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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

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1. OBJETIVO Establecer las responsabilidades y los requisitos para la planificacin y ejecucin de las Auditorias, para informar de los resultados y para mantener los registros.

Seleccionar Auditores internos de manera objetiva e imparcial, teniendo en cuenta que estos no deben auditar su propio trabajo.

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable al Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin, para verificar por medio de Auditorias Internas, si este se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

3. DEFINICIONES

Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna.

Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

Accin Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO NTC 9001/2000 Norma NTC ISO 19011. Procedimiento para el Control del Producto No Conforme. Procedimiento para el Control de Acciones Correctivas. Lista de Chequeo. Informe de Auditoria de Calidad. Registro de no conformidades. Informe de Accin Correctiva. Caracterizacin del Proceso de Seguimiento y Mejora Continua. Caracterizacin del Proceso de Direccin y Planeacin estratgica

4. DESARROLLO

4.1.

Planificacin de las Auditorias

El Responsable del mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad, elabora un programa anual de auditorias internas que cubra la totalidad del sistema descrito en el Manual de Gestin de la Calidad de la Corporacin, teniendo en cuenta el estado y la importancia de los procesos y reas a auditar. La frecuencia con la cual se auditarn las Areas o Procesos de la organizacin ser cada seis (6) meses.

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La planificacin de las auditorias describe los auditores responsables los cuales son personas calificadas y con independencia del proceso auditado.

En el formato Informe de Auditoria de Calidad, se define el alcance de la auditoria (documentos, registros y actividades que aplican para el proceso a auditar) y los criterios de la misma (las no conformidades son los incumplimientos de los requisitos establecidos por el Sistema de Gestin de la Calidad o por el usuario, tales como, lo descrito en los trminos de referencia, contratos entre otros, y las debilidades son no conformidades en potencia), tambin se indica quien ser el auditor y quienes los auditados.

4.2.

Implementacin de las Auditorias Internas de Calidad

Para cada auditoria interna, el auditor responsable conoce con anterioridad los procedimientos e instrucciones utilizados por la entidad en el proceso a auditar, adems con base en los resultados de auditorias previas y condiciones especiales que haya podido generar la auditoria, se diligencia el formato Lista de chequeo.

Para el desarrollo mismo de las auditorias se tiene en cuenta, a manera de informacin, la norma NTC-ISO 19011.

4.3.

Metodologa para la Ejecucin de la Auditoria

Para todas y cada una de las auditorias internas, se deben seguir los siguientes pasos por parte del Auditor:

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Conocimiento del alcance de la Auditoria (documentos y registros que aplican). Conocimiento de los resultados de Auditorias previas. Objetivos de la Auditoria (se describen en el formato Informe de Auditoria de Calidad) Descripcin de las Actividades a realizar durante la Auditoria (incluye tiempo). Seguimiento de Auditorias previas. Cierre de No Conformidades abiertas en Auditorias previas. Ejecucin de la Auditoria (describir los eventos No Conformes, las Debilidades y las Fortalezas del rea Auditada en el formato Informe de Auditoria de Calidad) Esto se tiene en cuenta verificando la implementacin y el mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad, verificando si los resultados relacionados con la Calidad son conformes, haciendo seguimiento a las acciones correctivas e identificando oportunidades de mejora. Informar sobre los resultados de la Auditoria al responsable del Proceso Auditado y dejar copia del Informe de Auditoria. Entregar el Informe de Auditoria de Calidad y la Lista de Chequeo originales al responsable del mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad.

4.4.

Resultados de las Auditorias de Calidad

Una vez se ha diligenciado completamente el Informe de Auditoria de Calidad, el responsable del Proceso Auditado se encarga de tomar acciones sin demora injustificada para eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas, estableciendo la fecha lmite para que la accin correctiva quede implementada.

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Para esta labor, el responsable del rea Auditada sigue el Procedimiento para control del servicio No Conforme.

Todas las No conformidades producto de Auditorias deben quedar registradas en el formato Registro de acciones correctivas, en este formato se describe en forma detallada la No Conformidad encontrada, en el bloque Descripcin de la no conformidad y la accin correctiva propuesta para dar solucin a la no Conformidad encontrada en la columna actividad del bloque Plan de implementacin de las acciones.

Todas las No conformidades producto de Auditorias generan Accin Correctiva, por lo tanto se siguen las pautas del Procedimiento para el control de Acciones Correctivas.

La responsabilidad de analizar la causa de las no conformidades detectadas en la Auditoria y de definir e implementar Acciones Correctivas para cerrar dichas no conformidades, es nicamente del Responsable del proceso Auditado y de este depende el cierre de dicha no-conformidad.

Una copia del informe de la auditoria queda en poder del auditado y de los responsables del Proceso Auditado, los originales de la Lista de Chequeo y del Informe de la Auditoria son entregados al responsable del mantenimiento del sistema de gestin de calidad.

4.5.

Seguimiento a los Resultados de la Auditoria

Cumplida la fecha lmite establecida por el auditado para implementar la accin correctiva, el responsable del sistema de gestin de calidad verifica, por medio de un Auditor (preferiblemente el mismo que encontr la No Conformidad) si la Accin

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implementada ataca la causa de dicha no Conformidad y si esta ya fue cerrada, haciendo el seguimiento de la accin tomada.

El responsable del rea Auditada, es el nico encargado de que la no conformidad quede cerrada y debe informar al Representante de la direccin y/o Coordinador de calidad y al Auditor para cumplir con esto.

Las actividades de seguimiento incluyen la verificacin de las acciones tomadas y los resultados de la verificacin, siguiendo las pautas del Procedimiento para el control de Acciones Correctivas.

4.6.

Utilizacin de los Resultados de las Auditorias para la revisin del SGC

Con base en los Informes de Auditoria de Calidad, el responsable del Sistema de Gestin de Calidad elabora un cuadro resumen de los resultados de cada una de las Auditorias y lo presenta a la Direccin. Este cuadro resumen es revisado y sirve para que se tomen las medidas necesarias por parte de la Direccin durante la revisin del Sistema de Gestin de la Calidad. (Ver la Caracterizacin del Proceso de Direccin y planeacin estratgica).

Con estos resultados se pueden identificar falencias en el Sistema de Gestin de la Calidad e indicar oportunidades de mejora.

4.7.

Calificacin de los Auditores Internos de Calidad

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Para poder realizar auditorias internas de calidad en la organizacin, los auditores internos cumplen con el siguiente perfil:

Educacin: Ser bachiller. Se verifica con el diploma.

Formacin: Haber recibido mnimo 15 horas de entrenamiento y capacitacin en cursos de auditorias internas de Calidad. Se verifica con certificados de asistencia y/o diploma del auditor.

Experiencia: Haber trabajado en entidades pblicas un tiempo mnimo de (1) un ao, se verifica con certificacin laboral cuando no cumpla con este tiempo en la entidad.

5. REGISTROS DE CALIDAD

Constituyen registros de calidad de este procedimiento, la Lista de Chequeo, el Informe de Auditoria de Calidad, el Programa Anual de Auditorias y el Cuadro resumen de las Auditorias del mes.

Estos registros son archivados por el responsable del Sistema de Gestin de Calidad, por el tiempo que se considere y aportan informacin para futuras Auditorias o para revisiones del Sistema.

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6. ACTUALIZACIONES
FECHA DE MODIFICACIN PARTE MODIFICADA NMERO DE VERSIN MODIFICACIONES