del equipo de trabajo y sus correspondientes
subgrupos se formalizar mediante el envo al Servicio de Evaluacin
Institucional (SEI/EIZ) de la ficha 2 Constitucin del equipo de
trabajo aprobada por Junta de Centro.


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5.2. Fase 2: Planificacin

Para conseguir la mxima eficiencia en el proceso, se ha de realizar una
doble planificacin, es decir, por un lado una planificacin general del plan
de acciones de mejora y por otro lado, una planificacin detallada de cada
accin de mejora.

- Planificacin general del plan de acciones de mejora: se elaborar un
calendario de reuniones de coordinacin a lo largo del curso en el que
se har una planificacin aproximada de las acciones de mejora a
tratar en las mismas, teniendo en cuenta las prioritarias y los plazos
de ejecucin previstos. Esta informacin se recoger en la ficha 3
Calendario de reuniones.

- Planificacin detallada de las acciones de mejora: se elaborar un
calendario de reuniones (ficha 3) durante el periodo estimado para
la ejecucin de la accin de mejora en el que se incluirn los temas a
tratar teniendo en cuenta las fases indicadas en la descripcin de la
accin de mejora, se distribuirn las fases o tareas entre los
miembros del subgrupo y se asignarn los recursos humanos y
materiales necesarios. Adems, para cada una de las acciones de
mejora se deber rellenar la ficha 4, Descripcin de la accin de
mejora, en la que siendo lo ms realistas posible se establecern
los plazos para su ejecucin, fases o tareas a desarrollar dentro de la
accin y los indicadores de seguimiento que permitan comprobar la
evolucin del proceso iniciado.

5.3 Fase 3: Desarrollo

La fase de desarrollo variar en funcin de la accin de mejora que se est
llevando a cabo, aunque en la mayor parte de los casos el esquema a seguir
es el siguiente:

ANLISIS DE LA INFORMACIN
RECOGIDA DE INFORMACIN
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN


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Durante la fase de desarrollo, es muy importante que se cumpla en la
medida de lo posible con las fases planificadas, ya que a partir del
cumplimiento de dichas fases se obtendrn los indicadores de seguimiento
que permitirn ir comprobando el logro de los objetivos de la accin de
mejora.

Por otro lado, se debe prestar especial atencin para no perder la
perspectiva de lo que se quiere conseguir, es decir, el objetivo principal no
es el proceso, sino la accin de mejora en s misma. Por ello, es aconsejable
que para poner en marcha el plan de acciones de mejora se prioricen las
acciones en funcin de su complejidad y viabilidad.

En esta fase de desarrollo, adems de la ejecucin de la accin de mejora,
se lleva a cabo un proceso paralelo de seguimiento tanto interno por parte
del propio equipo de trabajo, como externo por parte del Servicio de
Evaluacin Institucional (SEI/EIZ).

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6. SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PLAN DE
ACCIONES DE MEJORA

El seguimiento y la revisin peridica son procesos diferenciados pero a la
vez coordinados. El seguimiento a travs de indicadores permite obtener
informacin sobre el grado de logro de los objetivos del plan, los recursos
utilizados para ejecutar las acciones, as como las incidencias detectadas a
lo largo del proceso de implantacin del plan y puede ser interno o externo.

Por su parte, la revisin peridica del plan de acciones de mejora tiene
como objetivo adaptarlo a los cambios y necesidades de la unidad y de la
institucin durante su periodo de vigencia.

6.1. Seguimiento Y Revisin Interno:

El seguimiento interno es imprescindible y debe efectuarse siempre,
independientemente de que la universidad realice o no un seguimiento
externo ya que sino, el plan de acciones de mejora pierde validez y se pone
en peligro su correcto desarrollo.

Los objetivos del seguimiento interno son:

- Rendir cuentas del estado de ejecucin del plan de acciones de
mejora a todas las partes comprometidas.

- Proporcionar informacin para la revisin peridica del plan de
acciones de mejora.

- Proporcionar informacin para la elaboracin de la memoria de
desarrollo del plan de acciones de mejora.

La responsabilidad del seguimiento interno y la revisin peridica del plan
de acciones de mejora recae en los responsables de las diferentes acciones
de mejora.

Durante la fase de implementacin, el seguimiento interno debe
formalizarse a travs de la cumplimentacin mensual de la ficha 5 Ficha
de seguimiento interno.

Sin embargo, ser necesario que el coordinador del equipo de trabajo
asuma la coordinacin y sea el responsable del proceso de seguimiento y
revisin del plan de acciones de mejora en su conjunto.

El proceso de seguimiento debe tener en cuenta un mnimo de elementos
comunes para garantizar que sirve al objetivo de retroalimentacin del
plan:

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- Todas las acciones de mejora tendrn un responsable de
implantacin, que ser tambin el encargado de proporcionar la
informacin para el seguimiento.

- Para cada una de las acciones deber comprobarse el cumplimiento
de los plazos, la correcta utilizacin de los recursos asignados y el
estado de los indicadores de seguimiento fijados.

Un indicador o punto de control es una expresin cualitativa o cuantitativa
para comprobar el grado de consecucin de los objetivos fijados
previamente.

A lo largo del proceso de seguimiento pueden detectarse desviaciones con
respecto a los resultados esperados, bien porque las acciones se han
planificado y realizado correctamente pero no han conseguido los objetivos
planteados, o bien porque no se han planificado o implantado
adecuadamente. En ambos casos, es necesario efectuar una revisin de las
acciones, plazos y resultados esperados del plan de acciones de mejora.

Adems, hay que tener en cuenta que, si bien es cierto que las
formulaciones de los planes de acciones de mejora tienen un importante
componente estratgico, tambin lo es que el contexto de la unidad est
sometido a cambios que pueden aconsejar una revisin de los objetivos y
previsiones realizadas en el momento de establecer el plan.

As, pues, la revisin peridica del plan nos permitir adaptarlo a las
circunstancias. Pero tambin hay que dejar claro que la revisin peridica
debe tener una incidencia espordica en el plan. Es decir, que se pueden
hacer modificaciones de algunos de los elementos que lo forman, pero no
cambiarlo radicalmente, puesto que eso querra decir que el diagnstico fue
errneo o que, en las circunstancias actuales, ya no es vlido. En este
ltimo caso, es ms recomendable realizar un nuevo diagnstico y, por lo
tanto, un nuevo plan.

En cuanto a la temporalidad, la introduccin de la revisin tiene que ser
flexible. La principal cuestin no es en qu momento pueden revisarse
algunos de los elementos que integran el plan, sino que la revisin se
realice en el marco de los mecanismos de seguimiento previstos y que las
modificaciones propuestas sean oportunas en el tiempo, de manera que
puedan llevarse a cabo.

Otro aspecto formal a tener en cuenta es el carcter exclusivamente interno
de la revisin. Y, por otro lado, que la revisin del plan, igual que el
establecimiento, tiene que ser consensuada y llevarse a cabo en el marco
del acuerdo entre todos los implicados en el proceso.


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Por ltimo, cabe destacar la importancia de formalizar y dar a conocer a la
comunidad universitaria las revisiones que se efecten del plan y los
motivos que las han propiciado.

De este modo se asegura una percepcin transparente del plan de acciones
de mejora y sus implicaciones.

6.2. Seguimiento Externo:

Adems del seguimiento interno, es aconsejable que la universidad realice
un seguimiento externo del plan de acciones de mejora otorgndole as un
carcter ms formalista y garantizando la puesta en marcha del mismo.

Los objetivos del seguimiento externo son:

a) Fomentar la implantacin de los planes de acciones de mejoras
derivados de los procesos de evaluacin institucional.

b) Velar por el adecuado desarrollo de las acciones de mejora segn lo
planificado.

c) Conocer las incidencias detectadas en el proceso de implementacin
de las acciones de mejora.

d) Ayudar a solventar las dudas e incidencias surgidas a lo largo del
proceso de implementacin.

e) Hacer una reflexin en el seno del servicio, al equipo de gobierno y
otras estructuras implicadas, que permita seguir adelante con el
proceso de mejora. Adems, el seguimiento permite consolidar la
cultura de la calidad, conocer la satisfaccin de los ejecutores y
receptores de las mejoras y asegurar la continuidad de la evaluacin
y la mejora.

La responsabilidad del seguimiento externo del plan de acciones de mejora
recaer en el Servicio de Evaluacin Institucional (SEI/EIZ) quien
establecer reuniones peridicas, en funcin de la naturaleza de cada
accin, con los responsables de las diferentes acciones de mejora.

El seguimiento externo, al igual que el interno, se formalizar mediante la
cumplimentacin, por parte del SEI/EIZ, de la ficha 6 Ficha de
seguimiento externo para cada accin en la que, en base a la
informacin obtenida en la visita y a las evidencias aportadas
(documentacin, ficha de seguimiento interna), se valorar
fundamentalmente el cumplimiento de los plazos propuestos y el estado de
los indicadores de seguimiento.


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7. ELABORACIN DE LA MEMORIA DE DESARROLLO
DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

Los planes de acciones de mejora tienen una duracin variable en funcin
de la complejidad de las acciones que quieran acometerse. No obstante, y a
pesar de que el plan de acciones de mejora no se haya finalizado en su
totalidad, se elaborar una memoria de desarrollo de acuerdo con el
protocolo anexado a la presente gua. Dicha memoria, ser entregada al
SEI/EIZ antes del plazo indicado en la convocatoria anual.

La elaboracin de la memoria recaer en el coordinador del plan de acciones
de mejora, informado en todo momento por los responsables de las
diferentes acciones de mejora, y teniendo en consideracin las fichas de
seguimiento cumplimentadas por los mismos.

La memoria de desarrollo tendr una extensin mxima de 30 pginas
(anexos no incluidos) y recoger los siguientes puntos (ms informacin en
el protocolo de elaboracin de la memoria):

1. Introduccin: equipo humano, seleccin del equipo y planificacin
del trabajo.

2. Desarrollo del plan de acciones de mejora: fases de desarrollo
seguidas, resultados obtenidos e indicadores, incidencias y
dificultades encontradas.

3. Valoracin global: valoracin de cada accin de mejora y valoracin
global del plan de acciones de mejora en su conjunto.

4. Breve memoria econmica: balance de gastos por accin de
mejora y gastos totales.

5. Anexo: incluir como anexo las fichas 2 a 5 cumplimentadas.


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8. ANEXO 1:

FICHAS

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RELACIN DE FICHAS

FICHA 1: Modelo de acta.

FICHA 2: Constitucin del equipo de trabajo.

FICHA 3: Planificacin general del plan de acciones de mejora.

FICHA 4: Descripcin de la accin de mejora.

FICHA 5: Ficha de seguimiento interno.

FICHA 6: Ficha de seguimiento externo.

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FICHA 1: MODELO DE ACTA

Fecha: Hora: Lugar: Duracin Real:
Personas Asistentes:
-
-
-
-
-
-
Personas Ausentes:
-
-
-
-
-
-
ASUNTOS TRATADOS:

1.
2.
3.
4.
5.
ACUERDOS ALCANZADOS:

1.
2.
3.
4.
5.
ORDEN DEL DA DE LA SIGUIENTE REUNIN:

1.
2.
3.
4.
5.

Fecha de la prxima reunin: Lugar: Hora:

Firmado: V. B.


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FICHA 2: CONSTITUCIN DEL EQUIPO DE TRABAJO

APELLIDOS NOMBRE CATEGORA TELFONO E-MAIL

COORDINADOR

SUBGRUPO 1

NOMBRE Y
APELLIDOS
ACCIN DE MEJORA 1 RESPONSABLE
*

SUBGRUPO 2

NOMBRE Y
APELLIDOS
*

SUBGRUPO 3

NOMBRE Y
APELLIDOS
*

(*) marcar con una X al responsable de la accin de mejora.

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FICHA 3: CALENDARIO DE REUNIONES
*

CALENDARIO DE REUNIONES
FECHA HORA LUGAR TEMA A TRATAR

* Rellenar un calendario de reuniones para el plan de acciones de mejora y un
calendario para cada una de las acciones de mejora.

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FICHA 4: DESCRIPCIN DE LA ACCIN DE MEJORA
(a rellenar por cada accin de mejora)

TITULACIN/SERVICIO:

CENTRO:

GRUPO DE TRABAJO:
-
-
-
RESPONSABLE:

DENOMINACIN DE LA ACCIN DE MEJORA:

RELACIN DE FASES E INDICADORES
*
DE SEGUIMIENTO

FASES/TAREAS PLAZO
INDICADOR
(PUNTO DE CONTROL)
1.

-
2.

-
3.

-
4.

-
5.

-
6.

-

*
Incluir tantas filas como fases/tareas y/o indicadores se necesiten.
*
Indicador: Expresin cualitativa o cuantitativa para medir hasta qu punto se consiguen los
objetivos fijados previamente.

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FICHA 5: FICHA DE SEGUIMIENTO INTERNO

FECHA:

GRUPO DE TRABAJO:
-
-
-
RESPONSABLE:


- FASES O TAREAS A DESARROLLAR

FASES/TAREAS
SITUACIN ACTUAL
*

A B C
INCIDENCIAS/
COMENTARIOS

*Cdigo grfico de relaciones: A: En ejecucin; B: Finalizada con xito; C: Sin
iniciar.

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- INDICADORES DE SEGUIMIENTO (PUNTOS DE CONTROL)

INDICADOR
(PUNTO DE CONTROL)
SITUACIN ACTUAL
*

A B C
INCIDENCIAS/
COMENTARIOS

*Cdigo grfico de relaciones: A: En proceso de consecucin; B: Conseguido; C:
No conseguido.

VALORACIN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA TEMPORALIZACIN
PLANIFICADA

A B C

*Cdigo grfico de relaciones: A: Totalmente; B: Suficientemente; C:
Insuficientemente.


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INCIDENCIAS Y COMENTARIOS SOBRE LA ACCIN DE MEJORA:


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FICHA 6: FICHA DE SEGUIMIENTO EXTERNO

(A cumplimentar por el SEI/EIZ)

FECHA:

TITULACIN/SERVICIO:

CENTRO:

GRUPO DE TRABAJO:
-
-
-
RESPONSABLE:


- FASES O TAREAS A DESARROLLAR

FASES/TAREAS
SITUACIN ACTUAL
*

A B C
INCIDENCIAS/
COMENTARIOS

*Cdigo grfico de relaciones: A: En ejecucin; B: Finalizada con xito; C: Sin
iniciar.

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- INDICADORES DE SEGUIMIENTO (PUNTOS DE CONTROL)

INDICADOR
(PUNTO DE CONTROL)
SITUACIN ACTUAL
*

A B C
INCIDENCIAS/
COMENTARIOS

*Cdigo grfico de relaciones: A: En proceso de consecucin; B: Conseguido; C: No
conseguido.

VALORACIN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA TEMPORALIZACIN
PLANIFICADA

A B C

*Cdigo grfico de relaciones: A: Totalmente; B: Suficientemente; C:
Insuficientemente.


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- INCIDENCIAS Y COMENTARIOS SOBRE LA ACCIN DE MEJORA:


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- INCIDENCIAS Y COMENTARIOS GENERALES:


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9. ANEXO 2:
PROTOCOLO PARA LA
ELABORACIN DE LA MEMORIA
DE DESARROLLO DEL PLAN DE
ACCIONES DE MEJORA


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Este protocolo tiene como objetivo servir de orientacin al equipo de
trabajo/comit de calidad, en su tarea de elaborar la memoria de desarrollo
del plan de acciones de mejora a partir de su implementacin y seguimiento.

Se propone la elaboracin de un documento con una extensin mxima de 30
pginas y que recoja los siguientes apartados:

1- Introduccin: se ha de realizar una descripcin del equipo de
trabajo incluyendo los nombres de los miembros del equipo, cmo se
realiz la seleccin de los mismos as como el papel desempeado y
el cargo que ocupan. Por otra parte, se debe realizar una breve
presentacin del plan de trabajo seguido durante el perodo de
ejecucin (distribucin del trabajo, periodicidad de las reuniones,
temporalizacin etctera.)

2- Desarrollo del Plan de acciones de mejora: en este apartado se
debe realizar una descripcin de las fases de desarrollo seguidas, as
como comprobar la consecucin o no de los indicadores (puntos de
control) previstos en cada fase. As mismo, se har alusin a las
incidencias y/o dificultades encontradas tanto en el inicio, como en el
desarrollo del plan de acciones de mejora.

3- Valoracin global: en este apartado habr que realizar una
descripcin del grado de cumplimiento de cada una de las acciones
de mejora propuestas, as como una valoracin semicuantitativa,
teniendo en cuenta los siguientes valores: A: Totalmente; B:
Suficientemente; C: Insuficientemente. Estas valoraciones servirn
de base para la realizacin de un balance global del cumplimiento del
plan en su conjunto.

4- Breve memoria econmica: en este apartado habr que elaborar
un pequeo balance de los gastos que ha conllevado la puesta en
marcha de cada accin de mejora, as como el total de todo el plan
de acciones de mejora.

5- Anexo: incluir las fichas 2-5 cumplimentadas. Incluir una ficha 3
para el plan de acciones de mejora y tantas fichas 3 como acciones
de mejora haya.


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MEMORIA DE DESARROLLO DEL
PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

Titulacin/Servicio:
Centro:
Coordinador/a:
Direccin:
Telfono:
E-mail:

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1. INTRODUCCIN

Descripcin del equipo de trabajo

Presentacin del plan de trabajo


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2. DESARROLLO DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

Descripcin de las fases de desarrollo y comprobacin de la consecucin o
no de los indicadores previstos

Incidencias y/o dificultades encontradas


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3. VALORACIN GLOBAL:

Descripcin del grado de cumplimiento de la Accin de Mejora 1

Valoracin Semicuantitativa de la Accin de Mejora 1
A B C


A B C

*Cdigo grfico de relaciones: A: Totalmente; B: Suficientemente; C: Insuficientemente.


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Valoracin global del plan de acciones de mejora

Valoracin Semicuantitativa del Plan de acciones de mejora
A B C



39


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4. BREVE MEMORIA ECONMICA

*
Balance de gastos de la Accin de Mejora 1
Actividad Presupuesto Gasto real

TOTAL

*

TOTAL

*

TOTAL

* Agregar tantas filas como sea necesario.

BALANCE TOTAL DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

Presupuesto Gasto real
TOTAL


40


S
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5. ANEXO: FICHAS

41

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