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4. CONTABILIDAD
Las opciones que contiene esta barra de mens se presentan en el siguiente grfico:
El mdulo de Contabilidad es el sistema principal que organiza, procesa, centraliza y agrupa todas las operaciones mercantiles generadas por los subsistemas tales como Compras o Inventarios. Su importancia radica en que es la columna vertebral alrededor del cual se mueven todos los dems sistemas, los cuales traspasan la informacin de carcter financiero en forma condensada a travs de la definicin de modelos contables que facilitan una integracin en lote, o, mediante una contabilizacin detallada en lnea.
CARGA INICIAL
La cuenta nueva si es de grupo siempre debe tener punto al final, en caso de ser de movimiento no termina en punto. No crea o elimina una cuenta de grupo, sin antes haber sido creado o eliminado su cuenta de movimiento, No aprueba borrar cuentas que tengan movimientos en la empresa actual, Permite insertar nuevas cuentas desde cualquier posicin en el Plan, el cual se ordena automticamente, Seleccione la opcin Plan de Cuentas del men de Gestiones y se presentar la siguiente ventana:
Plan de Cuentas Mediante esta opcin, se crea el Plan de Cuentas de la empresa, el cual tendr que cumplir las siguientes condiciones: El Plan de Cuentas no tiene predeterminado el nmero de caracteres por nivel, por lo que est totalmente abierto a la clasificacin que se le imponga. Todas las cuentas deben estar creadas en funcin de una mscara contable, por ejemplo X.X.XX.XX.XX. esto quiere decir que para el primer nivel slo tengo un dgito, para el segundo nivel igual tengo un dgito y para el tercero en adelante tengo dos dgitos, siempre debe constar un punto entre cada nivel. El software acepta cdigos alfanumricos, y los ordenar de acuerdo a su nmero de caracteres y composicin por nivel, primero los numricos, segundo los alfanumricos y por ltimo los alfabticos. INGRESO
INCORRECTO CORRECTO
Donde: Cdigo: Es el cdigo de la cuenta contable como por ejemplo ingresamos el nmero 1. de Activo. Cuenta: Hace referencia al nombre asociado al cdigo de la cuenta. Moneda: Moneda asociada a la cuenta contable. Tipo: Identifica si la cuenta es de Grupo o de Movimiento. El sistema automticamente lo estipular en base a la condicin del punto al final. PG: Establece las cuentas para estados financieros referenciales.
Al crear una cuenta contable sta debe ser en orden jerrquico, esto significa que siempre debe existir una cuenta de grupo que sumariza los movimientos de la cuenta hija. No acepta dos cdigos contables iguales
Captulo 4: Contabilidad
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A continuacin un ejemplo: Cuentas Corrientes Aqu se crean las diferentes Cuentas Bancarias que maneja la empresa. En caso de querer insertar una nueva cuenta, haga clic en el botn Nuevo, de la Barra de Herramientas, y, ubique el nombre y cdigo de dicha cuenta. Fjese que el sistema insertar una fila en blanco como se indica en el siguiente grfico: Al seleccionar la opcin Cuentas Corrientes del men de Gestiones se presentar la siguiente ventana:
Donde: N Cta: Es el nmero que asigna el banco a su cuenta corriente. As sucesivamente se tendr que realizar la incorporacin del resto de cuentas. Se sugiere en este proceso hacer clic periodicamente en el cono de Guardar, para almacenar y/o verificar que los datos tengan consistencia, caso contrario no se guardarn. En caso de pretender eliminar una cuenta, ubquese en la lnea de la cuenta a ser eliminada y haga clic en el botn Eliminar. El sistema eliminar la fila que se encuentra seleccionada, previa la confirmacin al siguiente mensaje: Al dar un clic en el botn Si se eliminar la fila; sin embargo, para que estos cambios tengan efecto, usted debe guardarlos haciendo un clic en el botn Guardar. Para corregir cualquier informacin, especialmente del nombre de la cuenta, ubquese en la lnea en la que se desea realizar los cambios; realice la modificacin y luego d clic en Guardar para almacenar los cambios. Banco: Nombre de la Institucin Financiera al que pertenece la cuenta corriente. Consta en la lista de Bancos ingresados en Parmetros. Nombre: Nombre o descripcin de la cuenta. Moneda: Moneda bajo la cual est la cuenta corriente. Cuenta Contable: Es la cuenta contable asignada a la Cuenta Corriente. Formato: Describe el nombre del formato interno del sistema con el cual ser impreso el cheque El manejo para la creacin de nuevos registros en las Gestiones de Organizacin as como su eliminacin es idntico al descrito en Plan de Cuentas, por lo que no lo volveremos a mencionar. Finalmente Haga clic en Guardar, caso contrario no se guardarn dichos datos.
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Retenciones Mediante esta opcin se crean todos los tipos de Retenciones en la Fuente que realice la empresa dentro de su funcionamiento. Para tal efecto, seleccione el proceso Retenciones del men de Gestiones y se presentar la siguiente ventana:
Secuencias Comprobantes Mediante esta opcin se crean, conforme a cada sucursal, los tipos de comprobantes contables y se les asigna e inicializa la correspondiente secuencia. Adems define los formatos internos de impresin, ya sea para autoimpresin o autollenado. Seleccione el proceso Secuencias Comprobantes del men de Gestiones y se presentar la siguiente ventana:
Donde: Cdigo: Nmero nico interno que identifica a la retencin. Se recomienda codificar iniciando con 1 las Retenciones por Renta y con 2 las retenciones de IVA. SRI: Se sugiere ubicar el casillero que dicha retencin haga referencia en la Ficha Tcnica de Retenciones en la Fuente que se presenta mensualmente. Con dicha informacin se emitir en forma rpida y precisa el archivo xml correspondiente al REOC o ATS. Descripcin: Nombre para identificar la retencin y su porcentaje. Porcentaje: Este porcentaje ser al que se acoja invariablemente el sistema al momento de registrar la compra. Cta. Contable: Cuenta contable relacionada con la retencin. Se recomienda mantener una sola para cada tipo de Retencin. Tipo y Codiva: Esta es una codificacin que el SRI exige para la creacin de archivos xml. Se sugiere registrar Impuesto en renta, bienes o servicios en IVA. Donde: Cod.: Representa el cdigo asignado al Comprobante Contable. Nombre: Identifica al comprobante contable y por tanto a la transaccin a la que harn referencia sus registros. Ao y mes: El sistema con este proceso controla el mes y ao a los cuales se remitirn los nuevos diarios creados. Secuencia: Nmero inicial desde el cual el sistema comenzar a realizar el conteo automtico, si as lo disponen en los Parmetros de la Gestin correspondiente. Secuencial: Controla la numeracin conforme al mes y ao escogido. Formato Medio Hoja / Hoja Entera: Es el nombre del formato de impresin asociado al comprobante, conforme al tamao escogido o a la cantidad de renglones de informacin que lo amerite. Una vez ingresado estas opciones haga clic en el botn Grabar.
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Secuencias Retenciones Mediante esta opcin, se inicializa la secuencia de comprobantes de retenciones. Adems especifica sus formatos de impresin, ya sea los definidos por el sistema, o, aquellos que la empresa disponga. Seleccione la opcin Secuencias Retenciones del men de Gestiones y se presentar la siguiente ventana:
Movimientos no Conciliados Mediante esta opcin, se ingresan los saldos iniciales de Bancos cuando se crea una nueva empresa o se inicia un ejercicio. El saldo de sus movimientos debe ser igual al monto de saldo inicial del banco en mencin en la misma fecha de inicio del periodo. Seleccione la opcin Movimientos no Conciliados del men de Gestiones y se presentar la siguiente ventana:
Cdigo: Indica el cdigo interno programado para el formato del Comprobante de Retencin. Nombre: Identifica al nombre del Comprobante de Retencin. Serie: Muestra las diferentes series de Comprobante de Retencin que se han creado en el sistema. Autorizacin: Corresponde al nmero de autorizacin de impresin de diez dgitos otorgado por el SRI para la serie y documento en mencin. Secuencia: Nmero inicial o actual desde el cual el sistema comenzar a realizar el conteo automtico de Comprobantes de Retencin, que se generan desde el mdulo de Compras, pero que, son grabados exclusivamente en el mdulo de Contabilidad. Formato: Muestra el nombre del formato interno de impresin asociado al comprobante de retencin. Una vez ingresado todas las casilla proceda a hacer clic en el botn Grabar.
Donde: Cta. Corriente: Es el nmero de cuenta corriente del banco. Nombre: Se detalla el beneficiario del documento. Fecha: Fecha de la transaccin bancaria (deber ser anterior a la fecha de inicio del ejercicio actual). Tipo: Seleccionar si es cheque, nota crdito, nota dbito o depsito. N Doc.: Es el nmero del dcto. que genera la transaccin bancaria. Monto: Explica el valor de la transaccin bancaria. Debe/Haber: Se seleccionar en forma automtica HABER en caso de ser cheque o nota de dbito, o DEBE en caso de depsito o nota de crdito. Una vez terminado el ingreso, haga clic en Grabar para almacenar los datos, en caso contrario no se guardarn.
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CONTABILIZACION MANUAL
Definicin de Asientos Tipos Los Asientos Tipos constituyen plantillas codificadas de asientos de continua utilizacin y de estructura plenamente definida. Su beneficio radica en que se pueden establecer mltiples plantillas de acuerdo a las necesidades de informacin, como por ejemplo, en el registro de cheques de sueldos o el depsito de ventas.
Valtip: Monto de la transaccin que se ubicar en el casillero Valor en el Comprobante de Diario al Iniciarse la plantilla. Este valor puede ser multiplicado por un factor, por ejemplo: valtip*.03 que significa que el monto en esa lnea se multiplicar por 3%. Valche: dem prrafo anterior, pero aplicado al Valor de la transaccin bancaria, la cual tambin se puede predefinir como vemos a continuacin en un ejemplo del asiento de depsitos de la caja del da. En el acceso de Bancos ubicado en la parte superior derecha invoco a la Gestin de su mismo nombre:
Aqu ubico la Cuenta Corriente a la que quiero predeterminar el registro del depsito, o cualquier otra transaccin. El casillero No Doc. lo dejamos en blanco y en el de Monto ubico el comando valche y cierro. Como contrapartida ingresamos la Cuenta de Caja General con Crdito a su cuenta con Valtip. Donde: La plantilla con los datos ingresados queda en la siguiente forma: No.: Se asignar el cdigo de la plantilla de asiento de diario. Descripcin: Incluye una breve descripcin del asiento de diario. Nombre: Refiere al Beneficiario del Diario. Concepto: Se anotar la descripcin detallada de asiento de diario. Centro de Costos, Cdigo y Cuenta: De acuerdo a la poltica contable y a la Tabla correspondiente de Cdigos Contables. Debe o Haber: Dependiendo de la naturaleza de la transaccin.
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Para correr la plantilla nos vamos al men de Gestiones, escogemos el proceso de Diarios, y en este formulario ponemos nfasis en Diario Tipo y Valor los cuales estn encerrados en un recuadro rojo:
Parmetros de Diarios Mediante esta opcin se restringir el manejo de ciertas opciones dentro de la ventana de Diarios. Para dicho objetivo seleccione la opcin Parmetros de Diarios del men de Procesos y se presentar la siguiente ventana:
En Diario Tipo ubicamos el cdigo de la plantilla, sino lo recordamos ponemos Espacio + Tab y aparecer la ventana de bsqueda. Luego en el Valor ubicamos el monto de la transaccin que se desea registrar.
Donde: Editar Nmero de Diario: SI Procedemos luego a hacer clic en el recuadro de la parte derecha del Valor, resaltado en un crculo, quedando el asiento en la forma que se visualiza en el grfico anterior. Finalmente ubicamos el nmero de documento en la gestin de bancos en este caso sera el nmero del depsito- y grabamos para que el sistema, dependiendo del parmetro asignado, determine la serie y secuencia del comprobante de Diario. NO Facilita al usuario el ingreso del nmero del Comprobante de Diario. El sistema asigna automticamente, en base a las series y secuencias ingresadas, el nmero del comprobante de diario.
Editar Fecha de Diario: SI NO Permite al usuario el ingreso y/o modificacin de la fecha del Comprobante de Diario. El sistema asigna automticamente al comprobante de diario
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Donde: N: De acuerdo al Proceso Parmetros, este nmero podr ser editado por el usuario o asignado automticamente por el sistema de acuerdo a la serie y secuencia respectiva. Fecha: Fecha del comprobante contable. Debe ser siempre superior a la fecha de cierre del mdulo. (Proceso Parmetros) Comprobante: Escoja el tipo de comprobante, el cual fue creado en la Gestin de Organizacin Secuencias, haga clic en el campo comprobante presentandose la siguiente informacin:
Redondeo de Decimales: SI NO Las transacciones se registrarn en nmeros enteros El sistema trabajar con dos decimales en sus registros.
Anular Diarios: Autoriza o no la anulacin de diarios contables, a todos los usuarios cuando el proceso est habilitado. Este proceso cambia un estatus dentro del diario donde se eliminan los renglones. Centros de Costos: Predetermina el Centro de Costos que aparecer cuando se emita un diario contable. Este puede ser modificado. Fecha de cierre: Especifica la fecha anterior a la cual no ser factible ingresar informacin de diarios contables. A continuacin para que los datos sean guardados haga clic en el botn Grabar.
Haga clic en el comprobante que desee, por ejemplo en Egresos. Nombre y RUC/CI: Escriba el nombre del beneficiario o referente del Diario, el cual en el ejemplo es JUAN PEREZ, o, en caso contrario emita una descripcin del comprobante. El Registro nico de Contribuyentes puede ser ingresado o no. Moneda: Siempre mostrar la moneda que se cre con cdigo 02. Esto se debe a que el sistema es bimoneda y presenta los balances en dos monedas. Cabe recordar que el sistema considera la moneda con cdigo 01 como local y la con cdigo 02 como moneda extranjera. Concepto: Descripcin del comprobante de diario. ste a su vez se copiar automticamente en el Concepto de cada rengln al final del proceso cuando se proceda a Guardar.
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A continuacin se explica el ingreso de la informacin en el cuerpo: Haga clic en el botn Insertar de la parte inferior de la ventana: A continuacin haga doble clic en el Centro de Costos deseado por ejemplo en el 01.02. Cabe indicar que los centros de costos se aplican exclusivamente a cuentas de Resultados. Cdigo: Selecciona el cdigo del Plan de Cuentas, para esto escriba las iniciales con las que comienza el cdigo de la cuenta contable, y luego presione la tecla TAB; el sistema verificar si el cdigo escrito existe caso contrario presentar una ventana con la lista de todas las Cuentas Contables que comienzan con el cdigo escrito. Por ejemplo escribir 2. y presionar la tecla TAB, el resultado es el siguiente:
Donde: Centro de Costos: Se selecciona el Centro de Costos en el cual se va a registrar la transaccin contable. Para la seleccin, escriba las iniciales con las que comienza el Centro de Costos y luego presione la tecla TAB; el Sistema verificar si el cdigo escrito existe caso contrario presentar una lista de todos los centros de costos que comienzan con el cdigo escrito. Por ejemplo escribir 01 y presionar la tecla TAB, el resultado es:
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A continuacin haga doble clic en la Cuenta Contable deseada por ejemplo en el 2.1.1.09.002 Debe o Haber: Escribir el valor dependiendo del caso. Este procedimiento ser repetitivo las veces que sean necesarias. Por ejemplo se escribir lo siguiente:
Cta. Corriente: Haga clic en el campo Cta. Corriente; presentndose la siguiente ventana: Escoja la Cuenta Corriente de donde desea girar el cheque, por ejemplo PRODUBANCO JL 2050014796. Tipo: Seleccione el tipo de la transaccin bancaria que puede ser: Por ejemplo seleccione CH mediante un clic.
En caso de que se requiera realizar cheques en el comprobante de Egreso, haga clic en el botn Bancos. Adicionalmente la Gestin Bancos puede ingresar cualquier otro movimiento de las cuentas corrientes definidas en el sistema. Se presentar la siguiente ventana:
Fecha: Fecha de la transaccin bancaria, en este caso sera la fecha que va a salir impreso el cheque. N Doc.: Nmero asociado a la transaccin bancaria. Beneficiario: Automticamente se copia el nombre que escribi en la cabecera del Comprobante de Egreso este es el nico formato que dispone de informacin bancaria-, pudiendo modificarlo si as se lo desea. Monto: Valor de la transaccin bancaria; en el ejemplo es igual al saldo que tiene el comprobante, en este caso es 100,00.
Haga clic en el botn Insertar de la parte inferior de la ventana; el Sistema insertar una lnea en blanco con la siguiente informacin:
Tipo: Si se desea aplicar al Debe o Haber, en este caso seleccionar al haber. En todos los casos este dato cambiar automticamente en funcin del Tipo de Transaccin elegida. En el ejemplo la informacin sera la siguiente:
Donde:
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A continuacin haga clic en el botn Cerrar ubicado en la parte inferior: En este momento el sistema insertar en el cuerpo del formulario de Comprobantes la cuenta contable asociada a la Cuenta Corriente, por ejemplo se visualizar la siguiente informacin:
CONTABILIZACION AUTOMATICA Definicin de asientos La definicin de Asientos Contables, consiste en establecer la frmula que el sistema reconoce para convertir en diarios contables las diversas transacciones realizadas en los diferentes mdulos. Esto lo realiza exclusivamente el personal tcnico de Powersoft Ca. Ltda., debiendo ser modificada posteriormente en caso de cambios en las condiciones bajo las cuales fueron parametrizados. Seleccione la opcin Definicin de Asientos del men de Procesos y se presentar la siguiente ventana:
Los datos correspondientes al movimiento bancario, por un mecanismo de control interno no podrn ser modificados desde Contabilidad, a excepcin del detalle de su movimiento. A continuacin para que los datos sean guardados haga clic en el botn Guardar; una vez grabado se podr imprimir los respectivos comprobantes asociados. Este procedimiento se puede aplicar para cualquier tipo de comprobante de diario manual que se requiera ingresar al Sistema.
Donde: Cdigo Asiento: Es el cdigo nico que se dar a cada asiento que se defina por ejemplo, definamos el asiento de costo de ventas. Descripcin: Nombre o descripcin del asiento, por ejemplo:
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Manual / Automtico: Corresponde al Tipo de Integracin al cual el sistema se acoger para asignar las diferentes cuentas contables el momento de integrar las transacciones del mdulo. A continuacin una explicacin terica del funcionamiento de este proceso: En el primer caso, sealamos una cuenta contable fija y la frmula de integracin determinar que transaccin (es) se amparar (n) en dicha frmula. Por ejemplo: a que cuenta contable se direccionarn todos los dbitos por el costo de ventas (puede ser uno o varios dependiendo de la estructura contable, a su vez, cada cuenta puede contener uno o varios grupos de artculos). En este caso la cantidad de lneas de definicin del asiento ser ingente, por su definicin detallada.
CONTABILIDAD Nacional Costo de Ventas 5.2.1.01 5.2.1. Importado 5.2.1.02 MODULO Cemento Hierro Cermica Grifera
A continuacin ingrese el detalle del Asiento haciendo clic en el botn Insertar, de la parte inferior de la ventana: El Sistema insertar una lnea en blanco as:
Donde: Cdigo Cuenta: Seleccione el cdigo del Plan de Cuentas escribiendo las iniciales con las que comienza el cdigo de la cuenta contable y luego presione la tecla TAB. El Sistema verificar si el cdigo escrito existe, en caso de no existir presentar una ventana con la lista de todas las Cuentas Contables que comienzan con el cdigo escrito. Por ejemplo escribir 1. y presionar la tecla TAB, el resultado es el siguiente:
En el segundo caso, en el asiento contable se define una frmula cuya cuenta contable ser dinmica conforme a las condiciones establecidas en la misma. Por ejemplo: si tenemos 4 grupos de artculos y cada una tiene su propia cuenta de costo de ventas, que incluso puede ser una sola, en el sistema estipularemos tal condicin.
CONTABILIDAD Costo de Ventas 5.2.1. Nacional 5.2.1.XX Importado 5.2.1.XX MODULO Cemento Hierro Cermica Grifera
A continuacin haga doble clic en la Cuenta Contable deseada por ejemplo en el 5.1.1.01.001 Centro de Costos: Se deber seleccionar el Centro de Costos al cual se va a registrar esta cuenta de la transaccin contable. Debe/Haber: Seleccionar si la cuenta se aplica al Debe o al Haber.
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Select: Aqu se especifican los campos de la Base de Datos que se ocuparn y la operacin que cumplirn los datos grabados en la misma. From (Desde): Seleccionar las estructuras1 donde se encuentra almacenada la informacin, para el caso de costo de ventas las estructuras determinadas son: clasesartculos, artculos y krdex. Where (Donde): Seleccionar los rangos de seleccin de la informacin, tambin conocida como caractersticas. Por ejemplo para el caso del diario de Costo de Ventas se seleccionar a la empresa, cdigo de clase de artculo, las transacciones realizadas en factura normal y punto de venta, etc., todo esto en un lapso a determinarse:
Contabilizar Asientos Mediante esta opcin, el sistema contabiliza en Batch o Lote los asientos especificados en la aplicacin Definicin de Asientos. Para esto seleccione la opcin Contabilizar Asientos del men de Procesos y se presentar la siguiente ventana:
Donde: Tipo: Se seleccionar el tipo formato- de comprobante de diario en cuya secuencia se registrar las transacciones a integrarse:
Para la definicin de las dems cuentas contables, siga los mismos pasos indicados anteriormente y finalmente grabe.
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Escoja el Tipo de Comprobante en el que se registrar el Asiento Contable a escogerse, por ejemplo seleccione el formato de COSTOS en el cual se registrar la funcin de COSTO DE VENTAS.
Una estructura se define como una tabla, tipo Hoja de Excel, donde se van depositando todos los registros realizados.
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N: Nmero del comprobante contable; en caso de ser un Diario, ser el nmero del Comprobante tipo Diario. Su registro es manual y depender de la poltica de numeracin de diarios de cada empresa. Pueden coexistir dos comprobantes con idntica serie y numeracin, con igual o diferente fecha, pero no del mismo Tipo. Por ejemplo: pueden haber dos diarios de No 001-001-0001000 de fecha 30 de junio del 2009 pero el uno de Costo de Ventas y el otro de registro de Ventas. Fecha del Asiento: Fecha con la que se crear y registrar en Contabilidad el comprobante elegido. Debe ir en total concordancia con las fechas de las transacciones, por ejemplo el diario de las ventas de octubre no puede ir con fecha de noviembre, ya que originara un descuadre mdulo vs contabilidad. Moneda y Cotizacin: Moneda alterna y su cotizacin en el da de la contabilizacin de las transacciones. Fechas a Contabilizar: Escribir el rango de fechas de las transacciones que se pretenden contabilizar. Dependiendo del criterio del Contador este proceso se lo ejecuta en forma diaria aunque en otros casos se puede efectuar mensualmente. En todo caso, el sistema realizar un solo asiento contable por todo el periodo escogido. Cdigo del Asiento: Seleccionar el Asiento que se desea contabilizar, haga clic para seleccionar. Concepto: El sistema inscribir automticamente el concepto, tomando como referencia el nombre del Cdigo de Asiento ms el mes del periodo a contabilizar. Una vez ingresada esta informacin, haga clic en el botn Iniciar, el sistema realizar el proceso de contabilizacin y presentar por pantalla el comprobante de Diario generado.
En caso de pretender contabilizar dos veces el periodo de transacciones y asignar el mismo nmero de diario el sistema le informar con este mensaje: Y el diario repetido no ser grabado Anlogamente el sistema puede informar que el comprobante se encuentra descuadrado, lo cual sucede a dos factores: El primero consistira en una definicin incompleta de los elementos, o sus atributos, que constituyen la transaccin, y, el segundo podra ser que la cuenta contable de donde se toma la informacin est vaca. Revise el diario generado y verifique que cuenta contable, y por tanto que tipo de transaccin no aparece, para proceder a la correccin correspondiente.
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CONCILIACION BANCARIA
Ahora veamos el contenido de esta gestin: Cta. Corriente: Seleccione la cuenta corriente que va a conciliar con un clic en el men correspondiente. Por ejemplo
Conciliacin Bancaria
El proceso consiste en ir verificando las transacciones bancarias del estado de -Cuenta Bancario con las transacciones registradas en la Gestin de Bancos, basndose en una fecha comn de corte. Seleccione la opcin Conciliacin Bancaria del men de Gestiones y se presentar la siguiente ventana:
A continuacin haga clic en el botn Ejecutar; el sistema presentar todas las transacciones bancarias que no se han cruzado, menores o igual a la fecha de conciliacin, por ejemplo se presentar:
Cabe indicar que cuando se inicia el trabajo en la Gestin de Bancos, se debe ingresar la conciliacin bancaria anterior en forma detallada como se indic en la Gestin de Movimientos No Conciliados. Por ejemplo: si el saldo al 31 de diciembre de 2009 de la cuenta contable del Produbanco consta por $1.000.00. Este saldo, para el ejemplo, corresponder a que tiene en el saldo del estado de cuenta bancario $1.850,00 y tiene dos cheques girados y no cobrados, el primero del 31-10-2009 por $500,00 y el segundo del 12-12-2009 por $400,00, adicionalmente tendr un depsito en trnsito de fecha 30-122009 por $50,00, todos estos datos se ingresarn en forma detallada en la Gestin Movimientos No Conciliados.
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Donde Fecha: Seala la fecha con la que fue ingresada la transaccin en la Gestin de Bancos. Transaccin: Denota el tipo y nmero con que fue emitida la transaccin bancaria en la Gestin de Bancos. Comprobante: Resalta el cdigo y nmero del comprobante de diario con el cual fue registrado la transaccin bancaria antedicha. Valor: Muestra el valor absoluto de la transaccin bancaria a conciliar. Este Acceso efecta una conciliacin en forma automtica, ya que, Importa una hoja de Excel, con un formato predefinido, donde consten los datos del estado de cuenta bancario y las compara con los datos contenidos en el sistema.
Veamos ahora como se realiza el proceso de Conciliacin entre las transacciones bancarias y el estado de cuenta bancario: Por ejemplo, en el caso de conciliacin manual, si en el estado de cuenta bancario est el cheque nmero 987, registrado con el comprobante contable de cdigo 02 que corresponde al Egreso, de nmero 001-090000043 haga clic en la parte derecha de la ventana.
Como se observa, en la parte derecha de la ventana aparece una flecha marcado en rojo, esto significa que el cheque est conciliado. En caso de equivocacin haga clic nuevamente y la flecha roja desaparecer, es decir, constar como no conciliado. Este proceso se realizar con todas las transacciones bancarias del sistema y como resultado del proceso las transacciones que estn con la flecha marcados en rojo sern las que constan en el estado de cuenta bancario, por lo que es necesario registrar contable y previamente todas las notas de crdito y dbito bancarias. A continuacin para que los datos sean guardados haga clic en el botn Guardar; una vez grabado se podr imprimir los respectivos informes de Conciliacin Bancaria en el men Consultas/Informes, y, comparar el saldo del estado de cuenta bancario real con el que resulte de las transacciones conciliadas de la Gestin de Bancos, los cuales deben cuadrar. De lo contrario se procede a corregir los errores o completar la informacin hasta que se cumpla dicha condicin.
Desafortunadamente debido a los diferentes formatos de entrega de los estados de cuenta bancarios este proceso ha cado en desuso. Por otra parte, como datos referenciales en la parte inferior de la gestin se van sumando en forma automtica los dbitos y crditos conforme se vayan resaltando en la conciliacin. El total corresponde a la variacin neta entre dbitos y crditos en el periodo que se est conciliando.
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PRESUPUESTOS Presupuestos
Un Presupuesto es una expresin cuantitativa formal de los planes gerenciales e incluye las metas de todas las fases de una organizacin. Por otra parte, se lo considera una descripcin minuciosa, en valores y cantidades, de los Ingresos, Costos y Gastos que se pretende alcanzar dentro de un periodo determinado. Desde este punto de vista, los presupuestos deben elaborarse nicamente para cuentas de Resultados, sin embargo, el sistema admite prepararlos para cuentas del Balance General Bajo esta definicin, debemos explicar que el sistema acepta ingresar Presupuestos en las cuentas de movimiento o acumulacin, lo cual debe hacrselo con fecha de fin de mes. El valor ingresado podr ser comparado con la Variacin Mensual Neta Real de la cuenta de movimiento y/o acumulacin a la que hagan referencia, expresada en porcentaje. Para analizar la variacin neta debemos tomar en cuenta la naturaleza de la cuenta, en el caso de Bancos que es una cuenta de Activo y tiene carcter Deudora, una variacin neta negativa implica una disminucin real de su saldo entre un periodo y otro. En el caso de la cuenta de Ventas o Ingresos del Estado de Resultados, su naturaleza es Acreedora, por tanto, una variacin neta negativa implica un aumento real de su saldo. Veamos un ejemplo de anlisis de variaciones netas:
Donde: Por definicin sale la fecha actual, empero, para efectos del ingreso del Presupuesto se debe ingresar la fecha de fin de mes. Posteriormente, haga clic en Ejecutar a fin de que el sistema asimile los datos. En el caso de haber ingresado anteriormente informacin con la misma fecha, en el cuerpo del Presupuesto aparecer dicha informacin.
SU
Proceda a Insertar renglones y a ingresar los datos del Presupuesto de acuerdo al Plan de Cuentas que aparece en forma automtica.
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En lo que concierne al Valor, el Presupuesto se ingresar considerando el signo de la naturaleza de las cuentas contables. Es decir, que los Ingresos se procesarn con signo negativo (saldo acreedor) y los Gastos con signo positivo (saldo deudor). Con las indicaciones mencionados el cuadro del Presupuesto se ver en la siguiente grafa:
Esta informacin ser la que se comparar con aquella del Estado de Prdidas y Ganancias, en el Informe denominado Presupuesto, donde se analiza con las cifras reales, en trminos de porcentaje, el cumplimiento obtenido. De no respetarse el signo de la naturaleza de las cuentas el anlisis del Presupuesto se emitir distorsionado con variaciones negativas en su mayora. Finalmente proceda a Guardar la informacin.
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