MTD Manual de Sistemas v2.0

Manual de sistemas
Preparado por el equipo de Tecnologa de la Informacin PROYECTO JNE-ACDI
Lima
PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0
Tabla de Contenido
1 Introduccin ......................................................................................................4 2 Alcance y definicin del sistema .......................................................................5 3 Diseo del Proceso ...........................................................................................6 4 Metodologa utilizada para el desarrollo del sistema .......................................7 5 Listado y descripcin de actores .....................................................................8 6 Casos de uso ...................................................................................................9 6.1 Listado de casos de uso.............................................................................9 6.2 Diagrama de casos de uso.......................................................................10 6.3 Descripcin de casos de uso....................................................................12 CU-01MTD. - Registrar documentos administrativos externos en OTDA (Completos e Incompletos) ........................................................................12 CU-02MTD.- Visualizar detalle de documento y modificar .......................14 CU-03MTD.- Enviar documentos externos de OTDA ...............................16 CU-04MTD.- Recibir documentos administrativos (externos e internos) 18 CU-05MTD.- Consultar documentos pendientes de atencin (externos e internos) ......................................................................................................19 CU-0 6MTD.- Archivar o transferir documento (externo e interno) ...........20 CU-07MTD.- Crear y transferir documentos internos ...............................23 CU-09MTD. - Consulta de documentos enviados Bandeja de salida (externos e internos) ..................................................................................24 CU-10MTD. - Consulta de documentos archivados (externos e Internos) .....................................................................................................................25 CU-11MTD. - Buscar documentos (externos e internos) .........................27 CU-12MTD.- Visualizar detalle de documento externo e interno ..............32 CU-13MTD.- Generar cdigo de documentos internos ............................33 CU-14MTD.- Enviar correspondencia desde reas ..................................34 CU-15MTD.- Despachar correspondencia a ciudadanos .........................38 CU-16MTD.- Ver y actualizar estado de correspondencia .......................40 7 Modelo de datos..............................................................................................42 7.1 Diagrama Entidad Relacin...................................................................42 7.2 Listado de tablas.......................................................................................45 7.3 Descripcin de tablas................................................................................46 7.4 Listado de Vistas.......................................................................................66 7.5 Listado y descripcin de paquetes............................................................67 8 Principales variables de sesin utilizadas.......................................................67
Lima, noviembre de 2008
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1 Introduccin
El presente documento constituye el Manual de Sistemas del Mdulo de Trmite documentario. Est diseado para ser ledo por usuarios con perfil tcnico que pertenecen a la oficina de Informtica del JNE. El contenido est enfocado principalmente en presentar la estructura del sistema.
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2 Alcance y definicin del sistema

El Mdulo de Trmite Documentario es un aplicativo de software que ha sido diseado para permitir el registro, seguimiento y control de la documentacin administrativa que ingresa y que es generada en el JNE. El Sistema ha sido desarrollado en plataforma componentes: Web con los siguientes
Base de datos: Oracle 9i Lenguaje de programacin: Visual Studio.net 2003 y ASP.NET Esta plataforma soporta con seguridad el volumen de datos que puede generar el sistema.
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3 Diseo del Proceso
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4 Metodologa utilizada para el desarrollo del sistema

Para el desarrollo del sistema se han utilizado las mejores prcticas de distintas metodologas, desde el ciclo de vida tradicional de desarrollo de software, hasta el Extreme Programming pasando por Rational Unified Proccess y tcnicas basadas en prototipo, JAD Y RAD. La metodologa de desarrollo utilizada es bastante variable y dependiente del alcance, objeto de estudio y etapa del proceso de desarrollo de software. Sin embargo es necesario mencionar que la metodologa slo nos da una visin de los procedimientos a seguir para lograr un objetivo. Nos hemos centrado ms en el producto final antes de dejarnos influenciar por alguna metodologa que al final vaya a generar ms documentacin innecesaria.
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5 Listado y descripcin de actores

Cdigo 1 Actor Tcnico - Registrador Descripcin Este actor es el encargado de registrar los documentos que ingresan al JNE. Adems rene y registra las comunicaciones que salen del JNE. Ejemplo: Sr. Juan Nava, etc. Este actor es el encargado de registrar los documentos que se generan en el interior del JNE. Adems registrar el trmite de los documentos.(Envo y recepcin de documentos administrativos) Ejemplo: Sra. Rosa Ramos, Sra. Laura Bisso, Sra. Susana Alarcn, etc. Este actor representa a los jefes y gerentes del JNE u algn otro funcionario de similar jerarqua. Este actor accede solo a Nivel Consulta al sistema. Ejemplo: Dr. Fernando Balln-Landa, Sr. Miguel Angel Stucchi Britto, etc. Este actor representa a un usuario responsable de configurar las tablas de parmetros del MTD, puede ser un usuario de la oficina de Informtica. Este usuario debe tener conocimientos del dominio problema y conocimientos bsicos del funcionamiento del sistema.
Secretaria del JNE (Nivel Operativo)
Jefes del JNE (Nivel Consulta)
Administrador del sistema
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6 Casos de uso
6.1
Listado de casos de uso

Caso de uso Registrar documentos administrativos externos (Completos e Incompletos) Visualizar detalle de documento y modificar Enviar documentos externos Recibir documentos administrativos Bandeja de entrada (externos e Internos) Consultar documentos pendientes de atencin (externos e internos) Archivar o transferir documento (externo e interno) Crear y transferir documentos internos Consulta de documentos enviados Bandeja de salida (externos e internos) Consulta de documentos archivados (externos e Internos) Buscar documentos (externos e internos) Visualizar detalle de documento externo e interno Generar cdigo de documentos Enviar correspondencia desde reas Despachar correspondencia a ciudadanos Ver y actualizar status de correspondencia Cdigo de Actor(es) 1 1 1 2 2, 3 2 2 2, 3 2, 3 1, 2, 3 2, 3 2 2 1 1 Tipo Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario Necesario
Cdigo CU-01TD CU-02TD CU-03TD CU-04TD CU-05TD CU-06TD CU-07TD CU-09TD CU-10TD CU-11TD CU-12TD CU-13TD CU-14TD CU-15TD CU-16TD
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PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0 6.2
Diagrama de casos de uso
Registro de documento externo
Gestin de documentos
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PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0 Gestin de consultas: Bsqueda y consulta de documentos externos e internos
Gestin de correspondencias:
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PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0 6.3
Descripcin de casos de uso
A continuacin presentamos la documentacin de los casos de uso del MTD. En ellos podr encontrar la informacin necesaria a fin entender el funcionamiento de cada uno de ellos.
CU-01MTD. - Registrar documentos administrativos externos en OTDA (Completos e Incompletos)

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-01MTD Caso de uso: Registrar documentos (Completos Incompletos) administrativos externos completos e e
Registrar (ingresar) documentos incompletos. Actor 1: Tcnico - Registrador
Al registrar el documento administrativo se imprimir la Hoja de Trmite. Sobre esta Hoja de Trmite se controlar de forma adicional el trmite del documento. El usuario tendr un botn de bsqueda que enlazar con la opcin de bsqueda de documentos. Esto para que pueda actualizar el estado del documento, de incompleto a completo. El sistema manejar solo fecha y hora de registro en el sistema (No fecha de recepcin fsica del documento) Documentos incompletos. Se ingresar al sistema con el mismo correlativo de documentos completos y en la misma tabla. Solo pueden ser documentos incompletos, los documentos cuya categora de documento es Trmite TUPA. Se define como documento incompleto aquel documento que no cumple con todos los requisitos del tipo de trmite. Cada tipo de trmite tiene una lista de requisitos, el usuario selecciona los requisitos no cumplidos y se marca el registro como documento incompleto. No se notifica mediante sistema, el ingreso de documentos incompletos. Los fax administrativos sern ingresados nicamente mediante este caso de uso (Ejemplo. Si llega un fax a Secretara General, se enva a OTDA para su registro en el sistema) Se indicar mediante un check que el documento que se est ingresando es un fax. La codificacin de los documentos tendr el siguiente formato (Este formato aplica a documentos completos e incompletos) ADM -2004-000001 ADM -2004-000002 ADM -2004-000003
Pre Condiciones Secuencia de actividades
Cuando se recibe un documento externo. Este documento puede ser un fax, un documento fsico enviado por un JEE, un documento fsico enviado por el ciudadano a travs del servicio de mensajera o un documento que un ciudadano trajo personalmente al JNE. Paso: Accin: 1 Se ingresa a este formulario desde el men Trmite de documentos y la opcin Registrar 2 Se registran los datos del documento. Pgina 12 de 67

3 4 5 6 Formulario: Se graba el documento. Se imprime la hoja de trmite si el documento es completo. td_cu01_RegistrarDocExt.aspx td_cu01_RegistrarDocExt_2.aspx td_cu01_vm_Remitente.aspx
Descripcin tcnica
Cuando se seleccione Trmite TUPA en el combo Categora de documento, se mostrar el combo Tipo de trmite y el botn Requisitos. El combo Tipo de trmite se carga con una lista de trmites normados en el TUPA vigente. El botn Requisitos abrir una ventana modal donde el usuario pueda seleccionar los requisitos que el documento no cumpli. El botn Grabar validar datos, grabar e imprimir la Hoja de Trmite Al grabar un documento, inserta registro en tabla de documentos Se graba el COD_UBICACION_DOC=01 (Esto indica que el documento est en OTDA) Al registrar un documento completo, inserta un registro en la tabla de movimiento (TBL_DOC_MOVIMIENTO) y coloca IND_ESTADO_MOV I,COD_INDICACION = 01 Si registra un documento incompleto no graba en la tabla de movimientos. La idea de insertar en la tabla de movimientos de documentos es que las reas destinatarias tengan conocimiento que recibirn un documento. Tablas, Vistas y paquetes Reportes: Suposiciones : TBL_DOCUMENTO, TBL_DOC_MOVIMIENTO, TBL_CONTACTO REP_MTD_01 No se vinculan documentos. TRF_REQ_INCUMPLIDOS, =
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CU-02MTD.- Visualizar detalle de documento y modificar

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-02MTD Visualizar detalle de modificar. Consultar y modificar datos del documento. Actualizar el estado del documento de incompleto a completo. Actor 1: Tcnico Administrativo1 de OTDA Caso de uso: documento y
Est orientado a ser utilizado solo con documentos externos. Esta consulta y modificacin es tanto para documentos incompletos como para documentos completos. Se puede consultar en todo en momento. Pero solo modificar si el documento an est en OTDA (no ha sido transferido) Se grabar un documento en estado completo si cumple con todos los requisitos exigidos. El usuario deber indicar por sistema los requisitos cumplidos e incumplidos del documento. Al registrar el documento administrativo en estado = COMPLETO se imprimir la Hoja de Trmite. Sobre esta Hoja de Trmite se controlar de forma adicional el trmite del documento.
Descripcin tcnica
Cuando se registro un documento incompleto, Cuando se desea modificar un documento. Paso: Accin: 1 Se accede a este formulario desde la bsqueda de documentos o desde la ventana de documentos pendientes de transferir. 2 El usuario modifica el documento y graba 3 Al grabar imprime la hoja de trmite si el documento esta en estado completo. 4 5 6 Formulario: td_cu02_ModifDocExt.aspx Si el documento tena categora Trmite TUPA y luego se modifica, se eliminarn los requisitos de ese documento en la tabla trf_req_incompletos. Se debe validar que solo este actor tenga acceso a es te formulario. Siempre que se grabe en estado incompleto, se eliminarn todos los registros del documento de la tabla tbl_doc_movimiento. Si se graba un documento que estaba con estado INCOMPLETO a estado COMPLETO, se deber insertar un registro en la tabla de movimientos (TBL_DOC_MOVIMIENTO) Al actualizar un documento al estado completo, inserta un registro en la tabla de movimiento (TBL_DOC_MOVIMIENTO) y coloca IND_ESTADO_MOV = I, COD_INDICACION= 01, NRO_SEC=1, COD_LISTA_DISTRI=, COD_PRIORIDAD= Copia valor de la tabla tbl_doc_documento, cod_puesto_origen = 08 = OTDA, cod_puesto_destino = Copia valor de la tabla tbl_doc_documento,
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fec_trans=, fec_recep=, cod_usu_recep=, cod_usu_transf=, des_obs_movimiento =, ind_estado_mov=I TBL_DOCUMENTO, TBL_DOC_MOVIMIENTO,_REQ_INCUMPLIDOS, TBL_CONTACTO. REP_MTD_01 No se vinculan documentos. Se modifica mientras el documento est en OTDA.
Tablas, Vistas y paquetes Reportes: Suposiciones :
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CU-03MTD.- Enviar documentos externos de OTDA

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-03MTD Caso de uso: Enviar documentos externos de OTDA. Transferir documentos externos de OTDA a las reas destinatarias. Enlazar con el CU-01MTD para modificar los documentos. Cdigo 1: Tcnico Registrador 1 de OTDA. Cuando se transfiere un documento externo de OTDA siempre tiene una indicacin, esa indicacin ser 01 (Conocimiento y Fines) y aparecer automticamente en la primera lnea de la Hoja de Trmite Cuando se transfiere un documento externo de OTDA a algn rea, se imprime una lista de distribucin con los documentos transferidos, agrupados por rea (solo una copia) Esta lista de distribucin se archivar en OTDA El botn Enviar seleccionados procesa e imprime lista de distribucin. Este CU adems permite enlazar con el CU-02MTD para consultar y/o modificar el documento. Pre Condiciones Secuencia de actividades Luego de haberse registrado un documento externo. Este documento debe haberse registrado en estado COMPLETO. Paso: Accin: 1 Se ingresa a este formulario desde el men Trmite de documentos y la opcin Transferir. 2 Se selecciona los documentos que se desea transferir. 3 Se registra en el sistema el envi de documentos administrativos a las UO 4 Se imprime la lista de distribucin. 5 El conserje reparte los documentos. 6 La lista de distribucin se archiva en OTDA. Formulario: td_cu03_TransfDocExt.aspx Lee de la tabla de movimientos aquellos registros que no tienen transferencia y que se refieren a documentos externos. fecha de
Descripcin tcnica
En la tabla de movimientos se registra un correlativo que identifica el grupo de transferencia de OTDA a las reas (Nmero de lista de distribucin) Para cargar la grilla de documentos a transferir: SELECT COD_DOCUMENTO, E.DES_NOMBRE, D.DES_SIGLA, A.DES_ASUNTO FROM TBL_DOCUMENTO A, TBL_DOC_MOVIMIENTO B, TRF_PUESTO C, TRF_SUB_AREA D, TBL_CONTACTO E WHERE A.COD_DOCUMENTO= B.COD_DOCUMENTO AND B.COD_PUESTO_DESTINO=C.COD_PUESTO AND C.COD_SUB_AREA=D.COD_SUB_AREA AND A.COD_REMITENTE = E.COD_CONTACTO AND B.IND_ESTADO_MOV='I' AND Lima, noviembre de 2008 Pgina 16 de 67

B.COD_PUESTO_ORIGEN='1' AND A.COD_TIPO_DOC='E'; Al procesar la transferencia actualiza los siguientes datos en la tabla TBL_DOCUMENTO. COD_UBICACION_DOC = cdigo de destino de la tabla tbl_doc_movimiento Al procesar la transferencia actualiza los siguientes datos en la tabla TBL_DOC_MOVIMIENTO. Nro de lista de distribucin. Correlativo que identifica a una lista de distribucin y se obtiene sumando uno, al nmero mayor de la tabla de TBL_DOC_MOVIMIENTO (si se transfieren cinco registros, los cinco tienen el mismo correlativo. El correlativo de Nro de lista de transferencia, se genera por cada grupo de documentos que se transfieren) Fec_trans = Fecha y hora de la BD Cod_usu_transf = cdigo de usuario del sistema IND_ESTADO_MOV=T Tablas, Vistas y paquetes Reportes: TBL_DOCUMENTO, TBL_DOC_MOVIMIENTO, TRF_SUB_AREA y TBL_CONTACTO Cdigo: REP_MTD_02 TRF_PUESTO,
Mostrar la informacin que se visualiza en la grilla del formulario. Para ello se deber enviar el Cdigo de lista de distribucin como parmetro. Suposiciones : Ninguna
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CU-04MTD.- Recibir documentos administrativos (externos e internos)

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-04MTD Recibir documentos administrativos (externos e internos) Registrar en el sistema la recepcin del documento externo e interno. Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) Este registro es el cargo electrnico de que el documento ha sido recibido en el rea destino. Se recibe (descarga) el documento cuando se recibe el fsico (documento externo). Para el caso de documentos externos se podr visualizar desde el momento que el documento ha sido registrado en el sistema, pero solo se podr recibir cuando OTDA transfiere el documento. Mostrar una columna con la imagen si el documento fue transferido de OTDA y la imagen si fue ingresado en OTDA pero no fue transferido. Pre Condiciones Secuencia de actividades Antes se debe de haber transferido un documento interno o externo. Paso: 1 2 3 4 5 6 Formulario: Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Trmite de documentos y la opcin Recepcionar. El formulario muestra los expedientes que se deben recibir. El usuario marca los expedientes que desea recibir. El usuario puede ingresar en cualquier momento una observacin indicando el motivo por el cual no se recibe el documento. El sistema actualiza la informacin de los documentos que se han recibido. Dichos documentos aparecern en la bandeja de documentos pendientes de atencin. Los documentos recibidos desaparecen de esta bandeja. td_cu04_recep_doc.aspx Caso de uso:
Descripcin tcnica
Ser un formulario con una lista de elementos por recibir para poner check en los documentos que se estn recibiendo. Los documentos en las grillas se mostrarn ordenados por fecha de transferencia de forma que se vean primero, los documentos recin transferidos. Adicionalmente, se resaltar el fondo de la celda de los documentos que tienen alguna observacin ingresada por el usuario. V_RECEP_DOC_EXTERNOS y V_RECEP_DOC_INTERNOS; PAQUETE: RECEP_DOC. Cdigo: REP_MTD_03
Tablas, Vistas y paquetes Reportes:
Suposiciones :
Ninguna
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CU-05MTD.- Consultar documentos pendientes de atencin (externos e internos)

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: Pre Condiciones Secuencia de actividades CU-05MTD Consultar documentos pendientes de atencin (externos e internos) Visualizar los documentos pendientes de atencin por el rea y proveer el enlace con el formulario de transferencia o archivo de documento. Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) Cdigo 3: Jefes del JNE (Nivel Consulta) Muestra los documentos pendientes de atencin del rea. Y permite enlazar con los formularios de Transferir / Archivar documentos. Adems se puede enlazar con el formulario ver detalle de documento. Antes se debe de haber recibido un documento. Paso: 1 2 3 Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Trmite de documentos y la opcin Pendientes. El formulario muestra los documentos internos y externos pendientes en el rea. El usuario si desea puede hacer clic en el enlace Transferir o Archivar. Al hacer clic en cualquiera de los enlaces se muestra un formulario con el que se puede transferir o archivar un documento. Al transferir o archivar un documento este desaparece de la bandeja de documentos pendientes td_cu05_DocPendAtencion.aspx Caso de uso:
4 Descripcin tcnica 5 Formulario:
Se mostrarn dos grillas de forma que se puedan ver documentos internos y externos. Ambas grillas mostrarn las siguientes columnas: Cdigo, Remitente, Fecha, Asunto y dos enlaces (Transferir, Archivar) Debe enlazar con una ventana modal que permita ver todo el detalle e historia del documento CU-12TD. Adems se enlaza con el CU-06TD (Transferir, Archivar)
V_PEND_DOC_EXT y V_PEND_DOC_INT PAQUETE: PKGMTD Cdigo: -
Suposiciones:
Ninguna
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CU-0 6MTD.- Archivar o transferir documento (externo e interno)

Cdigo: Objetivo: CU-06MTD Archivar o transferir documento (externo e interno) Registrar en el sistema la transferencia de un documento de un rea a otra. Indicar al sistema que el trmite del documento ha concluido Archivar el documento Actores: Breve Descripcin Funcional: Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) El trmite es igual para documentos externos e internos. Transferencia de documentos: Para la transferencia de documentos el usuario selecciona un rea destino, una indicacin, una prioridad al trmite y una observacin. Al transferirse NO se imprime hoja de trmite. Se puede registrar en el sistema el envo de copias de documentos a varias reas. Pero el sistema no realizar seguimiento al trmite de esas copias. El registro de las copias es solo de carcter informativo para los usuarios que consultan el detalle del documento. Al transferirse un documento, este desaparece de la bandeja de pendientes del remitente y aparece en la bandeja de enviados del remitente. Adicionalmente aparece en la bandeja de documentos pendientes de recibir del rea destino. Archivo de documentos: Usado para indicar al sistema que el trmite ha concluido. Se indica un motivo y una observacin. Al archivar un documento este desaparece de la bandeja de pendientes y aparece en la bandeja de documentos archivados. Pre Condiciones Secuencia de actividades El documento debe estar en estado pendiente (Externo e Interno) Paso: 1 Accin: El usuario accede al formulario a travs de un enlace desde el formulario de documentos pendientes. En el se selecciona la opcin transferir o archivar. Transferir: Selecciona un rea destino, una indicacin, prioridad e ingresa el nmero de folios y una observacin Transferir: Opcionalmente puede registrar copias de documentos en el sistema Transferir: Al aceptar se enva el documento al rea destino indicado y desaparece el documento de la bandeja de pendientes. Archivar: Se selecciona un motivo por el cual se archiva el documento, se ingresa una observacin. Al archivarse desaparece el documento de la bandeja de pendientes y aparece en la bandeja de documentos archivados del rea. td_cu06_ArchTransDoc.aspx Caso de uso:
2 3 4
Descripcin tcnica
Formulario:
El formulario recibir dos parmetros: el cdigo de documento y el tipo de transaccin (Archivar A, Transferir T) La cabecera o seccin superior del formulario vara segn el tipo de documento
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(Interno, Externo). Si es externo se pintar con la vista V_UC6_DOC_EXTERNO. Si es interno se pintar con la vista V_UC6_DOC_INTERNO. Para pintar la grilla se utilizar la vista V_DETALLE_DOC_MOVIMIENTO, La grilla mostrar solo cinco registros por pgina. Ser paginado y ordenado por nmero correlativo. Para cargar el combo de rea destino se utilizar la siguiente sentencia. SELECT cod_puesto,des_sub_area from v_area_destino Para cargar el combo Indicacin se listarn los registros de la tabla trf_doc_indicacion que tengan el campo IND_ESTADO=1. Para cargar el combo Prioridad se listarn los registros de la tabla trf_doc_prioridad Para cargar el combo Motivo se listarn los registros de la tabla trf_doc_mot_archivado que tengan el campo IND_ESTADO=1 Si se escoge la opcin Transferir el usuario podr llamar a una ventana modal donde podr seleccionar uno o muchos destinatarios de una lista de destinatarios. Al transferir Al transferir se inserta un registro en la tabla tbl_doc_movimiento. No actualiza ningn dato en la tabla cabecera (tbl_documento). Inserta de la siguiente forma. COD_DOCUMENTO= Toma valor del formulario NRO_SEC = Se incrementa en uno COD_LISTA_DISTRI = COD_INDICACION = Tomar valor del formulario COD_PRIORIDAD = Tomar valor del formulario COD_PUESTO_ORIGEN = Cdigo de puesto (Variable de sesin) COD_PUESTO_DESTINO = Tomar valor del formulario FEC_TRANSF = Fecha y hora de BD FEC_RECEP = COD_USU_RECEP = COD_USU_TRANSF = Cdigo de usuario(Variable de sesin) DES_OBS_MOVIMIENTO = Tomar valor del formulario IND_ESTADO_MOV =T DES_OBS_RECEP = NUM_FOLIOS = Tomar valor del formulario El botn CON COPIA solo se mostrar cuando se seleccione la opcin Transferir. Adems insertar en la tabla TBL_DOC_COPIA un registro por cada copia. COD_DOCUMENTO: Tomar valor del formulario NRO_SEC: Tomar valor del formulario NUM_COPIA: (Correlativo del 1 al...n) COD_DESTINO: Tomar valor del formulario Al archivar Al archivar se actualiza solo en la tabla cabecera (TBL_DOCUMENTO) COD_ESTADO =A COD_MOTIVO_ARCHIVO= Tomar Valor del formulario (Quitar espacios en blanco a los extremos) DES_OBS_ARCHIVADO = Tomar Valor del formulario (Quitar espacios en blanco a los extremos) Lima, noviembre de 2008 Pgina 21 de 67

Tablas, Vistas y paquetes Reportes: TBL_DOCUMENTO, TBL_DOC_MOVIMIENTO V_UC6_DOC_INTERNO PAQUETE: TRANS_DOC Cdigo: V_UC6_DOC_EXTERNO,
Suposiciones :
El sistema no hace seguimiento a la copia del documento
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CU-07MTD.- Crear y transferir documentos internos

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-07MTD Caso de uso: Crear y transferir documentos internos Crear y Transferir documentos internos (Memorando, Informe, Circular) Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo ) Permite registrar por primera vez un documento creado y enviarlo a otra rea. Adicionalmente se permite enviar copia de un documento ya creado. En este caso se accede al formulario desde la opcin Enviar copias La codificacin de documentos internos tendrn la siguiente estructura: A04-XX9999ABCD9 A: Administrativo 04: Ao (04,05, etc.) XX:Abreviacin de categora de documento (Circular, Informe, Memorando, etc.) 9999: Nmero de documento interno ABCD: Siglas del rea que genera el documento 9: Correlativo para el caso de que un documento se envi como nuevo varias veces. Una vez enviado el documento, se mostrar la Hoja de Trmite para que sea impresa si estima conveniente el usuario. Los informes viajarn de un rea a otra sin necesidad de enviar un memorando. El envo de rea a rea se registra en el sistema. Se puede registrar el envi de copias del documento. La ubicacin del documento se considera en el rea de origen hasta que la otra rea lo reciba. Pre Condiciones Secuencia de actividades Haber generado antes un cdigo del tipo de documento que se desea utilizar. Paso: 1 2 3 4 5 Formulario: Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Trmite de documentos y las opciones Generar cdigo Generar o Enviar copias. x Se muestra el formulario y permite registrar el nmero de folios, el asunto y la referencia. Permite seleccionar un rea destino, la indicacin y prioridad. Finalmente se ingresa una observacin. El usuario puede registrar el envo de copias del documento. Al hacer clic en el botn transferir se enva el documento. td_cu07_CrearTransDocInt.aspx
Descripcin tcnica
TBL_DOCUMENTO, TBL_DOC_MOVIMIENTO, TBL_DOC_COPIA, PAQUETE: TRANS_DOC Cdigo: REP_MTD_01 Pasar como parmetro el cdigo de documento.
Suposiciones Lima, noviembre de 2008 Pgina 23 de 67

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CU-09MTD. - Consulta de documentos enviados Bandeja de salida (externos e internos)

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-09MTD Caso de uso: Consulta de Bandeja de salida (externos e internos)
Muestra los documentos enviados. Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) Cdigo 3: Jefes del JNE (Nivel Consulta) Permite consultar los documentos enviados por el rea. Adicionalmente se puede saber si el documento ha sido recibido en el sistema por el destinatario. Muestra dos grillas, la primera contiene el listado de documentos enviados y la segunda el listado de documentos enviados y no recibidos. Permite enlazar con otro formulario en el cual se muestra el detalle del documento. Ambas grillas muestran los siguientes campos: Cdigo, fecha, destino y asunto. La primera grilla muestra adems dos columnas: Recibido y Observacin. La primera grilla muestra por defecto los documentos internos enviados en los 10 ltimos das. El usuario tiene la opcin de consultar en un rango de fechas y adems puede filtrar por tipo de documento (Externo / Interno) Asimismo, se puede imprimir la (Documentos enviados) informacin contenida en ambas grillas
Haber enviado antes un documento Paso: 1 2 3 4 5 Formulario: Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Consulta de bandejas y la opcin Enviados Se muestra el formulario con la lista de documentos enviados El usuario puede modificar los criterios de consulta e imprimir si lo desea. td_cu09_BandejaSalida.aspx
Descripcin tcnica
La grilla de documentos enviados muestra por defecto los documentos enviados los 10 ltimos das. La vista V_DOC_ENVIADOS filtra los registros en estado ('T','R'), adicionalmente se debe filtrar por fechas (Fec_transf), subrea y tipo de documento.
V_DOC_ENVIADOS y V_DOC_TRANSF_NO_RECEP PAQUETE: PKGMTD Cdigo: REP_MTD_04
Suposiciones :
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CU-10MTD. - Consulta de documentos archivados (externos e Internos)

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-10MTD Consulta de documentos archivados (Externos e Internos) Consultar de forma rpida los documentos archivados del rea. Recuperar un documento archivado. Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) Muestra los documentos archivados en los ltimos 31 das. Muestra el cdigo de documento, fecha en que fue archivado el documento, remitente, asunto y motivo por el cual fue archivado. Se puede consultar esta bandeja en todo momento. Permite filtrar por un rango de fechas (Fecha en que fue archivado el documento) y Tipo de documento (Interno / Externo). Permite imprimir la grilla de documentos archivados. Permite recuperar un documento archivado (esto significa que retorna el documento a su estado anterior Pendiente de trabajar). Un documento recuperado puede ser trabajado como cualquier documento. Puede volverse a archivar o transferirse a otra rea, al recuperarse un documento desaparece de la bandeja de documentos archivados y aparece en la bandeja de documentos pendientes de atencin (CU-05TD). Pre Condiciones Secuencia de actividades Haber archivado antes un documento Paso: 1 2 3 4 5 Formulario: Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Consulta de bandejas y la opcin Archivados El formulario muestra los documentos archivados del rea durante los ltimos 31 das. Se puede ver el detalle del documento, se puede filtrar la grilla o recuperar un documento. Si se recupera un documento este aparece en la bandeja de documentos pendientes. Td_cu10_BandejaArchivados. Caso de uso:
Descripcin tcnica
El detalle del documento se muestra con el CU-12TD al se accede al hacer clic sobre el cdigo de documento el cual es un enlace. Muestra una grilla con los documentos archivados, por defecto muestra los documentos archivados el ltimo mes pero permite filtrar por rango de fechas y por tipo de documento.
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La grilla muestra los siguientes datos: Cdigo de documento, Fecha en que se archiv el documento, Tipo de documento (Externo/Interno), El ltimo remitente y el ltimo asunto del documento. Para pintar la grilla se utilizar la vista v_lista_archivados Un documento se recupera con las sentencias: UPDATE TBL_DOCUMENTO SET COD_ESTADO = 'T', COD_MOTIVO_ARCHIVO='', DES_OBS_ARCHIVADO='', FEC_ARCHIVO=SYSDATE WHERE COD_DOCUMENTO = prmCodDocumento; UPDATE TBL_DOC_MOVIMIENTO SET FEC_RECUPERADO=SYSDATE WHERE COD_DOCUMENTO = prmCodDocumento; SELECT MAX(nro_sec) INTO aux FROM TBL_DOC_MOVIMIENTO WHERE cod_documento = prmCodDocumento; UPDATE TBL_DOC_MOVIMIENTO SET ind_terminado ='' WHERE cod_documento = prmCodDocumento AND nro_sec = aux; Tablas, Vistas y paquetes Reportes: VISTA: V_LISTA_ARCHIVADOS PAQUETE: PKGMTD Cdigo: REP_MTD_05
Suposiciones :
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CU-11MTD. - Buscar documentos (externos e internos)

Cdigo: Objetivo: Actores: CU-11MTD Caso de uso: Buscar documentos (externos e internos) Consultar por distintos criterios de bsqueda los documentos externos e internos. Cdigo 1: Tcnico Administrativo 1 de OTDA Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) Cdigo 3: Miembros de la Alta Direccin / Gerentes / Jefes / Encargados del JNE (Nivel Consulta) Est compuesto de dos formularios, en uno se muestran los criterios de bsqueda y en el otro se muestran los registros que se filtraron segn los criterios de bsqueda. Criterios de bsqueda para documentos internos : Cdigo de documento Fecha de ingreso del documento Nmero del documento rea remitente rea destino Asunto Motivo del archivo del documento Criterios de bsqueda para documentos externos Cdigo de documento Fuente Doc incompletos, Fax Fecha de ingreso del documento Categora de documento Tipo de trmite TUPA Remitente Asunto Procedencia Motivo de archivo Permite enlazar con dos formularios dependiendo de ciertas condiciones: Si el documento est en OTDA y el usuario es de OTDA se puede modificar el documento. Autorizacin. - Un usuario tiene autorizacin de ver el detalle de una comunicacin si pertenece al subrea que gener o recibi el documento. La excepcin a esta regla se da con los usuarios cuyo type user es 09. Dichos usuarios pueden ver la documentacin de todo el JNE excepto de la Oficina de Control Interno y Auditoria. Si el Resultado de la bsqueda fuera un solo registro se mostrar el detalle del documento caso contrario se mostrar la grilla con los registros resultantes de la bsqueda Pre Condiciones Secuencia de actividades Que exista el documento Paso: 1 Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Trmite de documentos y la opcin Buscar. Pgina 27 de 67
Breve Descripcin Funcional:
2 3 4 5 Descripcin tcnica Formulario:
El formulario muestra una lista de criterios de bsqueda. El usuario ingresa los criterios de bsqueda que desea utilizar y hace clic en el botn buscar Al hacer clic en el botn buscar, en el formulario se muestra una grilla con el resultado de la bsqueda. El usuario si desea y si tiene autorizacin visualiza el detalle del documento. O puede realizar una nueva bsqueda. td_cu11_BuscarDoc.aspx
Este formulario de bsqueda recibir como parmetro un indicador (1 / 0) 1 Buscar solo documentos completos. 0 Buscar solo documentos incompletos. Formulario de criterios de bsqueda Se utilizarn distintos criterios de bsqueda segn se muestra en el diseo de la pantalla. Los criterios de bsqueda dependen del tipo de documento. Si el documento es interno se muestran unos controles y si es externo se muestran otros. En caso se reciba como parmetro el 0, por defecto se mostrar marcado el check Documentos Incompletos y con la opcin de bsqueda de documentos externos seleccionada. Opcin 1: (Documentos internos) Combo 1: Por intervalos de tiempo (se refiere a la fecha de creacin del documento) Permite seleccionar los siguientes tems En cualquier momento EM ltimo mes UM ltima semana UN Tres ltimos meses 3UM ltimo ao UA Combo 2: Documento Se carga de la tabla TRF_DOC_CATEGORIA, se filtra COD_TIPO_DOC = (I) para documentos internos y COD_TIPO_DOC = (E) para documentos externos. Si el campo IND_TIPO_CATEGORIA=1 muestra las etiquetas y controles situados a la derecha del combo de lo contrario los oculta o deshabilita. Adicionalmente se muestra un combo en el cual se cargan los tems con aos del 2003 al 2010. Finalmente se tiene otro combo en el cual se muestran las iniciales de las reas. Este combo se pinta con el campo DES_S IGLA de la tabla TRF_SUB_AREA. Combo 3: rea remitente Hace referencia al rea que crea o inicia el documento. Se cargan los campos COD_SUB_AREA y DES_SUB_AREA de la tabla TRF_SUB_AREA.
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Combo 4: rea destino Hace referencia al rea que enva el documento. Se cargan los campos COD_SUB_AREA y DES_SUB_AREA de la tabla TRF_SUB_AREA. Combo 5: Motivo del archivo del documento Se refiere al motivo por el cual el documento fue archivado. Se cargan los campos COD_MOTIVO Y DES_MOTIVO de la tabla TRF_DOC_MOT_ARCHIVADO. Para los combos 2, 3, 4 y 5 se agrega un registro llamado (Todos) el cual indica que no se usa como criterio de bsqueda en la consulta. Botn 1: Buscar Para el caso de documentos internos , la bsqueda se realizar solo en la tabla TBL_DOCUMENTO de la siguiente forma COD_TIPO_DOC=I //Constante que identifica documentos internos COD_DOCUMENTO = etiqueta Cdigo FEC_INGRESO = etiqueta Fecha de registro COD_CATEGORIA = valor de combo 2 (Documento) NUM_DOC_REFERENCIA = Concatena textualmente los controles situados a la derecha del combo 2... la caja nmero tiene el formato 0000 COD_SUB_AREA = valor de combo 3 (Combo rea remitente) Trf_puesto.cod_sub_area = valor de combo 4 (Combo rea destino) DES_ASUNTO LIKE %etiqueta asunto%... antes de comparar poner en maysculas ambos lados. COD_MOTIVO_ARCHIVO = valor de combo Motivo de archivo. Si el usuario eligiera la opcin de buscar por rea destino, se tendran que relacionar las tablas TBL_DOC_MOVIMIENTO y TRF_PUESTO con la condicin (tbl_doc_movimiento.cod_puesto_destino = trf_puesto.cod_sub_area). De la tabla de movimiento se tomara el cdigo de documento con la condicin nro_sec=1. Opcin 2: (Documentos externos) Combo 1: Por intervalos de tiempo (Idntico al combo de la opcin 1) Combo 2: Categora de documento Se cargan los campos COD_CATEGORIA y DES_CATEGORIA de la tabla TRF_DOC_CATEGORIA, se filtra COD_TIPO_DOC = (E) Si el usuario selecciona el cdigo 09 (Trmite T.U.P.A.) se muestra el combo 3 en el lado derecho. Combo 3: Permite seleccionar el tipo de trmite TUPA. Para cargar este combo, se toman de la tabla TRF_TRAM_TUPA, los campos COD_PROC_TUPA y DES_PROC_TUPA Lima, noviembre de 2008 Pgina 29 de 67

Combo 4: Motivo del archivo (Idntico al combo de la opcin 1) Check box Documentos Incompletos (C/I) Completo e Incompleto. Check box Fax (0,1) Procedencia Check box (Regin / Provincia / Distrito) Esta opcin es usada cuando se desea realizar la bsqueda especificando una localidad exacta. Botn 1: (...) Abre una ventana modal en la cual se selecciona la regin, provincia y distrito. Esta ventana retorna como valor el cdigo de un lugar (ejemplo 1282). Con el cdigo devuelto se pinta la caja ubicada a su derecha. Para pintar la caja de su derecha se usa la vista V_LUGAR con los campos COD_LUGAR y DES_LUGAR. Check box (Regin o Provincia o Distrito) Esta opcin es usada para realizar la bsqueda cuando no se conoce la ubicacin y/o el nombre exacto de una localidad. Para los combos 2, 3 y 4 se agrega un registro llamado (Todos) el cual indica que dichos puntos no se usan como criterio de bsqueda para hacer la consulta. Botn 2: Buscar Para el caso de documentos externos la bsqueda se realizar relacionando la tabla TBL_DOCUMENTO, TBL_CONTACTO y V_LUGAR si fuera necesario. De lo contrario solo en la tabla TBL_DOCUMENTO COD_TIPO_DOC=E //constante que identifica documentos externos COD_DOCUMENTO = etiqueta Cdigo FEC_INGRESO = etiqueta Fecha de registro COD_CATEGORIA = valor de combo 2 (Documento) COD_PROC_TUPA = valor de combo 3 (Tipo de trmite) TBL_CONTACTO.DES_INSTITUCION LIKE %etiqueta Remitente %... antes de comparar poner en maysculas ambos lados. OR TBL_CONTACTO.DES_NOMBRE LIKE %etiqueta Remitente %... antes de comparar poner en maysculas ambos lados. DES_ASUNTO LIKE %etiqueta asunto %... antes de comparar poner en maysculas ambos lados. TBL_CONTACTO.COD_LUGAR = Cdigo de etiqueta (Regin/provincia /distrito). V_LUGAR.DES_LUGAR LIKE % Etiqueta Regin o Provincia o Distrito %. La cadena debe ser convertida en maysculas antes de comparar. COD_MOTIVO_ARCHIVO = valor de combo Motivo del archivo. Formulario Resultado de bsqueda Muestra una grilla y el botn Buscar Nuevamente. El botn permite regresar al formulario de criterios de bsqueda La grilla permite enlazar con dos formularios dependiendo de ciertas Lima, noviembre de 2008 Pgina 30 de 67

condiciones: Formulario 1: Ver Detalle (CU-12TD) Para documentos Externos: td_cu12_VisualizarDocExt.aspx y Para documentos Internos: td_cu12_VisualizarDocInt.aspx Formulario 2: Modificar (CU-02TD) : td_cu02_ModifDocExt.aspx Si es un documento externo Enlaza con la ventana modificar solo si el documento no ha sido transferido de OTDA y adems si el usuario es de OTDA. En todos los dems casos enlaza con la ventana Ver detalle si y solo si, tiene autorizacin Si es un documento interno Enlaza con la ventana ver detalle, si es que tiene autorizacin Tanto para los formularios 1 y 2 se pasarn el cdigo de documento (ejemplo. ADM -2003 -000003) como parmetro. Autorizacin. - Un usuario tiene autorizacin de ver el detalle de una comunicacin si pertenece al subrea que gener o recibi el documento. Si el Resultado de la bsqueda fuera un solo registro se mostrar el formulario 1 o formulario 2 segn corresponda. Caso contrario se mostrar la grilla con los registros resultantes de la bsqueda TBL_DOCUMENTO, TBL_CONTACTO, V_LUGAR. Cdigo: -
Suposiciones:
Todos los usuarios pueden ver el asunto de los documentos pero no el detalle del mismo.
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CU-12MTD.- Visualizar detalle de documento externo e interno

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-12MTD Visualizar detalle de documento externo e interno. Ver de forma detallada el documento. Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) Cdigo 3: Jefes del JNE (Nivel Consulta) Se puede consultar en todo momento si tiene los permisos necesarios. Un usuario no puede ver la documentacin de las dems reas a no ser que se le haya remitido. Muestra los datos propios del documento y el detalle de los movimientos del documento. Para el caso de documentos internos muestra: cdigo de documento, nmero de folios, prioridad del documento, asunto, referencia, nmero de referencia y estado del documento. Para el caso de documentos externos muestra: cdigo de documento, fuente, fecha, rea destino y funcionario, categora de documento, nmero de folios, prioridad del documento, asunto, referencia y estado del documento. Adems se muestran los datos del remitente. Pre Condiciones Secuencia de actividades Permite imprimir la hoja de trmite del documento. Haber enviado antes el documento o haber recibido el documento. Paso: 1 2 3 4 5 Formulario: Accin: El usuario accede a este formulario a travs de un enlace desde el CU-05TD, CU-06TD, CU-09TD, CU-10TD y CU-11TD. El formulario muestra informacin relacionada al documento y al movimiento del mismo. El usuario si desea puede imprimir la hoja de trmite. Caso de uso:
Descripcin tcnica
td_cu12a_VisualizarDocExt.aspx, td_cu12b_VisualizarDocInt .aspx Para documentos externos se usa la vista: V_DETALLE_DOC_EXT y para documentos internos se usa la vista: V_DETALLE_DOC_INT Para mostrar los movimientos del documento se utilizara la vista: V_DETALLE_DOC_MOVIMIENTO
V_DETALLE_DOC_EXT, V_DETALLE_DOC_INT, V_DETALLE_DOC_MOVIMIENTO PAQUETE: PKGMTD Cdigo: REP_MTD_01 Pasar como parmetro el cdigo de documento de forma que se pueda mostrar la Hoja de trmite
Suposiciones :
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CU-13MTD.- Generar cdigo de documentos internos

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-13MTD Caso de uso: Generar cdigo de documentos internos. Consultar el ltimo correlativo utilizado de un documento interno y enlazar con el formulario de creacin de documento interno. Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) Debe permitir generar nuevos cdigos de documentos internos. Para la generacin de cdigo de documentos se respeta la directiva Normas para las comunicaciones escritas en el Jurado Nacional de Elecciones. Dicha directiva contempla al memorando, circular e informe; como nicos tipos de documentos internos del JNE. Ninguna Paso: 1 2 Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Trmite de documentos y la opcin Generar cdigo. Si el usuario desea puede consultar el ltimo documento utilizado o puede hacer clic en el enlace Generar de forma que pueda crear un documento interno. Al hacer clic en el enlace consultar el formulario le muestra el ltimo nmero de documento utilizado.
3 4 5 Formulario:
Descripcin tcnica
td_cu13_GenNumDoc.aspx
Se mostrar una grilla con las siguientes columnas -Documento (Memo, Circular, Informe) -Enlace consultar y -Enlace generar. Al hacer clic en el enlace consultar se mostrar el ltimo nmero utilizado, ese dato se tomar de la tabla TBL_CORRELATIVO_DOC. Al hacer clic en el enlace Generar, se llama a otro formulario que permite crear el documento. Al finalizar se incrementa el correlativo de documentos.
Tabla: TBL_CORRELATIVO_DOC Paquete: GEN_NUM_DOC_OFICIAL Cdigo: -
Suposiciones :
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CU-14MTD.- Enviar correspondencia desde reas

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-14MTD Caso de uso: Enviar correspondencia desde reas Registrar la correspondencia que se enviar a OTDA (Oficina de Trmite Documentario y Archivo) para su despacho al exterior del JNE. Enviar correspondencia a OTDA. Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo). Se contemplan los siguientes estados para la correspondencia. INGRESADO ENVIADO A OTDA RECEPCIONADO EN OTDA DESPACHADO A DESTINATARIO ENTREGADO A DESTINATARIO DEVUELTO Se asume que la correspondencia pueda ser enviada a uno o muchos destinatarios, por lo que el sistema permite manejar varios destinatarios para un mismo documento. Sin embargo el control en OTDA se realiza por cada documento fsico que se despacha al ciudadano. El formulario consta de dos secciones : Seccin 1: Cabecera de formulario: Permite visualizar, modificar e ingresar la correspondencia y sus destinatarios . Seccin 2: Buzn de correspondencia: Permite visualizar la correspondencia que est lista para ser enviada a OTDA Botn Aadir a buzn.- Valida los datos ingresados en la Seccin 1 y graba en la base de datos. Al grabar, el registro se aade en la grilla de la seccin 2. Botn Aceptar. - Este botn realiza el proceso de grabado en la base de datos. Este botn solo se muestra cuando el usuario decide modificar la correspondencia. Botn Cancelar.Reinicializa la seccin superior del formulario de forma que se pueda ingresar nueva correspondencia. Botn Enviar a OTDA.Enva la correspondencia marcada a OTDA. Al enviar imprime un reporte con los registros despachados. Pre Condiciones Secuencia de actividades Ninguna Paso: 1 Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Envo de correspondencia y la opcin Enviar correspondencia. Pgina 34 de 67

2 3 4 El sistema por defecto asigna un nmero de oficio a enviar, el cual es el correlativo siguiente al ltimo usado. El usuario ingresa los nmeros de folios, el asunto y la referencia y luego selecciona uno o ms destinatarios del oficio. Una vez registrada los datos del oficio y sus destinatarios. Pulsa el botn aadir a buzn. Se graban los datos por sistema y se muestra lo grabado en la grilla inferior (Buzn de correspondencia) Para despachar la correspondencia a OTDA, marca los registros para enviar a OTDA y pulsa el botn Enviar a OTDA. Se imprime un reporte con el listado de correspondencia a entregar a OTDA. La correspondencia despachada desaparece de la grilla Buzn de correspondencia td_cu14_EnviarCorrespondencia.aspx
6 Descripcin tcnica Formulario:
Se contempla los siguientes estados para una correspondencia. INGRESADO (1) ENVIADO A OTDA (2) RECEPCIONADO EN OTDA (3) DESPACHADO A DESTINATARIO (4) ENTREGADO A DESTINATARIO (5) DEVUELTO (6)
Se asume que la correspondencia pueda ser enviada a uno o muchos destinatarios, por lo que el sistema permite manejar varios destinatarios para un mismo documento. Sin embargo el control en OTDA se realiza por cada documento fsico que se despacha al ciudadano. El formulario consta de dos secciones. Seccin 1: Cabecera de formulario: Permite visualizar, modificar e ingresar correspondencia. Seccin 2: Buzn de correspondencia: Permite visualizar la correspondencia registrada. Seccin 1: Cabecera de formulario rea de origen: Se pinta segn el subrea al cual pertenece el usuario. Para ello se utiliza una variable de sesin SesCodSubArea que almacena el valor del cdigo de subrea del usuario que se conect al sistema. El nombre de la subrea se obtiene de la tabla TRF_SUB_AREA Categora: Este combo se carga con el campo DES_CATEGORIA de la tabla TRF_DOC_CATEGORIA con la condicin COD_TIPO_DOC = C. Por defecto aparece seleccionada la categora OFICIO. Folios: En este campo el usuario ingresa el nmero de folios que contiene la correspondencia. (Validar que sea numrico, no nulo y menor de 5 dgitos). Por defecto muestra el valor de 1. Nmero de documento: Utiliza cuatro controles 1.-Etiqueta. Muestra el valor de la categora seleccionada en el combo categora. (concatenar con la cadena N ) Lima, noviembre de 2008 Pgina 35 de 67
2.-Caja de texto. - Permite ingresar un valor numrico de hasta 5 dgitos. 3.-Combo ao. - Permite seleccionar un ao. Se debe cargar los dos ltimos aos (ejemplo en el 2004 se muestra el 2003 y el 2004, en el 2005 se mostrar el 2004 y el 2005) 4.-Etiqueta. - Muestra las siglas del subrea. Para ello utiliza el campo DES_SIGLA de la tabla TRF_SUB_AREA y la variable de sesin (SesCodSubArea) Observacin: Permite registrar una observacin de hasta 300 caracteres. Destinatario: Llama a una ventana modal en la cual se selecciona un destinatario. Al aceptarse la seleccin, la ventana modal retorna el cdigo de destinatario. Ese valor se usa para obtener el nombre y direccin del destinatario. El nombre se obtiene de la tabla TBL_CONTACTO y la direccin del destinatario se obtiene de la vista V_LUGAR. Grilla: Muestra los destinatarios seleccionados. El enlace permite eliminar el destinatario de la grilla. Esta seccin presenta tres botones dependiendo de ciertas condiciones. Condicin 1: Ingreso. - Muestra el botn Aadir a buzn Condicin 2: Edicin. - Muestra los botones Aceptar y Cancelar. Botn Aadir a buzn.- Valida los datos ingresados y graba en la base de datos. Al grabar el registro se aade en la grilla de la seccin 2 Buzn de correspondencia o se refresca la grilla con los datos aadidos a l a base de datos. Proceso de validacin. 1.- Se validar que el nmero de documento sea menor o igual al NUM_CORRELATIVO_DOC de la tabla TBL_CORRELATIVO_DOC. Filtrando el COD_TIPO_DOC=O y COD_SUB_AREA = Variable de sesin (SesCodSubArea) 2.- Se validar que no exista cdigo de destinatarios repetidos. 3.- El campo Folios debe ser no nulo. 4.- Siempre se validar que el destinatario tenga (Regin / Provincia y Distrito) y direccin. Salvo que este sea internacional (TBL_CONTACTO.IND_NAC_INTERNAC = I) Proceso grabar. Inserta un registro en la tabla TBL_CAB_CORRESPONDENCIA y un registro en la tabla TBL_DET_CORRESPON por cada destinatario. TBL_CAB_CORRESPONDENCIA COD_INT_CORRESPON = Se auto incrementa en 1 (formato 1, 2, 3, 99999999) COD_CATEGORIA = Valor del combo categora COD_SUB_AREA = Cdigo de subrea (Variable de sesin SesCodSubArea) NUM_FOLIOS = Nmero de folios NUM_DOCUMENTO = Concatenado tal cual aparece en diseo de la pantalla ejemplo Oficio N 00101 2004 XXX / JNE DES_OBS_CORRESPON = Observacin. (En altas y bajas) TBL_DET_CORRESPON COD_CORRESPON = Valor del campo llave de la cabecera Lima, noviembre de 2008 Pgina 36 de 67

COD_DESTINATARIO = Cdigo de destinatario COD_ESTADO = 1 (INGRESADO) Botn Aceptar. - Este botn realiza el proceso de grabado en la base de datos. Este botn solo se muestra cuando el usuario decide modificar la correspondencia. Proceso de validacin. Se realizan los mismos procesos de validacin del botn Aadir a buzn Al grabar se elimina el registro existente en la cabecera y detalle y se registra uno nuevo tal como sucede con la accin grabar del botn Aadir a buzn Botn Cancelar.Reinicializa la seccin superior del formulario de forma que se pueda ingresar nueva correspondencia. Seccin 2: Buzn de correspondencia Muestra el listado de correspondencia en estado ingresado de cada subrea. Para ello utiliza la tabla TBL_CAB_CORRESPON y la tabla TBL_DET_CORRESPON. Filtra los registros TBL_DET_CORRESPON.COD_ESTADO=1 y TBL_CAB_CORRESPON.COD_SUB_AREA = Variable de sesin SesCodSubArea. Esta grilla se actualiza cada vez que el usuario registra nueva correspondencia. La grilla muestra dos enlaces, uno permite modificar el registro en la seccin superior del formulario y la otra permite eliminar la correspondencia seleccionada de la grilla y la base de datos. Botn: Enviar a OTDA Permite enviar a OTDA los documentos con la opcin Enviar a OTDA marcada. Graba en la tabla TBL_DET_CORRESPON. COD_ESTADO=2, FEC_DESP_AREA= Fecha de la base de datos COD_USU_AREA = Cdigo de usuario del sistema (Variable de sesin User_ID) COD_LISTA_DISTRI_AREA = Cdigo de lista de distribucin, Este valor se auto genera con el formato XXXX-ao-correlativo XXXX es la sigla del rea usuaria y su valor se encuentra almacenado en el campo DES_SIGLA de la tabla TRF_SUB_AREA y la variable de sesin (SesCodSubArea). El correlativo se debe incrementar. El procedimiento grabar debe retornar el cdigo de la lista de distribucin de forma que se pueda pasar este parmetro para imprimir la lista de Envo de correspondencia de las reas Luego de que se enva, la grilla se actualiza. Tablas, Vistas y paquetes Reportes: TBL_DET_CORRESPON PKG_CORRESPONDENCIA Cdigo: REP_MTD_06 Y TBL_CAB_CORRESPON
Suposiciones :
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CU-15MTD.- Despachar correspondencia a ciudadanos

Cdigo: Objetivo: CU-15MTD Caso de uso: Despachar correspondencia a ciudadanos. Registrar la recepcin de la correspondencia de las UO. Despachar la correspondencia a los ciudadanos (Sea esta por mensajera local o mensajera externa). Cdigo 1: Tcnico Administrativo 1 de OTDA El formulario contiene una grilla en la cual se muestra tanto la correspondencia que se debe recibir de las unidades orgnicas como la correspondencia que an no ha sido despachada a la ciudadana. La grilla se muestra ordenada por rea remitente. Recepcin de documentos: Permite marcar la correspondencia que se desea recibir de las unidades orgnicas. En la cabecera de la grilla, hay un checkbox con el que se marcan / desmarcan todos los documentos de una sola pgina. Despacho de correspondencia: Permite marcar la correspondencia que se desea despachar. En la cabecera de la grilla, hay un checkbox con el que se marcan / desmarcan todos los documentos de una sola pgina. Para despachar la correspondencia se debe de seleccionar un medio de reparto (Mensajero 1, Mensajero 2, Serpost, Olva) e ingresar el nmero de gua de remisin y observacin. El nmero de gua es obligatorio para el reparto externo. Mensajera local (Mensajero 1, Mensajero 2, etc.) Mensajera externa (Serpost, Olva, etc.) Pre Condiciones Secuencia de actividades Antes alguna unidad orgnica debe de haber enviado correspondencia. Paso: 1 2 3 Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Envo de correspondencia y la opcin Despachar correspondencia Para recepcionar correspondencia, el usuario marca los registros que desea recibir y pulsa el botn aceptar. Una vez recibida la correspondencia, el usuario marca la correspondencia que desea despachar. Ingresa el nmero de gua de remisin y selecciona un medio de reparto para la correspondencia marcada y pulsa el botn despachar con el que se imprime un reporte Listado de despacho de correspondencia de OTDA Finalmente entrega la correspondencia al servicio de mensajera La correspondencia despachada ya no se muestra en la grilla de este formulario.
Actores: Breve Descripcin Funcional:
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Descripcin tcnica Formulario: td_cu15_DespacharCorres.aspx
Grilla: Para pintar la grilla se usa la vista v_correspon_despacho la cual muestra correspondencia con estado es 2 y 3 (Enviado a OTDA y Recibido en OTDA) Grilla Columna Recibir: Permite marcar la correspondencia que se desea recibir de las unidades orgnicas. Una vez que se ha recibido, el check box debe mostrarse inactivo pues la correspondencia se recibe solo una vez. Para esto se usa el cdigo de estado =3 Correspondencia recibida en OTDA Grilla Columna Despachar: Permite marcar la correspondencia que se desea despachar. Botn Aceptar : Permite recibir la correspondencia enviada por las reas en el CU14. Solo se reciben los registros marcados en la columna recibir. Al recibir graba en la tabla TBL_DET_CORRESPON.COD_ESTADO = 3; no realiza ninguna validacin. Botn Despachar : Permite indicar al sistema que la correspondencia ya ha sido despachada y est lista para ser repartid a por el servicio de mensajera (Local o Externa). Se valida que haya seleccionado un medio de reparto. Luego de procesar el despacho se imprimir una listado de correspondencia con el detalle de la correspondencia despachada. Solo se despachan los registros marcados en la columna despachar. Proceso de validacin.1.- Valida que se despache solo la correspondencia que est marcada para recibir, o correspondencia que ya fuera recibida con anterioridad. 2.- Si el medio de reparto es mensajera externa (Serpost, Olva, etc.) El sistema verifica que se ingrese un nmero de gua de remisin. Al grabar actualiza los siguientes datos. TBL_DET_CORRESPON COD_ESTADO = 4 COD_MENSAJERA = Valor de grilla. FEC_DES_OTDA = Fecha de la BD COD_USU_OTDA = Variable de sesin (User_ID) COD_LISTA_DISTRI_OTDA = Este valor se auto genera con el formato OTDAao-9999 OTDA es una constante y 9999 es un correlativo que se debe incrementar. Inserta un registro en la tabla TBL_GUIA_REMISION. Refresca la grilla de forma que ya no se muestre la correspondencia despachada.
TBL_CAB_CORRESPON, TBL_DET_CORRESPON, TBL_GUIA_REMISION, TRF_MENSAJERA PAQUETE: PKG_CORRESPONDENCIA. Cdigo: REP_MTD_07
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Suposiciones :
CU-16MTD.- Ver y actualizar estado de correspondencia

Cdigo: Objetivo: Actores: Breve Descripcin Funcional: CU-16MTD Caso de uso: Ver y actualizar estado de correspondencia
Actor cdigo 1: Actualizar el estado de la correspondencia Actor cdigo 2: Consultar el estado de correspondencia Cdigo 1: Tcnico administrativo 1 de OTDA Cdigo 2: Secretaria del JNE (Nivel Operativo) El actor de cdigo 1 puede cambiar el estado de la correspondencia, el actor de cdigo 2 solo accede a este formulario para hacer consultas. La pgina permite realizar bsquedas por rango de fechas (fecha de despacho de unidad orgnica, fecha de despacho de OTDA, fecha de entrega de correspondencia.), por Unidad Orgnica y por estado de correspondencia. El formulario muestra el detalle de la correspondencia y una grilla con el resultado de la bsqueda. Para el actor cdigo 1, la grilla por defecto muestra la correspondencia en estado DESPACHADO A DESTINATARIO y ordenado por fecha de despacho de unidad orgnica. Para el actor cdigo 2, la grilla por defecto muestra la correspondencia en estado ENVIADO A OTDA, RECEPCIONADO EN OTDA, DESPACHADO A DESTINATARIO y en estado DEVUELTO. Adems solo filtra la correspondencia despachada en los ltimos 30 das por la unidad orgnica. Esta grilla se muestra ordenada por nmero de oficio. El actor de cdigo 1 tiene la opcin de cambiar el estado de la correspondencia de forma que pueda registrar su estado entregado o rezagado. Si actualiza la correspondencia a estado entregado debe especificar la fecha en que fue entregado.
Pre Condiciones
Actor cdigo 1: Para poder actualizar el estado del documento, este debe haber sido entregado al servicio de mensajera para su reparto (debe estar en estado DESPACHADO A DESTINATARIO ) Actor cdigo 2: Antes debe haber sido creada la correspondencia
Secuencia de actividades
Paso: 1 2
Accin: Se ingresa a este formulario desde el men Envo de correspondencia y la opcin Consultar Se puede buscar por varios criterios de bsqueda de forma que una vez ubicado el documento, pueda consultar o modificar su estado. Pgina 40 de 67
Descripcin tcnica
3 4 5 Formulario:
td_CU16_statusCorrespondencia.aspx
Para el actor cdigo 1 la grilla por defecto muestra la correspondencia en estado 4 y ordenado por fecha de despacho de unidad orgnica. Para el actor cdigo 2 la grilla por defecto muestra la correspondencia en estado '6','4','3','2' . Solo aparece la correspondencia despachad a en los ltimos 30 das por la unidad orgnica y los documentos estn ordenados por nmero de oficio. Se mostrarn 3 cajas de texto: uno para fecha en que sali de la UO, otro para la fecha en que sali de OTDA y otro con la fecha de indicacin del estado. Se identificar a la unidad orgnica OTDA con el cdigo 01 y a la pgina con el cdigo 273.
TBL_CAB_CORRESPON, PKG_CORRESPONDENCIA. Cdigo: -
TBL_DET_CORRESPON
PAQUETE:
Suposiciones :
No se considera el re-envo de correspondencia que no fue entregada.
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7 Modelo de datos
7.1
Diagrama Entidad Relacin
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7.2
tem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
Listado de tablas
Tabla TBL_CAB_CORRESPON TBL_CONTACTO TBL_CORRELATIVO_DOC TBL_DET_CORRESPON TBL_DOC_COPIA TBL_DOC_MOVIMIENTO TBL_DOCUMENTO TBL_ERRORES TBL_GUIA_REMISION TBL_AUDITORIA TRF_CARGO TRF_CORRESPONDENCIA_ESTADO TRF_DISTRITO TRF_DOC_CATEGORIA TRF_DOC_ESTADO TRF_DOC_FUENTE TRF_DOC_INDICACION TRF_DOC_MOT_ARCHIVADO TRF_DOC_PRIORIDAD TRF_DOC_TIPO TRF_MENSAJERA TRF_PROVINCIA TRF_PUESTO TRF_REGION TRF_REQ_INCOMPLETOS TRF_REQ_TRAMITE_TUPA TRF_TIPO_DOC_OFICIAL TRF_TRAM_TUPA TRF_EXP_ESTADO TBL_DOC_EXPEDIENTE TBL_CORRELATIVO_XUSUARIO TRF_EXP_CORESP TRF_CATE_DOC_OFICIAL Tipo de Tabla Independent Independent Dependent Dependent Dependent Dependent Independent Independent Dependent Independent Independent Independent Independent Independent Independent Independent Independent Independent Independent Independent Independent Dependent Independent Independent Dependent Dependent Independent Independent Independent Independent Independent Dependent Independent
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7.3 Descripcin de tablas A continuacin se presenta una breve descripcin de todas las tablas del MTD. TBL_CAB_CORRESPON
Tabla TBL_CAB_CORRESPON Llave Primaria COD_INT_CORRES Definicin Cabecera de correspondencia: Contiene los datos principales de los oficios generados en el JNE. No registra los destinatarios del oficio. Los destinatarios se encuentran registrados en la tabla TBL_DET_CORRESPON
Columnas
Nombre de columna COD_INT_CORRES correspondencia COD_CATEGORIA pertenece la correspondencia COD_SUB_AREA genera la correspondencia NUM_FOLIOS la correspondencia NUM_DOCUMENTO Tipo de dato NUMBER(8, 0) VARCHAR2(2) VARCHAR2(6) NUMBER(4, 0) VARCHAR2(150) Nulo N N Y N Y Definicin Identificador interno de
Cdigo de categora a la cual Cdigo del subrea que
Nmero de folios que contiene Nmero de documento o Nmero de correspondencia ejemplo = "Oficio N 00007 2004-CP/JNE" Descripcin de la observacin Asunto de la correspondencia Indicador si se envo la correspondencia a OTDA 1.- Si se envi la correspondencia 0.No se envi la correspondencia
DES_OBS_CORRESPON del envo de la correspondencia DES_ASUNTO IND_ENVIADO_OTDA V
VARCHAR2(300) VARCHAR2(500) VARCHAR2(1)
Y Y Y
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Tabla Padre Tabla Hija TRF_DOC_CATEGORIA TBL_CAB_CORRESPON TRF_SUB_AREA TBL_CAB_CORRESPON TBL_CAB_CORRESPON TBL_DET_CORRESPON Tipo Nombre de relacin Non-Identifying SYS_C003084 Non-Identifying SYS_C003085 Identifying SYS_C003086
TBL_CONTACTO
Tabla TBL_CONTACTO Llave Primaria COD_CONTACTO Definicin Contacto: Contiene los remitentes y destinatarios de documentacin administrativa del JNE, pudiendo ser el contacto un ciudadano o institucin. Lima, noviembre de 2008 Pgina 46 de 67
Columnas
Nombre de columna COD_CONTACTO IND_TIPO_CONTACTO DES_INSTITUCION DES_NOMBRE COD_LUGAR DES_DIRECCION IND_NAC_INTERNAC COD_POSTAL NUM_DOCU_INDENTIDAD DES_CARGO Tipo de dato NUMBER(6, 0) VARCHAR2(1) VARCHAR2(120) VARCHAR2(120) NUMBER(4, 0) VARCHAR2(120) VARCHAR2(1) VARCHAR2(6) VARCHAR2(15) VARCHAR2(200) Nulo N Y Y Y Y Y Y Y Y Y Definicin identificador del contacto. - es un correlativo del 1 al 999999 Tipo de contacto: I = Institucin C = Ciudadano Nombre de la institucin Nombre del contacto (Apellidos y Nombres) Cdigo del lugar (Regin / Provincia / Distrito) Direccin del contacto ejemplo "Av. Jorge Basadre 592" Indicador de la ubicacin del contacto (0 NACIONAL, 1 INTERNACIONAL) Cdigo postal del contacto. - se usa solo para fines informativos Nmero de documento de identidad del contacto Cargo del contacto ejemplo "Contralor General de La Republica"
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Tabla Padre Tabla Hija TBL_CONTACTO TBL_DOCUMENTO TBL_CONTACTO TBL_DET_CORRESPON Tipo Nombre de relacin Non-Identifying FK_TBL_DOCU_REFERENCE_
TBL_CONT
Identifying
SYS_C003087
TBL_CORRELATIVO_DOC
Tabla TBL_CORRELATIVO_DOC Llave Primaria COD_SUB_AREA,COD_TIPO_DOC_OFI Definicin Correlativo de documento: Contiene el ltimo correlativo de documento utilizado en cada rea, hace distincin del tipo de documento. (Memorando, Oficio, Informe y Circular)
Columnas
Nombre de columna COD_SUB_AREA COD_TIPO_DOC_OFI NUM_CORRELATIVO_DOC ANO Tipo de dato VARCHAR2(6) VARCHAR2(2) NUMBER(5, 0) NUMBER(4, 0) Nulo N N Y Y Definicin Cdigo del subrea Cdigo del tipo de documento oficial. (O oficio, M Memorando, C Circular, I Informe) Guarda el ltimo correlativo utilizado ejemplo (170) Ao al cual pertenece el correlativo
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Tabla Padre Lima, noviembre de 2008 Tabla Hija Tipo Nombre de Pgina 47 de 67

relacin Identifying FK_TBL_ CORR_REFERENCE_ TRF_SUB_AREA Identifying FK_TBL_ CORR_REFERENCE_ TRF_TIPO
TRF_SUB_AREA TRF_TIPO_DOC_OFICIAL
TBL_CORRELATIVO_DOC TBL_CORRELATIVO_DOC
TBL_DET_CORRESPON
Tabla TBL_DET_CORRESPON Llave Primaria COD_INT_CORRES,COD_DESTINATARIO Definicin Detalle de correspondencia: Contiene los destinatarios de los oficios y su respectivo trmite.
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_INT_CORRES NUMBER(8, 0) COD_DESTINATARIO NUMBER(6, 0) Nulo N N Definicin Identificador interno d correspondencia Cdigo de destinatario de la correspondencia. Este cdigo es equivalente al cdigo de contacto de la tabla contacto. Se contempla los siguientes estados para correspondencia. INGRESADO (1).- Cuando la correspondencia es ingresada en las reas funcionales. ENVIA DO A OTDA (2). Cuando la correspondencia se enva a OTDA RECEPCIONADO EN OTDA (3).Cuando la correspondencia es recibida en OTDA DESPACHADO A DESTINATARIO (4). Cuando la correspondencia ya ha sido despachada en OTDA y enviada al destinatario ENTREGADO A DESTINATARIO (5). Cuando la correspondencia ha sido entregada al destinatario DEVUELTO (6).- Cuando no se encontr al destinatario Cdigo del servicio de mensajera responsable de entregar la correspondencia al destinatario. Este puede ser externo (Serpost, Olva, etc.) e interno (Mensajero 1,Mensajero 2,etc) Fecha de despacho del rea Cdigo del usuario que despacha la correspondencia del rea a OTDA Fecha de despacho de OTDA Cdigo del usuario que despacha la correspondencia de OTDA al destinatario final Fecha en que se entrega la correspondencia al destinatario Pgina 48 de 67
COD_ESTADO
VARCHAR2(4)
COD_MENSAJERA
NUMBER(2, 0)
FEC_DESP_AREA COD_USU_AREA FEC_DESP_OTDA COD_USU_OTDA FEC_ENTREGA
DATE NUMBER(10, 0) DATE NUMBER(10, 0) DATE
Y Y Y Y Y

COD_USU_ENTREGA NUMBER(10, 0) Y Cdigo del usuario, que actualiza en el sistema, la entrega de la correspondencia. Cdigo de lista de distribucin del rea. Este cdigo es generado automticamente por el sistema. Ejemplo "SG-2004-0019" en donde SG representa las siglas del subrea que enva la correspondencia. Cdigo interno de lista de distribucin de correspondencia a mensajeras. Este cdigo es generado automticamente por el sistema. Ejemplo "OTDA-2004-0053". Observacin relacionada a la entrega de la correspondencia al destinatario Cdigo de Gua de remisin ingresado por el usuario a momento de despachar la correspondencia
COD_LISTA_DISTRI_AREA VARCHAR2(20) Y
COD_LISTA_DISTRI_OTDA VARCHAR2(20) Y
DES_OBS_MENSAJERA VARCHAR2(100) COD_GUIA_REMISION VARCHAR2(20)
Y Y
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Tabla Padre TBL_CAB_CORRESPON TBL_CONTACTO TRF_MENSAJERA Tabla Hija Tipo Nombre de relacin TBL_DET_CORRESPON Identifying SYS_C003086 TBL_DET_CORRESPON Identifying SYS_C003087 TBL_DET_CORRESPON Non-Identifying SYS_C003088 TRF_CORRESPONDENCIA_ESTADO TBL_DET_CORRESPON Non-Identifying SYS_C003089 TBL_GUIA_REMISION TBL_DET_CORRESPON Non-Identifying SYS_C003102
TBL_DOC_COPIA
Tabla TBL_DOC_COPIA Llave Primaria NUM_COPIA,COD_DOCUMENTO,NRO_SEC Definicin Copia de documentos: Contiene el envo de copias de documentos . Se registra el envo de copia mas no se hace seguimiento al trmite de la copia. El envo de copias de documentos se puede dar al crear un documento interno o al transferir un documento (externo e interno) de un rea a otra
Columnas
Nombre de columna NUM_COPIA COD_DOCUMENTO COD_DESTINO NRO_SEC Tipo de dato NUMBER(2, 0) VARCHAR2(15) NUMBER(4, 0) NUMBER(0, 0) Nulo N N N N Definicin Nmero de copia del documento Cdigo interno del documento Cdigo del puesto destino a donde se enva el documento Correlativo que identifica el nmero de movimiento.
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Tabla Padre TBL_DOCUMENTO Tabla Hija TBL_DOC_COPIA Tipo Identifying Nombre de relacin SYS_C003083
TBL_DOC_MOVIMIENTO
Lima, noviembre de 2008 Pgina 49 de 67

Tabla TBL_DOC_MOVIMIENTO Llave Primaria COD_DOCUMENTO,NRO_SEC Definicin Movimiento de documento: Contiene el movimiento de un documento recepcionado en OTDA o de un documento interno. No registra movimiento de oficios en el interior del JNE. Un movimiento se da al transferir un documento de un rea X a un rea Y
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_DOCUMENTO VARCHAR2(15) NRO_SEC NUMBER(2, 0) Nulo Definicin N Cdigo interno del documento N Correlativo interno que indica el nmero de movimiento del documento COD_LISTA_DISTRI VARCHAR2(9) Y Cdigo de lista de distribucin. Registra el nmero de cargo o grupo de transferencia de OTDA a las reas (Grupo de reparto) Solo se utiliza cuando OTDA reparte documentos externos en las reas. La estructura del cdigo es ao de 4 dgitos mas un correlativo de 4 dgitos (YYYY0001) COD_INDICACION VARCHAR2(3) N Cdigo de indicacin del movimiento COD_PRIORIDAD VARCHAR2(1) Y Cdigo de prioridad del movimiento COD_PUESTO_ORIGEN NUMBER(4, 0) Y Cdigo del puesto origen.- hace referencia al subrea que enva el documento COD_PUESTO_DESTINO NUMBER(4, 0) Y Cdigo del puesto destino. - hace referencia al subrea a la que se enva el documento FEC_TRANSF DATE Y Fecha en que se transfiere el documento FEC_RECEP DATE Y Fecha en que se recepciona el documento COD_USU_RECEP NUMBER(10, 0) Y Cdigo del usuario que recepciona el documento COD_USU_TRANSF NUMBER(10, 0) Y Cdigo del usuario que transfiere el documento DES_OBS_MOVIMIENTO VARCHAR2(200) Y Observacin del movimiento del documento IND_ESTADO_MOV VARCHAR2(1) Y Estado del movimiento del documento. Se contempla los siguientes estados ( I Ingresado (solo para el caso de OTDA) , T Transferido , R Recepcionado) DES_OBS_RECEP VARCHAR2(150) Y Se utiliza para poner una observacin cuando no se desea recepcionar el documento o se desea recepcionar pero observar el documento. Esta observacin es registrada por la persona que recibe el documento. NUM_FOLIOS NUMBER(5, 0) N Indica el nmero de folios que se transfieren entre rea y rea INDETERMINADO VARCHAR2(1) Y Indica si el trmite del documento termino o no con este movimiento. FEC_RECUPERADO DATE Y Fecha en que es recuperado el documento. Un documento se puede recuperar cuando ha estado archivado.
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Tabla Padre TBL_DOCUMENTO Tabla Hija TBL_DOC_MOVIMIENTO Tipo Identifying Nombre de relacin FK_TBL_DOC_ Pgina 50 de 67

REFERENCE_TBL_DOCU TO TRF_PUESTO TRF_PUESTO TBL_DOC_MOVIMIENTO TBL_DOC_MOVIMIEN Non-Identifying FK_TBL_DOC_ REFERENCE_TBL_PU Non-Identifying FK_TBL_DOC_ REFERE NCE_TRF_PUES Non-Identifying FK_TBL_DOC_ RELATI ONS_TRF_DOC_
TRF_DOC_INDICACION TBL_DOC_MOVIMIENTO
TBL_DOCUMENTO
Tabla TBL_DOCUMENTO Llave Primaria COD_DOCUMENTO Definicin Documentos: Contiene los documentos administrativos que se recepcionan en mes a de partes del JNE y los documentos internos (informes, memoranda y circulares) que se generan en el interior del JNE.
Columnas
Nombre de columna COD_DOCUMENTO Tipo de dato VARCHAR2(15) Nulo N Definicin Cdigo interno del documento. Para documentos externos tiene el siguiente formato = 'ADM -2003-000045' y para documentos internos tiene el siguiente formato = 'A04ME0054GPP1'. La 2da y 3ra posicin representan el ao y la 5ta y 6ta posicin representan el tipo de documento sea ME = Memorando, CI = Circular e IN informe. Desde la posicin 11 hasta la 13, estn las siglas del rea que gener el documento y en la ltima posicin est el nmero de copia que se enva. Cdigo del tipo de documento (I =Interno, E = Externo) Indicador de estado de registro de documento. Para ocumentos externos , los estados pueden ser (C = Completo, I = Incompleto). Para documentos internos , todos son "C" Un documento se registra en estado incompleto cuando no cumple algn requisito para ser admitido. Cuando un documento pasa de estado completo a incompleto, se actualiza su estado. No se modifica el cdigo Cdigo de prioridad con el cual es creado el documento (1= Baja, 2 = Media, 3 = Alta) Pgina 51 de 67
COD_TIPO_DOC IND_EST_REG_DOC
VARCHAR2(1) VARCHAR2(1)
N Y
COD_PRIORIDAD
VARCHAR2(1)

COD_FUENTE VARCHAR2(7) Y Cdigo de la fuente.Representa la fuente de donde proviene el documento pudiendo ser: Servicio nacional, Servicio local, Personal, Agencia de transporte. Representa una categora de documento. Permite clasificar los documentos. Ejemplo (Sobre cerrado, Trmite T.U.P.A., Informe, Oficio, etc.) Cdigo de procedimiento TUPA. Se usa solo para documentos externos cuyo trmite sea TUPA Indica a que rea- subrea se dirige documento. Se usa solo para documentos externos Cdigo del funcionario a quien es dirigido la comunicacin externa. Solo se usa para documentos externos Cdigo de remitente del documento externo. Se relaciona con la tabla tbl_contacto Identifica el rea que crea el documento o trmite. Para el caso de documentos externos se considera el cdigo 01='OTDA'. Para el caso de documentos internos se considera el cdigo del subrea que crea el documento. Fecha de creacin del documento. Esta siempre se registra en el caso de documentos externos (sean incompleto o no ) Fecha en que se registr el documento de forma incompleta (Se usa solo en el caso de documentos externos) Descripcin y/o asunto del Referencia del documento Nmero de folios del documento Indicador de fax (0 =Indica que no es fax, 1 =Indica que es un fax) Cdigo de estado de documento (T = En Trmite y A = Archivado) Cdigo del motivo por el cual fue archivado el documento Cdigo de ubicacin del documento. Se actualiza al recepcionar en las reas. Este Pgina 52 de 67
COD_CATEGORIA
VARCHAR2(2)
COD_PROC_TUPA
VARCHAR2(10)
COD_DESTINO COD_EMPLEADO
NUMBER(4, 0) NUMBER(10, 0)
Y Y
COD_REMITENTE
NUMBER(6, 0)
COD_SUB_AREA
VARCHAR2(6)
FEC_INGRESO
DATE
FEC_INCOMPLETO
DATE
DES_ASUNTO documento DES_REFERENCIA NUM_FOLIOS IND_FAX COD_ESTADO COD_MOTIVO_ARCHIVO COD_UBICACION_DOC
VARCHAR2(300) VARCHAR2(200) NUMBER(5, 0) VARCHAR2(1) VARCHAR2(1) VARCHAR2(3) NUMBER(4, 0)
N Y N Y Y Y Y

cdigo est relacionado con la tabla TBL_PUESTO Observacin al archivar el documento Fecha en la que es archivado el documento Guarda el nmero del documento ejemplo (Informe N 0023-2004-GL/JNE) Solo es usado para documentos internos
DES_OBS_ARCHIVADO FEC_ARCHIVO NUM_DOC_REFERENCIA
VARCHAR2(300) DATE VARCHAR2(40)
Y Y Y
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Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de relacin TRF_DOC_MOT_ARCHIVADO TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ DOC_MOT_A_TRF_ DOC_ TRF_DOC_CATEGORIA TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ FK_DOC_CA_TRF_ DOC_ TRF_DOC_ESTADO TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ FK_DOC_ES_TRF_ DOC_ TRF_DOC_FUENTE TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ FK_DOCUME_TRF _DOC_ TBL_CONTACTO TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ REFERENCE_TBL_ CONT TRF_PUESTO TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ REFERENCE_TRF_ PUES TRF_DOC_P RIORIDAD TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ RELATIONS_TRF_ DOC_ TBL_DOCUMENTO TBL_DOC_MOVIMIENTO Identifying FK_TBL_DOC_ REFERENCE_TBL_ DOCU TBL_DOCUMENTO TRF_REQ_INCOMPLETOS Identifying FK_TRF_REQ_ REFERENCE_TBL_ DOCU TBL_DOCUMENTO TBL_DOC_COPIA Identifying SYS_C003083
TBL_ERRORES
Tabla Llave Primaria Definicin TBL_ERRORES Errores: Contiene los errores reportados por la base de datos.
Columnas
Nombre de columna CDIGO MENSAJE Tipo de dato NUMBER(10, 0) VARCHAR2(200) DATE Nu Y Y Y Definicin Cdigo de error Mensaje de la base de datos Fecha y hora en que se produce el error Pgina 53 de 67
FECHA
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Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de la relacin
TBL_GUIA_REMISION
Tabla TBL_GUIA_REMISION Llave Primaria COD_GUIA_REMISION,COD_MENSAJERA Definicin Gua de remisin: Contiene las guas de remisin generadas al despachar correspondencia
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_GUIA_REMISION VARCHAR2(20) FEC_REMISION COD_USUARIO DATE NUMBER(10, 0) Nulo Definicin N Cdigo de gua de remisin. - Este cdigo corresponde a la mensajera sea Serpost, etc. N Fecha de remisin N Cdigo de usuario que despacha la correspondencia Y Observacin a la remisin de correspondencia a la mensajera N Cdigo de mensajera
DES_OBSERVACION VARCHAR2(400) COD_MENSAJERIA NUMBER(2, 0)
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Tabla Padre Tabla Hija TRF_MENSAJERA TBL_GUIA_REMISION TBL_GUIA_REMISION TBL_DET_CORRESPON Tipo Nombre de relacin Identifying SYS_C003101 Non-Identifying SYS_C003102
TBL_AUDITORIA
Tabla Llave Primaria Definicin TBL_AUDITORIA Permite registrar todas las acciones realizadas en el pronunciamiento o resolucin.
Columnas
Nombre de columna CODIGO COD_USUARIO COD_ACCION DIRECCIN_IP INT_PRONUM_MODIF COD_PRONUM_MODIF Lima, noviembre de 2008 Tipo de dato NUMBER NUMBER NUMBER VARCHAR2(15) VARCHAR2(15) VARCHAR2(30) Nu Y Y Y Y Y Y Definicin Identificador interno de la auditoria Identificador del usuario que realiza los cambios. Cdigo o identificador de la accin realizada Direccin IP Identificador del pronunciamiento modificado Nombre completo del pronunciamiento Pgina 54 de 67

FECHA_HORA DATOS_ORIGINALES DATOS_FINALES DATE VARCHAR2(4000) VARCHAR2(4000) Y Y Y Fecha de la accin Datos iniciales antes de realizar la accin Datos actualizados o finales
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Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de la relacin
TRF_CARGO
Tabla TRF_CARGO Llave Primaria COD_CARGO Definicin Cargo: Contiene los cargos de los funcionarios responsables de las bandejas de trmite
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_CARGO VARCHAR2(6) DES_CARGO VARCHAR2(60) Nulo N Y Definicin Cdigo de cargo del funcionario Descripcin del cargo del funcionario
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de relacin TRF_CARGO TRF_PUESTO Non-Identifying FK_TRF_PUES_REFERENCE_TRF_CARG
TRF_CORRESPONDENCIA_ESTADO
Tabla TRF_CORRESPONDENCIA_ESTADO Llave Primaria COD_ESTADO Definicin Estados de correspondencia: Se consideran los siguientes estados 1= Ingresado, 2 = Enviado a OTDA, 3 = Recibido en OTDA, 4 = Despachado, 5 = Entregado, 6 = Rezagado)
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_ESTADO VARCHAR2(4) DES_ESTADO VARCHAR2(30) Nulo N N Definicin Cdigo de estado de correspondencia Descripcin de estado de correspondencia
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de relacin
SYS_C003089 TRF_CORRESPONDENCIA_ESTADO TBL_DET_CORRESPON Non-Identifying
TRF_DISTRITO
Tabla TRF_DISTRITO Llave Primaria COD_LUGAR Lima, noviembre de 2008 Pgina 55 de 67

Definicin Distrito: Contiene el listado de distritos segn la informacin descargada de la pgina Web del INEI. Los siguientes cdigos de lugar estn reservados 9999 = Internacional 1392 = Lima / Lima / Lima Los siguientes cdigos de distrito estn reservados 99 =
Columnas
Nombre de columna COD_LUGAR localidad COD_DISTRITO COD_PROVINCIA COD_REGION DES_DISTRITO COD_POSTAL IND_MENSAJERA Tipo de dato NUMBER(4, 0) VARCHAR2(2) VARCHAR2(2) VARCHAR2(2) VARCHAR2(60) VARCHAR2(6) VARCHAR2(1) Nulo Definicin N Cdigo de lugar o ubicacin de una N N N Y Y Cdigo de distrito Cdigo de provincia Cdigo de regin Nombre del distrito Cdigo postal.- Slo para Lima Provincia de acuerdo a pgina Web de pginas amarillas N Indicador del tipo de mensajera. Se usa para identificar si el reparto lo hace mensajera Local o Externa L LOCAL E EXTERNA
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Tabla Padre
TRF_PROVINCIA
Tabla Hija
TRF_DISTRITO
Tipo
Non-Identifying
Nombre de relacin
FK_TRF_DIST_REFERENCE_TRF_PROV
TRF_DOC_CATEGORIA
Tabla TRF_DOC_CATEGORIA Llave Primaria COD_CATEGORIA Definicin Categora de documentos: Contiene las categoras de documentos externos e internos contemplados en el sistema. La categora de documentos permite agrupar los documentos. Los siguientes cdigos de categora estn reservados 09 = Trmite TUPA. Las siguientes descripciones de categora estn reservados Memorando Circular Informe.
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_CATEGORIA VARCHAR2(2) COD_TIPO_DOC VARCHAR2(1) Nulo Definicin N Cdigo de categora Y Cdigo de tipo de documento, (E = Externo, I = Interno, C = Correspondencia) Pgina 56 de 67

DES_CATEGORIA VARCHAR2(60) IND_TIPO_CATEGORIA VARCHAR2(1) DES_ABREVIACION VARCHAR2(2) Y Categora Y Indicador. - '1' se muestra en la opcin de bsqueda ,'0' no se muestra Y Abreviacin de tipo de categora, esta abreviacin se usa para generar el cdigo del documento internos (ejemplos Memo = ME, Informes = IN, etc.)
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Tabla Padre
TRF_DOC_TIPO
Tabla Hija
TRF_DOC_CATEGORIA
Tipo
Non-Identifying
Nombre de relacin
TRF_DOC_CATEGORIA TBL_DOCUMENTO TRF_DOC_CATEGORIA TRF_TRAM_TUPA TRF_DOC_CATEGORIA TBL_CAB_CORRESPON
FK_TRF_DOC_ REFERENCE_TRF_DOC_ Non-Identifying FK_TBL_DOCU _FK_DOC_CA_TRF_DOC _ Non-Identifying FK_TRF_TRAM_ REFERENCE_TRF_DOC _ Non-Identifying SYS_C003084
TRF_DOC_ESTADO
Tabla TRF_DOC_ESTADO Llave Primaria COD_ESTADO Definicin Estado de documentos: Contiene la lista de estado de los documentos Los siguientes cdigos de estado estn reservados A = Archivado T = Trmite I = Documento Incompleto
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_ESTADO VARCHAR2(1) DES_ESTADO VARCHAR2(60) Nulo N Y Definicin Cdigo de estado de documento Descripcin del estado de documentos
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TRF_DOC_ESTADO TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_FK_DOC_ES_TRF_DOC_
TRF_DOC_FUENTE
Tabla TRF_DOC_FUENTE Llave Primaria COD_FUENTE Definicin Fuentes de informacin de documentacin externa
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_FUENTE VARCHAR2(7) DES_FUENTE VARCHAR2(60) Nulo N Y Definicin Cdigo Descripcin
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PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0 Llaves Forneas

TRF_DOC_FUENTE TBL_DOCUMENTO Non- Identifying FK_TBL_DOCU_FK_DOCUME_TRF_DOC_
TRF_DOC_INDICACION
Tabla TRF_DOC_INDICACION Llave Primaria COD_INDICACION Definicin Indicaciones de documentos: Contiene las indicaciones que se utilizan al transferir de documentos de un rea a otra. Estas indicaciones tambin son usadas en la Hoja de Trmite Los siguientes cdigos de accin estn reservados 01 = Conocimiento y fines
Columnas
Nombre de columna DES_INDICACION COD_INDICACION IND_ESTADO Tipo de dato VARCHAR2(60) VARCHAR2(3) VARCHAR2(1) Nulo Definicin Y Descripcin N Indicacin Y Indicador de estado de documentos (1 = ACTIVO, 0 = INACTIVO) El estado activo/inactivo se refiere a si se muestra o no la indicacin.
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija Tipo
Non-Identifying
Nombre de relacin
FK_TBL_DOC_ RELATIONS_TRF_DOC_
TRF_DOC_INDICACION TBL_DOC_MOVIMIENTO
TRF_DOC_MOT_ARCHIVADO
Tabla TRF_DOC_MOT_ARCHIVADO Llave Primaria COD_MOTIVO_ARCHIVO Definicin Motivo por el cual los documentos son archivados
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato Nulo Definicin COD_MOTIVO_ARCHIVO VARCHAR2(3) N Cdigo de motivo por el cual se archiva un documento IND_ESTADO VARCHAR2(1) Y Indicador de estado de documentos (1=ACTIVO, 0=INACTIVO) El estado activo/inactivo se refiere a si se muestra o no la indicacin. DES_MOTIVO VARCHAR2(30) Y Motivo por el cual se archiva un documento
Llaves Forneas
Tabla Padre
TRF_DOC_MOT_ARCHIVADO
Tabla Hija
TBL_DOCUMENTO
Tipo
Nombre de relacin
Non-Identifying FK_TBL_DOCU_D OC_MOT_A_TRF_DOC_
Pgina 58 de 67
TRF_DOC_PRIORIDAD
Tabla TRF_DOC_PRIORIDAD Llave Primaria COD_PRIORIDAD Definicin Prioridad de trmite de documentos: Es asignada por las secretarias de las UO o por OTDA . Es tomada en cuenta cuando los documentos son tratados.
Columnas
Nombre de columna COD_PRIORIDAD DES_PRIORIDAD Tipo de dato VARCHAR2(1) VARCHAR2(60) Nulo N Y Definicin Cdigo de prioridad Descripcin de prioridad
Llaves Forneas
Tabla Padre
TRF_DOC_PRIORIDAD
Tabla Hija
TBL_DOCUMENTO
Tipo
Non-Identifying
Nombre de relacin
FK_TBL_DOCU_R ELATIONS_TRF_DOC_
TRF_DOC_TIPO
Tabla TRF_DOC_TIPO Llave Primaria COD_TIPO_DOC Definicin Tipo de documentos: Pudiendo ser externo, interno y correspondencia Los siguientes cdigos de tipo de documentos estn reservados I = Interno E = Externo C = Correspondencia
Columnas
Nombre de columna COD_TIPO_DOC DES_TIPO_DOC Tipo de dato VARCHAR2(1) VARCHAR2(60) Nulo Definicin N Cdigo de tipo de documento Y Descripcin del tipo de documento
Llaves Forneas
TRF_DOC_TIPO TRF_DOC_CATEGORIA Non-Identifying FK_TRF_DOC__REFERENCE_TRF_ DOC_
TRF_ MENSAJERA
Tabla TRF_MENSAJERA Llave Primaria COD_MENSAJERA Definicin Mensajera: Contiene el listado de mensajeras que distribuyen la correspondencia del JNE. Se considera tanto mensajera Interna (Propia del JNE) y Mensajera Externa (Serpost, etc.)
Columnas
Nombre de columna Lima, noviembre de 2008 Tipo de dato Nulo Definicin Pgina 59 de 67

COD_MENSAJERA COD_TIPO_MENSAJERA DES_MENSAJERA IND_PREFERIDO NUMBER(2, 0) N Cdigo de mensajera VARCHAR2(1) Y Cdigo de tipo de mensajera (I= Mensajera Interna (Motorizado 1, etc), E =Mensajera Externa (Serpost, etc) VARCHAR2(20) Y Nombre de la mensajera ( Serpost, Olva, Mensajero 1, Mensajero 2 ) VARCHAR2(1) Y Identificador de mensajera por Defecto 1 Identifica al mensajero preferido (s elecciona por defecto) 0 No es preferido No se usa en este momento
Llaves Forneas
Tabla Padre TRF_MENSAJERA TRF_MENSAJERA Tabla Hija TBL_DET_CORRESPON TBL_GUIA_REMISION Tipo Nombre de relacin Non-Identifying SYS_C003088 Identifying SYS_C003101
TRF_PROVINCIA
Tabla TRF_PROVINCIA Llave Primaria COD_PROVINCIA,COD_REGION Definicin Provincia: Contiene el listado de provincias segn la informacin descargada de la pgina Web del INEI. Los siguientes cdigos de provincia estn reservados 98 = Internacional 99 =
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_PROVINCIA VARCHAR2(2) COD_REGION VARCHAR2(2) DES_PROVINCIA VARCHAR2(50) N N Y Nulo Definicin Cdigo de provincia Cdigo de regin Descripcin de provincia
Llaves Forneas
Tabla Padre
TRF_REGION REGI TRF_PROVINCIA
Tabla Hija
TRF_PROVINCIA TRF_DISTRITO
Tipo
Identifying Non-Identifying
Nombre de relacin
FK_TRF_PROV_ REFERENCE_TRF_ FK_TRF_DIST_ REFERENCE_TRF_PROV
TRF_PUESTO
Tabla TRF_PUESTO Llave Primaria COD_PUESTO Definicin Puesto: Define las bandejas de envo y recepcin de documentos. Una bandeja se puede asignar a un rea, subrea, a un comit, etc. En el se define adems un funcionario responsable de la bandeja y se indica si puede recibir comunicacin externa y/o interna.
Columnas
Lima, noviembre de 2008 Pgina 60 de 67
Nombre de columna Tipo de dato COD_PUESTO NUMBER(4, 0) COD_CARGO VARCHAR2(6) COD_EMPLEADO NUMBER(10, 0) COD_SUB_AREA VARCHAR2(6) IND_RECIBE_DOC_EXTERNA VARCHAR2(1) IND_RECIBE_DOC_INTERNA VARCHAR2(1)
Nulo Definicin N Cdigo de puesto N Cdigo de cargo Y Cdigo de empleado N Cdigo de subrea Y Indicador de recepcin de documentos externos (1 = Recibe, 0 = No recibe) Y Indicador de recepcin de documentos internos (1 = Recibe, 0 = No recibe)
Llaves Forneas
Tabla Padre
TRF_SUB_AREA TRF_CARGO TRF_PUESTO TRF_PUESTO TRF_PUESTO
Tabla Hija
TRF_PUESTO
Tipo
Non-Identifying
Nombre de relacin
FK_TRF_PUES_ REFERENCE_TBL_SUB_ TRF_PUESTO Non-Identifying FK_TRF_PUES_ REFERENCE_TRF_CARG TBL_DOC_MOVIMIENTO Non-Identifying FK_TBL_DOC__ REFERENCE_TBL_PU TBL_DOC_MOVIMIENTP Non-Identifying FK_TBL_DOC__ REFERENCE_TRF_PUES TBL_DOCUMENTO Non-Identifying FK_TBL_DOCU_ REFERENCE_TRF_PUES
TRF_REGION
Tabla TRF_REGION Llave Primaria COD_REGION Definicin Regin: Contiene el listado de regiones segn la informacin descargada de la pgina Web del INEI. Los siguientes cdigos de regin estn reservados 00 = 98 = Internacional
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_REGION VARCHAR2(2) DES_REGION VARCHAR2(50) Nulo N Y Definicin Cdigo de regin Descripcin de regin
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de relacin TRF_REGION TRF_PROVINCIA Identifying FK_TRF_PROV_REFERENCE_TRF_REGI
TRF_REQ_INCOMPLETOS
Tabla TRF_REQ_INCOMPLETOS Llave Primaria COD_DOCUMENTO,COD_PROC_ TUPA,COD_REQUISITO Definicin Requisitos incompletos: Contiene el listado de requisitos incompletos de cada documento administrativo. Solo los documentos de categora Trmite TUPA exigen requisitos. Lima, noviembre de 2008 Pgina 61 de 67
PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0 Columnas

Nombre de columna COD_DOCUMENTO COD_PROC_TUPA COD_REQUISITO COD_ESTADO Tipo de dato VARCHAR2(15) VARCHAR2(10) NUMBER(2, 0) VARCHAR2(1) Nulo Definicin N Cdigo de documento N Cdigo de procedimiento TUPA N Cdigo de requisito Y Indicador de estado de requisito incompleto (1 = Indica que el requisito continua incompleto, 0 = Indica que el requisito ya fue subsanado)
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija TBL_DOCUMENTO TRF_REQ_INCOMPLetos Tipo Identifying Nombre de relacin FK_TRF_REQ_ _REFERENCE_TBL_DOCU
TRF_REQ_TRAMITE_TUPA
Tabla TRF_REQ_TRAMITE_TUPA Llave Primaria COD_PROC_TUPA,COD_REQUISITO Definicin Requisitos de trmites TUPA: Define una lista de requisitos para cada trmite TUPA. Permite indicar si el requisito est vigente o no.
Columnas
Nombre de columna COD_PROC_TUPA COD_REQUISITO DES_REQUISITO IND_ESTADO_REQ Tipo de dato VARCHAR2(10) NUMBER(2, 0) VARCHAR2(150) VARCHAR2(1) Nulo N N Y Y Definicin Cdigo de procedimiento TUPA Cdigo de requisito Descripcin de requisito Indicador si el requisito esta vigente o no (0= No vigente, 1=Vigente)
Llaves Forneas
Tabla Padre TRF_TRAM_TUPA Tabla Hija TRF_REQ_TRAMITE_tupa Tipo Nombre de relacin Identifying FK_TFR_REQ_ _REFERENCE_TRF_TRAM
TRF_TIPO_DOC_OFICIAL
Tabla TRF_TIPO_DOC_OFICIAL Llave Primaria COD_TIPO_DOC_OFI Definicin Documentos oficiales: Define los documentos considerados oficiales en el JNE (Oficio, Memo, Circular, Informe)
Columnas
Nombre de columna COD_TIPO_DOC_OFI DES_TIPO_DOC Tipo de dato Nulo Definicin VARCHAR2(2) N Cdigo de tipo de documento oficial VARCHAR2(20) Y Descripcin de tipo de documento oficial
Llaves Forneas
Tabla Padre Lima, noviembre de 2008 Tabla Hija Tipo Nombre de relacin Pgina 62 de 67

TRF_TIPO_DOC_OFICIAL TBL_CORRELATIVO_DOC Identifying FK_TBL_CORR_ REFERENCE_TRF_TIPO
TRF_TRAM_TUPA
Tabla TRF_TRAM_TUPA Llave Primaria COD_PROC_TUPA Definicin Trmite TUPA: Define los trmite TUPA vigentes en el JNE. adems permite indicar si el trmite esta vigente o no
Columnas
Nombre de columna COD_PROC_TUPA COD_CATEGORIA DES_PROC_TUPA IND_ESTADO_PROC Tipo de dato VARCHAR2(10) VARCHAR2(2) VARCHAR2(150) VARCHAR2(1) Nulo N Y Y Y Definicin Cdigo de procedimiento TUPA Cdigo de categora Descripcin de procedimiento TUPA Indicador de estado de procedimiento TUPA (1 ACTIVO, 0 INACTIVO)
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija Tipo TRF_DOC_CATEGORIA TRF_TRAM_TUPA Non-Identifying TRF_TRAM_TUPA TRF_REQ_TRAMITE_TUPA Nombre de relacin FK_TRF_TRAM_ REFERENCE_TRF_DOC_ Identifying FK_TFR_REQ__ REFERENCE_TRF_TRAM
TRF_EXP_ESTADO
Tabla Llave Primaria Definicin TRF_EXP_ESTADO COD_EST_EXP Contiene los estados de los expedientes
Columnas
Nombre de columna COD_EST_EXP DES_ESTADO Tipo de dato VARCHAR2(2) CHAR2(18) Nu N N Definicin Cdigo del Estado Descripcin del estado
Llaves Forneas
Tabla Padre TBL_DOC_EXPEDIENTE Tabla Hija TRF_EXP_ESTADO Tipo Identifying Nombre de la relacin SYS_C006009
TBL_DOC_EXPEDIENTE
Tabla TBL_DOC_EXPEDIENTE Llave Primaria COD_EXPEDIENTE Lima, noviembre de 2008 Pgina 63 de 67

Definicin Contiene los expedientes administrativos que se recepcionan en mesa de partes del JNE y los expedientes internos que se generan en el interior del JNE.
Columnas
Nombre de columna COD_EXPEDIENTE Tipo de dato VARCHAR2(15) Nulo N Definicin Cdigo del expediente. Para expedientes externos tiene el siguiente formato = 'ADX -2006-000045' y para expedientes internos tiene el siguiente formato = 'EXP-2006000150'. Cdigo del motivo por el cual fue archivado el expediente Cdigo del estado en el que se encuentra el expediente Cdigo de prioridad con el cual es creado el documento (1= Baja, 2 = Media, 3 = Alta) Cdigo de tipo del expediente Fecha de recepcin del expediente. Cdigo de lugar de procedencia del expediente Descripcin y/o asunto del expediente Cdigo de ubicacin del expediente. Se actualiza al recepcionar en las reas. Este cdigo est relacionado con la tabla TBL_PUESTO Referencia del expediente Indica a que rea- subrea se dirige expediente. Cdigo de remitente del expediente externo. Se relaciona con la tabla tbl_contacto Guarda el codigo de expediente de referencia Identifica el rea que crea el Expediente. Indicador de estado de registro de expediente Cdigo del usuario donde se encuentra el expediente . Observacin al archivar el expediente Fecha en la que es archivado el expediente Cdigo del tipo de documento (I =Interno, E = Externo) Cdigo del primer documento asociado al expediente Cdigo del usuario donde se dirige el expediente . Pgina 64 de 67
COD_MOTIVO_ARCHIVO COD_EST_EXP COD_PRIORIDAD COD_TIP_EXP FEC_RECEPCION COD_LUGAR DES_ASUNTO COD_UBICACION_EXP
VARCHAR2(3) VARCHAR2(2) VARCHAR2(1) VARCHAR2(1) DATE VARCHAR2(4) VARCHAR2(300) NUMBER(4, 0)
Y Y Y Y N Y N Y
DES_REFERENCIA COD_DESTINO COD_REMITENTE
VARCHAR2(250) NUMBER(4, 0) NUMBER(6, 0)
Y Y Y
COD_EXP_REFERENCIA COD_SUB_AREA IND_ESTADO_REGISTRO
VARCHAR2(15) VARCHAR2(6) CHAR(1)
Y Y Y Y Y Y N N Y
COD_USU_UBICACION_EXP NUMBER(10, 0) DES_OBS_ARCHIVADO FEC_ARCHIVO COD_TIPO_DOC COD_PRIMER_DOC USERID_DESTINO VARCHAR2(300) DATE CHAR(1) VARCHAR2(17) NUMBER(10, 0)
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de relacin TRF_DOC_MOT_ARCHIVADO TBL_DOC_EXPEDIENTE Non-Identifying SYS_C005916 TRF_DOC_PRIORIDAD TBL_ DOC_EXPEDIENTE Non-Identifying SYS_C005917
TBL_CORRELATIVO_XUSUARIO
Tabla TBL_CORRELATIVO_XUSUARIO Llave Primaria Definicin Correlativo de documento por usuario: Contiene el ltimo correlativo de documento utilizado por cada usuario, hace distincin del tipo de documento. (Memorando, Oficio, Informe y Circular)
Columnas
Nombre de columna ANO COD_TIPO_DOC_OFI COD_EMPLEADO NUM_CORRELATIVO_DOC Tipo de dato NUMBER(4, 0) VARCHAR2(2) NUMBER(10, 0) NUMBER(5, 0) Nulo Y N N Y Definicin Ao al cual pertenece el correlativo Cdigo del tipo de documento oficial. (O oficio, M Memorando, C Circular, I Informe) Cdigo del empleado Guarda el ltimo correlativo utilizado ejemplo (100)
Llaves Forneas
Tabla Padre TRF_TIPO_DOC_OFICIAL Tabla Hija TBL_CORRELATIVO_DOC Nombre de relacin Identifying FK_TBL_ CORR_REFERENCE_ TRF_TIPO Tipo
TRF_EXP_CORESP
Tabla TRF_EXP_CORESP Llave Primaria COD_INT_CORRES,COD_EXPEDIENTE Definicin Contiene el listado de los oficios asociados a expedientes.
Columnas
Nombre de columna Tipo de dato COD_EXPEDIENTE VARCHAR2(15, 0) COD_INT_CORRES NUMBER(8, 0) Nulo N N Definicin Cdigo del expediente Identificador interno d correspondencia
Llaves Forneas
Tabla Padre TBL_CAB_CORRESPON Lima, noviembre de 2008 Tabla Hija TRF_EXP_CORESP Identifying Tipo Nombre de relacin SYS_C006019 Pgina 65 de 67
TRF_CATE_DOC_OFICIAL
Tabla TRF_CATE_DOC_OFICIAL Llave Primaria COD_CATE_DOC_OFICIAL Definicin Categorias oficiales: Define las categorias para los documentos consideradas oficiales en el JNE
Columnas
Nombre de columna COD_CATE_DOC_OFICIAL DES_CATEGORIA Tipo de dato Nulo Definicin VARCHAR2(4) N Cdigo de categora oficial CHAR(20) Y Descripcin de categora oficial
Llaves Forneas
Tabla Padre Tabla Hija Tipo Nombre de relacin TRF_CATE_DOC_OFICIAL TRF_TIPO_DOC_OFICIAL Identifying SYS_C006024
7.4
Listado de Vistas
te m
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Nombre de vista V_AREA_DESTINO V_AREA_DESTINO_WF V_CONTACTO V_CORRESPON_DESPACHO V_DETALLE_DOC_EXT V_DETALLE_DOC_INT V_DETALLE_DOC_MOVIMIENTO V_DOC_ENVIADOS V_DOC_TRANSF_NO_RECEP V_DOCUMENTO_EXTERNO V_LISTA_ARCHIVADOS V_LUGAR V_PEND_DOC_EXT V_PEND_DOC_INT V_RECEP_DOC_EXTERNOS V_RECEP_DOC_INTERNOS V_REPORT01_CABECERA V_REPORT01_INDICACIONES V_REPORT01_MOVIMIENTO V_REPORT02_LISTA_DISTRIBUCION V_REPORT08_CORRES_AREA_LD V_REPORT09_CORRES_OTDA_LD
Pgina 66 de 67

23 24 25 26
V_UC15_DESPACHO_CORRESPOND V_UC6_DOC_EXTERNO V_UC6_DOC_INTERNO V_ULTIMO_DOCUMENTO
7.5
tem
1 2 3 4 5
Listado y descripcin de paquetes

Nombre de paquete PKGMTD PAQUETETD RECEP_DOC TRANS_DOC UBIGEO GEN_NUM_DOC_OFICIAL PKG_CORRESPONDENCIA PKG_MANTENIMIENTO Descripcin Usado para transferir y archivar documentos Usado para transferir y archivar documentos Usado para recibir documentos Usado para transferir documentos Usado para el manejo de las tablas de ubigeo: Regin, Provincia y Distrito Generacin de nmero de documentos oficiales Usado solo para la administracin de correspondencia que sale de JNE Usado para el mantenimiento de tablas de configuracin del sistema
6 7 8
8 Principales variables de sesin utilizadas

Nombre Username User_ID SesCodSubArea Descripcin Siglas del usuario ejemplo fballon (tabla USERS) Cdigo interno del usuario ejemplo 43 Cdigo de subrea a la cual pertenece el usuario conectado al sistema Cdigo de subrea de la tabla users. Descripcin del rea al cual pertenece el usuario conectado al sistema Cdigo de puesto o bandeja a la cual accesa el usuario. Cdigo de puesto de la tabla puesto. Relacionando la tabla users con la tabla puesto
SesDesSubArea cod_puesto_origen
Pgina 67 de 67

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Preparado por el equipo de Tecnologa de la Informacin PROYECTO JNE-ACDI

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

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2 Alcance y definicin del sistema

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3 Diseo del Proceso

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PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

4 Metodologa utilizada para el desarrollo del sistema

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

5 Listado y descripcin de actores

Secretaria del JNE (Nivel Operativo)

Jefes del JNE (Nivel Consulta)

Administrador del sistema

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

Listado de casos de uso

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0 6.2

Diagrama de casos de uso

Registro de documento externo

Lima, noviembre de 2008

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0 6.3

Descripcin de casos de uso

CU-01MTD. - Registrar documentos administrativos externos en OTDA (Completos e Incompletos)

Registrar (ingresar) documentos incompletos. Actor 1: Tcnico - Registrador

Pre Condiciones Secuencia de actividades

Lima, noviembre de 2008

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Lima, noviembre de 2008

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CU-02MTD.- Visualizar detalle de documento y modificar

Pre Condiciones Secuencia de actividades

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

Tablas, Vistas y paquetes Reportes: Suposiciones :

Lima, noviembre de 2008

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CU-03MTD.- Enviar documentos externos de OTDA

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Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

CU-04MTD.- Recibir documentos administrativos (externos e internos)

Tablas, Vistas y paquetes Reportes:

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

CU-05MTD.- Consultar documentos pendientes de atencin (externos e internos)

4 Descripcin tcnica 5 Formulario:

Tablas, Vistas y paquetes Reportes:

V_PEND_DOC_EXT y V_PEND_DOC_INT PAQUETE: PKGMTD Cdigo: -

Lima, noviembre de 2008

PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

CU-0 6MTD.- Archivar o transferir documento (externo e interno)

Lima, noviembre de 2008

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PROYECTO JNE ACDI Manual de Sistemas versin 2.0

El sistema no hace seguimiento a la copia del documento