COMITÉ DE INFORMÁTICA CONTABLE

Sistemas de Gestión de Procesos

Aplicados a la Contabilidad
Conceptos y Tecnologías
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Estructura Tradicional de los Negocios

PROVEEDORES
PROCESOS

INFRAESTRUCTURA
CLIENTES
TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN

SOCIOS DE
EMPLEADOS
NEGOCIOS
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E-Business / Negocios Electrónicos o por Internet

PROVEEDORES
PROCESOS
DE
NEGOCIOS

INTEGRACI ÓN
INTEGRACIÓN B2B
CLIENTES
EMPLEADOS
CRM
e-commerce DE
DE NEGOCIOS
NEGOCIOS
INFRAESTRUCTURA
TECNOLOGÍAS DE SOCIOS DE
INFORMACIÓN NEGOCIOS
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Procesos de Negocios
• Los Procesos de
Negocio establecen la
forma en cómo trabaja
una Organización.
• Están basados en las
‘mejores prácticas’ de
la Organización.
• Se basan en las Reglas
de Negocio asentadas
dentro de dichas
‘mejores prácticas’.
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¿Qué es un Proceso?
CONJUNTO DE ACTIVIDADES INTERRALACIONADAS, QUE
TRANSFORMAN INSUMOS, AGREGANDOLES VALOR, EN
PRODUCTOS Y SERVICIOS, QUE SATISFACEN UNAS
NECESIDADES, EXPLICITAS DE CLIENTES.

Insumos,
Bienes y
Materias
Servicios
Primas

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

PROVEEDORES CLIENTES
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Gestión bajo el modelo tradicional

Presidente

Vice Vice Vice Vice

Presidente Presidente Presidente Presidente

¿Necesidad? Clientes
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Gestión orientada a procesos

Dueño del Proceso

Proceso Operacional

Dueño del
Proceso

¿Necesidad? Proceso Operacional Clientes

Procesos de Soporte
Dueño del Recursos Sistemas de
Proceso Humanos Información

Control Jurídica
Proceso Operacional
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¿Qué atiende la Gestión de Procesos?

Realidades y Requerimientos Globales del Negocio
• Cambios Económicos y de Mercado
• Complejidad y alcance de los negocios
• Fusiones, adquisiciones, tendencia a la consolidación

Cumplimiento Financiero y Presiones Regulatorias

• Mayor control al interior de las organizaciones (Gobernabilidad)
• Regulaciones (Sarbanes-Oxley / Basilea II)
• Transparencia y exactitud en los reportes financieros

Necesidad de mejorar la toma de decisiones

• Incompatibilidad de sistemas a través de las diferentes áreas de la
organización.
• Decisiones soportadas en información diferente en las áreas funcionales
claves
• Datos operacionales de poco acceso o uso
• Practicas de reportes manuales, ineficientes y desactualizados
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Que atiende la Gestión de Procesos?

Problemas de Ejecución y alineamiento
• Unidades operativas no sincronizadas con las estrategias de la
compañía
• Baja “colaboración” entre funciones, departamentos y suplidores
• Poco acceso a información operativa en tiempo real en los
diferentes niveles gerenciales de la organización

Estrategias de generación de utilidades y resultados

predecibles
• Presión de identificar y explotar oportunidades y ventajas
• Necesidad de crecimiento y mejora del retorno (ROA)
• Necesidad de mapear, modelar, automatizar y medir el
rendimiento de la organización
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Pero...

• No siempre las ‘mejores

prácticas’ aportan la
mejor manera de
realizar una tarea
• A menudo se encierran
en Reglas de Negocio
obsoletas
• Esto motiva que los
Procesos traben el
desarrollo del Negocio
impuesto por las
condiciones del Mercado
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Conclusión
• Los Procesos de
Negocio:
– No son estables
– Requieren un rediseño
continuo
– Requieren una Gestión
• … requieren
Business Process
Management

Gestión Orientada al
Proceso de Negocios.
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Propósito
• Creación de Procesos ...
• … guiados por las ‘mejores
practicas’ operativas de la
Organización (reglas de
negocio),
• … utilizando Tecnologías de la
Información, … apoyándose
indistíntamente en Aplicaciones
Empresariales, e-Commerce,
EAI, SOI, operaciones manuales,
• … para dar soporte al Diseño,
Ejecución, Control y
Optimización de dichos Procesos.
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¿Que es BPM?

BPM (Business Process Management)

El BPM es la disciplina empresarial cuyo objetivo es mejorar la

eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de
negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorear y
optimizar de forma continua.

Es la capacidad de tener visibilidad y control de principio a fin sobre un

proceso que maneja diferente información y en el que intervienen
múltiples personas y sistemas.
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Business Process Management (BPM)

Teorías Gerenciales + Tecnologías Modernas = BPM

ƒ Calidad Total ƒ Desarrollo de Aplicaciones WEB

ƒ Ingenieria de Negocios y ƒ Integración de Sistema

Procesos ƒ Arquitecturas orientadas a
ƒ Mejoramiento Continuo servicios (SOA)

ƒ ISO 9000 ƒ Evolución del concepto de

Workflow
ƒ Six Sigma
ƒ Manejos Transaccionales
ƒ XML y Web services
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La visión de un BPM

• Ofrecer un cuadro de mando, desde el cual los directivos

puedan controlar todos los procesos de su empresa en tiempo
real.

• Permitir a los supervisores el monitoreo y mejora continua de

los procesos basados en datos reales de los mismos.

• Ofrecer resultados homogéneos y predecibles, indispensables

para lograr los objetivos de calidad de la organización

• Permitir la ágil implementación y modificación de procesos

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Sistemas Vs. Procesos

• Los múltiples Sistemas y Aplicaciones de una Organización
fragmentan la secuencia de operaciones de un Proceso y complican
su interacción.
• Lograr su integración resulta tedioso y poco flexible a la realización
de cambios.
• No hay visibilidad end-to-end, no es posible monitorizar, hacer un
seguimiento.
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Gestión de Procesos BPM

• La Gestión de Procesos proporciona un hilo conductor que
simplifica el Proceso
• Existe visibilidad total, es posible monitorizar, hacer
seguimientos, análisis simulación y optimización de los
Procesos.
• La integración es flexible y permite la fácil modificación del
Proceso Shipping Logistics Application
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Integración
• Para esto sólo es necesario desbloquear la información
existente publicando como Servicios las Funciones de
Negocio que realizan las tareas críticas y ...
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Orquestación
• … añadir la capa de Negocio que permita la Gestión de los
Procesos, e involucre actividades de usuarios sobre dichas
Funciones de Negocio.
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Orquestación e Integración
La Gestión de Procesos es necesaria para que
LOS USUARIOS
utilizando sistemas y aplicaciones ejecuten correctamente
TAREAS
en una ‘secuencia predefinida’
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El círculo virtuoso
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Mediante BPM las organizaciones pueden:

• Mejorar la comprensión de qué se
hace y cómo se hace
• Ganar control de los procesos de
negocio
• Reforzar y auditar las ‘buenas
prácticas’
• Acelerar los procesos, mejorar el
rendimiento
• Aumentar la precisión, en la
ejecución de los procesos
• Monitorizar y medir los resultados
para optimización
• Reducir los costes de operación
• Responder rápidamente a los
cambios de requisitos
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Ventajas del BPM

• Disminución de la gestión de
papeles
• Disminución de los tiempos
de procesos
• Integración de áreas
• Visibilidad de la gestión
administrativa
• Focalización en prioridades
• Identificación de
represamientos o cuellos de
botella
• Controles a priori
• Mejoras de productividad en
el personal
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Como se implementa BPM?

SOA: Services Oriented Architecture
(Arquitectura Orientada a Servicios)
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Ejemplo de implementación BPM

WEB
WEB En
En Contact
Contact Auto-
Auto- Video-
Video- Surco
Surco Servicio
Delivery al Vecino
Portal
Portal del
del
Vecino
Vecino
Persona
Persona Center
Center Servicio
Servicio Conf.
Conf. Delivery

Tareas Info.
Tareas de Memos Docu-
Info. de Docu-
Mentos Correo
Info.
Info. Info. Portal del
Info.
Memos Correo
(Roles)
(Roles) Apoyo
Apoyo Mentos Interna Externa Empleado
Interna Externa
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Componentes de una implementación

BPM
PORTAL: SERVICIO DE PUBLICACIÓN E INTERFASE

MONITOREO Y ESTADÍSTICAS
MODELADOR DE PROCESOS

BUS DE INTEGRACIÓN: SERVICIOS DE

MENSAJERIA

JAVA
COMPONENTES COMPONENTES C++
COMPONENTES
DLL

BASES DE
DATOS
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Ejemplo modelador de procesos

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La consolidación de procesos de la empresa crea un

modelo de proceso del final al final
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Modelo de Procesos Contables:

Una Introducción
Actividades del Negocio

Documentos Fuentes

Codificación y Registro Contable

Proceso de Diarización y Mayorización

Estados Financieros

05/07/2009 CPC Francisco Villón 29

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Nuestro Concepto de Proceso Contable con un

Software Integrador
Documento Fuente

Registro en el Sistema

Codificación, Registro y Proceso

Contable Automáticos

Emisión de Reportes

05/07/2009 CPC Francisco Villón 30

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Proceso Customer Relationalship Manager (CRM)

Despacho al Cliente

Cliente Web Intefase con Descisor Transacciones

Corporativo CRM aplicaciones de Corporativo Comerciales
la empresa / procesos
Soporte de: manuales / Sistemas
•Pedidos Informáticos
•Pagos
•Información Comercial
•Comunicación
•Otros
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Aportes de los participantes

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Gracias por su atención:

Dr. Francisco Villón Bustamante

Gerente General de Tecnología de Gestión
fvillon@tecnologiadegestion.com
www.tecnologiadegestion.com