Notas debito y crdito

Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta. Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota crdito significa una erogacin. Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le esta causando un cobro de intereses. Caso contrario, si por error, al cliente se le cobr por las mercancas que se le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crdito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota crdito es una erogacin para la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registr como venta. Desde el punto de vista del cliente, como su obligacin se disminuye con la nota crdito, sta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las mercancas que adquiri inicialmente a un mayor valor. En la Conciliacin bancaria, es comn confundirse con el concepto de la nota debito y crdito, puesto que el banco enva a al empresa propietaria de una cuenta de ahorros o corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de manejo, que es un ingreso para el banco (Recordemos que la nota debito es un ingreso slo para quien la emite, para el que la recibe es un egreso). En el caso de las cuentas bancarias, la nota crdito que emite el banco, s es un ingreso para la empresa, puesto que con sta el banco ha consignado en la cuenta valores como

por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota crdito es un egreso para quien la emite y un ingreso para quien la recibe CONCILIACION BANCARIA La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia. Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: - Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. - Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa. - Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. - Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun no las ha registrado en sus auxiliares. - Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos. Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser: Saldo del extracto bancario: XXX (-) Cheques pendientes de cobro: XXX (-) Notas crdito no registradas XXX (+) Consignaciones pendientes XXX (+) Notas debito no registradas XXX () Errores en el auxiliar XXX = Saldo en libros. XXX Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo. En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar. Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamacin que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

CONCILIACION BANCARIA
Al finalizar cada mes, los bancos envan a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el perodo mensual. La conciliacin bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificacin de los valores y registro tanto en libros como en el extracto: 1. Para la elaboracin de la conciliacin bancaria, debe tener los siguientes elementos.
CONCILIACIN ANTERIOR LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

EXTRACTO BANCARIO CONCILIACIN BANCARIA

La conciliacin anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron cobrados en el banco en el presente mes, remeses en trnsito que tambin pueden aparecer en el extracto. 2. El proceso de verificacin es para encontrar las siguientes situaciones: Conceptos Libro Extracto Giro de cheques a la vista x x Coinciden Consignaciones bancarias x x Coinciden Giro cheques posfechados x Cheques en mano Consignacin nacional x Remesas trnsito Consignacin local cheques x Remesas trnsito Rendimientos bancarios x Ingresos financieros Chequeras x Gastos financieros Prstamos bancarios x Prstamos Servicio de la deuda inters x Gastos financieros Servicio de la deuda cuota x Pago obligaciones Comisiones bancarias x Gastos Cuota de manejo x Gastos Cheques devueltos x Cuentas por cobrar Impuesto del 4%0 x Gastos Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operacin de ajuste. Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto. Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situacin se presenta en la conciliacin disminuyendo el saldo del libro. Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han

sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en trnsito. Los rendimientos bancarios como estn registrados por el banco en Nota Crdito por los conceptos de CDT, Devolucin de intereses, rendimientos de fondos de inversin no estn contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste, Los gastos vienen soportados por notas dbito bancarias por concepto de chequeras, intereses por prstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos. Los ingresos varios soportados por nota crdito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos. Cualquier otra diferencia que contenga de ms el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado. Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el perodo contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la informacin. La conciliacin del perodo anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar: En la conciliacin anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirn para la siguiente conciliacin. Las remesas en trnsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto. Con el uso del programa de contabilidad se tendr la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario.

Existen una clase de conciliacin ms comun: individual , la cual requiere para su elaboracin del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliacin anterior. Con el extracto bancario de Bancaf y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliacin individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa. Ejemplo .

BANCO COLOMBIA
BARRANQUILLA PAG. 1 CUENTA NO CLINICA DE MOTOS Cra. 9 5-92 077-05500-3 077-05500-3 EXTRACTO EN Neiva, ZONA POSTAL NOV/30/2011 Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contralora del banco: apartado areo 241609, Bogot. CHEQUES CHEQUES CONSIGNA DIA SALDO CIONES No Valor No Valor Saldo a oct.31/07 1.200.000 5.000.000 01 6.200.000 6239 2.000.000 3.000.000 05 7.200.000

CR-TC

6240 6241
CR-TC

3.000 4.197.000 3.000.000 6.000 3.500.000

CREDITOS: 6 12.706.000

CB CB

2.000.000 3.000.000 1.000.000

6242

10 15 15 22 22 25 30

9.200.000 12.197.000 8.000.000 9.000.000 6.000.000 5.994.000 2.494.000

DBITOS: 5 14.000.000

PROMEDIO: 2.447.000

CR-TC Tarjeta de crdito. CD Cheque devuelto. CB Credibanco.

El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones y convenciones de cada transaccin.

El procedimiento de la conciliacin es comparar los dbitos y los crditos del extracto con los dbitos y crditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si
1110 Bancos 111005 Moneda nacional 11100505 Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3
2011 01-11 Saldo Inicial 01-11 Consignacin 05-11 Ch 6239 Julio Celis 05-11 Consignacin 10-11 Consignacin 15-11 Ch 6240 Pedro Martnez 15-11 Consignacin 22-11 Ch 6241 Fernando A Fierro 22-11 Consignacin 30-11 Ch 6242 Nmina Noviembre 30-11 Ch 6243 Reembolso caja menor Saldo que pasan: DBITOS: 5.000.000 2.000.000 3.000.000 2.000.000 4.197.000 3.000.000 3.000.000 1.000.000 14.000.000 3.500.000 300.000 12.997.000 CRDITOS: SALDOS: 1.200.000 6.200.000 4.200.000 7.200.000 9.200.000 5.003.000 8.003.000 5.003.000 6.003.000 2.503.000 2.203.000

lo prefiere puede resaltar o sealar los datos concordantes:

Conciliaci Individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar. El mtodo consiste en observar las operaciones que realiz el banco y las operaciones que registr la empresa durante el ejercicio y otras que haban sido contabilizadas en el anterior perodo que se observan en la conciliacin anterior, para llevar las diferencias en la conciliacin bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales. La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario.
CLNICA DE MOTOS CONCILIACIN BANCARIA BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3 SALDO SEGN LIBRO 30/11/11 $2.2003.000 (+) Cheques girados por la cia y no cobrado Cheque 6243 Martha Prez (- ) Notas dbito Bancarias: Retenciones en la fuente SALDO SEGN EXTRACTO 300.000 (9.000) $2.494.000

Gastos chequera: si por alguna razn se olvido registrar el valor de la chequera por el valor de $150.000 se procede en consecuencia:
Cdigos Cuentas 530505 Gastos bancarios 111005 Moneda nacional Registra el gasto por concepto de chequeras Dbitos Crditos 150.000 150.000

22. Comisiones bancarias: se pueden dar por mltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530515 Comisiones 20.000 111005 Moneda nacional 20.000 Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias

23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo: chequera, tarjeta dbito para los directores, tarjetas crdito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las cuentas:
Cdigos Cuentas 530515 Comisiones 111005 Moneda nacional Registra el gasto por concepto de manejo de cuota Dbitos Crditos 20.000 20.000

24. Cheques devueltos: si el banco devolvi un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de tal situacin se debe generar el siguiente registro de ajuste.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530515 Comisiones 20.000 111005 Moneda nacional 20.000 Registra el gasto por concepto de cheques devueltos

25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 111005 Moneda nacional 50.000 421005 Intereses 20.000 421045 Descuentos bancarios 30.000 Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios

26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descont de la cuenta el servicio de la deuda compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se registra.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 210510 Pagars 1.250.000 530505 Financieros 200.000 111005 Moneda nacional 1.450.000 Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses

27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crdito por la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no haban sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no haba registrado un cheque porque no haba sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El nico ajuste contable que resulta de esta conciliacin es la nota de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto de credibancos.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 530505 Gastos bancarios 9.000 111005 Moneda nacional 9.000 Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta

28. Impuesto del 4 por 1000: en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se

implement el impuesto del 3X1000 y ahora se aplica el 41000 por cada retiro que se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta dbito o cuenta corriente. El valor inicialmente se consider como una contribucin, pero el legislador le dio carcter de impuesto agregndose a la carga tributaria del impuesto de renta. El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta 521595 Otros: Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el mes genera un impuesto de $800.000.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 521595 Contribuciones 800.000 111005 Moneda nacional 800.000 Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente

Qu valores se suma y se restan en la conciliacin? los valores que se suman o restan de los saldos, depende de la metodologa de conciliacin: Conciliacin individual Saldo del libro auxiliar Saldo del extracto bancario Se suman: Cheques en mano Notas crdito bancario Se restan: Consignaciones en trnsito Notas dbito bancario

CONCILIACION BANCARIA
DEL MES DE ABRIL DEL 2007 BANCO SANTANDER CTA.CTE.

SALDO EN LIBROS
MAS:

2.076.944,00 877.256,00 -695.700,00 2.700,00 -674.500,00 1.586.700,00

(CHEQUES GIRADOS PERO NO COBRADOS MENOS. Consig. No figuran en extracto MAS: Error Registro Consig. Cheque
MENOS: CHEQUE DEVUELTO

SALDO DEL EXTRACTO

) ABONAMOS NO CARGAN (CHEQUES GIRADOS PERO NO COBRADOS
FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO

VALOR

2 de Abril de 2007 6 de Abril de 2007 28 de Abril de 2007 30 de Abril de 2007

CARLOS SANCHEZ PIZZA 1969 ZAZ LTDA ABC BEER

123 127 131 135

195.000,00 346.800,00 212.000,00 123.456,00 877.256,00

CARGAMOS NO ABONAN
FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR

29 de Abril de 2007 Consig. No figuran en extracto 30 de Abril de 2007 Consig. No figuran en extracto

230.000,00 465.700,00

695.700,00 ABONAN NO CARGAMOS

FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR

18 de Abril de 2007 Error Registro Consig. Cheque

2.700,00

2.700,00 CARGAN NO ABONAMOS

FECHA DETALLE No.CHEQ/DCTO VALOR

Cheque devuelto-Santodomingo y 28 de Abril de 2007 Salamanca

674.500.00

674.500,00

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