procedimiento

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La duracin del procedimiento de tramitacin de un convenio de colaboracin puede depender de mltiples factores como son, principalmente, la concrecin del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar el texto, los trmites internos que han de superar de cada una de las partes firmantes, etc.

inicio: trmites previos redaccin del convenio tramitacin firma archivo y seguimiento del convenio

inicio: trmites previos

Los trmites previos parten de una serie conversaciones informales en las que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y oportunidad por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, y autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales, se emprenden las primeras conversaciones que permiten perfilar informalmente la distribucin de las obligaciones que posteriormente se concretarn en el convenio.

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redaccin del convenio

La competencia de representacin
La colaboracin ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones competenciales o de representacin de cada entidad firmante. Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de compromisos u obligaciones, es preciso que el rgano administrativo justifique adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se efecta el nombramiento de la autoridad firmante, as como de la norma que le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citara el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura bsica del Ministerio de Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a firmar el convenio en representacin del Ministerio, as como cualquier otra disposicin que se estime conveniente. Por su parte, en relacin con las entidades privadas, es necesario hacer constar que la persona que va a firmar el convenio goza de poder bastante para obligarse en el sentido que se pretende en el mismo (bastanteo), de conformidad con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros actos con la Administracin Pblica o que permitan reconocer la competencia y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.

Negociaciones
En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumir cada una de las partes. La estructura del convenio, el nmero de clusulas y su contenido depender del curso de las negociaciones. Con el objetivo de simplificar este trmite, y de aplicacin restringida a las exposiciones de produccin propia que ofrece en itinerancia, la Subdireccin

General de Promocin de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que nicamente requiere ser adaptado a circunstancias muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposicin, el recorrido del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institucin cesionaria que cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a firmar en su representacin. Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas informticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos, lo cual permite agilizar la comunicacin entre las partes.

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Conformidad de ambas partes al texto

Normalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo electrnico o una conversacin telefnica.

tramitacin
Control jurdico
Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los efectos de que emita el correspondiente informe jurdico. Asimismo, el Abogado del Estado comprobar los documentos justificativos de la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes, expresando de modo concreto su eficacia en relacin con el fin para el que hayan sido presentados, tal y como dispone el artculo 29 del Real Decreto 997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio Jurdico del Estado.

Control presupuestario y econmico

La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la funcin interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los actos del sector pblico estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a la realizacin de gastos. En consecuencia, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes debe, con carcter previo, tramitar la correspondiente retencin de crdito y, a continuacin solicitar el informe de fiscalizacin previa. Es de destacar que la fiscalizacin de los convenios de colaboracin se prev expresamente en el apartado decimotercero de la Resolucin de 4 de marzo de 2002, de la Intervencin General de la Administracin del Estado, por la que se hace pblico el Acuerdo del Consejo de Ministros de 1 de marzo de 2002, por

el que se da aplicacin a la previsin del artculo 95.3 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de funcin interventora.

Texto definitivo
Las observaciones formuladas en la fase de control jurdico y de control presupuestario y econmico del Ministerio debern ser incorporadas al borrador, siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los efectos de obtener un texto definitivo.

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Otros trmites
Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la traduccin del convenio a otro idioma, lo cual se realizar una vez que el texto sea definitivo.

firma
Con independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes estampen tambin su firma en cada una de sus pginas, as como en los anexos, si los hubiera. Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes remitir a la contraparte los ejemplares originales del convenio, en nmero de uno por cada parte interviniente, con el fin de que proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en ltimo lugar.

archivo y seguimiento del convenio

Una vez firmado el convenio por las partes, cada una de ellas proceder al archivo de su correspondiente ejemplar. El convenio mantendr su vigor hasta el momento en el que finalicen las actuaciones en l previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien su ineficacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que as lo impongan. En consecuencia, el Ministerio realizar un seguimiento de las obligaciones comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto, asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

TRMITES A REALIZAR ENTRE LAS PARTES FIRMANTES

Conversaciones informales

TRMITES INTERNOS DE LA S.G. DE PROMOCIN DE LAS BELLAS ARTES

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Trmites previos

Autorizacin del proyecto

Acreditacin de la competencia o capacidad de representacin

Administracin (norma, acto de nombramiento)

Particulares (bastanteo)

Negociaciones (e-mail) Control jurdico Conformidad de ambas partes Retoques al borrador Fiscalizacin previa Control presupuestario econmico

Retencin de crdito (RC)

Texto definitivo

Envo de los ejemplares originales a la contraparte para su firma en todas sus hojas

Firma de la contraparte

Envo de ejemplares originales al Ministerio

Firma del Ministerio

Envo del convenio firmado a la contraparte

Archivo y seguimiento del convenio