LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA

La comunicacin juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicacin puede significar eficiencia, coordinacin y organizacin, mientras que una mala comunicacin puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos. Los tipos de comunicacin dentro de una empresa bsicamente son dos: la comunicacin formal y la comunicacin informal. Veamos el concepto de cada uno de ellos, as como algunas recomendaciones sobre el tema: COMUNICACIN FORMAL

Es la comunicacin en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerrquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerrquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa. Esta comunicacin suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, telfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc. COMUNICACIN INFORMAL Se forma en torno a las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningn canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados. Son las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la comunicacin formal. Este tipo de comunicacin aparece donde la comunicacin formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de informacin de los miembros de la organizacin. Estas redes ayudan a mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas, generan sistemas polticos y de inteligencia a travs de los que se toman decisiones. El principal medio de comunicacin empleado en la comunicacin informal es el cara a cara, la relacin interpersonal directa. Sin embargo algunas organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de comunicacin para conectar con el empleado, y utilizan un

medio de comunicacin que les permite llegar a todos ellos, y que utilizan con un carcter informal, son los boletines o revistas de la empresa. Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su buen servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la empresa, preguntas y respuestas acerca de temas laborales, informacin sobre actividades informales de los empleados etc. Se utilizan como inyecciones de moral, ayudan a que los empleados de ciertos puntos sientan que forman parte del todo. La principal distorsin que se forma en este tipo de comunicacin es la causada por los chismes y/o rumores, que aqu se forman con cierta facilidad, al ser una comunicacin no controlada y que busca complementar la falta de comunicacin de la comunicacin formal. *Ventajas de la comunicacin informal:

Los trabajadores pueden servirse de ella para la creacin de actividades extra laborales, culturales, de ocio, deportivas, que potencien su dimensin humana y actan como un factor integrador decisivo.

Gracias a estas redes, surgen sentimientos de colaboracin y solidaridad que repercuten en una mayor efectividad en el trabajo y en la creacin de un ambiente laboral ms agradable, beneficio para toda la organizacin.

*Desventajas de la comunicacin informal: La utilizacin incorrecta de estas redes puede dar lugar a:

La interpretacin subjetiva del emisor, quien informar desde su punto de vista o desde sus intereses personales.

Las malas interpretaciones de la informacin por desconocimiento de la fuente. Las distorsiones producidas por las sucesivas transmisiones.

La difusin de chismes contra la organizacin o contra alguno de sus miembros, con fines de difamacin.

El chisme El chisme tiene tres caractersticas principales:

No est controlado por la gerencia, ni por otra entidad relacionada a la misma. Es percibido por la mayora de los empleados como ms creble y confiable que las comunicaciones formales emitidas por la alta gerencia superior.

Se utiliza mayormente como un medio para servir e influir los propios intereses de las personas dentro de l.

El rumor.

Las comunicaciones informales aportan incuestionables beneficios a las personas implicadas en ellas, pero tambin pueden ser tiles a la organizacin.

Pensemos en las potencialidades de la comunicacin que se desarrolla en el contexto de grupos informales en trminos de reforzamiento de la cohesin grupal, o para generar y fortalecer la cultura de la organizacin, o como medio para aclarar comunicaciones formales ambiguas o deficientes.

O en las comunicaciones con contenido formal que escapan a los canales y medios de comunicacin establecidos, saltndose uno o varios niveles de la cadena comunicativa, como estrategia para incrementar la rapidez y exactitud de los mensajes gracias a la reduccin del nmero de personas que participan en la cadena comunicativa.

Como contrapartida estos tipos de comunicacin pueden originar ciertos inconvenientes:

En su forma de comunicaciones con contenido formal que, en una estrategia de puenteo, prescinden de una o ms instancias intermedias de la jerarqua de autoridad; las disfunciones surgen como consecuencia de haber sepultado la funcin y la autoridad de las instancias intermedias a las que se ha ignorado.

En su forma de comunicaciones con contenido informal por canales informales, las disfunciones se producen cuando la cohesin se desarrolla en torno a normas contrarias a las pautas establecidas o cuando estas comunicaciones se traducen en rumorologa y dan lugar a un conocimiento generalizado y errneo sobre temas que afectan a la organizacin o sobre incidencias personales de sus miembros. Estos rumores se hacen especialmente peligrosos a causa de:

1.- Los procesos de distorsin a que estn expuestos por la influencia de los valores, creencias y necesidades psicolgicas de las personas en el procesamiento de la informacin. 2.- La extrema rapidez con que circulan y el gran tamao de la audiencia a la que llega (pudiendo transcender los lmites de la organizacin) como consecuencia de los beneficios que obtienen las personas que participan en su transmisin: les permite encontrar un significado a los acontecimientos y eliminar las incertidumbres, adems pueden mejorar su autoimagen al demostrase conocedores de informacin secreta. 3.- Su capacidad de convencimiento y credibilidad debido a que raras veces tratan de verificarse porque generalmente son transmitidos por amigos de confianza a los que no se suele cuestionar o porque ayudan a racionalizar o justificar las preocupaciones e inquietudes ms bsicas de las personas y cuando intentan confirmarse resulta dificultad identificar su procedencia.

INFLUENCIA DE LOS RUMORES EN EL CLIMA LABORAL: La circulacin de rumores tambin supone un peligro para la empresa. Segn algunos expertos, el rumor tiene su lgica porque difunde una informacin privilegiada que permite demostrar el poder y dominio de unos sobre otros. Los rumores se suelen crear de forma espontnea sin que exista una base de realidad. En la mayora de los casos suelen ser noticias construidas con una parte de verdad que despus se van deformando al pasar de boca en boca. A veces, los rumores son consecuencia de una crisis interna. Incluso, las propias jerarquas lanzan rumores para conseguir distintos objetivos como desprestigiar al contrario, manipular a la opinin pblica o para obtener publicidad gratuita. Un alto porcentaje de bulos est basado en el miedo a un mal desconocido. Durante aos, este tipo de rumores se ha centrado en alimentos y aditivos que provocaban cncer. Hoy en da, los virus informticos tambin han cobrado protagonismo y, a menudo, resulta imposible parar los rumores que hablan de programas o equipamientos informticos "infectados", aunque estn recin salidos de las fbricas. Las estrategias que se aplican para atajar los rumores cumplen su objetivo en funcin de varios factores. En este caso el factor tiempo es fundamental. Cuando el rumor se ha difundido de forma imparable, hay que reaccionar enseguida para desmentirlo. Asimismo, si el rumor supera el marco de la empresa, ser conveniente organizar una rueda de prensa o enviar una nota informativa a los medios. Si la empresa no llega a tiempo, el rumor se vuelve incontrolable y sus efectos son impredecibles: crece la desconfianza, aumenta el absentismo laboral y las dimisiones. En definitiva, aunque no se puedan eliminar de raz los rumores y las camarillas, lo que s conviene, es disponer de una buena estrategia de comunicacin interna y externa para reducir sus efectos nocivos.

Por qu surgen? Las causas por las que surge un rumor pueden ser de ndole empresarial y personal:

- Empresarial: en este caso es mucho ms fcil que un rumor prospere en una organizacin que no ofrece a sus empleados una informacin clara y transparente. Si se le aade que la empresa se encuentra en una poca de cambios: una fusin, un traslado, una compra; temas referidos a nuevas incorporaciones y sus funciones o salario; o cualquier acontecimiento que rompe la rutina y el asunto no se expone con claridad, el rumor estar servido.

Qu pueden hacer las empresas para mitigar los efectos de un rumor?

- Evaluar la velocidad a la que se difunde y los recursos necesarios para poner en marcha medidas que lo contrarresten y respondan a las singularidades de cada miembro del grupo. - Potenciar el entendimiento y la informacin por parte de la compaa, fomentando relaciones estrechas y transparentes. - Un plan de comunicacin interna es fundamental para que los empleados accedan a la informacin relevante. La intranet es una de las herramientas ms adecuadas para solventarlos, siempre que los trabajadores la vean como un instrumento con el que comunicarse con sus mandos, exponer sus temores y dudas. -En el corto plazo, la opcin siempre es enfrentarse al rumor y atajarlo de raz, quiz a travs de algn lder de opinin con la suficiente credibilidad en la organizacin. La fuente ms creble para cualquier trabajador es su jefe directo. - Si se conoce, lo ms efectivo es enfrentarse cara a cara a quien difunde el rumor. - Hay que probar los hechos reales, de forma que no quede ninguna duda sobre ellos. - Es esencial no subestimar nunca esa informacin ya que, a pesar de no ceirse a la realidad, puede indicar del estado emocional de la plantilla y convertirse en el punto de partida del cambio.

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL EN EL PER

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN

FACULTAD ESCUELA CTEDRA TEMA DOCENTE ESTUDIANTE CICLO LECTIVO FECHA DE ENTREGA

: : : : : : : :

CIENCIAS DE LA SALUD. MEDICINA HUMANA. LENGUAJE Y COMUNICACIN. COMUNICACIN FORMAL E INFORMAL. LIC MERCEDES VILCHEZ ORDOEZ. RODRGUEZ PREZ EMERSON BENJAMN. I 23/06/2010

MORALES - PER