Metodologa para elaborar un presupuesto

1.- Pasos preliminares 1) 2) 3) Reorganizacin y estructuracin de la empresa. Instalacin del Sistema Presupuestario Instruccin y Motivacin al personal que interviene en el proceso

1) Reorganizacin y estructuracin de la empresa con claras delimitaciones de autoridad y responsabilidades, lo cual aconseja elaborar el correspondiente ORGANIGRAMA. Es necesario que la empresa tenga una estructura organizativa clara y coherente, a travs de la cual se vertebrar todo el proceso de asignacin y delimitacin de responsabilidades. 2) El Sistema Presupuestario a instalar debe ser compatible con el sistema contable, de manera tal que cada partida presupuestaria tenga su correlativa en la contabilidad. Un programa presupuestario ser ms eficaz en la medida en que se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente tendr que contar con una estructura perfectamente definida. 3.- La importancia del Recurso Humano viene determinada por: a) la capacidad para realizar la actividad y b) la repercusin que, sobre el proceso presupuestario, tiene la conducta de quienes interviene en el mismo, esto es, el papel que desempean dentro del proceso de presupuestal los factores de motivacin y de comportamiento del personal que labora en dicha actividad; c) la participacin sirve de motivacin a los individuos, confirindoles un poder decisorio en sus respectivas reas de responsabilidad. 2.- Las Funciones del Comit de Presupuesto. Las funciones del Comit de presupuesto estarn en funcin del tipo y tamao de la empresa. En Empresas pequeas: Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamao reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad del departamento de Contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las siguientes funciones: a.- Sostener reuniones con la direccin general y con las jefaturas de cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las polticas de la organizacin. b.- Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno e ala intervencin de los diferentes departamentos y disear los mtodos y formatos que se aplicarn en la fase del control. c.- Difundir la tcnica del presupuesto en los niveles operativos y capacitar al personal sobre el adecuado manejo de las cdulas presupuestarias.

d.- Presentar informes peridicos que permitan cotejar los resultados previstos y los reales, analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los correctivos pertinentes. En las Empresas grandes: Si la empresa tiene una estructura organizacional compleja y maneja operaciones comerciales de grandes proporciones a nivel nacional e internacional, se sugiere la constitucin de un comit de presupuestos que asuma las siguientes funciones: a.- Recibir los presupuestos parciales de cada departamento presentados por el director de presupuesto, analizarlos y plantear las observaciones necesarias. b.- Aprobar el presupuesto general de la empresa c.- Considerar y aprobar los cambios propuestos al presupuesto general apenas se inicien las operaciones que lo generaron. d.- Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y ejecutados.

3.- Instrucciones para elaborar el presupuesto, en cada rea funcional La direccin general o estratgica de la unidad de presupuesto, es la responsable de transmitir a cada rea de actividad las instrucciones generales, para que stas puedan disear los planes, programas y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada rea de responsabilidad, o rea funcional, dependen de la planificacin estratgica y de las polticas generales de la empresa. A partir de las directrices recibidas, y aceptadas, cada responsable elaborar el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos enmarcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada rea de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar los planes. A travs de fases interactivas sucesivas, cada uno de los niveles jerrquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. La aprobacin, por parte de la direccin general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, as como los resultados previstos con base a la actividad que se va a desarrollar. Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento para conocer la evolucin de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. 4.- Relaciones presupuestarias internas y externas. El enfoque contemporneo de sistemas se concentra en la interdependencia de las partes de una organizacin y la interdependencia de la organizacin con el medio ambiente. La informacin interna es suministrada por las diferentes reas funcionales:

Ventas: Se encarga de suministrar la informacin referente a los ingresos previstos para el perodo que abarca el presupuesto, comprende los ingresos por ventas a crdito y contado. Produccin: Los costos y gastos incurridos en la produccin de bienes o servicios a producir durante el perodo presupuestario. Mano de Obra Directa, Mano de Obra Indirecta, Materiales Directos e Indirectos, Costos de Mantenimiento de los equipos y otros. Compras: Las inversiones en equipos, materia prima, materiales y otros requeridos para llevar a cabo la produccin prevista. Finanzas: Suministra la informacin relacionada con los bienes de capital a invertir durante el perodo que se est presupuestando e intereses pagados por capitales obtenidos en prstamos. Investigacin y Desarrollo: Erogaciones a efectuar durante el perodo correspondiente para la investigacin y desarrollo de nuevos productos y/o nuevos mercados con el fin de contribuir con el crecimiento de la empresa. La informacin externa la toma la empresa de las variables macroeconmicas imperantes en el pas, tales como: la tasa de inflacin, las fluctuaciones en los intereses bancarios, el valor del dlar, las fortalezas y debilidades de la competencia y otras. 5. Instrumentos: medios, principios y tcnicas En todo sistema presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos fundamentales los cuales son: los medios empleados, sus tcnicas de elaboracin y los principios que sustentan la validez de los mismos. 1. Los medios se relacionan con: el diseo de formas y/o cdulas presupuestarias para la recoleccin de la informacin y los medios tcnicos utilizados para el clculo. Los principios revisten especial importancia en el campo del presupuesto y por ello antes de enunciarlos es necesario resaltar el hecho de que sirven de guas especficas o de moderadores del criterio de la persona encargada de confeccionar, los presupuestos parciales o el presupuesto general. Estos principios se clasifican en cinco grupos: a) De previsin. Recalcan la importancia del estudio anticipado de las cosas y de las posibilidades de lograr las metas propuestas. De Planeacin. Indican el cambio para lograr los objetivos deseados. Definen la misin, objetivos, estrategias y polticas para cada rea funcional.

2.

b)

c)

De organizacin. Denotan la importancia de la definicin de las actividades humanas para alcanzar las metas. De Direccin. Indican el modo de conducir las actuaciones del individuo hacia el logro de los objetivos deseados. De Control. Permiten comparaciones entre los objetivos y los logros.

d)

e)

Estos principios constituyen la razn de ser del presupuesto. Su observancia en el proceso de planificacin general de la empresa, a partir de la definicin de la misin, objetivos y estrategias, son bsicos para la elaboracin de presupuestos y planes. 3. Las tcnicas son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad, que pueden provenir de la experiencia o de las investigaciones realizadas en el desarrollo de su trabajo El proceso de planificacin presupuestaria de la empresa vara dependiendo del tipo de organizacin de que se trate, sin embargo, de manera general, se puede afirmar que consiste en un proceso integrado de acuerdo a la secuencia de actividades que se sealan a continuacin: La direccin general o estratgica de la empresa, es la responsable de transmitir a cada rea de actividad las instrucciones generales, para que stas puedan disear los planes, programas y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada rea de responsabilidad, o rea funcional, dependen de la planificacin estratgica y de las polticas generales de la empresa. A partir de las directrices recibidas, y aceptadas, cada responsable elaborar el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos enmarcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada rea de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar los planes. A travs de fases interactivas sucesivas, cada uno de los niveles jerrquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. La aprobacin, por parte de la direccin general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, as como los resultados previstos con base a la actividad que se va a desarrollar. Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento para conocer la evolucin de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones.